Трудовой кодекс хотя и не обязывает составлять штатное расписание, все же на него ссылается в ст.15 и 57, а значит нужно, чтобы этот документ был в компании. Также думают и инспекторы ГИТ.

При проверке они внимательно изучают «штатку» и если находят ошибки, могут сделать замечание или даже оштрафовать организацию.

В статье обсудим в чем ошибаются специалисты при составлении штатного расписания и как исправить ошибки. 

Какие могут быть ошибки в штатном расписании

Ошибки при составлении штатного расписания делятся на два типа: в содержании документа и при заполнении. Также можно выделить общие ошибки при формировании самого документа, например, когда кадровый специалист или бухгалтер составляет каждый раз новое штатное расписание на год или когда у компании есть филиалы, для каждого составляют свою «штатку». 

Если в компании не переименовывали подразделения или названия должностей, не происходила реструктуризация, не сокращали работников, не пересматривали условия труда, связанные с заработной платой, то менять штатное расписание не нужно.

Составлять отдельное для филиалов тоже не нужно, потому что они не являются самостоятельными юридическими лицами (ч.3 ст. 55 ГК РФ), даже если у их руководителей есть право лично утвердить и ввести штатное расписание. В графе «Наименование организации» указывают название головной компании, а в графе «Структурное подразделение» — название филиала. 

Ошибки в содержании «штатки»

Чаще всего составители документа допускают следующие ошибки в штатном расписании:

1. Внештатники в «штате». Не нужно вносить в штатное расписание должности людей, которые работают в компании не по трудовому договору. 

Совет   Если нужен человек на время, можно ввести в «штатку» требуемую должность и даже не указывать, что она временная, или обозначить срок в примечании, но лучше заключить договор ГПХ. Главное, чтобы он не содержал признаки трудового.

2. Неучтенные совместители. Сотрудников, которые трудятся по совместительству нужно включать в штатное расписание предприятия, потому что договор у них трудовой.

3. Неправильное наименование должностей. Законодательство не запрещает вводить в «штатку» свои наименования должностей (профессий). Но если они предполагают получение льгот, или в компании есть подразделения с вредными и опасными условиями труда, то названия должны соответствовать нормативным актам: 

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367);

Какая должность считается вакантной?

ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | КАДРОВЫЙ ОТВЕТ

Левищева Ю. А., юрисконсульт Кредитного потребительского кооператива «Кредитный союз «ВКБ-кредит»

Мы часто встречаемся в трудовом законодательстве с термином «вакантная должность», однако его понятие законодательно не установлено. При этом практика показывает, что не каждая должность, по которой не заключен трудовой договор, является вакантной.

Вакантная должность – это синоним вакансии (от лат. Vacans – пустующий), наличие незанятого рабочего места, должности, на которую может быть принят новый работник.

При этом ни Трудовой кодекс РФ, ни иные федеральные законы и нормативные правовые акты не дают определения понятиям «вакантная должность», «вакансия».

По смыслу вакантную должность можно определить как должность, которая имеется в штатном расписании организации, но по которой не заключен ни один трудовой договор.

При появлении вакантной должности работодатели обязаны ежемесячно представлять эту информацию в органы службы занятости (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

Порядок представления работодателями информации о наличии вакантных рабочих мест (должностей) в органы службы занятости населения устанавливается исполнительным органом субъекта федерации.

За нарушение указанного порядка, а именно за непредставление или несвоевременное представление сведений в службу занятости работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ. Размер штрафа для организации составляет от 3000 до 5000 руб., для должностного лица – от 300 до 500 руб.

Объявление о вакансии

Особые требования установлены к объявлениям о поиске персонала. Работодателю нужно учитывать содержание ст. 25 Закона о занятости.

В частности, данной нормой устанавливается запрет на распространение информации о свободных рабочих местах или вакантных должностях, содержащей ограничения дискриминационного характера, то есть содержащей сведения о каком бы то ни было прямом или косвенном ограничении прав или об установлении прямых или косвенных преимуществ в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами.

 Согласно ст. 13.11.1 КоАП РФ распространение такой информации влечет наложение административного штрафа на граждан – от 500 до 1000 рублей; на должностных лиц – от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 10 000 до 15 000 рублей.

Приведем пример простого и доступного объявления.

ООО «Союз» ищет веб-дизайнера.

