Форма М-2 – это доверенность руководителя организации на кого–либо из сотрудников для получения товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы М-2 .xlsСкачать образец заполнения формы М-2 .xlsСкачать пустой бланк формы М-2 .docСкачать пустой бланк формы М-2а .doc

Для чего нужна доверенность по форме М-2

Обычно к составлению такого документа прибегают представители тех компаний, в которых получение каких-то товаров или материалов по доверенности происходит с высокой периодичностью и в массовом порядке.

Однако при этом доверенность формируется чаще всего для однократного принятия товара и на строго ограниченный период.

Основанием для составления доверенности служит договор, заключенный между предприятиями: о поставке, купле-продаже и т.п., а также приходники, накладные, акты, счета-фактуры и прочие подобного рода бумаги.

На кого можно выписывать доверенность по форме М-2

В отличие от доверенностей, которые пишутся в свободной форме и которые можно выписывать на любое физическое лицо и даже стороннюю организацию, типовую доверенность М-2 можно выдавать только работникам предприятия, числящимся в ее штате.

Обычно функция по оформлению доверенности ложится на специалиста бухгалтерского отдела, который контролирует финансовую часть проводимой сделки, а также процесс получения и приходования товарно-материальных ценностей, но она также в обязательном порядке должна быть завизирована директором компании.

На какой срок выдается доверенность

Как правило, доверенность по форме М-2 на получение каких-то конкретных товаров или материалов выдается на срок, не превышающий двух недель, однако в некоторых случаях, этот период может быть продлен до одного месяца (например, если получение товарно-материальных ценностей происходит у одного и того же поставщика).

После истечения срока доверенности никто не имеет права ни получать, ни выдавать на ее основе какие бы то ни было товары и материалы.

Надо ли регистрировать документ

Каждую выданную доверенность секретарь компании, делопроизводитель или иной сотрудник, в обязанности которого входит учет исходящей документации, обязан вносить в специальный журнал.

Как правильно составить и оформить доверенность М-2

Уже из названия доверенности ясно, что она имеет стандартный вид, поэтому оформление ее строго регламентировано законом.

Все ячейки нужно заполнять обязательно, не допуская никаких ошибок и корректировок – если таковые все же будут, лучше не вносить в бланк исправления, а создать новый документ.

При заполнении межотраслевой формы М-2 следует использовать данные из паспорта доверенного лица или иного документа, удостоверяющего его личность. Подпись доверителя также должна присутствовать на бланке и должна быть заверена руководителем предприятия или лицом, уполномоченным действовать от его имени.

Одну доверенность можно выдавать на получение товара от одного поставщика сразу по нескольким сопроводительным документам – в форме М-2 надо только указать все их реквизиты. Но если поставщики разные, то в каждом случае потребуется создание индивидуального документа.

Доверенность составляется в единственном оригинальном экземпляре.

Она состоит из двух частей:

1. одна, после заполнения, отрывается и остается у бухгалтера,
2. вторая же – основная, передается доверенному лицу. Он, в свою очередь, отдает ее поставщику, который присовокупляет ее к своему пакету отгрузочных документов.

Все корешки доверенностей, выданные сотрудникам организации, после утраты их актуальности, должны храниться в архиве на протяжении периода, установленного законодательством РФ или внутренними нормативно-правовыми актами предприятии, после чего их можно утилизировать.

Образец заполнения типовой межотраслевой формы М-2

1. В начале документа нужно заполнить таблицу, в которую следует вписать:
   • номер формы (по внутреннему документообороту фирмы), дату ее выдачи и срок действия,
   • сведения о лице, которому она выдана: должность сотрудника и его ФИО – напротив этих данных работник должен поставить свою подпись.
2. Ниже указывается организация, в которую надо предъявить документ (т.е. поставщик).
3. Далее следует внести сведения о номере и дате наряда, а также документа, подтверждающего выполнение доверенного действия. Эта часть после оформления остается у бухгалтера.

Оформление второй части формы М-2

Вторая часть бланка – основная.

