Отчетность

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Опубликовано 12.05.2023 06:46 Administrator Просмотров: 6573

Для оформления трудовых отношений работодателю необходимы персональные данные работника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковской карты. Эти данные идентифицируют физическое лицо, отражаются в трудовом договоре и кадровых документах.

Так же эта информация нужна для отчетности в ИФНС и СФР. Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы? Обо всем этом расскажем в данной публикации.

Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1. 

Итак, напомним о каждом виде персональных данных.

СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются.

Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР. Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций.

При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета – в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф. У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.

Паспортные данные меняются (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ»). Происходит это в следующих случаях:

  • • достижение возраста 20, 45 лет;
  • • смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;
  • • порча или утеря паспорта.
  • Замена паспорта – это обязанность работника.
  • Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС. 

Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта. При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке. Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.

В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.

Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.

Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено.

Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.

5 Порядка заполнения ЕФС-1).

Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).

Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.

Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока. Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.

Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:

Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию.

А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта.

По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР – это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.

При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой! В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.

Для этого используется функция «История»:

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» — «Физические лица».

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически. Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».

  1. Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».
  2. Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:
  3. В карточке физического лица данные изменились автоматически:
  4. Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:

Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.

  • Автор статьи: Ольга Долгих

Кого надо уведомить о замене паспорта

Куда сообщать новые данные при смене паспорта:

  • в кредитную организацию, где обслуживается гражданин;
  • ПФР и страховщикам по ОМС;
  • работодателю.
Читайте также:  Как выставить счет на оплату онлайн

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Паспорт гражданина РФ удостоверяет его личность на территории страны. Это основной документ, с которым человек обязан обращаться бережно. Порядок его оформления и выдачи урегулирован нормативными актами — произвольно поменять паспортные данные без прохождения установленных процедур гражданин не вправе.

Необходимость получения нового удостоверяющего документа возникает в следующих случаях:

  • достижения определенного возраста — в РФ физические лица обязаны менять удостоверение в 20 и 45 лет;
  • смена личных данных, например, фамилии при вступлении в брак, имени, отчества или пола;
  • порча — испорченное удостоверение не имеет силы и подлежит замене;
  • утраты в результате кражи или потери.

Во всех случаях гражданину выдается новая бумага, с новыми реквизитами и возникает вопрос, куда надо сообщить новые сведения при смене паспорта, чтобы избежать последующих проблем.

Кому надо сообщить о смене

Паспорт — это личная бумага, все хлопоты, связанные с его оформлением, получением ложатся на самого гражданина. Он же обязан позаботиться об уведомлении всех заинтересованных лиц и компаний о новых реквизитах удостоверяющего документа.

Перечень организаций, в которые следует сообщить, не зависит от оснований получения нового удостоверения: субъекты, куда надо предоставить новые данные после замены паспорта в 45 лет, не отличаются от тех, кому сообщается о замене по иным основаниям.

https://www.youtube.com/watch?v=XDG_5H-h4po\u0026pp=ygWHAdCa0LDQuiDQvtC_0L7QstC10YHRgtC40YLRjCDQpNCh0KEg0L7QsSDQuNC30LzQtdC90LXQvdC40Lgg0L_QsNGB0L_QvtGA0YLQvdGL0YUg0LTQsNC90L3Ri9GFINGDINC30LDRgdGC0YDQsNGF0L7QstCw0L3QvdC-0LPQviDQu9C40YbQsA%3D%3D

Уведомить необходимо:

