«Секретарь-референт» №9 2019 / Делопроизводство

Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.

Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

• акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
• технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
• шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
• методические инструкции и указания;
• правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
• инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
• нормативы (трудовые и материальные);
• отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
• перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
• планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
• графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
• расценки, тарифные ставки;
• сметы расходов;
• стандарты отраслевые, государственные;
• технические условия и нормали предприятия;
• структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
• уставы организаций и коллегиальных органов;
• положения о подразделениях, о должностях;
• регламенты бизнес-процессов.

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также  следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

• план работ отдела на год;
• положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
• номенклатура дел;
• акт приема-передачи дел;
• инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации.

Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции.

Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.

СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Существует три способа утверждения документа:

1. утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
2. утверждение коллегиальным органом;
3. утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.

Рассмотрим эти способы.

Утверждение распорядительным документом

Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.

На утверждаемом документе оформляют гриф утверждения документа. Его размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа.

Он состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (то есть если утверждают график, то пишут УТВЕРЖДЕН, если инструкцию, то УТВЕРЖДЕНА, если положение, то УТВЕРЖДЕНО, если правила, то УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего распорядительного документа в творительном падеже (например, «приказом»), его даты и регистрационного номера. Строки реквизита центруют относительно самой длинной строки или выравнивают по левому краю (Пример 1).

Л.А. Назарова, делопроизводитель

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2019.

Скачать ознакомительный номер Купить журнал со статьей

Утверждение документов: каприз или необходимость?

«Секретарь-референт» №9 2019 / Делопроизводство

Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.

Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

• акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
• технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
• шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
• методические инструкции и указания;
• правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
• инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
• нормативы (трудовые и материальные);
• отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
• перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
• планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
• графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
• расценки, тарифные ставки;
• сметы расходов;
• стандарты отраслевые, государственные;
• технические условия и нормали предприятия;
• структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
• уставы организаций и коллегиальных органов;
• положения о подразделениях, о должностях;
• регламенты бизнес-процессов.

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также  следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

• план работ отдела на год;
• положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
• номенклатура дел;
• акт приема-передачи дел;
• инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации.

Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции.

Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.

СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Существует три способа утверждения документа:

1. утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
2. утверждение коллегиальным органом;
3. утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.

Рассмотрим эти способы.

Утверждение распорядительным документом

Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.

На утверждаемом документе оформляют гриф утверждения документа. Его размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа.

Он состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (то есть если утверждают график, то пишут УТВЕРЖДЕН, если инструкцию, то УТВЕРЖДЕНА, если положение, то УТВЕРЖДЕНО, если правила, то УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего распорядительного документа в творительном падеже (например, «приказом»), его даты и регистрационного номера. Строки реквизита центруют относительно самой длинной строки или выравнивают по левому краю (Пример 1).

Л.А. Назарова, делопроизводитель

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2019.

Скачать бесплатно демо-номер журнала Подписаться на журнал

Обновляем обязательные приказы и документы в компании

Правительство продлило на 2023 год «санкционный» мораторий на плановые надзорные проверки по Постановлению от 10.03.2022 №336.

Однако он не распространяется на внеплановые визиты инспектора, если работник пожалуется в прокуратуру, или на предприятии произойдет несчастный случай.

Поэтому в начале года нужно провести ревизию всех обязательных документов и актуализировать их по необходимости, чтобы не было нарушений. Разбираемся, какие приказы должны быть в организации в 2023 году.

Перечень обязательных приказов и документов

Все документы организации можно условно разделить на несколько групп:

• организационно-распорядительные — приказы, распоряжения и указания постоянного или краткосрочного характера;
• локальные нормативные акты и локальные акты — внутренние регламенты, положения, порядки и другие документы, принятые с учетом мотивированного мнения профсоюза или без него;
• планы, графики и отчеты об их исполнении;
• записи по управленческой деятельности — табели учета рабочего времени, служебные записки, докладные, журналы регистрации инструктажей и пр.

Количество и состав документов зависят от видов деятельности компании, ее численности и организационной структуры. Но есть приказы и ЛНА, которые должны быть в любой организации, в том числе на малом предприятии.

