Подписание актов эцп
Этот вопрос появляется у владельцев сертификатов электронной подписи ( ЭЦП), когда нужно подписать цифровой подписью электронные документы без использования привычных систем, в которые интегрированы специализированные модули для реализации и контроля электронных подписей. В данной статье рассмотрены варианты заверения ЭД любых видов с помощью популярных программных средств.
Какие документы нужно подписывать электронной подписью (ЭЦП)?
На сегодня цифровую подпись можно ставить под документами любых видов.
Вопрос конкретной необходимости определяется договоренностями между отправителем и получателем такого документа
Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.
Можно выделить несколько основных случаев, в которых требуется электронная подпись:
- ЭДО. Самая распространенная сфера применения электронных подписей. В зависимости от договоренностей участников электронного документооборота, документы могут быть подписаны простой (например, при обмене внутри компании) или квалифицированной ЭП.
- Сдача отчетности в надзорные органы. Большинство служб, таких, например, как ФНС/ФСС/ПФР или Росстат, поддерживают и рекомендуют обмен данными в цифровом виде. Чтобы подать отчетность таким способом, понадобится заверить документы электронной подписью (ЭЦП). У безбумажной отчетности есть ряд преимуществ, к примеру, отсутствие ручного ввода и автоматическая проверка ошибок.
- Подача заявлений на портале «Госуслуги». Портал позволяет обращаться в различные государственные ведомства гражданам РФ без личного визита.
- Арбитражные споры в суде. ЭД, заверенные усиленной электронной подписью, являются аналогом собственноручно подписанных бланков на бумаге. Договоры, письма, акты, счета и прочие документы с ЭЦП имеют юридическую силу и рассматриваются судом как доказательства.
Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.
Что нужно для подписания документов цифровой подписью?
- Документ. Стоит удостовериться, что ЭД не содержит ошибок или не потребует изменений в будущем. В документе, заверенном ЭП (ЭЦП), любые изменения запрещены. Если они потребуются, нужно будет сформировать исправленный или корректировочный документ, заверить его ЭП еще раз, а также еще раз отправить его контрагенту.
- Действующий сертификат ЭП (ЭЦП). Он определяет, кем будет подписан документ. В отличие от сертификата простой электронной подписи, сертификат квалифицированной электронной подписи придаст подписываемому документу юридическую силу. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько.
- Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей, шифрование. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП (ЭЦП).
Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
- Программы или плагины для создания и проверки ЭП (ЭЦП). Чтобы поставить ЭП (ЭЦП) на документы в формате Word и PDF, могут использоваться плагины для популярных редакторов. Также распространены отдельные программы, которые позволяют подписывать и проверять файлы любых форматов.
Бесплатная консультация
эксперта
По для подписания электронных документов
Непосредственно подписание документов происходит с помощью специального ПО. Это могут быть плагины для существующих программ или отдельные программы. Ключевые различия популярных решений можно увидеть в таблице ниже.
Таб.1 По для подписания электронных документов
Наиболее популярным производителем ПО для работы с ЭП (ЭЦП) на российском рынке является компания КриптоПро. Продукты этой фирмы поддерживают все распространенные носители, типы подписей и открывают возможность получения заверенного файла любого типа. Рассмотрим необходимые средства для создания ЭП (ЭЦП).
КриптоПРО CSP
Ключевое программное средство, которое обеспечивает работу программ и плагинов от КриптоПРО. Это ПО должно быть установлено на компьютере пользователя, который планирует работу с ЭП (ЭЦП) в программах этого производителя.
Прямая работа с данным ПО для получения подписанного файла не предусматривается. ПО используется для настройки работы с ЭП (ЭЦП) на компьютере и поддерживает такие возможности как:
- Настройка считывателей закрытых ключей;
- Настройка типов носителей;
- Установка и просмотр сертификатов;
- Настройка параметров алгоритмов шифрования;
- Установка криптопровайдеров по умолчанию;
- Настройки безопасности.
Обычно настройка осуществляется ИТ-специалистами, но дальнейшая работа пользователя по подписанию и проверке документов происходит постоянно в одной программе и предполагает ряд однотипных действий.
Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!
КриптоАРМ
Программа для подписи документов ЭП (ЭЦП), проверки сертификатов полученных документов и шифрования данных. Стартовая версия программы имеет ограниченный функционал, и пользоваться ею бесплатно можно только в течение ограниченного периода. Базовая и стандартная версии содержат основные и дополнительные функции.
Чтобы подписать документ электронной подписью в КриптоАРМ, нужно, соблюдая порядок, выполнить следующие шаги:
Запустить программу и в верхнем меню нажать на значок «Подписать».
Рис.1 Крипто АРМ
Ознакомиться с инструкцией и нажать «Далее».
Рис.2 Мастер создания ЭП
Нажать «Добавить файл», если требуется подписать один документ, или «Добавить папку», если нужно подписать все файлы определенного каталога.
Рис.3 Выбор файлов
В открывшемся окне менеджера файлов выделить целевой файл и нажать «Открыть»
Рис.4 Выбор договора
При необходимости повторить данную процедуру, если требуется подписание нескольких файлов из разных каталогов, затем нажать «Далее».
Рис.5 Повтор процедуры
На странице следующего этапа следует выбрать кодировку и расширение, если значения по умолчанию не подходят, а также указать каталог для выходных файлов. В этом каталоге будут созданы новые файлы. Когда все настройки установлены, нажать «Далее».
Рис.6 Продолжение настроек
Страница параметров позволяет установить свойства подписи, выбрать тип – присоединенная или открепленная (в подпись не включаются сертификаты), добавить штампы времени. После выбора всех свойств нужно нажать «Далее».
Рис.7 Параметры подписи
На следующей странице нажать «Выбрать». Откроется окно хранилища сертификатов. Из списка сертификатов нужно выбрать тот, которым будет подписан документ или папка. После чего нужно нажать «Далее».
Рис.8 Выбор сертификата
Откроется страница завершающего шага. Если планируется использование этих параметров для подписи в других документах, на данном шаге можно сохранить профиль, установив соответствующую галочку. После чего нажать «Готово».
Рис.9 Сохранение настроек
Появится сообщение об окончании операции. В указанном каталоге будут созданы файлы подписей.
Напомним, что наиболее часто ЭП используется в процессе электронного документооборота с контрагентами. В этом случае ЭД имеют юридическую силу и позволяют избавиться от бумажного документооборота.
Как подписать документ PDF электронной подписью
Компания Такснет не является разработчиком модуля КриптоПро PDF, поэтому не оказывает техническую поддержку и не консультирует по продукту. Если у вас возникли проблемы с программой или есть вопросы по ее работе, обратитесь в техподдержку официального производителя, компании КриптоПро .
Часто возникает необходимость подписать документы в PDF формате. Однако не все знают, как делать это правильно. У многих появляются проблемы в процессе проведения подписания. Чтобы облегчить для вас эту процедуру, мы подготовили подробную инструкцию.
Что понадобится для подписания
- Документ в PDF формате.
- Сертификат электронной подписи. Заранее установите его на компьютер. Убедитесь, что сертификат действующий.
- Одна из программ: Acrobat Reader или Adobe Acrobat должна быть установлена на компьютер для работы с модулем КриптоПро PDF.
- Модуль КриптоПро PDF. Скачать его можно с сайта производителя https://cryptopro.ru/products/other/pdf .
- Пять минут свободного времени.
Может показаться, что подписание документов в PDF формате отнимает много времени, но с помощью нашей пошаговой инструкции вы быстро разберетесь в процессе работы и сможете подписать документ PDF за несколько минут.
Пошаговая инструкция для подписания документа в формате PDF
- Откройте документ PDF с помощью Adobe Reader или Adobe Acrobat. В меню программы выберите «Редактирование» — «Установки».
- В окне «Установки» среди представленных категорий выберите «Подписи». С правой стороны окна в разделе «Создание и оформление» нажмите на кнопку «Подробнее».
- В окне «Установки» среди представленных категорий выберите «Подписи». С правой стороны окна в разделе «Создание и оформление» нажмите на кнопку «Подробнее».