  1. Банк, в котором у гражданина открыт счет. Ответ на вопрос, нужно ли сообщать в банк при замене паспорта самостоятельно, зависит от обстоятельств открытия счета. Если счет лица открыт в рамках зарплатного проекта, участником которого он до сих пор является — работодатель сам известит банк о произошедших изменениях. Если счет гражданин открывал сам или к моменту замены документа вышел из зарплатного проекта, то извещать банк придется самостоятельно. Для этого следует явиться в отделение банка и разъяснить ситуацию.
  2. Работодателя. Работодатель ведет все трудовые документы гражданина в период его работы, в них он обязан внести изменения, в связи с получением нового удостоверения работником. Кроме того, работодатель вправе взять на себя часть хлопот по уведомлению других организаций, например, он сам вправе подать информацию в банк или ПФР, проконсультировать, в какие службы надо сообщать при получении нового паспорта, и посодействовать в оформлении документов. Чтобы сообщить о замене, достаточно явиться в отдел кадров и разъяснить ситуацию. С собой следует захватить новое удостоверение и документ, на основании которого произошла замена, например, свидетельство о вступлении в брак. Дальнейшие действия разъяснят сотрудники кадровой службы.
  3. Страховщика по ОМС (организацию, в которой у гражданина оформлен полис ОМС) следует уведомить о смене в течение месяца с момента оформления нового документа. В противном случае возможна ситуация, когда возникнет противоречие между информацией из документов гражданина и информацией, изложенной в полисе. Это чревато отказом в оказании медицинских услуг, поэтому ответ на вопрос, нужно ли менять полис ОМС при замене паспорта в 45 лет, — да, это необходимо. Для уведомления следует позвонить в свою компанию, разъяснить ситуацию и выяснить точный порядок такого уведомления и перечень необходимых документов, а затем явиться в офис компании для подачи уведомления.
  4. Пенсионный фонд РФ извещается, чтобы информация в базе фонда соответствовала фактической. Для уведомления фонда следует явиться в любое его отделение, заполнить специальную анкету, бланк которой выдадут на месте, и подать ее сотруднику. Сделать это следует в течение месяца с момента получения нового удостоверения. Форма уведомления утверждена Постановлением Пенсионного фонда РФ №335п от 13.06.2019.

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Вопреки распространенному заблуждению, лицо не обязано уведомлять налоговую инспекцию. В соответствии с ч. 8 ст. 85 Налогового кодекса РФ, орган, оформивший и выдавший новое удостоверение, самостоятельно сообщит об этом налоговикам. Сам гражданин заявление в налоговую о смене паспорта не пишет.

Кроме того, следует переоформить водительские права и загранпаспорт, чтобы они соответствовали данным нового удостоверения. Для этого следует обратиться в профильные госорганы.

Куда дополнительно передавать данные, если замена произошла у ИП или директора компании

Паспортные данные ИП и руководителей организаций фигурируют не только в их личных документах, но и в документах их организаций, и отражаются в том числе в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.

Но перечень лиц, куда сообщать об изменении паспортных данных ИП или генерального директора компании, не отличается от изложенного выше.

Все уведомления направляются ими так же, как и обычными гражданами, а информацию для внесения изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП налоговая получает самостоятельно.

Единственное отличие — в перечень лиц, кому сообщать о смене паспорта руководителем компании или ИП, входит, помимо прочего, банк, обслуживающий эту организацию или расчетный счет ИП.

Как сдавать отчёты в СФР при смене данных сотрудника

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

Из нашей статьи вы узнаете:

Вся кадровая отчётность включает в себя личные данные сотрудника — ФИО, СНИЛС, ИНН, прописку, паспортные данные. СНИЛС и ИНН выдаются один раз на всю жизнь, а вот фамилия, имя, место регистрации, серия и номер паспорта могут измениться. Расскажем о том, как сдавать отчёты при смене фамилии или других персональных данных сотрудника.

Как изменить данные сотрудника в базе СФР

Информация в отчётности и в базе Соцфонда должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Изменить информацию о себе в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) может каждый зарегистрированный там человек.

На сайте СФР приводится инструкция, как это сделать.

  • Подать заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счёте, по форме АДВ-2. Это можно сделать тремя способами:
    • Обратиться лично в любую клиентскую службу СФР вне зависимости от места пребывания и места фактического проживания.
    • Подать заявление через МФЦ.
    • Направить заявление по указанной форме в клиентскую службу СФР по почте.
  • Приложить к заявлению следующие документы:
    • При обращении в клиентскую службу СФР или МФЦ: документ, удостоверяющий личность; свидетельство о заключении или расторжении брака; свидетельство о перемене имени.
    • При направлении заявления по почте: нотариально заверенные копии указанных документов.
  • После обновления сведений в индивидуальном лицевом счёте застрахованного лица (данные обновляются в день подачи заявления) необходимо отредактировать персональные данные в учётной записи в ЕСИА.
  • Как это сделать:

    • Авторизоваться на портале Госуслуг.
    • В разделе «Документы и данные» войти в раздел «Личные документы».
    • Во вкладке «Паспорт гражданина РФ» выбрать «Редактировать» и ввести актуальные данные: фамилия, имя, отчество и сведения о документе, удостоверяющем личность. Затем нажать «Отправить на проверку».
Читайте также:  Постановка объектов НВОС на учет

После успешной проверки данных документа, удостоверяющих личность, данные будут изменены в системе обязательного пенсионного страхования.

