Инструкции

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони 2023

29 декабря 2021 года в 06:41. Категория: Экономика.

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони 2023

Командировки – обычное явление для многих служащих и работников самых разных коммерческих и государственных ведомств и организаций. Работодатель по закону обязан компенсировать расходы на командировку, для этого в соответствующих документах даже прописан размер суточных расходов, различные моменты касательно компенсации трат сотрудника.

Но нередко случаются ситуации, когда командировку приходится отменить, а от брони в отеле отказаться. Карантин, ограничения в поездках и прочее этому только способствуют. Поэтому, всегда есть смысл знать, где сделать гостиничные чеки или другие документы для командировки, чтобы не потерять свои личные деньги из-за ошибок других.

            Приказ об обметенной командировке

Если человек уже купил билеты или забронировал номер в отеле, а потом вдруг ему пришлось отменить поездку – законодательство не слишком волнуется о том, чтобы его деньги были компенсированы.

Многое здесь зависит от самого работодателя и его отношения к своим сотрудникам. В законе нет прописанной процедуры для оформления отмены командировки.

Если гражданин работает в серьезной организации, то там могут разработать свой собственный акт на подобные случаи и ввести его в оборот.

Отправка в командировку проводится путем составления соответствующего приказа за подписью начальства. Чтобы отменить этот процесс, по логике вещей также необходим приказ.

Законодательство не предлагает для работодателей установленной формы приказа для отмены командировки, поэтому здесь есть достаточно большое поле для свободного манера.

Все находится во многом на честности руководства и его ответственности перед людьми и законом.

            Минфин внес некоторую ясность

Так как пандемия коронавируса во всем мире и в РФ принесла много проблем для крупных и мелких компаний, то вопрос компенсации штрафов и нереализованных командировочных стал очень актуальным.

Министерство финансов решило немного подправить ситуацию, поэтому были приняты некоторые поправки, которые позволяют компенсировать некоторые командировочные траты путем их списания. Для этого необходимо подтвердить, что эти траты были обоснованными.

Если в том, что командировка сорвалась, есть вина сотрудника, то траты на штраф отеля за отказ от брони номера будут необоснованными, поэтому такие расходы списать не получится. Если же для подобной ситуации были объективные причины, то компенсацию получить реально.

Чтобы отмена командировки со всеми сопутствующими этому вещами была проведена правильно, бухгалтеру необходимо выполнить немало работы. Вот основные действия, которые требуются от организации, чтобы получить возможность возместить ущерб за сорвавшиеся командировки:

  • Внутри предприятия или государственной организации издается приказ;
  • Проводится отмена брони номеров, билетов и т.д., все купленные билеты необходимо сдать;
  • Следующим шагом происходит утверждение авансового отчета.

После этого уже надо смотреть на налоговые вопросы и искать вариант, как реализовать предусмотренное законом списание на оправданные расходы.

При отмене командировки, формируя соответствующий приказ, необходимо указать причины, почему это было сделано. Наиболее распространенными причинами такого решения становится следующее:

  • В командировке отпала необходимость, к примеру, работник может сделать все необходимые действия на рабочем месте или удаленно;
  • Сотрудник собирается уходить на больничный. Если перед командировкой человек заболеет, то он очевидно не сможет никуда поехать;
  • Форс-мажор или личные обстоятельства. Это также уважаемые причины для того, чтобы отказаться от поездки и организация могла произвести за это компенсацию на совершенные траты.

Когда все оформлено, то сотрудник в установленном порядке получает компенсацию. Если же причины срыва командировки были не существенные и они ввиняются работнику – денег ему получить не удастся, а если были потрачены авансовые средства, то их придется даже вернуть.

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони 2023

Отмена брони в отеле и возврат денег за неё

Большинство людей, чаще всего, принимают решения спонтанно. Мало кто планирует отпуск за ранее, ведь учитывая стремительно развивающиеся события в жизни каждого из нас, трудно предугадать, что будет завтра. Например, именно с завтрашнего дня вам одобряют отпуск, на который вы уже давно заслужили, и что-то спланировать в данной ситуации уже будет проблематично.

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони 2023

С иной стороны, в том, чтобы запланировать отпуск, есть свои преимущества. В данном случае, можно забронировать любимый отель в любимой европейской стране. Но, что делать со своей бронью, если планы нарушают некоторые форс-мажорные обстоятельства.

