Электронное актирование — это обмен электронными документами между госзаказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта. Раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) бумажные документы передавали из рук в руки. С января 2022 процесс приемки стал электронным.

Сейчас участник при поставке ТРУ формирует в единой информационной системе (ЕИС) первичный документ о приемке. Заказчик проверяет продукцию, подтверждает приемку и платит поставщику по контракту. На практике такое подтверждение оформляют закрывающими документами — электронным актом (документом о приемке) и счетом-фактурой.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Сэкономить время

С 2022 применять электронное актирование должны все участники, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых.

Исключение — закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливает Правительство (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ).

Также электронную приемку не проводят в закупках малого объема — о них мы писали в  статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0 ».

Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приемки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Поставщик при этом не может отказаться от такого способа обмена документами.

Заказчики вправе применять электронную приемку и в закупках, опубликованных в ЕИС до 1 января 2022. Также такое право распространяется на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых заносят в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере обороны государства по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ (распоряжение Правительства № 3095 от 30 октября 2021).

Обязательно применять с января 2022	Право применения	Не применяют
Во всех электронных закупках, кроме контрактов, заключенных по п.5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ.	— В контрактах, заключенных по извещениям до 1 января 2022. — В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ. — В контрактах с единственным поставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов.	Закупки малого объема

Готовимся к приемке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой.

Перед оформлением документов проверьте настройки доступа (раздел «Администрирование»): должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приемке и при необходимости — доверенность на подписание актов.

Заполняем документ о приемке

Подробные инструкции по электронному актированию есть в роликах ЕИС. Кратко опишем основные процессы.

1. В личном кабинете ЕИС найдите нужный контракт в разделе «Исполнение контрактов». В карточке контракта выберите документ о приемке (электронный акт). При необходимости можно загрузить документы из внешних систем — файлы должны быть в формате xml.
2. Частично документ будет уже заполнен. Добавьте недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

   Документ о приемке содержит:

   • идентификационный код закупки (ИКЗ);
   • название и местонахождение заказчика;
   • наименование объекта закупки;
   • реквизиты поставщика;
   • наименование ТРУ и место их поставки;
   • указание страны происхождения товара;
   • количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;
   • стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;
   • другую информацию, которая не противоречит единой форме.

   К электронному акту можно приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Если информация в таких документах не совпадет со сведениями в акте, то приоритет будет у электронного акта.

3. Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) — система автоматически отправит его заказчику в течение часа. Временем поступления документа заказчику будет дата его размещения в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.

Ждем ответа заказчика и реагируем

Заказчик должен проверить поставленные ТРУ и ответить в сроки, которые прописаны в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке. Заказчик может:

• Принять товары полностью и подписать акт в ЕИС. Тогда с даты подписания будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
• Принять ТРУ частично. В этом случае поставщику нужно сформировать корректировочный документ на принятую часть, подписать его и направить заказчику. Порядок действий тот же, что и для документа о приемке. Корректировочный документ также понадобится, если стороны заключили допсоглашение об изменении цены, заактированной ранее, и информация о соглашении есть в реестре контрактов.
• Направить мотивированный отказ от приемки — в документе должны быть указаны причины. Участник может исправить замечания и сформировать новый документ о приемке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Процедура актирования новая и не все нюансы еще отработаны. Различные ведомства выступили с разъяснениями неоднозначных моментов. Выделим основные.

Единые правила оформления

Минфин в  письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 пояснил, что оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

Такая позиция указана в  Письме Казначейства № 14-00-05/2543 от 08 февраля 2022.

По мнению Казначейства, в отдельных случаях можно формировать и подписывать несколько документов о приемке на одном этапе исполнения контракта.

Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объем поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве, как правило, принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов — это могут быть сотни и даже тысячи позиций. Заполнять электронную форму вручную очень долго и неудобно.