1. Первым делом в нее вписывается наименование организации–доверителя.
2. Здесь же указываем номер доверенности, дата ее выдачи и срок действия.
3. После этого вносятся данные о предприятии-потребителе (т.е. опять же той компании, которая выдает доверенность), его название и адрес, а также номер расчетного счета и сведения о банке, в котором он обслуживается.
4. Заполняем должность, фамилия-имя-отчество представителя организации, который будет действовать на основании этой доверенности и его паспортные данные: серия, номер, дата и место выдачи (при получении товара представитель организации вместе с бланком доверенности должен предъявлять и свой паспорт).
5. Чуть ниже вписывается название организации-поставщика и ссылка на документ, по которому происходит выдача товарно-материальных ценностей (в данном случае это договор).

Оформление третьей части формы М-2

Третья часть межотраслевой формы М-2 включает в себя таблицу, в которую вносятся все товары и материалы, которые уполномочен получить доверенный человек. Здесь указывается их номер (по порядку), наименование, единица измерения и количество. Стоимость в данном документе к указанию не предусмотрена.

Оформление подписей формы М-2

В завершение под документом подписывается представитель организации, затем руководитель удостоверяет его подпись своим автографом, после чего бланк доверенности визирует главный бухгалтер предприятия.

Как перейти на машиночитаемые доверенности (МЧД)

Из нашей статьи вы узнаете:

Перейти на использование машиночитаемой доверенности в 2023 году нужно всем руководителям юрлиц и индивидуальным предпринимателям, чьи документы подписывают доверенные лица.

Изначально правительство установило срок перехода с бумажной на электронную форму документа до конца декабря 2022 года. Но позже было принято решение предоставить представителям бизнеса отсрочку — срок перенесли, а переходный период был продлён.

Расскажем подробно, на какой срок перенесли использование МЧД и как осуществить переход на машиночитаемые доверенности в 2023 году.

Срок перехода на МЧД продлён до 1 сентября 2023 года

Переход на МЧД продлили в конце декабря 2022 года. Был принят Федеральный закон № 536-ФЗ. Документ внёс изменения в отдельные законодательные акты РФ.

В том числе закон перенёс срок обязательного использования машиночитаемых доверенностей. Тем самым был продлён переходный период, и представителям бизнеса предоставили отсрочку.

Теперь переход на МЧД необходимо осуществить до 31 августа 2023 года. Ранее этот срок был назначен на 1 января 2023 года.

Перенос сроков стал необходим для того, чтобы участники электронного документооборота успели подготовиться к изменениям в законодательстве.

Что изменится в работе с электронной подписью

Сегодня для подписи документов от имени руководителя представители организаций используют квалифицированную электронную подпись (ЭП) работника юрлица. МЧД при этом не нужна. С 1 сентября 2023 года им необходимо перейти на работу с квалифицированной ЭП физлица вместе с машиночитаемой доверенностью.

Новые правила касаются также и представителей ИП. Чтобы сдавать отчётность и подписывать электронные документы от имени индивидуального предпринимателя, им тоже будет нужна машиночитаемая доверенность.

Электронные подписи юрлиц, предпринимателей и их представителей, выпущенные в коммерческих удостоверяющих центрах будут действительны до конца срока их действия, но не позднее 31 августа 2023 года.

Что такое МЧД и кому она нужна

Машиночитаемая доверенность — это доверенность, созданная в электронном машиночитаемом виде. Информационная система, в которой она используется, распознаёт содержащиеся в ней данные автоматически.

Руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель назначает доверенное лицо, которое действует от его имени.

Им может быть бухгалтер, ответственный сотрудник или работник сторонней компании, которая предоставляет такие услуги. С помощью машиночитаемой доверенности этому лицу передаются определённые полномочия.

С ней можно сдавать отчётность и подписывать любые электронные документы от имени ИП и юрлица.

Как перейти на работу с МЧД

Чтобы осуществить переход на работу по новым правилам, нужно выполнить два шага.

1. Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) физлица на доверенное лицо.