Чаще всего побывать в долгожданном отпуске люди не могут из-за того, что въезд в страну запретили, там объявили нерабочую неделю и много чего иного. Решение здесь одно — отмена брони в отеле.

А вопрос тоже, только один: «возможно ли будет получить обратно свои деньги?». 

Что говорит закон про возврат денег за бронь в отеле

Согласно Закону о защите прав потребителя:

  • заказчик, имеет право не выполнять условия, прописанные в договоре о предоставлении услуг, гостиничные услуги в данном случае не исключение. Но при этом, есть условие: все понесённые затраты отеля будут возмещены за счёт заказчика;
  • в обязанности отеля входит донесение до сведения гостей всех правил, касательно порядка отмены бронирования

На сегодняшний день различают два основных правила осуществления бронирования, которые пользуются самым большим спросом среди гостей, а именно:

  • гарантированное: его суть заключается в том, что отель ожидает гостя и держит бронь на его апартаменты до последующего за днём заезда дня (до расчётного времени). Опоздание гостя в отель более чем на сутки, влечёт за собой полное аннулирование договора о предоставлении услуг. При отказе от брони, при этом были нарушены все сроки (гость опоздал или вовсе не приехали), гостиница может обязать гостя оплатить стоимость номера, не более размера цены за сутки, из-за его вынужденного простоя. 
  • негарантированное: гостиница ждёт гостя и держит бронь на апартаменты только тот день, на который был запланирован заезд, и то, до определённого времени. В случае не приезда, договор аннулируется. 

Если сложившаяся ситуация требует отмены брони в отеле, то непременно стоит соблюдать законодательно установленные правила, которые позволят получить обратно ранее произведённую оплату за номер. 

Правила отмены бронирования в отеле

Бронь номера в отеле переносится на иную дату, в случае ведения чрезвычайной ситуации в стране или любом регионе. Новая дата возможного заезда оговаривается с заказчиком в индивидуальном порядке.

Бронирование переносится на любую дату в течение восемнадцати месяцев, начиная с первого дня первоначальной брони. Единственным условием является то, что номер в отеле должен быть оплачен (полностью или частично).

При отсутствии у заказчика желания переносить бронь, то она автоматически отменяется, и заказчик получает обратно свои деньги. Отказаться от номера заказчик так же может по личной инициативе и так же можно рассчитывать на возврат денег. 

Правильное составление заявления на возврат денег в отеле

Возврат денег в отеле — процедура, к которой на самом деле стоит подходить со всей ответственностью. Для того, чтобы можно было рассчитывать па положительный результат, а именно вернуть деньги после отмены бронирования, в отель нужно отправить соответствующее заявление. 

В таком заявлении в обязательном порядке должна быть указана такая информация:

  • паспортные данные заказчика с полным указанием ФИО;
  • номер телефона и действующий адрес электронной почты для связи;
  • полное название отеля, его адрес и контактный номер телефона;
  • данные о бронировании (вид номера, уплаченная за него стоимость, дата заезда-отъезда);
  • подтверждение оплаты брони (чек или выписка с банковской карты);
  • отказ от брони номера в отеле;
  • требования заказчика вернуть ранее произведённую оплату, с указанием всех обязательных реквизитов для перевода и обозначение срока.  

Осуществляя отказ от гостиничных услуг, каждый человек задаётся вопросом: «Будет ли снята штрафная санкция? Каков будет её размер?». 

В законодательно установленных правилах обозначено, что если заказчик снимает бронь на номер, то начисление штрафных санкций не осуществляется.

Причина в том, что за потребителем остаётся право отказа от выполнения договора, если все затраты гостиницы с данными взаимоотношениями с заказчиком были оплачены в полном размере.

Оплачиваются только те расходы, которые непосредственно связаны с таким бронированием и фактически подтверждены гостиницей. 

То, что отель имеет право требовать оплаты с гостя за простой номера, подтверждают положительные судебные решения в сторону гостиницы. 

Нами разработана детальная пошаговая инструкция, которой можно воспользоваться для ознакомления со всеми нюансами, связанными с процедурой возврата денежных средств с отеля, где была бронь на номер.