Не уверены, что хотите, чтобы все подписи формировались с помощью модуля КриптоПро PDF? Укажите параметр «Спрашивать при подписании». С ним при создании каждой новой подписи вы сможете выбрать метод исполнения электронной подписи.
Нажмите на кнопку «ОК».
Дальнейшая работа зависит от того, какая программа установлена на вашем компьютере.
Если установлена программа Adobe Reader
- Нажмите на вкладку «Дополнительные инструменты».
- В открывшемся окне нажмите на кнопку «Сертификаты».
- В информационном окне нажмите на кнопку «Перетащить прямоугольник для новой подписи».
- Выделите в документе область, в которой вы хотите, чтобы отображалась электронная подпись.
Например:
- После выделения области откроется окно, где нужно выбрать сертификат, которым будет подписан документ.
Нажмите на кнопку «ОК».
- В окне «Подпись с помощью цифрового удостоверения» проверьте верный ли сертификат вы указали. Затем нажмите на кнопку «Продолжить».
- В открывшемся окне нажмите на кнопку «Подписать».
- В окне «Сохранение» укажите имя для подписанного документа и тип файла.
Нажмите на кнопку «Сохранить».
- Когда подписание закончится, появится уведомление:
Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Reader с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.
- Теперь вы можете отправить подписанный документ на согласование, контрагентам или использовать его по другому назначению.
- Подпись в документе будет выглядеть так:
Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat Reader DC версии 2020.013.20066. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.
Если установлена программа Adobe Acrobat
- После шага 3 в программе Adobe Acrobat откроется новое окно. Выберите в нем вкладку «Инструменты», перейдите в раздел «Формы и подписи» и нажмите на кнопку «Сертификаты».
- Выберите один из двух типов подписи:
- Цифровая подпись отображается в документе в поле подписи, которое вы сами выбираете, и на панели «Подписи». Ее можно использовать многократного подписания документа PDF, например, для согласования разделов, комментирования или добавления записей.
- Сертифицирующая подпись удостоверяет документ PDF. С ней можно разрешить или запретить дальнейшее изменение документа. Для подписания документа применяется один раз, и только если в нем нет других цифровых подписей. Сертифицирующая подпись бывает видимой и невидимой.
Выберите подпись во вкладке «Сертификаты».
- Если вы выбрали цифровую или сертифицирующую видимую подпись откроется информационное окно:
Нажмите на кнопку «Перетащить прямоугольник для новой подписи».
Если выбрали сертифицирующую невидимую подпись, информационного окна не будет. Переходите сразу к 10 шагу.
- В окне «Сохранить как сертифицированный документ» нажмите на кнопку «ОК».
- Выделите область для отображения электронной подписи в документе.
- В следующем окне выберите сертификат и нажмите на кнопку «ОК».
- В окне «Подпись с помощью цифрового удостоверения» нажмите на кнопку «Продолжить».
- В открывшемся окне для формирования цифровой подписи нажмите на кнопку «Подписать».
Если вы выбрали сертифицирующую подпись, в вашем окне будет поле «Просмотр содержимого документа, которое может повлиять на подписание». Нажмите под ним на кнопку «Просмотр», а затем на кнопку «Подписать».
- В окне «Сохранить как PDF» укажите имя документа и тип файла. Нажмите на кнопку «Сохранить».
- Когда подписание закончится, появится соответствующее уведомление.
Отлично! Вы успешно подписали документ PDF в программе Adobe Acrobat с помощью модуля КриптоПро PDF. Нажмите на кнопку «ОК» в уведомлении, чтобы закрыть окно.
- Теперь вы можете отправить подписанный документ на согласование, контрагентам или использовать его по другому назначению.
- Каждый вид подписи в документе будет выглядеть по-разному:
- Если вы выбрали цифровую подпись, в документе она будет выглядеть так:
- Если вы выбрали сертифицирующую видимую подпись, она будет выглядеть следующим образом:
- Если вы выбрали сертифицирующую невидимую подпись, она будет отображаться так:
Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat версии DC. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.
