Работа с документами в Контур.Архиве: скачивание и распечатывание
Детально разберем, как распечатать документ следующими вариациями:
- Выписка из ЕГРН.
- Цифровая подпись Росреестр.
- Электронная подпись sig.
Разберем все на примере общей инструкции.
К примеру, если электронный документ был подписан ЭЦП при помощи программного обеспечения «КриптоАРМ», то для печати необходимо выполнить следующие несложные действия:
- Открытие программного обеспечения «КриптоАРМ». Переход в подраздел под наименованием «Настройки» и выбор элемента «Управление настройками».
- Переход в раздел под названием «Профили» и осуществление двойного нажатия по нужному профилю.
- Переход в раздел «Общие», который располагается в левой части окошка. Выставление специальной галки около параметра «Добавлять информацию о подписи в распечатываемый (просматриваемый) документ».
- Проверка подписи электронного документа при помощи мастера.
- Получение итогов и переход в подраздел под наименованием «Детали».
- Существует возможность отдельного распечатывания электронного документа. Для реализации этого действия нажимается кнопочка «Печать». Для распечатывания документации с содержащейся в ней подписью необходимо кликнуть на раздел «Просмотреть».
Электронная подпись (сертификат) при печати будет иметь следующий вид:
Электронный документ, который распечатан таким методом, может храниться достаточно долгое время. В любом случае, правильнее хранить электронную документацию в электронном виде, а не на бумаге.
Для архивного хранения документации в электронном виде целесообразнее применять усовершенствованную электронную подпись. Для этого применяется два специальных модуля под названиями OCSP Client и TSP Client, которые проставляют информацию о действительности и времени электронной цифровой подписи, чтобы при ее проверке она была валидной даже через несколько лет.
Выписка из ЕГРН с ЭЦП
- Оригинал электронной выписки из Единого государственного реестра недвижимости – это цифровой документ, с закодированными данными о сведениях объекта недвижимости.
- Стоит сразу отметить, что выписки в ПДФ не имеют никаких отличий от печати любого документа в текстовом или табличном виде.
Общее пошаговое руководство выглядит следующим образом:
- Первоначально необходимо произвести предварительную подготовку и скачать файл выписки из ЕГРН в PDF формате через личный кабинет.
- Открытие скачанного документа графическим или же текстовым редактором. Большинство браузеров имеют встроенную возможность открытия и распечатывания ПДФ-файлов.
- Нажатие на соответствующую кнопочку «Печать» в выбранном программном обеспечении. Альтернативный вариант – нажатие сочетания клавиш «CTRL+P».
- Выбор необходимого расположения файла и нажатие на кнопочку подтверждения старта процедуры печати.
- Готово! Стоит понимать, что на распечатанном документе будет отсутствовать отметка об электронной цифровой подписи.
Для того, чтобы на распечатанном документе присутствовала электронная цифровая подпись необходимо воспользоваться специальным порталом «Росреестр».
Информация о работе с этим сайтом располагается ниже. Альтернативный вариант – использование специализированного программного обеспечения КриптоАРМ (подробная инструкция располагается выше.
Как распечатать цифровую подпись Росреестр
Существует возможность распечатать документ с ЭЦП с Росреестра. На портале есть сервис, который позволяет проверять электронную документацию. Можно проверять документы двух форматов: sig и xml.
Подробное руководство выглядит следующим образом:
- Переход на официальный портал Росреестра.
- Нажатие на синюю кнопочку «Выберите файл», которая располагается в верхней части веб-странички.
- Выбор необходимого электронного документа в проводнике операционной системы.
- Для проверки действительности подписи необходимо кликнуть на «Выберите файл» в нижнем поле формы, а затем загрузить желаемый объект в формате sig.
- Ввод капчи и нажатие на кнопочку «Проверить».
После выполнения всех действий на экране отобразится кнопочка под названием «Показать в человекочитаемом формате». Нажав на кнопку, пользователь откроет файл в новом окошечке. Теперь его можно сохранить, конвертировать в требуемый формат, а также отправить на печать.
Как распечатать электронную подпись sig
Формат sig – это файл, в котором располагается электронная цифровая подпись.
Существует несколько способов открыть документ с таким форматом:
- Notepad. Это обычный блокнот, присутствующий в операционной системе Windows. Необходимо открыть «Пуск», перейти в раздел «Стандартные», а затем выбрать программу «Блокнот». Можно как редактировать, так и сохранять текст.