Чтобы облегчить процесс электронного актирования в сфере строительства, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами (письмо Казначейства № 07-04-05/14-21918 от 13 сентября 2021). Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС — для дальнейшего подписания и передачи заказчику. Форматы, схемы и порядок функционирования сервиса, а также технические особенности можно найти в  ЕИС.

Также Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № от 27 декабря 2021) и  объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021).

Преимущества электронной приемки очевидны:

• меньше бумажного документооборота;
• поставщики быстрее получают оплату по контракту;
• риск потери важных документов сводится к минимуму;
• проще готовить отчетность: документы из ЕИС используют для бухучета и налоговой.

Из недостатков электронного актирования можно выделить такие:

• нельзя использовать типовые условия контрактов;
• сложно редактировать ошибки в первичных документах;
• нужно приобретать электронную подпись и настраивать доступ для всех ответственных за приемку.

Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам

Сэкономить время

Вопросы по электронной приемке возникают у поставщиков до сих пор. Рассказываем о самых частых ошибках при актировании и объясняем, как выйти из неприятных ситуаций.

Техническая ошибка «CreateObjectAsync»

Описание

Поставщик зашел в ЕИС, прикрепил документы, указал все, что необходимо. Затем нажал кнопку «Подписать» и увидел ошибку «Cannot read properties of undefined (reading 'CreateObjectAsync')».

Решение

Ошибка появляется у тех, кто использует Яндекс.Браузер. Если вы планируете и дальше работать в этой программе, нужно выполнить дополнительные настройки.

1. Скачайте Яндекс.Браузер по ссылке.
2. В Яндекс.Браузере зайдите в раздел «Настройки» — «Системные». Включите настройку «Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ».
3. Установите расширение «CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in».
4. Перезапустите браузер и повторите подписание в ЕИС.

Работа в разных системах

Описание

Эта ошибка возникает, когда поставщик работает с закупками в нескольких системах. Например, в ЕИС и на портале поставщиков.

Поставщик по привычке заходит в ЕИС, формирует в системе акт и отправляет заказчику. А актирование по контракту предусмотрено на портале поставщиков. В итоге заказчик не может получить закрывающий документ от поставщика.

Решение

Изучайте контракт: в нем должно быть указано, где проходит актирование, как и в какие сроки.

«Стороны при исполнении Контракта осуществляют обмен подписанными УКЭП электронный структурированный Документ о приемке, а также информацией в соответствии с пунктом 4.

10 статьи «Порядок приемки товара», посредством использования  Поставщиком АИС «Портал поставщиков» в соответствии с Регламентом ведения Портала поставщиков, размещенном на официальном сайте АИС «Портал поставщиков» https://zakupki.mos.ru»

Если ошибка уже случилась: 

1. Пусть заказчик отклонит акт в ЕИС со статусом «отказ в приемке». Важно: если заказчик отклонит акт со статусом «отказ в рассмотрении», то повторный акт составить уже не получится. Проговорите с заказчиком эти нюансы.
2. После отклонения акта в ЕИС перейдите на портал поставщиков и сформируйте закрывающий документ.
3. Подпишите акты через ЕИС.

Несовпадение информации в акте с контрактом

Описание

Во время приемки поставщик указывает неверные данные: адрес поставки, грузополучателя или страну происхождения товара. Это происходит по невнимательности или потому что у товаров в закупке указаны разные страны производители.

После получения закрывающих документов заказчик сверяет их с контрактом и спецификацией, видит разночтения и отклоняет акт.

Решение

Заполняйте данные на основе контракта и спецификаций. Если ошибка уже случилась, то создайте документ-исправление в ЕИС.

Помните, что в ЕИС можно автоматически заполнять банковские реквизиты — это помогает избегать мелких ошибок. Раньше поставщики путались, куда что вводить — особенно, если у заказчика был открыт казначейский счет.

Некорректный выбор документа о приемке

Описание

Если при актировании создать только счет-фактуру, а не документ о приемке, то заказчик его отклонит.

Решение

Изучайте информацию в контракте — в нем указано, каким документом проводится актирование.

