Как настроить Таблицу отчетности
Сводные таблицы в Excel – мощный инструмент для создания отчетов. Он особенно полезен в тех случаях, когда пользователь плохо работает с формулами и ему сложно самостоятельно сделать анализ данных. В данной статье мы рассмотрим, как правильно создавать подобные таблицы и какие для этого существуют возможности в редакторе Эксель. Для этого никаких файлов скачивать не нужно. Обучение доступно в режиме онлайн.
Начало работы
Первым делом нужно создать какую-нибудь таблицу. Желательно, чтобы там было несколько столбцов. При этом какая-то информация должна повторяться, поскольку только в этом случае можно будет сделать какой-нибудь анализ введенной информации.
Например, рассмотрим одни и те же финансовые расходы в разных месяцах.
Создание сводных таблиц
Для того чтобы построить подобную таблицу, необходимо сделать следующие действия.
- Для начала ее необходимо полностью выделить.
- Затем перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на иконку «Таблица». В появившемся меню выберите пункт «Сводная таблица».
- В результате этого появится окно, в котором вам нужно указать несколько основных параметров для построения сводной таблицы. Первым делом необходимо выбрать область данных, на основе которых будет проводиться анализ. Если вы предварительно выделили таблицу, то ссылка на нее подставится автоматически. В ином случае ее нужно будет выделить.
- Затем вас попросят указать, где именно будет происходить построение. Лучше выбрать пункт «На существующий лист», поскольку будет неудобно проводить анализ информации, когда всё разбросано на несколько листов. Затем необходимо указать диапазон. Для этого нужно кликнуть на иконку около поля для ввода.
- Сразу после этого мастер создания сводных таблиц свернется до маленького размера. Помимо этого, изменится и внешний вид курсора. Вам нужно будет сделать левый клик мыши в любое удобное для вас место.
- В результате этого ссылка на указанную ячейку подставится автоматически. Затем нужно нажать на иконку в правой части окна, чтобы восстановить его до исходного размера.
- Для завершения настроек нужно нажать на кнопку «OK».
- В результате этого вы увидите пустой шаблон, для работы со сводными таблицами.
- На этом этапе необходимо указать, какое поле будет:
- столбцом;
- строкой;
- значением для анализа.
Вы можете выбрать что угодно. Всё зависит от того, какую именно информацию вы хотите получить.
- Для того чтобы добавить любое поле, по нему нужно сделать левый клик мыши и, не отпуская пальца, перетащить в нужную область. При этом курсор изменит свой внешний вид.
- Отпустить палец можно только тогда, когда исчезнет перечеркнутый круг. Подобным образом, нужно перетащить все поля, которые есть в вашей таблице.
- Для того чтобы увидеть результат целиком, можно закрыть боковую панель настроек. Для этого достаточно кликнуть на крестик.
- В результате этого вы увидите следующее. При помощи этого инструмента вы сможете свести сумму расходов в каждом месяце по каждой позиции. Кроме того, доступна информация об общем итоге.
Функция ВПР в Эксель
- Если таблица вам не понравилась, можно попробовать построить ее немного по-другому. Для этого нужно поменять поля в областях построения.
- Снова закрываем помощник для построения.
- На этот раз мы видим, что сводная таблица стала намного больше, поскольку сейчас в качестве столбцов выступают не месяцы, а категории расходов.
Использование рекомендуемых сводных таблиц
Если у вас не получается самостоятельно построить таблицу, вы всегда можете рассчитывать на помощь редактора. В Экселе существует возможность создания подобных объектов в автоматическом режиме.
Для этого необходимо сделать следующие действия, но предварительно выделите всю информацию целиком.
- Перейдите на вкладку «Вставка». Затем нажмите на иконку «Таблица». В появившемся меню выберите второй пункт.
- Сразу после этого появится окно, в котором будут различные примеры для построения. Подобные варианты предлагаются на основе нескольких столбцов. От их количества напрямую зависит число шаблонов.
