Правила

Использование архивных документов

Библиографическая ссылка на статью:
Галимова Э.Ш. Использование архивных документов в социально — правовых целях // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 12 [Электронный ресурс]. URL: https://human.snauka.ru/2016/12/18087 (дата обращения: 13.07.2023).

Государственные и муниципальные архивы РФ принимают непосредственное участие в социально-правовой защите граждан. Еще в 1950-1960-х гг. архивы участвовали в пенсионном обеспечении граждан [3].

Во второй половине 1980-х в связи с резким увеличением количества запросов в архивы, были предусмотрены доплаты тем архивистам, которые составляли справки [5]. Это направление работы особенно усилилась с 90-х годов прошлого столетия. Во многих регионах страны удалось эту проблему успешно решить.

Так, на сегодняшний день в 7 из 14 регионов Приволжского федерального округа созданы государственные архивы по личному составу [2].

Архивные документы могут быть востребованы при устройстве на работу и оформлении социальных пособий, трудовой пенсии нам нужны документы, содержащие необходимую информацию по той или иной деятельности.

Данная статья является актуальной, поскольку документы социально – правового характера могут быть необходимы в любой ситуации, возникшей в жизни человека.

Это может быть и приём на работу, и поиск родственников, и вопросы жилья, а также по военной службе.

Использование архивных документов – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересoв грaждан. Социально – правовой запрос направлен на обеспечение прав и интересов граждан.

Граждане РФ могут направлять обращения в государственные архивы, где будут даваться архивные документы социально – правового характера, не содержащие государственную тайну и не нарушающие права других граждан, которые обладают правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну и т.д. [6].

Архивные учреждения выполняют свои функции согласно Закону «Oб архивном дeле в Российской Федeрации» [7].

Архивные учреждения на правах организаций, имеющих соответствующие архивные документы, обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.[4].

Многие архивные документы социально – правового характера нередко содержат историческую ценность и являются ретроспективной информацией для людей.

К примеру, гражданин обратился в архив, чтобы найти своих репрессированных родителей, которых он никогда не видел. Или же мать и отец ищут своё дитя, которого потеряли в годы Великой Отечественной войны, его могли отдать в детский приют под тем же именем.

Сложно предположить какую ценность носят в себе архивные документы, пока сам не окажешься в подобной ситуации.

Большую часть поступивших в архивы запросов составляют запросы о заработной плате, трудовом стаже граждан, награды и почётные звания. Также часто запрашиваются документы о несчастных случаях на производстве, участие в репрессиях, войнах.

Среди архивных документов социально – правового характера преобладают документы, содержащие персональные данные человека, поэтому доступ к таким документам ограничен на 75 лет.

По истечении срока становятся общедоступными, если только документы личного происхождения и дела не имели особых условий хранения при отправке в архив. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

Имеются множество методических рекомендаций, инструкции для правильного использования архивных документов. Но, на данный момент имеются расхождения в методичках, недостаточно изучен терминологический аппарат, не разработан организационный подход при поиске документов разного уровня сложности.

Требуется создание единого методического документа для правильного поиска архивных документов по социально – правовой защите граждан, также инструкции должны быть разработаны на основе ныне действующих нормативных актов.

К этой задаче архивистам требуется отнестись очень ответственно, ведь такого рода документы и находящаяся в ней информация важна для людей в любой области их деятельности.

Таким образом, архивы имеют большое значение при социально-правовой защите граждан. Сегодня эти важные вопросы должны быть решены на основе нормативных актов. Также необходимо сохранить документы организаций и предприятий. Например, можно расширить архивную сеть за счет филиалов государственных архивов [4].

Библиографический список

Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. 3-е изд., доп. М.: Издательский центр «Академия», 2005.
Бурангулов Б.В. Организация работы государственных архивных служб Приволжского федерального округа РФ по хранению документов личного состава ликвидированных учреждений и организаций // Вестник РГГУ. серия: документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2014. № 2 (124).С. 31-39.
Бурангулов Б.В. Архивные учреждения Башкортостана на службе гражданского общества // Наука, технологии и инновации в современном мире. 2015. № 1 (2). С. 3-6.
Бурангулов Б.В. Организация работы филиальной сети региональных государственных архивов Приволжского федерального округа (вторая половина XX – начало XXI века) // Вестник Оренбургского государственного педагогического университета. Электронный научный журнал. 2015. № 4. С. 59-64.
Бурангулов Б.В. Повышение социального статуса и улучшение материального положения архивных работников в Башкирской АССР в 1960-х – 1980-х гг. // Казанская наука. 2015. № 9. С. 21-23.
Конституция Российской Федерации 1993 г. Ст. 7, 33.

