Нов-и Бухучет и налогообложение buhuchet-nalogooblozhenie

Екатерина Нестеренко

копирайтер проектов Финансовой академии Актив, Finassessment и Finrabota, UGC-редактор

Компании по всему миру переводят сотрудников на удаленку, в том числе и бухгалтеров.

Если вы не привыкли работать из дома и переживаете, что на карантине выпадете из рабочего ритма или не сможете работать также эффективно, как в офисе — это нормальная реакция мозга на новые условия.

Вот подборка инструментов и сервисов для бухгалтеров, которые помогут организовать удаленную работу, оставаться продуктивными и не терять связь с коллегами.

Сервисы для сдачи отчетности из дома

Чтобы сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность, уже давно не нужно занимать очередь в инстанциях. Отправить документы в контролирующие органы можно в электронном виде с помощью различных онлайн-сервисов.

• В России создать, отредактировать и отправить отчетность в ФНС, ПФР, ФСС можно в программах Контур.Экстерн, Такском, Небо, Мое.Дело, Декларация.Онлайн.
• В Украине подписать и отправить документы в налоговую можно на сайте OPZ, в веб-сервисах СОТА, Соната или iFin.
• В Казахстане все тоже самое можно сделать через Asistent, СБиС++, MyBuh.zh.

Работают такие сервисы просто: загрузили данные, поставили электронную подпись и нажали «Отправить». Некоторые сервисы проверяют корректность заполнения форм перед отправкой. Что очень удобно — не нужно переживать, что налоговая или пенсионный фонд отклонят отчет. Некоторые сервисы интегрируются с бухгалтерской программой и избавляют от трудоемкого переноса данных.

Онлайн-калькуляторы для различных расчетов

Бухгалтеру часто что-то нужно рассчитать: зарплату, налоги, отпускные. Обычно это делается в учетной программе. Но если в функционале вашей программы такого нет, то можно использовать различные онлайн-калькуляторы.

• По законодательству РФ рассчитать страховые взносы, больничный, декретный, отпускные, НДС и УСН можно в калькуляторах Бухонлайн. В сервисах «Актуальная бухгалтерия» и «Главная книга» при необходимости вы найдете еще с десяток бухгалтерских калькуляторов для расчета налогов, зарплаты, пособий. А еще там есть удобный инструмент «Сумма прописью».
• В Украине удобные калькуляторы индексации зарплаты и отпусков есть на сайте Лига360. Более 10 калькуляторов можно найти на buhgalter911 (расчет пенсии, зарплаты, НДС и пр.)
• Рассчитать зарплату и налоги по законодательству Республики Казахстан можно на findhow.org, salarycalc.kz и на tokadoka.com (есть калькулятор зарплаты для инвалидов, пенсионеров, нерезидентов).

Все онлайн-калькуляторы бесплатные. Они пригодятся, если в вашей учетной программе не предусмотрены функции расчета, а вам нужно что-то оперативно вычислить.

Чат-боты для поиска информации

Узнать экономическую информацию (курс валют, биржевые индексы, проверить контрагентов) в реальном времени можно на смартфоне с помощью чат-ботов. Чат-боты — это такие программы-роботы в мессенджере, которые помогают найти информацию и разобраться в вопросе без участия живого человека.

Для бухгалтеров есть несколько полезных ботов в приложении telegram:

• Economica Bot — у робота можно узнать курс валют ЦБ, данные по металлам и нефти, биржевые индексы, котировки и пр. Найти @economika_bot можно по поиску в telegram.
• Помощник Бухгалтера (@rusbuhbot) — этот бот поможет перевести числовые значения в текстовый вид с подстановкой рублей и копеек.
• Broker Курсы валют Украина (@BrokerUA_bot) — у чат-бота можно узнать, как менялся курс валют за неделю и сравнить курс на межбанке в реальном времени.
• Курсы валют Казахстана (@ExchangeRatesKzBot) — показывает курс валют в обменных пунктах разных городов РК.
• Проверить контрагентов по РФ поможет 2 чат-бота: @Proverka_kontragentov_bot и @egrul_bot. В последнем можно искать контрагентов по ИНН, ОГРН, ОГРНИП или названию компании. А результаты увидеть в мессенджере или скачать в PDF.

Так за несколько секунд в чат-боте можно узнать состояние мировых рынков или курс валют в разных банках

Бераторы и онлайн-справочники

Бухгалтеру ежедневно приходится мониторить изменения в законодательстве, чтобы правильно оформить документы, начислить налоги или провести операцию в учете.

На удаленке спросить совет не у кого, поэтому отличными источниками информации станут бераторы.