С 9 января 2023 года действует новая форма АДВ-2, утверждённая Постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 года № 243п. Вместе с ней изменили и другие формы персонифицированной отчётности:

  • АДВ-1 — анкета зарегистрированного гражданина;
  • АДВ-2 — заявление на внесение изменений в АДВ-1, которые есть в СНИЛС;
  • АДВ-3 — заявление на получение подтверждения того, что человека зарегистрировали в системе персучета;
  • АДВ-6-1 — опись документов, которые страхователь направляет в СФР;
  • СЗВ-К — данные о трудовом стаже застрахованного сотрудника за период до регистрации в системе ОПС.

Также ПФР предупредил, что бланки АДВ-1, -2 и -3 должны заполнять только сами зарегистрированные граждане.

Также работодатель обязан направлять в СФР сведения о застрахованных лицах по форме, утверждённой Приказом ФСС РФ от 8 апреля 2022 года № 119, в трёхдневный срок с момента их получения.

Как исправить ошибку в отчёте, если указали старые персданные

Может случиться так, что работодатель уже указывает в отчётности новую фамилию сотрудника, а в ЕСИА сведения ещё не были заменены. Или наоборот — в системе уже указаны новые данные, а работодатель в кадровой отчётности указывает старые.

В этом случае, если других ошибок в отчёте нет и не нужно отменять ранее указанные сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, можно представить отдельные разделы (подразделы) с исправленными данными. При этом в состав формы ЕФС-1 обязательно включается титульный лист.

Если допущена ошибка в персональных данных в отчёте о персонифицированных сведениях, который подаётся в ИФНС, то корректировку делают так:

  • на титульном листе проставляют номер корректировки;
  • повторяют блок с ошибками из строк 020–060 с кодом аннулирования в поле 010, в строке 070 проставляют прочерки, а затем заполняют новый блок из строк 010–070 и указывают в нём правильные сведения.

Фсс россии: срочно передайте сведения о работниках!

Популярно

Как оповестить ФСС об изменении паспортных данных у застрахованного лица

В телеграмм канале ФСС России сообщается, что для успешного перехода на проактивный порядок выплаты пособий необходимо, в первую очередь, направить в ФСС России через систему социального электронного документооборота (СЭДО) следующие сведения о застрахованных лицах:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • СНИЛС;
  • ИНН (при наличии);
  • способ получения пособия и реквизиты для перечисления.

Сведения передаются исключительно в электронном виде! После предоставления в ФСС России указанных сведений работодатель сможет получать уведомления об ЭЛН, запросы недостающих данных для назначения пособия и направлять уточненные данные.

Напомним, с 1 января 2022 г. вступил в силу Федеральный закон от 30 апреля 2021 г. № 126-ФЗ.

Он устанавливает, что при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности застрахованное лицо представляет работодателю сведения о себе, необходимые страхователю и страховщику для выплаты страхового обеспечения, своевременно извещает об их изменении (перечень сведений содержится в форме, утверждаемой страховщиком).

Эти сведения застрахованное лицо может оформить на бумажном носителе либо в форме электронного документа (ч. 13,  ч. 14 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ в редакции Федерального закона от 30 апреля 2021 г. № 126-ФЗ).

Работодатель, в свою очередь, обязан передать полученные от застрахованного лица сведения в территориальный орган ФСС России не позднее трех рабочих дней со дня их получения (ч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ в новой редакции). Форма сведений о застрахованном лице пока не утверждена, в отношении текста проекта приказа ФСС России с разработанной формой в настоящее время проводятся общественные обсуждения и независимая антикоррупционная экспертиза (ID проекта 01/02/12-21/00123812).

Сроки же направления сведений о всех застрахованных лицах в связи с переходом на проактивный порядок выплаты пособий законом не установлены.

ФСС России сообщает, что завершить передачу сведений необходимо до конца февраля 2022 года, в том числе по уволенным работникам на случай, если у них наступит заболевание или травма в течение 30 дней после увольнения.

Такая поспешность необходима в целях сохранения права застрахованных лиц на получение пособий, обеспечения кратчайших сроков их назначения и выплаты.

ФСС России поясняет, что форма сведений о застрахованных лицах формируется в используемой бухгалтерской программе (СБИС, 1С, СКБ-Контур и пр.). За разъяснениями практического использования функционала необходимо обращаться к разработчику программного обеспечения, в котором страхователь осуществляет кадрово-бухгалтерский учет, либо к спецоператору бухгалтерской отчетности.