Обязанности:

• регулярное наполнение и обновление контента сайтов, активное участие в их развитии;
• редактура графических и табличных элементов.

Требования:

• высшее или неоконченное высшее образование, желательно профильное;
• знание пакета Microsoft Office и Интернета;
• владение HTML, Adobe Photoshop;
• инициативность и доброжелательность.

Условия:

• график работы: понедельник – четверг с 8.30 до 17.30, пятница с 8.30 до 16.15, суббота и воскресенье – выходные дни;
• полный социальный пакет, дополнительное медицинское страхование;
• большая удобная парковка.

Считать ли должность вакантной, если работа по ней выполняется работником по совместительству?

Как быть если принят на должность, а её нет в классификаторе профессий

Работники, трудящиеся на работах с вредными или тяжелыми условиями труда имеют право на определенные компенсации, льготы и досрочное назначение страховой пенсии по старости.

Однако чтобы работник в полной мере смог реализовать свои права, его профессия или должность должна именоваться строго в соответствии с классификационным справочником профессий и должностей.

Что делать, если вы приняты на должность, которой нет в квалификационных справочниках должностей и профессий.

Работодателю ни что не запрещает называть профессии или должности своих работников по своему усмотрению, не сверяясь с Общероссийским классификатором профессий рабочих и должностей служащих, что приводит к нарушению трудовых прав работников.

Работодатель, так же, вправе включать в перечень должностных обязанностей работника дополнительные функции по любому направлению деятельности организации.

Так как законодательство не регламентирует порядок составления должностных инструкций, то работодатель может составлять их по своему усмотрению и самостоятельно определяет обязанности и полномочия своих работников, но, естественно, в рамках законодательства.

Соответствие профессии и должности классификатору должно устанавливаться при заключении трудового договора, в котором должно точно указывается, на какую должность принимается служащий или на выполнение каких работ, и по какой профессии, принимается рабочий. Это же соответствие должно быть и в штатном расписании организации. Такое правило закреплено в части 2 статьи 57 Трудового кодекса.

Несоответствие наименований профессий и должностей, кроме нарушения трудовых прав работников, создает существенные сложности и для самой организации.

Дело в том, что в соответствии законодательства (ФЗ «О специальной оценке условий труда» №426-ФЗ), каждая организация обязана провести специальную оценку условий труда своих работников.

В отчете о проведения этого мероприятия требуется отражать (в соответствии пункта 2 статьи 18 закона №426-ФЗ) наименование должностей (профессий) работников и их код в соответствии Общероссийского классификатора видов экономической деятельности.

Если наименование должности работника отсутствует в квалификационном справочнике, то провести специальную оценку условий труда будет невозможно до тех пор, пока профессия или должность работника не будет переименована в соответствии ЕКС.

Если наименование вашей профессии или должности вы не находите в квалификационном справочнике, это означает только одно — ваши трудовые права нарушены.

Поэтому нужно обратиться к работодателю с предложением дать вам разъяснение о том, как была проведена специальная оценка условий вашего труда, так как наименования вашей профессии нет в квалификационных справочниках.

В крайнем случае придется обращаться в трудовую инспекцию с жалобой.

Должность не соответствует фактически выполняемой работе. Как исправить

На предприятии в штатном расписании есть должность водитель автомобиля. Работник занимается получением, заправкой ГСМ другого транспорта. Из закона следует, что на водителя автомобиля не может быть наложена полная материальная ответственность.

В таком случае можно ли сделать распоряжение о возложении обязанности водителя-экспедитора, но без доплаты, так как кроме функций получения и выдачи он ничем не занимается.

Какие подводные камни здесь могут быть? Или лучше сделать изменение в штатном расписании?

Ст. 57 Трудового кодекса РФ установлено, что обязательным для включения в трудовой договор является следующее условие: трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Форма штатного расписания (форма № Т-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

• Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
• Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
• То есть если Вы применяете Справочник, то в штатном расписании указывается профессия в точном соответствии со Справочником.
• Если нет, то профессия указывается так, как назвал ее работодатель.

В соответствии со ст.

 242 ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Ст. 243 ТК РФ установлены случаи, когда материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника.

А перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности работников, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 244 ТК РФ).

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минтруда и соцразвития РФ от 31.12.2002 г. № 85.

В указанном Перечне должность водителя не поименована.

Но указана должность экспедитора по перевозке и других работников, осуществляющих получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей.

В соответствии со ст.