Это такие бухгалтерские энциклопедии, которые содержат образцы первичных документов и примеры решения различных хозяйственных ситуаций с ссылками на действующие законы.

Раньше бераторы выпускали только в виде печатных изданий, поэтому в онлайне их еще немного. Если найти нужный бератор не удалось, всегда можно заглянуть в онлайн-справочники.

Бераторы экономят время. С такими надежными источниками не нужно ходить полдня по форумам и вчитываться в законы, чтобы решить небольшой вопрос или разобраться в теме. Справочники постоянно обновляются и не содержат неоднозначных трактовок законов. Что помогает избежать многих ошибок в учете.

Сервисы для созвонов и планировщики задач

Работая из дома, важно постоянно быть на связи с коллегами. Особенно главбухам, которым нужно контролировать работу в отделе, оперативно решать вопросы и иметь доступ ко всем документам. Организовать удаленную работу бухгалтерии помогут так называемые таск-менеджеры, тайм-трекеры, файлообменники и приложения для созвонов. Сейчас объясним, что это такое и как ими пользоваться.

Таск-менеджеры или планировщики задач

Проконтролировать работу подчиненных и согласовать задачи в отделе можно удаленно с помощью таск-менеджера.

Это такие платформы, на которых можно дистанционно ставить сотрудникам задачи, устанавливать сроки и следить за выполнением.

Одними из лучших таск-менеджеров считаются Trello и Todoist — позволяют быстро добавлять задачи, назначать сроки и исполнителей. В Taskworld можно еще оценивать качество выполненной работы по определенным метрикам.

Тайм-трекеры

Если работа сотрудников оплачивается почасово или есть подозрения, что работники занимаются личными делами во время работы — используйте тайм-трекеры.

Это такие программы-счетчики, которые позволяют контролировать часы работы подчиненных и отслеживать все, что они делают в рабочее время на компьютере. Получить контроль над удаленщиками можно с помощью бесплатного сервиса TopTracker или TimeCamp.

Если хотите узнать, сколько лично у вас уходит времени на разные задачи — используйте RescueTime.

Приложения для звонков и видеоконференций

Основная масса рабочих вопросов решается на совещаниях. Провести встречу с коллегами, не выходя из дома, можно в видеочатах. Вот самые популярные из бесплатных:

Удаленная бухгалтерия: почему это выгодно и какие сервисы помогают реализовать процесс?

Работа в удаленном формате еще с начала пандемии показала свои плюсы как для начальства, так и для сотрудников сотен компаний по всему миру. В частности, это касается бухгалтерии.

В статье рассмотрим несколько вопросов по теме:

• В чем плюсы удаленной бухгалтерии?
• Как организовать удаленную бухгалтерию?
• Какие сервисы «1С» используют для работы удаленной бухгалтерии?

В чем плюсы удаленной бухгалтерии?

• Экономия для ваших сотрудников
• Бухгалтерам на «удаленке» не приходится тратить время и деньги, чтобы добраться до работы, а также на то, чтобы покупать еду в течение дня и подбирать подходящую одежду.
• Экономия для вас при найме бухгалтеров на удаленку

Наняв бухгалтеров для удаленной работы, вам не потребуется оплачивать страховые взносы, больничные листы, начислять премии.

Стоимость услуг таких бухгалтеров гораздо меньше, чем зарплата штатных специалистов.

Низкая цена на сервисы для удаленной работы

Программы для работы удаленной бухгалтерии доступны по цене. Например, облачные сервисы «1С» доступны от 900 рублей в месяц. Это гораздо выгоднее, нежели покупать программу «в коробке» и лицензии к ней.

Отсутствие затрат на покупку и обслуживание компьютеров

При учете сложившейся геополитической ситуации в мире, поломка компьютерного оборудования может обойтись в копейку, не говоря уже о содержании в штате IT-специалиста для его обслуживания. На «удаленке» же сотрудники работают со своих компьютеров и в случае неполадок ответственность за их устранение лежит на самих сотрудниках.

Как организовать удаленную бухгалтерию?

Само понятие «удаленная бухгалтерия» уже говорит о том, что речь идет об удаленной организации труда сотрудников бухгалтерии. При этом расстояние никак не должно влиять на взаимодействие между главным бухгалтером и подчиненными ему сотрудниками.

На какие участки бухучета переводят удаленных сотрудников?

Сотрудников удаленной бухгалтерии удобно переводить на следующие участки бухгалтерии:

• авансовые отчеты;
• банк (выписки, подготовка платежных документов);
• учет основных средств;
• расчеты с поставщиками;
• реализация.