- При наведении на каждый пункт будет доступен предварительный просмотр результата. Так работать намного удобнее.
- Можно выбрать то, что нравится больше всего.
- Для вставки выбранного варианта достаточно нажать на кнопку «OK».
- В итоге вы получите следующий результат.
Обратите внимание: таблица создалась на новом листе. Это будет происходить каждый раз при использовании конструктора.
Анализ
Как только вы добавите (неважно как) сводную таблицу, вы увидите на панели инструментов новую вкладку «Анализ». На ней расположено огромное количество различных инструментов и функций.
Рассмотрим каждую из них более детально.
Сводная таблица
- Нажав на кнопку, отмеченную на скриншоте, вы сможете сделать следующие действия:
- В окне параметров вы увидите много чего интересного.
Активное поле
При помощи этого инструмента можно сделать следующее:
- Для начала нужно выделить какую-нибудь ячейку. Затем нажмите на кнопку «Активное поле». В появившемся меню кликните на пункт «Параметры поля».
- Сразу после этого вы увидите следующее окно. Здесь можно указать тип операции, которую следует использовать для сведения данных в выбранном поле.
- Помимо этого, можно настроить числовой формат. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку.
- В результате появится окно «Формат ячеек».
Здесь вы сможете указать, в каком именно виде нужно выводить результат анализа информации.
Группировать
Благодаря этому инструменту вы можете настроить группировку по выделенным значениям.
Вставить срез
Редактор Microsoft Excel позволяет создавать интерактивные сводные таблицы. При этом ничего сложного делать не нужно.
- Выделите какой-нибудь столбец. Затем нажмите на кнопку «Вставить срез».
- В появившемся окне, в качестве примера, выберите одно из предложенных полей (в будущем вы можете выделять их в неограниченном количестве). После того как что-нибудь будет выбрано, сразу же активируется кнопка «OK». Нажмите на неё.
- В результате появится небольшое окошко, которое можно перемещать куда угодно. В нем будут предложены все возможные уникальные значения, которые есть в данном поле. Благодаря этому инструменту вы сможете выводить сумму лишь за определенные месяцы (в данном случае). По умолчанию выводится информация за всё время.
- Можно кликнуть на любой из пунктов. Сразу после этого в поле сумма изменятся все значения.
- Таким образом получится выбрать любой промежуток времени.
- В любой момент всё можно вернуть в исходный вид. Для этого нужно кликнуть на иконку в правом верхнем углу этого окошка.
Как закрепить строку в Excel
В данном случае мы смогли сортировать отчет по месяцам, поскольку у нас существовало соответствующее поле. Но для работы с датами есть более мощный инструмент.
Вставить временную шкалу
Если вы кликните на соответствующую кнопку на панели инструментов, то, скорее всего, увидите вот такую ошибку. Дело в том, что в нашей таблице нет ячеек, у которых будет формат данных «Дата» в явном виде.
- В качестве примера создадим небольшую таблицу с различными датами.
- Затем нужно будет построить сводную таблицу.
Снова переходим на вкладку «Вставка». Кликаем на иконку «Таблица». В появившемся подменю выбираем нужный нам вариант.
- Затем нас попросят выбрать диапазон значений.
- Для этого достаточно выделить всю таблицу целиком.
- Сразу после этого адрес подставится автоматически. Здесь всё очень просто, поскольку рассчитано для чайников. Для завершения построения нажмите на кнопку «OK».
- Редактор Excel предложит нам всего один вариант, поскольку таблица очень простая (для примера больше и не нужно).
- Попробуйте снова нажать на иконку «Вставить временную шкалу» (она расположена на вкладке «Анализ»).
- На этот раз никаких ошибок не будет. Вам предложат выбрать поле для сортировки. Поставьте галочку и нажмите на кнопку «OK».
