Выдать трудовую книжку на руки сотруднику при увольнении — непреложная обязанность работодателя. Но разрешается ли отдавать на время книжку владельцу в других ситуациях? Ответ — в этой статье.

В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра. 

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

1. Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
2. Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
3. Отдайте бумажный документ сотруднику — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления об отказе от ведения трудовой книжки, а если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то не позднее даты увольнения (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
4. По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в случае, когда он решил продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

• Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

• По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления или перерасчета пенсии). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую СФР (до 2023 года — ПФР) вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

• Формулировка может быть такой:
• Скачать образец расписки
• Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.
• Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный.

В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете.

При выдаче на руки трудовой в других случаях, обязательно все задокументируйте и подстрахуйтесь.

Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике.

Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику.

Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.

Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.

Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:

• Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
• ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
• ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
• ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
• ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
• ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата.

Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным.

В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

• каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
• на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
• должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
• записи формулируются в установленной законом форме;
• последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
• если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

• выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
• отдана родственнику увольняемого;
• переслана с помощью почты;
• сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

1. Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
   • заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
   • вписывание формулировки об увольнении.
2. Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

• составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
• направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

• заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
• в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

• внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
• убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
• получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст.

66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте.

Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

• Порядковый номер записи.
• Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
• Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
• Реквизиты приказа без сокращений.
• Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Сроки выдачи книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.

Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.

Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.

В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом.

Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу.

Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

1. Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
2. Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
3. Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
4. Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
5. Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
6. Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Пример доверенности

• ДОВЕРЕННОСТЬ
  на получение трудовой книжки
• г. Екатеринбург
• одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

УПОЛНОМАЧИВАЮ

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

• получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
• убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
• выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

М.П.

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями.

Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился.

Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

• Должностным лицам — 1000-5000 руб.
• Предпринимателям без образования юрлица — 1000-5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
• Юрлицам — 30000-50000 руб. или приостановление деятельности на 90 суток.

Выводы

1. Наниматель должен вернуть трудовую книжку в последний рабочий день.
2. Можно выдать документ тремя способами: на руки, по почте (с согласия работника) и по доверенности (с согласия работодателя).
3. Если сотрудник не забрал трудовую, то необходимо направить ему уведомление по почте с просьбой забрать документ.
4. Любая беспричинная задержка выдачи трудовой, приносящая материальный или моральный вред бывшему сотруднику, может грозить штрафами.

Список документов для выдачи уволенному сотруднику в 2023 году

Переходите в наш телеграм-канал, чтобы установить!

Скачать

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, если ее продолжают вести, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, заверенные выписки, в том числе из сведений о страховом стаже, и раздела 3 расчета по страховым взносам.

Трудовая книжка или СТД-Р

Основной документ каждого работника — его трудовая книжка. Она может быть классической бумажной или электронной.
В бумажной книжке следует сделать запись об увольнении и выдать ее в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).

Если же сотрудник прежде написал заявление об отказе от бумажной трудовой или начал свой трудовой путь после 1 января 2022 года, ему нужно предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Они выдаются в виде справки СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н.

Выдать СТД-Р при увольнении можно либо на бумаге, либо в виде электронного документа, подписанного КЭП работодателя.

Важно! Закон обязывает работодателя формировать СТД-Р только для сотрудников, у которых нет бумажной трудовой. Но эту справку вправе запросить и тот, у кого она имеется. В этом случае компания может пойти навстречу и сделать СТД-Р, но обязанности такой у нее нет (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Расчетный листок

В последний день работы в компании сотрудник должен получить все причитающиеся ему деньги (ст. 140 ТК РФ). Как правило, это часть зарплаты до дня увольнения и компенсация за неиспользованный период отпуска. Но могут быть дополнительные суммы, например, выплаты по больничному или выходное пособие при сокращении.

Каждая выплата сопровождается письменным оповещением работника (ст. 136 ТК РФ). Для этого оформляется расчетный листок. Его необходимо включить в комплект документов и при увольнении.

Обязательная форма расчетного листка не утверждена — компании разрабатывают ее сами.

Расчетный листок можно оформить на бумаге или передать в электронном виде, но есть нюанс. Прежде Минтруд не возражал против того, чтоб документ направлялся на email работника. Однако вышло письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296, из которого следует, что такой способ не соответствует требованиям трудового законодательства.

Поэтому если компания перешла на электронный кадровый документооборот, то можно без опаски слать электронный расчетный листок. Если же КЭДО не применяется, в случае направления расчетных листков на email есть риск возникновения спора.

Выписка из ЕФС-1

Согласно положениям п. 12 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, в день увольнения застрахованному лицу нужно передать данные, предусмотренные п. 2 той же статьи. Это информация о застрахованном лице, сведения и документы о страховом стаже и его особенностях.

До 2023 года часть этой информации содержалась в формах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Теперь они отменены, а сведения, которые в них включались, подаются в новый Социальный фонд в подразделах 1.1, 1.2, 2 и 3 Раздела 1 отчета ЕФС-1. Причем заполняется форма с такими особенностями:

• Подраздел 1.1 — на всех работников, в отношении которых были кадровые события;
• Подраздел 1.2, Подраздел 2 — только на тех, у кого есть право на досрочную пенсию;
• Подраздел 3 — на тех, за кого страхователь платит дополнительные взносы.

При увольнении сотруднику нужно сделать выписку из ЕФС-1 — это следует из письма СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754. Но есть письмо Минтруда от 10.04.

2023 № 14-6/ООГ-2661, где прямо сказано, что выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется.

Специалисты ведомства аргументируют тем, что информация о трудовой деятельности работника содержится в трудовой книжке или справке СТД-Р, и дублировать ее не нужно.

Скорее всего, в Минтруде имели в виду, что не нужна выписка из Подраздела 1.1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Действительно, эта информация есть в трудовой книжке или СТД-Р.

А вот данных о дополнительных страховых взносах и о документах, подтверждающих право работника на досрочную пенсию, в трудовой книжке нет. Но обязанность страхователя предоставить эти сведения застрахованному лицу в день увольнения никто не отменял.

Именно такая информация и будет содержаться в выписке из подразделов 1.2, 2 и 3 Раздела 1 ЕФС-1.

Чтобы не рисковать и не давать повода для споров, следует все же сделать выписку из ЕФС-1 при увольнении сотрудника. Тем более Минтруд этого не запрещает, а говорит лишь о том, что она не требуется.

Не забудьте подать в СФР Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 на уволенного сотрудника! Это нужно сделать не позже следующего рабочего дня. 

Порядок заполнения отчета мы разобрали в статье «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи».

Выписка из Раздела 3 РСВ

Раздел 3 Расчета по страховым взносам содержит информацию о застрахованном лице и выплатах ему, в том числе подлежащих обложению взносами. Эти данные должны быть предоставлены увольняющемуся работнику согласно п. 8 ст. 11 закона № 27-ФЗ.

Актуальная форма РСВ содержится в Приложении 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Выписку заполняют на увольняющегося человека за период с начала квартала по дату прекращения работы.

Выписка из отчета Персонифицированные сведения

Еще один новый отчет 2023 года — Персонифицированные сведения о физических лицах (Приложение 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). В нем содержатся личные данные человека и информация о произведенных ему выплатах.

Отчет заменил отмененную СЗВ-М, которая входила в комплект документов при увольнении. Так что на покидающего компанию сотрудника вместо СЗВ-М теперь нужно сделать выписку из Персонифицированных сведений. Период выписки — текущий месяц.

Ранее предоставленные работником документы

Если отдел кадров хранит копии документов сотрудника, например, диплома, СНИЛС или военного билета, при увольнении их необходимо вернуть. Иначе потом их придется уничтожать.

Важно знать, что и в период работы человека держать у себя его документы можно только при наличии его письменного согласия. Если такого согласия нет, а документы (или их копии) в компании хранятся, то она нарушает закон о персональных данных. Это подтверждают ответы представителей Роструда на портале онлайнинспекция.рф.

Что же касается ранее предоставленных сотрудником в отдел кадров справок, то их оригиналы работодатель возвращать не обязан. Вместе с тем у увольняющегося есть право запросить любые документы, связанные с работой. И если такой запрос поступит, эти справки придется выдать.

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Узнать больше

Прочие документы работодатель не обязан выдавать сотруднику, если тот не напишет заявление.

Копия приказа об увольнении

Сотрудник должен подтвердить, что прочитал приказ об увольнении, и поставить свою подпись. Он также вправе запросить заверенную копию этого приказа. Она может пригодиться ему, например, на случай споров с бывшим работодателем.

