Отчетность

Как отвечать на требования о представлении документов

Главная • Блог • Блог для предпринимателей • Предоставление документов в налоговую — сроки и образцы ответов на требования

Как отвечать на требования о представлении документов

Требования о предоставлении документов в налоговую часто возникают во время плановой или внеплановой проверки. Но ФНС вправе их истребовать и в других случаях. Рассказываем, как, в каком виде и за какой период с момента запроса нужно передать документы в ФНС. Подробно излагаем, что требует закон и как избежать штрафов.

Оглавление

Способы отправки требований о предоставлении документов в налоговую

Налогоплательщик может получить требование о предоставлении документов в налоговую одним из способов:

В электронном виде По email
Через личный кабинет налогоплательщика (появляется во входящих документах) ― такой способ используется редко, но исключать его не следует
На бумажном носителе В виде заказного письма через Почту России
Лично вручается ИП или руководителю организации (его доверенному лицу) под расписку.

Если вы уплачиваете НДС или имеете более 10 сотрудников, нужно сдавать отчетность в электронном виде. Соответственно, требование налогового органа о предоставлении документов должно быть в такой же форме. В остальных случаях ФНС может посылать запросы в любом виде.

Обратите внимание! Присылать требования простым (не заказным) письмом или запрашивать документы по телефону налоговый инспектор не имеет права.

Формат требования

Требование о предоставлении документов в налоговую оформляется не «абы как», а по строго отведенной форме (КНД 1165013). В документе содержатся данные (нумерация соответствует отметкам на образце ниже):

  • 1 — должность и наименование налогового органа, Ф. И. О. и подпись должностного лица;
  • 2 — сроки исполнения требований;
  • 3, 4 — перечень запрашиваемых документов (сделок), информация о них;
  • 5 — реквизиты ИП или ООО, к которым обращается налоговая.

Кроме того, указывается статья НК РФ, на основании которой составлено требование. При наличии ― мероприятия налогового контроля, при проведении которого возникла необходимость запроса. Например, предоставление документов по итогам камеральной налоговой проверки.

Если требование оформлено на бумажном носителе, там обязательно должна стоять подпись налогового инспектора или руководителя ФНС. Что касается печати, ее наличие не обязательно.

Если требование создано в электронном виде, оно должно быть заверено усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица ФНС. 

Образец на требование налоговой о предоставлении документов.

Как отвечать на требования о представлении документов

Документы, которые может запрашивать налоговая

Типы запрашиваемых документов напрямую связаны с предшествующими мероприятиями. Рассмотрим разные варианты.

Камеральная налоговая проверка

Проводится для контроля соблюдения закона о налогах и сборах на основе налоговой декларации и документов, которые налогоплательщик самостоятельно сдал в ФНС.

Основание для истребования документов при камеральной проверке: ст. 93 НК РФ.

Что могут потребовать: документы, пояснения и внесение коррективов в уточненную декларацию.

Рассмотрим несколько примеров:

  1. 1.

    В уточненной налоговой декларации уменьшена сумма налога ― нужно предоставить пояснения, на основании чего изменены соответствующие показатели.

  2. 2.

    Составлена декларация, в которой указан размер убытка ― требуются пояснения, обосновывающие его размер.

  3. 3.

    В расчете по страховым взносам указаны необлагаемые суммы или предприниматель платит по пониженным тарифам ― документы, согласно которым налогоплательщик получает на это право.

Подробнее ― в ст. 88 НК РФ.

За какой период запрашивают документы: тот, за который составлена отчетность. Но есть исключения из правил. Например, если вычет по НДС был перенесен с прошлого периода, документ могут запросить в ходе текущей проверки.

В какие сроки выставляют требования: в течение 3 месяцев со дня сдачи отчетов. Срок могут продлить, если проверка затягивается (о чем есть соответствующее официальное решение) или нужно проведение дополнительных мероприятий.

Выездная налоговая проверка

Мероприятие проводится с целью выявления нарушений налогоплательщика.

Основание: ст. 93 НК РФ.

Что могут потребовать: документы, связанные с исчислением и уплатой взносов и налогов (бухгалтерские регистры, кадровую документацию и т. д.).

За какой период запрашивают документы: за тот, который указан в решении о проведении выездной проверки. При этом можно выявлять нарушения, которые совершены в предшествующие 3 года. Если прошло больше времени, срок давности считается истекшим. Например, решение о проведении выездной проверки принято в 2022 году ― можно запросить документы за период с 2019 по 2021 год.

В какие сроки выставляют требования: в пределах срока проведения проверки. Не позже, чем через 6 месяцев с момента принятия решения о ее выполнении. Иногда мероприятие продлевается. В таком случае срок выставления требований продлевается тоже.