15 ТК РФ трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда.

1. Таким образом, в трудовом договоре может быть указана только одна должность, на которую принимается работник.
2. При этом эта должность обязательно должна быть в штатном расписании.
3. ТК РФ не предусматривает возможности указания в трудовом договоре нескольких профессий (должностей).
4. Поскольку работодатель вправе указать в штатном расписании любую должность, то в Вашем случае нужно внести изменение в штатное расписание, введя должность водителя-экспедитора.
5. А работника перевести на другую работу.

В соответствии со ст.

72.1 ТК РФ перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

При этом перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 ТК РФ.

• Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
• Так как в Вашем случае будет изменена трудовая функция, которая является существенным условием трудового договора, то письменное согласие работника при переводе обязательно.
• При изменении трудовой функции нужно будет обязательно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Согласно ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

1. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.
2. Следовательно, локальным нормативным актом (например, Положением о системе оплаты труда) может быть предусмотрена одинаковая заработная плата по должности водителя и водителя-экспедитора.
3. Если оклад водителя-экспедитора по штатному расписанию такой же, как у водителя, то при переводе на другую должность никаких доплат работнику не будет производиться, поскольку при переводе он будет получать зарплату согласно штатному расписанию.

Названия должностей в штатном расписании

Штатное расписание нужно для максимально продуктивного применения человеческих ресурсов. Оно позволяет грамотно организовать работу фирмы. Чем лучше составлено расписание, тем выше будет КПД работы сотрудников штата. Расписание позволяет контролировать все трудовые процессы, определять нагрузку на работников.

Оно поможет быстро получать сведения об общей численности штата, объеме работы. Это официальный документ, который может быть запрошен контролирующими структурами. А потому он должен быть составлен в соответствии с законами и сложившейся практикой. В частности, в него нужно грамотно вписать должности сотрудников.

Как составить штатное расписание?

Для чего нужно расписание

Штатное расписание обладает этими функциями:

• Точное и быстрое установление организационной структуры фирмы.
• Фиксация количества подразделений и число штатных единиц по каждой из должностей.
• Удобное установление системы оплаты работы сотрудников подразделений.
• Фиксация объемов надбавок за труд.

С помощью штатного расписания проще следить за вакансиями, подбирать соискателей на свободные должности.

Как отразить вакансии в штатном расписании?

Какие должности вписываются в расписание

Если это государственное предприятие, принципиален строгий контроль над штатным расписанием. В нем должны фигурировать все потенциальные должности. Также нужно зафиксировать общее количество мест, которые заняты. В штатные единицы включаются следующие должности: руководитель, юрист, охранник и прочее.

Можно ли ввести в штатное расписание должность офис-менеджера?

Категории должностей на основании классификатора

Не существует единого классификатора должностей. Все зависит от того, государственный это субъект или же коммерческий. Рассмотрим на примере государственного. Есть ФЗ №79 «О государственной службе» от 27 июля 2004 года, в котором должности разделены на разные категории: от высших до младших. Рассмотрим все категории подробнее:

• Руководители. Работают на высших позициях в компании. Управляют всеми ресурсами. Руководители также подразделяются на категории: от высших до ведущих.
• Помощники. Работают в непосредственной связке с руководителем. Они берут на себя часть функций управленца. Выполняют приказы руководителя. В эту категорию также входят советники управленца.
• Специалисты. Это профессионалы в определенной сфере, которые выполняют конкретные задачи, определяемые руководителем.
• Обеспечивающие работники. Специализируются на обеспечении работы предприятия. Могут работать по следующим направлениям: хозяйство, документы, организация.

В эти четыре категории входят практически все сотрудники, нужные для обеспечения работы фирмы.

Как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании?

Как выбрать наименование при составлении расписания

Если каким-либо работникам полагаются льготы и компенсации, нужно обратить особое внимание на название должностей. В этом случае наименования должны соответствовать статье 57 ТК РФ. Выбирать названия нужно посредством квалификационных справочников или профессиональных стандартов. Последние утверждаются Правительством РФ.

Двойные должности в штатном расписании: что нужно иметь в виду?

При определении наименования должности нужно основываться на этих положениях:

• Профессиональные стандарты.
• Отраслевые стандарты.
• Справочники.
• Акты, которые утверждают правила наименования должностей.

Все перечисленные бумаги размещены на сайте Минтруда.