«При исполнении контракта поставщик в срок, установленный в контракте в соответствии с подпунктом «а» п.1 ч.2 ст.51 Федерального закона № 44-ФЗ, формирует с использованием единой информационной системы, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика, и размещает в единой информационной системе документ о приемке, который должен содержать…»

В большинстве контрактов по 44-ФЗ формируют документ о приемке. Исключения бывают при работе с порталом поставщиков, где формируют универсальный передаточный документ (УПД).

Если ошибка уже случилась и ваш акт отклонили, выберите документ, который указан в контракте, создайте его и направьте заказчику.

У сотрудника нет прав доступа

Описание

Руководитель организации поручил сотруднику сформировать документы о приемке. У сотрудника есть сертификат ЭП, лицензия КриптоПро, компьютер настроен для работы в ЕИС, но он не может сформировать акты в системе.

Решение

Руководитель должен выдать сотруднику права на проведение приемки. Для этого нужно:

1. Выдать доверенность на формирование и подписание документов о приемке сотрудником от лица руководителя. Шаблон доверенности доступен по ссылке.
2. Добавить сотрудника в компанию на Госуслугах. Для этого зайдите на портал от имени руководителя и следуйте инструкции.
3. Выдать права доступа сотруднику в ЕИС. Зайти в раздел личного кабинета ЕРУЗ «Пользователи организации».
4. Настроить права доступа при работе с документами о приемке и корректировочными документами в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта».
5. Указать в основании доверенность, которая дает сотруднику права на подписание закрывающих документов.

От регистрации в ЕИС до заключения контракта

Попробовать

Настройка полномочий для подписания электронного документа о приемке

С 01.01.2022 становится обязательным формирование и подписание документов о приемке в электронной форме в ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ В СФЕРЕ ЗАКУПОК (далее — ЕИС) при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур.

В связи с тем, что подписание документов о приемке в электронной форме в ЕИС со стороны заказчика должно осуществляться исключительно лицами, уполномоченными на осуществление таких действий, необходимо максимально заранее, в срок до 01.01.2022, назначить таким пользователям полномочие «Уполномоченное лицо» в Личном кабинете ЕИС по 44-ФЗ и установить соответствующие права.

Такие полномочия назначают сотрудникам, уполномоченным на подписание электронных документов о приемке, в том числе членам приемочной комиссии, руководитель организации или лицо, уполномоченное руководителем на определение лиц и действий, осуществляемых такими лицами от имени организации в ЕИС и на ЭТП (Администратор организации).

Пользователи организации заказчика, которым не будет назначено указанное полномочие, не смогут осуществлять подписание документов о приемке в электронной форме в ЕИС с 01.01.2022.

• Назначение полномочия «Уполномоченное лицо» осуществляется в разделе «Администрирование» — «Пользователи организации» — «Регистрационные данные», подробная информация об этом содержится в кратком руководстве пользователя «Назначение полномочий для подписания документов о приемке в электронной форме в Личном кабинете 44-ФЗ в ЕИС», размещенном в личном кабинете пользователя ЕИС в разделе «База знаний».
• Также всем уполномоченным на подписание электронных документов о приемке лицам заказчика, включая членов приемочной комиссии, необходимо получить квалифицированную электронную подпись:
• • в Удостоверяющем центре Федерального казначейства для должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, либо подведомственного государственному органу или органу местного самоуправления организации, в том числе членов приемочной комиссии, являющихся сотрудниками организации заказчика. Порядок получения сертификата ключа проверки электронной подписи представлен по ссылке;
• • в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах, если членами приемочной комиссии являются третьи лица (сотрудники сторонних организаций, физические лица, эксперты).

Обращаем ваше внимание, что назначить полномочие «Уполномоченное лицо» необходимо в срок до 01.01.2022.