Значение архивных документов для практического и научного использования

Архивный документ – это оснащенный специальными реквизитами, позволяющими его идентифицировать, материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который подлежит хранению в силу своей значимости для отдельных граждан, общества в целом и государства.

Такие документы могут иметь различные формы, включая рукописи манускрипты, фотографии, карты, аудиозаписи, печатные издания и даже цифровые файлы.

https://www.youtube.com/watch?v=kEI0duk-YJs\u0026pp=ygVA0JjRgdC_0L7Qu9GM0LfQvtCy0LDQvdC40LUg0LDRgNGF0LjQstC90YvRhSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7Qsg%3D%3D

Архивные документы обычно собираются и хранятся в архивах, библиотеках, музеях и других учреждениях, которые занимаются сохранением культурного наследия.

Архивные документы важны, потому что они дают нам возможность заглянуть в прошлое. Благодаря этим документам можно узнать о людях, событиях и идеях, сформировавших историю, и глубже понять наше культурное наследие.

Архивные документы также служат доказательством в судебных процессах, помогают исследователям проследить генеалогию, а также информируют о культурных традициях и обычаях.

Сохранение архивных документов

Сохранение архивных документов необходимо для обеспечения их долговечности и доступности. Многие архивные документы хрупки и могут быть повреждены под воздействием света, тепла, влажности и других факторов окружающей среды.

Учреждения, занимающиеся сбором и хранением архивных документов, используют специальные методы и материалы, чтобы обеспечить защиту и сохранность этих документов для будущих поколений.

Важность архивных документов для практического и научного использования

Архивы используются в следующих целях

Сохранение культурного наследия. Архивные документы позволяют заглянуть в прошлое и помогают нам понять эволюцию обществ, культур и традиций. Эти документы включают рукописи, карты, фотографии и другие артефакты, которые необходимы для понимания исторического контекста определенного времени и места. Без архивных документов у нас не было бы полной картины нашего культурного наследия.
Исторические исследования. Историки используют архивные документы для реконструкции прошлого и интерпретации исторических событий. Эти документы являются первоисточниками информации, которая имеет решающее значение для понимания исторических событий и людей, вовлеченных в них. Без архивных документов было бы трудно написать точную и полную историю.
Юридические и административные цели. Органы власти, предприятия и учреждения используют архивные документы для установления юридических прав, урегулирования споров и принятия обоснованных решений. К таким документам относятся юридические соглашения, земельные документы и другие важные записи, необходимые для принятия обоснованных решений.

«Значение архивных документов для практического и научного использования» ???? Готовые курсовые работы и рефераты Купить от 250 ₽ Решение учебных вопросов в 2 клика Найти эксперта Помощь в написании учебной работы Узнать стоимость

Роль архивных документов в науке

С развитием технологий и ростом цифровых баз данных ученые получили доступ к огромному массиву данных. Однако нужно понимать, что не всю информацию можно найти в Интернете или в современных изданиях. Архивные документы, к которым относятся рукописи, письма и другие исторические записи, могут дать исследователям ценные сведения о прошлом и помочь им сделать новые открытия.

Так архивные документы могут служить окном в прошлое, позволяя взглянуть на исторический контекст, в котором были сделаны научные открытия.

Например, записные книжки Чарльза Дарвина, хранящиеся в библиотеке Кембриджского университета, дают представление о процессе его мышления и о том, как он разрабатывал свою теорию эволюции.

Изучая эти документы, ученые могут лучше понять научный процесс и то, как идеи развиваются с течением времени.

Архивные документы также могут привести к новым научным открытиям. Например, в 2018 году исследователи из Университета Оклахомы открыли ранее неизвестный вид вымершей рептилии, изучив архивные документы.

В документах, которые были написаны палеонтологом, собиравшим окаменелости в начале 1900-х годов, содержались описания костей, которые не соответствовали ни одному из известных видов.

Повторно изучив кости, исследователи смогли подтвердить, что они принадлежат неизвестному ранее виду.

Хотя архивные документы могут быть ценным ресурсом, их использование представляют определенные трудности. Например, многие документы трудно прочитать из-за возраста, износа или устаревшего почерка.