Сделать это можно только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Министерства цифрового развития. Их список ограничен. Перечень действующих УЦ можно посмотреть на сайте ведомства. Сертификат записывается на специальный ключевой носитель — токен. Пользоваться им вправе только владелец подписи, чьи данные указаны в сертификате.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей физлиц — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени юридического лица или ИП.

2. Создать для доверенного лица МЧД.

Цифровая доверенность создаётся согласно утверждённому формату. В ней указывают полномочия, которыми наделяют доверенное лицо. Она заверяется электронной подписью руководителя организации, индивидуальным предпринимателем или нотариусом.

Далее документ сохраняют в информационной системе. Ей может быть аккредитованный УЦ, оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС, собственная или государственная ИС. После этого данные о доверенности появляются в специальном едином реестре.

С помощью КЭП физлица сотрудник заверяет электронные документы, а при их отправке прикладывает машиночитаемую доверенность.

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Электронные доверенности станут обязательными для предпринимателей через полгода

С 31 августа 2023 г. все организации и индивидуальные предприниматели должны будут использовать машиночитаемые доверенности, чтобы подписывать электронные документы. Пока есть время, нужно разобраться, как оформить и использовать такие доверенности

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это доверенность в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. По своему функционалу она не отличается от бумажной доверенности.

Появление МЧД ожидаемо, поскольку электронный документооборот становится все более востребованным. С 2022 г. некоторые отчеты можно сдавать в госорганы только в электронном виде – например, статистическую отчетность в Росстат и бухгалтерскую отчетность в налоговую.

Если руководитель организации или ИП решил не самостоятельно сдавать отчетность, а поручить это бухгалтеру, то необходимо будет оформить МЧД.

Аналогично в случае электронного документооборота с контрагентами – бухгалтер может подписывать первичную документацию в электронном виде, в том числе акты и счета-фактуры, от имени организации или ИП при наличии МЧД.

А если бухгалтер, на которого оформлена основная МЧД, заболел или уходит в отпуск, то он может оформить МЧД в порядке передоверия на своего коллегу.

С 31 августа 2023 г. все сотрудники организаций, кроме руководителей, и представители ИП обязаны будут иметь МЧД, чтобы подписывать электронные документы и сдавать электронную отчетность.

Пока действует переходный период. На сайте ФНС в пилотном режиме функционирует сервис по созданию и обмену МЧД. Он позволяет проверить доверенность, создать заявление о ее отмене и т.д.

Чтобы сотрудники (представители) могли подписывать электронные документы, им понадобится КЭП физического лица без привязки к организации или ИП.

Получить такую КЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. После этого руководитель организации должен оформить на сотрудника МЧД и подписать ее своей КЭП.

Далее информацию о выданной МЧД и саму доверенность необходимо внести в сервис МЧД ФНС.

После внесения данных в сервис сотрудник (представитель) при направлении отчетности и иных электронных документов от имени организации или ИП подписывает их своей КЭП и прикладывает к ним файл МЧД.

При оформлении МЧД в ней указывается срок действия – на усмотрение руководителя. Ограничений по сроку действия доверенности нет. При этом доверитель может аннулировать МЧД в любое время, в том числе до окончания срока, установленного изначально. Аннулируется она также на сервисе МЧД ФНС.

Через сервис можно оформить как основную доверенность, т.е. от имени руководителя компании или ИП, так и доверенность в порядке передоверия. Необходимо учитывать, что аннулирование основной доверенности влечет прекращение действия доверенности, выданной в порядке передоверия.

Мы начали говорить о сервисе МЧД, который налоговая служба запустила на своем сайте для подготовки к обмену электронными документами с использованием машиночитаемых доверенностей.

Он дает доступ к актуальным версиям документов всех участников электронного документооборота. То есть в любой момент руководитель компании или ИП может не только выдать МЧД, но и проверить полномочия представителей своих контрагентов.

ФНС уверена, что применение этого сервиса позволит упростить оборот МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства.

Кроме того, уже давно на сайте ФНС функционирует сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». С его помощью можно оформить МЧД, чтобы подавать документы в налоговую.

