Права

Использование эцп для документооборота между организациями 2023

С 1 сентября сотрудники должны подписывать документы только сертификатом физлица. И предоставлять машиночитаемую доверенность. Разбираемся, что такое сертификат физлица, как получить его бесплатно в Контуре и как готовиться к сентябрьским изменениям.

С 1 сентября 2023 года сотрудники юрлиц и ИП будут подписывать документы от лица компании по-новому — используя электронную подпись физлица-работника и машиночитаемую доверенность. Эти изменения утвердили в конце 2022 года.

Прежний порядок подписания — сертификатом юрлица, выданным сотруднику — перестанет работать. Документы, подписанные этим сертификатом, по умолчанию не будут иметь юридической силы. 

Новый порядок коснется всех, кто подписывает документы организации или ИП и при этом не является руководителем из ЕГРЮЛ или ЕГРИП: работников в штате, специалистов на аутсорсе, обслуживающих бухгалтеров и т.д. Этих лиц мы здесь и дальше в тексте будем называть просто «сотрудники».

Для соблюдения правил сотрудникам нужно: 

  • получить новый сертификат — на физлицо-сотрудника;
  • оформить машиночитаемую доверенность у руководителя.

До 1 сентября правила носят рекомендательный характер, сотрудники могут работать по-старому. Но с 1 сентября выбора не останется, сертификат физлица и МЧД станут обязательны.

Контур предоставляет дополнительный сертификат физлица всем, кто получил у нас сертификат сотрудника юрлица после 20 сентября 2022 года. Платить за новый сертификат не нужно.

В итоге у вас будут два сертификата — один станет неактуален 1 сентября 2023 года, а другой в этот же день станет обязательным. 

Использовать оба сертификата можно уже сейчас, но в разных случаях: 

  • дополнительный сертификат физлица — там, где уже работает МЧД (отчетность в ФНС, СФР, Честный ЗНАК и ЭДО с контрагентами);
  • сертификат юрлица на сотрудника — в остальных случаях, но только до 1 сентября 2023 года. 

Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица — подходит для МЧД и будет обязателен с 1 сентября 2023 года. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.

Электронная подпись для сотрудника →

Есть исключения. К сертификату ЕГАИС мы не выдаем дополнительный сертификат физлица. Это связано с тем что Росалкогольрегулирование пока не разъясняет, как будут отчитываться юрлица после 1 сентября. Как только регулятор даст пояснения, мы сможем принять решение о выдаче дополнительного сертификата. 

Сертификат физического лица — это сертификат квалифицированной электронной подписи. В этом он похож на сертификат, который сотрудник использовал раньше. Отличается только данными, которые содержит, и способом применения в рабочих задачах.

Состав

Сертификат физлица подтверждает, какой именно человек подписал документ. Но не указывает, от лица какой компании он это сделал. Связано это с тем, что в сертификате есть только данные владельца-физлица:

  • Фамилия, имя, отчество сотрудника.
  • Электронная почта и место нахождения (опционально).

Применение

Для рабочих задач сотрудник сможет использовать новый сертификат только вместе с машиночитаемой доверенностью. Именно она подтвердит принадлежность к компании и полномочия работника. 

Без МЧД сертификат физлица можно применять для личных задач. Например, оформить развод через Госуслуги или обратиться в суд от своего имени.

В итоге с одним сертификатом сотрудник может совершать все цифровые действия. Сдавать отчетность и подписывать акты компании, работать на аутсорсе у другой организации, подписывать личные документы. 

А работодатель благодаря МЧД получит новые возможности: сможет точнее обозначать полномочия сотрудника и отзывать их в любой момент.

Наталья оказывает бухгалтерские услуги двум компаниям. У нее есть один сертификат физлица и две МЧД на сдачу отчетности — от каждой организации на обслуживании.

Когда Наталья сдает отчетность «Ромашки», то подписывает ее своим сертификатом и прикладывает МЧД от руководителя «Ромашки». Отчетность «Пекарни» — подписывает тем же сертификатом, но МЧД прикладывает другую, от руководителя «Пекарни». 

Увы, отчетность «Пекарни» не принимают. Оказывается, что компания отозвала МЧД и теперь сдает отчеты через другого бухгалтера.

Вскоре Наталья решила купить квартиру. Для регистрации сделки она использует всё тот же сертификат физлица. Но уже без МЧД — ведь квартиру она покупает как физическое лицо, а не для целей компании.

Выпуск 

Получить сертификат физического лица сотруднику чуть проще, чем прежний сертификат юрлица. 

