Правила

Опись документов постоянного хранения

Но такие документы нельзя сохранять и отправлять без описи. О том, как делается опись, читайте далее.

Что такое опись и для чего она нужна?

Под описью понимается учётный документ, в котором отражён пронумерованный перечень документов дела с обязательной фиксацией заголовка, индекса и даты создания.

Опись документов составляется только по завершении формирования дела, но до начала выполнения переплётных работ. Внутренняя опись требуется в случае сдачи документации в архив на хранение. Опись помогает систематизировать хранящуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.

Как составляется опись в 2023 году? Этот вопрос на самом деле важный, поскольку опись нужно составлять правильно, в соответствии с нормами, установленными Коллегией Росархива от 06.02.2002.

Организации, выступающие в роли источника комплектования государственного/городского архива, обязаны руководствоваться данными правилами при составлении описи. Для остальных организаций правила Коллегии выступают как справочное пособие.

Виды описи

В зависимости от назначения выделяются:

Описи дел постоянного хранения.
Описи дел временного хранения (срок хранения — не более 10 лет).
Описи документов, характерных для специфических инстанций (правоохранительных, судебных органов и пр.).
Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация по закону подлежит обязательному учёту, поскольку эти документы направляются в госорганы или архив.

Для некоторых документов нормативные акты предусматривают обязательный срок хранения. Так, например, личные дела сотрудников должны храниться на протяжении 75 лет, фото- и видеоматериалы в течение 5 лет.

Опись дел — это не только важнейший, но в некоторых случаях обязательный элемент делопроизводства.

Трудовая инспекция при проверке вправе потребовать определённые кадровые документы, которые по закону должны храниться у работодателя. Непредоставление этих документов грозит наложением крупного штрафа.

Описывать и сдавать в архив документацию обязаны не только государственные, но и частные предприятия. Для этого нужно подписать договор с Федеральной архивной службой.

Сегодня можно облегчить и автоматизировать бухгалтерский учёт с помощью онлайн-сервисов, на которых вся отчётность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется онлайн обратно.

Особенности составления описи документов

Опись документов дела выполняется на унифицированном бланке, где обязательно указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, определяющая принадлежность документов к какой-либо сфере дел (например, «Опись личных дел сотрудников» и др.).

Одинаковых заголовков не должно быть на описях. Для первого дела нужно написать заголовок полностью, затем повторяющуюся часть заменяют словами «То же». Но каждый новый лист описи начинается с указания полного заголовка.

Опись документов вкладывается внутрь дела ещё до переплёта первым листом. Если же дело уже подшито, то опись можно подклеить на внутренней стороне лицевой обложки дела.

Нумеруется ли опись? Ответ однозначный — обязательно. Для этого используются арабские цифры. Если опись документации составляет более 1 листа, то её нумерация выполняется отдельно от документов, включённых в дело.

Последовательность составления описи дел такова:

Порядковый номер. Каждый документ нумеруется в соответствии с порядком его расположения в деле.
Индекс документа. Роль индекса выполняет регистрационный номер документа. Если таковой отсутствует, то в описи фиксируется данный документ под знаком «б/н».
Дата документа. Указывается дата регистрации или подписания документа должностным лицом.
Заголовок документа.
Номера листов.
Примечание. Данный раздел предназначен для указания статуса документа (включение в дело или изъятие, замены оригинала на копию и пр.). При этом обязательно требуется проставление ссылки на соответствующий акт.
Итоговая запись. Здесь указывается количество документов (цифрой и прописью), а также число листов внутренней описи.
Подпись заполнившего опись специалиста и дата её составления. Печать предприятия на бланке не требуется.

Кто должен составлять опись?

Ведение личных дел, как правило, входит в компетенцию кадровых сотрудников, поэтому и составление описи также является их обязанностью.

Но в некоторых случаях опись может быть составлена секретарём или руководителем компании. Здесь важно корректно заполнить документ: в упорядоченном виде и по форме.

Как составить опись документов личного дела?

Сегодня нет единого, унифицированного образца данного документа. Поэтому организации могут воспользоваться одним из двух способов:

каждый раз по мере необходимости составлять его в произвольной форме;
составить и утвердить в организации шаблон (регистрируется в учётной политике фирмы).

Так или иначе опись документов личного дела должна включать в себя ряд обязательных сведений, таких как:

наименование предприятия;
ФИО и должность сотрудника, чьи документы описываются;
список документов, хранящихся в личном деле.

