Информация

Хранение документов подписанных электронной подписью

Хранение документов подписанных электронной подписью Документы можно подписывать на бумаге и в электронной форме. Но если исполнителей становится больше 1000, отправлять им всем документы почтой — невозможно. Тут поможет электронный документооборот (ЭДО): с ним документы легко собирать и подписывать, он экономит время кадровых сотрудников и расходы компании.

Прежде чем перейти на электронный обмен документами нужно разобраться в законодательстве и все правильно оформить – это может быть сложно и непонятно. Разобрались во всех нюансах ЭДО и рассказываем, как перейти на него безболезненно.

Сначала нужно понять, нужно ли вам вообще ЭДО и будет ли с ним удобно работать. Если у вас ИП и несколько контрагентов, то пару договоров и счетов можно подписать и отправить вручную, электронные документы скорее всего будут лишней тратой денег.

На ЭДО стоит обратить внимание, если в компании:

  • Теряются договоры и закрывающие документы, контрагенты забывают их отправить;
  • Бухгалтерия не успевает проконтролировать документы, а чтобы найти нужный акт или счет нужно потратить в архиве больше получаса;
  • За документооборот отвечают больше двух сотрудников, а процесс согласования занимает недели.

Электронный документооборот — процесс, при котором с клиентами, контрагентами и даже госорганами документы заключаются в электронной форме.

Электронный документ — обычный документ в пдф или ворд, его можно открыть в любом редакторе. Чтобы документ имел силу, его нужно подписать. Для этого придумали электронную подпись (ЭП) — код или ключ, которые показывают, что документ подписан именно вами и имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ.

Вот как это работает простыми словами:

  1. У вас в компании есть курьер, который развозит документы контрагентам. Он — внештатный исполнитель и имеет статус самозанятого. Чтобы начать с ним сотрудничать, нужно подписать договор оказания услуг. Вы составляете договор с данными исполнителя и всеми нужными условиями.
  2. С помощью электронной подписи подписываете его и отправляете исполнителю.
  3. Исполнитель получает документ и ставит на нем свою электронную подпись — ничего не нужно печатать и потом сканировать.
  4. Договор заключен и теперь есть у обеих сторон — и у вас, и у исполнителя. После этого в договор уже нельзя внести никакие исправления.

Хранение документов подписанных электронной подписью

Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь

Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

С простой электронной подписью (ПЭП) мы сталкиваемся ежедневно, это, например, логин и пароль для авторизации в приложении банка. Такая электронная подпись подтверждает, что именно вы совершаете то или иное действие — списываете деньги с карточки с помощью кода из СМС или пользуетесь Госуслугами.ПЭП создается в сервисе или программе, которыми вы пользуетесь. И каждый раз, когда вам нужно что-то подписать, в программе будет приходить проверочный код. ПЭП — это не постоянный набор символов, каждый раз формируется новое подтверждение.

Звучит не очень безопасно, но некоторые сервисы добавляют дополнительные шаги для того, чтобы убедиться, что документ точно подписываете вы. Например, Консоль.Про выдает ПЭП автоматически после регистрации на платформе, вот так это происходит:

При регистрации Консоль.Про запрашивает данные паспорта, СНИЛС и ИНН — это нужно для того, чтобы точно знать, кто подписывает документ.

Нужно пройти авторизацию по паспорту и дать согласие на выдачу ПЭП.

После этого документы можно будет подписывать кодом подтверждения из СМС.

Чтобы точно знать, кто подписывает документ, мы просим исполнителя пройти проверку по видео — покрутить головой перед камерой в режиме реального времени.

Так мы проверяем, совпадает ли фото в паспорте и человек, который регистрируется на платформе.

А в личном кабинете Консоль.

Про можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП — так мы точно знаем, что код ПЭП получает человек, который зарегистрировался на платформе.