- Благодаря этому появится окошко, в котором можно будет выбирать нужную дату при помощи бегунка.
- Выбираем другой месяц и данных нет, поскольку все расходы в таблице указаны только за март.
Обновить
Если вы внесли какие-нибудь изменения в исходные данные и по каким-то причинам это не отобразилось в сводной таблице, вы всегда можете обновить её вручную. Для этого достаточно нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов.
Источник данных
Если вы решили изменить поля, на основе которых должно происходить построение, то намного проще сделать это в настройках, а не удалять таблицу и создавать её заново с учетом новых предпочтений.
Для этого нужно нажать на иконку «Источник данных». Затем выбрать одноименный пункт меню.
- В результате этого появится окно, в котором можно заново выделить нужное количество информации.
Действия
При помощи этого инструмента вы сможете:
- очистить таблицу;
- выделить;
- переместить её.
Вычисления
Если расчетов в таблице недостаточно или они не отвечают вашим потребностям, вы всегда можете внести свои изменения. Нажав на иконку этого инструмента, вы увидите следующие варианты.
- К ним относятся:
- порядок вычислений (в списке отображаются добавленные формулы);
- вывести формулы (информации нет, так как нет добавленных формул).
Сервис
Здесь вы сможете создать сводную диаграмму либо изменить тип рекомендуемой таблицы.
Показать
- При помощи этого инструмента можно настроить внешний вид рабочего пространства редактора.
- Благодаря этому вы сможете:
- настроить отображение боковой панели со списком полей;
- включить или выключить кнопки «плюс/мину»с;
- настроить отображение заголовков полей.
Конструктор
При работе со сводными таблицами помимо вкладки «Анализ» также появится еще одна – «Конструктор». Здесь вы сможете изменить внешний вид вашего объекта вплоть до неузнаваемости по сравнению с вариантом по умолчанию.
Можно настроить:
- промежуточные итоги:
- не показывать;
- показывать все итоги в нижней части;
- показывать все итоги в заголовке.
Как в Эксель закрепить шапку таблицы
- общие итоги:
- отключить для строк и столбцов;
- включить для строк и столбцов;
- включить только для строк;
- включить только для столбцов.
- макет отчета:
- показать в сжатой форме;
- показать в форме структуры;
- показать в табличной форме;
- повторять все подписи элементов;
- не повторять подписи элементов.
- пустые строки:
- вставить пустую строку после каждого элемента;
- удалить пустую строку после каждого элемента.
- параметры стилей сводной таблицы (здесь можно включить/выключить каждый пункт):
- заголовки строк;
- заголовки столбцов;
- чередующиеся строки;
- чередующиеся столбцы.
- настроить стиль оформления элементов.
- Для того чтобы увидеть больше различных вариантов, нужно кликнуть на треугольник в правом нижнем углу этого инструмента.
Сразу после этого появится огромный список. Можете выбрать что угодно. При наведении на каждый из шаблонов ваша таблица будет меняться (это сделано для предварительного просмотра). Изменения не вступят в силу, пока вы не кликните на что-нибудь из предложенных вариантов.
- Помимо этого, при желании, вы можете создать свой собственный стиль оформления.
Сортировка значений
Также тут можно изменить порядок отображения строк. Иногда это нужно для удобства анализа расходов. Особенно, если список очень большой, поскольку необходимую позицию проще найти по алфавиту, чем листать список по несколько раз.
Для этого нужно сделать следующее.
- Кликните на треугольник около нужного поля.
- В результате этого вы увидите следующее меню. Здесь вы можете выбрать нужный вариант сортировки («от А до Я» или «от Я до А»).
- Если стандартного варианта недостаточно, вы можете в этом же меню кликнуть на пункт «Дополнительные параметры сортировки».
В результате этого вы увидите следующее окно. Для более детальной настройки нужно нажать на кнопку «Дополнительно».