Кроме того, архивные документы могут быть разбросаны по нескольким коллекциям или храниться в труднодоступных местах. Исследователям может понадобиться посещать различные архивы, чтобы собрать всю необходимую информацию.

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу

Вопрос 35. Использование архивных документов

Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

2.Основные направления, цели, формы использования архивных документов

Направления использования архивных документов:

укрепление российской государственности;
удовлетворение информационных потребностей общества;
обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования архивных документов:

политические;
организационно-управленческие;
научные;
экономические;
культурно-просветительные;
учебные;
социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Формы использования архивных документов:

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;
представление документов пользователям для исследований;
экспонирование документов на выставках;
использование документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов.

3.Основные требования к работе по использованию архивных документов

Основные требования к работе по использованию архивных документов:

использование документов производится с разрешения руководства архива;
обеспечение физической сохранности документов во время их использования;
используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;
при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Первоначальным этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата.

4. Этапы поиска документной информации

Этапы поиска документной информации:

установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;
установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;
определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;
определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;
визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы.

Правовое регулирование использования архивных документов в муниципальных архивах

Мясникова, М. А. Правовое регулирование использования архивных документов в муниципальных архивах / М. А. Мясникова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 23 (157). — С. 197-199. — URL: https://moluch.ru/archive/157/44421/ (дата обращения: 17.07.2023).

Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан [1].

Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов, которая направлена на предоставление организациям и гражданам ретроспективной информации.

Доступ к архивным документам, независимо от формы их собственности, их использование определяется закрепленными в нормативно-правовых актах условиями, которые являются неотъемлемой частью организации деятельности архивных учреждений.

Деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документах основывается на тех же принципах, закрепленных в законодательных и нормативно-правовых актах, на которых основываются в своей деятельности и государственные архивные учреждения.

В структуру законодательной и нормативно-правовой базы, регламентирующей процесс использования архивных документов, в том числе и в муниципальных архивах, входят:
– Конституция Российской Федерации;
– Федеральные законы Российской Федерации;
– Подзаконные правовые акты.

Конституция Российской Федерации является основным правовым актом, устанавливающим право гражданина на получение информации, закрепленной в архивных документах. А именно, в статье 29 устанавливается право гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.

Право на доступ к информации также содержит Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [2]. Статья 3 Закона устанавливает свободу поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом.

Основным законодательным актом в области архивного дела является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [3]. Федеральный закон решает вопросы, связанные с разграничением федеральной, региональной и муниципальной собственности на архивы, разделением прав и обязанностей в области архивного дела.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», муниципальный архив — это структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Статьей 4 Федерального закона определяются полномочия муниципальных архивов, а именно хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов [3].

Что касается вопросов использования архивных документов, то в данном законе использованию архивных документов посвящена отдельная глава 6 «Доступ к архивным документам и их использование», в которой отражены права пользователей архивных документов использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом и обязанности архивных учреждений в обеспечении пользователей архивными документами условиями, необходимыми для поиска и изучения архивных документов. Архивы обеспечивают доступ пользователей к открытым документам путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронной форме; путем предоставления подлинников (копий) необходимых документов, в том числе документов в электронной форме, а также путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, сети Интернет, с возможностью их копирования.

Помимо этого архивные учреждения предоставляют пользователям архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и организуют выставки архивных документов, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Практические моменты, касающиеся деятельности государственных и муниципальных архивов, в том числе по использованию архивных документов, регулируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [4]. В разделе V «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» отражены общие нормы доступа и ограничений по доступу к архивным документам, изложены требования к созданию информационно-поисковых систем к документам архивов и к описанию архивных документов, охарактеризованы формы использования архивных документов.

Правилами устанавливаются следующие формы использования архивных документов:
1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
3) экспонирование архивных документов на выставках;
4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
6) публикация архивных документов [4].
Еще одним немаловажным нормативным документов, регулирующим вопросы использования архивных документов являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [5]. Использованию архивных документов посвящен раздел 5 «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации», в котором определяются следующие формы использования архивных документов:
– информационное обеспечение работников организации;

– исполнение запросов пользователей, в т. ч. запросов граждан социально-правового характера;

– выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т. ч. в форме электронных документов [5].

Особый интерес в области регламентирования использования архивных документов представляет Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации [6].