Встречная проверка

Мероприятие проводится с целью сбора недостающей информации о предприятии, которое уже навестил или только планирует это сделать инспектор в рамках выездной проверки. Документы запрашиваются не у самой компании, а у ее контрагентов.

Основание: п. 1 ст. 93.1 НК РФ.

  • Что могут потребовать: любые документы, связанные с контрагентами.
  • За какой период запрашивают документы: за любой.
  • В какие сроки выставляют требования: в передах проведения встречной проверки.

Вне проверок

Налоговая может запрашивать любые документы и информацию по сделкам не только в рамках проведения проверок, но и на этапе предпроверочного анализа. 

Если у предпринимателя образовалась задолженность по обязательствам и имуществу свыше 1 млн рублей, у него также могут потребовать предоставление документов вне рамок налоговых проверок. Например, договор купли-продажи, карточки учета основных средств.

Документы запрашиваются за любой период. Срок выставления требований не ограничен.

Подтверждение электронного требования о предоставлении документов

В ответ на требование налоговой о предоставлении документов нужно в течение 6 рабочих дней прислать подтверждение в ФНС:

  • квитанцию о приеме;
  • уведомление об отказе.

Обратите внимание на то, что нельзя отказаться от требования по собственному желанию. На то должны быть веские причины. Их три:

  • требование направлено не тому адресату;
  • не заверено электронной подписью (а значит не имеет юридической силы);
  • оформлено не в том формате, который установлен законом.

Если в требовании отсутствует хотя бы один из обязательных реквизитов, вы имеете право отправить в налоговую мотивированный отказ. В нем нужно обязательно указать причину.

Сроки предоставления документов по требованию налоговой

Сроки предоставления документов налоговой (такие же периоды предусмотрены для отправки уведомления, если документы полностью отсутствуют):

  • в течение 20 дней ― при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков;
  • 30 дней ― при проверке ФНС иностранной организации, подлежащей постановке на учет в налоговом органе;
  • 10 дней ― в остальных случаях. 

Пояснения предоставляются в течение 5 дней. Контрагенты направляют документы, истребованные при встречной проверке, тоже в течение 5 суток. Отсчет начинается со дня получения соответствующего требования.

Дата получения требования зависит от того, каким способом оно отправлено:

  • по электронной почте ― день отправки налогоплательщиком квитанции о приемке;
  • через личный кабинет налогоплательщика ― следующий день после размещения требования;
  • через почту России ― с шестого дня, начиная с момента отправки заказного письма;
  • при личном вручении ― день его получения под расписку.

Пример 1. Налоговая отправила предпринимателю требование по электронной почте 13 июня. Основание: по результатам камеральной проверки выявлено, что в расчете по страховым взносам указаны необлагаемые суммы. На следующий день предприниматель направил в ФНС уведомление о приемке. До 24 июня нужно предоставить запрашиваемые документы.

Пример 2. Налоговый инспектор вручил ИП требование лично под расписку 10 мая. Требуются пояснения по уменьшенной сумме налога в уточненной декларации. Предоставить их нужно до 15 мая.

Продление сроков предоставления документов в налоговую 

Если налогоплательщик не может предоставить документы в отведенные сроки, ему нужно в течение 1 рабочего дня письменно уведомить об этом налоговую. Обязательно указать причину, почему невозможно предоставить документы, в какие сроки требование будет исполнено.

Как отвечать на требования о представлении документов

К уведомлению нужно приложить оправдательные документы ― подтверждение, почему невозможно выполнить требование ИФНС в срок. Например, выписку из положения об обособленных подразделениях, где указано, что документы хранятся по месту их нахождения. 

Образец ходатайства в налоговую о продлении срока предоставления документов.

Как отвечать на требования о представлении документов

В течение 2 дней с момента получения этого уведомления руководитель ФНС или его заместитель принимает решение: продлить сроки предоставления документов или отказать налогоплательщику.

Способы предоставления документов в налоговую

Способы предоставления документов в налоговую:

  • в электронном виде, созданные по специальному формату: по email или через личный кабинет налогоплательщика;
  • на бумажном носителе ― заверенные ксерокопии передаются лично налоговую, заказным письмом или через представителя;
  • в виде скан-образов (электронных копий документов) по email или через личный кабинет налогоплательщика.

В большинстве случаев предприниматель самостоятельно выбирает, в каком виде ему предоставить документы. Но есть исключения. Так, пояснения по декларации относительно НДС передаются только в электронном виде.

Обратите внимание! В некоторых случаях дополнительно нужно приложить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов .

Оно необходимо в том случае, когда в них не указаны данные об отправителе и получателе.

В сопроводительном письме содержатся реквизиты компании и ФНС, перечень прилагаемых документов (с указанием количества экземпляров), контактные данные составителя.