Как подписать документ или файл электронной цифровой подписью (ЭЦП)
Постепенно все больше и больше людей сталкивается с необходимостью подписи документов, или файлов, с помощью электронной подписи. Если вам до конца не понятно, как это сделать, то вы можете воспользоваться данной статьей, где пошагово разобраны необходимые действия, для подписания документов с помощью наиболее популярных программ.
Официальный сайт
Начиная с пятой версии КриптоПро, в программе появились дополнительные возможности, среди которых — возможность подписывать файлы электронной цифровой подписью, без дополнительного программного обеспечения. Для того, чтобы подписать какой-либо файл цифровой подписью с помощью КриптоПро, нужно выполнить следующие действия:
- В меню Пуск, находим раздел Крипто-Про, а в нем ярлык «Инструменты КриптоПро«, который следует запустить.
- В Инструментах КриптоПро, переходим в раздел «Создание подписи«.
- В открывшемся окне, в списке установленных сертификатов, следует выбрать нужную электронную цифровую подпись, которой будет подписан файл. Далее, ниже, следует нажать на кнопку «Выбрать файл для подписи«, и выбрать нужный файл, который следует подписать.
- После этого, в нижней части окна отобразится путь к выбранному файлу (под кнопкой «Выбрать файл для подписи»), и путь к файлу подписи (под кнопкой «Сохранить подпись как»).
Обратите внимание, что по умолчанию, КриптоПро создает файл подписи с расширением p7s. Если вам нужно иметь файл подписи с расширением sig, просто смените его вручную в соответствующей строке.
Для завершения процедуры подписания документа, следует нажать на кнопку «Подписать«.
- Если все завершилось успешно — то в окне программы появится сообщение «Создание подписи завершилось успехом».
Простая бесплатная программа, созданная фирмой «Такском», и предназначенная для различных действий с помощью электронной цифровой подписи, в том числе и подписания файлов и документов. Бесплатно скачать данную программу можно отсюда.
- В левом верхнем углу программы, нажимаем на кнопку «Добавить«. С её помощью, можно добавить один или несколько файлов, которые следует подписать ЭЦП.
- Далее, выделяем нужный файл в списке добавленных, и нажимаем на кнопку «Подписать«.
- Откроется окно с настройками процедуры подписывания документа. В самом верху, уже будет выбрана электронная подпись, при необходимости её можно сменить, нажав на кнопку «Удалить», после чего добавить нужную, нажав на кнопку «Добавить». Ниже можно так же выбрать необходимый формат подписи — на выбор доступны p7s, sig и sgn. Если требуется сделать открепленную подпись (когда подпись отдельным файлом) — тогда следует выбрать соответствующий пункт в настройках подписывания. Так же, с помощью соответствующей настройки, можно поместить все полученные файлы в архив zip.
Для того, чтобы подписать файл, остается только нажать на кнопку «Подписать«.
Официальный сайт
КриптоАРМ — это платная программа, предназначенная для подписания файлов с помощью электронной подписи. У неё так же есть небольшой пробный период (на момент написания статьи — 14 дней), во время которого, можно ознакомиться с возможностями программы.
- Нажимаем на кнопку с изображенным на ней символом «+«, после чего должно открыться окно с выбором файла. В нем выбираем тот файл, который нужено подписать.
- В правой части окна отмечаем галочкой пункт «Подпись«.
- Ниже, где есть надпись «Сертификат подписи», нажимаем на кнопку «Выбрать«, чтобы выбрать сертификат электронной подписи, которой нужно подписать нужный файл.
- В следующем окне, выбираем нужный сертификат, и нажимаем на кнопку «Выбрать«.
- Теперь, в правой панели программы, отмечаем галочкой пункт «Документы просмотрены»
- И нажимаем на кнопку «Выполнить«.
- После этого, откроется отдельное окно, где можно будет увидеть прогресс и результаты подписания документов.
Как подписать документ электронной подписью используя Крипто Про 5?
Обязательные требования
- Установленный КриптоПро CSP только версии 5.0
- Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.
Инструкция
1. Для подписания файла можно использовать «Инструменты КриптоПро» версии 5.0.
Для этого в окне поиска справа от кнопки «Пуск»(1).