Такая МЧД будет действительна во всех налоговых органах – в любом субъекте России. Но этот сервис не подойдет, если нужно оформить МЧД для электронного документооборота с контрагентами.

В таком случае необходимо воспользоваться новым сервисом.

Организации и ИП, которые обмениваются электронными документами через операторов ЭДО, уже сейчас могут оформить МЧД и регистрировать их в названных сервисах.

Машиночитаемые доверенности станут обязательными с 31 августа 2023 г. Однако компаниям и ИП надо уже сейчас позаботиться об оформлении МЧД, хотя бы для своего бухгалтера. Без МЧД налоговую и другую отчетность за третий квартал 2023-го сдать не получится.

При этом предпринимателям рекомендуется не забывать о контроле за доверенными лицами. Например, в случае увольнения работника или расторжения договора об оказании бухгалтерских услуг важно вовремя аннулировать МЧД.

При использовании сервисов по оформлению МЧД могут возникнуть проблемы технического характера. Например, не подгружается доверенность, или сервис выдает ошибку. В таком случае нужно обратиться за помощью к разработчикам сервиса ([email protected]) или к оператору электронного документооборота. Это еще одна причина, по которой лучше заранее во всем разобраться.

фотобанк Freepik/@blossomstar

Электронная доверенность: что это и как работает

1. Главная →
2. Журнал →
3. Бизнес

Масштабные изменения в работе с электронной подписью коснутся всех, кто сдает отчетность через интернет.

В 2023 году руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают сертификат ЭП только в ФНС, а сотрудникам скоро потребуются личные подписи и электронные доверенности.

Расскажем, что такое электронная доверенность, как ее оформить и применять.

Электронная доверенность, она же машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный файл, который распознается автоматически и подтверждает, что у представителя есть полномочия совершать действия от имени организации (ИП): передавать отчетность в ФНС и другие органы, подписывать документы, заключать сделки с контрагентами.
 

МЧД заменяет бумажную доверенность, подписанную руководителем, и не требует дополнительного заверения у нотариуса.

МЧД не стоит путать с доверенностью в виде скан-образа, ее тоже часто называют электронной. Это бумажный документ, преобразованный в электронный вид путем сканирования (Письмо ФНС от 05.08.

2021 № ЕА-3-26/5459@). Обязательной формы для скан-доверенности нет, здесь действуют общие правила оформления доверенностей (ст. 185, 186 ГК РФ, «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.

1993 № 4462-1).

Независимо от того, как направляется доверенность в ИФНС — в виде скан-образа или МЧД, она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Передать доверенность в ИФНС необходимо до начала документооборота — до того, как сотрудник  сдаст первый отчет (Письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@).

Порядок применения МЧД регулируется:

Правила применения электронной доверенности еще дорабатываются, не все вопросы решены, нормативка продолжает корректироваться.

С марта 2022 года МЧД применяется по желанию, а с 1 сентября 2023 станет обязательной (ст. 3 Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Такие правила предусматривает реформа, запущенная в сфере применения ЭП.

Новшества для руководителей и ИП

Поправки к закону об электронной подписи изменили с 2022 года порядок получения сертификатов для ИП и руководителей организаций. Теперь они оформляют новые электронные подписи только в ФНС. Закрытый ключ подписи некопируемый, хранится на защищенном носителе. Продублировать его невозможно.

Прежние правила оформления ЭП не ограничивали количество сертификатов, выдаваемых одному юрлицу.

Поскольку в каждом таком сертификате есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте, то документы за компанию может подписывать как руководитель, так и работники, действующие на основании доверенности. Такие сертификаты, если у них не истек срок действия и они выданы аккредитованными УЦ, действуют и сейчас.

Изменения в оформлении ЭП руководителей привели к тому, что поменяются правила и для сотрудников.

Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.

Подключить

Новшества для работников

Сейчас сотрудники могут подписывать электронные документы сертификатом юрлица, оформленным по старым правилам. А с 1 сентября 2023 года обязаны использовать персональные сертификаты физических лиц.

