Из нашей статьи вы узнаете:

Аббревиатура МЧД расшифровывается как машиночитаемая доверенность. При её использовании директору не нужно относить в ФНС бумажную доверенность, а ИП не требуется заверять её нотариально. МЧД можно оформить на одного или нескольких сотрудников и доверенных лиц

Как начать работать с машиночитаемой доверенностью, где взять образец заполнения МЧД и кто её может оформить — на эти вопросы отвечаем в нашей статье.

В каком формате можно заполнить мчд

Заполнить МЧД можно только в электронном виде. МЧД расшифровывается как машиночитаемая доверенность. Документ создаётся в формате XML. Такой формат необходим для того, чтобы информационная система могла автоматически считывать данные с доверенности. Тем самым участие человека сводится к минимуму.

Зачем оформлять МЧД

После заполнения МЧД даёт право работникам и уполномоченным представителям действовать от имени организации или ИП. С помощью машиночитаемой доверенности сотрудник может сдавать отчётность или подписывать документы за руководителя.

Когда МЧД станет обязательна

Работа с МЧД станет обязательна с 1 сентября 2023 года. Подписанные документы от юрлица или ИП без машиночитаемой доверенности не будут иметь юридической значимости. Однако если у бухгалтера компании или ИП есть электронная подпись сотрудника, которая была выпущена до 31 августа 2023 года, он может заверять документы с её помощью и не использовать МЧД до 1 сентября 2024 года.

С чего начать заполнение мчд

Перед тем, как заполнить МЧД, на работника или уполномоченного представителя нужно оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица.

КЭП выдают только в удостоверяющих центрах, которые имеют аккредитацию Министерства цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте ведомства.

Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации. Также список можно скачать отдельным файлом.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физических лиц — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.

После того как работник или уполномоченный представитель получил КЭП, машиночитаемую доверенность формируют в информационной системе и заполняют. Единой формы МЧД нет. Она реализована в государственных ведомствах ФНС, СФР и коммерческих сервисах.

Кто может оформить МЧД

Машиночитаемую доверенность может выдать только тот, кто вправе вести деятельность без доверенности от имени организации или ИП. Это директор или индивидуальный предприниматель. После заполнения электронной доверенности руководитель подписывает МЧД своей КЭП.

КЭП ИП или директора организации можно получить только в УЦ ФНС.

Для ускоренного выпуска рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — УЦ «Основание».

Где можно создать МЧД

Заполнить МЧД можно на сайте ФНС или в сервисах, где реализована работа с машиночитаемой доверенностью. Там же представлены образцы документа.

Рассмотрим, как заполнить машиночитаемую доверенность (МЧД) в сервисах «1С-Отчётность» и «Астрал.Доверенность».

Как заполнить МЧД в 1С-Отчётность

Сервис 1С-Отчётность от «Калуга Астрал» позволяет подать заявку на выпуск МЧД для сотрудников организации.

Чтобы создать и заполнить машиночитаемую доверенность в 1С-Отчётность, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Открыть вкладку ЭДО в основном меню.
2. Выбрать в списке строку «Машиночитаемые доверенности».



3. В системе «Бухгалтерия Предприятия 3.0» перейти по схеме: «Отчёты» → «Уведомления, сообщения и заявления» → «Создать» → «МЧД» → «Машиночитаемая доверенность (ФНС)».



4. Заполнить образец машиночитаемой доверенности и выбрать полномочия для сотрудника. Требуется указать ключевые реквизиты: ИНН, ОГРН, КПП, юридический адрес фирмы, персональные данные директора и работника.



5. Если МЧД делается не для штатного сотрудника, то необходимо поставить отметку напротив пункта «Сотрудник организации доверителя».



6. Выбрать тип доверенности:
• B2B — машиночитаемая доверенность для электронного документооборота с контрагентами;
• B2G — машиночитаемая доверенность для отчётности в контролирующие органы.

Один работник или уполномоченный представитель может иметь несколько машиночитаемых доверенностей, чтобы выполнять разные задачи.

7. Подписать машиночитаемую доверенность квалифицированной электронной подписью руководителя компании.
8. Нажать вкладку «Уведомления», далее кнопку «Загрузить» и выбрать пункт «Машиночитаемая доверенность (ФНС)».



9. Для загрузки файла нажать «Выбрать файл».



10. Чтобы сохранить изменения, нужно нажать кнопку «ОК». Для отправки МЧД нажать «Отправить».

При последующей отправке отчётности или документов через 1С-Отчётность сотруднику достаточно приложить МЧД к подписанной документации.

Как заполнить МЧД в «Астрал.Доверенность»

«Астрал.Доверенность» позволяет заполнить два вида МЧД: B2B и B2G.

B2B

Чтобы создать доверенность для ЭДО с контрагентами, необходимо нажать кнопку «Создать доверенность» и выбрать .