К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право выбрать название самостоятельно. Актуально это в тех случаях, когда наименование, утвержденное актом, не совпадает с сутью исполняемой работы.

К примеру, часто названия должностей подбираются работодателями в сфере IT. Наименование должно выбираться в соответствии с правилами. В частности, оно должно в полной мере отражать суть деятельности.

Коды профессий

Коды содержатся в классификаторе должностей. Нужны они для удобства использования. В документах проще указывать код, а не полное наименование. В штатном расписании также фиксируются коды. Через код можно понять, кто и кому подчиняется. Рассмотрим пример. Код должности – 03. Сотрудники, подчиненные работнику на этой должности, будут обозначаться как 03.01, 03.02.

ВАЖНО! Государственные учреждения должны иметь справочник с кодами в обязательном порядке.

Особенности ведения штатного расписания

Обычно фирмы начинают плотно заниматься штатным расписанием при увеличении штата сотрудников, оптимизации существующих процессов. Кто именно должен вести документацию? В законе не содержится никаких требований на этот счет.

Все зависит от волеизъявления работодателя. К примеру, вести расписание могут представители кадрового, бухгалтерского или юридического отдела. Доверить эту работу можно рядовым сотрудникам.

Но в последнем случае требуется оформить на работника доверенность.

У специалиста может возникнуть необходимость ввести новую должность. К примеру, это актуально при масштабировании бизнеса. Для введения должности нужно издать приказ о внесении изменений в документ. На нем обязательно должна быть поставлена подпись руководителя. В приказе должны быть эти положения:

• Срок действия расписания.
• Дата его утверждения.
• Сотрудник, который должен исполнить положения приказа.
• Основания для изменений.

Основаниями для введения новой должности могут быть такие процессы, как реорганизация филиала, оптимизация структуры фирмы, оптимизация управленческой деятельности. Только после издания приказа можно менять содержание расписания.

Приказ оформляется при любых изменениях, вносимых в расписание. К примеру, это может быть удаление или введение позиции, изменение названия. Если позицию никто не занимает, изменять ее можно беспрепятственно.

Если же должность кто-то занимает, необходимо уведомить обо всех изменениях сотрудника. Факт изменения позиции фиксируется в приложении к трудовому договору.

Изменения также отражаются во всех бумагах: контракте, трудовой книжке.

Можно ли принимать на работу сотрудника, если его должности нет в расписании?

Что делать, если должность соискателя отсутствует в штатном расписании? Рекомендуется в самое ближайшее время ввести новую позицию. В обратном случае возникают эти риски:

• Сложности при сокращении численности сотрудников.
• Риск того, что подобные действия будут признаны нарушением пункта 4 статьи 5.27 КоАП РФ.

Рекомендуется сначала ввести новую должность, а затем принимать специалиста на работу. Особенно это актуально для государственных учреждений, так как они подлежат более строгому контролю.

Дополнительная информация

При введении должностей нужно учитывать эти моменты:

• Если система оплаты является тарифной, присутствуют разряды, название вакансии, на основании статьи 143 ТК РФ, устанавливается в соответствии с Квалификационными справочниками.
• В аттестационном листе, если осуществляется аттестация, должен быть прописан код профессии. Соответствующее положение содержится в статье 18 ФЗ №426 от 28 декабря 2013 года.

Во всех прочих обстоятельствах использование профессиональных стандартов носит необязательный характер.

Какие должности нельзя указывать в штатном расписании

В расписании не должны содержаться должности, которые не отражают характер работы специалиста. Как определить, отражает ли наименование особенности деятельности? Следует воспользоваться практикой и традициями, сложившимися в определенной отрасли.

Статья

Представители Федеральной службы по труду и занятости населения изложили позицию по вопросу соответствия должности штатному расписанию в организации. В краткой форме представлена точка зрения на правовые основы штатного расписания и особенности его формирования.

В частности, говорится о том, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который содержит сводный перечень должностей.

Более того, штатное расписание является отражением организационной структуры предприятия и является одним из инструментов управления.

Статьи 15 и 57 Трудового кодекса РФ прямо свидетельствуют о том, что должность, в рамках которой исполняются обязанности, должна определяться штатным расписанием.

Наименование должности непосредственно связано с понятием трудовой функции. То есть через определение должности раскрываются функциональные обязанности, возложенные на работника через заключенный с ним трудовой договор.