1. Первичные документы при удаленном формате взаимодействия можно доставлять курьером, отправлять по почте или по другим электронным каналам связи.
2. Какие критерии учитывать при переводе или найме бухгалтеров на удаленку?
3. Ключевые критерии оценки сотрудников:

• отличное знание действующего законодательства;
• ответственность;
• умение работать самостоятельно;
• способность расставлять приоритеты.

Какие документы должен предоставить сотрудник при приеме на работу?

Сотрудник удаленной бухгалтерии предоставляет в обязательном порядке руководству документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Важный момент! Все документы сотрудник удаленной бухгалтерии должен предоставить лично в бумажной форме.

Какое место работы необходимо указать удаленному сотруднику в трудовом договоре?

В соответствии с трудовым кодексом в трудовом договоре необходимо указать место работы сотрудника. Место работы – это адрес, по которому находится организация-работодатель или ее структурное подразделение, куда необходимо прибыть сотруднику в связи с его работой.

• В случае, если вы наняли сотрудника бухгалтерии на фрилансе, в трудовом договоре на надомную работу следует определить рабочее место фрилансера как его место жительства.
• Какие компенсации и гарантии получает сотрудник удаленной бухгалтерии?
• Компенсации и гарантии для удаленных сотрудников, так же как и для штатных, предусмотрены трудовым законодательством:

• ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней;
• дополнительные отпуска и учебные отпуска;
• пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Какие сервисы «1С» используют для работы удаленной бухгалтерии?

Наиболее популярными решениями для удаленной бухгалтерии являются облачные сервисы «1С», такие как «1С:Фреш» и «1С:Готовое рабочее место» («1С:ГРМ» или аренда «1С»).

Что такое «1С:Фреш»?

«1С:Фреш» — это сервис, который обеспечивает удаленный доступ к «1С» за счет хранения программы в «облаке». Благодаря этому к базе «1С» можно подключиться с любого устройства при наличии интернет-соединения.

Коробочная версия при использовании «1С:Фреш» не нужна.

Более того, сервис не требует установки «1С» на компьютер — вы подключаетесь к «1С» удаленно через браузер и можете начинать работу уже через 15 минут после покупки сервиса.

В «1С:Фреш» включает типовые программные решения «1С». В сервисе есть несколько тарифов, которые могут включать как одну, так и несколько доступных конфигураций «1С». Обновления в сервисе автоматические.

Что такое «1С:Готовое рабочее место»?

«1С:Готовое рабочее место» (аренда «1С») – это сервис, который позволяет подключаться к «1С» через Интернет, в частности на телефоне или планшете, в любой точке мира. Работать можно в самых нужных программах «1С» онлайн: «1С:Бухгалтерии», «1С:Зарплата и управления персоналом», «1С:Розница», «1С:Документооборот» по цене от 900 рублей в месяц.

К каждой конфигурации доступ приобретается отдельно. Это значит, что можно собрать индивидуальный перечень конфигураций, которые понадобятся в работе.

«1С:ГРМ» включает типовые и отраслевые решения, которых уже более 60 и они постоянно развиваются. Базы в «1С:ГРМ» можно доработать, а обновления конфигураций производятся по вашему запросу.

Сомневаетесь в выборе сервиса для удаленной бухгалтерии?

Получите до 30 дней бесплатного доступа к облачным сервисам «1С:Фреш» и «1С:Готовое рабочее место». Вы получите полноценный доступ, протестируете работу и убедитесь в пользе решения для вас.

Получить доступ

Ваши преимущества с облачными сервисами «1С»

Удобный вариант оплаты – по подписке от 900 руб./мес.

Так вы экономите на покупке серверов и настройке программы. А для еще большей выгоды можно перевести бухгалтерию на удаленный режим работы и экономить на содержании рабочих мест сотрудников.

Всегда актуальная версия программы

В локальной версии программы обновления платные и производятся вручную. В «1С:Фреш» и «1С:Готовое рабочее место» обновления входят в стоимость подписки, а в облаке «1С:Фреш» они устанавливаются автоматически.

1. Работа там, где удобно
2. С «1С» в облаке вы не привязаны к рабочему месту – работайте из любого места, где есть Интернет.
3. Данные под защитой
4. Все данные хранятся в специальном Дата-центре на территории РФ, резервные копии вашей базы создаются автоматически, а ваши вопросы решает круглосуточная техподдержка.
5. Быстрое начало работы

Начать работать можно сразу после предоставления доступа к облачному сервису. Установок и настроек собственной инфраструктуры не требуется. База создается в день получения запроса.

Понятный интерфейс

Внешний вид программы «1С» в облаке не меняется. Это все та же знакомая вам программа «1С», только через Интернет, поэтому нет необходимости переучиваться работе в программе.