Откроется пустой образец МЧД, который следует заполнить. Форма имеет несколько разделов. Сервис позволяет сохранить доверенность в черновики.

После заполнения машиночитаемой доверенности её нужно подписать и отправить в ФНС.

• Заполнение
• Следуйте инструкции и заполните строки по порядку, вписав всю требуемую информацию.
• Сведения о доверенности

Доверенность можно передоверить. При этом пользователь может выбрать, утрачиваются или не утрачиваются полномочия в процессе передоверия.

Сведения о доверителе

Выберите тип доверителя: Российская организация, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо или Иностранная организация. От типа доверителя зависят поля для заполнения электронной доверенности.

Российская организация

Индивидуальный предприниматель

Физическое лицо

Иностранная организация

Сведения о представителе

Выберите тип представителя: Юридическое лицо, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо. От типа представителя зависят поля для заполнения. Представителей может быть несколько.

Юридическое лицо

Индивидуальный предприниматель

Физическое лицо

Сведения о полномочиях представителя

B2G

Для заполнения машиночитаемой доверенности B2G необходимо нажать «Создать доверенность» и выбрать «Доверенность для отчётности».

Откроется пустой образец МЧД, который следует заполнить. Форма имеет несколько разделов. Сервис позволяет сохранить доверенность в черновики.

1. После заполнения машиночитаемой доверенности её нужно подписать и отправить в ФНС.
2. Заполнение
3. Сведения о доверенности

Сведения о доверителе

Выберите тип доверителя: Российская организация, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо или Иностранная организация. От типа доверителя зависят поля для заполнения

Российская организация

Если от имени компании действует управляющая организация, то необходимо поставить соответствующую отметку и заполнить поля.

Индивидуальный предприниматель

Физическое лицо

Иностранная организация

Сведения о представителе

Выберите тип представителя: Юридическое лицо, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо. От типа представителя зависят поля для заполнения.

Юридическое лицо

Индивидуальный предприниматель

Физическое лицо

Сведения о полномочиях представителя

Подписание и отправка МЧД в сервисе «Астрал Доверенность»

После того как МЧД заполнена, нужно нажать «Подписать и отправить в ФНС», чтобы зарегистрировать доверенность в налоговой. Перед отправкой сервис проверит установленный криптопровайдер и плагин.

Далее будет проведена проверка наличия сертификата. Если сертификат не будет найден или не будет подходить, то в сервисе появится соответствующее уведомление.

Если на компьютере установлен один сертификат, появится окно с установленным сертификатом. Для продолжения подписания нужно нажать «Подписать и отправить».

Если на компьютере установлено несколько сертификатов, необходимо выбрать нужный из списка, далее «Подписать и отправить».

Будет выполнена криптографическая операция.

При успешной отправке появится соответствующее уведомление.

Применение МЧД при работе с 1С-ЭДО

В процессе работы с контрагентами организации может понадобиться подписывать электронные документы сотрудниками своего или стороннего предприятия. С 1 марта 2022 года для этих целей можно использовать машиночитаемую доверенность.

С 1 января 2023 года сотрудники организаций, которые представляют руководителей в отношениях с контрагентами, должны использовать сертификаты физических лиц. При подписании электронных документов представителем организации его полномочия действовать от имени предприятия необходимо подтвердить доверенностью.

Но в конце 2022 года был принят и опубликован Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который переносит срок перехода на обязательное применение МЧД на 1 сентября 2023 года, но при этом организации могут перейти на использование МЧД уже сейчас.

Переход к новому порядку включает несколько этапов. Во-первых, необходимо получить сертификат электронной подписи физического лица работником организации. Во-вторых, нужно оформить машиночитаемую доверенность. И, наконец, в-третьих, зарегистрировать сертификат представителя у оператора ЭДО.

В данной статье мы рассмотрим этапы оформления машиночитаемой доверенности и регистрацию сертификата представителя у оператора ЭДО.

Оформление МЧД

Для оформления машиночитаемой доверенности переходим в карточку нужной организации, нажимаем «ЭДО» и выбираем «Машиночитаемые доверенности».

Открывается общий список машиночитаемых доверенностей организации. Для создания новой МЧД нажимаем «Создать».

После этого открывается карточка регистрации новой доверенности, которую необходимо заполнить данными.

При заполнении данных следует обращать внимание на то, что поле с номером доверенности заполняется автоматически. Поле с номером основания заполняется только в случае передоверия из предшествующей или корневой доверенности.

Передоверие для создаваемой доверенности можно запретить или разрешить в соответствующем поле.

Период действия доверенности указывается в виде даты или в текстовом поле с указанием условий, при которых доверенность считается действительной, но данный способ указания периода пока не используется в рамках пилотного проекта ФНС.