Таким образом, сама должность является одним из существенных условий труда.

ВажноСтатьи 15 и 57 Трудового кодекса РФ прямо свидетельствуют о том, что должность, в рамках которой исполняются обязанности, должна определяться штатным расписанием.

При изменении формулировки в наименовании должности работодателю следует поступать согласно статье 74 Трудового кодекса РФ и уведомить работника о предстоящих изменениях, определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее, чем за два месяца.
Между тем, постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 года утверждена форма ведения штатного расписания под шифром Т-3. Напомним, что утвержденные Госкомстатом формы кадровых документов обязательны для использования в деятельности организации, независимо от форм собственности. В форме Т-3 понятие должности (специальность, профессия) занимает центральную позицию, так как остальные критерии являются ее составной частью. Кроме количества штатных единиц, остальные показатели есть не что иное, как существенные условия труда, а именно, структурное подразделение, оплата труда и форма оплаты труда. Не запрещается вводить в штатное расписание и иные данные, относящиеся к той или иной должности. Также не является принципиальным моментом отражение в штатном расписании системы формирования суммы заработной платы, достаточно иметь соответствие конкретной должности и ее финансовой оплаты. Таким образом, любая должность в организации не может существовать отдельно от штатного расписания.

Остается спорным вопрос, когда наименование должности в трудовом договоре не строго соответствует наименованию должности в штатном расписании.

Данное разногласие может оказать существенное влияние, например, на оформление пенсии тем категориям работников, которым гарантированы льготы в связи с «горячим стажем».

Работодатель подтверждает «горячий стаж» официальными документами (трудовая книжка, приказы) и ошибка в наименовании должности может усложнить процесс оформления досрочной пенсии.

ВажноПостановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 года утверждена форма ведения штатного расписания под шифром Т-3

Кроме этого, пункт 3.1 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» конкретизирует порядок внесения в трудовую книжку должности работника. А именно, записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

То есть Минтруд допускает расхождение в наименованиях в исключительных случаях и кроме тех, когда должность обладает льготами или наличием ограничений, и не оспаривает факт наличия штатного расписания. Возвращаясь к трудовой функции, стоит отметить несколько существенных моментов. Организация, осуществляющая любую деятельность, осуществляет ее по средствам нанятых работников.

Заключая с работником трудовой договор, работодатель обязывает исполнять трудовую функцию конкретного работника. Штатное расписание, в этом смысле, и есть подробный перечень трудовых функций, добросовестное исполнение которых приведет к реализации поставленных целей и задач.

Поэтому должность, указываемая в трудовом договоре с работником, обязана в полной мере отражать его трудовую функцию.
Возможна и другая ситуация, когда в штатном расписании могут вообще отсутствовать должности. Как таковой документ может быть утвержден руководителем организации, но не вестись надлежащим образом.

По данному поводу могут возникнуть споры в связи с возможным сокращением численности штата работников. В процедуре сокращения штатное расписание играет немаловажную роль, так как штатное расписание отражает и экономическую ситуацию в организации.

Поэтому, если работодатель будет проводить данную процедуру, то ему придется обосновать свои действия, подкрепив соответствующими локальными нормативными актами. Законодатели прямо указывают, что отсутствие должностей в штатном расписании может быть расценено инспектором Государственной инспекции труда, как административное правонарушение.

Таким образом, при заключении трудового договора наименование должности (с разрядом, если это рабочая специальность, с категорией, если таковая предусмотрена) должно полностью соответствовать наименованию должности в штатном расписании.

Точно так же, как и наименование структурного подразделения, в которое принимается работник.

Для упрощения процесса и избежания возможных ошибок работодатель может обратиться к единым тарифно-квалификационным или квалификационным справочникам, где обозначены унифицированные наименования должностей с типовыми функциональными обязанностями.

Комментируемый документ: Письмо Федеральной службы по труду и занятости № ПГ/13229-6-1 от 21.01.2014 «О совпадении должности, зафиксированной в трудовом договоре, штатному расписанию» 

Консультант по трудовому праву М.В. Акиньшин, для журнала «Нормативные акты»

http://www.buhgalteria.ru/

Аб епам — действия работодателя при отсутствии сотрудника на работе — аналитика

24 февраля 2012

Действия работодателя при отсутствии сотрудника на работе

• Стоит ли работодателю искать работника, если тот перестал ходить на работу
• Какие действия следует предпринять работодателю, если он решил вести розыски пропавшего сотрудника
• С какими рисками связано увольнение пропавшего работника за прогул

Ни одна компания не застрахована от ситуации, когда работник внезапно перестает появляться на рабочем месте. Обычно у работодателей крупных компаний всегда лежит стопка трудовых книжек пропавших сотрудников.