Для выпуска сертификата юрлица работник предоставлял бумажную доверенность от руководителя. Она подтверждала, что руководитель в курсе выпуска сертификата своей компании.

Новый сертификат физлица сотрудник получает сам. Бумажной доверенности от руководителя не нужно, ведь в сертификате не будет данных организации.

Если выпускать сертификат физлица в качестве дополнительного (по предложению от Контура), то процесс еще легче:

  • Заполнять данные не понадобится — мы автоматически подставим их из сертификата на сотрудника. 
  • Не придется приезжать в наш офис для удостоверения личности. Подтвердить личность вы сможете действующим сертификатом ЭП, подписав им заявление на выдачу нового сертификата. Приехать в офис все-таки придется в исключительных случаях: изменились данные для сертификата физлица (например, поменялась фамилия сотрудника) или у будущего владельца нет действующего сертификата КЭП.

Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица — подходит для МЧД и будет обязателен с 1 сентября 2023 года. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.

Электронная подпись для сотрудника →

Машиночитаемая доверенность — новый инструмент документооборота. Это аналог бумажной доверенности на подписание документов. С помощью МЧД руководитель дает сотруднику полномочия сдавать отчетность, подписывать документы или совершать другие цифровые действия от лица компании.

МЧД выглядит как электронный файл. Его создают в специальных сервисах, в которых он хранится и передается другим компаниям. Но, при необходимости, файл МЧД можно скачать и пересылать по почте.

У одного сотрудника могут быть несколько МЧД: 

  • для разных компаний. Например, у обслуживающего бухгалтера будут доверенности от каждой организации, отчетность которой он сдает.
  • для разных систем. Например, одна МЧД на сдачу налоговой отчетности, другая — для ЭДО с контрагентом, третья — для работы в Честном ЗНАКе.

Где получить МЧД

Оформляют МЧД в разных сервисах, в зависимости от места применения:

  • для ЭДО с контрагентами — в Контур.Доверенности или в своей системе ЭДО;
  • для отчетности — на официальных порталах ведомств, которые уже принимают МЧД: Честный ЗНАК, СФР, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК. Доверенность для ФНС можно создать не только на портале налоговой, но и в Контур.Экстерне.

Создание и отправка МЧД

Как и бумажную доверенность, МЧД нужно заполнить, подписать у руководителя. После чего передать другой стороне документооборота перед отправкой электронного документа. Общий порядок выглядит так:

  1. Руководитель заполняет форму доверенности. Указывает данные компании, ФИО сотрудника, его полномочия. Выставляет срок действия доверенности.
  2. Подписывает МЧД своим сертификатом руководителя.
  3. Если создание МЧД и подписание документа будет происходить в разных системах, то руководитель сохраняет МЧД и передает ее в отчетное ведомство или контрагенту.

Получить сертификат физлица 

Заказать сертификат по тарифу для сотрудника (для торгов и для отчетности). При этом тип владельца можно выбрать разный: 

  • Владельцем может быть юрлицо. Тогда сотрудник получит два сертификата: юрлица (будет актуален до 1 сентября 2023), физлица (выпускается дополнительно к сертификату юрлица).
  • Владельцем может быть физлицо. Такой сертификат сразу выдается по новым правилам. Использовать его можно будет только с МЧД. 

Оформить МЧД 

  • Понять, для каких целей нужна МЧД: отчетность, ЭДО с контрагентами, определенный портал.
  • Найти сервис для создания МЧД. Мы предлагаем Контур.Доверенность для ЭДО, Контур.Экстерн — для отчетности. У некоторых порталов могут быть только внутренние сервисы, например, у Честного ЗНАКа или СФР.
  • Заполнить форму МЧД. Обычно этим занимается руководитель, но в Контур.Доверенности часть работы может выполнить сотрудник.
  • Подписать МЧД — сделать это может только руководитель своим сертификатом электронной подписи.
  • Теперь МЧД можно использовать. Передавать ее файл или реестровый номер контрагентам.

Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица — подходит для МЧД и будет обязателен с 1 сентября 2023 года. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.

Электронная подпись для сотрудника →

Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности

  1. Главная →
  2. Журнал →
  3. Сотрудники →
  4. Отчетность
Читайте также:  Статья 169 ГПК РФ. Отложение разбирательства дела 2023

С 1 сентября 2023 года сертификаты сотрудников перестанут действовать, завершится переход на новые правила работы. Теперь для подписания документов от имени организации каждому сотруднику понадобится собственный сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Расскажем, как подготовиться к осенним изменениям.