Электронные документы

Если документы формируются в электронной форме, их нужно заверить усиленной КЭП. В противном случае это будет просто бумажка, не имеющая юридической значимости. Передача электронных документов в налоговую осуществляется с помощью ЭДО или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Рассмотрим основные преимущества предоставления документов в электронном виде после налоговой проверки:

  • возможность избежать технических ошибок;
  • экономия собственных ресурсов ― известно, что заполнение документов вручную или на ПК с последующей печатью, процесс трудозатратный;
  • гарантированно приходит подтверждение доставки ― налогоплательщик точно знает, что его послание получено адресатом и он не будет привлечен к ответственности за игнорирование требования.

Электронный документ можно отправить из дому или офиса ― не нужно тратить время и приходить на почту или в отделение ФНС.

Сканы-образы

Скан ― цифровая копия физического носителя информации. То есть, сканируют бумажный документ, заверяют получившуюся электронную копию усиленной КЭП и отправляют в налоговую по email или через личный кабинет налогоплательщика.

Преимущества скан-образа в том, что такой документ легко редактировать перед отправкой.

Ксерокопии документов

Ксерокопии документов заверяются у руководителя предприятия или уполномоченного лица. Он ставит подпись, а при наличии ― печать. Но она не обязательна. 

Если документ заверяет уполномоченное лицо, на него должна быть составлена доверенность, которая подтверждает его полномочия. Доверенность подписывает руководитель компании и заверяет нотариус. Копии документов не требуют нотариальной заверки.

Предоставление пояснений и информации

Письмо с пояснением или информацией предоставляется в налоговую в виде документа, оформленного в произвольной форме. В нем указывают:

  • реквизиты компании;
  • номер и дату исходящего письма;
  • реквизиты требования, на основании которого даются пояснения(номер, дату);
  • причины расхождений в отчетности, запрашиваемую информацию.

Как отвечать на требования о представлении документов

Пояснения по НДС нужно отправлять в электронной форме. В бумажном виде ФНС их не примет, а если требования не будут удовлетворены, налогоплательщик заплатит штраф.

Штрафы

За нарушение порядка предоставления или непредоставление документов в налоговую грозит штраф. Налоговая ответственность:

  • 200 руб. за каждый документ, запрашиваемый в результате камеральной, выездной проверки, вне рамок проверок;
  • 5 000 руб. за каждое пояснение и информацию, запрашиваемые по результатам тех же проверок и без них (при повторном нарушении размер штрафа увеличивается до 20 000 руб.);
  • 10 000 руб. за каждый документ, запрашиваемый по результатам встречной проверки.

Административная ответственность:

  • на руководителя ― 300-500 руб.;
  • на ИП ― не распространяется.

Вопросы и ответы

Налоговикам можно не предоставлять документы, не предусмотренные законом, если требование составлено не в нужной форме или не содержит обязательных реквизитов и т. д. Но просто игнорировать запрос нельзя. Приготовьтесь дать ФНС аргументированный отказ с указанием причины.

Если документы уже были ранее предоставлены в налоговые органы, их можно не посылать. При этом налогоплательщик должен уведомить об этом ФНС в установленный срок.

Как отвечать на требования о представлении документов Эксперт
Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.
Максим Демеш
[email protected]

Как отвечать на требования о представлении документов

Нужна помощь с бухгалтерским обслуживанием?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем решить все вопросы.

Налоговая требует документы или пояснения: как ответить

Налоговая присылает требование, когда хочет получить от вас документы или сведения. Какие-то требования выставляют всем автоматом, например, из-за убытка в декларации, а какие-то — кандидатам на выездную проверку, например, по подозрительным сделкам.

Объем запрашиваемых документов тоже может быть совершенно разным: от письма с пояснениями до сотен документов. А сроки на исполнение — очень сжатые. Чтобы не поддаться панике и не нарваться на штраф, нужно четко понимать, что налоговая вправе у вас запросить и как правильно ей ответить.

Об этом читайте в нашей статье.

https://www.youtube.com/watch?v=-lhrLwK_FSk\u0026pp=ygVk0JrQsNC6INC-0YLQstC10YfQsNGC0Ywg0L3QsCDRgtGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjyDQviDQv9GA0LXQtNGB0YLQsNCy0LvQtdC90LjQuCDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7Qsg%3D%3D

Прислать требование налоговая может несколькими способами:

  • В электронном виде по ТКС. Пользователи сервисов электронной отчетности, как правило, получают требования именно так.
  • В электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС. На практике налоговая редко отправляет требования через ЛК, но такое право у нее есть. Поэтому, если вы подключили ЛК налогоплательщика юрлица или ИП, то не забывайте заходить и проверять входящие документы.
  • В бумажном виде Почтой России заказным письмом на юридический адрес компании или по прописке ИП.
  • В бумажном виде лично представителю организации или ИП под расписку. Так вручают требования при выездной проверке, когда инспектор находится в том же помещении.