Читайте также:  Какие действия признаются намеренным ухудшением жилищных условий 2023

Если ваши проблемы связаны не только с отменой брони в отеле, но и необходимостью отменить перелёт, полезно будет ознакомиться с данными, изложенными в инструкции «Вернуть деньги за авиабилет» и статьёй «Как вернуть невозвратные билеты на самолёт», размещённые в нашем блоге.

  • Надеемся в отпуске, вам не придётся столкнуться с такими неприятностями, а вы будете только наслаждаться отдыхом.
  • Получить любую юридическую помощь можно на нашем сайте.

Командировка не состоялась. Как учесть расходы?

В бухгалтерском учете затраты по несостоявшейся командировке можно отразить в составе расходов по обычным видам деятельности или включить в состав прочих расходов в зависимости от того, какой вариант утвержден в учетной политике (п. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).

Для учета в налоговом учете любые расходы должны быть экономически обоснованными и направленными на получение дохода с учетом содержания предпринимательских целей и задач организации. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.

https://www.youtube.com/watch?v=lTJdmO4tZt0\u0026pp=ygWfAdCe0LHRj9C30LDQvSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQv9GA0Lgg0LrQvtC80LDQvdC00LjRgNC-0LLQutC1INC60L7QvNC_0LXQvdGB0LjRgNC-0LLQsNGC0Ywg0YjRgtGA0LDRhCDQvtGC0LXQu9GPINC30LAg0L7RgtC80LXQvdGDINCx0YDQvtC90LggMjAyMw%3D%3D

Это означает, что так как служебная поездка была запланирована в интересах компании и ее производственной деятельности, но по каким-то причинам организация отказалась от этой поездки, то понесенные расходы могут быть учтены для целей налогообложения. Но при этом важно запастись документами, подтверждающими производственную цели, задачи командировки и причины ее отмены (ст. 252 НК).

Таким документами могут быть:

  • письмо от организации, куда планировали направить сотрудника, о том, что в поездке нет необходимости;
  • больничный лист, в случае болезни сотрудника;
  • необходимость устранить последствия аварии или иного ЧП на месте основной работы сотрудника;
  • прекращение транспортного сообщения (к примеру, отмена рейсов из-за санкций или иных обстоятельств) и т. д.

Если же командировка не состоялась по причинам, которые необъективны и которые сложно признать обоснованными, например, сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то принять такие расходы нельзя.

Хранение кадровых документов безопасно и по законодательству РФ. Подготовка к архивному хранению, выдача сотрудникам справок и выписок. Своевременное уничтожение документов. Все это умеют специалисты компании Делис Архив, которая имеет аккредитацию оператора персональных данных.

Оставьте заявку на консультацию и узнайте, какие услуги мы бесплатно можем предложить нашим новым клиентам.

Оставить заявку

Расходы на приобретение билетов

Если проездные билеты были приобретены организацией с расчетного счета, то в случае отмены командировки можно вернуть потраченные денежные средства. Здесь все просто: оплата билетов по возвратным тарифам рассматривается как аванс (п. 3,16 ПБУ 10/99). А при возврате аванса никаких дополнительных налоговых обязательств не возникает (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК).

А что делать, если приобретен невозвратный билет? Можно ли эти расходы учесть в налоговом учете? Можно.

Дело в том, что сам факт приобретения невозвратных билетов не отменяет производственный характер запланированной командировки и намерение ее совершить. А «налоговыми» расходами признаются расходы, которые произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. И к таким расходам относятся, в том числе и полученные налогоплательщиком убытки (п. 2 ст. 265 НК).

И, так как расходы на приобретение невозвратных билетов прямо не поименованы в ст. 270 НК, то при документальном подтверждении данные затраты можно учесть в составе внереализационных расходов на основании п. п. 13 п. 1 ст. 265 НК.

Это следует из разъяснений Минфина в письмах от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890. Документальным подтверждением будет являться билет с указанием тарифа, а также приказ о командировке и документы, в которых будет изложена причина ее отмены.

Если же отмену командировки нечем подтвердить, то, соответственно, расходы на невозвратный билет для целей налогообложения не получится.

С суммой НДС по невозвратному билету не все так однозначно, так как одним из условий для применения налогового вычета по НДС является использование приобретенных услуг в облагаемых НДС операциях.

То есть, несмотря на то, что покупка невозвратного билета имеет производственную направленность, но, поскольку самой услугой сотрудник не воспользовался, то сумму «входного» НДС по нему принять к вычету нельзя (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК, письмо ФНС от 25.04.