Хранение документов подписанных электронной подписью

Так подписываются акты в «Консоли» с помощью ПЭП — это занимает всего несколько минут

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — постоянная подпись, она хранится на телефоне или USB и создается с помощью криптографического шифрования.

НЭП подходит физлицам — с ее помощью можно подписать документы заказчика или работодателя, пользоваться Госуслугами, отправить декларацию в ФНС.

НЭП можно получить в личном кабинете nalog.ru или самостоятельно с помощью криптографической программы.

Для компаний НЭП не хватит — суд и налоговая не примут такие документы. Поэтому юрлицам удобнее и безопаснее всего пользоваться квалифицированной электронной подписью.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный вид электронной подписи. Такую подпись можно получить только в удостоверяющем центре, ее действительность подтверждается специальным сертификатом. С 1 января 2022 года руководители компаний смогут получить КЭП только в отделении ФНС.

Сертификат нужно обновлять каждый год, чтобы никто не взломал ключ подписи и не подписал документы за вас.

Квалифицированную подпись используют компании, в любых операциях с электронными документами — ей можно подписывать бумаги в суд и налоговую и ставить на всех документах с контрагентами — от договоров до счетов-фактур.

Обмен документами компании с физлицами

Личный кабинет налогоплательщика

Если документ подписывается двумя сторонами по ЭДО, вид подписи должен быть один — нельзя подписать документ и КЭП, и ПЭП. Поэтому компаниям выгодно использовать именно ПЭП при сотрудничестве с физлицами или самозанятыми — исполнители не хотят заморачиваться с квалифицированной подписью, это сложно и затратно.

Квалифицированную электронную подпись получают в специальном удостоверяющем центре. Их аккредитует Минцифры, посмотреть ближайший можно на официальном сайте. 

Еще получить квалифицированную электронную подпись для компании можно в Удостоверяющем центре ФНС. Для этого представителю компании, генеральному директору или руководителю нужно прийти в удостоверяющий центр ФНС, заполнить заявление на выдачу ЭП, показать паспорт, СНИЛС представителя компании и ИНН юридического лица. 

Подпись нужно записать на носитель — USB флешку. ФНС требует, чтобы носитель для электронной подписи тоже относился к сертифицированному изготовителю. Купить носитель можно заранее, а можно спросить у инспектора в налоговой или выбрать в вендинговых аппаратах в инспекции.

В итоге вы получите записанную на флешку электронную подпись и сертификат, который подтверждает, что подпись действительно выдана вам и ей можно подписывать документы.

Сейчас в электронной форме можно подписать любой документ, если для него в законодательстве РФ нет прямого запрета на составление в электронной форме. Так разрешили подписывать электронно трудовые книжки и кадровые документы, больничные листы и счета-фактуры — эти документы раньше можно было передавать только в бумажном виде.

Основное преимущество ЭДО — не нужно тратить время, бегать по разным госорганами или заверять документы у нотариуса. Все документы будут храниться в одном месте и не потеряются, а работать с ними проще — видно, на какой стадии сейчас документ и что нужно сделать дальше.

Оператор данных – посредник, аккредитованный ФНС, который вместо вас проверяет все документы, ЭП, сообщает дату и время отправки документов и информирует об ошибках или сбоях. Оператор помогает обеспечить дополнительную безопасность. Список можно посмотреть на официальном сайте.

Консоль.Про — тоже официальный оператор данных, с ее помощью можно подключать новых исполнителей, оформлять и подписывать все документы:

  • Простую электронную подпись можно сформировать с помощью номера телефона. Консоль.Про определяет физическое лицо как исполнителя, либо как сотрудника компании, выпускает электронную подпись и привязывает ее к номеру телефона. Чтобы подписать документ — нужно ввести СМС.
  • Любой документ создается автоматически. Можно сделать любой документ автоматически: договор, акт, отчет. У Консоль.Про есть шаблоны для любых сценариев сотрудничества с исполнителем – самозанятым, физическим лицом, ИП.
  • Интеграция с внутренними системами кадрового учета. Для создания документов можно интегрировать Консоль.Про по API c IT-системами компании. Когда документы подписаны, их можно автоматически выгружать в «1С».
  • Консоль.Про отвечает за сохранность данных. Если подключаете Консоль.Про как оператора данных, то ответственность за хранение всех документов несет платформа, а не вы.