Срок действия доверенности не может быть менее двух дней с момента ее регистрации. Далее заполняются данные о доверителе – это сведения о сотруднике, имеющем право действовать от имени организации без доверенности. И, наконец, заполняются данные о представителе – это сведения о сотруднике, который сможет действовать от имени организации по доверенности. 

После того, как все данные были заполнены нажимаем «Подписать и отправить» и доверенность перейдет в статус «Подписана» «Верна» и «В реестре ФНС: Отправлена».

Теперь в списке машиночитаемых доверенностей организации появится новая запись. Регистрация доверенности в реестре ФНС занимает несколько минут. Для того, чтобы обновить статус доверенности нажимаем «Еще – Обновить статус из реестра ФНС».

После регистрации доверенности ее статус будет изменен на «Подписана», «Верна», «В реестре ФНС: Зарегистрирована».

Для того, чтобы впервые воспользоваться машиночитаемой доверенностью после ее регистрации необходимо подождать около 15 минут.

На вкладке «Подписанные документы» будет содержаться список документов, подписанных с помощью данной доверенности.

При необходимости доверенность можно отозвать, с помощью одноименной команды по кнопке «Еще». После этого доверенность становится недействительной.

Есть возможность пометить доверенность отозванной с даты, с которой сотруднику больше не нужно ее использовать.

При этом доверенность продолжает действовать до наступления указанной даты. При необходимости доверенность можно вернуть в работу.

Регистрация сертификата представителя

После того, как МЧД была зарегистрирована в реестре ФНС необходимо выполнить регистрацию сертификата представителя у оператора ЭДО.

Снова переходим в карточку нужной организации, нажимаем «ЭДО» и выбираем «Учетные записи».

Открывается список учетных записей ЭДО. Выбираем нужное подключение и переходим на вкладку «Сертификаты». Здесь указан список сертификатов электронной подписи и шифрования.

Необходимо добавить в список ранее зарегистрированный сертификат. Нажимаем «Добавить» и выбираем сертификат представителя организации, после чего в списке сертификатов появится новая запись с указанием машиночитаемой доверенности.

В завершении регистрации сертификата нажимаем «Записать и закрыть».

Если документ подписан с использованием подписи физического лица, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности и осуществляет ее поиск. Для универсальных передаточных и корректировочных документов программа автоматически обращается в распределенный реестр для поиска доверенности контрагента.

При обнаружении доверенности она автоматически загрузится в 1С. Для других форматов документов поиск доверенности осуществляется в информационной базе.

Если машиночитаемая доверенность контрагента не добавлена в информационную базу, то во входящих документах, подписанных этой МЧД на вкладке «Подписи» в поле «Доверенность» будет запись «Доверенность не проверена», а в поле «Статус подписи» запись «Подпись неверна. Доверенность не найдена».

Для того, чтобы это исправить необходимо загрузить машиночитаемую доверенность контрагента в информационную базу. Для этого перейдем в «Текущие дела ЭДО – Машиночитаемые доверенности – Доверенности контрагентов».

Если контрагент предоставил файл с доверенностью по электронной почте, то нажимаем «Загрузить из файла». Также возможно вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра, с помощью соответствующей команды.

Здесь указывается наименование контрагента и номер доверенности.

После загрузки доверенности перейдем в ранее полученный документ от контрагента. В поле «Доверенность» теперь указан номер загруженной доверенности и статус подписи изменился на «Подпись верна. Доверенность действительна».

Отсутствие машиночитаемой доверенности не препятствует подписанию документов. Пользователь самостоятельно принимает решение о необходимости такой обработки.

Появились вопросы? Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут вам! 

• Узнать подробности, записаться на БЕСПЛАТНУЮ консультацию можно по телефону +7(3532)43-05-17.
• Наша линия поддержки в 1С-Коннект:

Подготовка и отправка электронных доверенностей (МЧД)

C 1 января 2022 г. вступил в силу пункт 14 статьи 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ, в соответствии с которым, ЭЦП юридического лица выдается исключительно на имя уполномоченного представителя юридического лица или ИП, а сотрудники юридического лица или ИП в своей деятельности могут применять только электронную подпись физического лица.

Соответственно на доверенные лица требуется оформлять МЧД.

МЧД — это электронная доверенность, которая заверяется только КЭП главы компании, дающее право заверения электронной документации другому сотруднику организации. Только после этого доверенное лицо может вести электронный документооборот от имени главы компании.

Для подписания и отправки регламентированных отчетов сертификатам физического лица, необходимо оформить и зарегистрировать три формы МЧД:

• Машиночитаемая доверенность ФНС.
• Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС).
• Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР).

Открываем раздел сервиса 1С-Отчетность — Отчеты- Регламентированные отчеты.