Здесь всё настроено в автоматическом режиме. Если вы уберете эту галочку, то сможете указать необходимый вам ключ.
Сводные таблицы в Excel 2003
Описанные выше действия подходят для современных редакторов (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В старой версии всё выглядит иначе. Возможностей, разумеется, там намного меньше.
Для того чтобы создать сводную таблицу в Экселе 2003 года, нужно сделать следующее.
- Перейти в раздел меню «Данные» и выбрать соответствующий пункт.
- В результате этого появится мастер для созданий подобных объектов.
- После нажатия на кнопку «Далее» откроется окно, в котором нужно указать диапазон ячеек. Затем снова нажимаем на «Далее».
- Для завершения настроек жмем на «Готово».
- В результате этого вы увидите следующее. Здесь нужно перетащить поля в соответствующие области.
- К примеру, может получиться вот такой результат.
Становится очевидно, что создавать подобные отчеты намного лучше в современных редакторах.
Заключение
В данной статье были рассмотрены все тонкости работы со сводными таблицами в редакторе Excel. Если у вас что-то не получается, возможно, вы выделяете не те поля или же их очень мало – для создания такого объекта необходимо несколько столбцов с повторяющимися значениями.
Если данного самоучителя вам недостаточно, дополнительную информацию можно найти в онлайн справке компании Microsoft.
Видеоинструкция
Для тех, у кого всё равно остались вопросы без ответов, ниже прилагается видеоролик с ми к описанной выше инструкции.
Создание сводных таблиц в Microsoft Excel
Сводные таблицы Excel предоставляют возможность пользователям в одном месте группировать значительные объемы информации, содержащейся в громоздких таблицах, а также составлять комплексные отчеты. Их значения обновляются автоматически при изменении значения любой связанной с ними таблицы. Давайте выясним, как создать такой объект в Microsoft Excel.
Создание сводной таблицы в Excel
Поскольку в зависимости от результата, который хочет получить пользователь, сводная таблица может быть как простой, так и сложно составленной, мы рассмотрим два способа ее создания: вручную и при помощи встроенного в программу инструмента. Дополнительно расскажем, как настраиваются такие объекты.
Вариант 1: Обычная сводная таблица
Мы будем рассматривать процесс создания на примере Microsoft Excel 2010, однако алгоритм применим и для других современных версий этого приложения.
- За основу возьмем таблицу выплат заработной платы работникам предприятия. В ней указаны имена работников, пол, категория, дата и сумма выплаты. То есть каждому эпизоду выплаты отдельному работнику соответствует отдельная строчка. Нам предстоит сгруппировать хаотично расположенные данные в этой таблице в одну сводную таблицу, при этом сведения будут браться только за третий квартал 2016 года. Посмотрим, как это сделать на конкретном примере.
- Прежде всего преобразуем исходную таблицу в динамическую. Это нужно для того, чтобы при добавлении строк и других данных они автоматически подтягивались в сводную таблицу. Наводим курсор на любую ячейку, затем в расположенном на ленте блоке «Стили» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу» и выбираем любой понравившийся стиль таблицы.
- Открывается диалоговое окно, которое нам предлагает указать координаты расположения таблицы. Впрочем, по умолчанию координаты, которые предлагает программа, и так охватывают всю таблицу. Так что нам остается только согласиться и нажать на «OK». Но пользователи должны знать, что при желании они тут могут изменить эти параметры.
- Таблица превращается в динамическую и автоматически растягивающуюся. Она также получает имя, которое при желании пользователь может изменить на любое удобное ему. Просмотреть или изменить имя можно на вкладке «Конструктор».
- Чтобы непосредственно начать создание, выбираем вкладку «Вставка». Здесь жмем на первую кнопку в ленте, которая так и называется «Сводная таблица». Откроется меню, где следует выбрать, что мы собираемся создавать: таблицу или диаграмму. В конце нажимаем «Сводная таблица».