Рассказать контрагентам, что планируете переходить на ЭДО

Лучше заранее предупредить ваших контрагентов о том, что вы будете заключать все документы в электронной форме. Для этого достаточно будет написать письмо в свободной форме, в котором нужно указать:

  • список документов, которыми вы планируете обмениваться электронно;
  • какого оператора вы выбрали, какой программой пользуетесь;
  • дату, с которой вы будете применять ЭДО;
  • нормативные акты, на основании которых вы переходите на ЭДО: приказ Минфина РФ «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме», статья 169 Налогового кодекса РФ, ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
  • преимущества ЭДО и предложение контрагенту тоже перейти на электронный документооборот.

Хранение документов подписанных электронной подписью

Шаблон письма контрагенту о переходе на ЭДО

Если контрагент согласен перейти на ЭДО, то дальше с ним нужно заключить соглашение об ЭДО. Для ПЭП и НЭП заключать соглашение нужно всегда — без этого их нельзя использовать. А если выбрали КЭП, то соглашение не обязательно.

Но согласны в любом случае должны быть обес стороны — если контрагент отказывается перейти на электронный документооборот, то с ним и дальше нужно обмениваться бумажными документами.

В соглашении нужно указать, какими документами будете обмениваться, как происходит обмен: через оператора или самостоятельно, какая подпись используется, какой порядок передачи документов и кто ответственный в компании.

Хранение документов подписанных электронной подписью

Шаблон соглашения можно скачать в интернете, форма типовая, главное выбрать подходящие вам условия — оператор, тип подписи и порядок обмена

Через некоторых операторов можно отправить контрагенту приглашение — оно может заменить договор или через программу подать заявление о подключении контрагента — тогда заключать соглашение тоже не потребуется.

Подготовить внутренние документы компании о переходе на ЭДО — приказ и учетную политику

Теперь нужно оформить переход на ЭДО внутри компании. В приказе укажите, кто несет ответственность за ЭДО — это, прежде всего, бухгалтер, юридический отдел и IT. Еще в приказе нужно закрепить сроки и порядок введения ЭДО; правила хранения документов в электронном виде и способ электронного обмена документами.

Положения об использовании ЭДО с контрагентами стоит закрепить в локальном нормативном акте компании. Теперь все готово — можно начинать пользоваться ЭДО.

  • Еще раз коротко: что надо сделать, чтобы перейти на ЭДО
    1. Определиться, нужен ли электронный документооборот в компании;
    2. Выбрать электронную подпись или комбинировать электронные подписи для разных целей;
    3. Получить ЭП и установить программу для ЭП;
    4. Решить, как будет происходит обмен документами — через оператора данных или напрямую;
    5. Рассказать контрагентам про переход на ЭДО и подписать с ними соглашения;
    6. Издать внутренние документы в компании — приказ и учетную политику.
Читайте также:  Ответственность сетевой организации

Подписывайтесь, чтобы читать новости и рекомендации юристов в своей почте.

Хранение документов подписанных электронной подписью

Хранение электронных документов

В этой статье мы подробно расскажем:

  • какие документы можно хранить в электронном виде;
  • какие требования предъявляются к хранению ЭД (электронных документов);
  • где можно хранить электронную документацию;
  • какие сроки хранения архивов в электронном виде;
  • как ЭД передаются в архив;
  • можно ли выдать ЭД из архива, и как;
  • как уничтожать ЭД.