2014 № ГД-4-3/8194, письмо Минфина от 03.12.2013 № 03-07-11/52565).

В бухгалтерском учете это следует отразить так:

  • Дебет 76 (60) — Кредит 51 — оплачены билеты перевозчику;
  • Дебет 50-3 — Кредит 76 (60) — отражена стоимость приобретенного билета с учетом НДС;
  • Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — стоимость невозвратного билета учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
  • Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.

Следует отметить, что если невозвратный билет был приобретен сотрудником самостоятельно, то организация обязана возместить ему стоимость билета, так как данные расходы сотрудник осуществил с ведома и в интересах работодателя, издавшего приказ о направлении его в командировку (ст. 168 ТК).

Работодатель может подстраховать себя от таких расходов, если в положении о командировках укажет, что при приобретении билетов сотрудник должен отдавать предпочтение возвратным билетам. Если уже таких билетов нет, то тогда можно покупать невозвратные.

https://www.youtube.com/watch?v=lTJdmO4tZt0\u0026pp=YAHIAQE%3D

В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:

  • Дебет 71 — Кредит 50 (51) — работнику выдан аванс на приобретение билетов в командировку;
  • Дебет 91.2 — Кредит 71 — стоимость невозвратного билета без НДС учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
  • Дебет 91.2 — Кредит 71 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.

Расходы на оплату гостиницы

Поскольку услуги не будут оказаны, гостиница вернет сумму предоплаты, но за минусом своих комиссий в виде платы за отмену брони. Также отель может предъявить штраф за позднюю отмену брони, даже если аванс не вносился.

Сервисные сборы и штрафы за отмену брони учитываются в расходах на основании документа о подтверждении брони отеля и платежного документа об удержании суммы штрафа.

Можно также подстраховаться, распечатав условия бронирования (сделав скрин экрана) с сайта гостиницы, как дополнительное доказательство.

Если компания заключала договор, то условия отмены бронирования, выплаты неустойки, штрафа, комиссии за бронирование должны быть указаны в нем.

Если сотрудник самостоятельно бронировал отель и затем отменил бронь, то сумма компенсации платы за отмену брони, а также иные штрафные санкции, не являются его доходом и, соответветственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 НК, ст. 422 НК).

Электронный архив для бухгалтерии. Массовая обработка документов, распознавание, быстрый доступ, удаленная работа, поиск документов по различным параметрам. Разработка прототипа система — в подарок. Оставьте заявку, чтобы узнать больше.

Оставить заявку

Расходы на оформление виз

Как и по другим расходам здесь также нужно ориентироваться на причины отмены служебной поездки. Если такие причины не объективны, то затраты на оформление виз учитываются в расходах, которые не уменьшают налоговую базу.

При возмещении работнику стоимости визы начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно все по той же причине: данные расходы сотрудник понес не в своих личных интересах, а в интересах организации (письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Если сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то работодатель вправе не возмещать ему расходы на оформление визы.

Расходы по заграничной командировке

Как правило, при направлении сотрудника в заграничную командировку, аванс ему выдается в рублях, которые сотрудник обменивает на иностранную валюту.

И если поездка отменилась, то вернуть аванс работник должен в рублях.

В таком случае у организации отсутствуют операции в иностранной валюте и, соответственно, не возникают курсовые разницы по причине колебания курса валюты (ПБУ 3/2006).

Расходы, связанные с обменом валюты, учитываются в размере потраченных рублей на основании документов обменного пункта банка (п. 5, 6 ПБУ 3/2006). Если же работник не предоставит такие документы, то данные расходы нельзя учесть для целей налогообложения, так как они не отвечают критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК.

Оформление расходов на несостоявшуюся командировку

Если сотруднику был выдан аванс на командировочные расходы, то в случае отмены поездки сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах и вернуть часть аванса, если была израсходована не вся сумма.

Для этого составляется авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы. Такой авансовый отчет утверждается руководителем на основании приказа об отмене командировки.

В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:

  • Дебет 71 — Кредит 50 (51) — сотруднику выдан аванс на командировочные расходы;
  • Дебет 50 (51) — Кредит 71 — работник вернул часть выданных ему денег за минусом платы за бронь, иных штрафных санкций, расходов на оформление визы;
  • Дебет 91.2 — Кредит 71 — штрафы, неустойки и расходы на оформление визы учтены в составе прочих расходов.