Возможная отмена трудовых книжек может увеличить количество работников, которых не будут держать такие формальности, как ее выдача после обязательной отработки двух недель при увольнении по собственному желанию.

Если сотрудник перестал ходить на работу, то работодатель должен выявить и зафиксировать факт такого отсутствия в первый день. Во многих компаниях работники могут не приходить по нескольку дней, и их отсутствие остается незамеченными.

Отдел по работе с персоналом должен четко отслеживать не только дни окончания отпуска и больничного, но и дни отсутствия сотрудника по другим основаниям.

Пример

Целесообразно прописать в локальном нормативном акте компании, что работник при выходе на работу после отсутствия должен письменно сообщить о своем появлении непосредственному руководителю или любому сотруднику кадрового отдела. Это позволит компании вести учет рабочего времени, точно начислять заработную плату и выявлять несанкционированное отсутствие на работе.

Первые действия работодателя

Если коллеги или руководитель обнаруживают пропажу работника, то в первую очередь с ним пытаются связаться по телефону и выяснить причины отсутствия. Поиски работника начинаются после того, как работодателю не удается до него дозвониться.

До того как предпринимать какие-либо действия, необходимо визуально осмотреть рабочее место пропавшего коллеги и понять, имеются ли его личные вещи в офисе или нет. Если работник накануне очистил рабочий стол, забрал фотографии, документы, кружку и другие предметы личного пользования, то, скорее всего, его отсутствие было запланировано.

Работодателю первоначально следует позвонить отсутствующему работнику по всем известным номерам телефона. При этом стоит делать телефонограмму каждого звонка, указывая номер телефона, по которому звонили, дату и время звонка, участников телефонного разговора, краткое содержание разговора, в присутствии кого звонок был сделан.

Акт телефонограммы должен быть подписан не менее чем тремя работниками, участвующими в телефонном разговоре. Такой документ может являться хорошим доказательством в суде при рассмотрении дел о правомерности увольнения пропавшего работника.

Стоит ли искать пропавшего работника?

Типичная ситуация. Работодатель может для себя определить, стоит ли заниматься поиском работника. Законодательство не закрепляет за ним такой обязанности.

Если в компании пропал добросовестный и дисциплинированный работник, у которого нет конфликта с руководством, то скорее всего социально ответственный работодатель начнет его поиск. Однако бывают и другие случаи.

Например, у работника были запрошены объяснения по факту совершения проступка, у него имеется действующее дисциплинарное взыскание, и он решает бесследно исчезнуть, чтобы не вступать в конфликт с компанией и не иметь дискредитирующих записей в трудовой книжке.

Стоит ли искать такого работника? Практического смысла в таком розыске нет, поскольку при его отсутствии компания фактически освобождает себя от недобросовестного работника, имея от этого даже и определенную экономическую выгоду.

За все дни подобного отсутствия заработной платы работнику все равно не начисляют, а в табеле учета рабочего времени проставляют неявку, которую обозначают буквами «НН» и цифровым кодом «30».

Экономим силы. Понятно желание компании восстановить справедливость, найти пропавшего работника и уволить за прогул. Но все это не стоит затраченного времени и усилий работников кадрового отдела и юридической службы.

Некоторые директора по персоналу беспокоятся о том, что в штатном расписании остается единица, статус которой не определен. Хочется возразить, что штатное расписание – это живой организм, который постоянно меняется в соответствии с потребностями организации.

Таким образом, в любом случае можно:

1. взять исполняющего обязанности отсутствующего работника без изменения штатного расписания;
2. увеличить численность штата занимаемой пропавшим работником должности;
3. найти замену пропавшему работнику и ввести новую должность в штатное расписание.

Страхуемся. Бывают случаи, когда работник пропадает с имуществом компании.

Многие работодатели предоставляют сотрудникам компании корпоративный автомобиль, компьютеры, оплачивают полис добровольного медицинского страхования. Такие ситуации необходимо предвидеть заранее и устанавливать в локальном нормативном акте порядок возврата имущества компании работником в случае длительного отсутствия (например, более 30 календарных дней).