Дополнительно сообщается, что СЭДО – бесплатный электронный сервис, интегрированный в бухгалтерские программы. Для подключения к СЭДО достаточно включить нужную опцию в бухгалтерской программе. Со спецификацией по использованию СЭДО можно ознакомиться на сайте ФСС России.

На сайтах отдельных региональных отделений ФСС России также размещена информация о необходимости в кратчайшие сроки передать в ФСС России сведения о застрахованных лицах, например, на сайтах Тюменского отделения и Ленинградского отделения.

Частые вопросы — Экстерн

О проактивных выплатах

Подробная информация о проактивных выплатах: в чем изменения, о переходном периоде, штрафах и другие вопросы.

Сведения о застрахованном лице (СоЗЛ)

Запрос недостающих сведений и Ответ на запрос

Извещения

Когда поступает извещение

  • На ответ на запрос о недостающих сведений.
  • На отправленный реестр. Это неформализованный документ, где указано ФИО сотрудника и причина получения.

Сроки ответа на извещение

  1. Подтвердите получение извещения в течение 3-х рабочих дней.
  2. Затем ответьте на извещение в течение 5 рабочих дней.

Рекомендуем проверять входящие документы каждый рабочий день.

Сервис сам рассчитает и подскажет срок отправки ответа — он отображается в списке входящих документов в столбце «Ответ». В этом же столбце отображается статус документа.

Откройте извещение и нажмите «Подтвердить получение». Чтобы просмотреть текст извещения, скачайте его.

Формат ответа на извещение

ФСС не выплатит пособие, если ответить на извещение не в таком же формате, в каком изначальные сведения страхователь направил.

  • Если сведения были направлены в виде ответа на запрос, через раздел «Проактивные выплаты», то и ответ на извещение должен быть направлен в виде корректировки ранее направленного ответа на запрос. Определить, что извещение пришло на сведения, направленные в проактивном виде, можно по идентификатору — он будет начинаться на «P», например «P_7727009262_2022_09_14_52829239_0». Как отправить корректировку, читайте ниже в разделе «Корректировка при извещении на ответ на запрос сведений».
  • Если изначально сведения для назначения пособия были направлены в виде реестра, то и ответ на извещение должен быть направлен тоже в виде реестра. Определить это можно по идентификатору в извещении, если он начинается на букву «Е», например E_7731108180_2022_04_07_0336, то ответ на извещение нужно направить в виде реестра. Как отправить ответ на извещение в виде реестра, читайте в инструкции.
Читайте также:  Как сдаются отчеты при директоре ликвидаторе

Корректировка при извещении на ответ на запрос сведений

Способ 1

  1. Откройте извещение и нажмите «Ответить».
  2. Исправьте неправильные данные и отправьте ответ еще раз.

Способ 2

  1. Откройте извещение и скачайте его в формате DOCX.
  2. Откройте скачанный документ и посмотрите, на какого сотрудника он поступил.

  3. Перейдите в список отправленных документов и найдите ранее отправленный ответ на этого сотрудника.
  4. Откройте документ, скачайте его. А затем снова загрузите в сервис.

  5. Исправьте неправильные данные и отправьте ответ еще раз.

Уведомление об изменении ЭЛН

Инициация выплаты или перерасчета пособия

Ошибка в паспортных данных работника в РСВ: как исправить?

Если в РСВ будут ошибки, от ИФНС придет уведомление о расхождении данных. Если неверно указан СНИЛС, отчет вообще «не пройдет» с формулировкой «у вас нет работника с такими данными». Если ошибка в паспортных данных, в уведомлении будет указан СНИЛС работника, в паспортных данных которого есть ошибка.

После отправки РСВ по ТКС налоговики в адрес компании направляют либо квитанцию о приеме, либо уведомление с протоколом ошибки. Нужно найти ошибку, исправить ее и подать РСВ заново.

Ошибка в паспортных данных работника не приводит к неуплате взносов. Но, из-за ошибки в данных работника может быть некорректно сформирована его пенсия. Поэтом уточненку, лучше всего, сдать.

Срок исправления ошибки в РСВ

Если в РСВ будут допущены критические ошибки, в суммах взносов и расчетных базах, от ИФНС придет отказ в приеме расчета.