К описи подлежат:

трудовые книжки;
копии приказов и распоряжений, касающихся сотрудника;
документы об образовании;
наградные листы;
свидетельства о повышении квалификации;
списки научных трудов;
данные об учёных степенях и т.д.

Основную информацию рекомендуется вносить в документ в виде таблицы. Новые, поступающие в личное дело бумаги также нужно фиксировать в описи, а также и те, которые из него изымаются или в него возвращаются.

Опись личного дела может быть оформлена от руки или напечатана на компьютере на чистом листе формата А4 или на фирменном бланке предприятия.

Обычно составляется 1 экземпляр описи для каждого дела, но если сотрудник потребует предоставить ему копию, отказать ему работодатель не имеет права.

Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки или просто вложить в неё.

Опись документов для передачи другой организации

Многие крупные предприятия и организации при заключении договоров с контрагентами требуют предоставления полного пакета документов вместе с их описью. Данный пакет может быть отправлен почтой, через курьера, поэтому существует вероятность утери каких-либо передаваемых бумаг.

Чтобы избежать недоразумений, при передаче документации другой организации рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного лица.

Опись в данном случае составляется очень просто: указывается наименование организации-отправителя, нумеруются все вложения и фиксируется количество листов. Так можно избежать необоснованных претензий и обвинений в непредоставлении нужной документации и сокрытии сведений.

Опись документов для почты

Для составления описи отправления применяется форма 107. Опись вложений включает характеристики стоимости отправления и выполняется в случаях отправки посылок, ценных писем, бандероли. Отправитель заполняет 2 формы описи вложения.

В каждой форме указывается:

ФИО/наименование получателя;
стоимость отправления;
численность отправленных объектов.

После заполнения формы описи почтовый работник должен поставить на ней календарный штемпель и свою подпись. Один экземпляр бланка вручается отправителю, а другой вкладывается в почтовое отправление.

Опись документов для налоговой

Данная опись составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к указанным в нём документам.

Налоговая служба вправе потребовать у налогоплательщика определённый пакет документов с целью мониторинга начисления им налоговой базы. Обычно требуются документы за какой-либо период времени, о чём обязательно указывается в запросе.

Опись для налоговой составляется на стандартном листе или на фирменном бланке налогоплательщика. В левом углу фиксируется дата составления описи и её регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

В основном тексте следует указать номер и дату запроса, присланного налоговой службой. Напротив каждого перечисляемого документа указывается количество листов и экземпляров, делается отметка о том, оригинал это или копия. Опись подписывается работодателем налогоплательщика.

После передачи документов у сотрудника налоговой службы стоит попросить расписку, подтверждающую получение, заверенную подписью и печатью. За непредоставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф (п.1 ст. 126 НК РФ).

Опись документов для ФСС

В Фонд социального страхования опись направляется с целью выплат пособий сотрудникам. При подаче в ФСС документации по назначению сотрудникам пособий и выплат бухгалтер обязан составить и заполнить опись соответствующих бумаг.

Опись для ФСС — это обязательный для оформления регистр, который заполняется строго по форме, утверждённой Приказом ФСС № 578 от 24.11.2017 г.

Реестр состоит из 2 частей: вводной и табличной. В первой части заполняются сведения об учреждении:

номер страхователя;
код по регистрационному номеру;
ИНН и КПП страховой организации;
наименование отчитывающегося предприятия (полное и краткое);
название и номер органа ФСС.

Табличная часть состоит из 5 колонок, в которые вписывают:

порядковую нумерацию;
ФИО сотрудников, которым назначается пособие (полностью);
виды пособий и выплат;
количество страниц;
документальные основания для выплат.

В графе «Виды выплат» указывается определённый код, соответствующий назначениям пособий, как то:

1 — по нетрудоспособности (временной);
2 — по беременности и родам;
3 — женщинам, вставшим на учёт в медучреждениях на ранних сроках беременности;
4 — при рождении ребёнка;
5 — по уходу за ребёнком;
6 — по временной нетрудоспособности.

Далее в таблице фиксируются все документы, на основании которых назначена социальная помощь, и общее количество страниц по каждому сотруднику.

Регистр подписывается руководителем организации с проставлением даты составления описи и печати учреждения. Обязательно указывается контактный телефон страхователя либо исполнителя.