Далее переходим в раздел Уведомления и по очереди создаем Машиночитаемую доверенность (ФНС), Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС) и Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР), рисунок 1.

Рисунок 1 — Переход в раздел 1С-Отчетность

В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 2

Рисунок 2 — Создание документа МЧД

1. Номер доверенности — заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
2. Дата выдачи — текущая дата оформления документа.
3. Дата окончания действия — доверенность можно оформить на три года.
4. Доверитель — выбираем из списка нужное наименование организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли реквизиты подтянулись из карточки организации, если есть пустые поля заполняем.
5. Представитель — выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя.
6. Фамилия, имя, отчество, Удостоверение личности, ИНН, Гражданство, СНИЛС, Дата рождения — данные заполняться автоматически на основании реквизитов, которые заполнены в карточке физического лица.
7. Налоговый орган — получатель — реквизит подтянется автоматически из карточки Организации.
8. Органы, для которых действует доверенность — автоматически подтянуться все направления ФНС ранее зарегистрированные в сервиса 1С-Отчетность. При необходимости можно зайти и выполнить изменения, отключив не нужное направление.
9. Полномочия — автоматически будет проставлены Все полномочия, при необходимости можно зайти по гиперссылке и откорректировать отключив нужное наименование.

После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Дожидаемся положительного протокола со статусом Зарегистрировано.

Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС)

В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 3

Рисунок 3 — Пометка физ. лица как сотрудника организации

1. Номер доверенности — заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
2. Дата выдачи — текущая дата оформления документа.
3. Дата окончания действия — доверенность можно оформить на три года.
4. Доверитель — выбираем из списка нужное наименование организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли реквизиты подтянулись из карточки организации, если есть пустые поля заполняем.
5. Представитель — выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя.
6. Фамилия, имя, отчество, Удостоверение личности, ИНН, Гражданство, СНИЛС, Дата рождения — данные заполняться автоматически на основании реквизитов, которые заполнены в карточке физического лица.
7. Полномочия — автоматически будет проставлены Все полномочия, при необходимости можно зайти по гиперссылке и откорректировать отключив нужное наименование.
8. Идентификатор родительской доверенности — при первом заполнении поле оставляется пустым. Если оформляется последующая доверенность с изменением каких-либо реквизитов, то из списка необходимо подтянуть ранее зарегистрированную доверенность.
9. Примечание — описание к пункту Родительской доверенности. Если документ оформляется первый раз поле оставляем пустым.

После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Регистрация МЧД СФР выполняется сразу, необходимо дождаться положительного протокола со статусом Зарегистрировано.

Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР)

В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 4

Рисунок 4 — Отправка МЧД в обработку

1. Номер доверенности — заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
2. Страхователь — в поле выбираем нужную Организацию. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли данные заполнены, обязательно указываем контактную информацию (телефон и электронную почту)
3. Представитель страхователя — выбираем руководителя организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем заполнение должности.
4. Представитель — выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли данные заполнены, обязательно указываем контактную информацию (телефон и электронную почту) и Должность. Если физическое лицо не является сотрудником организации, то прописываем слово Представитель.
5. Номер доверенности — указываем номер основной Доверенности ФНС.
6. Кем выдан документ — указываем наименование Организации.
7. Дата начала действия — указываем дату основной Доверенности ФНС.
8. Дата окончания действия — указываем дату основной Доверенности ФНС.

После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Дожидаемся положительного протокола со статусом Зарегистрировано.

• Если в сервисе 1С-Отчетность привязана подпись не руководителя организации, то МЧД можно подписать подписью руководителя в сторонней программе (например КриптоАРМ), а затем загрузить в 1С два файла: МЧД в формате XML и подпись руководителя в формате SGN, BIN, P7S, SIGN или SIG.
• Если по какой-либо причине подписать МЧД подписью руководителя невозможно, то доверенность необходимо будет предоставить в ФНС в бумажном виде.

Для загрузки подготовленного ранее файла МЧД в разделе Уведомления необходимо нажать кнопку Загрузить и выбрать пункт Машиночитаемая доверенность.

Рисунок 5 — Загрузка заранее подготовленной МЧД

В открывшемся окне через форму выбрать файл, добавляем МЧД и файл подписи, нажимаем ОК.

Рисунок 6 — Добавление документов

Таким же образом можно выгрузить и МЧД из программы 1С:Бухгалтерия в программу 1С:Зарплата и Управление персоналом, если в Организации используются две конфигурации для передачи отчетности в контролирующие органы. Соответственно отдельно в каждой из конфигураций не нужно регистрировать МЧД, достаточно выполнить в одной базе и загрузить в другую.

Далее можно приступать к подготовке и отправке Заявления для подвязки подписи доверенного лица в сервисе 1С-Отчетность.

Не нашли ответа на свой вопрос?