После получения требования ИФНС об обнаруженных в РСВ ошибках, исправить их нужно в течение 5 дней и отправить уточненный документ заново (пункты 3 и 10 статьи 88 НК РФ).

Персональные сведения по отдельным лицам не соответствуют данным ИФНС

По сообщениям ФНС чаще всего бухгалтеры допускаются ошибки при отражении в РСВ персональных данных работников в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

Код ошибки 0400500003 означает, что персональные сведения по работнику не соответствуют данным из информационной базы налоговиков или отсутствуют в ней. В уведомлении о расхождении данных кроме кода ошибки, указывают СНИЛС работника, паспортные данные которого вызвали в ИФНС сомнения в достоверности.

У работника изменились паспортные данные

Если нужно исправить сведения по отдельному работнику, у которого на дату представления уточненного расчета изменились персональные данные (СНИЛС, Фамилия, Имя, Отчество) расчет нужно заполнить по этому работнику, указав новые персональные данные.

Если данные верны

Если в отчете ошибки нет, нужно отправить и ИФНС письмо о том, что данные достоверны, приложив ксерокопии удостоверяющих личность документов, СНИЛС и ИНН.

Забыли указать работника

Если какие-либо работники не отражены в первоначальном РСВ, то в уточненный расчет нужно включать раздел 3, содержащий сведения о «забытых» работниках. Одновременно с этим нужно исправить показатели раздела 1 «Сводные данные об обязательствах плательщика страховых взносов».

Как исправить ошибку в персонифицированных сведениях

Нужно подать уточненный РСВ только по тем работникам, данные по которым нужно изменить. Не забудьте указать номер корректировки на титульном листе.

В основной части РСВ для исправления или отмены поданных данных предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице».

Если нужно аннулировать сведения, поставьте «1» в строке 010. При этом в подразделе 3.2 по строкам 130 — 170 и 190 — 210 проставляются прочерки.

Если нужно исправить ошибку в ФИО/СНИЛС, дополнительно к разделу с аннулированными сведениями нужно заполнить по этому работнику раздел 3 с верными сведениями по строкам 020–070.

Если надо исправить только сумму выплат, в уточненный расчет включают сведения по работнику и верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.

Коды ошибок в форме РСВ

Код ошибки, указанные в протоколе Что означает В чем ошиблись Как исправить
0400100001 Не найден плательщик по ИННКПП, представленным в файле или Не идентифицирован налогоплательщика Скорее всего, вы неверно указали КПП или код инспекции. Проверьте все внесенные в РСВ реквизиты компании и отправьте отчет заново
0400400011 Не сходятся суммы внутри документа либо расходятся другими отчетными формами.  Возможно, вы некорректно ввели персональные данные сотрудников. Выясните, какая сумма указана неверно, как округляли цифры. Проверьте данные работников. Исправьте найденную ошибку и отправьте отчет заново.
04004000170400400018 Сумма нарастающим итого и сумма показателей по всем работникам не сходятся Если сложить все выплату по каждому работнику, эта сумма не будет равна общей. Вероятнее всего, вы неправильно округлили значения или забыли про копейки.Возможно, в РСВ не включили какого-то сотрудника или ошибочно не были учтены выплаты. Выясните, какая сумма указана неверно, как округляли цифры. Проверьте, всех ли сотрудников учли. Исправьте ошибку отправьте отчет заново.
Недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных физических лиц. Скорее всего, вы ошиблись при указании паспортных данных работника. Проверьте паспортные данные, найденную неточность исправьте и отправьте расчет заново.
0100500001 РСВ подписан доверенным лицом, но в налоговой нет доверенности на подписание и сдачу отчетности Забыли отправить в ИФНС доверенность или отправили просроченный документ Срочно предоставьте правильную доверенность в ИФНСЭлектронная доверенность для представительства в ИФНС
0100500002 Срок действия доверенности истек
0100500006 Отсутствует сообщение о доверенности
0400500003 Персональные сведения по отдельным лицам не соответствуют данным ИФНС Допустили ошибки в данных работников, при заполнении раздела 3 расчета по страховым взносамВозможно; работник не сообщил об изменении своих персональных данных; Вы неправильно перенесли данных из договора в РСВ; произошел технический сбой. Перепроверьте персональные данные сотрудников и отправьте отчет заново. Если все правильно, нужно обратиться в налоговую с подтверждающими документами (копии ИНН, СНИЛС, паспорта).