Опись для передачи в архив

Опись для архива составляется в 2 экземплярах: 1-ый остаётся в организации, а другой направляется в архив. Все тома документов, передаваемые в архив, заносятся в сдаточную опись. В описи указывается номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Данная опись содержит несколько разделов:

оглавление;
предисловие;
основную часть;
сокращения.

Опись постоянного хранения составляется в 1-4 экземплярах. Каждый годовой раздел подобной описи подлежит утверждению, процедура которого состоит из следующих этапов:

Опись подписывает сотрудник, отвечающий за архив и сотрудник, заполнивший бланк.
На втором этапе проводится рассмотрение экспертной комиссией.
Далее архивная комиссия анализирует опись.
Документ утверждается руководителем организации.

Если опись незавершённая, не нужно её подшивать; следует хранить её в папке с завязками. При завершении описи составляется итоговая запись. Опись считается законченной, если число записей достигло числа 9999.

Обязательным компонентом завершённой описи является титульный лист, где фиксируются следующие данные:

наименование архива;
название и номер фонда;
наименование и номер описи;
крайние даты описанных дел.

Завершённая опись переплетается или прошивается.

Опись на уничтожение

В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.

Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел. В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.

Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой. Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания.

После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.

Опись изъятых документов

Для данной описи применяется форма №ММ-3-06/338, утверждённая правительством 31.03.2007 г. В верхнем углу бланка указывается наименование организации, её ИНН/КПП. Далее идёт список изъятых документов и общее число листов.

Опись подписывается должностным лицом, проводившим изъятие, и другими лицами, присутствовавшими при этой процедуре.

Составляется такая опись в 2 экземплярах: 1-ый получает организация, у которой были изъяты документы, а 2-ой остаётся у сотрудников полиции или налоговой службы, проводивших изъятие. К описи изъятия могут прилагаться фото- или видеоматериалы.

Таким образом, опись является важным документом, который обеспечивает учёт и сохранность информации.

Составление описи документов и дел

Прежде чем документация отправляется на архивное хранение дел, осуществляется опись бумаг. Это своего рода справочник, в котором собраны заголовки дел. Благодаря нему можно обеспечить систематизацию документов, с которыми должны быть проведены архивные рыботы, раскрыто их содержание и быстро найдены нужные виды материалов.

Правила составления описи документов

Существует специальная форма, в соответствии с которой составляется опись дел.

Обязательно должен присутствовать титульный лист, а если необходимо – то и подтитульный, на котором перечисляются все изменения в подчиненности и названии организации.

Также составляется оглавление, предисловие, представляющее собой подобие исторической справки, список сокращенных терминов и указатели. Законченная опись должна быть утверждена основным лицом организации, а затем согласована с экспертной комиссией.

Опись документов, отправленных на архивное хранение, представляет собой совокупность годовых разделов.

Она составляется отдельно для дел временного и постоянного периода сохранности, документов, которые являются специфическими для данного производства, дел по личному составу, ведомственных изданий служебного типа.

Описательная статья содержит в себе информацию о каждом деле. Она включает в себя перечень элементов, установленных формально, а именно:

номер;
индекс;
заголовок, который должен соответствовать заглавию дела;
дату;
количество страниц;
срок хранения;
примечания.

Для документов постоянного хранения, срок нахождения в архиве не проставляется.

Функциональное назначение описи дел

Опись документов, отправленных на архивное хранение, должна составляться в 2-х экземплярах. Первый из них отправляется вместе со всеми описанными делами в архив, а вторая часть будет находиться в структурном подразделении.

Опись документов, которая была передана в ведомственное хранилище, в дальнейшем служит основой для составления годового списка. Изготавливаемая в четырех экземплярах, она после визирования председателем экспертной комиссии и руководителем органа документационного обеспечения управления, в дальнейшем передается в государственный архив.

Чтобы упростить поиск документов в организации, может составляться внутренняя опись, которая является подобием оглавления к хранящимся делам. Такие реестры в обязательном порядке составляются для трудовых соглашений, личных, следственных, особо ценных и судебных материалов, а также дел, заголовки которых не отражают содержание документации.

Составление описи документов постоянного хранения

Одной из услуг, профессионально оказываемых специалистами компании «Архивный Эксперт», является составление описи документов постоянного хранения.