Если вы обязаны сдавать отчетность в электронном виде (платите НДС или у вас более 10 сотрудников), то налоговая должна присылать требования только электронно: по ТКС или через ЛК. Если не обязаны — налоговая может прислать требование любым способом. Например, отправить почтой, не дублируя по ТКС. Пропустите или проигнорируете бумажное требование — будет штраф.

Форма и формат требования

Требование налоговой считается законным:

  • Если составлено по утвержденной форме и содержит необходимые сведения:
    • Статью НК РФ, на основании которой составлено требование;
    • Срок, в который вы должны исполнить требование;
    • Сведения о запрашиваемых документах (сделках) или указание на конкретные ошибки и противоречия в отчетности;
    • Реквизиты организации (ИП), по которой запрашивают документы;
    • Мероприятие налогового контроля, по которому запрашивают документы. Например: «Камеральная проверка по НДС за I квартал 2022 года».
  • Бумажное требование подписано налоговым инспектором или руководителем налоговой. Печать инспекции не обязательна.
  • Электронное требование подписано УКЭП уполномоченного должностного лица ИФНС и составлено в формате требования, а не информационного письма или уведомления.

Основание: ст. 93 НК РФ

Что могут запросить: документы, пояснения или внесение исправлений в отчет (уточненку). Основания для требований при КНП четко прописаны в НК РФ, и по каждому основанию налоговая вправе запросить свой перечень документов.

Какие документы (пояснения) и в каких случаях налоговая вправе запрашивать при КНП

Все возможные основания для требований при КНП прописаны в ст. 88 НК РФ, выходить за рамки налоговая не вправе.

За какой период могут запросить документы: за который составлен отчет. Исключение — при переносе вычета по НДС с прошлых периодов могут запросить подтверждающие документы, даже если они выходят за период проверки.

Срок для выставления требования: в пределах трех месяцев со сдачи декларации (стандартный срок проведения КНП). Если было решение налоговой о продлении проверки или о назначении дополнительных мероприятий контроля, срок для выставления требования также продлевается.

При выездной налоговой проверке (ВНП)

Основание: ст. 93 НК РФ

Что могут запросить: любые документы, прямо или косвенно связанные с исчислением и уплатой проверяемых налогов и взносов, в том числе бухгалтерские регистры, кадровые документы.

За какой период могут запросить документы: за проверяемый период, указанный в решении о проведении ВНП. Максимум — 3 календарных года, предшествующих году принятия решения. Если решение принято в 2022 году, документы могут запросить за 2019–2021.

Срок для выставления требования: в пределах срока проведения ВНП. Максимум 6 месяцев с даты принятия решения о назначении проверки. Если проверка продлевается, срок для выставления требования также продлевается. В периоды, когда ВНП приостановлена, налоговая не имеет права запрашивать документы.

Вне рамок проверок

Основание:ст. 93.1 НК РФ

Что могут запросить:

  • Документы в рамках встречной проверки (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Могут потребовать любые документы, касающиеся вашего прямого контрагента или контрагента из «цепочки» по НДС, по которому проводится проверка.Требование о представлении документов в рамках встречной проверки должна прислать ваша налоговая. К этому требованию должно быть приложено поручение об истребовании документов из той инспекции, где числится проверяемый контрагент. Если требование пришло напрямую из чужой инспекции, оно незаконно и вы не обязаны его исполнять.
  • Документы или информацию по сделкам (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Чаще всего такой запрос получают кандидаты на выездную проверку в рамках предпроверочного анализа. Документы могут запросить любые, по любой сделке, в которой вы участвовали или о которой у вас есть сведения. Кроме документов, налоговая может запросить информацию по сделке, например, об обстоятельствах, при которых был заключен и исполнен договор.
  • Документы по имуществу и обязательствам, если у вас есть налоговая задолженность более 1 млн руб. (п. 2.1 ст. 93.1 НК РФ). Перечень документов ограничен. Например, могут запросить договоры купли — продажи имущества, карточки учета ОС.

За какой период могут запросить документы: за любой период.

Срок выставления требования: при встречке — в пределах сроков КНП или ВНП контрагента, в остальных случаях — не ограничен.

https://www.youtube.com/watch?v=-lhrLwK_FSk\u0026t=213s

В течение 6 рабочих дней вы должны подтвердить получение требования по ТКС одним из двух способов:

  • Направить квитанцию о приеме.
  • Направить уведомление об отказе. Отказать в приеме электронного требования без последствий можно только в трех случаях: оно адресовано не вам, пришло без ЭП должностного лица или не в том формате. В остальных случаях нужно отправить квитанцию о приеме.

