Инструкции

Факсимильная подпись на различных документах в 2023 году

17.02.2022 Законы для бизнеса Факсимильная подпись на различных документах в 2023 году Факсимиле может сильно упростить работу компании, а может — стать причиной проблем с налоговиками и привести к недоимке. Расскажем, что такое факсимиле, на каких документах можно его использовать, где хранить и как учитывать.Факсимиле — оттиск и точное воспроизведение «живой» подписи руководителя. Клише заказывают в компаниях, которые занимаются изготовлением печатей и штампов. Оттиск изготавливают синего или фиолетового цвета. Факсимильная подпись на различных документах в 2023 годуТак выглядит оригинал подписи и факсимиле (источник http://www.pechaty-shop.ru/faksimile.html)Обычно печать-клише используют организации с большим документооборотом. Например, секретарь может вместо директора «подписать» несколько сотен почетных грамот, а помощник бухгалтера проштамповать страховые полисы для новых сотрудников. Но использовать факсимиле для финансовых документов нужно с осторожностью.

Где можно использовать факсимиле

Документооборот с контрагентами. Клише можно применять только при согласии сторон — партнеры подписывают соглашение о подписи документов факсимиле. Если соглашения нет, договор с оттиском могут признать ничтожным.

Чтобы не вызвать подозрения у налоговиков, в соглашении следует указать: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, что и подлинная подпись вышеуказанных лиц». Партнеры могут ставить оттиск на договоры и дополнения к ним, а также на акты выполненных работ.Факсимильная подпись на различных документах в 2023 году

Пример соглашения об использовании факсимиле

Локальные документы. Внутри компании факсимиле ставят:

  • на наградных документах — почетных листах и грамотах;
  • на служебных и наградных удостоверениях;
  • на страховых и медицинских полисах;
  •  на командировочном удостоверении;
  • на приказах по отпускам;
  • на текстах разного формата — извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных и поздравительных письмах.

Если руководитель решил использовать факсимиле, он издает распоряжение или приказ. Секретарь разрабатывает положение об использовании факсимиле руководителя. В положении следует перечислить разрешенные случаи и ситуации, в которых можно использовать факсимиле; назначить ответственного за хранение и работу с оттиском; перечислить меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного сотрудника.

Скачать образец положения об использовании факсимиле

Где нельзя применять факсимиле

Финансовые документы.

Какие документы нельзя подписать факсимиле: 

  • бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
  • платежные документы;
  • документы налоговой отчетности;
  • счета-фактуры;
  • авансовый отчет;
  • доверенности;
  • векселя;
  • запросы и заявления в государственные органы;
  • заявления граждан и организаций;
  • документы, по которым необходимо нотариальное оформление;
  • другие документы, имеющие финансовые последствия.

Приходно-расходные документы и листы кассовой книги также заверяют личными подписями. Если кассир оформляет документ в бухгалтерской программе, он визирует его квалифицированной электронной подписью.

Первичные документы. Особенно опасно ставить факсимиле на первичных документах — это связано с безопасностью компаний. Например, мошенники могут поставить фальшивое факсимиле на накладной и отгрузить товар. 

Накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы, подписанные факсимиле, инспекторы могут счесть недостоверными, а расходы — документально не подтвержденными. Определение Верховного суда от 16.07.

2021 № 307-ЭС21-10502

Руководитель ООО «Карьер Комплект» подписывал счета-фактуры факсимильной подписью и на основании этих документов получил вычет по НДС.

Во время выездной налоговой проверки инспектор выявил нарушение и доначислил НДС, штраф и пени в размере 5 399 943 ₽.

Компания не согласилась с выводами налоговиков, обратилась в арбитражный суд и предоставила вторые экземпляры счетов-фактур — уже с «живыми» подписями контрагентов. Однако суд встал на сторону ФНС — закон запрещает использовать факсимиле на счетах-фактурах.Банковские документы.

Нельзя ставить факсимиле на банковских документах. Бумажные платежные поручения руководитель подписывает собственноручно, электронные — усиленной электронной подписью.

Трудовые договоры. В Трудовом Кодексе нет четких указаний, когда можно использовать факсимильную подпись.