Казначейство разъяснило, как оштрафуют заказчиков за нарушение порядка электронной приемки

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Казначейство напомнило, что заказчик подписывает электронный документ о приемке или формирует мотивированный отказ от приемки и размещает в ЕИС в срок, предусмотренный контрактом. Такой срок должен составлять не более 20 рабочих дней, следующих за днем поступления от поставщика документа о приемке.

Курс повышения квалификации «Госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ»Полное погружение в вопросы закупок с тестами и практикой: вы научитесь искать выгодные закупки, пользоваться тендерными площадками, составлять заявки на участие и готовить пакет документов.

После прохождения курса выдаем официальное удостоверение о повышении квалификации на 72 часа и вносим его в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора.

 Станьте специалистом, который поможет бизнесу заработать больше! Записаться

За нарушение сроков подписания и размещения документа о приемке или мотивированного отказа должностное лицо заказчика оштрафуют на 20 тыс. руб. (ч. 9 ст. 7.32 КоАП).

Размещение сведений о приемке в ЕИС

Заказчик направляет с использованием функционала ЕИС сведения о приемке в реестр контрактов. Сделать это нужно в день подписания электронного документа о приемке. ЕИС автоматически формирует проект сведений об исполнении контракта.

Возможность редактирования таких сведений или формирования их вручную не предусмотрена.

За неразмещение или несвоевременное размещение в ЕИС документа о приемке должностное лицо заказчика оштрафуют на 20 тыс. руб. (ч. 2 ст. 7.32 КоАП).

Когда проводить электронную приемку

Заказчик обязан проводить электронную приемку по контрактам, которые заключены:

• по итогам электронных открытых и закрытых процедур (кроме закупок по п. 5 ч. 11 ст. 24 закона № 44-ФЗ);
• по итогам закупок, извещения или приглашения принять участие в которых размещены после 1 января 2022 года;
• с едпоставщиком по пункту 24 или 25 части 1статьи 93 закона № 44-ФЗ;
• с едпоставщиком по части 12 статьи 93 закона № 44-ФЗ;
• с едпоставщиком на основании решения Правительства, региона или муниципалитета (ч. 1 или 2 ст. 15 закона № 46-ФЗ);
• с едпоставщиком по пункту 5.1 части 1 статьи 93 закона № 44-ФЗ (ч. 3 ст. 22 закона № 46-ФЗ).

С 1 июля 2024 года электронная приемка станет обязательной также для контрактов в электронной форме с едпоставщиками по пунктам 1, 2, 6, 10, 13–21, 26, 28, 30, 33, 35–37, 40, 41, 46 (за исключением контрактов с физлицами), 47, 48, 52, 56 и 60 части 1 статьи 93 закона № 44-ФЗ (п. 1 ч. 1 ст. 2 закона № 420-ФЗ).

Источник:письмо Казначейства от 05.12.2022 № 20-01-03/30540.

Инструкция по электронному актированию в ЕИС

С 1 января 2022 года большинство участников закупочных контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязано обмениваться документами в рамках электронного актирования (ЭА). До нововведения заказчикам и исполнителям / поставщикам / подрядчикам разрешалось обмениваться бумажными документами.

Сейчас стороны контракта должны зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) по закупкам и передавать сведения друг другу через неё.

Приведём пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС, узнаем, кто обязательно должен участвовать в процедуре, и в чём её особенности.

Когда применяется электронное актирование?

Стоит отметить, что обмен документами по электронному актированию применяется выборочно. Для кого-то эта процедура необязательна, кто-то может подключиться к ней по желанию, а кто-то обязан неукоснительно её соблюдать. 

Кто может не подключаться к ЕИС?

Процедура необязательна для тех, кто участвует в закупках малого объёма. По п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ к ним относятся контракты при закупках у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. По п. 1 ч. 15 ст.

4 закона 223-ФЗ закупками малого объёма считаются контракты на сумму до 100 тыс. руб. Однако в случае, если выручка заказчика составляет 5 млрд руб. в год или более, для него закупками малого объёма будут считаться контракты до 500 тыс. руб.

 

Кто может подключиться к ЕИС ЭА ЭДО по желанию?