- Microsoft Outlook. Программа присутствует в операционной системе, если был заранее установлен полный комплект офисных программ.
- КриптоПРО. Специализированное программное обеспечение для работы с электронной цифровой подписью. Утилита разработана российской компанией. Для работы с электронными документами с ЭЦП понадобится регистрация на официальном портале.
- КриптоАРМ. Еще одна специализированная программа от российских разработчиков. Подходит для тех пользователей, которые часто работают с электронными подписями и форматом sig. Подробная инструкция по распечатыванию документа с ЭЦП при помощи КриптоАРМ располагается выше.
Если электронная документация с форматом sig появилась после подписи, то лучше открывать ее при помощи утилиты Outlook. Стандартный блокнот используется для обычного просматривания документации (выписки, договоры, дду и так далее). Специальные утилиты КриптоПРО и КриптоАРМ используются для серьезной работы, в том числе, и, для распечатывания.
Интересно: если пользователь работает с ЭЦП на операционной системе MacOS, то ему необходимо использовать специальный клиент под наименованием QUALCOMM Eudora. Дополнительно для работы с sig форматом на Мак ОС применяется бесплатное программное обеспечение Mozilla Thunderbird.
Простой способ распечатывания – использования все того же сервиса под названием «Росреестр», о котором мы уже говорили в этом материале.
Отдельного внимания стоит бесплатное приложение на русском языке под названием Fileinfo. Это приложение позволяет найти сведения о документе, а также рекомендует программное обеспечение для взаимодействия с ними.
Открыть и распечатать документ в формате sig здесь не получится, но зато приложение выдаст детальное описание и предложит программное обеспечение для работы с документом.
Подробное руководство выглядит следующим образом:
- Открытие приложения.
- Перемещение необходимого документа в поле «Перетащите файл сюда».
- Через несколько секунд утилита покажет детальные сведения о документе и предложит перечень программного обеспечения для работы с объектом.
Документы в Контур.Диадоке: получение, отправка, подписание, обмен, загрузка, выгрузка
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет перейти с бумажных документов на электронные. Это упрощает и ускоряет взаимодействие с контрагентами, облегчает хранение, поиск, обработку данных. В Контур.Диадоке доступны все требуемые для работы с документами опции: получение, отправка, подписание и другие.
Система электронного документооборота Контур.Диадок предоставляет пользователям возможности для организации электронного документооборота. С помощью сервиса вы ускорите и автоматизируете получение, обработку и подписание документов, снизите нагрузку на сотрудников, сократите непроизводственные расходы.
Создание, загрузка, согласование, подписание, отправка документов контрагентам
Выгрузка документов для отправки в ИФНС по требованию через любую систему интернет-отчетности.
Маршрутизация по подразделениям и ответственным сотрудникам, создание в сервисе подразделений для организации потока входящих документов и ограничения доступа
Надежное шифрование и отправка файлов по защищенным каналам связи, что исключает перехват сведений посторонними лицами
Сохранение доступа к документам после окончания оплаченного периода
Отправка приглашения-запроса контрагенту для начала обмена электронными документами в системе
Поиск файлов в единой базе по названию документа, контрагенту, подразделению или дате
Автоматическая проверка формата документа и действия сертификата электронной подписи
Настройка роуминга с другими операторами ЭДО для обмена документами с контрагентами, которые подключены к другому сервису электронного документооборота
Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и обладают юридической значимостью. Их можно представлять в госорганы и суды
В системе поддерживаются все типы документов, включая формализованные и неформализованные
В сервисе ЭДО Диадок вы сможете отследить статус каждого документа и скачать протокол передачи, в котором зафиксированы все действия с документом
Работать в системе можно с любого устройства
Посмотрите, как легко и просто обмениваться электронными документами с вашими контрагентами через Диадок.
