Заключение трудового договора онлайн становится распространенной практикой. В этой статье рассмотрим подробнее, какие преимущества и риски встречаются при подписании электронного трудового договора, и какие меры обеспечивают его безопасность и законность.

Правовая база
Изменения в ТК РФ, внесенные Федеральными законами № 407-ФЗ и № 377-ФЗ, открыли новые возможности для онлайн-приема на работу.

Теперь работодатели могут использовать онлайн собеседования при найме на дистанционную работу и подписывать трудовые договоры удаленно.

Кроме того, законодательство ввело понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной. Эти правила начали действовать с 1 января 2021 года.

Вид удаленной работы (постоянная, временная или комбинированная) определяется трудовым договором или дополнительным соглашением при приеме на дистанционную работу. Это дает гибкость как работнику, так и работодателю.

Также согласно федеральному закону № 377-ФЗ, принятый 22 ноября 2021 года, работодатели могут практически полностью перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). 
Эти изменения открывают новые перспективы для онлайн трудоустройства, позволяя соискателям устраиваться на работу удаленно, используя цифровые средства связи и документооборота.

Закон позволяет вести почти все кадровые документы в онлайн формате, включая дистанционный прием документов. Есть исключения, такие как приказы об увольнении и акты о несчастных случаях на производстве, которые все еще требуют бумажной формы.

Без электронной подписи заключение трудового договора онлайн не состоится. Она представляет собой цифровой аналог подписи на бумаге и используется для подтверждения подлинности и целостности документов, создается с помощью специальных алгоритмов и представляет собой уникальный код.
Законодательство определяет несколько видов подписи с разной юридической силой:

1. Простая подпись (ПЭП): это базовый и наименее надежный вид подписи. Самый банальный пример  —  это пара логин-пароль. Этот вид не обладает юридической силой.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП): уровень ее защиты выше. Она удостоверяет личность подписанта, имеет юридическую силу и может использоваться для подписания кадровой документации — договоров, заявлений, писем.

   НЭП используют для утверждения документов внешних партнеров и контрагентов только в том случае, если они заключили с вами дополнительное соглашение о значимости вашей НЭП.

3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) является самым надежным видом с высоким юридическим статусом. Для ее получения обязательна процедура идентификации и сертификации в удостоверяющем центре. КЭП имеет самую высокую юридическую силу и может использоваться для утверждения документов, требующих особой правовой значимости, включая договоры купли-продажи, услуг, налоговые отчеты, соглашения.

Рассмотрим этот процесс со стороны работника. Ниже основные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы успешно завершить процедуру:

1. Согласование условий: работодатель и работник договариваются об условиях труда, таких как должность, заработная плата, рабочий график, обязанности и другие важные параметры. Переговоры все чаще переходят в онлайн-режим, а стороны используют email, мессенджеры и другие сервисы.
2. Работник направляет свои документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, военный билет, если есть, диплом об образовании.
3. Работодатель готовит трудовой договор. 
4. Для трудоустройства онлайн необходимо подписать документы с помощью электронной подписи. Работодателю обязательно иметь КЭП, а работник может использовать как КЭП, так и НЭП.
5. Обмен документами: работодатель направляет работнику файл-копию трудового соглашения для рассмотрения. Для этого существуют специальные сервисы кадрового электронного документооборота. Если наниматель уже использует такой, то он попросит соискателя зарегистрироваться. Затем работник должен прочитать документ, убедиться, что он соответствует предварительным условиям и подписать его онлайн. Статус документа в системе автоматически изменится. Рекомендуем скачать себе копию утвержденного документа в формате pdf.

Заключение трудового контракта может иметь некоторые особенности и требования в зависимости от вида договора. Убедитесь, что вы заключаете именно тот тип договора, который вас устроит. По ТК РФ он может быть срочным (имеет дату окончания) и бессрочным. По такому договору вам обеспечен базовый соцпакет: больничные, отпускные, пособия.

Также трудовые отношения можно оформить в виде контракта ГПХ. Обычно так оформляют подрядчика или исполнителя не в штате. Важно знать и понимать различия перед подписанием документов. Вы можете скачать актуальный образец в интернете и сравнить его с вариантом потенциального работодателя, если у возникли сомнения.

Или обратитесь с профильному юристу.

На что обратить внимание при заключении трудового договора онлайн

Заключая трудовой договор онлайн обратите внимание не только на зарплату, основные условия и обязанности. Для началаа убедитесь, что характер работы указан корректно. Если ваша работа на 100% удаленная, то договор должен называться «Трудовой договор о дистанционной работе».