Если вы обязаны отчитываться в электронном виде (платите НДС или больше 10 сотрудников), то за нарушение 6-дневного срока на подтверждение налоговая может заблокировать счет. Если вы не обязаны сдавать отчетность электронно, вас не могут наказать за то, что не отправите квитанцию. В этом случае налоговая вышлет требование почтой.

Срок ответа на требование

Отсчет срока начинается на следующий день после получения требования. При этом дата получения зависит от того, каким способом налоговая отправила требование.

Как определить дату получения требования

В какой срок нужно ответить на требование

Все сроки для ответа на требование ИФНС для разных случаев прописаны в ст. 93, 93.1 НК РФ.

Чтобы не пропустить срок отправки квитанции и ответа на требование, пользователи СБИС могут настроить получение уведомлений любым удобным способом. Тогда информация обо всех входящих требованиях сразу придет хоть на электронную почту, хоть по смс.

Штраф за неисполнение требования в срок

Если не исполнить требование в срок, грозит налоговая и административная ответственность.

  1. Налоговая ответственность:

Как зависит сумма штрафа от количества документов

  1. Административная ответственность: штраф на руководителя компании 300–500 руб. На ИП административный штраф не распространяется.

Когда можно снизить штраф за нарушение срока ответа на требование

Способы отправки ответа

Пояснения по декларации по НДС отправляйте только электронно. По остальным требованиям вы можете выбрать любой удобный способ ответа:

  • В электронном виде. Удобнее всего ответить на требование через систему электронной сдачи отчетности: сэкономите время и бумагу. Подтверждением в этом случае будет квитанция об отправке.
  • В бумажном виде (лично или почтой ценным письмом с описью вложения). Подтверждением будет отметка налоговой на вашем экземпляре сопроводительного письма (описи) или чек и опись со штампом почты.

Отправьте документы с описью.

  • В электронном виде: документы в формате .xml или в виде сканов с электронной описью к ним.СБИС не только подгонит сканы под требования налоговой, но и определит тип и реквизиты документов при загрузке. Так вы быстрее определите, чего не хватает для ответа. Если документы есть в личном кабинете СБИС, вы быстро найдете нужные с помощью фильтра по контрагенту или периоду. Ко всем приложенным документам электронная опись сформируется автоматически. Если запрошенных документов окажется слишком много, СБИС сам разобьет их и отправит частями.
  • В бумажном виде: копии или оригиналы документов с сопроводительным письмом-описью. В описи перечислите все документы и укажите, копию или оригинал документа передаете. Такая опись послужит основанием для отказа в повторном представлении документов в будущем.С бумажными копиями придется повозиться: пронумеровать, прошить (в тома по 150 листов), скрепить подписью. Нотариально заверять копии не нужно. Распечатанные электронные документы нужно заверять как копии с указанием, что документ подписан электронной подписью.

Запрашивают пояснения (кроме НДС) или информацию

Отправьте письмо в произвольной форме с пояснениями (информацией) или сдайте уточненку (если ошибка действительно была).

В письме укажите:

  • Свои реквизиты;
  • Номер и дату исходящего письма;
  • Реквизиты требования, на которое отвечаете (номер, дату);
  • Причины расхождений в отчетности, запрашиваемую информацию.

Когда вы сдадите уточненку, налоговая прекратит КНП первичной декларации и начнет новую КНП уточненной. До сдачи уточненки доплатите налог и пени, тогда налоговая вас не оштрафует.

https://www.youtube.com/watch?v=-lhrLwK_FSk\u0026pp=YAHIAQE%3D

Со СБИС не придется тратить много времени, чтобы «сочинить» ответ. В программе есть готовые шаблоны пояснений к разным декларациям, вам нужно только выбрать подходящий и внести свои данные.

Запрашивают пояснения по НДС

Отправьте пояснения в электронной форме по формату ФНС

Если представите такие пояснения по НДС в бумажном виде — налоговая их не примет, за неисполнение требования будет штраф.

СБИС упростит подготовку ответа: разобьет требование на отдельные расхождения (по контрольным соотношениям внутри декларации, с данными контрагентов и т.д.). Вам останется внести пояснения по каждому пункту и отправить ответ.