Выводы по теме

Удаленный формат работы бухгалтерии так же актуален в наши дни, как и во время пандемии за счет своих преимуществ как для владельцев бизнеса, так и для самих сотрудников.

Компании с удаленной бухгалтерией экономят средства на покупке, обслуживании и ремонте компьютерной техники, аренде помещений для офисов и содержании штатных сотрудников.

В свою очередь сотрудники удаленной бухгалтерии экономят средства на проезде до работы и обратно, обеспечении себя питанием в течение рабочего дня.

Многие удаленные работники даже повышают концентрацию внимания на рабочих процессах, не отвлекаясь на общение с коллегами в кабинете.

Работа бухгалтером удаленно | Можно ли работать бухгалтером удаленно? — Контур.Бухгалтерия

Не всякий специалист справится с обслуживанием даже очень маленькой фирмы или ИП. Ведение бухгалтерии предприятия требует знаний разных участков бухгалтерского учета, умения работать с налоговой, фондами и многих других навыков. Предпринимателю при выборе удаленного учетного специалиста следует внимательно оценивать его опыт, чтобы избежать ошибок в бухгалтерии и связанных с ними проблем: штрафов, блокировок расчетного счета и нареканий со стороны контролирующих органов.

Бухгалтер может претендовать на удаленное обслуживание компании, если он имеет положительный опыт ведения бухучета и сдачи отчетности, если он знаком с работой на том налоговом режиме, который выбран компанией, и умеет применять налоговые вычеты. Он также должен представлять варианты взаимодействия с директором по ряду вопросов: передача первички, подписывание документов, оплата счетов.

Рабочие инструменты и навыки бухгалтера

Рабочее место бухгалтера должно быть оснащено необходимой техникой: телефон, ПК, принтер, сканер, доступ в интернет, папки и ящики для хранения бумажных документов. Учетный специалист должен иметь навыки работы в бухгалтерской программе или онлайн-сервисе, который отвечает потребностям фирмы-нанимателя. Важно умение отправлять отчетность через интернет.

Бухгалтер должен следить за нововведениями и актуальной информацией в сфере налогов, отчетности и бухучета, иметь доступ к действующим формам документов. Для работы будут ценны контакты экспертов, к которым можно обратиться за консультацией в сложной ситуации.

Договор между бухгалтером и фирмой

Неофициальная устная договоренность между бухгалтером-фрилансером и директором компании до сих пор остается популярным способом оформить сотрудничество.

Несмотря на кажущееся удобство, это подвергает риску обе стороны: директор самостоятельно несет всю финансовую и юридическую ответственность за действия бухгалтера, а бухгалтер не сможет защитить себя в случае конфликта.

Поэтому сторонам следует заключить трудовой договор либо гражданско-правовой договор, в котором будут прописаны обязанности бухгалтера, размер вознаграждения, конфиденциальность и ответственность сторон.

Формат взаимодействия между бухгалтером и фирмой

Между бухгалтером и директором компании-нанимателя необходимо установить удобный алгоритм общения и продумать способ связи. Директор должен ставить задачи бухгалтеру, а бухгалтер — отчитываться о проделанной работе.

Это может происходить в электронной почте, по телефону или иными способами. Важно определиться с форматом передачи первичных документов: будет ли это пересылка по почте, доставка курьером или предоставление сканов.

Также важно понимать, как и с какой периодичностью директор будет подписывать и заверять печатью подготовленные документы.

Если бухгалтер работает в онлайн-сервисе, который позволяет вести электронный документооборот и поддерживать связь между сторонами через интернет, то директор и бухгалтер могут даже не встречаться. Если же работа ведется в более консервативном формате, то придется решить вопрос с доставкой документов от директора бухгалтеру и в обратном направлении.

Обслуживающая бухгалтерская компания

Заметную часть рынка бухгалтерского обслуживания занимают организованные бухгалтерские компании, которые занимаются удаленным обслуживанием предприятий. Взаимодействие с такой организацией выгодно предпринимателям, так как это дает им ряд гарантий:

• Даже если удаленный бухгалтер уйдет на больничный или в отпуск, его заменят коллеги, и дела фирмы не пострадают.
• В штате бухгалтерской организации, как правило, есть эксперты из разных сфер бухгалтерского и налогового учета, так что в сложных ситуациях компании могут находить решение в короткие сроки.
• Бухгалтерская организация дорожит своей репутацией и занимается проверкой компетенций при найме сотрудников, обучает их и контролирует работу.

Бухгалтеру, со своей стороны, также выгодно сотрудничать с обслуживающей бухгалтерской фирмой. Это обеспечивает поддержку со стороны более опытных коллег и постоянный поток клиентов. При этом и бухгалтеру, и директору одинаково важно выбрать добросовестную обслуживающую фирму для сотрудничества. Как выбрать надежную компанию?