Вы можете работать по гибридному графику — часть времени из дома, а часть из офиса. Это также должно быть указано в вашем договоре или в дополнительном соглашении. 
Зафиксируйте порядок взаимодействие с работодателем, будь то телефон, мессенджеры или почта.

Также важна отчетность о проделанной работе особенно для дистанционных сотрудников. Уточните ее формат, объем и частоту. 

В офисе компания берет обустройство рабочего места на себя, но для полностью удаленных работников важен вопрос оборудования. Укажите в договоре, кто предоставляет оборудование для работы, можно ли использовать собственные средства и получить за это компенсацию.

• 
• Преимущества и недостатки процедуры
• Процесс трудоустройства онлайн действительно удобен и вот почему: 

1. Онлайн договор проще и быстрее подписать. Нет необходимости в физическом присутствии сторон, что особенно полезно в случаях, когда работник и работодатель находятся на больших расстояниях друг от друга.
2. Сокращение бумажной работы: теперь не нужно печатать и хранить большое количество оригиналов. Это экологично и снижает затраты на бумагу, принтеры и хранение.
3. Этот процесс экономит время и снижает расходы, такие как почтовые расходы или затраты на поездки.
4. Потери и повреждения документов исключены. Вся документация хранятся в интернете и легко доступны для обеих сторон.

У онлайн-заключения трудового договора есть и недостатки. Например, скорость работы сервиса зависит от качества интернет-соединения или совместимости программ. Для некоторых сервисов требуется авторизация с помощью смс, то есть подписант должен иметь телефон с рабочей связью.

При онлайн оформлении на работу сотруднику требуется неквалифицированная ЭП. Для ее выдачи нужно подать заявку в удостоверяющем центре и предоставить необходимые документы (паспорт, СНИЛС, иногда ИНН). От заявителя потребуется подтверждение личности.

Идентификацию проводят лично или удаленно. Для удаленной идентификации нужна или действующая КЭП, биометрический паспорт или подтвержденная учетная запись на портале Госуслуги или в Единой биометрической системе России.

Лично Также можно посетить филиал удостоверяющего центра

Что нужно учесть при выборе удостоверяющего центра

При выборе провайдера следует обращаться только к аккредитованным и лицензированным удостоверяющим центрам. Провайдер должен соответствовать законодательству, иметь хорошую репутацию и опыт.

Важна техническая поддержка: удостоверьтесь, что провайдер предоставляет круглосуточную техническую поддержку по разным каналам связи.
Обратите внимание на цены и тарифы.

Уточните, какие услуги включены в пакет, какие дополнительные услуги еще потребуются, какие ограничения существуют.

Если нужно посещение удостоверяющего центра, то важно уточнить сколько у провайдера точек выдачи и можно ли заказать выезд на дом. Удостоверяющий центр Например, Росэлторг оказывает весь спектр услуг для получения ЭП, оставьте заявку, чтобы узнать больше.

Удаленное трудоустройство помогает ускорить и упростить процедуру трудоустройства, избежать географических ограничений и сэкономить время и ресурсы. Однако, важно соблюдать требования законодательства и применять надежные и безопасные технологии, чтобы обеспечить законность и конфиденциальность этого процесса.
Почему электронный трудовой договор это безопасно:

1. После утверждения договора, документ шифруется, а система фиксирует его целостность, что означает, что документ нельзя изменить без обнаружения.
2. Подпись привязана к конкретному человеку. Кроме того, для проверки и подтверждения личности используются дополнительные средства. Например, ввод паролей, верификация через смс.
3. Закон требует сохранения электронных документов в течение длительного периода времени. Работник всегда сможет вернуться к трудовому договору и проверить его корректность.

С 2021 года работодатели имеют право нанимать работников онлайн и оформлять их как дистанционных сотрудников. Заключение трудового договора онлайн включает несколько важных шагов. Работник и работодатель согласовывают условия труда, подготавливают трудовой договор, обмениваются копиями документов и подписывают их онлайн.

Электронная подпись работника может быть как квалифицированная так неквалифицированная. Они отличаются степенями защиты и уровнем юридической значимости. Выберите удостоверяющий центр совместно с работодателем или самостоятельно. У провайдера должна быть аккредитация и лицензия.

Для самостоятельного получения ЭП, отправьте заявку на сайте УЦ, приложите документы (паспорт, СНИЛС, ИНН) и в случае необходимости посетите точку выдачи или подтвердите личность онлайн. 
Онлайн-трудоустройство не требует посещения офиса и личных встреч, заключить договор можно из любого места, где есть доступ в интернет.