Вводим «КриптоПро» (2) и выбираем из появившегося сверху меню установленных программ на Вашем компьютере раздел «Инструменты «КриптоПро» (3).
2. В открывшемся окне программы нажимаете кнопку «Показать расширенные».
3. Отобразятся дополнительные разделы, нужно нажать на кнопку «Создание подписи» (1).
В правом окне «Создание подписи» необходимо выбрать Ваш сертификат для подписи (2).
Затем выбирайте документ для подписания — кнопка «Выбрать файл для подписи» (3).
4. Откроется окно проводника, в котором необходимо войти в папку, где храниться Ваш файл и выбрать его (1), затем необходимо нажать «Открыть» (2).
5. Когда сертификат и файл выбраны, нажимаете кнопку «Подписать».
6. Если всё сделано верно, то внизу под кнопкой «Подписать» появится надпись: «Создание подписи завершилось успехом».
7. В папке, в которой был исходный файл для подписания, появится подписанный файл с расширением *.P7S
Остались вопросы?
Отдел технической поддержки
тел.: 8 (800) 333-91-03, доб. 2400
email: [email protected]
Как подписать документ электронной подписью самостоятельно
Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?
На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.
Сначала разберёмся, какой необходимый минимум нужен для подписания электронного документа.
Первый шаг – это непосредственно сама усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Законодательство РФ гласит, что квалифицированная ЭП – это единственный вид подписи для придания электронному документу юридической силы без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Подобрать ЭП можно в каталоге Удостоверяющего центра компании Такском.
Второй шаг – приобрести лицензию на программное обеспечение КриптоПро CSP. Это обязательный атрибут юридически значимого ЭДО. Его также называют средством электронной подписи.
Данное ПО необходимо для создания и проверки ЭП согласно закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Лицензию также можно приобрести в Удостоверяющем центре Такском.
Необходимый тип и версию уточняйте в специальном разделе сайта компании.
Третий шаг – внести финальные правки в сам документ и сохранить его окончательную редакцию. Важно помнить, что после подписания в файл уже нельзя внести изменения.
Последний шаг – использовать механизм для создания ЭП. Такском предлагает два варианта.
Первый вариант – приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Она используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019. Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Некоторым организациям, например, банкам, внутренние требования безопасности разрешают использовать только сертифицированное ПО –официального разработчика. И поэтому, если требуется подписание только документов Word и Excel, то данный вариант вам подойдёт.
Заказать КриптоПро Office Signature можно по ссылке. После загрузки и установки плагина на компьютере подписание документов происходит по общему алгоритму:
- В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры»;
- Далее выберите вкладку «Безопасность» и нажмите на «Цифровые подписи»;
- В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на вашем компьютере;
- С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Нюансы подписания отличаются исходя из используемой версии пакета MS Office. Актуальную и подробную для вашей версии инструкцию можно посмотреть здесь. Второй вариант – установить бесплатную программу КриптоЛайн. Это разработка компании Такском. Программа позволяет комплексно работать с документами, подписывать любые виды – не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и многие другие. В КриптоЛайн можно также проверять и удалять подпись.
Загрузить программу КриптоЛайн можно отсюда. Для установки распакуйте архив, запустите файл CryptoLineInstaller.exe, примите лицензионное соглашение и далее следуйте указаниям мастера установки. После установки КриптоЛайн будет доступна в главном меню. При первом запуске программу нужно настроить. Как это сделать, можно узнать на странице техподдержки сайта Такском.
Чтобы добавить документ в программу:
- Нажмите кнопку «Добавить»;
- Выберите нужный документ, нажмите «Открыть»;
- Выделите загруженный файл, нажмите «Подписать»;
- Нажмите «добавить», выделите сертификат и нажмите «Выбрать», затем – «Подписать».
- Если выбраны несколько сертификатов, документы будут подписаны каждым из них. Лишний сертификат можно убрать из списка, нажав «Удалить» напротив него.
При необходимости, в разделе «Параметры подписи»:
- Отметьте галками «Открепленная подпись» и «Помещать каждую подпись в отдельный файл». Если нужно упаковать в zip, поставьте галку «Упаковать в zip»;
- Нажмите «Подписать». В графе «Статус» появится «Подписан».