Электронное актирование для поставщиков и заказчиков возможно по желанию в случаях, если сделка была заключена по срокам до 1 января 2022 года.

Для кого электронное актирование будет обязательным?

В обязательном порядке применение ЭДО в закупках необходимо, если контракт заключается на электронной площадке, а также, если это оборонный заказ, либо заказчик попал под санкции иностранных государств (ч. 13 ст. 94 закона 44-ФЗ).

Этапы ЭА

Электронное актирование на портале поставщиков проходит в несколько этапов:

 

Этап ЭА	Описание
Подготовка к приёмке документов	ЭА открывается только на этапе исполнения контракта. Доступ к процедуре даётся заказчиком. Для конкретного исполнителя / поставщика / подрядчика открываются возможности системы для создания различных документов, от договоров до электронных актов. В случае, если документы будет подписывать не генеральный директор компании или не сам ИП, а некий уполномоченный сотрудник (например, контрактный управляющий), ему придётся подгрузить в систему доверенность.
Заполнение электронного акта	Документ о приёмке можно подгрузить в ЕИС из сторонних систем в формате xml или зайти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать в тендерной карточке электронный акт.  Что нужно прописать в документе? Идентификационный код закупки. Стоимость оказанных услуг, выполненных работ или поставленных товаров (цена указывается за единицу продукции). Адрес местонахождения и наименование заказчика. Количество полученных услуг, работ или товаров. Наименование закупочного объекта. Страна происхождения продукции. Данные о поставщике, подрядчике или исполнителе. Место выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров, а также их наименования. Уже через час документ о приёмке, оформленный в ЕИС, будет у заказчика. Система учитывает часовые пояса сторон контракта. У заказчика будет 20 рабочих дней, чтобы дать обратную связь по электронному акту. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью.
Корректировка документа о приёмке	Если документы в электронном актировании верны, то заказчик их подписывает. Если нет, то корректировки происходят следующим образом: Заказчик заполняет уведомление об уточнении и направляет его исполнителю, подрядчику или поставщику с перечнем того, что нужно исправить. Это может быть исправление опечаток или добавление отсутствующей позиции. Поставщик, подрядчик или исполнитель вносит коррективы в документ и отправляет его на повторное согласование, подписав его электронной подписью. Заказчик также подписывает исправленный документ. В ЕИС загружается скорректированная версия электронного акта.

 

ЕИС ЭА ЭДО удобно тем, что можно быстро обмениваться документами с контрагентами, не опасаться, что их скорректируют без ведома какой-то из сторон контракта, поскольку они защищены от изменений электронными подписями.

Сервис СФЕРА Курьер от СберКорус позволяет быстро настроить маршруты согласования электронных документов, передавать информацию контрагентам, использующим системы других операторов ЭДО, без дополнительных затрат на роуминг.

 

О чём ещё нужно знать?

Заполняя документы в рамках электронного актирования, нужно знать:

1. Для участников закупок из сферы строительства установлены специальные формы документов. Это связано с тем, что при возведении зданий, сооружений или объектов инфраструктуры заказчику нужно принимать большое количество выполненных задач. ЕИС позволяет загружать сметы, акты, счета-фактуры и иные формы документов из внешних учётных или бухгалтерских систем. 

2. Допускается подписание нескольких документов о приёмке в рамках одного этапа, например, в случае, если нельзя определить точное количество поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ, или если проводились торги по заявкам заказчика (письмо Казначейства России № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года).

Электронное актирование в ЕИС

До 1 января 2022 года заказчик и поставщик при осуществлении приёмки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг обменивались бумажными документами. С 1 января 2022 приёмка проводится с оформлением электронных документов через ЕИС

Электронное актирование в широком смысле подразумевает обмен электронными документами между заказчиками и поставщиками (подрядчиками, исполнителями) на этапе исполнения контракта.

До 1 января 2022 года заказчик и поставщик при осуществлении приёмки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг обменивались бумажными документами.