• Прежде всего, обратить внимание на отзывы о компании. Серьезные фирмы следят за своей репутацией и уровнем сервиса, отзывы об их работе чаще всего легко найти в интернете.
• Оцените качество общения и компетенцию сотрудников при вашем обращении в компанию.
• Уточните, в какой бухгалтерской программе или сервисе работает компания, в каком виде она принимает первичку, есть ли в штате курьер для доставки документов.
• Узнайте, какую ответственность несет компания за ошибки своих специалистов, есть ли у компании связь с юристами и бизнес-экспертами.

Удаленный бухгалтер — это отличное решение для малого бизнеса, если сотрудник имеет достаточную компетенцию и опыт, чтобы ответственно вести бухгалтерию фирмы.

Инструкция: как организовать удаленную работу бухгалтера

Перевод работника бухгалтерии на дистанционный труд ничем не отличается от алгоритма, предусмотренного для остальных категорий специалистов. Работодателю следует соблюдать инструкцию:

1. Получить от сотрудника заявление с просьбой трудиться из дома.
2. Согласовать рабочие моменты дистанционного труда.
3. Оформить дополнительное соглашение.
4. Обеспечить трудовой процесс в удаленной форме.

Ничего сложного нет. Но работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации. Проблем нет, если сотрудник — это опытный и проверенный временем работник. А если финансист — новичок, еще не заслуживший доверия? Разберем все нюансы перевода бухгалтера поэтапно.

Шаг 1. Заявление от работника бухгалтерии

Основанием для перевода работника на удаленный труд является его желание. Необходимо запросить от подчиненного письменное заявление с просьбой о временном переводе на дистанционку. Причиной для дистанционной работы могут выступать не только пандемия коронавируса, но и семейные обстоятельства. В любом случае желание работника оформляется документально.

Проверьте заявление, в документе обязательно следует указать:

• волеизъявление самого работника, например, «прошу перевести»;
• причину перевода на дистанционный труд;
• дату, с которой сотрудник трудится из дома;
• объем работы и обязанности, выполняемые дистанционно.

Образец заявления бухгалтера:

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от бухгалтера Викторовой Виктории Викторовны Заявление В связи с эпидемией коронавируса в России прошу перевести меня на дистанционную форму работы с полным сохранением трудовых функций с 06 апреля 2020 года. Дата: 27 марта 2020 года Подпись: ВИКТОРОВА / В.В. Викторова

Если сотрудник не согласен с переводом на дистанционную работу, то его допускается перевести, но порядок действий уже другой. Руководствуйтесь нормами статей 72 и 72.1 ТК РФ. Необходимо уведомить подчиненного об изменении условий работы не менее чем за 2 месяца до даты перевода. А если работодатель — физическое лицо, то срок составляет не менее 14 дней.

Если подчиненный откажется от дистанционного труда, то предложите ему другую работу. Это не только имеющиеся вакансии с учетом профессиональных навыков работника, но и нижестоящие должности и менее оплачиваемая работа.

Шаг 2. Согласуем условия сотрудничества

После получения от работника письменного заявления следует согласовать новые условия сотрудничества. Обговорите с бухгалтером, как организуется дистанционная работа в период эпидемии коронавируса.

Какие вопросы необходимо решить:

• объем выполняемых обязанностей;
• оплату труда, учтите, что при сохранении объема трудовых функций размер оплаты труда не уменьшается;
• порядок контроля со стороны нанимателя в части выполнения трудовых обязанностей;
• регламент рабочего времени;
• сроки и время выхода на связь;
• порядок документооборота и обмена информацией;
• условия обеспечения работника программными и техническими средствами;
• компенсации и доплаты за особые условия работы (например, компенсация за связь, компенсация за использование личного имущества в рабочих целях и прочее);
• вопросы соблюдения техники безопасности;
• прочие значимые условия в работе бухгалтера на дому.

Шаг 3. Оформляем дополнительное соглашение

Достигнув полной договоренности по вопросам перевода счетного сотрудника на удаленную работу, составьте дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. Расторгать старый договор не нужно.

Перевод на удаленную работу с согласия работника не является переводом на другую работу.

По сути, подчиненный выполняет все те же функции, что и на стационарном рабочем месте (офисе), но только работает он на дому или в ином месте, вне территории нанимателя.