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Есть ли у гостиницы право штрафовать за отмену бронирования?

Законна ли невозвратная бронь отеля в России или штрафы за отмену бронирования? Ведь по гражданскому кодексу можно безвозмездно отказаться от любого договора услуг.

https://www.youtube.com/watch?v=EykuLCPt7YQ\u0026pp=ygWfAdCe0LHRj9C30LDQvSDQu9C4INGA0LDQsdC-0YLQvtC00LDRgtC10LvRjCDQv9GA0Lgg0LrQvtC80LDQvdC00LjRgNC-0LLQutC1INC60L7QvNC_0LXQvdGB0LjRgNC-0LLQsNGC0Ywg0YjRgtGA0LDRhCDQvtGC0LXQu9GPINC30LAg0L7RgtC80LXQvdGDINCx0YDQvtC90LggMjAyMw%3D%3D

С уважением,

Вячеслав

Штраф за отмену бронирования тоже придется заплатить в некоторых случаях. Но давайте по порядку.

Поэтому полностью безвозмездный отказ возможен, только если исполнитель не успел потратиться на оказание услуг и у заказчика не возникло абсолютно никаких убытков. Согласитесь, маловероятная ситуация. Обычно хоть какие-то расходы и убытки возникают.

Например, вы заказали костюм у портного, а потом передумали и купили в магазине. Договор с портным вы расторгли, но он уже успел купить для будущего костюма подкладочную ткань, пуговицы и нитки. Это фактически понесенные расходы исполнителя. Их придется компенсировать, несмотря на расторжение договора.

Отель должен доказать размер понесенных расходов и то, что эти расходы связаны с оказанием услуг конкретному клиенту. Так что если вы передумали заселяться в гостиницу и ее владельцы хотят получить с вас деньги, хотя услуга не была оказана, можно смело идти в суд. Отелю придется документально подтвердить, что именно к вашему приезду они потратили такую-то сумму.

Причем такие документы, как, например, журналы проводок, накладные на отпуск хозматериалов, зарплатные ведомости, платежные поручения об оплате электроэнергии, свидетельствуют лишь о ведении отелем хозяйственной деятельности. Из этих документов нельзя сделать однозначный вывод, что расходы связаны непосредственно с предстоящим оказанием услуг заказчику. Поэтому суды не принимают их в качестве обоснования расходов гостиницы на бронирование.

Читайте также:  Действительность водительского удостоверения полученного в казахстане в россии 2023

Например, вы забронировали номер и попросили готовить вам завтраки из особенных продуктов из-за аллергии или диеты. В этом случае гостиница перед вашим приездом должна закупить нужную вам еду.

И если вы откажетесь от номера, затраты на приобретение таких продуктов будут расходами исполнителя, которые вам придется компенсировать.

Но если вы отказались от брони заблаговременно и гостиница еще не успела потратиться на продукты, возмещать будет нечего.

В первом случае гостиница ожидает постояльца до расчетного часа дня, который следует за днем запланированного заезда. Если вы заранее не предупредите об отмене брони или опоздаете, с вас могут взять плату за простой номера, но не больше, чем за сутки. Если опоздаете больше чем на сутки, гарантированное бронирование аннулируется.

Во втором случае гостиница будет ждать вас до оговоренного часа в день заезда, а после аннулирует бронь.

Роспотребнадзор поясняет, что штрафы за отмену гарантированного бронирования действительны с момента ознакомления потребителя с условиями бронирования и штрафов.

Арбитражный суд Северо-Западного округа постановил, что штрафные санкции за отмену бронирования к истцу применяться не должны.

В заявке на бронирование, счете на оплату и электронной переписке сторон не было информации о порядке аннулирования бронирования, в том числе о штрафе.

О праве удержать предоплату гостиница сообщила истцу только после отмены им брони. Поэтому гостиница должна вернуть истцу деньги без удержания штрафа.

Так что если вы подпишете с гостиницей договор или согласуете заявку с подробными условиями бронирования, в том числе со штрафными санкциями, то в случае отмены брони у гостиницы появятся основания взять с вас штраф.

А если вас никто предварительно не уведомил о штрафных санкциях, вы имеете полное право требовать все свои деньги назад. За исключением расходов гостиницы на подготовку номера именно для вас, если такие расходы были.