Правила составление описи документов

Правила, установленные действующим законодательством (в частности, таким нормативно-правовым актом, как «Основные правила работы архивов организаций»), обязывают составлять отдельные описи для таких документов. Практический опыт показывает: мероприятие, о котором идет речь, характеризуется значительной сложностью.

Что представляет собой опись документов постоянного срока хранения

Опись документов постоянного срока хранения представляет собой систематизированный перечень имеющихся в архиве единиц хранения (дел), раскрывающий их содержание и позволяющий организовать учет. Первое, на что нужно обратить внимание, рассказывая о составлении таких описей – необходимость соблюдения установленной формы этих документов.

Форма описи документов

Соответствующие формы могут быть найдены в Приложениях №№ 2, 3 и 12 упомянутых выше «Основных правил…». Опись документов постоянного хранения в обязательном порядке должна включать титульный лист.

Кроме того, при необходимости оформляется подтитул. Заголовки дел, включаемые в опись документов постоянного срока хранения, должны строго соответствовать заголовкам, содержащимся на обложках дел.

Это – лишь некоторые из правил, которые должны неукоснительно соблюдаться.

Помимо описей документов постоянного хранения разрабатывается:

Предисловия. Составляется при первичной обработке документов и дополняется при последующих. Значительно облегчает работу с делами, является необходимым при передаче документов в архив;
Научно-справочного аппарата (НСА). Представляет собой картотеку-справочник, включает в себя информацию о содержании документов, входящих в дела;
Исторической справки. Содержит сведения об истории организации-фондообразователя и фонда, данные о документах, составляющих фонд.

Услуги по составлению описей документов

Правила составления описей документов постоянного хранения, описанные выше, в совершенстве знают и неукоснительно соблюдают специалисты компании «Архивный Эксперт». Совершенно очевидно то, что попытки самостоятельного составления описей сотрудниками компании, не являющимися профессионалами в области архивного делопроизводства, приведут к значительным затратам рабочего времени.

Результаты нашей работы

Обратившись в нашу компанию, вы сэкономите этот ценнейший ресурс, получив при этом безупречно высокое качество результата.

Описи документов постоянного срока хранения, разрабатываемые специалистами «Архивного Эксперта», соответствуют всем требованиям отраслевого законодательства.

Немаловажно и то, что, помимо составления, мы можем утвердить разработанные описи в государственном или муниципальном архиве.

Опись дел постоянного хранения образец бланк

Работа с архивом требует соблюдения определённых правил.
В архиве хранится документация предприятия, которую законом запрещено уничтожать в течение определённого срока.
Некоторые документы должны храниться в архиве весь срок существования организации – это так называемые дела постоянного хранения.
Заполнение архива и учёт бумаг

Самостоятельно подразделения и службы компании не имеют права уничтожать документацию.

Отработанные документы, то есть те, которые потеряли актуальность, но содержат важную информацию, подлежат сдаче в архив.

В каждом отделе из документов, подлежащих сдаче на хранение, составляются так называемые дела, то есть папки с однотипными документами, систематизированные по принятым параметрам. Каждое дело содержит опись входящих в него документов.

Все отделы, в установленные руководителем сроки, обязаны сдавать дела в архив.

Работники архива, в свою очередь принимают документацию и составляют собственные документы, подтверждающие принятие того или иного дела на хранение и обеспечивают надлежащую сохранность документов.

Дела постоянного хранения

Постоянному хранению – хранению дел весь срок существования фирмы, подлежат определённые, в основном финансовые, документы. Финансовую деятельность коммерческих компаний контролируют государственные службы, и в любое время, для проверки фактов нарушений закона, дела могут быть затребованы из архива.

Архивные работники, принимая дела на постоянное хранение, делают собственную опись дел постоянного хранения, она делается на основании описей, составленных в отделах и службах предприятия, сдающих документы в архив.

Обычно, такая опись делается на определенный промежуток времени, чаще всего – годовая опись.

То есть в течение года в неё вносятся поступающие в архив данные о делах постоянного хранения, в конце года создаётся комиссия или лично руководитель проверяет наличие и состояние дел в архиве согласно такой описи.