В дополнительном соглашении с бухгалтером отразите:

• условие о том, что работа выполняется дистанционно;
• место работы — наименование работодателя;
• обеспечение безопасных условий и охрану труда работника в объеме, предусмотренном абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ;
• условия обмена электронными документами;
• порядок использования и сроки обеспечения работодателем работника имуществом, программными средствами, средствами защиты информации и иным. Либо рекомендации использовать указанные средства. В этом случае определите размер компенсации сотруднику за использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей (ст. 188 ТК РФ);
• условие об осуществлении контроля работодателем. Например, укажите, в какое время сотрудник выходит на связь, в каком порядке предоставляет отчеты, документы, подтверждающие расходы, и др.

При изменении условий оплаты труда пропишите новые условия в дополнительном соглашении. Ситуация возможна, например, если часть обязанностей бухгалтера невозможно выполнять дистанционно. В таком случае укажите, что объем трудовых функций сокращается, пропорционально объему сокращается и оплата труда.

Шаг 4. Настраиваем работу бухгалтера на дому

Оформив соглашение о переводе бухгалтера на дистанционный труд, работодатель обязан обеспечить сотрудника всеми необходимыми программными и техническими средствами для работы. Либо дать подробные рекомендации, как это сделать в условиях дистанционной работы.

Для организации работы бухгалтера на дому предусмотрено несколько вариантов:

Вариант
Как реализовать

Работодатель выдает бухгалтеру во временное пользование собственное имущество	Например, бухгалтерские программы и сервисы компании установлены на компьютере или ноутбуке (ОС на балансе работодателя). Передайте подчиненному основное средство во временное распоряжение. Не забудьте оформить следующие документы: договор с материально ответственным лицом, ответственным за сохранность ОС; акт приема-передачи основного средства.
Работодатель обеспечивает удаленный доступ к стационарному рабочему месту	В крупных бухгалтериях программное обеспечение размещается на специализированных информационных серверах. Рабочее место представляет собой компьютер с доступом к серверу. В таком случае работодатель обеспечивает удаленный доступ к информационному серверу, на котором размещены специализированные бухгалтерские программы и приложения. Настроить удаленный доступ на домашнем компьютере бухгалтера возможно дистанционно. Используйте для этого бесплатные программные продукты для получения дистанционного доступа к компьютеру.
Работодатель предоставляет доступ к личным кабинетам электронных сервисов	Если специализированные бухгалтерские программы размещены на серверах в сети Интернет (например, 1С:Облако), то достаточно выдать работникам логин и пароль. Этого вполне достаточно для доступа к информационной базе данных в сети Интернет. Наниматель предоставляет логины и пароли от личных кабинетов ФНС, ФСС и ПФР, данные учетной записи на едином портале Госуслуги. Доступ к личному кабинету позволит бухгалтеру составлять и предоставлять электронную отчетность в адрес контролирующих министерств и ведомств.

Иные варианты организации работы бухгалтера на дому допускаются. Все зависит от технических, материальных и финансовых возможностей работодателя.

Электронная отчетность: важный вопрос об ЭЦП

Налоговая отчетность и платежные поручения, передаваемые в банк в электронной форме, удостоверяются усиленной цифровой подписью уполномоченного лица. Таким лицом в учреждении обычно является руководитель. Как быть при переводе бухгалтера на удаленную работу? Кто должен подписывать электронные документы усиленной ЭЦП?

В стандартном случае цифровая подпись оформляется на руководителя организации либо на иное уполномоченное физическое лицо. ЭП разрешается передать лицу, которому она не принадлежит, закон этого не запрещает. На практике это понадобится, например, если сотруднику необходимо разово подписать ЭП организации документ, так как руководитель по каким-то причинам не может этого сделать.

Почему передать ЭП руководителя ответственному бухгалтеру опасно

Электронная подпись равнозначна собственноручной подписи лица, на которого оформлена эта самая ЭП. Если передать ЭП в распоряжение другого работника, то руководитель наделяет подчиненного всеми полномочиями работодателя. Если подчиненный нарушит законодательство или совершит противоправное деяние, то ответственность все равно ложится на руководителя.

Ведь сделка или противозаконный документ подписан ЭП руководителя. Директор не сможет доказать, что подпись передана бухгалтеру временно. Например, если недобросовестный бухгалтер спишет все деньги компании со счетов, то ответственным будет директор. Так как платежное поручение, преданное в банк, удостоверено директорской ЭП.

Решение проблемы с ЭЦП

Если необходимость в подписании электронных документов возникает постоянно, рекомендуем доверенному сотруднику, в нашем случае бухгалтеру, изготовить отдельную ЭП организации.

Полномочия бухгалтерской ЭП определяет руководитель. Например, удостоверение бухгалтерской, финансовой и налоговой отчетности в электронной форме. Это значит, что ЭП бухгалтера достаточно, чтобы удостоверить расчет по страховым взносам, бухгалтерский баланс или СЗВ-М.