Онлайн-заключение трудового договора поддерживает прозрачность и сокращают бюрократию, что делает его привлекательным вариантом для физических лиц.

Участие в торгах с электронной подписью на сотрудника — Сервисный центр "Софт-онлайн" — Партнер СКБ Контур

Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.

Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.

Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.

Основные причины отказа от электронного документооборота

Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.

Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:

• Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.

Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции.

Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания.

Требования предъявляются и к архивам. К примеру, в системе ЭДО Контур.Диадок копии файлов хранятся на разных серверах. Даже сбой на одном из них не затронет сохранность документа.

• Электронный документооборот нужен только большим компаниям.

Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.

• Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.

Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе.

Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности.

Точно так же ПФР, ФСС, Росстат, суды, другие органы готовы принимать многие документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.

Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.

• Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.

Действительно, на крупных предприятиях внедрение электронного делопроизводства может занять несколько месяцев. Особенно в том случае, если ЭДО подключается через сложную интеграцию с учетной системой. Но есть и другие варианты — веб-версия Диадока или модуль для 1С.

Веб-версию не нужно устанавливать,  достаточно просто открыть в браузере, а пользоваться ей можно бесплатно, без какой-либо абонентской платы. Готовый модуль Диадока для 1С вы сможете скачать и самостоятельно настроить всего за 15 минут.

Интерфейс в этих решениях интуитивно понятный, сотрудникам не потребуется много времени на знакомство с сервисом.

• Слишком мало контрагентов перешли на обмен электронными документами.

Для начала это утверждение стоит проверить — в этом поможет, например, специальный сервис Диадока. В нем можно узнать, кто из контрагентов уже в Диадоке, — для этого введите название компании или ИНН. Если нужный поставщик или клиент окажется не в списке, ему можно направить приглашение в сервисе.

Стоит отметить, что в период ограничений из-за пандемии все больше компаний начали переходить на электронный документооборот. Это помогло им быстро перестроить бизнес-процессы и уйти на удаленку без прекращения работы с документами. Системы ЭДО обеспечивают доступ к файлам с любого устройства.

Эксперты Диадока помогут с привлечением контрагентов: расскажут, как подобрать эффективный способ рассылки приглашений к электронному документообороту, поделятся шаблонами писем, новостей и скриптами разговора. Если же партнер уже работает через ЭДО, но использует систему другого оператора, для обмена документами понадобится лишь настройка роуминга.

При этом подключение к электронному документообороту не обязывает компанию начинать онлайн-обмен документами со всеми контрагентами сразу. Все зависит от конкретного решения, в Диадоке вы можете как пригласить контрагентов к ЭДО, так и отказаться от взаимодействия.

Как оформить отказ от электронного документооборота

Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.

Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:

• Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
• Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
• Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
• Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.

Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.

Образец письма об отказе от ЭДО

Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:

Главному бухгалтеру ООО «Компания»

Иванову И.И.

Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот

Уважаемый Иван Иванович!

Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.

К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.

Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.

Главный бухгалтер ООО «Фирма»                  ____________________                                Петров П.П.

Что делать в случае отказа контрагента перейти на ЭДО

Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.

Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:

• Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
• Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру,  можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
• Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.

Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.

Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:

• проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
• создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
• развитие информационной системы ФНС и другое.

Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.

КЭДО: принимаем сотрудника в штат удаленно

Внесенные в 2021 году изменения в Трудовой Кодекс РФ позволяют кадровому сотруднику оформлять ряд документов на работника в электронном виде без бумажной копии. К этим документам относятся: трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о переводе, график отпусков.

Таким образом, компания может принимать новых сотрудников без их личного визита в офис.

Рассказываем, как принять на работу сотрудников удаленно, какие документы и программное обеспечение для этого требуются и с какими нюансами ведения кадрового ЭДО по удаленным работникам столкнутся работники HR-отдела.

Электронный документооборот — это просто, если разобраться. Мы уже писали о том, как это упрощает жизнь кадровикам и бухгалтерам. Пришла пора пошагово разобраться с деталями. Начнем с самого начала — принимаем сотрудника в штат удаленно. Вы детально в этом разберетесь и не совершите никаких оплошностей.

Электронная подпись

Начало всех начал при кадровом электронном документообороте (КЭДО) – использование электронной подписи (ЭЦП). Подписи делятся на несколько типов, и их использование нормируется Федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи». Основные из них:

• ПЭП – простая электронная подпись, подходит исключительно для подписания приказов на отпуск, командировку, расчетные листы, табель учета рабочего времени;
• НЭП – усиленная неквалифицированная подпись, подходит для всего вышеперечисленного, а также подписания трудового договор, правил внутреннего трудового распорядка и подписания должностных инструкций;
• КЭП – усиленная квалифицированная подпись, которая подходит для всего вышеперечисленного.

Становиться понятным, что от того, какой функционал выполняет сотрудник, зависит наделение его тем или иным видом ЭП (электронной подписи).

Наша статья о том, как принять сотрудника на работу онлайн, поэтому сразу договоримся: для этого необходима как минимум НЭП (усиленная неквалифицированная подпись) или КЭП (усиленная квалифицированная подпись). Эти подписи не бессрочны, срок их действия – год, затем выпускаются заново.

ПЭП и НЭП может выпустить сам работодатель. А вот КЭП – только удостоверяющий центр.

Автоматически заполнять документы на сотрудников, вести учет рабочего времени, рассчитывать заработную плату, контролировать рабочее время и вести ЭДО с сотрудниками поможет СБИС Управление персоналом.

Закажите консультацию, и наш специалист расскажет о преимуществах использования СБИС в управлении кадрами.

Заказать консультацию

Сложно ли выпустить НЭП сотруднику? Действия специалиста

Во время приема на работу нового сотрудника специалист по кадрам в системе ЭДО вместе с прочими документами генерирует заявку на получение неквалифицированной электронной подписи работника.

Далее, специалист–обладатель подписи сверяет свои данные, и если нет никаких ошибок, то подпись генерируется. Если есть необходимость – НЭП записывается на любой разрешенный работодателем носитель.

В СБИС генерация НЭП происходит за несколько кликов. В разделе «Подписи» или «Сотрудники/Подписи» потребуется задать права доступа на определенного сотрудника и выпустить подпись для локального использования.

Если в вашей организации настроено обязательное подписание «Соглашение между участниками электронного взаимодействия», то СБИС предложит скачать его и подписать.

Для выпуска НЭП потребуется тариф «Аккаунт СБИС» с расширением «Пользователи с НЭП» на то количество сотрудников, для которых выпускается подпись.

Кэп необходима всем?

Усиленная квалифицированная подпись выпускается исключительно аккредитованными Минэкономсвязью удостоверяющими центрами. Она обязана храниться на токене (защищенном сертифицированном носителе).

Вам требуется КЭП? Обратитесь к нашим менеджерам за ЭЦП на защищенном носителе.

Заказать ЭЦП

Кроме ЭДО, КЭП используют так же для обмена УПД, счетами-фактурами и для подачи отчетных документов в госорганы.

Как мы уже упоминали, КЭП действует всего год, и (по требованию ФСБ) сотрудник, на чье имя она выпускается, самостоятельно едет за ней в удостоверяющий центр. Данным видом подписи подтверждается не только создание документа, но и его сохранность и неизменность. Подойдет она и для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу и заявления об увольнении.

Одним словом – КЭП, согласно 63-ФЗ, подходит для подписания всех видов электронных документов.

Не забываем, что следующие документы неизменно ведутся исключительно на бумажном носителе:

• Акт Н-1 о несчастном случае на производстве
• приказ или распоряжение об увольнении
• журналы и книги, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда и пожарной безопасности
• бумажные трудовые книжки
• сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Какие минусы? Сплошные плюсы

Рассмотрим положительные стороны кадрового ЭДО с точки зрения принятия на работу дистанционно.

Пандемия дала понять, что многие виды деятельности вполне могут осуществляться без необходимости «ходить на работу» в классическом понимании. Некоторые сотрудники прекрасно ведут свою деятельность эффективно (порой даже более эффективно) из удобного для них места.

А юридическому лицу необязательно арендовать (или иметь в собственности) огромные площади для размещения штата сотрудников, а значит нести дополнительные расходы. Опять же «очень нужный» или «единственный специалист в этой области» может находиться даже не в регионе вашего предприятия.

Поэтому становится актуальной, как никогда, возможность принять на работу онлайн.

Проверить человека перед приемом на работу легко со СБИС Проверка сотрудников. Вы проверите данные паспорта и СНИЛС, убедитесь в отсутствии ограничений в правах, получите предупреждение, если соискатель находится в «черных» списках управленцев (находится в реестре массовых директоров).

Заказать консультацию

При КЭДО для приема на работу нет необходимости приезда в офис. Не нужно долгих сроков для подписания договоров через курьера, как обычно: либо какой-нибудь подписи не хватит, либо поставят не там. Мы уже молчим про сотрудников, которые могут очень долго ждать «подписанного генеральным» договора (свой экземпляр, разумеется).

Все, что для этого нужно — перейти на электронный документооборот.

Чтобы принять сотрудника удаленно требуется:

• получить и проверить электронные копии документов сотрудника
• оформить и подписать трудовой договор
• издать приказ о приеме на работу
• завести личную карточку

В СБИС — Электронный кадровый документооборот ваши кадровики с легкостью и без ошибок примут в найм сотрудника  без посещения офиса, сгенерируют ему НЭП, согласуют и перенаправят документы для ознакомления. Останется всего лишь пригласить сотрудника в систему – в личный кабинет.

Таким образом, принятие сотрудника удаленно сводится к нескольким операциям:

• Выбор соискателя и проверка его данных
• Подготовка документов для принятия на работу и выпуск НЭП для нового сотрудника
• Подписание всех необходимых для принятия документов новым специалистом

Анализ выгоды КЭДО

Принимаем сотрудника дистанционно. Неоспоримая выгода для всех:

• для топ-менеджмента: экономия затрат на расходные материалы, услуги курьера, почты, экономия времени;
• для кадровых сотрудников: оптимизированный ускоренный прием на работу сотрудников филиалов, и прочих удаленных работников; контроль сроков ознакомления и подписания документов;
• для тех, кто устраивается на работу: экономия времени, мобильность и комфорт работы из любой точки мира, все документы – в личном кабинете не потеряются.

Если у вас остро стоит вопрос дисциплины и контроля сотрудников на рабочих местах – используйте СБИС Учет и контроль рабочего времени. СБИС проконтролирует приход и уход работников, промониторит активность за ПК, составит графики рабочих планов и отпусков, организует мотивационные схемы.

Наши специалисты готовы рассказать вам обо всех плюсах перехода на ЭДО в кадрах. Оставьте заявку на бесплатную консультацию, по результатам которой мы сможем составить для вас достойное предложение для безболезненного перехода на кадровый электронный документооборот.

Обмен сканами для заключения договора: как заключить соглашение в электронном виде

Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.

https://www.youtube.com/watch?v=uNi196TfxwI\u0026pp=ygVg0J_QvtC00L_QuNGB0LDQvdC40LUg0YLRgNGD0LTQvtCy0L7Qs9C-INC00L7Qs9C-0LLQvtGA0LAg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHRjNGO

По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.

О письменных сделках — ст. 161 ГК РФ

Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:

• нотариально заверенные сделки;
• договоры, которые должны быть зарегистрированы. Например, если заключаете договор на долгосрочную аренду недвижимости — от года.

В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.

• Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.
• Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.
• Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.
• Письмо Минфина об использовании сканов в бухучете

Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.

Почту на публичных серверах, например mail, gmail, yandex тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.

ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту [email protected].

Арбитражный суд решил, что по почте на публичном почтовом домене нельзя установить, кому она принадлежит. Ведь для создания этого ящика не нужно предъявлять документы — паспорт, свидетельство о регистрации ИП или что-то еще. Можно придумать себе любое почтовое имя, хоть [email protected]. И никто не попросит подтвердить вашу связь с компанией Microsoft.

Переписку с почты [email protected] мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.

Суд отказал предпринимателю.

Дело № Ф09-1081/2017

Договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Есть три способа подписать договор дистанционно:

1. Записать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой.
2. Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.

«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. В договоре можно использовать такую формулировку:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».

В этом случае подписанных сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны.

Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.

Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.

Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:

«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».

Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:

«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.

Доверенность будет выглядеть примерно так. Обратите внимание на ФИО сотрудника, паспортные данные, название компании, вид договоров, которые можно по ней заключать, и срок действия доверенности. На доверенности обязательно должна быть подпись директора и печать

Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.

Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:

Напишите коротко какие документы отправляете и о какой сделке идет речь.

Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:

Напишите, куда отправили сканы документов и какие действия ждете от партнера.

В целом можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.

Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».

Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.

В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.

Дело № А56-55043/2015

Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.

Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.

В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.

Дело № А19-1050/2012

Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.

В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты [email protected], которая была прописана в договоре, а с почты [email protected]. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.

Дело № Ф06-1047/2015

Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.

В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронной почте ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами.

В суде было установлено, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы.

То есть обмен документами по электронке привычен для «Вытегралесторга» и Роздухова — а значит, и договор, который разбирается в суде, законный.

Дело № Ф07-1046/2016

По сканам договоров можно безопасно работать, если:

1. В договоре прописаны адреса электронной почты, с которой ведется официальная переписка. Идеально, если почта находится на домене компании.
2. У человека, который подписывает договор, есть на это право. Например, доверенность.
3. Электронные копии документов хранятся на жестком диске или сервере.

1. Подписывать договоры, которые по закону должны быть удостоверены нотариусом или пройти регистрацию.
2. Подписывать бухгалтерские документы.