Переходите в наш телеграм-канал, чтобы установить!

Скачать

Использование электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все изменения в работе с ЭП обусловлены изменением 63-ФЗ. По новым правилам:

  • Сертификаты руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям выдают удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица;
  • Сотрудники компаний подписывают документы для контролирующих органов сертификатами физических лиц;
  • Для подписания рабочих документов применяются машиночитаемые доверенности;
  • Сертификаты юрлиц, выданные сотрудникам, будут действовать до 31.08.2023, после этой даты подписанные ими документы не будут иметь юридической силы. В обязательном порядке понадобится сертификат физлица в паре с МЧД.

Важно! Действие сертификатов сотрудников окончится 31.08.2023. После этой даты, чтобы подписывать документы от имени организации, им понадобится сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность от руководителя.

Сертификат сотрудника по-прежнему можно будет использовать для входа в Экстерн (если он уже привязан) до окончания срока его действия.

Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации.

В личном сертификате приводятся только данные физического лица, что позволяет владельцу пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях.

Если отчетность сдают от имени уполномоченного лица, документ подписывают сертификатом ответственного представителя. Таким представителем может быть не только сотрудник организации, но и привлеченный специалист. В сертификате сотрудника указывают данные организации и владельца-физлица.
 

Сертификаты сотрудников выпускали и в середине 2022 года, и выпускают до сих пор. Но нужно учесть, что владелец платит за сертификат на год, а документы, подписанные им, будут иметь силу только если подпись проставлена до 31 августа 2023 года.

Контур идет навстречу своим клиентам, которые выпускают сертификаты сотрудникам в Экстерне и других продуктах.

Удостоверяющий центр предоставляет возможность выпустить дополнительный бесплатный сертификат на физическое лицо в рамках выпуска сертификата на сотрудника.

При выпуске сертификата сотрудника в личном кабинете УЦ Контура владелец увидит черную табличку, которая предлагает выпустить сертификат на физлицо.

Обратите внимание, что для работы с несколькими организациями достаточно одного сертификата физического лица. Выпускать для каждой компании свой сертификат не нужно, это только создаст путаницу в момент подписания и расшифровки отчетности. Главное, чтобы директор каждой организации оформил на имя сотрудника машиночитаемую доверенность.

Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.

Подключить

Вместе с изменениями в 63-ФЗ изменился и порядок работы с сертификатами в Экстерне. Разбираемся в новых правилах. 

Вход в Экстерн с действующим сертификатом

В сертификате физического лица нет данных об организации, ИНН и КПП, поэтому автоматическая привязка сертификата для входа в Экстерн может не сработать. На такой случай мы рекомендуем настроить альтернативный способ входа, чтобы не потерять доступ к сервису.

В систему можно войти как по сертификату электронной подписи, так и дополнительным способом:

  • по почте — связка логин/пароль;
  • по номеру телефона;
  • по смс-коду.

Дополнительный вход нужен и для того, чтобы заходить в систему с любого компьютера, даже если на ПК нет вашего сертификата, а также для доступа к мобильному приложению Экстерна.

Уведомление о настройке входа по логину и паролю

Если у вас не заданы альтернативные способы входа в Экстерн, система будет об этом напоминать. К примеру, после отправки отчета пользователя, у которого нет альтернативного способа входа, Контур попросит привязать телефон и задать логин и пароль с привязкой к электронной почте.

Настройка дополнительного способа входа

Чтобы настроить дополнительный способ входа, кликните на ФИО пользователя прямо в Экстерне. В открывшемся личном кабинете можно указать почту, телефон, дополнительные сертификаты для входа.

Если же вам нужно что-то поменять, к примеру, у вас указана неактуальная почта, пароль от которой вы не помните, обратитесь в техподдержку. У Контура есть специальные бланки для таких обращений. Подайте запрос через чат или центр помощи. В чате вышлют бланк, который нужно заполнить и подписать у руководителя. После этого вам изменят основные реквизиты.

Вход в Экстерн с сертификатом физлица

При попытке войти по сертификату физлица мы подскажем, что нужно сделать. Достаточно следовать всем инструкциям, и вы сможете привязать сертификаты к учетной записи.

Например, пользователь выбирает сертификат и его спрашивают, его ли это учетная запись. Доступ к учетной записи надо подтвердить кодом из электронной почты — так в Контуре будут уверены, что вы действительно имеете доступ в эту учетную запись. 