С 1 января 2022 приёмка проводится с оформлением электронных документов через ЕИС. Расскажем, как это происходит.

Что такое электронное актирование

Актирование — это составление акта, который фиксирует какое-то событие, действие или сделку.

Акт может быть составлен в различных областях, например, в юридической сфере, где акты используются для подтверждения фактов и договорённостей, в бухгалтерском учёте — для фиксации проведённых работ или полученных товаров, а также в других областях, где необходимо официально зафиксировать какое-то действие или событие.

• Электронное актирование, в свою очередь, позволяет составлять акты в электронном виде, что удобно для дистанционной работы и быстрой обработки документации.
• Федеральный закон № 44-ФЗ определяет порядок проведения государственных и муниципальных закупок в России и включает в себя требования по применению электронного актирования.
• Согласно закону № 44-ФЗ, при проведении государственных и муниципальных закупок, документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через специальную электронную систему.

Для этих целей применяется ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — онлайн-сервис, созданный для автоматизации процессов государственных и муниципальных закупок в России. В рамках ЕИС также используется электронное актирование.

Электронное актирование по 44-ФЗ в ЕИС представляет собой процедуру оформления акта выполненных работ или оказанных услуг в электронном виде с использованием электронной подписи. Акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (заказчиком и поставщиком), после чего он отправляется на проверку и регистрацию в ЕИС

Электронное актирование в ЕИС упрощает и ускоряет процедуру оформления и подписания актов, что является важным элементом эффективного управления государственными и муниципальными закупками в России.

Для кого электронная приёмка обязательна

Обязательное электронное актирование применяется с 2022 года. Приёмка в электронной форме обязательна для всех поставщиков, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых.

Исключение составляют закрытые закупки силовых структур и закупки малого объёма. Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приёмки (п. 1 ч. 13 ст.

34 44-ФЗ), а поставщик не может отказаться от такого способа обмена документами.

Законом о контрактной системе предусмотрены случаи когда электронная приёмка – это обязанность заказчика и когда – право.

Обязательно применяется Может применяться по желанию заказчика Не применяется

При исполнении контракта, заключённого по результатам проведения электронных процедур По контрактам с единственным поставщиком по новым основаниям (по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ) (ч.1 и 2 ст.15 Закона № 46-ФЗ в ред. 104-ФЗ). По контрактам с единственным поставщиком (п. 5.1 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе, ч.3 ст. 22 Закона № 46-ФЗ в ред. 104-ФЗ).	В контрактах, заключённых по извещениям до 1 января 2022. В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ. В контрактах с единственным поставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов.	В закупках малого объёма.

Электронное актирование: пошаговая инструкция

Как же образом осуществляется электронное актирование? Инструкция включает в себя следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь на ЕИС и получите электронную подпись (ЭП).
2. Подготовьте акт выполненных работ или оказанных услуг в соответствии с договором.
3. Подпишите акт ЭП и отправьте его в ЕИС на проверку и регистрацию.
4. Ожидайте подтверждения от заказчика. Если акт отклонён, внесите необходимые изменения и отправьте его снова на проверку.
5. Если акт подтверждён, сохраните его копию в вашем личном кабинете на ЕИС.

Это базовая инструкция, и процедура может отличаться в зависимости от конкретных условий вашей сделки и требований заказчика.

Подписание электронного акта о приёмке товаров, работ, услуг происходит в несколько этапов.

Подготовка к приёмке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. Затем поставщик может формировать документы о приёмке.

У поставщика должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приёмке.

Если документ заполняет и подписывает не ИП или руководитель организации, а уполномоченный сотрудник, ему нужна доверенность на подписание актов.

Заполнение документа о приёмке

Для того чтобы заполнить электронный документ о приёмке, нужно зайти в личный кабинет ЕИС и перейти в раздел «Исполнение контрактов». Затем в карточке контракта выбрать документ о приёмке (электронный акт) или загрузить его из внешних систем — файл должен быть в формате xml.

Частично документ будет уже заполнен. В него следует добавить недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

В документе о приёмке должны быть указаны:

• идентификационный код закупки (ИКЗ);
• название и местонахождение заказчика;
• наименование объекта закупки;
• реквизиты поставщика;
• наименование ТРУ и место их поставки;
• страна происхождения товара;
• количество поставленного товара, объём выполненных работ и оказанных услуг;
• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара.

При электронном актировании акт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа ЕИС передаст документ заказчику. Временем получения будет дата его размещения в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

«Калуга Астрал» предлагает два вида электронных подписей для физических лиц — Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП. Они подходят для торгов, внутреннего и внешнего ЭДО и для работы на федеральных порталах. Мы обеспечиваем оперативный выпуск и безбумажное продление сертификата, чтобы ваши электронные документы сохраняли свою юридическую силу. Также наши специалисты помогут руководителям организаций и ИП получить электронную подпись в УЦ ФНС «под ключ».

Электронное актирование в ЕИС: сроки

В течение 20 рабочих дней после поступления документа о приёмке заказчик должен его рассмотреть.

Если все данные в документах в порядке и ТРУ поставлены в полном объёме, заказчик заполняет электронный акт о полной приёмке и подписывает его в ЕИС. С даты подписания акта будет отсчитываться срок оплаты по контракту.

Если в оформлении документов есть опечатки или другие неточности, заказчик заполняет уведомление об уточнении, и поставщик вносит соответствующие правки.

Внесение исправлений в документ о приёмке, оформленный в соответствии с ч. 13 ст. 94, включает в себя следующие шаги:

• формирование документа с исправленными данными;
• подписание его УКЭП лиц, имеющих право действовать от имени поставщика и заказчика;
• размещение в ЕИС исправленного документа о приёмке.

Заказчик может принять ТРУ частично. Тогда поставщик формирует корректировочный документ на принятую часть, подписывает его и направляет заказчику.

Частичная приёмка и, как следствие, оформление корректировочных документов о приёмке со специализацией «Строительство» и «Приобретение жилых помещений» невозможны. По ним возможна только полная приёмка или мотивированный отказ от приёмки.

Кроме частичной приёмки, корректировочный документ составляют в случае, если стороны заключили допсоглашение об изменении существенных условий контракта (например, цены, количества ТРУ, ставки или суммы НДС).

Если заказчик не принимает ТРУ, то он должен направить мотивированный отказ от приёмки — в документе должны быть указаны причины. Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

В ЕИС реализована возможность корректировки документов о приёмке не только поставщиком, но и заказчиком.

Внесение заказчиком исправлений в подписанный документ о приёмке возможно только при наличии в сведениях о контракте признака «Контрактом предусмотрено удержание суммы не исполненных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) требований об уплате неустоек (штрафов, пеней) из суммы, подлежащей оплате поставщику (подрядчику, исполнителю)». Исправить можно только вкладку «Прочие начисления» в части информации о неустойках (штрафах, пени) и налогах (сборах, платежах).

Особенности электронного актирования

Единые правила оформления

Оформлять первичные учётные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой. Такую позицию высказал Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

Электронное актирование в 44-ФЗ: важные моменты

Механизм проведения электронного актирования установлен ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. Его можно кратко описать следующим образом. Проект документа о приемке в ЕИС всегда формирует поставщик (подрядчик, исполнитель).

Сформированный проект подписывается усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика и не позднее 1 часа с момента его подписания автоматически направляется заказчику.

Датой поступления заказчику проекта документа о приемке считается дата направления такого документа в ЕИС в соответствии с часовой зоной заказчика. Заказчик рассматривает поступивший документ о приемке, подписывает его усиленной электронной подписью уполномоченного лица или членов приемочной комиссии (в случае ее создания).

В случае отказа от приемки заказчик подписывает и размещает в ЕИС мотивированный отказ. Подписанный документ о приемке (или мотивированный отказ) не позднее 1 часа с момента его размещения заказчиком автоматически направляется поставщику.