- В новом окне нам опять надо выбрать диапазон или название таблицы. Как видим, программа уже сама подтянула имя нашей таблицы, так что тут ничего больше делать не нужно. В нижней части диалогового окна можно выбрать место, где будет создаваться сводная таблица: на новом листе (по умолчанию) или на этом же. Конечно, в большинстве случаев намного удобнее держать ее на отдельном листе.
- После этого на новом листе откроется форма создания сводной таблицы.
- В правой части окна расположен список полей, а ниже четыре области: названия строк, названия столбцов, значения, фильтр отчета. Просто перетаскиваем мышкой необходимые нам поля таблицы в соответствующие потребностям области. Тут не существует какого-либо четкого установленного правила, какие поля следует перемещать, ведь все зависит от таблицы-первоисточника и от конкретных задач, которые могут меняться.
- В конкретном случае мы переместили поля «Пол» и «Дата» в область «Фильтр отчета», «Категория персонала» — в «Названия столбцов», «Имя» — в «Название строк», «Сумма заработной платы» — в «Значения». Следует отметить, что все арифметические расчеты данных, подтянутых из другой таблицы, возможны только в последней области. Во время того, как мы проделывали такие манипуляции с переносом полей в области, соответственно изменялась и сама таблица в левой части окна.
- Получилась вот такая сводная таблица. Над ней отображаются фильтры по полу и дате.
Вариант 2: Мастер сводных таблиц
Создать сводную таблицу можно, применив инструмент «Мастер сводных таблиц», но для этого сразу нужно вывести его на «Панель быстрого доступа».
- Переходим в пункт меню «Файл» и кликаем на «Параметры».
- Заходим в раздел «Панель быстрого доступа» и выбираем команды из команд на ленте. В списке элементов ищем «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Выделяем его, жмем на кнопку «Добавить», а потом «OK».
- В результате наших действий на «Панели быстрого доступа» появился новый значок. Кликаем по нему.
- После этого открывается «Мастер сводных таблиц». Есть четыре варианта источника данных, откуда будет формироваться сводная таблица, из которых указываем подходящий. Внизу следует выбрать, что мы собираемся создавать: сводную таблицу или диаграмму. Осуществляем выбор и идем «Далее».
- Появляется окно с диапазоном таблицы с данными, который при желании можно изменить. Нам этого делать не надо, поэтому просто переходим «Далее».
- Затем «Мастер сводных таблиц» предлагает выбрать место, где будет размещаться новый объект: на этом же листе или на новом. Делаем выбор и подтверждаем его кнопкой «Готово».
- Откроется новый лист в точности с такой же формой, которая была при обычном способе создания сводной таблицы.
- Все дальнейшие действия выполняются по тому же алгоритму, который был описан выше (см. Вариант 1).
Настройка сводной таблицы
Как мы помним из условий поставленной задачи, в таблице должны остаться данные только за третий квартал. Пока же отображаются сведения за весь период. Покажем пример, как можно произвести ее настройку.
- Для приведения таблицы к нужному виду кликаем на кнопку около фильтра «Дата». В нем устанавливаем галочку напротив надписи «Выделить несколько элементов». Далее снимаем галочки со всех дат, которые не вписываются в период третьего квартала. В нашем случае это всего лишь одна дата. Подтверждаем действие.
- Таким же образом мы можем воспользоваться фильтром по полу и выбрать для отчета, например, только одних мужчин.
- Сводная таблица приобрела такой вид.
- Для демонстрации того, что управлять информацией в таблице можно как угодно, снова открываем форму списка полей. Переходим на вкладку «Параметры», и щелкаем на «Список полей». Перемещаем поле «Дата» из области «Фильтр отчета» в «Название строк», а между полями «Категория персонала» и «Пол» производим обмен областями. Все операции выполняем с помощью простого перетягивания элементов.