КриптоЛайн позволяет создавать как присоединённую, так и отсоединённую ЭП. Первый вид подписи подразумевает, что она встроена в сам файл документа, второй – что будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
Как подписать договор удаленно. Все способы и нюансы
Классическая письменная форма договора предполагает составление единого документа и подписание лицами, его заключающими.
Сразу скажем: далеко не всегда составление единого документа обязательно. Это нужно, если есть требование законодательства (примеры: купля-продажа недвижимости, аренда здания и т. п., п.
1 статьи 550, п. 1 статьи 651 ГК) или сами стороны об этом договорились.
https://www.youtube.com/watch?v=z6OLqDiI2k4\u0026pp=ygUm0J_QvtC00L_QuNGB0LDQvdC40LUg0LDQutGC0L7QsiDRjdGG0L8%3D
Чтобы заключить договор в форме единого документа, достаточно составить его, выразив суть и условия сделки, и подписать его. Договор можно заключить и другим способом, с помощью обмена документами (в т. ч. электронными), согласовав в этих документах существенные условия сделки (п. 1 статьи 432 ГК).
Форма может отличаться, а требование подписания в подтверждение волеизъявления стороны — неизменно.
В современных реалиях подписание предполагает не только собственноручно проставленную визу, но и любой иной способ, который позволят установить личность подписанта.
Обмен оригиналами
Старый добрый способ, самый надежный (условно)… и самый трудоемкий.
Требует изготовления бумажных экземпляров и сопутствующих затрат (расходы на почтовую отправку, доставку курьером).
Риски тоже не исключены: работа с почтой по-прежнему чревата утратой документов, а недобросовестный контрагент — будь то частное или юридическое лицо, — может оспаривать достоверность проставленной визы («подписывал не я», «этот сотрудник уже уволен (не имел права подписывать)»).
Да и курьер, который за всю свою карьеру не потерял ни одного документа, не опоздал, не перепутал маршрута (а то и адресата), — большая редкость.
Альтернатива — электронный СФЕРА Курьер. Гораздо дешевле реального (от 250 руб. / в месяц за исходящие), точная настройка маршрутов согласования — как внутри фирмы, так и с контрагентами. Доступность — 24/7, из любой точки мира, если есть интернет. Бесплатный роуминг!
Обмен сканами
Можно назвать выбором между допустимым и худшим. Это быстрее и дешевле, чем отправлять документы по почте или с курьером. И закон (см. выше) вполне допускает такую операцию.
Однако, как известно, для бухгалтерии необходимы оригиналы и, хотя Минфин говорит, что в исключительных случаях допустимы сканы, не поясняет, что это за случаи (см., например, разъяснения от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451).
Чтобы «узаконить» сканы документов, необходимо прописать в договоре само условие о таком способе, адреса электронной почты, и вести переписку, в т. ч. обмениваясь сканами только через них.
Как правило, компании используют адреса корпоративной почты — и это очень хорошо, потому что по умолчанию предполагается, что ею пользуется уполномоченное лицо.
С физическими лицами сложнее.
Они, как правило, используют бесплатную почту, расположенную на общедоступный серверах (например: Яндекс, Гугл, Майл), и при необходимости можно оспорить подпись, со ссылкой на то, что переписку с адресов мог вести кто угодно (ведь никаких документов для регистрации бесплатной почты предъявлять не надо). Чтобы укрепить свою позицию для потенциально возможного судебного спора, необходимо сохранять переписку, в т. ч. сканы, файлы и другую информацию.
Более надежный и удобный способ — сервис «Подписант». онлайн-сервис для юридических лиц, который помогает мгновенно отправлять и подписывать электронные документы с физическими лицами и самозанятыми.
Идеально, если физическое лицо или самозанятый имеют электронную подпись, но так бывает далеко не всегда. Идентификатор Сбер ID имеют более чем 96 млн. человек. И судами его использование признается в качестве «подписи» в подтверждение волеизъявления (см., например, определения 8-го КАС от 12.04.2022 № 88-6461/2022, 6 КАС от 19.02.2021 по делу № 88-3280/2021).