Датой поступления поставщику документа о приемке (или мотивированного отказа) считается дата размещения соответствующего документа в ЕИС в соответствии с часовой зоной поставщика. Датой приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком.

В каких случаях нужно проводить электронную приемку

Согласно ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ электронная приемка обязательна по контрактам, которые заключены в результате проведения открытых электронных процедур, а также закрытых электронных процедур (кроме п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ).

Напомним, что открытыми электронными процедурами являются электронный конкурс, электронный аукцион, электронный запрос котировок, закупка товара у единственного поставщика по ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ. К закрытым электронным процедурам ч. 3 ст.

24 Закона № 44-ФЗ относит закрытый электронный конкурс и закрытый электронный аукцион.

Кроме того, заказчики обязаны оформлять электронное актирование в некоторых случаях закупок у единственного поставщика. К ним относятся:

• уже упомянутые выше закупки по ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ, так как они являются электронными процедурами;
• закупки по п. 5.1. ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ (ч. 3 ст. 22 Федерального закона от 8 марта 2022 г. № 46-ФЗ (далее – Закон № 46-ФЗ));
• закупки по решению Правительства РФ, высших исполнительных органов субъектов  РФ в соответствии с ч. 1 и ч. 2 ст. 15 Закона № 46-ФЗ (ч. 5 ст. 15 Закона № 46-ФЗ).

Заказчики вправе осуществлять электронную приемку при исполнении следующих контрактов:

• если извещение об осуществлении закупки было размещено в ЕИС до 01.01.2022;
• если закрытая электронная процедура проводилась на основании п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ;
• если информация о контракте с единственным поставщиком включается в реестр контрактов ЕИС.

Какие условия по электронной приемке должен содержать контракт

Если по контракту проводится электронное актирование, заказчику необходимо включить в контракт соответствующие условия. Согласно п.1  ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, независимо от способа приемки (электронная или бумажная) в контракт должны включаться следующие обязательные условия:

• о порядке и сроках осуществления заказчиком приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги;
• о порядке и сроках оформления результатов такой приемки;
• о порядке и сроке предоставления поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обеспечения гарантийных обязательств (если в закупке установлено требование обеспечения гарантийных обязательств).

Из ч. 13 ст. 94 Закона №44-ФЗ следует, что в контракте с электронной приемкой необходимо предусмотреть:

• срок, в течение которого поставщик (подрядчик, исполнитель) обязан сформировать и разместить в ЕИС документ о приемке (п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ);
• документы, которые будут прилагаться  к документу о приемке (п. 2 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ);
• срок, в течение которого заказчик обязан рассмотреть направленный ему документ о приемке, Такой срок не может превышать 20 рабочих дней. (п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона №44-ФЗ).

Следует обратить внимание, что несоблюдение поставщиком срока размещения в ЕИС документа о приемке является нарушением обязательства, предусмотренного контрактом, которое не имеет стоимостного выражения. Контракт должен содержать условие о применении штрафа за данное нарушение в соответствии с п.

6  Правил определения размера штрафа, начисляемого в случае ненадлежащего исполнения заказчиком, неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом (за исключением просрочки исполнения обязательств заказчиком, поставщиком (подрядчиком, исполнителем), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 30 августа 2017 г. № 1042:

«За  каждый факт неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательства, предусмотренного контрактом, которое не имеет стоимостного выражения, размер штрафа устанавливается (при наличии в контракте таких обязательств) в следующем порядке:

а) 1000 рублей, если цена контракта не превышает 3 млн. рублей;

б) 5000 рублей, если цена контракта составляет от 3 млн. рублей до 50 млн. рублей (включительно);

в) 10000 рублей, если цена контракта составляет от 50 млн. рублей до 100 млн. рублей (включительно);

г) 100000 рублей, если цена контракта превышает 100 млн. рублей».

Какие документы заказчик вправе потребовать от поставщика помимо документа о приемке в электронной форме