Закон не разрешает, но и не запрещает, ставить оттиск подписи на трудовые договоры и допсоглашения. 

Однако в 2019 году Роструд разъяснил, что на трудовом договоре должна стоять собственноручная подпись руководителя. Главный аргумент — трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В Трудовом кодексе нет положений об аналогах собственноручной подписи, поэтому применять ее недопустимо.  

Как хранить и учитывать факсимиле

Руководитель назначает ответственного сотрудника для работы с факсимиле, например, секретаря, кадровика или бухгалтера. Хранят оттиск в сейфе. Когда работник использует факсимиле, в книге учета печатей и штампов он отмечает дату выдачи и возврата оттиска.

При увольнении факсимиле передают другому сотруднику или руководителю и составляют акт передачи. Факсимильная подпись на различных документах в 2023 годуОбразец журнала учета печатей, штампов и факсимиле

Как использовать факсимиле

  1. Нельзя применять оттиск подписи на первичных, банковских и финансовых документах, а также на трудовых договорах.
  2. Можно ставить факсимиле на локальные документы и на договоры с контрагентами. В первом случае руководитель издает приказ, во втором — стороны подписывают соглашение.
  3. Необходимо назначить ответственного работника, который может ставить факсимиле, вместо руководителя. Каждый факт использования печати-клише ответственный сотрудник фиксирует в Журнале учета.

Лариса Трембицкая, знает, как использовать факсимиле

Факсимильная подпись: что это такое и как сделать печать подписи

Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия

Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.

Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.

Печать с факсимиле. Источник

С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».

В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:

Об использовании факсимиле

  1. Это предусмотрено договором с контрагентом.
  2. Это предусмотрено внутренним документооборотом.

По договору с контрагентом.

Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле.

Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Пример пунктов договора об использовании факсимилеДиплом об окончании Школы редакторов Бюро Горбунова визируют электронными изображениями подписей

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры, книжки, приказы.

https://www.youtube.com/watch?v=Cpm-gnM-5mQ\u0026pp=ygVl0KTQsNC60YHQuNC80LjQu9GM0L3QsNGPINC_0L7QtNC_0LjRgdGMINC90LAg0YDQsNC30LvQuNGH0L3Ri9GFINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQsNGFINCyIDIwMjMg0LPQvtC00YM%3D

Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.

Использование факсимильной подписи запрещено:

  • для первичных учетных документов: накладных, актов приема-сдачи и так далее;
  • платежных и других документов, имеющих финансовые последствия;
  • бухгалтерской отчетности, счетов-фактур, налоговых деклараций;
  • конкурсной, аукционной, тендерной информации;
  • деклараций и сертификатов соответствия товара;

Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в гражданском и налоговом кодексах, письмах Минфина и налоговой службы.

Ситуация. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.

Аргументы. 169‑я статья налогового кодекса не предусматривает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Вычеты по таким документам неправомерны.

Решение. Суд согласился с налоговой и сослался на постановление Президиума Высшего арбитражного суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно отказала в вычетах и доначислила НДС, пени и штраф.

Постановление Двадцатого Арбитражного суда от 05.10.2018 № А68-732/2017

Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.

Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:

  1. Сканирование и обработка подписи.

Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.

Слева — оригинал подписи, справа — обработанное изображение для факсимиле. Источник

Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.

Слева — автоматическая оснастка, справа — ручная. Источник 1, источник 2

Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.

Нужно рассчитать габариты подписи, чтобы выбрать оснастку. Источник

Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.

Слева — клише печати из резины, справа — из полимера. Источник

Читайте также:  Статья 159.3. Мошенничество с использованием электронных средств платежа 2023

Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:

  • износоустойчивы, срок службы в 4—5 раз больше, чем у полимерных;
  • позволяют добиться высокого разрешения для проработки мелких деталей;
  • позволяют использовать штемпельную краску на любой основе: водной, спиртовой или масляной.

На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.

Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:

  1. Собственноручные подписи отличаются деталями: каждый раз человек использует разный размер, размах, наклон.
  2. Факсимильный росчерк не содержит мелких деталей и у него есть утолщения по краям.
  3. Факсимиле обычно однотонное, без пропусков и равномерно по степени нажатия на всей площади.
  4. Использование факсимиле оставляет на бумаге рельефный след от оснастки в виде прямоугольника, квадрата или круга.