В сертификате физлица будут только данные о самом человеке. Поэтому сотруднику, действующему от имени организации, понадобится еще и машиночитаемая доверенность, подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их собственной электронной подписью и приложить файл МЧД либо указать ее реквизиты.

Сертификат физлица можно получить в любом удостоверяющем центре и использовать его не только в рабочих, но и в личных целях. Подпись физлица, в отличие от ЭП руководителя, не запрещается копировать. Главное — не передавать ее третьим лицам.

Вот как выглядят варианты работы с электронной подписью сотрудника до обязательного перехода на МЧД и после:

Требования к ЭП сотрудника До 31.08.2023 С 01.09.2023

Вид сертификата	Или сертификат организации, или сертификат физлица	Только сертификат физлица
Разрешенная ЭП	Любая из подписей: ЭП, полученная на организацию (ИП). В сертификате указаны данные юрлица и данные сотрудника, который действует по обычной бумажной доверенности; ЭП физлица. К ней прилагается машиночитаемая доверенность от руководителя компании	Только электронная подпись физлица с приложением машиночитаемой электронной доверенности

Таким образом, до осени 2023 года будут действовать сертификаты юрлиц, которыми могут пользоваться и сотрудники.

Форму машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные системы, в которые возможно загрузить документы. На сегодня сервисы для формирования МЧД и порядок их применения разработали:

• налоговая служба — XML-формат доверенности утвержден Приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@;
• Банк России — подробные инструкции по МЧД можно увидеть на сайте банка;
• СФР — вся необходимая нормативка по МЧД размещена на сайте фонда.

Формы и порядки предоставления доверенностей, разработанные федеральными органами власти можно посмотреть на Госулугах. 

Электронные доверенности можно применять не только для взаимодействия с госоранами (B2G-доверенности), но и с контрагентами (B2B-доверенности). МЧД для работы с контрагентами можно сформировать и скачать в сервисе ФНС «Реестр машиночитаемых доверенностей».

Чтобы применять МЧД в ЭДО с контрагентами, необходимы соответствующие программно-технические ресурсы. Их может обеспечить или оператор ЭДО или сами компании, внедрив возможность поддержки МЧД в свои системы. Например, для ЭДО с контрагентами можно использовать Контур.Диадок или сервис Контур.Доверенность. 

Минцифры разработало единый формат МЧД (версия 003). Это универсальный формат — в одну МЧД можно включать полномочия для подписания документов как с контрагентами (B2B-сегмент), так и с госорганами (B2G-сегмент). А еще этот формат дает возможность передоверия.

В скором времени все госорганы должны будут поддерживать единый формат МЧД версии 003. А пока можно применять как новый единый формат, так и формат 002.

Они закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.

Параметр Установленные требования

Формат доверенности	XML — при открытии файла в автоматизированных системах обработки данных; PDF — если используется программа, не поддерживающая автоматизированную обработку данных
Формат подписи	XMLDSIG или формат, утвержденный Приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472
Содержание доверенности	Название документа; данные доверителя: для организации — название, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юрадрес. Для ИП — ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРН;  данные сотрудника: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС; дата доверенности; срок ее действия (при наличии); список полномочий сотрудника; идентификаторы полномочий из классификатора, предусмотренного п. 2 ст. 17.1 63-ФЗ. При отсутствии идентификаторов — описать полномочия текстом; данные об информсистеме, из которой можно получить информацию о досрочном прекращении доверенности, в т. ч. при ее отмене доверителем; номер доверенности; УКЭП руководителя (ИП), которой подписана доверенность; возможность передоверия в соответствии со ст. 187 ГК РФ

МЧД можно оформить на любого представителя организации, даже если он не сотрудник. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждая из них имеет уникальный идентификационный номер. 

Срок действия доверенности указывается в специальном поле. Выдать ее можно на любой срок. Если он не указан, доверенность действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

При формировании машиночитаемой доверенности указываются полномочия. Для представительства в ИФНС они берутся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).