Нормативно утвержденного списка необходимых приказов и локальных актов не существует. Кадровикам приходится самостоятельно изучать законодательные требования и планировать, какие документы необходимо издать. При этом некоторые организационно-распорядительные документы нужно обновлять каждый год, поскольку они по правилам издаются с ограниченным сроком действия.

Штатное расписание

В каждой компании есть локальный нормативный акт, который нужно регулярно обновлять. Это штатное расписание. В нем фиксируется распределение трудовых функций в организации, наименования должностей и профессий, установленные размеры оплаты труда.

Роструд разъясняет в письме от 22.03.2012 №428-6-1, что документ нужно актуализировать:

• при изменении в оргструктуре компании;
• переименовании должностей или профессий, названий отделов и служб;
• изменении окладов;
• сокращении штата или численности.

То есть если компания решит провести индексацию зарплат в связи с изменением МРОТ с 1 января 2023 года, то ей нужно будет издать приказ об изменении штатного расписания. Оно обновляется с периодичностью и в порядке, установленными работодателем.

Приказ об изменении штатного расписания, скачайте здесь

Это документ, который нужно обновлять каждый год по требованиям ст. 123 ТК РФ. Не позднее, чем за две недели до начала очередного календарного года работодатель утверждает график отпусков, в котором устанавливает очередность предоставления оплачиваемых дней отдыха работникам.

Приказ об изменении графика отпусков, скачайте здесь

Обратите внимание! Если компания оформляет график отпусков по унифицированной форме Т-7, то издавать приказ необязательно. Бланк уже содержит гриф утверждения руководителем.

Приказ о номенклатуре дел

Ежегодно с 1 января в компании вводят в действие список записей, локальных актов и приказов по основной деятельности, которые образуются в процессе работы. Такой перечень называется номенклатура дел.

Ее составляют для организации архива компании в текущем году. Номенклатура дел содержит список документов по управленческой деятельности, а также сроки и места их хранения. При ее составлении руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ

Правила внутреннего трудового распорядка. Образец 2023 года

Документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» регламентирует общий порядок работы на том или ином предприятии. Несмотря на то, что документ не является строго обязательным, он имеет широчайшее распространение. Его использую компании, задействованные во всех сферах бизнеса, относящиеся как к малому, так и к крупному предпринимательству.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк правил внутреннего трудового распорядка .docСкачать образец правил внутреннего трудового распорядка .doc

Для чего нужны правила внутреннего трудового распорядка

Роль правил внутреннего распорядка, относящихся к локальным нормативным актам, многогранна:

• они определяют порядок назначения на должность и увольнения сотрудников,
• режим труда и отдыха,
• права и полномочия,
• ответственность за различного рода нарушения,
• способы поощрения и меры наказаний за те или иные проступки,
• дресс-код,
• иные условия.

В глобальном смысле данный документ способствует повышению производительности труда, расширению перспектив организации. В зависимости от предприятия, правила могут редактироваться и содержать какие-то дополнительные пункты.

Единственное, чего не касаются правила трудового распорядка – конкретных трудовых функций сотрудников – их регулируют положения трудового договора или должностная инструкция.

Некоторые компании довольно пренебрежительно относятся к наличию и или составлению данного документа.

Это неправильно, поскольку в случае жалобы кого-либо из сотрудников в трудовую инспекцию, ее представителе при выездной проверке, первым делом интересуются именно правилами внутреннего трудового распорядка.

Еще и поэтому к составлению документа стоит относиться в высшей степени внимательно и серьезно – это позволит избежать в будущем разногласий с контролирующими структурами и возможных административных наказаний.

Что будет, если кто-либо из сотрудников нарушил правила

В случаях нарушения общих для всех правил внутреннего трудового распорядка, виновнику грозит дисциплинарное наказание. Как правило, их в организациях используется три вида (в зависимости от степени проступка):

• замечание,
• выговор,
• увольнение.

Но иногда могут применяться и другие виды взысканий.

В особо тяжелых ситуациях, провинившийся может быть подвергнут административному или даже уголовному наказанию.

Кто составляет документ

Написание данного документа может входить в должностные обязанности любого сотрудника организации, обладающего достаточным уровнем квалификации, определенными знаниями в области трудового и гражданского законодательства. Обычно в роли такового выступает юрисконсульт, секретарь или сам руководитель.