Нужно привязать электронную почту заранее. 

Если же почта не привязана, а новый сертификат принадлежит не руководителю, а сотруднику, ничего страшного в этом нет. Обратитесь в техподдержку, запросите бланк, заполните, подпишите подписью руководителя организации и отправьте его. Так вы подтвердите, что действительно имеете право доступа к учетной записи организации по сертификату физлица. 

Настройки подписания при переходе на новый сертификат

После установки сертификата надо настроить подписание. При входе Контур предложит обновить настройки подписания отчетности на новый сертификат. Если пользователь откажется это делать при входе в систему, то потом сможет сделать это самостоятельно в «Реквизитах и настройках» организации в Экстерне. 

Вы можете изменить настройки подписания в «Реквизитах плательщика». В графе «Кто подписывает отчеты» можно выбрать руководителя или любого сотрудника организации. Если выберете сотрудника, Экстерн дополнительно предложит оформить на него доверенность.

У обслуживающих бухгалтерий в разделе «Организации» отображается весь список организаций. Из списка организаций можно перейти в «Реквизиты плательщика» каждого из клиентов. В графе «Кто подписывает отчеты» можно выбрать сотрудника обслуживающей организации. При выборе любого лица, кроме руководителя, система предложит оформить доверенность — бумажную или электронную. 

Учитывайте ряд особенностей при работе с МЧД:

  1. Электронную доверенность оформляют перед отправкой документов в контролирующие органы. Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности. Сначала нужно подготовить и отправить доверенность, дождаться, что ее примут, и только потом передавать отчет в ФНС, ФСС и другие контролирующие органы. Придерживайтесь этих правил, даже если отчитываетесь в последний день сдачи отчета.
  2. МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или законного представителя. Лучше оформить доверенность на большой срок. Срок действия сертификата руководителя никак не влияет на срок действия МЧД.
  3. Руководитель или законный представитель могут отозвать МЧД. Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность, нужно оформить отдельный документ на отзыв и подписать его сертификатом руководителя. Машиночитаемая доверенность перестанет действовать после того, как контролирующий орган примет отзыв.

Машиночитаемая доверенность нужна для сдачи отчетов в контролирующие органы. Работать с МЧД довольно просто и удобно, но есть и нюансы. До сих пор нет единого формата и порядка работы с электронной доверенностью. У каждого ведомства — свои правила и формы МЧД.

Машиночитаемая доверенность для ФНС

ФНС сейчас принимает и доверенности на бумаге, и МЧД в электронном виде. 
Электронную доверенность для ФНС разработали раньше других контролирующих органов.

При этом с 1 сентября 2023 года в паре с сертификатом физического лица необходима строго машиночитаемая доверенность. Если же документы подписаны сертификатом руководителя и при этом есть оформленные бумажные доверенности на сотрудников, то они имеют законную силу. 

Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию.

Машиночитаемая доверенность для СФР

В СФР тоже есть машиночитаемая доверенность, которая раньше была машиночитаемой доверенностью ФСС для социального электронного документооборота (СЭДО). 

Для всей отчетности в СФР машиночитаемой доверенности нет, но есть иной механизм для сдачи отчетности представителем. Для взаимодействия с СФР по отчетности понадобятся:

  • ЗПЭД — заявление о подключении к ЭДО;
  • УПУП — уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю;
  • УПУП необходим, только если отчетность будет подписывать уполномоченный представитель.
Читайте также:  Ссуда и кредит в чем разница и что лучше 2023

Заявление и уведомление подписывает руководитель. Если у директора нет сертификата, ЗПЭД и УПУП можно подавать в ПФР на бумаге. Если же для работы используют сертификат сотрудника с ИНН и КПП организации, то УПУП оформлять не надо, просто подписывайте и отправляйте отчетность. 

Важно! Для некоторых отделений ПФР помимо УПУП необходимо представить оригинал бумажной доверенности. Уточните в отделении Пенсионного фонда вашей организации.

Машиночитаемая доверенность для Росстата

Для Росстата пока не разработан формат МЧД и схема отправки отчетности по доверенности. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам. 

Но доверенность все же надо подготовить. Рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Оригинальный документ предоставьте по запросу статистического ведомства.

Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Попробовать

Пользователи уже активно оформляют в Экстерне электронные доверенности для ФНС и ФСС. Принцип одинаков для всех контролирующих органов.

Оформление МЧД для ФНС

Чтобы оформить машиночитаемую доверенность для ФНС в Экстерне, перейдите в раздел «Реквизиты» и следуйте инструкции.
 

Важно! Машиночитаемую доверенность можно подписать только сертификатом руководителя. Если сертификата нет на руках, запросите подпись по почте — укажите e-mail руководителя, чтобы Экстерн направил ему письмо со ссылкой.

Подписанную доверенность отправьте в налоговую.

После того, как в ФНС примут доверенность, вы увидите у нее статус «Принято» и срок действия. Теперь можно подписывать документы для налоговой своим сертификатом, данные которого соответствуют тем, что указаны в машиночитаемой доверенности.

Отзыв МЧД ФНС

Отзыв — это такой же документ, как и оформление машиночитаемой доверенности. Информация о доверенности будет сохранятся в налоговой, пока ее не отзовут. 

Обычно МЧД отзывают, когда сотрудник покидает организацию. А если учетом и отчетностью занимается обслуживающая бухгалтерия, где много бухгалтеров и у каждого свой сертификат и своя МЧД, надо обязательно отозвать доверенность уволенного сотрудника. Особенно если он работает на разные организации и подписывает все одним сертификатом. 

Для отзыва МЧД в Контуре нажмите на кнопку «Отозвать» рядом с доверенностью. В отзыве указывают причину отмены и период, с которого перестает действовать доверенность. После заполнения нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».

Отзыв доверенности тоже подписывают электронной подписью руководителя.

Машиночитаемая доверенность СФР для СЭДО

Для СФР можно подготовить и бумажную, и электронную доверенность. Бумажная доверенность подгружается на портал ФСС. Электронную доверенность можно сформировать в программном обеспечении, которое предоставляет СФР, или же заполнить и отправить МЧД через Экстерн.

Машиночитаемую доверенность для СФР оформляют так же, как и для ФНС. Но МЧД для Социального фонда можно пока подписывать только в Экстерне. Пока не реализована возможность запросить подпись руководителя отдельным письмом.

Если вы оформляете МЧД, а руководитель вашей организации находится в другом городе, стране или работает удаленно, надо подключиться к его компьютеру, зайти в Экстерн и подписать электронную доверенность. Для входа в систему используйте Контур.Доступ, «Тимвьювер» или любой другой сервис.

Подготовила Александра Задорожнева, копирайтер

ЭДО: что это и зачем нужен электронный документооборот, как он работает, переход на СЭД в 2023 году

Если ваш бизнес уже перешел на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, что такое электронный документооборот и как он помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

https://www.youtube.com/watch?v=7o2etQ78sTs\u0026pp=ygV00JjRgdC_0L7Qu9GM0LfQvtCy0LDQvdC40LUg0Y3RhtC_INC00LvRjyDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QvtCx0L7RgNC-0YLQsCDQvNC10LbQtNGDINC-0YDQs9Cw0L3QuNC30LDRhtC40Y_QvNC4IDIwMjM%3D

Электронными документами можно обмениваться внутри компании или ИП, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании или ИП обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

  • внутренний — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством компании или ИП. Он не регулируется законодательством, поэтому каждый бизнес может установить свои правила обмена;
  • внешний — это обмен электронными документами с контрагентами. Тут уже при составлении документов нужно соблюдать определенные нормы, установленные законодательством;
  • с государственными органами — это сдача отчетности и других документов в налоговую, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

  1. Документы должны быть подписаны электронной подписью. Подойдет та, которой компания или ИП подписывает отчетность в налоговую.
  2. Пересылать документы должен оператор электронного документооборота.

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет организациям и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Электронный документооборот похож на обмен сканами документов по электронной почте, только быстрее

В 2022 году компании из определенных сфер бизнеса должны были обязательно перейти на ЭДО.

Оборот маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система «Честный знак». Когда право собственности на товар переходит к другому участнику, нужно передавать сведения об этом в систему маркировки. Например, поставщик передает сведения о товарах, которые он продал, продавец подтверждает их получение.

Обязательная маркировка товаров

С 1 января 2022 года передавать сведения напрямую через личный кабинет на сайте Честного знака нельзя. Теперь это можно делать только через оператора ЭДО.

Госзакупки. С 1 января 2022 года ЭДО стал обязательным для всех поставщиков и заказчиков в государственных закупках по закону 44-ФЗ. Поставщик, участвующий в государственных закупках по 44-ФЗ, должен оформлять приемку товара или оказанных услуг в электронном виде. Этот вид приемки называется электронным актированием.