Чтобы оформить бухгалтеру ЭП для удостоверения отчетности, оформите ему доверенность на право использования ЭП от имени организации.

Образец доверенности на право использования ЭП

Как организовать электронные платежи на удаленке

С платежами дела обстоят иначе. По стандартным правилам платежное поручение подписывается двумя ЭП: главбуха и руководителя. Передавать обе подписи в распоряжение удаленного бухгалтера не рекомендуется. В таком случае действуйте по инструкции:

1. Организуйте бухгалтеру доступ к платежной системе.
2. Счетный работник под своей учетной записью создает платежное поручение на оплату. Например, на уплату налога на прибыль.
3. Бухгалтер подписывает платежный документ собственной ЭП.
4. Затем представитель бухгалтерии уведомляет руководителя о необходимости подписать платежку.
5. Руководитель входит в платежную систему под своей учетной записью и проверяет содержание платежа.
6. Директор удостоверяет платеж собственной ЭП.
7. После бухгалтер отправляет платежное поручение в банк.

Это наиболее безопасный способ распоряжения денежными средствами компании в режиме удаленной работы. Если передать обе ЭП бухгалтеру, то руководитель рискует потерять все деньги по расчетным счетам.

Удаленное ведение бухгалтерии. Организация, учет

Ведение бухгалтерского учета может быть организовано руководителем компании в нескольких формах:

• введение штатных бухгалтерских должностей;
• передача полномочий по учету специализированной компании;
• удаленная работа специалистов.

Оформление учетных документов при удаленной работе

Первый вариант считается наиболее затратным, но он привычен для работодателей и позволяет контролировать действия сотрудника, оценивать эффективность его труда каждый день на протяжении всего рабочего времени.

Оплата услуг по ведению учета сторонними организациями или создание условий для удаленной работы бухгалтерских специалистов – альтернативные варианты, которые помогут сэкономить на содержании бухгалтерской службы.

Особенности организации и ведения удаленной бухгалтерии

Применение схемы ведения бухгалтерского учета дистанционно привлекаемыми частными специалистами или аутсорсинговыми компаниями позволяет решить проблемы стационарного размещения штата финансовых работников. Компании из категории среднего и малого бизнеса используют такой способ для экономии средств на зарплате и страховых взносах, на аренде помещения и закупке компьютерного оборудования.

Первичные документы на удаленном режиме

ВАЖНО! Сотрудничество с удаленным бухгалтерским специалистом должно быть подкреплено письменным договором.

Договорной документацией закрепляется график дистанционной работы, принципы оценки качества труда, стоимость услуг и порядок их оплаты. Для получения гарантий нераспространения конфиденциальной информации сторонним специалистом в соглашении с ним прописывается ответственность за разглашение коммерческой тайны, за допуск к документам третьих лиц, возможные штрафные санкции.

СОВЕТ! При организации работы удаленных бухгалтеров необходимо на начальном этапе разработать эффективную систему документооборота между офисом и дистанционными работниками.

Документы, необходимые для работы, бухгалтер может получить несколькими способами:

• брать лично, приходя с определенной периодичностью в офис компании;
• посредством курьерской доставки;
• через внутреннюю электронную сеть;
• в отсканированном виде на электронную почту.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Как выбрать компанию?

Первый вариант практикуется малыми фирмами и ИП, деятельности которых присущи малые обороты и небольшой объем документации. К услугам курьера обращаются при необходимости организовать доставку важных документов в сжатые сроки. Первичная документация может отправляться бухгалтеру в форме фотокопий или скан-копий через электронную почту.

Предприятия из категории среднего бизнеса при создании дистанционных рабочих мест практикуют введение в действие собственной сети, закрытой от внешних пользователей, доступ к которой будет обеспечиваться с любого ПК через интернет по специальным логинам и паролям.

Все программы и данные о пользователях в этом случае хранятся на сервере компании.

Для официального трудоустройства дистанционного бухгалтерского специалиста необходимо получить от него:

• паспорт;
• трудовую книжку (если предполагается, что это будет основное место работы, для совместителей норма неактуальна);
• СНИЛС;
• документы, подтверждающие уровень квалификационной подготовки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При составлении трудового соглашения с удаленным работником необходимо прописать, что его место работы и место проживания совпадают.

Для надомных сотрудников должны быть предусмотрены социальные гарантии, которые предоставляются всем остальным группам наемного персонала (отпуска, больничные, пособия).

Обособиться от ежемесячной выплаты заработной платы бухгалтеру, начислений на его доход страховых взносов, предоставления ему социальных гарантий руководитель компании может, если удаленной бухгалтерией будет заниматься не наемный дистанционный специалист, а аутсорсинговая компания.