Каждый сотрудник организации должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу, до заключения трудового договора – об этом должна быть поставлена подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним согласен.

Пример правил внутреннего трудового распорядка

Правила не имеют стандартного унифицированного образца, поэтому пишутся в произвольном виде, в зависимости от потребностей организации или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному в ее учетной политике.

В любом случае, данный документ должен содержать ряд необходимых сведений, это:

• наименование компании,
• дату составления,
• подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на удостоверение подобного рода документов,
• порядок организации производственного процесса, труда и отдыха, которые можно оформлять тезисно или расписывать подробнейшим образом.

• Документ должен строжайшим образом соответствовать законодательству РФ, а противном случае, он может быть опровергнут в суде, а ответственные за его написание лица, наказаны.
• Следует отметить, что чем тщательнее будет прописан документ, тем более защищенным будет работодатель в случае необоснованных претензий со стороны работника.
• Правила внутреннего трудового распорядка могут стать доказательством нарушения прав сотрудников и послужить документальным обоснованием для исковых требований.

УТВЕРЖДАЮ:
Директор
ООО «Люля-Кебаб»
Крылов /Крылов О.Р./

1. «16» января 2017 г.
2. ПРАВИЛА
   внутреннего трудового распорядка
3. разработаны в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и определяют порядок работы на предприятии.

1. Правила приема на работу и увольнения работников
   • Прием на работу в организацию происходит после написания личного заявления. С каждым сотрудником заключается индивидуальный трудовой договор, после чего он под роспись изучает данные правила и прочие внутренние акты компании;
   • Сведения о новом месте работы включаются в трудовую книжку сотрудника, кроме того, специалист отдела кадров заводит личную карточку и присваивает работнику табельный номер;
   • Каждый работник после трудоустройства обязан пройти испытательный срок, продолжительность которого определяется в каждом случае отдельно и длится от 1 до 3 месяцев;
   • Расторгается трудовой договор по нормам, прописанным в законодательстве РФ.
2. Работник имеет право на:
   • Внесение изменений и корректировок в действующий трудовой договор (при условии, что они полностью соответствуют закону РФ);
   • Выполнение работы, прописанной в его трудовом договоре, свое собственное рабочее место и надлежащие условия труда;
   • Получение зарплаты и иных социальных выплат в сроки, установленные законом РФ;
   • Отдых, регулирование которого происходит строго по Трудовому кодексу РФ;
   • Профессиональное обучение, прохождение курсов, повышение квалификации;
   • Возмещение ущерба, причиненного при осуществлении работы.
3. Работодатель имеет право на:
   • Заключение трудового договора, внесение правок, изменений, корректировок в действующий трудовой договор, а также и разрыв трудовых отношений с работником;
   • Принятие мер, направленных на стимулирование, награждение отличившихся работников за эффективную, качественную работу;
   • Предъявление требований о полном и своевременном выполнении подчиненными своей работы, а также аккуратного отношения к собственности работодателя;
   • Привлечение подчиненных к дисциплинарной ответственности (в том числе материальной) – строго в соответствии с законодательством РФ;
   • Разработку и прием различных внутренних нормативных актов.
4. Работник должен:
   • делать свою работу качественно, в полном объеме и в соответствии с должностной инструкцией;
   • неукоснительно следовать нормам трудовой дисциплины, положениям правил внутреннего распорядка и требования по безопасности и охране труда;
   • беречь имущество, принадлежащее работодателю, в случае возникновения нештатных или опасных ситуаций немедленно доводить сведения о них до вышестоящего начальства.
5. Работодатель должен
   • следовать нормам, изложенным в трудовом законодательстве РФ и внутренних нормативно-правовых актах;
   • давать работникам работу, указанную в их трудовом договоре, а также обеспечивать их всем необходимым оборудованием, устройствами, техникой и материалами;
   • обеспечивать условия труда таким образом, чтобы они в полной мере соответствовали нормам безопасности;
   • своевременно выплачивать работникам зарплату, социальные и все прочие причитающиеся им выплаты;
   • знакомить сотрудников со всеми внутренними документами, имеющими прямое отношение к их деятельности;
   • возмещать причиненный в процессе осуществления трудовых функций ущерб (как материальный, так и вред, причиненный здоровью и жизни).