Кстати, если часто бронируете гостиницы, почитайте о подводных камнях «Букинга», чтобы защитить свои личные данные и деньги.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Отмена командировки: разъяснение к разъяснению

Не так давно Минфин, не вдаваясь в подробности, разрешил часть невозмещаемых командировочных расходов учесть при налогообложении прибыли. А ведь во время эпидемии коронавируса сколько командировок было отменено, и сколько убытков понесли компании, их отменившие! Поможем бухгалтеру применить это разъяснение на практике.

https://www.youtube.com/watch?v=EykuLCPt7YQ\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если затраты на командировку были понесены, но она не состоялась, суммы, которые уже не возместить, разрешено списать в составе расходов. Но только если их можно признать обоснованными. А это случай, когда вины работника в срыве служебной поездки нет.

Об этом – Письмо Минфина от 3 июля 2020 № 03-03-06/1/57735.

Чаще всего убытками становятся  невозмещенная стоимость авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиницы и т.д.

Минфин напомнил, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами для исчисления налога на прибыль признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты и убытки.

Обоснованные – это значит понесенные для извлечения прибыли. Обязательно потребуется и документальное оформление.

А в соответствии с пунктом 2 статьи 265 НК РФ убытки, понесенные в связи  с несостоявшейся командировкой, можно отнести к внереализационным расходам.

Об обоснованности расходов на отмененную командировку Минфин писал, и также без подробностей, в письме от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766.

В случае отмены командировки обоснованность расходов зависит от того, по какой причине служебная поездка не состоялась. Если по вине работника, то обоснованными их признать не получится.

Если же по причинам, не обусловленным действиями работника, — то получится. К уважительным причинам можно отнести стихийные бедствия, эпидемию, закрытие транспортного сообщения.

Обязательно потребуется и документальное оформление.

Что сделать бухгалтеру при отмене командировки

Вы, конечно, знаете, что на словах командировку не отменить. На деле для отмены командировки нужно сделать много:

  • издать приказ;
  • отменить брони;
  • сдать билеты;
  • утвердить авансовый отчет;
  • разобраться с налогами.

Но обо всем по порядку.

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса можно составить в произвольной форме. В нем укажите:

  • причины отмены командировки;
  • реквизиты приказа о командировке, который отменяется;
  • срок возврата неизрасходованного аванса;
  • срок сдачи авансового отчета;
  • порядок отмены брони гостиниц и неиспользованных билетов.

В обоснование первого пункта приказа можно привести рекомендации Роспотребнадзора, Ростуризма, главы региона и др.

Отменять бронь и сдавать билеты на проезд должен тот, кто их покупал, — фирма или командированное лицо.

Отмена брони и возврат билетов

Если командированный сотрудник оформлял бронь гостиницы и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы на сумму этой компенсации не начисляйте (п.1 ст. 217 НК РФ).

Если же на эти цели выдавали работнику аванс, работник должен отчитаться: составить и сдать авансовый отчет, к которому приложить все подтверждающие документы.

А возможность дальнейшего возврата средств зависит от тарифа – как на бронь, так и на билеты.

Возвратный тариф и налоги

При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами — на прибыль и НДС.

Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет  (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Невозвратный тариф и штрафы

Если тарифы невозвратные, деньги  могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом.

Что делать?

Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально:

  • расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф);
  • расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф;
  • штраф – чеком, где указана сумма удержания.

Проводки в бухучете

Итак, как вы написали в приказе об отмене командировки, сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс и отчитаться по расходам.

Расходы по отмененной командировке можно признать только на основании приказа руководителя об отмене командировки, отмены броней и возврата билетов и утверждения авансового отчета (п. 1, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

  • А в бухучете вы сделаете такие проводки:
  • Дебет 50 (51) Кредит 71
  • — работник возвратил неизрасходованные средства.
  • Дебет 91.2 Кредит 71
  • — учтено в расходах (штраф или стоимость невозвратных билетов).
  • Дебет 71 Кредит 51 (50)
  • — компенсированы работнику понесенные им расходы.

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони 2023

Невозможно все просчитать и предугадать со стопроцентной уверенностью. Запланированная служебная поездка может отмениться по разным причинам. Были куплены билеты, оплачена гостиница, получены визы и так далее.