Если у пропавшего работника имеется автомобиль, то компания приложит усилия, чтобы найти его и вернуть имущество. Если работник откажется вернуть автомобиль, то компания вправе обратиться в суд.

В случае появления работника в суде работодатель может передать ему трудовую книжку и уволить за прогул.

Важно убедиться в том, что работник не находится на больничном и получил письменный запрос компании о даче письменных объяснений.

Розыск пропавшего работника

Если компания все-таки решила начать поиски работника, то необходимо предпринять следующие действия:

1. Ежедневно составлять акты отсутствия сотрудника на работе.
2. Направить сотрудников компании по месту жительства пропавшего работника для выяснения причин его отсутствия. При этом рекомендуется иметь при себе письменный запрос объяснений о причинах отсутствия с тем, чтобы иметь возможность передать его работнику.
3. Если работник откажется расписаться в получении документов, следует составить соответствующий акт.
4. В случае отсутствия работника по месту жительства необходимо направить запрос письменных объяснений заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно, чтобы такое письмо имело опись вложения и объявленную ценность, иначе работодатель не сможет доказать в суде, что работнику был выслан запрос, а не чистый лист.
5. Направить запрос в медицинские учреждения по месту жительства работника, связаться с родственниками, друзьями.
6. Подать заявление в правоохранительные органы (полицию) по месту жительства работника. Сотрудники полиции обязаны принять заявление, выдать уведомление о его принятии и регистрации.

Признание работника безвестно отсутствующим

Если работник отсутствует продолжительное время, а розыскные мероприятия правоохранительных органов не принесли результата, то работодатель может подать заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим. Обратиться в суд с таким заявлением можно только спустя год с момента исчезновения человека (*1). Согласно ст.

276 ГПК РФ заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим подается заинтересованным лицом по месту нахождения заинтересованного лица. В данном случае заинтересованным лицом может выступить работодатель. Закон не содержит запрета на подачу такого заявления.

Актуальная судебная практика подтверждает возможность работодателя подать заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим (*2).

После получения работодателем судебного решения с пропавшим работником можно прекратить трудовой договор по п. 6 ст. 83 ТК РФ. Руководитель компании издает приказ по унифицированной форме № Т-8. В самом тексте приказа делается ссылка на судебное решение.

• Увольнение за прогул
• Поскольку увольнение за прогул является виновным основанием расторжения трудового договора, то рассматриваемая опция может иметь неблагоприятные последствия для компании и перспективу судебных разбирательств.
• При увольнении за прогул необходимо:

1. Доказать отсутствие работника по неуважительной причине.
2. Запросить письменные объяснения у работника.
3. Соблюсти процедуру увольнения (сроки, порядок, оформление и выдача документов).

Мы не рекомендуем увольнять пропавшего работника за прогул, в случае если представителю работодателя не удалось с ним встретиться лично до принятия решения о расторжении договора. Если же вы все-таки приняли решение уволить работника за прогул, то до увольнения направьте работнику дополнительный запрос следующего содержания.

Пример

«В связи с предстоящим увольнением за прогул просим вас представить работодателю в письменном виде в срок до… следующую информацию:

• есть ли у вас обстоятельства, препятствующие прекращению с вами трудовых отношений по инициативе работодателя?
• имеется ли у вас незакрытый листок нетрудоспособности на момент увольнения? Настоящим компания уведомляет вас о том, что в случае расторжения трудового договора должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в том числе со стороны работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на время его увольнения с работы. В противном случае работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника».

Дополнительно следует ставить время вручения приказа об увольнении и получения трудовой книжки, поскольку работник может открыть листок нетрудоспособности в день увольнения и впоследствии утверждать, что его незаконно уволили.

Нестандартная ситуация

Если выясняется, что работник не появляется на работе в связи с задержанием правоохранительными органами или назначения судом наказания, то это является уважительной причиной отсутствия. Работодатель может уволить такого работника только при наличии вступившего в законную силу приговора суда (п. 4 ч.

1 ст. 83 ТК РФ). В период такого отсутствия заработной платы работнику не начисляют. Необходимо обратить внимание и на то, что совершенное преступление не всегда влечет за собой постановление приговора.

Если пропавший работник был признан психически невменяемым, то в отношении него суд выносит постановление. В соответствии с ч. 2 ст. 13 Закона РФ 02.07.