Налоговая создала сервис для электронных доверенностей: зачем и как с ним работать

#новости

Разбираемся, когда нужны электронные доверенности, кто их должен оформлять и как это сделать.

В конце февраля 2023 года ФНС представила сервис, в котором можно создать и проверить электронную доверенность. Ведущий специалист по налогообложению и куратор курсов Skillbox Мария Буянова рассказала, что такое электронная доверенность, когда её нужно использовать и как её оформить.

Электронная доверенность, или МЧД (машиночитаемая доверенность), — форма доверенности в виде файла XML. Она нужна, чтобы сотрудник компании или индивидуального предпринимателя мог отправлять отчёты и документы в ФНС в электронном виде.

МЧД нужны всем, кто использует ЭДО — электронный документооборот. До 31 августа 2023 года использовать их можно по желанию, после — придётся обязательно. Это не касается тех, кто отправляет документы в ФНС по почте или приносит лично — они могут работать как прежде.

Электронную доверенность для налоговой создали, чтобы упростить документооборот. С ней будет меньше волокиты:

• индивидуальные предприниматели смогут не заверять бумажную доверенность у нотариуса;
• не нужно будет предоставлять бумажную копию доверенности в ФНС.

Индивидуальный предприниматель или руководитель организации выдаёт электронную доверенность на сотрудника. Дальше сотрудник пользуется ей, когда отправляет документы в налоговую.

Чтобы доверенность работала, её нужно заверить. Для этого предпринимателю или руководителю требуется КЭП — квалифицированная электронная подпись. Это файл, в котором хранятся сведения о владельце КЭП. Файл записан на носитель — его называют токеном. Он выглядит как флешка.

Получить КЭП можно в удостоверяющем центре ФНС. Чтобы работать с КЭП, нужно установить на компьютер специальные программы. Они нужны, чтобы считывать КЭП с носителя и подписывать (удостоверять) файлы.

Сделать это можно в сервисе ФНС. Для этого нужно согласиться на обработку персональных данных и указать сведения:

• о доверенности — срок действия и номер, который нужно создать самому с учётом регламентов компании;
• о доверителе — компании или индивидуальном предпринимателе;
• о представителе — человеке, который будет посылать документы в ФНС;
• о полномочиях — что может делать сотрудник по этой доверенности.

Когда ФНС сформирует доверенность, ИП или руководителю компании нужно подписать её с помощью КЭП.

Так выглядит процесс создания МЧДСкриншот: ФНС

Подписанную доверенность можно будет скачать в виде файла. Сотрудник будет прикладывать его к документам и отчётам, которые посылает в ФНС.

Важно! Чтобы налоговая приняла документы, сотруднику тоже нужно оформить квалифицированную электронную подпись. Он будет использовать её, чтобы заверить бумаги. А доверенность нужна, чтобы подтвердить, что сотрудник имеет на это право.

Идите в бухгалтерию!Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в 1С, готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором. Узнать больше

Электронная доверенность для налоговой

Обычно отчёты в налоговую сдают не сами ИП или руководители ООО, а их работники или компании-аутсорсеры бухгалтерских услуг. Для этого выписывают доверенность, подтверждающую право представлять интересы юрлица или предпринимателя. Она может быть не только бумажной, но и электронной.

Способы представления доверенности в ФНС

Подать доверенность для сдачи отчётов в ИФНС можно разными способами:

• бумажную — отнести лично в налоговую инспекцию или отправить почтой ценным письмом с описью вложения;
• электронную — передать по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), то есть через бухгалтерские программы или онлайн-сервисы с функцией электронного документооборота.

При передаче по ТКС есть два варианта: отсканировать бумажную доверенность или составить её в электронном формате XML, утверждённом ФНС. Но в любом случае её нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Доверенность отправляют в налоговую, в котором доверитель стоит на учёте: ООО — по месту нахождения, а ИП — по прописке. Подать её нужно ещё до того, как представитель начнёт обмениваться документами с ИФНС. 

Как оформить электронную доверенность

Формат такой доверенности приведён в приложении № 1 к приказу ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021. Сформировать её можно в специальном сервисе на сайте налоговой. В нём же можно проверить формат электронной доверенности, если вы сделали её в другой программе. 

1. Перед формированием доверенности нужно дать согласие на обработку персональных данных — поставьте в окошке галочку и нажмите «Подтвердить».
2. В зависимости от того, что вам нужно, выберите проверку или формирование доверенности. «Загрузить из черновика» — если вы уже начинали её формировать и теперь решили продолжить. 
3. Откроется пять вкладок, все нужно заполнить по порядку — номер и срок действия доверенности, реквизиты ООО или ИП, сведения о представителе и т.д. Часть реквизитов подтягивается автоматически — жмите кнопку «Загрузить». Срок доверенности можно не указывать. В этом случае она будет действовать один год с даты оформления. На последней вкладке выводится готовая доверенность. 