Этот способ организации бухучета выгоден тем, что нет необходимости тратиться на подготовку кадров, на специализированные периодические издания. Стороннее предприятие самостоятельно подбирает специалистов под ведение каждого сегмента работы.

От компании-заказчика услуг требуется только обеспечить доступ к бухгалтерской программе фирмы или к бумажной первичной документации.

Специализированным компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского направления, можно поручить полное ведение бухгалтерского или налогового учета или делегировать им полномочия по подготовке отчетной документации, оформлению налоговых деклараций или начислению заработной платы.

Преимущества, недостатки

Организация дистанционной работы бухгалтерских специалистов или пользование услугами аутсорсинговых компаний позволяет существенно экономить деньги. Благодаря такой схеме сотрудничества избежать лишних трат финансовых ресурсов получается за счет:

• отсутствия необходимости выплачивать заработную плату с перечислением страховых взносов на нее (если бухучетом занимается сторонняя компания);
• для надомного специалиста не надо оборудовать рабочее место;
• снижаются издержки по аренде помещения;
• ведение бухгалтерского учета и сдача отчетности будут организованы грамотно, все сроки будут соблюдаться (в противном случае к исполнителю по условиям договора могут быть применены штрафные санкции);
• не надо тратиться на подписку по бухгалтерским изданиям;
• отпадает вопрос с курсами повышения квалификации или переподготовки.

Для заказчика услуги ведения бухгалтерского учета сотрудничество со специализированными компаниями выгодно тем, что их сотрудники находятся в постоянном контакте с контролирующими органами, они ежедневно отслеживают изменения в законодательстве. Для таких компаний важно поддерживать статус профессионалов, от этого зависит их репутация и приток новых клиентов.

СПРАВОЧНО! Недостатки системы ведения бухгалтерии дистанционно проявляются в отсутствии возможности оценить степень фактической загруженности специалиста, уровень эффективности его труда. Компания-заказчик услуги по бухгалтерскому обслуживанию лишается инструмента контроля всех операций, осуществляемых бухгалтерской службой.

При отказе от введения в штат бухгалтерских работников руководитель предприятия утрачивает возможность оперативной связи с финансовым органом.

Штатный бухгалтер при необходимости может оперативно оказать консультационную или финансовую поддержку, сделано это будет без дополнительной оплаты.

В случае с привлечением сторонних компаний или частных специалистов все консультации, не оговоренные договором, надо будет оплачивать отдельно.

Риски дистанционного ведения бухучета:

• нет стопроцентных гарантий неразглашения конфиденциальных сведений;
• мотивационный фактор для надомных работников и аутсорсинговых фирм сводится только к получению прибыли;
• нет эффективных рычагов контроля эффективности действий привлекаемых специалистов;
• вероятность досрочного расторжения договора о сотрудничестве высокая, промедление с подбором новых специалистов может обратиться для компании штрафными санкциями (при отсутствии бухгалтера в период сдачи отчетности предприятием могут быть допущены просрочки в подаче отчетной документации, налоговых деклараций и справок).

Учет

Способ отражения в учетных данных затрат на дистанционное бухгалтерское обслуживание напрямую зависит от того, кто занимается ведением бухучета: надомный специалист, с которым заключен трудовой договор, или специализированная компания.

Расходы, связанные с бухгалтерским сопровождением сторонними организациями, относятся к категории управленческих издержек. В учете они аккумулируются на 26 счете с последующим переносом на счета затрат 20, 23 или 29. Допускается вариант с отнесением стоимости услуг сторонних организаций сразу на 90 счет дебетовым оборотом.

Выбранная методика отнесения затрат на бухгалтерское сопровождение закрепляется учетной политикой.

Типовые проводки для отражения издержек, связанных с оплатой бухгалтерских услуг сторонних организаций:

• Д26 – К60 в учете показана стоимость обслуживания (без учета суммы НДС).
• Д19 – К60 – учтен НДС.
• Д60 – К51 – произведена оплата фактически оказанных услуг.

Если ведением бухгалтерского учета занимается удаленный специалист, с которым подписано трудовое соглашение, то возникает обязательство по выплате заработной платы.

В этом случае компания выступает в роли налогового агента и должна удерживать из доходов дистанционного специалиста НДФЛ, начислять на его заработок страховые взносы с последующим перечислением сборов и налога в бюджет.

Проводки при этом составляются как при начислении заработной управленческому персоналу:

• Д26 – К70 – в момент начисления дохода;
• Д70 – К50 или 51 – при выплате зарплаты;
• Д69 – К70 – начислены социальные пособия.

Удержание налога показывается через дебетование 70 счета и кредитование 68, начисление взносов показывается как Д26 – К69.