1992 № 3185-1 «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» принудительные меры медицинского характера осуществляют в психиатрических учреждениях органов здравоохранения.

Если пропавший работник был помещен в психиатрический стационар по решению суда, то его признают нетрудоспособным на весь период пребывания в учреждении и он имеет право на пособие по государственному социальному страхованию. Трудовым законодательством не предусмотрена возможность расторжения трудового договора с работником по причине его направления на принудительное лечение.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что намерение компании найти и уволить безответственного работника может обернуться против работодателя. Поэтому необходимо фиксировать все свои действия и всесторонне оценить ситуацию в случае намерения уволить работника за прогул.

Если сотрудник пропал. Принимаем меры к его розыску

Многие работодатели сталкивались с такой неприятной ситуацией, как пропажа работника. В «зону риска» входят те сотрудники, на которых возложена полная материальная ответственность. Нередко работники уходят от работодателей, не посчитав необходимым уволиться и получить свою трудовую книжку. Девальвация этого документа нашла отражение и в законодательстве:

• «в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения » (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
• «трудовые книжки вручаются в торжественной обстановке в присутствии коллектива бригады, участка, цеха, отдела, представителей общественных организаций» (п. 3 постановления СМ СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»).

Увольнение за прогул является мерой дисциплинарного взыскания (ч. 3 ст. 192 ТК РФ). Порядок применения дисциплинарного взыскания определен ст. 193 ТК РФ. Длительное отсутствие работника создает сложности для его увольнения в соответствии с законодательством.

В случае пропажи работника необходимо предпринять меры по его розыску. Сначала следует предпринять попытки разыскать работника самостоятельно.

Для этого следует позвонить работнику либо его родственникам, направить представителей работодателя по месту жительства работника, направить работнику по почте уведомление о необходимости дать объяснения по факту отсутствия на рабочем месте.

В случае если указанные мероприятия к успеху не привели, то следует обратиться в полицию. Заявить в полицию о пропаже можно устно или письменно (ч. 1 ст. 141 УПК РФ).

Порядок приема сообщений о происшествиях установлен Инструкцией о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях, утвержденной приказом МВД РФ от 04.05.2010 № 333. Образец заявления приведен в этой же инструкции.

При приеме на работу лица, которому планируется поручить товарно-материальные ценности, необходимо изучить представленные им документы (ст. 65 ТК РФ). Следует особенно насторожиться, если у работника совпадает в них несколько фактов:

• временная регистрация;
• частая смена места жительства в различных городах;
• отсутствует трудовая книжка и он обращается с просьбой об оформлении новой.

Не забываем об общих нюансах

Несомненно, увольнение отсутствующего без установленных причин работника должно рассматриваться с учетом конкретных обстоятельств каждого случая. Однако работодателю следует не забывать и об общих правилах.

Во-первых, ВС РФ четко определил, какие случаи отсутствия работника на рабочем месте без предварительного предупреждения будут считаться прогулом.

К ним относятся самовольное использование дней отгулов, самовольный отпуск, а также оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим трудовой договор на определенный срок, до истечения срока договора либо до истечения срока предупреждения о досрочном расторжении трудового договора (п. 39 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Во-вторых, приняв решение расстаться с работником, связь с которым установить так и не удалось, следует, дополнительно к описанному способу подтверждения истребования у работника объяснений по факту отсутствия, соблюсти саму процедуру увольнения. По правилам ст. 84.1 ТК РФ в последний день работы работнику должна быть выдана трудовая книжка и с ним должен быть произведен расчет.

В рассматриваемой ситуации следует в день увольнения работника согласно приказу отправить ему письменное уведомление о прекращении трудовых отношений с приложением копии приказа и предложением явиться с целью получить на руки расчетные суммы и трудовую книжку.

В отношении трудовой книжки работнику также должно быть предложено дать согласие на отправку ее по почте. В противном случае работник, даже не имеющий возражений по факту увольнения, сможет взыскать с работодателя сумму невыплаченной заработной платы за все время задержки выдачи ему трудовой книжки (ст.

234 ТК РФ), а также взыскать проценты за несвоевременно произведенный с ним расчет (ст. 236 ТК РФ).

____________________________________________________

(*1) По заявлению заинтересованных лиц человек может быть признан судом безвестно отсутствующим, если в течение года по месту его жительства не сведений о месте его пребывания (ст. 42 ГК РФ).