Но если командировка не состоялась, значит все перечисленные расходы уже не являются командировочными. Как их учесть?

    1. Задайте вопрос через через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию: Вся РФ — 8(800)302-58-65
  • письмо от организации, куда планировали направить сотрудника, о том, что в поездке нет необходимости;
  • больничный лист, в случае болезни сотрудника;
  • необходимость устранить последствия аварии или иного ЧП на месте основной работы сотрудника;
  • прекращение транспортного сообщения (к примеру, отмена рейсов из-за санкций или иных обстоятельств) и т. д.

Если же командировка не состоялась по причинам, которые необъективны и которые сложно признать обоснованными, например, сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то принять такие расходы нельзя.

Хранение кадровых документов безопасно и по законодательству РФ. Подготовка к архивному хранению, выдача сотрудникам справок и выписок. Своевременное уничтожение документов. Все это умеют специалисты компании Делис Архив , которая имеет аккредитацию оператора персональных данных.

Оставьте заявку на консультацию и узнайте, какие услуги мы бесплатно можем предложить нашим новым клиентам.

Оставить заявку

Расходы на приобретение билетов

Если проездные билеты были приобретены организацией с расчетного счета, то в случае отмены командировки можно вернуть потраченные денежные средства. Здесь все просто: оплата билетов по возвратным тарифам рассматривается как аванс (п. 3,16 ПБУ 10/99). А при возврате аванса никаких дополнительных налоговых обязательств не возникает ( п. 1 ст.

Читайте также:  Взыскание долга без письменного договора 2023

А что делать, если приобретен невозвратный билет? Можно ли эти расходы учесть в налоговом учете? Можно.

Дело в том, что сам факт приобретения невозвратных билетов не отменяет производственный характер запланированной командировки и намерение ее совершить. А «налоговыми» расходами признаются расходы, которые произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. И к таким расходам относятся, в том числе и полученные налогоплательщиком убытки ( п.

И, так как расходы на приобретение невозвратных билетов прямо не поименованы в ст. 270 НК , то при документальном подтверждении данные затраты можно учесть в составе внереализационных расходовна основании п. п. 13 п. 1 ст. 265 НК.

Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а её срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России
    и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
    дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
    такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Командировка во время мобилизации 

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями
допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям
условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка
на законодательство
Беременные Исключений нет ст. 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идёт
о спортсменах и творческих работниках
ст. 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие
по ученическому договору
Можно, только если командировка
связана с ученичеством
ст. 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными
физическими возможностями
Можно, если командировка
не противоречит индивидуальной программе реабилитации
ст. 23 Федерального закона №181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников:

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей
    до 14 лет;
  • родители детей с ограниченными физическими
    возможностями;
  • родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает
    вахтовым методом;
  • многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока
    младшему не исполнится 14 лет;
  • сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
  • кандидаты в депутаты в период выборов. 

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 №67-ФЗ. 

Особенности направления в командировку работников, имеющих
детей 

Есть нюансы и при направлении в
командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника
не могут послать в командировку, пока он находится
в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника
с отдыха, понадобится заручиться его согласием
в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

Электронный кадровый документооборот и
командировки 

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов переходит на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
    подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные из перечисленного аванса, а где-то —
уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела
кадров. Многим организациям удобнее заключить договор
с определённым сервисом и покупать билеты
с корпоративного счёта.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой, например питания. Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается. Согласно ст.

217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на своё
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолёт
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жильё, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные
    талоны);
  • заполнить авансовый
    отчёт;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
    на самолет, то ему нужно составить служебную записку
    на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведён
перерасчёт.

Если командированный получил больше, чем потратил,
придётся вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт
командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счёт-фактуру. Отчётные
документы за проживание в гостинице

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчётный документ. Где можно жить
в командировке кроме отеля

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета
на Туту.ру на электронную почту придут два чека —
на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо
приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный
билет. 

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную
квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это
документы строгой отчётности.

Электронный посадочный талон
в командировке 

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси, если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением
о командировках в компании. Например, некоторые
организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов.
В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Еще можно почитать
  • Суточные в командировке: нормы 
  • Командировочное
    удостоверение
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка
    во время коронавируса
  • Компенсация
    транспортных расходов в командировке
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом