С развитием современных технологий активное распространение получила электронная документация и, как следствие, внедрение электронных подписей. Сейчас получить ее может любой гражданин нашей страны. Как пользоваться цифровыми подписями внутри компании в рамках текущего законодательства, расскажем в статье.

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) необходима для дистанционного подтверждения достоверности документа и личности подписанта

ЭП представляет собой сгенерированный файл с набором цифровых символов, который крепится к электронному документу. Главная задача электронной подписи – зафиксировать, кто и когда подписал документ. ЭП гарантирует, что документ подписал владелец этой подписи.

Однако при внедрении электронного документооборота (ЭДО) на предприятии нередко возникают вопросы, правомерно ли передача электронной подписи между сотрудниками или от руководителя сотруднику. Давайте разбираться.

Виды электронной подписи

Применение цифровой подписи регламентировано ФЗ №63 от 6 апреля 2011 года. В зависимости от степени защиты, порядка получения и процесса идентификации пользователя ЭП бывают 3 видов:

• Простая (ПЭП) – самый популярный вид ЭП, представляющий собой идентификацию пользователя по методу «логин-пароль» и/или посредством смс-кодов. Широко распространен в соцсетях, личных кабинетах, ресурсах, имеющих двухфакторную идентификацию. Процесс получения этой подписи наиболее простой, но использование ПЭП связано с повышенными рисками, т.к. эта подпись является самой незащищенной из всех. Поэтому простая ЭП не подойдет для заверения большинства важной и официальной документации;
• Неквалифицированная ЭП (НЭП). Для получения этой подписи необходимо обратиться в специальные аккредитованные центры. НЭП создается на базе шифрования, поэтому имеет более высокую степень защиты, чем ПЭП. Соответственно, имеет более широкие возможности для использования. Например, при помощи НЭП вы можете заверить госзакупки;
• Квалифицированная ЭП (КЭП). Для получения КЭП вам необходимо будет посетить сертифицированный центр, но не любой, а имеющий гос.аккредитацию. КЭП имеет наибольшую степень надежности и приравнивается к собственноручной подписи гражданина РФ. При получении КЭП владельцу выдается сертификат.

Для каждой конкретной задачи можно выбрать нужную подпись: для одних документов достаточно будет ПЭП или НЭП, а другие потребуют от вас исключительно КЭП.

Рис.1 Пример использования ЭП через личный кабинет сервиса КЭДО от WiseAdvice-IT Рис.2 Пример использования ЭП через личный кабинет сервиса КЭДО от WiseAdvice-IT

Как передать ЭЦП другому сотруднику

Однако, процедура получения КЭП, несколько сложнее, чем создание ПЭП и несет за собой временные и финансовые затраты. Поэтому не редки случаи использования ЭП сразу несколькими сотрудниками одной организации. Возможно и правомерно ли это, разберем подробнее.

В случае с ПЭП все достаточно просто: любой сотрудник может передавать свой логин-пароль другому лицу. Как правило, никто это не отслеживает, да и «ограниченность» данной подписи не несет за собой серьезных последствий в случае утери.

Ведь она не приравнивается к собственноручной. Но ответственность за все действия, совершенные с помощью логина-пароля сотрудника, будет нести именно тот сотрудник, на которого они зарегистрированы.

Доказать, что под вашими данными заходил другой человек, будет крайне затруднительно.

В случае с КЭП и НЭП последствия передачи могут нести более серьезные последствия, поэтому рациональнее всего каждому сотруднику компании иметь собственную ЭЦП, дающую необходимые для работы полномочия.

Список документов и сотрудников, которые могут пользоваться ключом руководителя, должен быть четко прописан. В остальных случаях сотрудникам стоит пользоваться собственной подписью и нести ответственность за свои действия.

В статье 10 ФЗ №63 зафиксировано, что владелец КЭП должен обеспечить конфиденциальность ЭП. В случае попадания электронной подписи к третьему лицу либо утери доступа к КЭП, владелец должен обратиться в удостоверяющий центр, чтобы прекратить использование старой КЭП и оформить новую.

Однако, ни в одном законе или нормативном акте не зафиксирован запрет на передачу ЭП третьим лицам, так же как и не прописана ответственность за это. Но существует ответственность за незаконные действия, совершенные с применением ЭП.

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

Зачастую организации, которые уже внедрили ЭДО, практикуют передачу подписей внутри компании: между сотрудниками, от руководителя к бухгалтеру и т д.

В ситуации, когда речь идет о передаче КЭП, руководитель может наделить работника правом подписи. Но сам сертификат КЭП должен быть засекреченным и находиться у владельца.

Для этого создается приказ о передаче ЭЦП работнику. Однако, нормативных актов, регламентирующих процедуру передачи электронной подписи, так же нет. Поэтому данный документ будет иметь силу лишь внутри конкретной организации. В случае возникновения серьезных разногласий судебные органы могут не принять к сведению этот документ.

Для того, чтобы максимально обезопасить себя при передаче КЭП, в документе необходимо четко зафиксировать:

• имена и должности сотрудников, которым передается ЭП;
• список документов и полномочий, которые руководитель передает сотруднику;
• реквизиты сертификата;
• дату совершения конкретных сделок, подписанных с использованием КЭП.

Однако еще раз стоит акцентировать внимание, что данный приказ имеет силу только внутри компании. Внешние структуры не уведомлены о том, что произошла перемена. Т.е. при подписании документации, например, для налоговой, по умолчанию будет считаться, что подпись поставил ее владелец. Также как и вся ответственность будет лежать на том, на кого оформлена КЭП, даже при наличии доверенности.

Утерян доступ к КЭП или совершены противоправные действия с ЭП — что делать?

Если доступ к ЭП получили третьи лица без желания владельца, то это повод для серьезного беспокойства. Алгоритм действий обозначен в законе № 63-ФЗ:

1. Прекратить использование ЭП в том, случае, если есть вероятность нарушения ее конфиденциальности.
2. Уведомить аккредитованный удостоверяющий центр, выдавший КЭП, в течение 1 рабочего дня об утере доступа к ЭП для блокировки данного сертификата.
3. Поставить в известность всех участников ЭДО о нарушении конфиденциальности ЭП.
4. Удостоверяющий центр, в свою очередь, аннулирует УКЭП. Дата аннулирования будет отражена в реестре.
5. После аннулирования ЭП не может быть использована.
6. Для продолжения электронного взаимодействия владелец аннулированной электронной подписи может подать заявление на получение новой ЭП.

Медлить с действиями не стоит, ведь последствия использования ключа другим лицом может быть весьма печальным и вызвать огромное количество проблем.

Даже для аннулирования ЭП необходимо время. Это не происходит сиюсекундно. В случае аннулирования сертификат ключа ЭП на определенную дату, отвечать за все документы подписанные до этого момента придется владельцу. Поэтому за конфиденциальностью и сохранностью ключа необходимо внимательно следить. Ведь УКЭП не зря приравнивается к собственноручной подписи.

Скидка 50% на внедрение КЭДО для среднего и малого бизнеса. Собственные разработки для внедрения проектов

Прямая интеграция с 1С. Рассчитать стоимость внедрения КЭДО и самообслуживания сотрудников от разработчиков решения

Так что же делать руководителям — передавать или нет свою ЭП

Разумнее всего будет сделать каждому сотруднику, которому необходимо подписывать документы в электронном виде, собственную электронную подпись. Это убережет от возможных непредвиденных проблем.

На практике руководитель может передавать свою ЭП любого вида сотруднику, но даже при оформлении внутреннего приказа и/или доверенности эта передача не будет являться законной. Передача ЭП не рекомендуется, потому как при совершении незаконных действий с использованием ЭП руководителя, ответственность будет нести не сотрудник, совершивший эти действия, а владелец этой ЭП.

В связи со всем вышеупомянутым отмечу, что исходя из норм законодательства однозначно сказать, возможно ли использование чужой ЭП, нельзя. В законе нет запрета на передачу ЭП, поэтому окончательное решение остается за владельцем.

Оцените готовность вашей компании к переходу на КЭДО с помощью чек-листа. Бесплатно!

Можно ли передать право на ЭЦП другому лицу

ЭП – это электронная подпись. Она позволяет точно установить лицо, которое просматривало или меняло содержание документов. То есть это способ идентифицировать пользователя. Однако иногда возникает необходимость передать ЭП другому лицу. Правомерно ли это? Рассмотрим в данной статье.

Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ

Основная информация

Применение электронной подписи регулируется ФЗ №63 «Об ЭП» от 6 апреля 2011 года. Она представляет собой электронные символы, закрепленные за документом или информационным ресурсом. Необходима она для идентификации пользователя. Требуется для эффективной защиты от несанкционированного внесения изменений в документы.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ

Различают три формы электронной подписи. Различаются они между собой по следующим признакам:

• Порядок получения.
• Степень защиты.
• Функция идентификации пользователя.
• Наличие защиты от внесения в документы несанкционированных изменений.

Как организации предоставить право на использование своей электронной подписи?

Разновидности электронных подписей прописаны в статье 5 ФЗ №63:

• Простая. Представляет собой сочетание пароля и логина. Это наиболее распространенный метод идентификации, который также признается ЭП. Используется он на форумах, в соцсетях. На некоторых ресурсах присутствует двухэтапная идентификация. Она предполагает получение одноразового пароля по смс. Базовые характеристики этой ЭП: отсутствует технология шифрования, плохая защищенность. Этот метод не используется при заверении официальной документации. Однако способ удобен при выполнении повседневных действий, которые не предполагают высокую степень защиты.
• Неквалифицированная. Такая ЭП предоставляется специальными центрами. Они могут не иметь государственной аккредитации. Преимущества метода – использование методов шифрования. Подпись актуальна для государственных закупок. Она используется в личном кабинете на ресурсе ФНС. Для использования нужно оформить соглашение между сторонами.
• Квалифицированная. Получить ее можно только в удостоверяющих центрах, у которых есть аккредитация. Основные характеристики: повышенная надежность, защищенность. По сути, это замена обычной подписи. Владельцу такой ЭП предоставляется сертификат.

Подбор вида подписи зависит от конкретной задачи. Как правило, под электронной подписью понимается именно квалифицированный вид.

В каких случаях договор можно подписать электронной подписью?

В каком случае можно передавать эп другому лицу

Ни в одном нормативном акте не сказано, что ЭП можно передавать сторонним лицам. Связан этот негласный запрет с тем, что электронная подпись служит идентификации лица. По сути, передачу ЭП можно сравнить с тем, что владельцу «живой» подписи отрезают руку и этой рукой ставят подпись.

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль электронными документами, подписанными электронной подписью (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Однако на практике все совсем по-другому. Особенности передачи зависят от вида подписи. Простая ЭП свободно передается другим лицам. То есть руководитель может предоставить своему сотруднику пароль и логин. Никто это не отслеживает, так как простой вид не приравнен к «живой» подписи. Через логин и пароль не происходит идентификации пользователя.

Также не исполняется шифровка данных. Однако нужно учитывать все возможные риски. К примеру, если сотрудник опубликует через логин своего руководителя запретные материалы, ответственность понесет именно последний. Освободиться от ответственности можно только в том случае, если человек сможет доказать, что его пароль был взять незаконно.

Сделать это крайне сложно.

ВАЖНО! Передача обычной ЭП не предполагает наложения ответственности. Наказание следует только в том случае, если при помощи переданного пароля выполнены незаконные действия.

Можно ли передать квалифицированную подпись?

Необходимость в передаче подписи возникает довольно часто. Иногда руководитель делегирует обязанность по изменению документов своему подчиненному. В статье 2 ФЗ №63 указано, что электронная подпись служит идентификации ее владельца. Если ЭП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, так как лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.

В статье 10 ФЗ №63 прописано, что владелец обязан обеспечить конфиденциальность ЭП. При передаче происходит утрата конфиденциальности. Это утечка сведений.

Если доступ к подписи получило другое лицо, ее владелец должен направить соответствующее уведомление в удостоверяющий центр. Одновременно с уведомлением нужно прекратить использование ЭП.

Из всего этого можно сделать вывод о том, что передача является незаконной даже в том случае, если руководитель оформил доверенность.

Ответственность за применение чужой подписи

Ни в УК, ни в КоАП не содержатся нормы относительно ответственности за применение сторонней ЭП. Но это вовсе не свидетельствует о том, что такие действия полностью безнаказанны.

Рассмотрим ответственность на примере. Лицо взяло подпись своего руководителя, вошло в электронную систему и получило от своих действий финансовую выгоду. Например, сотрудник заключил соглашение, благодаря которому он извлек прибыль. В рассматриваемой ситуации руководитель может обвинить лицо в мошенничестве.

Ответственность за подобные действия накладывается на основании статьи 159 УК РФ. Эта статья предполагает наказание за хищение чужой собственности или получение прав на чужое имущество посредством обмана или злоупотребления доверием. Незаконное использование подписи попадает под действие этого нормативного акта. Однако подобные дела имеют свои сложности.

В частности, руководителю нужно доказать, что сотрудник получил ЭП незаконно.

Рассмотрим другой пример. Руководитель передал право на использование подписи на основании доверенности своему сотруднику. Подчиненный, используя ЭП, исполнил незаконные действия.

В этом случае руководителю необходимо подтвердить, что подпись использовал не он. Сделать это практически невозможно, так как незаконное действие обычно выполняется без свидетелей и через ПК.

Если руководитель не предоставил достоверных доказательств своей правоты, наказываться будет именно он.

Рекомендации руководителю

На практике руководитель может передать своему сотруднику подпись любого вида. Каких-либо сложностей эта процедура не вызывает. Однако подобное мероприятие все равно является незаконным. Передавать ЭП не рекомендуется.

Связаны эти ограничения с тем, что, если сотрудник выполнит какие-либо неправильные действия, отвечать за это будет руководитель.

Даже если есть документ, подтверждающий передачу подписи, при добровольном предоставлении к ответственности подчиненного привлечь не получится.

Что делать, если руководитель часто делегирует функции по работе с документами своим подчиненным? Имеет смысл оформить отдельную электронную подпись для сотрудника. Сделать это достаточно просто. В этом случае сотрудник будет самостоятельно нести ответственность за свои действия. То есть руководитель избегает рисков.

К СВЕДЕНИЮ! В законе не дано однозначного запрета на передачу подписи. По сути, решением этого вопроса занимается сам владелец ЭП. Единственное косвенное ограничение – это само определение и назначение подписи. Она нужна для идентификации определенного человека.

Акт приема-передачи ЭЦП другому лицу: как правильно составить

Квалифицированная электронная подпись — это цифровой аналог собственноручного автографа ее владельца, поэтому, если человек решает передать кому-то свою ЭП, он должен понимать, что все последствия ее использования другим лицом лягут на него. В то же время с точки зрения закона ответ на вопрос, можно ли передать электронную подпись другому лицу, — да, запрета на это нет.

Основной нормативный документ, регулирующий вопросы выдачи и использования электронных подписей, — Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Этим законом установлено, в частности, что ЭП — это аналог письменного автографа лица. При выдаче сертификата ЭП, в него вносятся паспортные данные его владельца.

Таким образом, передать ЭП другому человеку — это даже не то же самое, что выдать доверенность на представление интересов: по сути, это означает отдать личную подпись.

При этом ни Федеральный закон № 63-ФЗ, ни какой бы то ни было другой нормативный документ не содержат запрет на это, а санкция за передачу электронной подписи не установлена ни КоАП РФ, ни тем более УК РФ.

Более того, статья 10 63-ФЗ, описывая обязанности владельца ЭП, указывает на то, что он должен обеспечивать конфиденциальность сертификата и не допускать, чтобы его ЭП использовали без его согласия. Из такой формулировки следует, что, при наличии согласия владельца ЭП, ее вправе использовать другое лицо.

Независимо от наличия или отсутствия согласия, все правовые последствия, которые возникнут в результате использования ЭП, ложатся на ее владельца, если он не докажет, что токен у него украли.

То есть оформлять акт приема-передачи ключей рутокен, чтобы застраховаться от правовых последствий использования подписи другим лицом, бессмысленно.

Но этот документ следует составить, чтобы урегулировать передачу между собой и в том числе чтобы согласовать цели использования и срок возврата.

Процедура передачи ЭЦП

Несмотря на то что вопрос передачи ЭП законодательно не урегулирован, это очень распространенная практика. Часто в организации руководитель передает ЭП бухгалтеру, специалистам по закупкам или другим профильным службам для подписания документов в электронном виде.

Строго установленной процедуры передачи ЭП не существует. Стороны вправе заключить соглашение о передаче на использование ключа ЭЦП и оговорить в нем цели передачи, условия использования и дату возврата. Соглашение следует оформить в двух экземплярах для каждой из сторон.

Другой вариант, как зафиксировать передачу, — это составить акт о передаче средств электронной подписи документов от одного лица к другому. В нем также следует указать цель передачи и срок возврата.

Как составить документ приема-передачи

Строго установленной формы этого документа не существует: стороны вправе составить его в свободной форме так, как сочтут нужным.

Если в организации регулярно совершается передача ЭП, то имеет смысл разработать типовые формы — например, типовой акт приема-передачи электронной подписи директора главному бухгалтеру удобно использовать всякий раз, когда бухгалтер берет токен руководителя, чтобы отправить отчетность.

В тексте следует указать:

• ФИО и паспортные данные обеих сторон;
• должности владельца ЭП и принимающего лица;
• формат ЭП: токен, электронный файл и пр.;
• дату передачи;
• цель использования и дату возврата, если стороны сочтут необходимым об этом договориться.

Вот для примера образец акта приема-передачи флешки с ЭЦП внутри организации:

Акт приема-передачи электронной подписи г. Москва 02.12.2023

Возможна ли по закону передача ЭЦП другому лицу?

Передача ЭЦП другому лицу — закон разрешает ее или нет? Однозначного ответа на этот вопрос не существует. Нормативной базой в данном случае является закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Он четко описывает назначение и основные цели применения ЭЦП, но достаточно косвенно касается вопросов ее передачи.

Можно ли передавать ЭЦП другим лицам

Электронную подпись признают аналогом собственноручной подписи. Это означает, что сам факт передачи ЭЦП от одного лица другому невозможен.

Из п. 1 ст. 2 закона № 63-ФЗ следует, что электронная подпись должна идентифицировать ее владельца. При использовании ЭЦП любым человеком, не являющимся ее «хозяином», это условие невыполнимо. Следовательно, передача ЭЦП по закону запрещена, в то же время процесс предоставления прав на ее применение четко не регламентирован.

О том, какие бывают разновидности ЭЦП, читайте в публикации «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».

Возможно ли подписание отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью

Закон рассматривает виды электронных подписей, права и обязанности их владельцев, а также ответственность за нарушение тех или иных правил. С одной стороны, согласно ст. 4 закона № 63-ФЗ, у участников электронного взаимодействия есть право применять электронную подпись любого вида по своему решению (в случае отсутствия требований об использовании конкретного вида ЭЦП).

С другой стороны, в ст. 10 того же закона приведены обязанности участников электронного взаимодействия, и одной из них является обеспечение конфиденциальности.

Владелец ЭЦП должен следить за тем, чтобы принадлежащие ему ключи электронной подписи не использовались без его согласия.

В том случае, если электронная подпись задействована без ведома ее обладателя, ответственность за последствия таких действий с него снята не будет.

Исходя из приведенных норм закона получается, что применение ключей уполномоченными лицами для подписания отчета об исполнении бюджета (контракта) чужой электронной подписью не запрещено.

Риски при передаче электронной подписи другим лицам

Электронная подпись руководителя зачастую используется его подчиненными, необходимо лишь его согласие. Это упрощает бухгалтеру сдачу отчетности, юрист получает возможность без труда сдать документы в суд и т. д.

Несмотря на это, предоставление прав на ЭЦП является очень опасным делом, ведь это может привести к весьма нежелательным последствиям. Предсказать действия подчиненного зачастую не представляется возможным — он может быть не заинтересован в выполнении поручений, а, напротив, использовать данные ему права в корыстных целях.

Если по отношению к владельцу ЭЦП были совершены неправомерные действия, у него возникнут большие проблемы с доказательством своей невиновности. Суд, руководствуясь нарушением принципа конфиденциальности ЭЦП, далеко не всегда сможет помочь возместить ущерб или же признать подписание документов незаконным.

Итоги

Передача самой электронной подписи по определению невозможна. Предоставление прав на применение ЭЦП другому лицу не запрещено, однако никак не регламентировано. При этом владельцу ЭЦП стоит оценить потенциальные риски, которым он подвергается. Мы рекомендуем задуматься об избрании иной стратегии делегирования полномочий.

Об использовании ЭЦП предпринимателями читайте в статье «Как подключить электронную отчетность для ИП (нюансы)?».

Можно ли передавать ЭЦП другому лицу? — Оператор фискальных данных Первый ОФД

Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи. Поэтому передать ЭЦП другому лицу нельзя. Это противоречило бы закону № 63-ФЗ, который утверждает, что ЭЦП должна идентифицировать владельца. Передача ЭЦП запрещена, но процесс предоставления прав на применение ЭЦП доверенным лицом не регламентируется.

По 63-ФЗ участники электронного взаимодействия могут использовать ЭЦП любого типа на своё усмотрение.

Участники электронного взаимодействия должны обеспечить конфиденциальность: владелец подписи отвечает за сохранность ключей подписи и следит, чтобы ЭЦП не применялась без его согласия.

Если электронная подпись использована без ведома владельца, ответственность за последствия несет владелец. Однако по 63-ФЗ использование чужой ЭЦП уполномоченными лицами не запрещено.

Риски при передаче электронной подписи другим лицам

Сотрудники организации часто используют ЭЦП руководителя: бухгалтерам это упрощает ведение отчётности, юристам проще сдать документы в суд. Но предоставление прав на ЭЦП — риск, который может привести к проблемам.

Предугадать, как поведет себя сотрудник с чужой ЭЦП не всегда возможно. Он может проигнорировать поручение и использовать ЭЦП в корыстных целях.

В этом случае владельцу ЭЦП будет сложно доказать в суде свою невиновность, особенно, если ЭЦП воспользовались с его персонального компьютера.

Суд, ссылаясь на нарушение принципа конфиденциальности ЭЦП, не всегда поможет возместить ущерб или признать подписание документов незаконным. Поэтому не рекомендуется передавать ЭЦП по доверенности третьим лицам.

Ответственность за использование чужой ЭЦП

Передача ЭЦП не наказуема — наказуемы действия, которые совершает лицо, владеющее подписью.

Например, если в результате применения чужой ЭЦП злоумышленник получил финансовую выгоду, его можно привлечь по статье 159 УК РФ (хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием). Но крайне не рекомендуется передавать право пользования ЭЦП по доверенности третьему лицу.

Поскольку законом этот вопрос не урегулирован, продолжаются споры о возможности передачи ЭЦП. Чтобы избежать рисков, передавать ЭЦП не стоит. Однако у разных видов ЭЦП разная степень защищенности и влияния.