Единый классификатор полномочий, разработанный Минцифры, размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации и постоянно дополняется. Порядок формирования классификатора прописан в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Структуру классификатора можно посмотреть здесь.

Каждому полномочию присваивается:

• наименование;
• уникальный идентификационный номер;
• дата включения в классификатор.

• Вот как, например, выглядит описание и кодировка полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность»:
• И еще несколько кодов для примера:

Код Наименования полномочия

1_FNS03	Получать документы в налоговом органе
1_FNS05	Подписывать документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ
1_FNS06	Представлять документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ
1_FNS07	Получать от налогового органа документы, подтверждающие постановку на учет и снятие с учета

Сейчас в этом перечне несколько десятков кодов. Компания может выбрать из него подходящие полномочия, а если таких нет — направить в Минцифры свои формулировки для внесения в классификатор.

Ведомство примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому новому полномочию присвоит уникальные реквизиты. Так постепенно сформируется единый классификатор полномочий.

Общая схема создания электронной доверенности выглядит так: 

• сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;
• директор подписывает доверенность;
• сотрудник отправляет подписанный файл доверенности в контролирующий орган;
• ведомство принимает доверенность, присылает ответ;
• сотрудник может скачать сформированный файл МЧД или скопировать ее номер и далее применять по назначению.

Разберем, как это происходит на практике.

Заполнение и отправка МЧД для ФНС в Экстерне

В Контур.Экстерне вы можете оформить электронную доверенность и сдавать по ней отчетность. Подробно о том, как оформить МЧД, рассказываем в видео.

Сделать всё правильно помогут пошаговые инструкции:

Формирование МЧД в сервисах ФНС

XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию.

Сформированную МЧД можно скачать. После этого ее можно загрузить в Экстерне и отправить в ФНС.

МЧД хранятся в различных информационных системах — в зависимости от того, в какой из них подписана доверенность, куда ее будут передавать и как происходит ЭДО в компании.

Это могут быть системы:

• операторов ЭДО;
• аккредитованных УЦ;
• федеральных органов — ФНС, ПФР, ФСС и т.д.;
• другие.

Полный перечень таких информсистем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен разделом I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Если сотрудник лишается полномочий, которыми его наделила организация (увольняется, меняет должность и др.), руководитель отзывает электронную доверенность. Заявление на отзыв нужно направить в информационную систему, где хранится МЧД. Форму и формат заявления каждый оператор устанавливает самостоятельно. 

Рекомендуемый формат заявления об отзыве МЧД, используемой в электронном документообороте с ФНС, установлен Письмом от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. А общий порядок отмены электронной доверенности регулируется нормами раздела III Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру тоже потребуется сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер будет отвечать за его достоверность.

Для сравнения — если бухгалтер использует ЭП руководителя (это незаконно, но все же бывает), документ считается подписанным руководителем, он и будет нести ответственность как за содержание документа, так и за его подписание другим человеком. Объясняется это тем, что владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей и не допускать их использование без своего согласия (п. 1 ст. 10 63-ФЗ).

С момента обязательного перехода на персональные подписи физлиц каждый сотрудник будет отвечать за свои действия и ошибки. Об ответственности бухгалтера и возможных штрафах мы подробно писали в статье «Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году».

Как бизнесу работать с машиночитаемой доверенностью

Машиночитаемая доверенность (МЧД) служит для представления сотрудниками интересов организации-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.

https://www.youtube.com/watch?v=UzrKzj8IyTU\u0026pp=ygVP0JTQvtCy0LXRgNC10L3QvdC-0YHRgtGMINC-0YIg0LjQvNC10L3QuCDRjtGA0LjQtNC40YfQtdGB0LrQvtCz0L4g0LvQuNGG0LAgMjAyMw%3D%3D

Единые требования к МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858. Согласно нему, МЧД — это документ, на основании которого физлицо может действовать со своей электронной подписью (ЭП) от имени юрлица, индивидуального предпринимателя или другого физлица.