  • Отправьте уведомление по форме ФНС в течение дня, следующего за днем получения требованияВ первом разделе уведомления укажите причины, по которым просите продлить срок, а также конкретный срок, в который готовы исполнить требование. Не лишним будет созвониться с инспектором и лично попросить о продлении срока.Такое уведомление — не гарантия, что налоговая пойдет вам навстречу и продлит срок. Она может отказать или просто проигнорировать вашу просьбу. Но если в будущем вам выпишут штраф за нарушение сроков, то ваша просьба о продлении послужит смягчающим обстоятельством и поможет снизить штраф минимум вдвое.Уведомление с запросом о продлении срока есть в СБИС среди вариантов ответа на требование. Вам нужно только вписать желаемый срок ответа и документы, с которыми не успеваете.
  • Отправьте уведомление по форме ФНС в стандартный срок для ответа на требование.В третьем разделе укажите инспекцию, куда подавали ранее документы, и реквизиты (номер, дату) сопроводительного письма.Вы не обязаны повторно представлять копии документов, которые уже сдавали. Причем неважно, когда вы их подавали и в какую инспекцию. Исключения, когда налоговая инспекция может повторно запросить документы: если вы передавали подлинники, которые вам вернули, или если вы передавали копии, но налоговая их утратила при ЧС (например, при пожаре).
  • Отправьте уведомление по форме ФНС в стандартный срок для ответа на требование.Заполните второй раздел уведомления и укажите причину отсутствия документов. Избежать штрафа за непредставление документов получится:
    • Если документов нет и не было по законным основаниям. Например, вы не получали документы от контрагента, не составляли документы, которые не являются обязательными по закону или не предусмотрены системой налогообложения и т.д. (Постановления ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 № А49-2910/2009, Волго-Вятского округа от 21.12.2009 № А82-9362/2008).
    • Документы раньше были, но сейчас отсутствуют по уважительным причинам:
      • уничтожены в связи с окончанием срока их хранения и есть акт об уничтожении (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 № А42-6974/2006);
      • переданы аудиторам и есть акт передачи;
      • утрачены при пожаре и есть справка о пожаре (Определение ВАС от 18.10.2007 № 13416/07, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 № А26-7118/2006-25);
      • переданы следственным органам и есть акт изъятия документов (Определение ВАС от 06.08.2009 № ВАС-9758/09, Постановление ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 № А06-4803/2008).
  • Отправьте письмо с просьбой уточнить требование в произвольной форме.

    Письмо не является ответом на требование и не приостанавливает срок для ответа на требование. Поэтому отправьте его сразу, как получили непонятное требование. Одновременно имеет смысл отправить уведомление для продления срока представления документов (информации).

  • Отправьте письмо в произвольной форме с мотивированным отказом.Есть всего два способа ответить на требование налоговой, чтобы не нарваться на штраф:
    • Исполнить требование (представить документы, информацию, пояснения или сдать уточненку).
    • Направить уведомление с отказом (если документов нет по законным основаниям или вы их уже подавали).

    Отказ исполнить требование по другим причинам может привести не только к штрафу, но и к выездной проверке. Поэтому если есть возможность исполнить требование, даже незаконное, — исполните.

    В некоторых случаях исполнить требование физически невозможно, например, если потребовали чрезмерно большой объем документов или вообще не понятно, какие именно документы требуют.

    Тогда готовьтесь отстаивать правоту в суде. Для укрепления своей позиции в суде отправьте в налоговую письмо.

    Укажите в письме причины, по которым отказываетесь исполнить требование, и нормы НК РФ, которые нарушили налоговики при выставлении требования.

    Организации удалось добиться отмены штрафа в 56 млн руб., когда налоговая потребовала более миллиона документов (Постановление Девятого ААС от 16.07.2020 № 09АП-9404/2020). В каких еще случаях суд встает на сторону налогоплательщиков — смотрите в таблице.

    Когда можно оспорить требование в суде

Несколько полезных советов, как потратить минимум времени на обработку требований налоговой и не нарваться на штраф:

  1. Проверяйте отчетность перед отправкой. Так ваши шансы получить требования о пояснениях уменьшатся в разы.

Прежде чем отправить отчет в СБИС, запустите его проверку. Программа автоматически проверит декларацию по алгоритмам налоговой и выдаст список ошибок. Исправьте ошибки и только после этого отправляйте отчет в инспекцию.

  1. Позаботьтесь о получении всех требований. Пропустите требование (не важно, по какой причине) — налоговая оштрафует.

Чтобы не упустить ни одно требование, подключите уведомления в СБИС и получайте оповещения удобным для вас способом.

  1. Соблюдайте сроки отправки квитанций и ответов на требования. За просрочку возможен не только штраф, но и блокировка счета.

В СБИС все требования находятся перед глазами в отдельном разделе. Отмечайте завершенные требования, так вы легко определите, какие требования остаются в работе и сколько времени у вас есть на ответ.

  1. Отвечайте на требования по формам и форматам налоговой. Если отправите электронный ответ в неформализованном виде, налоговая его не засчитает.

В СБИС ответ формируется прямо из требования, а подсказки помогут выбрать нужный вариант ответа для каждого конкретного требования. Используйте готовые шаблоны пояснений — это значительно сэкономит время на написание ответа.