Виды ЭЦП

• Простая. Логин-пароль. Используется на форумах, в социальных сетях. Иногда применяют двухэтапную идентификацию владельца через пароль по SMS или электронной почте. В простой ЭЦП не применяются технологии шифрования, она легко взламывается и не подходит для заверения официальных документов. Передача простой ЭЦП может привести к проблемам. С простой подписью злоумышленник может разместить запрещенные материалы на странице владельца и виноват будет владелец, если не сможет доказать, что его взломали.
• Неквалифицированная ЭЦП. Подпись выдают удостоверяющие центры без государственной аккредитации. В неквалифицированной ЭЦП используются криптографические методы шифрования. Используется для государственных закупок по ФЗ № 223, ФЗ № 44, в личном кабинете на сайте ФНС. Для применения нужно соглашение между партнерами.
• Квалифицированная ЭЦП, которую выдают только аккредитованные удостоверяющие центры. Надежная и защищенная подпись, которую используют чаще всего. Она заменяет собственноручную подпись. Владельцу квалифицированной ЭЦП выдают сертификат.

Рекомендуется получать индивидуальные ЭЦП для каждого сотрудника организации, а не поручать всё одному лицу, которые уполномочиваются на подписание документов.

12 самых частых вопросов про ЭЦП. Ответы ФНС

Налоговая служба скоро станет монополистом по выдаче электронных цифровых подписей для юрлиц и ИП. С 2021 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели должны будут получать ЭЦП только в удостоверяющем центре ФНС и его доверенных лицах. Такие поправки были внесены в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в конце 2019 года законом № 476-ФЗ.

По этому поводу на сайте налоговой службы разместили ответы на самые часто задаваемые вопросы. Приведем некоторые из них.

• Сколько ключей ЭП может быть у одного владельца?
• Законодательство не ограничивает количество ключей ЭП, которыми может обладать один владелец.
• Чем отличается ЭП индивидуального предпринимателя от ЭП физического лица?
• В соответствии с пунктами 2, 3 части 2 статьи 17 Федерального закона № 63-ФЗ квалифицированный сертификат физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем, дополнительно к данным физического лица должен содержать основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя — владельца квалифицированного сертификата.
• Какие данные содержатся в сертификате ЭП юридических и физических лиц?
• В соответствии с пунктами 2, 3 части 2 статьи 17 Федерального закона № 63-ФЗ квалифицированный сертификат должен содержать следующую информацию:
• Для юридического лица — наименование, место нахождения, основной государственный регистрационный номер и идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата.
• Для физического лица — фамилия, имя, отчество (если имеется), страховой номер индивидуального лицевого счета и идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата.
• Можно ли передать свою ЭП для использования другому лицу?

Нет, это запрещено. Обеспечение конфиденциальности ключей ЭП является одним из важнейших условий использования электронных подписей и принципов электронного документооборота в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 10 Федерального закона № 63-ФЗ. Техническое подписание документов ЭП, например техническим специалистом, возможно только под контролем владельца с его согласия.

Что делать, если изменились реквизиты организации, прописанные в сертификате ЭП?

В соответствии с пунктами 2, 3 части 2 статьи 17 Федерального закона № 63-ФЗ квалифицированный сертификат юридического лица должен содержать следующую информацию: наименование, место нахождения, основной государственный регистрационный номер и идентификационный номер налогоплательщика — владельца квалифицированного сертификата юридического лица. В случае изменения каких-либо данных, внесенных в сертификат, содержащаяся в нем информация становится недостоверной, а сертификат может быть признан недействительным.

Может ли иностранная компания (не резидент) получить сертификат ЭП? Какие нужны документы?

1. Да, может.
2. Тем не менее, работоспособность такой ЭП может быть ограничена требованиями информационной системы (интернет-портала), где планируется использовать ЭП в связи с отсутствием отдельных идентификационных атрибутов (например, ОГРН).
3. Согласно части 2 статьи 18 Федерального закона № 63-ФЗ для получения КСКПЭП иностранная организация предоставляет в аккредитованный УЦ следующие документы либо их надлежащим образом заверенные копии и сведения:

• номер свидетельства о постановке на учет в налоговом органе или ИНН иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации) (при наличии);
• основной документ, удостоверяющий личность лица, которое будет указано в сертификате в качестве владельца наравне с юридическим лицом;
• доверенность или иной документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени других лиц.