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранение документов подписанных электронной подписью

Хранение документов подписанных электронной подписью

Прежде всего оговорим важный нюанс – когда мы говорим об ЭД, то имеем в виду документ, который был создан и подписан в электронном виде, а не бумажный документ, который отсканировали и оцифровали уже после завершения его пути в делопроизводстве.

Скан не является юридически значимым ЭД, хотя его использование в электронной форме, безусловно, удобно. Для сканов необходимо хранить их бумажные оригиналы.

Отметим, что «1С:Документооборот» умеет вести учет хранения и бумажных документов (можно указать место хранения, кол-во листов и другие данные), и ЭД.

ЭД, которые были созданы и подписаны правильным образом в электронной форме, в этой же форме можно хранить. Но не каждый документ разрешается создавать в цифровом виде. Рассмотрим отдельно правила относительно внутренней, внешней и первичной документации.

Внутренние документы

Электронный оборот и хранение документации сейчас разрешено почти для всех видов внутренних документов, за исключением небольшого количества кадровых.

При этом такое использование и хранение должно быть оговорено во внутренних регламентах организации, плюс у всех ответственных лиц документа должны быть электронные подписи.

Что касается кадровых документов, то для перевода их в цифровой формат дополнительно требуется согласие работника.

Не разрешено хранение в электронном виде:

  • актов о несчастном случае на производстве;
  • трудовых книжек, других сведений о трудовой деятельности;
  • журналов (или других документов) о прохождении инструктажей по охране труда;
  • приказов об увольнении.

Внешние документы

Внешнюю электронную документацию вы также можете хранить в электронном виде – как она и была создана. Главное, чтобы документ был сформирован и подписан по всем правилам.

Юридическая значимость внешнего ЭД обеспечивается либо усиленной квалифицированной электронной подписью, либо соглашением с контрагентами о взаимном признании электронных подписей.

И, конечно же, для обмена документами лучше использовать не обычную электронную почту, а специализированную систему ЭДО, с встроенным функционалом квалифицированных электронных подписей.

В цифровом виде можно хранить:

  • счета;
  • транспортные накладные;
  • договоры;
  • протоколы разногласий;
  • акты сверок и другую документацию.

Первичные документы

Все виды первичной учетной документации могут использоваться и храниться в электронной форме. Но так как ФНС уделяет таким документам большое внимание и может запросить для проверки, есть нюанс.

Часть из них являются формализованными ЭД, то есть такими, чей формат жестко регламентирован приказами ФНС.

Хранить их можно только в формате xml; кроме того, есть правила заполнения реквизитов формализованных документов.

На данный момент формализованы:

  • счет-фактура и корректировочный счет-фактура;
  • универсальный передаточный документ (УПД) и корректировочный УПД;
  • документ о передаче товаров (ТОРГ-12);
  • акт приемки расхождений;
  • акт приемки работ.

Остальную документацию можно хранить в произвольных форматах: tif, pdf, jpg или png.

Требования к хранению электронных документов

Хранение документов подписанных электронной подписью

Хранение документов в электронном виде регламентированы ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 и Приказом Министерства культуры РФ № 526 (последний является, скорее, рекомендательным, однако будет разумно его учесть). Согласно этим нормативным актам владелец архива должен обеспечить:

  • хранение электронного документа не менее, чем в 2 экземплярах, в разных местах или на разных устройствах;
  • возможность открыть, прочитать, проверить состояние, перезаписать документ – например, хранить и обслуживать технические средства, программное обеспечение для этого;
  • сохранность документов, защиту от несанкционированного доступа. Владелец архива несет полную ответственность за уничтожение, повреждение, незаконную рассылку или копирование ЭД;
  • читаемость документа. Распространенной ошибкой является, например, чрезмерное сжатие файлов для экономии дискового пространства – текст документа может стать в результате нечитаемым;
  • соблюдение единого формата файлов электронного документооборота для долговременного хранения – PDF/A-1;
  • идентификацию и маркировку ЭД – так, чтобы можно было объединять ЭД в группы, а также при необходимости оперативно найти и представить в контролирующие органы нужный документ;
  • понятную структуру номенклатурных дел, связь между архивными документами. В «1С:Документооборот» последнее реализовано с помощью удобной системы ссылок между связанными документами;
  • регулярное перезаписывание (не реже раза в 5 лет). Необходимо заменять носители, так как старые со временем могут отказать. Также нужно учитывать изменение технологий и по возможности перезаписывать ЭД в новые форматы.

Способы хранения электронных документов

Документы долгосрочного хранения можно разместить:

  1. На внешних носителях. Недорогой, простой, но при этом самый ненадежный способ. Флешку или внешний диск легко потерять или механически повредить. У них ограниченный ресурс перезаписи, который часто меньше заявленного. Серьезную защиту от несанкционированного доступа на таких носителях организовать невозможно.
  2. Локальный архив на компьютере. Также сравнительно простой и дешевый, но не очень надежный способ. На компьютере можно организовать только самое простое разграничение прав доступа, при этом оно будет неудобным для пользователей архива. Данные в локальной сети легко украсть, повредить вирусом, так как обычно информационная безопасность на большинстве предприятий организована на самом низком уровне. Компьютер может сломаться, и тогда архив может быть полностью утерян.
  3. Облачный архив. Его единственная особенность — для доступа к данным нужен интернет. В остальном он полностью соответствует всем требованиям к хранению архива с ЭД: есть несколько уровней доступа, высокий уровень защиты от взлома и физического уничтожения данных.
  4. Системы электронного документооборота. Чаще всего они предлагают в комплексе и организацию электронного архива и архива долговременного хранения. Такая функция есть в «1С:Документооборот», «1С:Архив», а в связке с «1С:ЭДО» будет также работать функция обмена документами с внешними контрагентами. В «1С:Документооборот» можно организовать гибкую систему разграничения прав доступа к документам, плюс система по умолчанию хорошо защищена от несанкционированного доступа. В ней реализована удобная структура номенклатурных дел, с учетом, в том числе, и бумажных архивных документов.

Сроки хранения электронных документов

Сроки для ЭД совпадают со сроками хранения их бумажных аналогов. Сейчас они определяются Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, точнее, Перечнем, который был утвержден этим приказом. По каждому виду документа установлен свой срок хранения. По некоторым кадровым он зависит от даты создания: до 2003 года — 75 лет, начиная с 2003 года — 50 лет.

Передача ЭД в электронный архив

Для хранения электронные документы передаются в архив. Некоторые ошибочно полагают, что если ЭД находится в системе электронного документооборота, или хранится у вас на компьютере, это и есть архивное хранение. На самом деле документ необходимо особым образом обработать, чтобы обеспечить его защиту и сохранность, а также зафиксировать его передачу в архив.

Есть определенные требования и рекомендации для передачи электронных дел. Если вы не используете программу СЭД, которая автоматически учитывает все законодательные нормы при организации работы с архивом, то вам нужно с ними ознакомиться самостоятельно. В числе таких требований:

  • преобразовать ЭД в формат долговременного хранения – PDF/A-1;
  • проверить файлы на неповрежденность (открываются, содержат полную информацию) и читаемость;
  • систематизировать, распределить документацию по архивным делам;
  • «упаковать» каждое дело в контейнер – zip-архив, вместе с ПО для открытия и чтения файлов;
  • просканировать носители, предназначенные для хранения, антивирусной программой и т. п.

Использование «1С:Документооборот» в этом плане существенно сэкономит вам время. Все, что нужно будет сделать для передачи документов в электронный архив, это сформировать дела в программе (если они еще не сформированы), создать документ передачи с перечнем дел и провести его. Далее эти документы автоматически появятся в системе «1С:Архив».

Выдача электронной документации

Во время хранения документации может потребоваться выдать ЭД из архива по внутренним корпоративным запросам или внешним (например, от контролирующих органов). Полное изъятие и передача, как было бы с бумажным документом, не предусмотрены – ЭД выдается путем копирования. Достоверность копии легко проверяется, так же как и наличие ЭЦП.

Если вы используете «1С:Документооборот» с интеграцией «1С:ЭДО», то можно организовать оперативную выдачу документа не только в локальной сети, но и удаленно, в том числе внешнему контрагенту.

Факт выдачи документа заносится в специальный электронный журнал, где отражается:

  • организация или внутрикорпоративное подразделение, которое запросило документ;
  • ФИО запросившего, должность;
  • дата выдачи;
  • учетные данные выдаваемого документа
  • дату возврата документа
  • и др.
Читайте также:  Субаренда юридического адреса

Уничтожение ЭД

Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще.

Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела.

Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.

При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс.

Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все.

Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.

Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:

  • используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
  • в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.

Заключение

Основная проблема хранения документов в электронном виде заключается в необходимой для этого инфраструктуре. Чтобы обеспечить сохранность важной документации и документов, которые должны храниться длительное время, можно организовать архив:

  • на внешних жестких дисках;
  • в облачном защищенном хранилище;
  • на локальных серверах компании.

При этом нужно обеспечить дублирование информации на разные носители, установленный законом формат документов и другие меры для сохранности документации и возможности ее открыть и прочитать через долгое время.

Также электронную документацию можно хранить в системе электронного документооборота, на локальном сервере компании. В этом случае система СЭД + ЭДО выступает как способ хранения документации и одновременно решает проблему быстрой пересылки нужных документов.

Для этого, например, подходит связка программных продуктов «1С:ЭДО» и «1С:Документооборот» (или другой продукт «1С»).

Она позволяет надежно хранить документацию, а при необходимости быстро обмениваться юридически значимыми и защищенными документами с контрагентами и проверяющими органами.

Узнайте подробнее о том, как подключить «1С-ЭДО» Подробнее об электронном архиве: Что такое электронный архив и как он работает? Какие электронные документы рекомендуется долгосрочно хранить в электронном архиве?

Практика хранения документов с электронной подписью

О практите применения электронной подписи при хранении
электроных документов корреспонденту Клерк.Ру Льву Мишкину рассказал Иван
Агапов, аналитик компании Synerdocs

Хранение документов подписанных электронной подписью

Иван, вот уже целый год мы по закону можем обмениваться
электронными документами. Но кроме передачи документов, нам необходимо их
хранить и обеспечивать юридическую силу. Закон дает нам электронную подпись,
как она помогает обеспечить юридическую значимость хранимых электронных
документов?

Начнем с того, что документы имеют свой срок хранения – от
пяти лет до нескольких десятилетий. И сам сертификат электронной подписи,
который дается сотруднику компании, тоже имеет свой срок действия – как
правило, один год.

Закон требует, чтобы на момент проверки подписи сертификат
либо был действующим, либо должно быть подтверждение, что в момент подписания
он был таковым.

Если делать проверку подписи спустя год, прямая проверка «в
лоб» скажет, что подпись не действительна, поскольку срок сертификата истек.

Как раз этот вопрос и закрывает усовершенствованная
электронная подпись. Во-первых, она позволяет доказать время подписания (штамп
времени, в котором закреплен момент постановки подписи). Во-вторых,
обеспечивает доказательство того, что в конкретное время сертификат действовал
и ему можно доверять (списки отзывов, сертификаты из пути доверия).

Так решается принципиальная задача архивного хранения
электронного документа – обеспечение юридической значимости документа, чей срок
хранения превышает срок действия сертификата электронной подписи.

Сейчас при работе с электронными документами
усовершенствованная электронная подпись – единственный гарант юридической силы?
Как это отражается в сегодняшней практике, например, в суде?