- Теперь таблица выглядит совсем по-другому. Столбцы делятся по полам, в строках появилась разбивка по месяцам, а фильтрацию теперь можно осуществлять по категории персонала.
- Если же в списке полей название строк переместить и поставить выше дату, чем имя, тогда именно даты выплат будут подразделяться на имена сотрудников.
- Можно также отобразить числовые значения таблицы в виде гистограммы. Для этого выделяем ячейку с числовым значением, заходим на вкладку «Главная», жмем «Условное форматирование», выбираем пункт «Гистограммы» и указываем понравившийся вид.
- Гистограмма появляется только в одной ячейке. Чтобы применить правило гистограммы для всех ячеек таблицы, кликаем на кнопку, которая появилась рядом с гистограммой, и в открывшемся окне переводим переключатель в позицию «Ко всем ячейкам».
- В итоге наша сводная таблица стала выглядеть более презентабельно.
Второй способ создания предоставляет больше дополнительных возможностей, но в большинстве случаев функциональности первого варианта вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Сводные таблицы могут формировать данные в отчеты по практически любым критериям, которые укажет пользователь в настройках.
Система компоновки данных 1С 8.3 для начинающих: представление отчёта в виде таблицы
Внимание! Перед вами ознакомительная версия урока, материалы которого могут быть неполными.
Войдите на сайт как ученик
https://www.youtube.com/watch?v=MPiTqh53TUo\u0026pp=YAHIAQHwAQG6AwIYAqIGFQHV2fo7fLRpgnUV-0E8l5DFRrWOOg%3D%3D
Войдите как ученик, чтобы получить доступ к материалам школы
Система компоновки данных 1С 8.3 для начинающих: представление отчёта в виде таблицы
Автор уроков и преподаватель школы: Владимир Милькин
На всех прошлых уроках мы выводили данные в отчет в виде списка. Сегодня разберёмся со вторым типом отчета: «Таблица».
Ставим цель
- Написать отчёт, который выводит информацию о заказе еды клиентами в виде таблицы.
- В строках таблицы должна выводиться еда, в колонках — клиенты, а на пересечении количество данной еды заказанной данным клиентом.
- Информацию будем брать из документов «ЗаказКлиента».
Создаём новый отчёт
Открываем базу «Гастроном» в конфигураторе и через меню «Файл»->»Новый…» создаём новый отчёт:
- Вид документа — «Внешний отчет»:
- В новой форме отчёта указываем имя «Урок8» и нажимаем кнопку «Открыть схему компоновки данных»:
- Имя схемы компоновки данных оставляем по умолчанию:
Составляем запрос
- Добавляем новый набор данных — запрос:
- Выделяем новый набор данных и вызываем конструктор запроса:
- Будем выбирать из табличных частей документа «ЗаказКлиента» следующие поля:
- Получился следующий текст запроса:
Сначала пробуем список
Перейдём на закладку «Настройки» и нажмём волшебную палочку, чтобы вызвать конструктор:
Вначале попробуем по старинке выбрать тип отчета «Список…»:
- Укажем поля, которые будут отображаться в отчете:
- Сохраним наш отчёт в конфигураторе и сформируем в режиме пользователя:
- Получился привычный нам список с тремя колонками: Клиент, Еда и Количество.
Выводим в виде таблицы
- Ах как замечательно было бы представить эти же самые данные в виде таблицы, в строках которой перечислена еда, в колонках — клиенты, а на пересечении количество данной еды, которое заказал данный клиент:
- Сделать это действительно легко. Для этого вернёмся на закладку «Настройки» и вновь вызовем конструктор настроек через волшебную палочку:
На этот раз в качестве типа отчета выберем «Таблица..»:
- Из полей, которые будут отображаться в отчёте уберём «Клиент» и «Еда», так как эти поля по нашей задумке уйдут в столбцы и строки соответственно:
- Оставим только количество, которое будет отображаться на пересечении строк и столбцов:
Здесь нужно указать конструктору какие поля будут отображаться в строках, а какие в столбцах. Для нас очевидно (см. рисунок выше), что строки — это еда, а колонки — клиенты:
- Получилось вот так:
- Итоговая структура отчёта будет такой:
- Сохраняем наш отчёт в конфигураторе и формируем в режиме пользователя:
Вроде бы неплохо. Еда отображаться в строках, а клиенты — в столбцах. Но показатели количества, которые мы ожидали увидеть на пересечении строк и столбцов почему-то оказались все слепёшены в одном столбце.