В приказе говорится: чтобы подтвердить, что сотрудник может действовать от имени первого лица организации, МЧД должна быть подписана электронной подписью (ЭП) доверителя.

С помощью МЧД, которую первое лицо организации заверяет своей ЭП и передаёт физлицу (сотруднику организации), работник может заверять своей ЭП электронные документы при взаимодействии с партнёрами или госорганами в системах электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия сотруднику.

Доверенность составляется в виде файла с расширением .xml.

2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью

Надёжно. Исключаются использование рукописной подписи первого лица организации и её возможная подделка кем-то из коллектива. МЧД безопасно хранится одновременно в нескольких информационных блокчейн-системах следующих организаций: операторов электронного документооборота, аккредитованных удостоверяющих центров, ФНС России и Минцифры.

Удобно. Лёгкое, скорое и безбумажное администрирование и управление доверенностями: оформление, заверение, отправка доверителем представителю, изменение прав сотрудников, отзыв МЧД.

Экономично. Оформление, хранение и использование доверенности в цифровом виде сокращает траты на бумагу и расходники для принтеров. Не требуется оплачивать доставку доверенности, если она предназначена для работника организации из другого региона.

Не нужно тратиться на нотариуса — МЧД оформляется без его участия. Первому лицу фирмы необходимо лишь заверить документ своей электронной подписью и отправить доверенность сотруднику.

3. Когда применение МЧД станет обязательным

1 сентября 2023 года — эта дата начала обязательного использования машиночитаемых доверенностей определена Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ.

4. Как начать работать с МЧД

Первое лицо организации оформляет электронную подпись (ЭП) в ФНС России, если таковой ещё нет или срок действия имеющейся ЭП завершается.

Сотрудники организации оформляют электронные подписи физических лиц (без реквизитов организации-работодателя!) в коммерческом удостоверяющем центре.

Организация должна убедиться, что используемый софт для ЭДО:

• поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями;
• работает с ЭП физлиц.

5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

На портале «Госуслуги»: https://partners.gosuslugi.ru/catalog/attorney

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере»

6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации

Вариант 1. Первое лицо организации создаёт для выбранных сотрудников машиночитаемые доверенности и заверяет их своей ЭП.

Вариант 2. Сотрудник организации или назначенный ответственный администратор создаёт машиночитаемую доверенность на себя или другого сотрудника и отправляет первому лицу для проверки, утверждения и заверения электронной подписью.

7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица

При создании МЧД для B2G-взаимодействия

Используйте размещённый на «Госуслугах» классификатор — в нём указаны специальные коды полномочий.

При создании МЧД для B2B-взаимодействия

На усмотрение первого лица организации точно указываются доверяемые сотруднику действия, например, подписание счетов-фактур и УПД с конкретным контрагентом.

Отметим, что в электронной машиночитаемой доверенности могут указываться один или несколько видов полномочий сотрудника на разные действия. МЧД разрешается оформлять как индивидуально на каждого работника, так и на нескольких сотрудников.

8. Как работник организации использует МЧД

При взаимодействии с контрагентами через сервисы ЭДО сотрудник отправляет заверенные его электронной подписью физлица документы и обязательно прикладывает машиночитаемую доверенность, заверенную ЭП первого лица организации-работодателя.

Таким же образом сотрудник действует, представляя отчётность в госорганы через сервисы онлайн-отчётности.

Содержащиеся в машиночитаемой доверенности данные утверждены Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Среди них:

• название, номер и срок действия доверенности;
• сведение о доверителе;
• электронная подпись первого лица организации, которой заверена доверенность;
• сведения о представителе/поверенном;
• полномочия представителя;
• возможность передоверия.

10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере».

11. Передоверие: как это работает

14 июля 2022 года вступили в силу очередные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи», объясняющие и регулирующие передоверие представления сотрудниками интересов организации-работодателя.

Первое лицо фирмы оформляет МЧД с правом передоверия, к примеру, руководителю отдела продаж. Эту машиночитаемую доверенность первое лицо организации подписывает собственной электронной подписью.