Конечно, такая подпись – не единственный юридический фактор.
Тут стоит вернуться к общей теории признания электронных документов юридически
значимыми. Есть много мнений, но мы используем, так сказать, классическую
цепочку приоритетов.

Например, у нас есть электронный документ, который мы
собираемся использовать в суде, потому следует определить, имеет ли он
юридическую значимость. Первое, что суд должен выяснить – может ли он вообще по
закону создаваться и существовать в электронном виде.

Второе, документ должен
содержать все требуемые реквизиты. Третье, суд должен быть уверен, что лицо,
которое его подписало, имело право документ подписывать, согласно Уставу,
доверенности т.п. Все это фактически является правовым полем документа.

И
только потом выясняется, действительна ли электронная подпись.

На практике спорный вопрос действительности электронной
подписи возникает не часто.

Например, суд легко решает проблему с юридической
значимостью документа в электронном виде, если стороны ранее заключили
соглашение об обмене подписанными электронными документами и даже обменивались
ими до возникновения спора.

Суд проверяет, прежде всего, наличие факта соглашения об обмене электронными
документами, которое фактически закрепляет юридическую силу документа. И
только в исключительных случаях суд проверяет действительность самой
электронной подписи.

Вернемся к вопросу о хранении электронных документов.
Полностью ли электронная подпись решает проблемы обеспечения юридической
значимости хранимых данных или какие-то риски сохраняются?

Решает, но не полностью. Закон обязывает нас иметь
доказательства, но какие они могут быть – не определено. В нашей практике есть
международные стандарты, но это все до сих пор не закреплено законом, потому
присутствует потенциальный риск, что в определенный момент государство примет
новый стандарт, и текущие технологии придется в корне менять.

Хотя мы склонны считать, что такой риск маловероятен, потому
что есть международный опыт и стандарты, которые переделывать не целесообразно.
Подтверждением служит и то, что последние предлагаемые поправки в ФЗ-63 «Об
электронной подписи» говорят, что законодатели не идут вразрез с практикой.

Плюс к этому у нас сохраняются риски, связанные с самим
электронным документом, как таковым.

Его тоже нужно как-то хранить, а здесь уже
всплывают классические проблемы электронного документа – это носители, это
средства хранения и воспроизведения, это форматы и их поддержка.

Естественно,
что для документов со сроком хранения 5 или 10 лет это не особо актуально, но
если мы говорим про документы со сроком хранения в несколько десятков лет, то
очень сложно предугадать, что мы будем иметь спустя это время.

В России очень незначительная практика хранения электронных
документов. Это не смотря на то, что с 2002 года действует ФЗ-1 «Об ЭЦП» и
можно сдавать отчетность в электронном виде, то есть, получается, с
электронными архивами мы имеем дело уже больше 10 лет. Правда, отчетность – это
специфическая задача, в рамках которой сроки хранения незначительны.

Мы видим, что в практике сохраняется множество
противоречий. Что с этим делать операторам электронного документооборота?
Возможно, они имеют какое-то решение?

Могу отвечать только за нашу практику.

У нас при передаче
через сервис документа с электронной подписью, подпись проверяется и доводится
до усовершенствованного формата – то есть, мы добавляем штамп времени и другие
необходимые параметры.

Таким образом, мы обеспечиваем решение задачи
обеспечения юридической силой документов с длительным сроком хранения. И в
данный момент это единственное подходящее решение.

Даже в этом случае вопрос не решается полностью. Технология
электронной подписи тоже имеет свои ограничения, у сертификатов есть сроки
действия. Поэтому придется регулярно повторять процедуру подтверждения
сертификатов.

А по поводу документов с длительными (например, 50 лет) или
постоянными сроками хранения можно вновь сослаться на Европу. Зарубежная
практика идет по пути изменения подхода к сохранению в них юридической
значимости. Например, упрощаются механизмы обеспечения целостности массива
документов. Либо может даже идти речь о переводе в бумажный вид для хранения.