• Имеет ли право иностранный гражданин получить сертификат ЭП, что для этого необходимо?
• Да, при наличии у него СНИЛС и ИНН.
• Согласно части 2 статьи 18 Федерального закона № 63-ФЗ для получения квалифицированного сертификата физическое лицо представляет в аккредитованный удостоверяющий центр следующие документы или надлежащим образом заверенные копии и сведения: основной документ, удостоверяющий личность; СНИЛС физического лица и ИНН физического лица.
• Если у иностранного гражданина имеются ИНН И СНИЛС, то он может получить сертификат ЭП.
• Можно ли получить сертификат ЭП за физическое лицо по доверенности?

Нет, нельзя. Одним из условий создания и вручения квалифицированного сертификата является установление удостоверяющим центром личности заявителя. В настоящий момент это возможно только при личном присутствии физического лица.

1. С какого возраста можно получить сертификат ЭП?
2. Получить сертификат электронной подписи можно с 14 лет, при наличии основного документа, удостоверяющего личность, СНИЛС и ИНН.
3. Согласно части 2 статьи 17 Федерального закона № 63-ФЗ для получения квалифицированного сертификата физическое лицо представляет в аккредитованный удостоверяющий центр следующие документы или надлежащим образом заверенные копии и сведения:

• основной документ, удостоверяющий личность;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) физического лица.

Какие нужны документы для получения сертификата ЭП?

При обращении в аккредитованный удостоверяющий центр необходимо представить следующие документы, либо их надлежащим образом заверенные копии и (или) сведения из них:

1. основной документ, удостоверяющий личность;
2. номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования заявителя — физического лица;
3. ИНН заявителя — физического лица;
4. ОГРН заявителя — юридического лица;
5. ОГРНИП заявителя — индивидуального предпринимателя;
6. номер свидетельства о постановке на учет в налоговом органе заявителя — иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации) или ИНН заявителя — иностранной организации;
7. документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности либо подтверждающий право заявителя действовать от имени государственного органа или органа местного самоуправления.

• Будет ли действовать ЭП, полученная в моем городе, в другом регионе?
• Электронная подпись, полученная в аккредитованном Удостоверяющем центре, действует на всей территории Российской Федерации.
• Срок действия электронной подписи?

Максимальный срок действия ЭП составляет 15 месяцев.

Такое ограничение вытекает из положений нормативных актов и связано с техническими возможностями программных средств, с помощью которых создаются и используются ЭП.

Удостоверяющий центр устанавливает срок действия сертификата ЭП в пределах указанного лимита с учетом пожеланий заявителя. В большинстве случаев, сертификаты оформляются сроком на 1 год.

Электронная подпись уполномоченного лица

Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.

В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.

Выбрать подходящий ключевой носитель рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.

Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.

На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Простая ЭЦП обычно представляет собой пару логин-пароль или функцию одноразовых паролей. Это минимальный уровень защиты.

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.

Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.

Квалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы.

Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП.

Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.

Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС.

Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.

В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности.

После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему.

Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.

Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как с 1 сентября 2023 года работать с КЭП работника юрлица или ИП будет запрещено. Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31.08.23.

Где ещё можно использовать личную электронную подпись

Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.

Простая электронная подпись физического лица

С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. ПЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.

Неквалифицированная электронная подпись физлица

Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. НЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате.

Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию.

Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям

Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.

Квалифицированная электронная подпись физлица

Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Использование КЭП руководителя

В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.

Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.

Передача ЭП другому лицу

Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.

Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы. Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

• подтверждено, что его использует не владелец подписи;
• ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.

Что делать при увольнении работника

При увольнении электронная подпись остаётся у бывшего сотрудника, даже если она была оплачена работодателем. Использовать электронную подпись от чужого имени запрещено. Если у сотрудника была только ПЭП, то его логин и пароль больше не используются в информационной системе. Сертификат КЭП содержит данные о владельце, и работать с этой ЭЦП может только он.

В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.

Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Кроме того, до 31 августа 2023 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и индивидуального предпринимателя. В этом случае использование МЧД для сдачи отчётности и ЭДО с контрагентами не предусматривается.

Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника

Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.

Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.