Оттиски от факсимиле — практически идентичные. Источник

Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.

  1. Факсимиле — оттиск печати, воспроизводящий подпись человека.
  2. Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании.
  3. Факсимиле нельзя использовать для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия.
  4. Факсимиле заказывают в организациях, делающих печати и штампы.
  5. Эксперты рекомендуют заказывать для факсимиле резиновые клише на автоматической оснастке.
  6. Факсимильная подпись отличается от собственноручной деталями и присутствием рельефного следа на бумаге.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.

В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

  • в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
  • как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
  • как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
  • какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

https://www.youtube.com/watch?v=Cpm-gnM-5mQ\u0026pp=YAHIAQE%3D

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке.

В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей.

Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний.

Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей.

Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п.

 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.

ГК РФ в ст. 160 четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – это гражданско-правовые сделки2 и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

  • законом,
  • иным правовым актом,
  • соглашением сторон.

Фрагмент документа

Пункт 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Следует помнить, что в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основываются на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Когда использование факсимиле предусмотрено законом

Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи.

Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством.

При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.

Читайте также:  Продажа земельного участка с неуплаченными налогами 2023

https://www.youtube.com/watch?v=kSUqzJV_9U0\u0026pp=ygVl0KTQsNC60YHQuNC80LjQu9GM0L3QsNGPINC_0L7QtNC_0LjRgdGMINC90LAg0YDQsNC30LvQuNGH0L3Ri9GFINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQsNGFINCyIDIwMjMg0LPQvtC00YM%3D

Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).

Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

  • Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.
  • Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:
  • – незаключенным3 или
  • – недействительным по причине несоблюдения формы договора4.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой5 и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Но тут возникает другой вопрос: а когда это надо сделать? Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), на этот счет существуют разные точки зрения юристов. Во избежание лишних рисков рекомендуем:

  • подписывать отдельное соглашение сторон до заключения договора. При этом само соглашение должно быть подписано собственноручными подписями руководителей, тогда уже договор может быть подписан их факсимильными подписями;
  • либо вы можете включить условие о признании факсимиле в договор, подписываемый собственноручными подписями, а начинать использовать факсимиле на последующих документах, фиксирующих ход исполнения этого договора.

Главное, чтобы договоренность об использовании факсимиле была «подписана» собственноручно ранее начала их применения.

Соглашение сторон можно оформить:

  • как отдельный документ (Пример 4) или
  • включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора (Пример 1).

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы.

Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств, что подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ч. 3 ст. 75).

Фрагмент документа

Часть 3 статьи 75 «Письменные доказательства» Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

3.

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Пример 1. Фрагмент текста основного рамочного договора, который подписывается руководителями организаций собственноручно, а все дополнительные соглашения, спецификации к указанному договору далее планируется подписывать факсимильными подписями других ТОП-менеджеров этих организаций. Данные договоренности фиксируются в самом договоре (с собственноручными подписями сторон)

Если компания планирует работать с контрагентом в рамках нескольких договоров, то соглашение об использовании факсимиле можно составить не для конкретного договора, а сразу для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом, в случае необходимости подписания их факсимиле.

https://www.youtube.com/watch?v=kSUqzJV_9U0\u0026pp=YAHIAQE%3D

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

А что будет, если заранее оформить соглашение не успели? Или, еще один возможный вариант: прочитали эту статью, и поняли, что используемые вовсю факсимиле должным образом не легитимизированы. Ведь не хочется сидеть молча и дожидаться, пока не грянет как гром проблема наподобие этой:

Судебная практика. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09 по делу № А51-10436/2008-23-225

Высший Арбитражный Суд РФ отметил, что если договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений, то такое соглашение, подписанное факсимильной подписью, считается незаключенным, поскольку сторонами не была соблюдена его письменная форма.

Не является нарушением подписание сторонами отдельного соглашения об использовании факсимиле уже после заключения основного договора, если на это не было возражений сторон.

Судебная практика. Постановление ФАС Дальневосточного округа от 17.01.2007 по делу № А51-8443/2006-16-253

Суд обратил внимание на то, что соглашение о возможности применения факсимиле может быть подписано сторонами даже, что называется, «потом», т.е. после оформления документа, уже подписанного с использованием факсимиле, поскольку данным соглашением выражается воля сторон по рассматриваемому договору, и фактическое его исполнение устраняет сомнения в его незаключенности.

Если уж вы рискуете подписывать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, на котором оно проставлено (когда это единственная возможность легализации факсимиле после его обнаружения на договоре), то чтобы обезопасить себя, прямо укажите в соглашении:

  • что оно распространяется на отношения сторон, возникшие до его заключения, начиная с конкретной даты (даты заключения «проблемного» договора), и
  • укажите реквизиты договора, на котором уже красуется факсимиле (такая возможность предусмотрена п. 2 ст. 425 ГК РФ).

Пример 2. Формулировка в соглашении об использовании факсимиле, которая легализует факсимиле на ранее подписанном сторонами договоре

Стороны договорились, что действие Соглашения в соответствии с п. 2 ст. 425 ГК РФ распространяется на их отношения, возникшие с даты заключения договора поставки лекарственных средств от 12.12.2020 № 34/342ОС.

И хотя редкая судебная практика подтверждает возможность подписания соглашения после подписания договора (как в Примере 2), не рекомендуем ориентироваться на нее в своей работе.

Итак, на вопрос, можно ли подписать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, отвечаем так: не нужно рисковать! Но если уж попали в такую ситуацию, то «прикройте проблему тем, чем сможете».

Что делать, если оферта или акцепт договора выполнены факсимильной подписью, не предусмотренной соглашением сторон?

Кратко напомним, что процесс заключения договора складывается из двух этапов: оферты и акцепта. Оферта – предложение заключить сделку, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определенному лицу (лицам).

Оферта может быть сделана в виде письма. Если ваша компания первой подписала договор и направила его контрагенту, то это тоже означает, что вы направили оферту. Контрагент, получив договор, подписывает его со своей стороны, т.е.

совершает акцепт – ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Если вы получили акцепт своего предложения о заключении договора с контрагентом на определенных условиях, или контрагент вам прислал оферту, то следует внимательно посмотреть, какая подпись стоит в этих документах: собственноручная или факсимильная.

При отсутствии соглашения об использовании факсимиле с указанным контрагентом следует срочно направить ему письмо о том, что вы не согласны с таким способом подписания договора из-за нарушения требований ст. 160 ГК РФ.

И, конечно, постарайтесь не совершать никаких конклюдентных действий, пока не получите должным образом подписанный документ.

Когда оферт рассылается много, то частенько подписываются факсимиле, на акцептах они встречаются реже.

Уверена, что с такой ситуацией встречались многие читатели, нередко просто закрывая глаза на «случайно» обнаруженные факсимильные подписи. Но анализ судебной практики заставляет относиться к таким «случайностям» более внимательно, т.к.

 своевременное информирование контрагента об обнаруженной факсимильной подписи может в суде перевесить чашу весов в вашу пользу.

Судебная практика. Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 № 08АП-11607/12

ООО «Топливные ресурсы» (истец) заявил:

  • о ненадлежащем исполнении ОАО «Пурдорспецстрой» (ответчик) обязательств по оплате товара, полученного по договору от 01.12.2009 № П-04-12/09НП, заключенному с ООО «Цезий»;

Факсимильная подпись на различных документах в 2023 году

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Можно ли подписать доверенность с помощью факсимиле?

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

  • Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
  • Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
  • Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
    Посмотреть ответ
  • Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Читайте также:  Потерян кредитный договор что делать 2023

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка.

Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников.

Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда.

В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством.

Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?

Посмотреть ответ

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ).

По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка.

Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009).

Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст.

 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

  • Почетных листах и грамотах.
  • Страховых (медицинских) полисах.
  • Служебных и наградных удостоверениях.
  • Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  • Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  • Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  • Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

  • Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
  • Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
  • Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  • Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
  • Заявления граждан и организаций.
  • Векселя.
  • Налоговые декларации.
  • Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль их копиями, в том числе с факсимиле?

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.