• Руководитель отдела продаж наделяет полномочиями заверять договора менеджера по продажам — оформляет и выдаёт сотруднику машиночитаемую доверенность, заверяя её своей электронной подписью.
• Менеджер по продажам заключает сделку с контрагентом в системе электронного документооборота следующим образом: подписывает договор своей электронной подписью и вместе с ним направляет партнёру две МЧД — от первого лица и от руководителя отдела продаж.
• Аналогичные действия совершает и бухгалтер, к примеру, представляя отчётность в контролирующие госорганы с помощью программ для онлайн-отчётности.

12. Отзыв машиночитаемой доверенности

Первое лицо организации или сотрудник с правом передоверия заполняет форму заявления на отзыв МЧД в используемой системе электронного документооборота.

Оператор электронного документооборота получает заявление об отзыве машиночитаемой доверенности и в течение четырёх часов:

• подтверждает поступление заявления;
• подписывает подтверждение электронной подписью и отправить на e-mail доверителя.

В течение 12 часов оператор электронного документооборота размещает в своей инфосистеме сведения о том, что МЧД отозвана/недействительна.

13. Где хранится машиночитаемая доверенность

Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223

МЧД хранится в информационных системах следующих организаций:

• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• операторов электронного документооборота (ЭДО);
• Головного удостоверяющего центра Минцифры;
• государственных удостоверяющих центров (Казначейство, ФНС и Банк России);
• аккредитованной доверенной третьей стороны;
• ФОИВ или внебюджетных фондов.

14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД

На сайте ФНС России и в программном обеспечении ряда операторов ЭДО, включая «Такском», реализованы два формата МЧД — B2B и B2G.

Касаемо B2G: пока госорганы, например, ФНС России, Социальный фонд России и Центробанк, требуют по-разному оформленные электронные доверенности.

Но ФНС и Минцифры планируют ввести универсальный формат МЧД — единый как для взаимодействия с контрагентами, так и бизнеса с госучреждениями.

Дата введения универсального формата МЧД называлась, но не раз переносилась и на дату публикации этого материала неизвестна.

Напоминаем, функция представления электронной доверенности в налоговую службу реализована во всех программах «Такском» для онлайн-отчётности в госорганы.

16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России

Развёрнутый детальный материал на эту тему читайте здесь.

17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами

Этот актуальный вопрос мы в подробностях разобрали здесь.

18. Ответы на вопросы

Должен ли сотрудник быть официально трудоустроен, чтобы выдать на него МЧД?

Нет, при регистрации МЧД данная информация никак не проверяется.

Может ли сотрудник при использовании МЧД заверять документы электронной подписью, оформленной на него с указанием реквизитов организации-работодателя?

До 1 сентября 2023 года, когда применение МЧД станет обязательным, сотрудник перед отправкой контрагенту электронных документов и МЧД может заверять документы двумя видами электронных подписей:

• содержащей сведения об организации-работодателе;
• электронной подписью физлица — без сведений об организации-работодателе.

С 1 сентября 2023 года в описанной выше ситуации сотрудники будут использовать только электронные подписи физлица.

Может ли ИП выдать МЧД на сотрудника?

Да. Процесс регистрации МЧД одинаковый для организаций любой правовой формы.

Что предъявлять в суде в случае возникновения споров по подписанным электронным документам с использованием МЧД?

Выгружается архив с документом и электронной подписью, который также включает информацию с реквизитами доверенности. К данному архиву документов прикрепляется электронная доверенность (ссылка на неё) и передаётся в суд.

Какие ошибки могут быть при регистрации МЧД?

При формировании МЧД в ней необходимо указать паспортные данные и СНИЛС представителя. Если сведения введены некорректно или заполнены не все данные, то доверенность не зарегистрируется.

Можно ли корректировать МЧД после её регистрации?

Нет. Необходимо отозвать некорректную доверенность, а затем оформить новую с корректными данными.

Как выглядит регистрационный номер доверенности? Как он присваивается?

Пример: 9F052067-6054-4708-AB60-EAFC10166753. Присваивается автоматически при создании МЧД.