Доверенность можно оформить для одной налоговой инспекции или сразу для нескольких. Для этого в ней заполняют коды нужных ИФНС, на которые она будет распространяться. Если код налогового органа оставить незаполненным, доверенность будет действовать во всех ИФНС России.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как отправить электронную доверенность в налоговую

Для отправки нужна усиленная квалифицированная электронная подпись директора или ИП. Её используют для сдачи отчётов в налоговую, пенсионный фонд, соцстрах и другие госорганы, для обмена документами с контрагентами и др.

С 1 января 2022 года руководители ООО и предприниматели получают бесплатную УКЭП в налоговой инспекции. Обратиться можно в любую ИФНС, независимо от регистрации, или к её доверенным лицам.

Чтобы отправить доверенность в налоговую, у ООО или ИП должен быть организован электронный документооборот. Подают её в ИФНС, в которой налогоплательщик стоит на учёте. Если доверенность оформлена на несколько инспекций, она распространится на них автоматически. 

Особенности использования электронной доверенности

Представителю ООО или ИП не придётся каждый раз при отправке отчётов в ИФНС прикладывать к ним электронную доверенность. Достаточно отправить один раз, до первой сдачи декларации или отчёта за налогоплательщика. Она сохранится в информационной базе налоговиков.

Электронную доверенность можно отозвать. Например, когда работник, сдающий отчёты, уволился. Для этого заполняют электронное заявление в формате, рекомендованном налоговой службой. В нём указывают с какой даты доверенность перестаёт действовать. Заявление тоже подписывают УКЭП и отправляют так же, как доверенность.

Плюсы и минусы электронной доверенности

Электронная доверенность считается равнозначной бумажной, которую собственноручно подписывает директор или ИП и заверяют печатью. В ней содержится та же информация. Но у электронной формы есть и свои преимущества. Например, бумажную доверенность от ИП для налоговой нужно заверять у нотариуса, а с электронной такая необходимость отпадает.

При заполнении бумажных документов не исключены ошибки. Из-за неправильно оформленной доверенности налоговики не примут отчёт. А вот электронные сервисы сразу учитывают все требования к оформлению доверенности.

Ещё из плюсов электронной доверенности — её не нужно распечатывать и проще отозвать.

Статья актуальна на  26.05.2022

Доверенность в ИФНС: образцы и примеры — Контур.Бухгалтерия

Платите налоги, взносы и отчитывайтесь через интернет. Сервис рассчитает суммы, подготовит файлы, напомнит об отправке.

Попробовать бесплатно

С начала 2022 года действуют поправки в законе 63-ФЗ и появляются новые подзаконные акты.

Согласно им, руководители компаний и ИП получают сертификаты КЭП только в налоговой и у ее доверенных лиц, а сотрудники компаний и бухгалтеры-аутсорсеры должны будут пользоваться собственными сертификатами физлиц — только с их личными данными.

Чтобы сдавать отчетность онлайн за руководителя и обмениваться документами с контролирующими органами, бухгалтеру или другому сотруднику понадобится машиночитаемая (электронная) доверенность. Но обязательной она станет только с начала 2023 года. Расскажем подробнее.

Планировалось начать работу с электронными подписями физлиц и машиночитаемыми доверенностями (МЧД) уже с начала 2022 года. Но к этому сроку не были готовы регламенты, и старт реформы отложили, объявив 2022 год переходным периодом. Это значит, что до конца года работать можно и по новым правилам, и по старым:

• Новые правила: есть отдельные подписи для руководителей и ИП, которые нельзя передать кому-то еще, и есть подписи сотрудников-физлиц, к которым надо прилагать машиночитаемые доверенности.
• Старые правила: есть сертификаты КЭП на организацию или ИП, полученные еще до 31 декабря 2021, которые можно ставить на разные рабочие места. В то же время бухгалтер или бухгалтерская фирма могут до конца 2022 года работать со своими сертификатами, в которых есть сведения и о компании, и о сотруднике. Такими подписями можно пользоваться по-старинке: подписывать документы для налоговой по бумажной доверенности от руководителя или ИП.

Можно протестировать и промежуточную схему работы: подписывать отчеты старым сертификатом сотрудника, в котором есть сведения о компании и о сотруднике, но при этом оформить не бумажную, а машиночитаемую доверенность.

С 1 января 2023 бухгалтер, который подписывает документ собственной подписью, должен будет приложить к документу файл машиночитаемой доверенности (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ). Поэтому лучше заранее узнать о порядке работы с МЧД и оформить доверенности для сотрудников или аутсорсеров.

Новый сертификат на сотрудника без сведений о компании можно получить уже сейчас, но есть одна сложность. Документы, подписанные таким документом, с определенного момента будут принимать только по МЧД.

Так что до получения такого сертификата нужно убедиться, что программа или сервис сотрудника, где он будет подписывать документы, уже умеет работать с машиночитаемой доверенностью.

Например, в экосистеме Контура сервисы Экстерн и Диадок уже позволяют создавать и использовать МЧД.

Простой и удобный расчет страховых взносов в Контур.Бухгалтерии! Учет, налоги, зарплата, отчетность в одном сервисе.

Попробовать бесплатно

Другая сложность заключается в том, что нормативные документы пока могут не охватывать всех важных моментов:

• порядок передоверия МЧД еще не прописан, а для обычных доверенностей он есть в ГК РФ: если бухгалтер заболел или ушел в отпуск, с бумажной доверенностью он сам может передоверить дела, а при электронной доверенности руководителю придется оформлять новую МЧД на другое физлицо;
• нет схемы взаимодействия с нотариусом при передоверии в электронном виде;
• нет единого классификатора полномочий для машиночитаемой доверенности;
• МЧД должны храниться в системе головного УЦ (постановление Правительства от 21.02.2022 № 223), но пока непонятно, что это и как будет строиться взаимодействие между головным УЦ и другими информсистемами.

До конца 2022 года необходимые подзаконные акты должны появиться, тогда можно будет с большей ясностью и комфортом перейти к работе с сертификатами сотрудников и МЧД.

С привычной бумажной доверенностью для налоговой можно работать до 31 декабря 2022 года. Ее выдают сотрудникам или аутсорсерам к их сертификатам сотрудников старого образца, где есть данные об организации и о сотруднике.

Кроме того, по бумажной доверенности можно будет работать и после 2022 года с документами, которые налоговая и другие органы принимают в бумажном виде.

Это большинство заявлений и уведомлений, ответы на требования, налоговые декларации для компаний со штатом сотрудников до 100 человек, 6-НДФЛ и РСВ при численности персонала не более 10 человек.

Это актуально для небольших компаний на спецрежимах, которые все еще сдают отчетность на бумаге.

Если вместо руководителя организации отчеты для налоговой подписывает доверенное лицо своим сертификатом, нужно еще до отправки первых отчетов передать в налоговую доверенность (приказ ФНС РФ от 31.07.2014 N ММВ-7-6/398@). Налоговая хранит копии доверенностей еще 3 года после истечения их срока действия. 

Передать доверенность нужно в свое отделение ФНС: для организаций — по месту работы, для ИП — по месту регистрации. Сделать это можно двумя способами:

• на бумаге — отдать лично в отделении ФНС или отправить Почтой России ценным письмом с описью вложения;
• в электронном виде через свой бухгалтерский сервис, отсканировав бумажную доверенность и подписав ее сертификатом руководителя.

Подписать доверенность может не только руководитель, но и другие лица, у которых есть право подписывать доверенности согласно Уставу компании (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Что указать. В доверенность для ИФНС обязательно вносят такие сведения:

• ИНН, КПП, ОГРН, название и юрадрес, ФИО руководителя — для организаций, ИНН, ОГРН и ФИО — для предпринимателей;
• дата и место оформления;
• паспортные данные человека, на которого оформляется доверенность;
• перечень его полномочий: это может быть сдача отчетности, предоставление требуемых справок, выписок, писем, документов, получение актов ФНС, решений по проверкам и пр.;
• срок действия доверенности (если не указать срок, документ будет действовать год после подписания).

В конце доверитель и поверенный ставят свои подписи, доверенность заверяется печатью, если она применяется в работе.

Онлайн-бухгалтерия сама рассчитает сумму, подготовит платежку и напомнит о сроках. Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

Нужен ли нотариус. Для организации в общем случае нотариальное заверение доверенности для налоговой не нужно.

Нотариальная доверенность требуется только если этот документ оформляется как безотзывный, если в полномочия поверенного входит изменение сведений в ЕГРЮЛ или совершение операций, которые невозможны без нотариальной доверенности — например, регистрацию юрлица или ИП, подача заявления о кадастровом учете недвижимости (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ, п. 2 ст. 188.1 ГК РФ). 

А вот бумажная доверенность от ИП всегда должна быть нотариальной (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Еще один случай, когда может понадобиться помощь нотариуса, — передоверие полномочий.

Если лицу, на которое оформлена доверенность, разрешается передоверить свои полномочия третьим лицам, это нужно прописать в доверенности (ст. 178 ГК РФ).

Закон не устанавливает сроки, на которые можно делать передоверие, но в любом случае новая доверенность по срокам не должна превышать базовую. Оформляется такая доверенность тоже у нотариуса.

Когда и как отзывают доверенность. Доверитель может доверенность отозвать — в любое время по своему желанию.

Если доверенность нотариальная, доверитель обращается к нотариусу с паспортом, а тот аннулирует документ и вносит запись об этом в систему нотариата. В организации издается приказ об этом.

Поверенному отправляют уведомление об отмене доверенности. В ИФНС тоже отправляют заявление в свободной форме об отзыве доверенности — с указанием ее реквизитов.

Поверенный тоже может в любое время отказаться от переданных ему полномочий и уведомить об этом доверителя, который должен будет уладить дальнейшие вопросы с нотариусом и ФНС.

Электронная, или машиночитаемая доверенность — аналог бумажного документа, только созданная сразу в виде XML-файла утвержденного формата и подписанная сертификатом КЭП руководителя или ИП. Такую доверенность не нужно лично приносить в инспекцию или заверять у нотариуса. Ее можно оформить в отношении одного, нескольких или даже всех инспекций ФНС России. 

Электронную доверенность руководитель или ИП оформляет на сотрудника или аутсорсера, у которого есть собственная электронная подпись физлица. Сотрудник при первой отправке отчетности удостоверяет отчеты своей подписью и прилагает к документам файл электронной доверенности. Это нужно сделать один раз.

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

Оформление МЧД. Формат электронной доверенности утвержден налоговой и Минфицры (приказ ФНС от 30.04.2021 N ЕД-7-26/445@, сведения на официальном сайте Минцифры от 8 апреля 2022). 

Оформить электронную доверенность можно через ваш бухгалтерских сервис, если он уже научился работать с МЧД, или на сайте ФНС в сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме».

В сервисе можно создать МЧД, затем скачать в виде файла и использовать его. В файле формата XML прописаны те же сведения, которые вносят в бумажную доверенность, о доверителе, поверенном, полномочия и сроки.

В этом же сервисе можно проверить формат документа, если вы оформили его в другой программе.

Если вы обратитесь к сервису ФНС, сначала нужно согласиться на обработку персданных, затем выбрать одно из действий: создание новой доверенности или проверка готовой. Если вы уже начинали формировать документ в сервисе, его можно будет загрузить из черновика.

После этого нужно заполнить пять вкладок: номер документа и срок действия, реквизиты организации или ИП, сведения о лице, которому передают полномочия и так далее. Часть данных система подтягивает автоматически — нужно только проверить их и подтвердить.

Если не укажете срок доверенности, она будет действовать год с даты создания. Документ можно создать для одного отделения ФНС или нескольких, вписывая коды нужных инспекций. Если не заполнить код, доверенность будет работать во всех налоговых России.

Как и бумажный документ, доверенность можно отозвать в любое время — например, когда бухгалтер уволился или компания меняет фирму-аутсорсера по бухучету.

Формат заявки на отзыв установлен налоговой (письмо от 20.01.2022 N ЕА-4-26/534@).

Руководитель заполняет электронное заявление, указывают дату, с которой доверенность прекращает действие, подписывают электронной подписью и отправляют аналогично самой доверенности.

Отправка МЧД в налоговую. Чтобы отправить электронную доверенность в налоговую, нужны сертификат КЭП на руководителя организации или ИП, а еще на предприятии должен быть налажен электронный документооборот. Документ отправляют в свою ИФНС. Если доверенность оформлена для разных отделений, она автоматически на них распространится.

Работа с МЧД. Принцип работы тот же, что и с бумажной доверенностью. До того как доверенное лицо начнет сдавать отчетность, нужно отправить в налоговую подписанную МЧД. Потом при отправке отчетов бухгалтер будет прописывать идентификатор этой электронной доверенности. В Контур.Бухгалтерии этот идентификатор будет проставляться автоматически.

Налоговая разрабатывает распределенный реестр МЧД для их хранения. Доступ к этой системе получат удостоверяющие центры, банки, операторы ЭДО — все, кому важно проверять электронные доверенности.

Работать с МЧД удобно в сервисе, который помогает организовать управление всеми вашими доверенностями — например, в Контур.Диадоке. Особенно это важно для компаний с большим штатом, где документы подписывают разные сотрудники.

Руководитель сможет создавать доверенности на одной площадке, видеть все доверенности, отзывать при необходимости, менять перечень полномочий. МЧД можно интегрировать с учетной системой — Контур.Бухгалтерией или Контур.Экстерном.

Коротко о главном: в 2022 году действует переходный период: бухгалтер может отправлять отчеты по бумажной или электронной доверенности.

С 2023 года будут действовать только электронные МЧД. Электронную доверенность проще оформить и отозвать, с ней не нужно идти к нотариусу.

Но не стоит спешить с ее выпуском: до конца 2022 года появятся более точные регламенты и распоряжения по МЧД.

Сдать отчет или корректировку через Контур.Бухгалтерию очень просто! Автозаполнение, система подсказок, проверка.

Узнать больше