Единая система внутренних документов компании

Внутренние документы компании – это документы, которые регулируют ее внутреннюю деятельность и деятельность ее отдельных подразделений.

https://www.youtube.com/watch?v=D47tjKueI84\u0026pp=ygVc0KPRgtCy0LXRgNC20LTQtdC90LjQtSDQstC90YPRgtGA0LXQvdC90LXQs9C-INC00L7QutGD0LzQtdC90YLQsCDQvtGA0LPQsNC90LjQt9Cw0YbQuNC4IDIwMjM%3D

Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Для того чтобы документ обладал юридической силой, нужно, чтобы он соответствовал закону, был принят компетентным органом и оформлен в установленном порядке.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Юридическая сила копий:

• копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
• свидетельство юридической силы копии документа – отметка о ее заверении.

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

Это подчеркнуто и в определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Она определяется как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.

Оформление документов регламентируется ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

№ 65-ст, действует до 1 июля 2018 г.). С 1 июля 2018 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв.

Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).

Унифицированные формы кадровых документов приводятся в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Виды внутренних документов

По степени гласности различают документы:

• открытые (несекретные);
• документы с ограниченным доступом.

Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По кругу лиц (в том числе отделов, филиалов, управлений и т. д.), на которые распространяются внутренние документы, можно выделить документы:

Так, положение об отпусках, разработанное на предприятии и утвержденное в соответствии с уставом, будет обязательно для сотрудников всей компании в целом, причем не меняется с приходом новых сотрудников.

Положение о совете директоров касается только этого органа, а, скажем, приказ о приеме на работу носит индивидуальный характер, составляется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

По волевому признаку внутренние документы можно разделить на:

• организационные;
• распорядительные;
• справочно-информативные.

Внутренние документы компании не должны противоречить друг другу. Кроме того, необходимо, чтобы в компании действовала единая система внутренних документов, порядка их создания и согласования.

«Организация и хранение электронных документов»

Порядок создания внутренних документов

Внутренние документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов. Юридическая служба (юрист) компании разрабатывает внутренние документы, для создания или исполнения которых необходимы юридические знания, или визирует документы, подготовленные специалистами отделов компании.

Работа юриста с внутренними документами компании

Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя очередность действий.

Получение указания на разработку документа, уточнение целей и содержания документа.

Например, для того чтобы подготовить приложение к правилам внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени», юрист должен обговорить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя по продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, длительности обеденного перерыва.

При этом следует информировать лицо, дающее задание, если эти требования идут вразрез с трудовым законодательством. В силу должностных обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, наличие которых обязательно по закону.

Изучение сопутствующих внутренних документов. Например, для подготовки типового трудового договора компании юрист должен изучить положения «Об отпусках», «О персонале», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы эти документы согласовывались между собой.

Сбор реквизитов и персональных данных, если они потребуются для создания документа.

Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании. Чаще всего юрист согласовывает проект документа с отраслевым отделом, кадровой службой, бухгалтерией. В отдельных случаях со службой охраны, например, документы по охране коммерческой тайны.

Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа.

Оформление документа подразумевает его выпуск на соответствующем бланке, либо включение в его текст необходимых реквизитов, в некоторых случаях листы документа должны быть пронумерованы и прошиты.

На документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, можно также указать дату составления документа. Эти данные указываются мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа.

Тиражирование и регистрация документа. Исполнитель должен оформить регистрацию в соответствующей службе, которая вносит запись о документе в журнал регистрации, придает документу номер и проставляет дату издания.

Передача документа для исполнения. Эту функцию осуществляет либо руководитель, либо исполнитель, либо делопроизводитель. Целесообразно установить в компании правило, по которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом – нижестоящему.

Осуществление контроля в случае имеющегося соответствующего предписания. Если документ является внутренним документом юридического отдела, юрист помещает исполненный документ в дело, хранящееся в отделе.

Учётная политика организации в 2023 году: зачем нужна, как оформить, образцы

Бухгалтерские операции можно проводить разными способами. Как именно — организация выбирает сама из тех вариантов, которые допускаются законом. Но правила ведения учёта внутри фирмы необходимо утвердить специальным документом. Рассказываем, что в нём должно быть, кто и как его составляет.

Учётная политика — это внутренний документ организации, в котором прописан порядок проведения бухгалтерских и налоговых операций. Его формируют непосредственно для той компании, в которой он будет применяться, и с учётом особенностей её работы. Поэтому универсального образца учётной политики не существует.

Учётная политика отражает правила проведения хозяйственных и налоговых операций фирмы. Организация вправе составить для них общий документ или разделить на учётную политику для целей бухгалтерского учёта и учётную политику налогообложения.

В учётной политике должны содержаться:

• рабочий план счетов бухучёта;
• формы первичных и внутренних бухгалтерских документов;
• правила проведения инвентаризаций и оценки активов компании;
• порядок документооборота;
• контроль за хозяйственными операциями.

Если по какому-то бухгалтерскому вопросу не предусмотрены государственные стандарты, организация самостоятельно их разрабатывает и прописывает в учётной политике. К примеру, для графика отпусков существует унифицированная форма Т-7, но можно создать собственный бланк — что именно будет использоваться, указывают в учётной политике.

По сути, это практическая инструкция для сотрудников фирмы, которые в работе сталкиваются с финансовыми операциями. Чтобы бухучёт вёлся по единому стандарту, все работники обязаны строго придерживаться утверждённых правил. Если придёт налоговая проверка, инспектор будет проверять соответствие ведения бухучёта принятой в организации учётной политике.

Кто и как составляет учётную политику

Предприятие или организация самостоятельно разрабатывает учётную политику, но при этом опирается на действующее законодательство. Составление документа поручают главному бухгалтеру или другому сотруднику, который ведёт бухгалтерию. Если бухгалтера в штате нет, руководитель может обратиться в аутсорсинговую компанию. Если же есть нужные знания, можно и самому написать учётную политику.

Бухгалтер определяет перечень бухгалтерских и налоговых операций фирмы. Уточняет, какие государственные стандарты для неё обязательны, а какие — нет.

Какие финансовые операции можно отразить разными способами и какой из них наиболее подходящий. Разрабатывает алгоритмы отражения операций, для которых государство не предусмотрело нормативы.

Изучает специфику, рекомендации и разъяснения по ведению бухучёта в компаниях этой отрасли.

Когда документ готов, руководитель издаёт приказ об его утверждении. Принятой формы распоряжения нет, но в тексте обязательно указывают дату вступления в силу и ответственного сотрудника. Дату окончания действия учётной политики не пишут — она считается бессрочной, а при необходимости дополняется.

Бланк приказа об утверждении учётной политики

Передавать учётную политику в налоговые органы не нужно — она хранится в организации. Но, если придёт налоговая проверка, инспектор потребует этот документ и приказы об его утверждении и изменении.

!

Разработать и внедрить учётную политику нужно в течение 90 дней после регистрации фирмы — Положение по бухгалтерскому учёту ПБУ 1/2008. Если компания появилась в результате реорганизации, ей нужно утвердить учётную политику в тот же срок.

Как оформить учётную политику

Типовой формы документа нет — каждая организация разрабатывает его самостоятельно. Поэтому пользоваться готовыми шаблонами из интернета не стоит. Доверьте составление текста профессиональному бухгалтеру.

Вот несколько примеров, как можно оформить учётную политику в зависимости от налогового режима:

!

Обычно издают приказ об утверждении учётной политики, а в приложении к нему идут сами правила бухгалтерского и налогового учёта организации.

Когда и как вносить изменения в учётную политику

Учётная политика организации действует постоянно — её не нужно утверждать каждый год. Обновления вносят, только если для этого есть основания. Например, в законодательстве произошли изменения, которые влияют на бухгалтерский и налоговый учёт организации — тогда их надо отразить в учётной политике. Но новая редакция должна заработать не раньше, чем свежие нормативы вступят в силу.

Также разрешено вносить поправки в документ, если фирма решила оптимизировать учёт, внедрила новое направление или существенно изменились условия её работы — ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Например, сеть зоомагазинов открывает интернет-магазин. Теперь платежи будут приниматься онлайн — особенности их проведения нужно прописать в учётной политике.

Чтобы внести изменения в документ, бухгалтер изучает действующие стандарты и законы, готовит текст обновлений. Новую редакцию утверждают отдельным приказом или распоряжением руководства фирмы. Если учётную политику меняют в связи с изменением законодательства, в документе должны содержаться ссылки на эти нормативные акты.

Бланк приказа об изменении учётной политики

Изменения в учётной политике организации вступают в силу с нового отчётного периода, то есть с начала следующего года. Учётная политика, утверждённая 30 ноября 2022 года, заработает 1 января 2023 года. Но иногда можно изменить правила учёта и в середине года. Например, если вступили в силу значимые изменения в Налоговом кодексе РФ или компания стала проводить новые финансовые операции.

Что будет за отсутствие учётной политики

Учётная политика — обязательный документ для юридического лица. С предпринимателями дело обстоит чуть иначе.

Если ИП не ведёт бухучёт, то и бухгалтерская учётная политика ему не нужна. Если ИП ведёт бухучёт, он должен наравне с юрлицами составить и утвердить бухгалтерскую учётную политику.

Обычно это крупные фирмы с большим штатом и несколькими направлениями деятельности.

А вот налоговый учёт обязаны вести все предприниматели — значит, и учётная политика для целей налогообложения у них должна быть.

За отсутствие учётной политики организациям и ИП полагается штраф:

• по ст. 126 НК РФ — 200 ₽;
• по ст. 15.6 КоАП РФ гражданину — от 100 ₽ до 300 ₽, должностному лицу — от 300 ₽ до 500 ₽.

Учётная политика — не формальный документ «ради галочки». Поэтому составлять его нужно тщательно и неукоснительно придерживаться в работе.

Например, если в тексте не отражены какие-то хозяйственные или налоговые операции, которые фирма использует, налоговый инспектор при проверке может применить другой порядок расчёта.

В результате может не сойтись сумма налоговых отчислений — организации доначислят налоги или выпишут штраф.

Статья актуальна на  18.01.2023

Как изменится электронный документооборот с 2023 года

Условия современного мира требуют от компаний всё большей скорости и эффективности ведения бизнеса. Одним из способов ускорения и оптимизации процессов является переход на электронный документооборот (ЭДО).

В России эта тенденция набирает обороты, и с 2023 года вступают в силу новые правила в этой области.

Изменения в ЭДО происходят в рамках реализации Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, которая была разработана и утверждена ФНС в 2020 году.

В данной статье мы рассмотрим основные изменения в электронном документообороте с 2023 года, которые ждут бизнес-сообщество, а также подробно разберём порядок перехода на электронный документооборот в 2023 году.

Электронный документооборот с 2023 года: перечень основных изменений

Электронный оборот с 2023 года претерпит ряд изменений, некоторые из которых уже вступили в силу. Вот основные нововведения:

1. Унифицированные формы и форматы электронных документов.
2. Обновлённые правила документооборота, соответствующие новым требованиям Минтруда.
3. Обязательный переход бюджетных организаций на электронный документооборот.
4. Новые требования к операторам ЭДО.
5. Возможность подписывать электронные документы автоматической электронной подписью.

Рассмотрим каждое из них более детально.

Унифицированные формы электронных документов в 2023 году

Разработка и утверждение новых форматов электронных документов — одно из основных направлений развития ЭДО. Федеральная налоговая служба продолжает активную работу по разработке унифицированных форм электронных документов. К концу 2022 года перечень электронной документации, для которой уже разработан и утверждён формат, включал в себя 21 документ в электронном виде. В их числе:

• счёт-фактура;
• универсальный передаточный документ (УПД);
• универсальный корректировочный документ (УКТ);
• корректировочный счёт-фактура;
• товарная накладная;
• транспортная накладная;
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• договор (PDF/A-3);
• машиночитаемая доверенность и другие документы.

Формат машиночитаемой доверенности ещё планируется обновить, поэтому речи об обязательном использовании МЧД пока что нет. Однако уже известен срок, когда все компании должны будут иметь МЧД на сотрудников, подписывающих документы от лица организации, — 1 сентября 2023 года.