Если такой запрос поступил, сотруднику нужно выдать заверенную копию приказа об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).

Справка о доходах

Раньше работодатели при увольнении работников делали им справку 2-НДФЛ, но она давно отменена. Вместо нее выдается справка о доходах и суммах налога физического лица. Она содержится в Приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Справка нужна работнику для предъявления в разные органы и организации для подтверждения его платежеспособности или права на вычеты.

Справка о зарплате 182н

Справка 182н — это устоявшееся название справки о сумме среднего заработка. Ее форма была утверждена приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, отсюда и ее название. Эту справку предъявляли следующему работодателю для расчета пособий, в том числе больничного.

Теперь все данные передаются в СФР. Поэтому с начала 2023 года приказ № 182н был отменен. Получается, оформлять эту справку больше не нужно, даже если работник ее запросил? Нужно — говорят специалисты Роструда в ответах на вопросы работников.

Проблема в том, что взаимодействие между компаниями и СФР не всегда оперативно. Практика показала, что в действительности фонд зачастую не располагает данными, нужными для расчета пособий. В итоге человеку с высоким доходом начисляют больничный исходя из МРОТ.

Специалисты Роструда напоминают, что работник может подать запрос на выдачу любых документов, связанных с работой, в том числе справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах (ст. 62 ТК РФ). И работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней.

Другие документы, связанные с работой

Увольняющийся сотрудник может запросить и другие документы. Выдавать их или нет — зависит от того, связаны ли они с его работой. Если связаны и при этом содержат сведения только о нем, то выдать такие документы нужно. Например, нельзя отказать в выдаче трудового договора, приказа о приеме на работу или о переводе внутри компании.

Важно! Нельзя выдавать сотруднику документ, в котором есть персональные данные других людей. Нужно сделать выписку из него или копию, содержащую данные только того человека, который запросил документ.

А что насчет внутренних нормативных актов работодателя? Допустим, работник запросил Положение об оплате труда или Должностную инструкцию. Нужно ли их выдать? Нет, ведь это локальные документы, не относящиеся к нему персонально и не содержащие его данных.

И когда человек уволится, эти документы уже не будут иметь к нему никакого отношения.

Обязательные документы выдаются работнику в день увольнения, то есть в его последний трудовой день в компании. Прочие справки и приказы следует выдать не позднее трех рабочих дней с даты поступления от сотрудника запроса.

Выдачу документов желательно зафиксировать. Можно передать их по описи, составить акт приема-передачи или взять с работника расписку о том, что он все получил.

Бывает, что своевременно передать документы работнику невозможно. Например, он болеет или по какой-то причине отказывается их получать. В таком случае следует направить ему уведомление о необходимости забрать документы или согласиться с их пересылкой по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

Задерживая выдачу документов, работодатель нарушает закон. Однако со дня отправки сотруднику уведомления компания освобождается от ответственности за такое нарушение.

Если бумажной трудовой книжки у человека нет, то СТД-Р можно направить ему почтой.

Если работник не забрал документы своевременно, но явился за ними позже, с него следует взять письменное обращение. Сведения по форме СТД-Р он может запросить по email — если такой порядок принят в компании. Он также может выбрать способ получения документа — на бумаге или в электронном формате с КЭП компании, если она есть.

Если своевременно не выдать увольняющемуся документы, компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Для ИП штраф составит 1-5 тыс. рублей, для организации — 30-50 тыс. рублей.

За задержку выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по своей вине работодатель должен выплатить сотруднику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ). Для этого человек может обратиться в суд и доказать, что отсутствие трудовой книжки помешало ему работать. А сам он прилагал усилия, чтобы получить ее обратно.

Если это удастся, то период между днем увольнения и выдачей трудовой будет признан судом вынужденным прогулом. Его нужно оплатить исходя из среднего заработка, рассчитанного по правилам ст. 139 ТК РФ.

Кроме того, бывший работник может потребовать от компании возмещения морального вреда, нанесенного ему задержкой документов.

1. В 2023 году в день увольнения сотруднику нужно выдать трудовую книжку или СТД-Р, расчетный листок, выписки из РСВ, Персонифицированных сведений, ЕФС-1, а также его личные документы (включая копии), если они хранились в компании.
2. По запросу работника в течение трех дней следует выдать ему документы, связанные с работой — справки, выписки, копии приказов и распоряжений. В том числе справку 182н, которая формально отменена, или ее аналог.
3. Если сотрудника нет на работе в последний день, нужно направить ему уведомление о том, что необходимо получить документы. Иначе работодатель будет нести ответственность за задержку их выдачи.
4. Нарушение этих правил может повлечь штраф. А иногда и выплату в пользу работника более крупных сумм в виде компенсации.

Документы, которые нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

Каждому увольняющемуся работнику выдается пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д. В 2023 году больше половины документов, выдаваемых при увольнении изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1.

В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили.

А, справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать.

В 2023 году если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.

Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении

Другие документы, среди которых Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с ми

Какие документы выдавали в 2022 году	Какие документы выдавать в 2023 году	Документ, которым утверждена форма 2023 года	Что изменилось
Обязательно
Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный вариант	Бумажная трудовая книжка работникам, которые сохраняют бумажные вариант книжки	По имеющейся форме (по факту).	Без изменений
Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой	Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой	Утверждена в Приложении № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н	Без изменений
Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год)	Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год)	Утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@	С 2023 года применяется новая форма.
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)	Выписка из ЕФС-1.Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1.	ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года вошла в единую форму ЕФС-1. По сути, не изменилась.
Выписка из СЗВ-М (последний месяц)	Выписка из персонифицированных сведений о физлицах	Утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.	Форма утверждена заново.
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу	Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу	Разные.	Без изменений
Расчетный листок	Расчетный листок за последний месяц (или отработанные период месяца)	По форме, утвержденной и применяемой в компании.	Без изменений
Справка о заработке за 2 года по форме 182н	Отменена с 2023 года. Рекомендуем выдавать.Соцфонд разрешает начислять пособия в 2023 году по данным Справки 182нОтмененную справку 182н лучше выдавать при увольнении
Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ)Примеч. См. раздел по запросу работника.	Выдается по запросу
По запросу работника
Справка о доходах работника и НДФЛ по форме приложения 1 к расчету 6-НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ)	Утверждена в составе 6-НДФЛ Приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/881@	Выдавалась обязательно.
Справка о среднем заработке для службы занятости	Справка о среднем заработке для службы занятости	Форму справки утверждают региональные центры занятости. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721	Без изменений
Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах	Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах	По формам, применяемым в организации	Без изменений
Дополнительно
Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения, перечисляли взносы на накопительную часть пенсии.	Выписка из ЕФС-1.Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»	ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма ДСВ-3 вошла состав единой отчетной формы ЕФС-1, которая сдается в Соцфонд России

Документы, которые выдаются работнику при увольнении

Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.

https://www.youtube.com/watch?v=8ZicM6hS1h8\u0026pp=ygV80JrQvtCz0LTQsCDRgNCw0LHQvtGC0L7QtNCw0YLQtdC70Ywg0L7QsdGP0LfQsNC9INCy0YvQtNCw0YLRjCDRgtGA0YPQtNC-0LLRg9GOINC60L3QuNC20LrRgyDQv9GA0Lgg0YPQstGA0LvRjNC90LXQvdC40LggMjAyMw%3D%3D

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.

Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Как вносить записи в трудовую книжку

Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)

С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Соцфонд. Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@

• Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
• Новая форма РСВ и новый ежемесячный отчет с 2023 года
• Расчет по страховым взносам (РСВ) с 2023 года: изменения и комментарии

Выписка из формы ЕФС-1

С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.

Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.

Утверждена форма ЕФС-1: что включает, когда сдавать

Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах

Отчет Персонифицированные сведения о физлицах заменил ранее действующую СЗВ-М. В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

Персонифицированные сведения о физических лицах – новый отчет с января 2023 года

Пример заполнения отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»

Расчетный листок

Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.

Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.

Выписка из ЕФС-1 подраздел 3

Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя». ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.

Документы, которые выдаются работнику по заявлению

Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменно запросить другие документы, связанные в работой. Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК РФ.

Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.

Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). 

Справка 2-НДФЛ

Пунктом 3 статьи 230 НК РФ установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника. Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.

С 1 квартала 2023 г. Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. Но приложение со справкой перенесено в новый приках без изменений.

Утверждена новая форма 6-НДФЛ с 2023 года. Что изменилось?

Справка о среднем заработке для службы занятости

Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости. Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721

Скачать бланк Справки

Скачать образец заполнения Справки