А причина в том, что строки и столбцы у нас сгруппированы, а показатели нет! Поэтому и такой разлад.
Чтобы сгруппировать количество нужно подвести по нему итоги (вычислить ресурсы). Это мы уже делать умеем.
Забыли подвести итоги
Переходим на закладку «Ресурсы» и перетаскиваем поле «Количество» из левой колонки в правую:
Выражение «Сумма(Про…» оставляем без изменения:
- Снова сохраняем отчет и формируем в режиме пользователя:
То, что надо! Мы хорошо поработали. А на следующем уроке — мы модифицируем этот отчёт (вернее его копию) и представим эти же данные в виде диаграммы.
Эталонная обработка, после выполнения всех шагов этого урока
Войдите на сайт как ученик
Авторизуйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам школы
- Для учеников
- Прибегайте к изучению эталонного варианта только после самостоятельного выполнения всех шагов.
- На вопросы учеников — отвечаю по почте, но прежде загляните в ЧАВО (ссылка) .
- С уважением, Владимир Милькин
Войдите на сайт как ученик
https://www.youtube.com/watch?v=MPiTqh53TUo\u0026pp=YAHIAQHwAQG6AwIYAqIGFQHV2fo7fLRpgnUV-0E8l5DFRrWOOg%3D%3D
Войдите как ученик, чтобы получить доступ к материалам школы
Создание отчетов при помощи сводных таблиц
45441 18.11.2012 Скачать пример
Видео
Лирическое вступление или мотивация
Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:
В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):
- кто из наших менеджеров заключил сделку
- с каким из заказчиков
- какого именно товара и на какую сумму продано
- с какого из наших складов была отгрузка
- когда (месяц и день месяца)
Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:
- Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
- Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
- Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?
… и т.д.
Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.
Поехали…
Если у вас Excel 2003 или старше
Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport).
Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard).
Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.
Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?
На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.
Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.
Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно
На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.
Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?
На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.
Работа с макетом
То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы.
Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета.
Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет.
Останется его только достойно отформатировать:
Если у вас Excel 2007 или новее
В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:
В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:
- Названия строк (Row labels)
- Названия столбцов (Column labels)
- Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
- Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.
Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален.
P.S
Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).
Ссылки по теме
Настройка отчетов в 1С 8.3 (основные понятия) В Смоленске в Легасофт
С развитием платформы «1С:Предприятие 8» отчеты в прикладных решениях становятся более гибкими, предоставляют пользователям больше возможностей настройки их под свои требования. Система компоновки данных (СКД) позволяет формировать достаточно сложные отчеты из режима предприятия, не прибегая к помощи разработчика. Такая гибкость настроек и универсальность отчетов имеет и обратную сторону: настройка отчетов требует все больше навыков от пользователя. Рассмотрим основные приемы работы с отчетами, созданными с помощью СКД, на примере отчета «Продажи» в типовой конфигурации Розница 2.2.
Для начала уточним, что цель большинства отчетов – получить числовые показатели с различной аналитикой. Исходные данные поступают в виде простой таблицы, полученной запросом, и называются детальными записями. СКД предназначена для вывода этих данных в удобном для пользователя виде.
Основные понятия СКД
- Поле – каждая из колонок исходной таблицы.
- Доступные поля – поля, которые разрешено использовать пользователю при работе с отчетом.
- Выбранные поля – набор полей, выводимых в результат компоновки.
- Измерение – поле, представляющее собой разрез, в котором ведется учет (Организация, Склад, Номенклатура).
- Ресурс – числовое поле, в котором хранится информация в разрезе измерений (Количество, Сумма).
- Группировка – объединение полей с одинаковыми значениями в группы для удобного представление пользователю (выбирается поле и иерархия).
- Отбор – описание ограничений выборки записей результата (указывается поле, условие и значение отбора).
- Сортировка – упорядочивание записей результата (указывается поле и направление сортировки).
- Условное оформление – описание оформления полей результата.
I. Простой режим настроек отчета «Продажи»
При открытии любого отчета пользователь видит быстрые отборы, командную панель и табличное поле (Рисунок 1).
- Быстрые отборы предназначены для ограничения выборки данных в отчет, они уже настроены для использования, пользователю необходимо только выбрать значение отбора. Флажок слева от отбора устанавливает его активность. Если отбор не активен, он не применяется, даже если его значение заполнено.
- Командная панель содержит основные команды, предназначенные для работы с отчетом.
- В табличное поле выводятся непосредственно данные отчета.
Рисунок 1. Отчет «Продажи».
Если вариант отчета настроен заранее, пользователю достаточно установить нужные значения отборов и сформировать отчет. Но чаще всего существует необходимость изменить отчет перед его выводом.
Самые простые инструменты редактирования отчета вызываются по кнопке «Настройки». Настройки отчета имеют 2 режима: простой и расширенный.
В простом режиме пользователю доступна настройка отборов (не все отборы могут быть выведены в быстрые), а также настроек сортировки колонок отчета (Рисунок 2, 3).
Рисунок 2. Настройка отчета в простом режиме, вкладка «Отборы».
Рисунок 3. Настройка отчета в простом режиме, вкладка «Сортировки».
II. Расширенный режим настроек отчета «Продажи»
Расширенный режим редактирования позволяет осуществлять более сложные настройки отчета.
- 1. Вкладка «Отборы». Расширенная настройка отборов: позволяет добавлять/удалять отборы, редактировать существующие. Представлена в виде таблицы со следующими полями:
- 1.1. Поле – поле, по которому производится отбор.
- 1.2. Условие – вариант отбора, возможные значения:
- 1.2.1. Равно – отбор только по выбранному значению поля;
- 1.2.2. Не равно – отбор по всем значениям поля, исключая выбранное;
- 1.2.3. В списке – отбор по списку значений поля;
- 1.2.4. Не в списке – отбор по всем значениям поля, исключая выбранный список;
- 1.2.5. В группе – отбор по всем значениям поля, входящим в выбранную группу (если выбран элемент, аналогично условию Равно);
- 1.2.6. Не в группе – отбор по всем значениям поля, не входящим в выбранную группу (если выбран элемент, аналогично условию Не равно);
- 1.2.7. В группе из списка — отбор по всем значениям поля, входящим в группы из выбранного списка (если выбраны только элементы, аналогично условию В списке);
- 1.2.8. Не в группе из списка — отбор по всем значениям поля, не входящим в группы из выбранного списка (если выбраны только элементы, аналогично условию Не в списке);
- 1.2.9. Заполнено – отбор по всем не пустым значениям поля;
- 1.2.10. Не заполнено – отбор по всем пустым значениям поля;
Как сделать сводные таблицы в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».
Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:
- «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить. Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
- «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
- «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.
Настроить сводную таблицу можно двумя способами:
- Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
- Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.
Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.
В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.
Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».
После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.
Добавляем в сводную таблицу поле «Продавцы» через область «Строки» Скриншот: Skillbox
Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».
В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.
Добавляем в сводную таблицу поле «Марка, модель» через область «Строки» Скриншот: Skillbox Media
Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.
Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».
Добавляем в сводную таблицу поля «Марка, модель» и «Цена» через область «Значения» Скриншот: Skillbox Media
Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.
По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.