- Оптимизация и структуризация документооборота, контроль делопроизводства, эффективное взаимодействие отделов и филиалов
- Снижение издержек на документооборот — экономия на печати, бумаге, почтовых и курьерских услугах
- Ускорение проведения сделок за счет мгновенной доставки документов
- Минимизация рисков — файлы не теряются, ошибки происходят реже и исправляются быстрее
- Корректная подготовка отчетности, отсутствие штрафов от контролирующих органов
- Сокращение расходов на бумагу, печатное оборудование, доставку и хранение документов
- Ускорение исполнения договоров в несколько раз
- Оперативное и своевременное получение оплаты товара или услуги
- Возможность сотрудничать с контрагентами, которые перешли на электронные документы, работать с системой маркировки и участвовать в госзакупках
- Задел на расширение бизнеса, увеличение документооборота
- Возможность работать с покупателями и заказчиками из других регионов и стран
- Дистанционное заключение договоров — обмен оригиналами почтой не потребуется
- Оперативная отправка актов о выполненных работах или оказанных услугах, счетов
- Экономия времени и средств на работу с документацией
- Быстрая доставка без походов на почту
- Сохранение документооборота между участниками, поиск и выгрузка нужных файлов
В Диадоке могут работать все виды юридических лиц и индивидуальные предприниматели. Пользователям доступен онлайн-контроль статусов документов, удобный поиск по фильтрам, круглосуточная техподдержка. С ЭДО решается вопрос хранения документации, снижается количество расхождений с контрагентами, становится меньше издержек и растет производительность сотрудников.
Бесплатное подключение и добавление неограниченного числа пользователей
Настройка роуминга с другим оператором ЭДО без оплаты тарифа исходящих документов
Отсутствие ограничений по объему хранимых файлов
Тестовый ящик, который позволяет убедиться в удобстве пользования системой
Доступ к просмотру и скачиванию документов из архива даже в случае неоплаченного тарифа
Пакеты действуют в течение года, а не квартала
Для работы и обмена документами из интерфейса привычной программы
Для интеграции с другими учетными системами, включая собственные разработки
Для создания собственного интеграционного решения с применением готовых инструментов
Как легко и просто подключить Модуль Диадока подробнее на видео.
Теги на документах Кастомные веб-формы Шаблоны Собственные типы документов Автоматическую сверку взаиморасчетов
В Диадоке вы можете ставить на документ две и более подписи, отправлять закрытые пакеты и ограничивать доступ в ящик организации по IP. Доступен и международный ЭДО.
СКБ Контур как оператор ЭДО обеспечивает сохранность и безопасность данных, своевременно обновляет сервис в соответствии с изменениями в законодательстве, фиксирует производимые с файлами операции и в случае необходимости выступает независимой стороной в спорах между контрагентами.
Перейдите в раздел «Документы», нажмите кнопку «+ Новый документ»
Найдите внизу «Редактор», выберите нужный тип документа
Заполните необходимые сведения и пустые поля
При необходимости воспользуйтесь предварительным просмотром
При отправке Диадок проверяет xml-файлы — счета-фактуры, акты, накладные — на соответствие заявленному формату. Если в оформлении есть ошибка или заполнены не все обязательные поля, сервис не отправит файл и сообщит о недочете. Также контролируется легитимность и срок действия сертификата электронной подписи.
Подтверждает личность подписанта.
Гарантирует, что в документ после подписания не вносились изменения.
Для обмена электронными документами в Диадоке нужно подключить контрагентов. В сервисе доступна отправка приглашений компаниям. Как только вторая сторона примет его, она отобразится в списке контрагентов, и вы сможете обменяться документами. Также можно принять поступившие приглашения.
Перейдите из главного меню в раздел «+ Новый документ»
Загрузите или создайте документ в редакторе
Введите название или ИНН контрагента
Заполните требуемые сведения о документе, при необходимости запросите подпись
Передайте на согласование или сразу подпишите и отправьте документ
В Диадоке также доступна отправка по списку ИНН. Для этого потребуется загрузить нужный документ и файл с ИНН получателей. Отправить документы можно и напрямую интересующей компании в разделе «Контрагенты».
Получение документов в Диадоке бесплатно. Информация об исключениях представлена в прайс-листах.
В Диадоке вы можете выгрузить необходимые документы. Это позволит быстро сформировать ответ на требования ФНС или подготовить документацию в суд.
Документы могут быть выгружены на файловые ресурсы:
- Локальная папка
- SFTP-сервер
- FTP-сервер
В случае перемещения большого количества файлов из Диадока в учетную систему компании, можно настроить автоматическую выгрузку с помощью коннектора. Если нужно просто скачать документ на ПК, например счет-фактуру, это можно сделать в формате xml или pdf. Также вы можете выбрать скачать документооборот целиком, тогда загрузится архив, включающий и технологические документы.