Подписание pdf-ки
Если у вашего контрагента — юридического или физического лица — имеется квалифицированная ЭП, но он не подключен к ЭДО, то возможно подписание документа в формате .pdf. Правда, для этого требуется приобрести лицензионную версию соответствующего ПО, которое поддерживает возможность добавлять криптографические записи в документы.
Изготавливается документ в традиционном формате .doc(x), вычитывается, проверяется, конвертируется в формат .pdf.
Тонкости алгоритма зависят от программы, но в общих чертах это выглядит так:
- открываем нужный документ;
- выбираем место размещения ЭП;
- активируем работу с сертификатами;
- в соответствующем разделе выбираем нужную ЭП;
- добавляем ЭП.
Далее программа предложит:
- ссылку для скачивания;
- отправку подписанного файла по е-мейл;
- отправку исходного документа (если один документ визируется несколькими подписантами с разными ЭП).
Теперь, чтобы соблюсти требование закона и получить файл, достаточно перейти по ссылке и скачать его.
Проблемы данного подхода очевидны. Во-первых, многие западные производители объявили об «уходе» с российского рынка, не исключено нарушение работы ПО. Во-вторых, несовместимость используемого ПО. Так, проставить двойную подпись в том же Adobe Acrobat можно, если и вы, и контрагент используете это ПО, равно как и обменяться файлами через Adobe Sign.
Работайте с «физиками» и самозанятыми выгодно: в сервисе «Подписант» все входящие бесплатно, исходящие — от 20 руб. за документ.
Бесплатные и «условно» бесплатные решения для подписания файлов .pdf, как правило, имеют ограничения по размерам подписываемых документов, не предполагают подписания файлов (только создание подписи с проверочным сертификатом).
Ну и, конечно, не исключены попадания отправок в «спам», случайное удаление и прочие проблемы, традиционные для обмена документами через электронную почту (в т. ч. оспаривание использования ящика на публичном сервере).
Использование ЭДО
Полагаем, что уже в обозримом будущем будет непросто найти юридическое лицо, не использующее ЭДО: хотя «оцифровка» формально не обязательна, но для целого ряда отраслей — оборот маркируемых и прослеживаемых товаров, грузоперевозки, госзакупки — ЭДО необходимо. Да и для сдачи отчетности, представления сведений в фонды большинство налогоплательщиков используют ЭДО.
В этой связи подписание договоров в ЭДО в отношениях между юридическими лицами представляется оптимальным вариантом, как минимум потому, что:
- системы ЭДО поддерживают обмен всеми форматами документов (.doc(х), .xls, .pdf, .xml);
- легкая интеграция позволяет осуществлять документооборот из привычного интерфейса (той же «1С»);
- факт подписания договора практически невозможно оспорить;
- согласование существенных условий договора — даже со многими персонами, — занимает считанные часы, а то минуты.
Алгоритм подписания договора в ЭДО прост: загрузить документ, выбрать получателя, запросить подпись (как правило, достаточно отметить галочкой нужное поле), подписать и отправить. Статус документа — ожидание подписи, подписан, отказ, — отображается тут же. Все документы хранятся в папке входящих, всегда есть возможность скачать печатную форму.
ЭДО от СберКорус — это широкая сеть покрытия (все крупнейшие торговые сети, маркетплейсы, поставщики), быстрая интеграция с системами госконтроля и вашей учетной системой («1С», SAP и др.). Минус 20% на годовое обслуживание, бесплатная настройка маршрутов согласования, индивидуальная доработка сервиса.
В заключение отметим: да, бумажные договоры еще долго не уйдут в прошлое.
Встречи за круглыми столами, росчерки «паркерами», ритуальные рукопожатия — это традиция и необходимые элемент корпоративной культуры.
Однако для решения повседневных задач договорной работы с контрагентом, когда требуется быстрота обмена информацией при 100%-ном соблюдении норм закона, оптимальный способ — именно ЭДО. Это быстрее, надежнее и удобнее.
Скидка до 20%. Чем больше пакет документов, тем больше скидка
Оставьте заявку, и наш эксперт по ЭДО ответит на любые вопросы: