Ведение кадровой документации в филиале 2023
Значение регламентов кадрового делопроизводства и документооборота сложно переоценить. Это важная составляющая основы любого бизнеса и деятельности государственных организаций. Организовать работу кадровой службы достаточно просто и в тоже время сложно. Какие же законы и положения регламентируют организацию кадровой работы с персоналом в электронном формате, разберем в статье.
Хорошо проработанные в программе электронные инструкции закрывают на 75% все потребности в регламентации работы сотрудников с КЭДО. Это кропотливая задача требует времени и профессиональной концентрации, поэтому лучше привлекать интеграторов или даже разработчиков систем.
Человеческий капитал – источник развития бизнеса
Человеческие ресурсы (или еще часто говорят: «Человеческий капитал») для любой организации – это ключевой элемент. Без умного адекватного управления человеческим капиталом трудно рассчитывать на успех. Именно поэтому на предприятиях так важна кадровая служба и ее работа.
Чтобы системно решить эту проблему существуют регламенты организации кадрового делопроизводства на уровне государственных законов и положений. А также каждое предприятие может, а по-хорошему должно, разработать свои собственные регламенты по кадровому делопроизводству, которые однозначно определят области действия и правила.
Регламент кадрового документооборота по ТК РФ или своим силами
Трудовой кодекс РФ является главным законодательным документом, который задает кадровое делопроизводство и документооборот, регламентирует трудовые отношения.
К сожалению, в Трудовом кодексе РФ регламенты, определяющие трудовую деятельность и все ее составляющие, не являются однозначными с юридической точки зрения.
Например, в статье 128 ТК РФ указано, что отпуск без сохранения заработной платы работник может оформить на основании письменного заявления. Идет акцент, что заявление должно быть оформлено письменно в виде документа.
А в статье 255 ТК РФ – отпуск по беременности и родам предоставляется женщине на основании больничного и заявления. Такая формулировка делает возможным и достаточным устное заявление работницы.
Опытные профессионалы-юристы могут найти таких фрагментов казуистики и нестыковок достаточно много.
Поэтому, как правило, многие предприятия организуют свой кадровый документооборот на основании своего собственного Положения о кадровом документообороте и Инструкций по кадровому делопроизводству. Также могут быть и другие документы, определяющие кадровый электронный документооборот (КЭДО), в тех случаях, когда эта работа автоматизирована с помощью специальных программ.
Напомним, с 2022 года, согласно Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, установлен регламент и порядок обмена кадровыми документами в электронном формате. Переход на КЭДО пока необязательный, но уже идет стройными рядами среди дальновидных организаций.
Программы на базе 1С для КЭДО
- 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Любые самые расчеты зарплаты, управление человеческим капиталом на уровне учета компетенций, знаний, повышений квалификации и прочее;
- 1С:Документооборот (ДО). Обеспечивает ведение КЭДО и взаимодействия внутри предприятия по всем документам;
- 1С:Кабинет сотрудника (КС). Новый развивающийся сервис для покрытия основных задач КЭДО;
- Личный кабинет сотрудника (WA_ЛКС). Удобный сервис с мобильным приложением для двустороннего взаимодействия кадровой службы и сотрудников. Простая интеграция с 1С_
Чек-лист «7 маркеров готовности к внедрению кадрового электронного документооборота»
Калькулятор стоимости КЭДО. Скидки 50% на WA:Личный кабинет сотрудника. Интеграция с 1С, РвР и Госуслугами
Области документов кадрового учета
Для задания правил и регламента кадрового делопроизводства и документооборота необходимо для каждого конкретного предприятия определить:
- области/группы кадровых документов, которые будут применяться на предприятии;
- виды кадровых документов и их назначение;
- реквизитный состав и формы для каждого вида документа, а также правила заполнения и правила обработки каждого такого вида документа;
- ну и конечно, необходимо определить зоны ответственности за отдельные области/группы кадровых документов, а также ограничения и условия доступа к таким документам.
Как правило, выделяют три основные группы кадровых документов на предприятии:
- Локальные нормативные акты, положения, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, график отпусков и прочие регламентирующие документы.
- Документы по личному составу: приказы по личному составу, карточки сотрудников, трудовые договоры, заявления, прочие документы.
- Информационно-справочные документы: служебные и докладные записки, другая корреспонденция (входящая, исходящая, внутренняя).
Практически на каждом крупном предприятии, с правильно организованным кадровым документооборотом присутствуют следующие процедуры (и их виды документов):
- Прием на работу:
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор (контракт);
- приказ о приеме на работу;
- протокол общего собрания учредителей.
- Перевод на другую работу:
- заявление о переводе;
- служебная записка (представление) о необходимости перевода сотрудника;
- приказ о переводе.
- Увольнение и сокращение:
- уведомление работника о предстоящем сокращении;
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении.
- Отпуск:
- график отпусков;
- заявление на отпуск;
- приказ об отпуске.
- Дисциплинарное взыскание:
- служебная (докладная) записка;
- акт о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительная записка;
- приказ о дисциплинарном взыскании поощрения и награждения.
- Поощрения и награждения:
- представление к награждению;
- приказ о награждении.
Ниже приведена классификация кадровых документов с реального проекта автора статьи. Классификация была тщательно проработана специалистами кадровой службы производственного предприятия и настроена в программе 1С:Документооборот 8 КОРП также автором статьи.
Документы связаны между собой в цепочки документов и создают цепочки кадровых процессов. Хорошо продуманная и структурированная система кадровых документов и их обработки – это основа для качественного КЭДО.
Этот пример иллюстрирует хороший инструмент для организации кадрового делопроизводства и кадровой работы. Программа 1С:Документооборот 8 КОРП отлично справляется с назначением: организовать работу сотрудников, навести порядок в кадровых документах, сделать работу кадровой службы эффективной.
| Наименование |
| Кадровые документы |
| Заявления |
| Заявление на введение трудовых книжек |
| Заявление на отпуск |
| Заявление на перевод |
| Заявление на перечисление заработной платы |
| Заявление на стандартный налоговый вычет |
| Заявление о приёме на работу |
| Заявление об увольнении |
| Кадровые приказы |
| Приказ о возложении/снятии обязанностей |
| Приказ о командировке |
| Приказ о переводе |
| Приказ о приеме на работу |
| Приказ об изменении в локально нормативных документах |
| Приказ об изменении оплаты труда |
| Приказ об отпуске за свой счет |
| Приказ об отпуске по уходу за ребенком |
| Приказ об очередном отпуске |
| Приказ об увольнении |
| Приказ об утверждении штатного расписания |
| Личные документы сотрудников |
| Личная карточка Т2 |
| Личное дело сотрудника (комплект документов) |
| Аттестат/Сертификат специалиста |
| Резюме сотрудника |
| Трудовая книжка/вкладыш |
| Трудовые документы |
| Доп.соглашение к Трудовому договору |
| Согласие на обработку персональных данных |
| Соглашение о конфиденциальности |
| Трудовой договор |
| Увольнение по собственному желанию |
| Увольнение по соглашению сторон |
Бесплатная консультация
эксперта
Регламенты КЭДО в организации
Лучший способ нормализовать и оптимизировать регламенты кадрового ДО в компании – это создать систему КЭДО на основе уже имеющихся программных продуктов от фирмы «1С» с использованием практик опытных интеграторов.
Эксперты не просто помогут настроить кадровый документооборот и делопроизводство, но и подскажут наиболее оптимальные варианты организации этой работы, проанализируют существующие регламенты и приведут их в стандарты, соответствующие Федеральным законам и положениям. Плюс помогут оптимально выстроить кадровую работу на предприятии.
Документов, регламентирующих кадровый документооборот и тем более КЭДО достаточно много. В каждом конкретном случае формируется свой уникальный пакет документов с содержанием, которое определяется потребностями и особенностями конкретного предприятия.
Ниже список регламентирующих документов, часто используемых в работе. Некоторые из них обязательны, другие являются дополняющими основные регламенты.
- Инструкция по делопроизводству.
- ГОСТ по делопроизводству (официальный государственный документ).
- Положение по кадровому делопроизводству с учетом требований ГОСТа.
- Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов.
- Номенклатура дел в кадровой службе.
- Должностные инструкции:
- начальника службы ДОУ;
- руководителя канцелярии;
- делопроизводителя;
- секретаря делопроизводителя.
- Должностные инструкции для кадровой службы:
- руководителя кадровой службы;
- специалиста по кадровому делопроизводству с учетом требований профстандарта «Специалист по управлению персоналом».
- Регламент кадровой службы с учетом особенностей кадрового делопроизводства конкретного предприятия.
В случае автоматизации кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов важным дополнением к регламентам работы будут являться Инструкции для пользователей по электронному кадровому документообороту. Инструкций может быть достаточно много, особенно, если они созданы точечно, по каждому документу, по каждому кадровому процессу, по особым случаям кадрового учета и управления персонала.
В программных продуктах «1С» и смежных сервисах есть возможность прямо в программе создать или загрузить инструкции для пользователей, которые будут отображаться в карточке документа с учетом текущего контекста (вид документа, организация, состояние в котором находится документ). Можно также разместить Инструкции в программе 1С с учетом текущего контекста, что очень сильно облегчает работу пользователей.
Хорошо проработанные электронные инструкции внутри программы закрывают на 75% все потребности в регламентации работы людей с КЭДО. Это кропотливая задача требует времени и профессиональной концентрации, поэтому лучше привлекать интеграторов или даже разработчиков систем.
WA:Личный кабинет сотрудника — решение собственной разработки для самообслуживания сотрудников и внедрения КЭДО
Преимущества КЭДО
- Все кадровые процессы происходят в одной системе;
- Информация гарантировано актуальна;
- Все взаимодействия прозрачны, происходят быстро и без задержек, даже если люди работают в разных территориальных офисах;
- Все документы находятся «под контролем»;
- У участников кадровой работы нет возможности что-то забыть или потерять, как это случается с бумажными документами.
Одним словом, сравнивать бумажный и электронный кадровый документооборот – это как сравнивать разные технологии. Например, поездки на автомобиле и перелеты на самолетах. Да могут быть ситуации, когда «заморачиваться» с КЭДО просто не имеет смысла. Например, для компаний с небольшой численностью сотрудников, условно до 50. В этом случае, проще или вести кадровую работу в бумажном виде, или лучше отдать на аутсорс.
Ключевые преимущества электронного документооборота давайте назовем в явном виде:
- Документы обрабатываются быстро в реальном времени. Интервалы обработки задаются регламентами по кадровой работе. А программные продукты позволяют руководителю анализировать как скорость обработки документов, так и загруженность сотрудников. А также выявлять «узкие места» в организации этой работы.
- Документы в электронном виде не меняют свои качества – не выцветают, не собирают пыль, не могут прийти в негодность из-за воды, огня или других факторов, портящих носитель документа.
- ЭД позволяют одновременно работать с ними нескольким сотрудникам. Каждый имеет доступ к актуальной версии документа.
- Доступ к документам настраивается легко и надежно. В отдельных случаях ведется контроль на работу с документами, протоколирование доступа к персональным данным.
- При использовании электронной подписи появляется возможность создавать юридически значимые кадровые документы. Причем подделать электронную подпись гораздо сложнее, чем личную подпись на бумажном документе.
- С помощью ключей и паролей появляется возможность передавать по защищенным каналам связи закрытые виды информации. Это повышает надежность и защиту документов.
- Документы, если они полностью переведены в электронный вид, не требуют отдельного помещения для хранения, специальных людей для работы с ними. Электронный архив документов удобнее и менее затратен. Особенно, к примеру, для крупного производственного предприятия, где кадровых документов каждый месяц возникает огромное количество.
- При включении в работу с документами работников взаимодействие кадровой службы с работниками в обоих направлениях становится более простым и удобным для всех сторон.
Примеры кадрового взаимодействия через WA:Личный кабинет сотрудника
Рис.1 Архитектура решения и связи между информационными ресурсами 
Рис.2 Рабочий стол программы позволяет иметь все «под рукой» и удобно переходить в нужные разделы программы 
Рис.3 Заявки сотрудников. Быстрое и без задержек взаимодействие с кадровой службой. Список позволяет отслеживать состояние заявки в ее обработке. 
Рис.4 Список документов на подписи в WA:ЛКС показывает актуальную об подписании ЭП документов как со стороны предприятия, так и со стороны сотрудника
Лучшее решение для перехода на кадровый электронный документооборот – это профессиональная работа экспертов. Используйте опыт наших специалистов в вопросах КЭДО.
Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!
Открываем филиал: кто ответственный за документы?
Как следует из определения понятия «филиал», ответственность за его деятельность несет создавшая их головная организация. Кроме того, при создании филиала требуется внести изменения в учредительные документы (устав) и Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Регистрируются изменения в МИФНС России на основании решения, принятого общим собранием участников (либо единственным участником) общества.
Процесс постановки делопроизводства и обмена документацией между головным офисом и филиалом определяется Положением о филиале (пример 1), содержание которого утверждает генеральный директор головной организации.
С помощью Положения о филиале наделяем филиал правами. Но это только начало работы.
Организация делопроизводства в филиале имеет не меньшее значение, чем в головном офисе. Кроме того, чем крупнее филиал, тем больше документооборот, и упускать из виду этот процесс ни в коем случае нельзя.
Подготовительную работу перед открытием филиала в регионе выполняют, как правило, либо специалисты по персоналу головной организации, либо на месте так называемые «команды открытия», в обязанности которых входит организация начала работы филиала (в т. ч. набор персонала).
Поскольку на начальном этапе процесс кадрового делопроизводства филиала нуждается, во-первых, в правильной организации, во-вторых, в постоянном контроле и мониторинге со стороны головной организации, то таким образом налаженная работа может сэкономить ресурсы и время.
КТО ДОЛЖЕН ОТВЕЧАТЬ ЗА РАБОТУ ФИЛИАЛА?
Филиал не является юридическим лицом, руководитель организации назначает директора филиала, который действует на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ).
Посредством издания приказа (см. пример 2) в штатное расписание организации необходимо внести изменения: дополнить его разделом «Филиал» и соответствующими должностями и профессиями. Это штатное расписание утверждает генеральный директор организации, и оно будет находиться в центральном офисе. В филиал будет передана заверенная выписка из него.
После того, как руководитель филиала будет назначен на должность, по общим правилам оформляется его прием на работу.
Полномочия руководителя филиала оформляются доверенностью.
Наделяева И. И., заместитель директора по управлению персоналом
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2017.
Ведение кадровой документации в филиале 2023
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.
СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.
Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа.
В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).
Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).
Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ
Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь. Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.
Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.
Этот список не является исчерпывающим.
Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.
Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации.
В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.
ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.
- • письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;
- • письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;
- • особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.
Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.
Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.
Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.
Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.
- Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:
- • приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);
- • о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);
- • о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);
- • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);
- • о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);
- • о поощрении работника (форма № Т-11*).
Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).
Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.
Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют. Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2).
А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска. Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.
Хранение приказов по личному составу
Электронный кадровый документооборот в 2023 году
Ведение документов в электронном виде всё больше вытесняет бумажное делопроизводство, особенно в кадровой сфере.
И это неудивительно, ведь использование электронных документов упрощает, ускоряет и облегчает многие процессы.
Федеральный закон от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ узаконил кадровый электронный документооборот (КЭДО) и позволил работодателям перевести делопроизводство в электронный формат практически полностью.
В статье мы расскажем, как изменится электронный кадровый документооборот в 2023 году, какие документы можно перевести в «цифру», а также о том, как перейти на КЭДО.
Как изменится электронный кадровый документооборот в 2023 году
Основным изменением в электронном кадровом документообороте в 2023 году стало введение единых требований к формату кадровых документов в электронном виде, установленным приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н.
Теперь кадровый электронный документ должен содержать:
- основную часть документа в формате PDF/A-1A;
- приложения к основной части (если имеются) в текстовом, графическом или табличном формате, либо в формате структурированных данных;
- электронную подпись основной части документа и приложения;
- машиночитаемую доверенность, выданную для подписания электронного документа (при необходимости);
- описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
В приложении к приказу Минтруда приводятся детальные сведения о каждом структурном элементе, включая его название, тип значения и признак обязательности. Кроме того, приложение включает перечень структурных элементов описания электронного документа и коды кадровых документов, которые до этого оформлялись в письменном виде.
Единые требования, установленные Минтрудом РФ, обязательны для всех работодателей, которые перешли на КЭДО. Они вступили в силу с 1 марта 2023 года.
Какие кадровые документы вести в электронном виде
Если работодатель перейдёт на КЭДО с 2023 года, он сможет вести в электронном виде практически все кадровые документы, за исключением определённых категорий, перечисленных в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ.
К таким документам относятся приказы об увольнении (за исключением увольнения сотрудников, принятых на дистанционную работу по 407-ФЗ), акты о несчастных случаях, а также журналы инструктажей. Если эти документы оформлены в электронном виде, то должны иметь бумажные копии.
Кроме того, система кадрового электронного документооборота не применяется в отношении трудовых книжек.
Как перейти на кадровый ЭДО в 2023 году
- Выбрать подразделения и типы документов для перевода в электронный формат.
- Разработать внутренние правила перехода и регулирования КЭДО.
- Оповестить работников.
- Рассказать сотрудникам о новых правилах работы.
- При необходимости подготовить и внести изменения в коллективные договоры.
Нужно определить, какие подразделения и какие типы документов можно перевести на электронный формат исходя из их особенностей. Например, для подразделений, которые часто обмениваются документами, включая кадровые, электронный формат может оказаться более удобным, чем бумажный.
Компания должна разработать положения, которые регулируют переход на кадровый документооборот в электронном формате. В них должны быть отражены все важные аспекты внедрения КЭДО, включая порядок перехода, виды электронных подписей и принципы использования, порядок обработки персональных данных.
Необходимо оповестить сотрудников об изменениях, связанных с переходом на электронный кадровый документооборот, и получить от них письменное заявление о переходе на КЭДО. Для удобства учёта перешедших на электронный документооборот сотрудников следует утвердить соответствующий список.
После оповещения работников о переходе на КЭДО необходимо рассказать им о новых правилах работы с электронными документами, о том, как работать с электронными подписями и как заполнять электронные документы.
Если в компании действуют коллективные договоры, то необходимо добавить в них новые пункты, связанные с переходом на электронный кадровый документооборот.
Заключение
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) в организации — это важный шаг в развитии современного бизнеса, который повышает эффективность работы, снижает издержки и облегчает взаимодействие между сотрудниками и компанией в целом. Несмотря на то что переход на кадровый ЭДО в 2023 году обязательным не является, компаниям следует рассмотреть возможность его внедрения.
Если работодатель захочет перейти на кадровый ЭДО, ему нужно будет не только соблюсти порядок внедрения КЭДО в организации, но и учесть изменения в кадровом электронном документообороте (ЭДО), вступившим в силу в 2023 году.
Проще всего перейти на кадровый ЭДО с Астрал iКЭДО. С помощью нашего сервиса вы сможете обеспечить штат сотрудников электронными подписями, а также создать необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также для их хранения.
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.
Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.
Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.
Кто отвечает за кадровые документы организации
В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет штатный или приходящий бухгалтер, либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.
Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.
Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?
Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.
Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.
Список обязательных кадровых документов
- Трудовые договоры с сотрудниками
- Личные карточки работников
- Трудовые книжки
- Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
- Штатное расписание
- Должностные инструкции
- Правила внутреннего трудового распорядка
- График отпусков
- Положение о персональных данных
- Согласия на обработку персональных данных
- Положение об оплате труда
- Табель учета рабочего времени
- Расчетный листок и документ об утверждении его формы
- Приказы
Трудовые договоры
С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.
В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Важно!
С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.
Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.
Личные карточки работников
Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2, либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты).
Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения.
Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.
При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение.
Важно!
Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)
Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей.
При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.
Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.
В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п.
36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии.
Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю.
Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.
ВАЖНО!
До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.
Штатное расписание
В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).
Важно!
На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.
Должностные инструкции
С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.
Важно!
Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.
Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы.
Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.
Правила внутреннего трудового распорядка
В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.
График отпусков
Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е.
за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.
Положение о персональных данных
Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).
В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ.
Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.
Согласия на обработку персональных данных
Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.
Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
Положение об оплате труда
Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда.
В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ).
Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.
Табель учета рабочего времени
Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.
Приказы
Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы.
Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.).
Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).
Делегируйте ведение кадрового производства 1C-WiseAdvice.
Доверьте кадровый учет нашей компании, чтобы не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.
Темы
собственнику иностранным компаниям зарплата и кадры hr-директору