В Диадоке предусмотрены все возможности для удобной работы с электронными документами и оптимизации даже значительного объема документооборота. Благодаря этому вы сократите расходы, освободите сотрудников для решения более весомых задач и выстроите эффективное взаимодействие с контрагентами.
Ответим на все вопросы и подключим компанию к обмену электронными документами
Как распечатать и подписать документы в Диадоке?
После того, как вы перейдёте в Диадок, вы увидите список входящих документов.
Новые документы будут расположены первыми в списке, кроме этого они выделяются жирным шрифтом.
Если документ прочитан, но не подписан, в колонке Статус у него отображается «Требуется подпись«.
- В верхней части области документов расположены кнопки основных действий.
- Нажав на кнопку Скачать вы сможете сохранить документ на компьютер для дальнейшего использования.
- Для того чтобы подписать документ, нажмите на кнопку Подписать.
- Документ будет находиться в вашем ящике Диадок до тех пор, пока вы его не удалите вручную (для этого необходимо выделить документ и нажать Удалить).
- Для того чтобы открыть документ и ознакомиться с ним, просто нажмите на его название, документ откроется для просмотра.
На открывшейся странице вы увидите сам документ. Его можно Распечатать и Скачать, нажимая по соответствующим кнопкам в верхней части страницы.
До тех пор, пока документ не подписан, в его верхней левой части будет отображаться статус «Требуется подпись«.
Если какие-то данные неверны, обратитесь в ваш сервисный центр. Если все правильно, нажмите на кнопку Подписать и завершить документооборот в верхней части страницы. Документ будет подписан.
В появившемся окне следует указать дату подписания, должность сотрудника, чей сертификат используется и нажать Подписать и завершить документооборот.
После того, как документ подписан, на нем будет отображаться соответствующая надпись в левом верхнем углу. Также будет отображаться ФИО человека, подписавшего документ.
Как потом найти документ?
После подписания документы будут доступны в вашем ящике в сервисе Диадок, перейти в него можно по кнопке Посмотреть в разделе Первичные документы в правой части главной страницы.
|
Как в контуре распечатать стд р
Форма СТД-Р содержит в себе все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Начиная с 2021 года, СТД-Р должна выдаваться сотрудникам при приеме на работу или увольнении, а также если сотрудник запросит эту форму.
В сервисе СТД-Р формируется и заполняется автоматически. Ее нужно только распечатать. Для этого:
- Выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка».
- Нажмите на кнопку «Распечатать СТД-Р».
Справка СТД-Р: заполнение, сроки и штрафы
С появлением электронных трудовых книжек работодателям добавили новую справку — СТД-Р. Она подтверждает опыт работы сотрудника в вашей фирме. Рассказываем, кто и когда составляет документ, по каким правилам заполнять и что грозит за невыдачу справки.
- Когда выдают справку СТД-Р
- Формат справки СТД-Р
- Инструкция по заполнению СТД-Р
- Как выдать справку СТД-Р
- Как исправить ошибку в СТД-Р
- Штрафы за нарушение сроков выдачи СТД-Р
- Коротко
СТД-Р — это сведения о приёме, переводах, повышении квалификации и других кадровых мероприятиях. В отличие от классической трудовой книжки в справке указывают данные по текущей организации, а не по всей карьере.
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Когда выдают справку СТД-Р
Документы выдают по заявлению или при увольнении, если работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Владельцам бумажной трудовой книжки разрешено запросить документ, но выдача остаётся на ваше усмотрение. В случае отказа работники получают выписку СТД-ПФР в Пенсионном фонде, МФЦ или на Госуслугах.
Чтобы получить справку, сотрудник подаёт заявление в свободной форме. В нём указывают наименование организации, ответственное лицо, ФИО специалиста и формат справки, ставят дату и подпись.
Образец заявление на СТД-Р в бумажной форме
Образец заявление на СТД-Р в электронном виде
Предложите подобную форму в качестве примера, чтобы сэкономить время кадровой службы на проверку заявлений.
По заявлению сотрудника справку выдают в течение трёх рабочих дней. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день согласно ст. 6.1 НК РФ.
При увольнении сотрудник не подаёт отдельное заявление. Если он перешёл на ЭТК, самостоятельно приложите справку к пакету документов. В заявлении об увольнении работник может указать предпочитаемый формат и способ получения документа.
Справку отдайте в последний рабочий день с остальными документами. Если специалист выходит в отпуск с последующим увольнением, выдайте СТД-Р за день до выхода на отдых.
Формат справки СТД-Р
Актуальная форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда от 20.01.2020 г. № 23н.
У справки два формата:
- бумажный — с подписью директора или иного ответственного лица;
- электронный — с заверением электронной подписью уполномоченного сотрудника.
Если сотрудник не указал предпочитаемый формат, выберите его по собственному усмотрению.
Инструкция по заполнению СТД-Р
Справку СТД-Р условно можно разделить на три части:
- Сведения о работнике и работодателе.
- Сведения о трудовой деятельности.
- Заверение данных уполномоченным лицом.
Например, маркетолог Шилова Алина Семёновна увольняется из фирмы «Апельсин». Руководитель готовит пакет документов, включая СТД-Р. Рассмотрим порядок заполнения.
В первом блоке указывают:
- ФИО, дату рождения и страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) сотрудника по трудовому договору;
- наименование компании или ИП, ИНН и КПП;
- регистрационный номер в ПФР — смотрите в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Второй блок — основная таблица. В третьей графе указывают код кадрового мероприятия:
Трудоустройство в организацию или ИП | ПРИЁМ |
Перевод на другую должность | ПЕРЕВОД |
Смена названия работодателя | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ |
Присвоение второй и последующей профессии, специальности | ПРИСВОЕНИЕ |
Расторжение трудового договора | УВОЛЬНЕНИЕ |
Лишение права занимать должность или выполнять работу по решению суда | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) |
Должность сотрудника отражают по штатному расписанию, а код выполняемой функции — по ОК 010-2014.
Причину увольнения пишут с ссылкой на статью ТК РФ. Например, если работник уходит по собственному желанию — п. 3 ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Признак отмены в исходном отчете оставляют пустым. В графе ставят «Х», если подают корректировку или уточнение, чтобы отменить строку с неправильными данными.
В третьем блоке уполномоченное лицо указывает свою должность, ставит дату и подпись с расшифровкой. Печать организации — при наличии.
Как выдать справку СТД-Р
Способы выдачи справки:
- в руки сотруднику;
- по электронной почте;
- заказным письмом.
Зафиксируйте передачу документа при личной выдаче. Например, в корпоративном журнале — работник должен написать ФИО, дату, список полученных документов и поставить подпись. Это подтвердит, что вы выполнили свои обязательства.
Направьте справку заказным письмом по адресу прописки сотрудника, если он не приходит за документами. С момента отправки письма вы выполнили обязательства и не нарушили закон. Это поможет, если проблемный работник специально не приходит за документами, чтобы потом пожаловаться в трудовую инспекцию.
Как исправить ошибку в СТД-Р
Архив документов в Фокусе
Проверив контрагента, мало сделать о нём верные выводы, нужно ещё и сохранить их подтверждение. Для этого в Фокус добавили вкладку «Архив», где автоматически сохраняются скачанные из Фокуса файлы.
Как пользоваться архивом
Иконка «Архива» появится в Фокусе после того, как Вы скачаете любой документ о работе искомой фирмы. К примеру, экспресс-отчёт. Кликнув по новой иконке, Вы найдёте список загруженных документов.
Ссылка на архив документов
Когда наберётся более десяти файлов, сформируется ссылка на полный архив. По ней откроется отдельная страница с подробными данными по этим файлам, в том числе с датой и временем скачивания. Вы всегда сможете выгрузить необходимый документ повторно.
Полный список скачанных документов с подробными данными
Для чего нужен архив скачанных документов
Проверка ФНС
Налоговики могут затребовать подтверждение того, что Вы проверили будущего партнёра до заключения сделки с ним. Документы в архиве Фокуса послужат доказательством Вашей правоты и избавят компанию от доначисления налогов.
Восстановление истории сотрудничества
Если с деловым партнёром появятся проблемы, полезно будет освежить в памяти всю историю взаимодействия с ним. Архивные документы в Фокусе которые проиллюстрируют состояние дел контрагента в начале сотрудничества.
Внутренний контроль
Архив позволит оперативно поднять все загруженные документы при подготовке к внутренней проверке. Размеры собранного архива могут косвенно подтвердить, что сотрудник не манкировал своими обязанностями.
Доступно на тарифах «Премиум» и «Премиум+».