  1. Отправляйте требуемые документы по правилам ИФНС. Если сканы или электронные документы не соответствуют установленным параметрам, налоговая их не примет. Если передадите не все запрошенные документы — будет штраф.

При ответе на требование в СБИС можно загрузить документы из любой учетной системы. Если загружаете сканы, программа сама подгонит их под нужные параметры. После загрузки всех документов откройте текст требования прямо из ответа и сверьтесь, все ли приложили.

Отвечаем на требования ФНС

Налоговая часто требует предоставить пояснения по декларациям или подтверждающие документы. Если неправильно ответить на требование ФНС, не ответить на него или нарушить срок отправки ответа, налоговая может назначить штраф или заблокировать расчётный счёт. Чтобы этого не произошло, разберёмся, как ответить на требование ФНС.

Как правильно ответить на требование ФНС

На требование о предоставлении пояснений необходимо ответить письменно. Кроме того, нужно зафиксировать, что ответ передан в налоговую, квитанцией оператора электронного документооборота или подписью и штампом инспектора. К пояснениям можно приложить подтверждающие документы, но это необязательно.

Если требование поступило во время камеральной проверки декларации по НДС, то пояснения передаются в электронном виде по утверждённому ФНС формату. В других случаях пояснения можно составить в свободной форме и передать в инспекцию лично, по почте или электронно. Это относится и к требованию налоговой представить документы.

В ответ на требование налоговой о предоставлении документов обычно подаются копии документов, заверенные налогоплательщиком.

На каждой копии должно быть написано «копия верна», дата, должность, подпись и расшифровка подписи того, у кого есть право заверять документы. Документы ИП может заверять сам предприниматель, ООО — руководитель фирмы. Они могут передавать своё право подписи по доверенности.

Документы надо передавать по описи, чтобы подтвердить, что налогоплательщик выполнил своё обязательство. При личной передаче документов в налоговую в описи должен расписаться сотрудник инспекции.При отправке почтой опись подписывает оператор почтовой связи. При передаче в электронном виде по ТКС оператор ЭДО формирует электронную квитанцию.

Через ЭДО можно отправить электронные документы — те, что изначально были в электронном виде и подписаны электронной подписью, или сканы бумажных документов, заверенные ЭП.

Как ответить на требование ФНС, если налоговая нарушила сроки

ИФНС вправе направлять требования в рамках камеральной проверки в течение 3 месяцев со дня, когда компания или ИП представит декларацию или расчёт. Исключение — когда требование направили в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля.

Провести дополнительные мероприятия вправе руководитель налоговой инспекции в ходе проверки. Это возможно, например, если нужны ещё какие-то доказательства нарушения налогового законодательства. Тогда могут запросить дополнительные документы за пределами трёхмесячного срока.

Декларацию по НДС налоговики проверяют в течение 2 месяцев, но этот срок могут продлить до 3 месяцев — также по решению руководителя инспекции.

Если ИФНС пропустила срок, выставлять требование она не вправе. Но иногда налоговая всё же хочет задать вопрос об интересующем её периоде, поэтому может идти на различные уловки. Например, в заголовке указать налоговый период, по которому недавно была камералка, а в тексте требования — интересующий её период, по которому срок отправки требований уже пропущен.

В таких случаях не надо поддаваться на провокацию. В ответе на требование следует указывать только тот период, по которому проводится проверка.

Также следует помнить, что во время камеральной проверки налоговики не вправе требовать документы, за исключением счетов-фактур при камеральной проверке декларации по НДС с суммой налога к возмещению. Поэтому документы к ответу на требование о предоставлении пояснений прикладывать не нужно — достаточно просто письменно ответить на вопрос.

Как ответить на требование ФНС, если в нём указаны странные суммы

Налоговая инспекция должна запрашивать пояснения только при выявлении ошибок и несоответствий. Обычно из текста требования хорошо понятно, что именно случилось и почему запрашивают пояснения. Но бывает и по-другому: например, в требовании могут указать на расхождение между декларацией и поступлениями на расчётный счёт, но не написать, в какую сторону — в большую или меньшую.

В таком случае сначала налогоплательщик должен проверить свою декларацию и документы, на основании которых она заполнялась. На УСН это книга учёта доходов и расходов и банковская выписка — та, что выдал банк, а не автоматически загруженная в программу учёта.

Чтобы исправить ошибку, можно подать уточнённую декларацию. Если сумма завышена, уточнёнку подавать необязательно, достаточно просто ответить на требование.

Если сумма занижена, необходимо обязательно сдать уточнённую декларацию. Кроме этого, придётся заплатить штраф и пени. 1

Как ответить на требование, если ИФНС запрашивает личные документы

Требование могут прислать в рамках проверки контрагента — это так называемая встречная налоговая проверка, встречка. По встречке просят документы, которые подтверждают сделки с каким-то одним контрагентом.

Срок представления документов по встречной проверке — 5 рабочих дней. К требованию о представлении документов во время встречной проверки прикладывается копия поручения той налоговой, что проверяет контрагента. Запросить могут договоры, счета, акты выполненных работ, акты сверок, оборотно-сальдовые ведомости и другие документы.

Бывают ситуации, когда индивидуальный предприниматель покупает что-то у своего контрагента в личных целях, не связанных с деятельностью ИП. В этом случае никакие первичные документы не оформляются. При этом налоговики могут увидеть по ИНН, что заключена какая-то сделка с контрагентом.

Требовать у ИП могут только те документы, что служат основанием или подтверждением начисления или уплаты налогов и сборов, а также основанием для подтверждения расходов. Но если сделка личная, то составлять и хранить документы по ней необязательно.

В таком случае в ответе на требовании ФНС можно написать, что заказ у контрагента сделан в личных целях, к предпринимательской деятельности он отношения не имеет, поэтому акт приёмки-сдачи работ не оформлялся.

Как ответить на требование ФНС, если в нём нет требования

Налоговая инспекция может писать письма: рассылать информационные сообщения, напоминать о сроках уплаты налогов, пояснять своё мнение. Это справочная информация для налогоплательщика. На такие письма отвечать не надо.

Но иногда вместо писем налоговая предпочитает присылать требования: например, напоминает, что не нужно сдавать нулевой отчёт. В ответ на такое требование тоже нужно отправить квитанцию о приёмке и написать какой-либо ответ.

Например, сообщить, что нулевой отчёт по указанной форме налогоплательщик больше сдавать не будет.

Что будет, если не ответить на требование налоговой

Если не ответить на требование о представлении документов или затянуть с ответом, налогоплательщика оштрафуют:

  • на 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
  • на 400 рублей за каждый документ, если в течение 12 месяцев уже было такое же нарушение (п. 4 ст. 114 НК РФ)
  • на 300–500 рублей — должностное лицо организации (по решению суда).

За непредставление пояснений и информации организацию и ИП могут оштрафовать по ст. 129.1 НК РФ — на 5 000 рублей. За повторное нарушение в течение календарного года штраф вырастет до 20 000 рублей.

За отказ передать документы или пояснения по контрагенту или за опоздание с их передачей штрафуют по п. 2 ст. 126 НК РФ на 10 000 рублей.

Кроме того, за отсутствие ответа на требование налоговики могут приостановить операции по счетам.

Как бухгалтеру облегчить работу с требованиями в сервисе «1С-Отчётность»

Несколько полезных советов, как потратить минимум времени на обработку требований налоговой и не нарваться на штраф:

  • Проверяйте отчётность перед отправкой. Так ваши шансы получить требования о пояснениях уменьшатся в разы.
  • В сервисе «1С-Отчётность» можно провести автоматическую проверку на контрольные соотношения форм налоговой отчётности и корректность заполнения всех полей.

  • Позаботьтесь о получении всех требований. Пропустите требование (не важно, по какой причине) — налоговая оштрафует.
  • В сервисе «1С-Отчётность» можно настроить уведомления так, что вы точно не пропустите ни одно требование — ак только требование от ФНС поступает оператору ЭДО, автоматически формируется уведомление для налогоплательщика и отправляется на его почту и телефон. В сервисе реализован новый порядок работы с требованиями: теперь при работе в сервисе или в учётной системе будет появляться окно, в котором отображается список требований, на которые нужно отреагировать.

  • Соблюдайте сроки отправки квитанций и ответов на требования. За просрочку возможен не только штраф, но и блокировка счёта.
  • В сервисе «1С-Отчётность» в списке требований теперь отображаются сроки по требованиям. После подтверждения требования сервис показывает, сколько дней осталось на отправку ответа — документов, пояснений и т.д. Если требование не подтверждено, в сервисе отображается, сколько времени осталось на подтверждение. Для просроченных требований указывается срок просрочки.

  • Отвечайте на требования по формам и форматам налоговой. Если отправите электронный ответ в неформализованном виде, налоговая его не засчитает.
  • В сервисе «1С-Отчётность» реализована отправка ответов на требование по формам и форматам, установленным ФНС. При подготовке ответа можно выбрать из списка вид декларации, по которой нужно дать пояснения, выбрать саму декларацию, и тогда откроется форма с разделами, в которые необходимо вписать пояснения.

  • Отправляйте требуемые документы по правилам ИФНС. Если сканы или электронные документы не соответствуют установленным параметрам, налоговая их не примет. Если передадите не все запрошенные документы — будет штраф. В сервисе «1С-Отчётность» также реализован формализованный ответ на требование о предоставлении документов. Выбирать документы можно из различных реестров или загружать с устройства.