В 2023 году, помимо формата МЧД, ожидается обновление и формализация 10 типов документов. В частности, планируется выпустить 7 новых форматов и обновить уже существующие 3 формата.

Обновлённые форматы получат УКД, УПД И МЧД. Новые унифицированные форматы разработают для:

• авансовых отчётов
• отчёта комиссионера (агента)
• счёта на оплату
• гарантийного письма
• прейскуранта
• реестра оказанных услуг по ДМС
• отчёта о выполнении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР).

Изменения в правилах документооборота

С 1 марта 2023 года, в соответствии с ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ, введены единые требования к составу и формам электронных документов (Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н).

По новым правилам работодатель теперь может принимать решение о ведении электронного документооборота без необходимости дублирования документов на бумаге. То есть создание, подписание и хранение документов можно осуществлять исключительно в электронном формате.

Требования Минтруда распространяются на список из 122 документов.

Согласно Приказу Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н:

• основная часть документа должна быть в формате PDF/A-1A;
• если к основной части есть приложения, они должны быть в форматах для текста, таблиц или изображений;
• документ должен быть подписан электронной подписью подходящего для данного вида документации;
• если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом, должна быть МЧД;
• к документу должно быть описание в формате xml.

Обязательный переход бюджетных организаций на ЭДО

С 1 января 2023 года вступили в силу положения приказа Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н. С этого момента часть организаций обязана перейти на ЭДО и использование унифицированных форматов первичных документов в электронном виде.

Переход на ЭДО с 1 января 2023 года стал обязательным для:

• организаций бюджетной сферы субъектов РФ и муниципальных образований;
• федеральных и региональных органов исполнительной власти, а также их подведомственных казённых организаций;
• прочих получателей бюджетных средств.

Новые требования к операторам ЭДО

С января 2023 года вступило в силу положение Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108, которое обязует операторов ЭДО передавать в налоговую электронные документы с реквизитами прослеживаемости. К таким документам относятся счета-фактуры, УПД и др.

Порядок передачи документов определён приказом ФНС России от 8 июля 2022 года № 636.

Подписанные электронные документы вместе с файлами электронной подписи, а также служебными и технологическими документами, передаются оператором в ФНС в виде архива.

Оператор продавца обязан представить электронные документы в течение одного рабочего дня, следующего за днём получения указанных электронных документов от продавца.

Применение автоматической электронной подписи операторами ЭДО

Приказ Минфина РФ от 12 января 2023 года № 3н позволит операторам ЭДО использовать автоматическую электронную подпись при подписании документов. Изменения вступают в силу с 1 июля 2023 года и распространяются на всех операторов ЭДО, кроме Федерального Казначейства, которое является оператором информационной системы госзакупок.

Это нововведение упростит работу с технологическими документами и обеспечит защиту подписей сотрудников от возможной компрометации.

Как подключить ЭДО в 2023 году

• Изучить схему бумажного документооборота и перевести её в электронный формат.

Нужно оценить количество задействованных сотрудников, определить, кто имеет право подписи, где возникают задержки документов и на каком этапе работа с нужным документом. Это поможет ответственным за документацию видеть, где находится документ и предотвратить его утерю или задержку.

• Подготовить необходимую локальную документацию.

В частности, положение о переходе на электронный документооборот и регламент ЭДО, описывающий правила работы с электронными документами, порядок доступа к системе электронного документооборота и др.

• Получить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.

Если руководитель ещё не получил подпись, он должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или её доверенных лиц. Остальные сотрудники могут получить свои подписи в аккредитованном УЦ.

• Определиться с выбором системы ЭДО.

Необходимо выбрать техническое решение. Например, онлайн-сервис для работы с небольшим количеством документов документами (не более 100 в месяц) или интеграцию ЭДО в учётную систему компании, если объём документов большой.

• Выбрать оператора ЭДО.

Уточните у контрагентов, с какими операторами они уже работают, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для вашей компании.

«Астрал» предлагает удобное и простое решение для перехода на электронный документооборот. Сервис Астрал.ЭДО позволяет быстро и легко обрабатывать и подписывать документы, а также контролировать их передачу. Системой предусмотрена поддержка роуминга, которая позволит вести документооборот с контрагентами, подключёнными к другим операторам. Попробуйте все функции сервиса бесплатно!