Электронное актирование: как поставщику оформить закрывающие документы в ЕИС

Если государственный контракт заключен до 1 января 2022 года, использовать электронное актирование не обязательно — документы направляют на бумаге, если это разрешает текст контракта.

Письмо Минфина от 03.11.2021 № 24-06-07/89252

Бюджетные организации. В 2023 году на ЭДО должны обязательно перейти организации бюджетной сферы. Теперь первичные документы и регистры бухгалтерского учета они обязаны оформлять в электронном виде.

В зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».

Об электронной подписи — в законе № 63-ФЗЭлектронные подписи приравниваются к собственноручной и имеют юридическую силу

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают электронную почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте бизнеса используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

  1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
  2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

Чтобы начать обмениваться документами с партнером, нужно принять его приглашение в личном кабинете СЭД

Читайте также:  Продажа долевой собственности приобретенной за счет средст материнского капитала 2023

При обмене документами с налоговой и СФР нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонд любые электронные документы.

https://www.youtube.com/watch?v=7o2etQ78sTs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Система прослеживаемости контролирует импорт и движение внутри страны некоторых товаров из специального перечня.

С января 2023 года операторы ЭДО должны передавать электронные документы — счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), корректировки и исправления к ним — с реквизитами прослеживаемости в налоговую.

Постановление правительства от 01.07.2021 № 1108 

За непредставление или несвоевременное представление в налоговую поступивших документов с реквизитами прослеживаемости с 1 июля 2024 года для операторов планируют ввести административную ответственность.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — электронная форма бумажной доверенности. В ней указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые это лицо получает. При использовании МЧД не нужно предоставлять бумажную доверенность, а ИП не должен заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Машиночитаемая доверенность нужна, чтобы сотрудник мог подписывать документы своей электронной подписью от имени организации или ИП. Например, когда сотрудник подписывает счета-фактуры, свои полномочия подтвердит приложенной к документам МЧД.

С точки зрения закона электронная доверенность во многом похожа на бумажную. Например, в ней также указывают реквизиты доверителя и представителя. Но использовать скан бумажного документа нельзя, МЧД нужно создавать в специальном формате для электронных документов XML и подписывать квалифицированной электронной подписью — КЭП.

До 31 августа 2023 года сотрудники могут работать по любой из схем:

  • применять электронную подпись организации, в которой указаны данные сотрудника;
  • использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника.

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписывать документы от лица компании или ИП. Но лучше не откладывать переход на МЧД на последний день, так как нужно время, чтобы подготовиться и протестировать работу. Для работы с документами от лица каждой организации у сотрудника должна быть своя доверенность.

Переход на электронный документооборот для работодателя и для сотрудников добровольный. Это значит, что бизнес и его сотрудники могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге.

Если часть работников отказалась от перехода, а остальные согласны перейти на ЭДО, придется продолжать на одних оформлять бумажные документы, а на вторых — вести документы в электронном виде.

В электронном виде могут быть почти все кадровые документы, которые оформляют на бумаге или с которыми знакомят сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников.

ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ

Исключение — трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. К ним правила электронного документооборота не применяют.

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Как хранить документыВсе документы можно сортировать по папкам

  • упростить взаимодействие с госорганами — отправлять в ФНС и суды электронные документы;
  • отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, например 1С;
  • контролировать статус документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
  • уменьшить частоту отказов налоговой. Например, предприниматели часто совершают ошибки, когда заполняют отчетность по НДС. Операторы ЭДО проверяют формат и оформление документов, а значит, налоговая будет принимать их с первого раза.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

  • если ЭДО отсутствует у какого-либо контрагента, придется составлять документы и в электронном, и в бумажном виде;
  • переход на ЭДО затратен: нужно подключить и купить СЭД, потратить время и деньги на обучение сотрудников.

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольшого бизнеса внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании или ИП. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные.

Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени.

Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой службы. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Реестр операторов ЭДО — на сайте налоговой службы

Участники оборота маркированных товаров должны выбрать оператора ЭДО, который работает в системе «Честный знак». Список таких операторов есть на сайте системы.

Сайт «Честный знак»

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Например, чтобы пригласить контрагента обмениваться документами в сервисе «Диадок», можно ввести в поисковой строке его название и отправить приглашение нужной компании

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что компания или ИП работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота бизнеса: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

  • меньше 100 документов в месяц — подойдет онлайн-версия сервиса;
  • большой объем документов — интеграция ЭДО в учетную систему бизнеса.

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания или ИП примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.