Данный порядок регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов: процедуры допуска пользователей в читальные залы архивов, права, обязанности и ответственность пользователей, порядок выдачи дел, документов, копий документов.

Что касается деятельности муниципальных архивных учреждений, то органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [7].

Принципы использования архивных документов в муниципальных архивах в полной мере отражены во всех вышеперечисленных законодательных и нормативно-правовых актах. Помимо этого, деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документов регламентируется на уровне субъекта Российской Федерации и на уровне муниципалитета.

Также на локальном уровне архивные учреждения разрабатывают методические документы, касающиеся вопросов использования архивных документов в архиве, например: правила работы читального зала архива, методические рекомендации по исполнению запросов, методические рекомендации по проведению выставок и экспонированию документов и т. д.

Литература:

Основные правила работы архивов организаций. М.: ФАС России, ВНИИДАД, 2002.

Цели и формы использования архивных документов

Использование документов архива — комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Цели использования документов могут быть:

управленческие;
политические;
экономические;
научные;
культурно — просветительские;
социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.

); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.

); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам;
при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;
при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);
для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйствах, в области охраны окружающей среды и т.д.).

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, и даже школьники.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров.

Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества.

Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д.

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы.

Основными формами использования в архиве являются:

информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;
выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
публикация документов;
информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Информационное обеспечение пользователей. Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к
профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные
корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Расчет
стоимостиГарантииОтзывы

Существуют следующие виды запросов:

тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);
персональные, в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);
социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:

Ø о трудовом стаже;
Ø размере заработной платы;
Ø службе в вооруженных силах;

Ø участии в Великой Отечественной войне 1941 —1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветеранах», об участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде и др.;

Ø пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны; работе в годы Великой Отечественной войны;
Ø нахождении на излечении, состоянии здоровья;
Ø награждении, присвоении званий;
Ø образовании, учебе;
Ø репрессиях, раскулачивании, реабилитации; рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;
Ø творческой деятельности и авторских правах;
Ø имущественных и наследственных правах и др.;

консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

прием запроса и работа с заявителем;
поиск запрашиваемой информации;
составление и выдача заявителям ответов на запросы.

Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности.

В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации.

Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива — органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива — руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации.

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени…»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п.

В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.
Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.
В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо, в котором указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости.
Главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение — читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.
Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г.
При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:

все письма-направления и заявления данного пользователя;
анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
заказы на выдачу описей и дел;
заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник Документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния.

Публикация документов. Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов:

выявление и отбор документов;
выбор и передача текста документа;
археографическое оформление документа и составление научно-справочного аппарата к публикации;
формирование макета публикации.

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях.

Формы использования документов в научных и культурно-просветительских целях очень многообразны:

организация выставок документов;
использование документов архива в средствах массовой информации;
организация:

× вечеров-встреч с общественностью;
× экскурсий в архивы;
× презентаций, дней открытых дверей;
× лекций и докладов;
× устных журналов;
× читательских конференций;
× уроков для студентов и школьников.

Понятие и цели использования архивных документов (стр. 1 из 4)

Понятие и цели использования архивных документов
Использование документов архива – комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
В отечественном архивоведении различают направления, цели и формы использования.
Направления использования архивных документов.
В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются:
— укрепление российской государственности;
— удовлетворение информационных потребностей общества;
— обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны – архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация.

Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственный объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественный организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации.

Использование документов — сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики.

Поэтому в государственных архивах сотрудники использование документов считаю разновидностью научной работы.

Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе.

Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности.

С этим связана проблема доступа к документальной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

Цели использования документов могут быть:
— управленческие;
— политические;
— экономические;
— научные;
— культурно-просветительские;
— социально — правовые (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных компаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.

); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности.

Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1970-е гг.

изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д.

при разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

— при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам;

— при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;

— при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы;

— для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйствах, в области охраны окружающей среды и т.д.).

Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленения, транспортной сети и др.

Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.

Использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д.

Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, даже школьники.

Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц.

Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.п. поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов.

Сроки исполнения их строго лимитированы.

Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:

— информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
— исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
— инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
— предоставление документов пользователями через читальный зал для исследовательской работы;
— выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
— публикация документов;
— информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало.

Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.

Информационное обеспечение пользователей. Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн. запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.