Получается, что по-прежнему главным сдерживающим фактором
развития практики хранения электронных документов является законодательство.
Помимо обозначенных проблем, каких еще решений вы ждете?

На самом деле все довольно оптимистично.

Сегодня у нас уже
есть предлагаемые поправки к ФЗ-63, которые несут полезный и позитивный
характер, в частности, требования по использованию штампа времени в электронной
подписи, вводится понятие о едином пространстве доверия.

Это уже хорошо, это
уже конкретика. Это влияет на развитие инфраструктуры использования электронной
подписи, чтобы пользователь не ломал голову, какой сертификат лучше применять,
а приступил к решению своих конкретных задач.

Сейчас сложилась такая ситуация, что зачастую электронная
подпись привязана к определенной услуге. С учетом роста разнообразия сервисов,
это становится неудобно пользователям.

Читайте также:  Срок хранения сертификата ключа электронной подписи

Им нужен один сертификат с максимально
широким полем использования.

При том, что мы ожидаем взрывной рост сервисов и
областей применения электронной подписи, и если у нас не будет единого
пространства доверия, то мы рискуем столкнуться с мощным системным кризисом.

Ну и, самое главное, не решен вопрос с регулированием
архивов электронных документов. ФЗ-125 «Об архивном деле» уже устарел, в нем
нет практически ничего про электронный документ.

Там есть сроки хранения, но ни
технологий, ни рекомендаций по электронным документам нет. При том, рынку будет
достаточно хотя бы общих принципов и рекомендуемых стандартов, а уже над
реализацией он подумает сам.

В общем, мы ждем новостей по новому закону,
который давно уже всем очень нужен.

Источник: Клерк.ру

Особенности хранения электронных документов

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст.

 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23).

Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет.

Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов.

Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.

Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности.

А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.

31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов.

Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет.

Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств.

При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи.

Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян.

Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными).

Но она крайне низкая.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок.

В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре.

Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Архив электронных документов | 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8

Федеральные стандарты бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы c 2019 г.

устанавливают приоритетный порядок составления и хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (пункт 13 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности», пункт 12 стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Составление отчетности на бумажном носителе допускается только в случае отсутствия возможности формирования и хранения ее в электронном виде, или если необходимость составления и хранения на бумажном носителе установлена законодательно.

Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность хранения в электронном виде, наряду с бухгалтерской (финансовой) отчетностью, также первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:

  • п. 5 ст. 9 «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 6 ст. 10 «Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 7.1 ст. 13 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне созданы условия для минимизации бумажного документооборота, вплоть до его полного исключения.

«Безбумажная технология» работы реализуется за счет:

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован единый порядок хранения первичных документов, регистров учета и бухгалтерской (налоговой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Все виды «выходных форм» документов, вместо печати на принтере и подписи вручную, можно сохранить в архиве электронных документов и подписать электронной подписью:

  • первичные документы (акты, счета-фактуры, инвентарные карточки и пр.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность.

Использование электронной подписи

Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным документу на бумажном носителе, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п.1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создается аккредитованным удостоверяющим центром, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (п.3 статьи 2 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Архив электронных документов

Архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или «в облаке» по технологии 1cFresh). При больших объемах документооборота может использоваться внешнее файловое хранилище.

Архив электронных документов также может быть организован на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». За счет интеграции типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0» и «1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 1.4»:

  • пользователи «1С:Документооборота государственного учреждения» смогут работать с электронными документами, формируемыми в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» и хранящимися в «1С:Документообороте государственного учреждения».
  • пользователи «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» смогут, не запуская «1С:Документооборот государственного учреждения», пользоваться его возможностями: помещать электронные документы в его хранилище, отправлять документы на согласование и согласовывать их, ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение, отправлять документы по электронной почте, вводить отчеты о проделанной работе и так далее.