Помимо контрольных функций, с помощью описи можно довольно быстро разыскать требуемый документ, просмотрев сведения о дате поступления и месте хранения требуемой бумаги.
Помимо этого, по такой описи можно передавать архив на хранение, для некоторых предприятий предусмотрена передача архива государственным структурам, опись в таком случае, будет служить передаточным документом, по которому как принимающая, так и передающая сторона могут убедиться в правильности передачи документации и наличии всех закреплённых в описи дел.
Ниже расположен типовой бланк и образец описи дел постоянного хранения вариант которого можно скачать бесплатно.

1.3 Составление и оформление описей дел

На
все дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения в каждом структурном
подразделении организации по окончании
делопроизводственного года составляют
описи.

Опись
дел является, прежде всего, документом,
предназначенным для учета и обеспечения
сохранности дел. Кроме того опись
является основным видом научно –
справочного аппарата (НСА), обеспечивающего
быстрый поиск документов.1

При
наличии в структурном подразделении
дел, за несколько лет, составляют общую
опись за несколько лет.
Порядок
составления описей должен быть изложен
в инструкции по ведению делопроизводства
в организации.
Ответственность
за качественное и своевременное
составление описей несут руководители
структурных подразделений.
Пред
внесением заголовков дел в описи
проверяют:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
правильность оформления и группировки документов в деле;
правильность оформления дел.

В
случае отсутствия дел, числящихся по
номенклатуре, имеющих отметки о заведении
дел, структурное подразделение принимает
меры к розыску дел. На необнаруженные
дела составляют справку о причинах
отсутствия дел. Справку подписывает
руководитель структурного подразделения.
При передаче дел в архив справку передают
в архив вместе с описью.

Документы
по личному составу подразделяются на
документы постоянного и документы
временного сроков хранения. Раскрываемая
отметка «ЭПК» в целях определения ценных
документов, тем самым пополняется состав
документов, отнесенных ранее к постоянному
сроку хранения.

Работа проводится
архивом, экспертной комиссией организации,
государственными, муниципальными
архивами, экспертно – проверочной
комиссией уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской
Федерации в области архивного дела,
экспертно – проверочной комиссией
федерального государственного архива.

Определенные
периоды времени, требующие особой
осторожности при отборе документов по
личному составу, определяются на
основании критериев: времени создания
документов, значения информации,
содержащейся в документах, полноты
комплекса документов, степени сохранности
документов.

К изучению документов для
определения значимых периодов времени,
требующих особой осторожности при
отборе документов по личному составу,
привлекаются специалисты архивных
учреждений, научных, учебных организаций.

Их предложения рассматриваются экспертно
– проверочной комиссией органов
исполнительной власти субъекта Российской
Федерации в области архивного дела,
экспертно – проверочной комиссией
федеральных государственных архивов.
1

При
проведении экспертизы ценности документов
по личному составу за ранние периоды
времени, требующие особой осторожности
при отборе, отнесенные к 75 – летнему
сроку хранения с отметкой «ЭПК» по
соответствующим перечням, могут включены
в состав Архивного фонда Российской
Федерации в полном объеме или выборочно
по решению соответствующей экспертно
– проверочной комиссией. В каждом
государственном или муниципальном
архиве могут разрабатываться
самостоятельные методики отбора
документов по личному составу в состав
Архивного фонда Российской Федерации
применительно к разноплановым фондам.

По
документам уволенных работников за все
хронологические периоды времени, с
учетом тех, которые требуют особой
осторожности при отборе, проводится
экспертиза ценности документов по
личному составу на основании общих и
дополнительных критериев экспертизы
ценности.
В
первую очередь подвергаются экспертизе
ценности личные дела работников и
взаимосвязанные с ними документы
(приказы, лицевые счета, карточки учета
работников).
При
этом используются: сведения приказов,
договоров, штатных расписаний и
расстановок, карточек учета работников,
списков, наградных документов.

К
числу документов постоянного срока
хранения относятся документы: руководящего
состава; документы работников творческих
и редких профессий; представителей
профессиональных (трудовых) династий;
репрессированных и затем реабилитированных
лиц.

Учитываются заслуги работников в
общественной и других сферах деятельности,
а так же стаж работы в конкретной
организации в целом и в наиболее значимые
для организации периоды времени.

Оценивается не только значение информации
документов для конкретного лица, но и
для организации в целом, а также сведений
общего характера.

Данные
документы отмечаются (путем специальной
наклейки – полоски бумаги определенного
цвета) при передаче документов в архив
организации после увольнения работника,
а также включаются описи дел постоянного
хранения по личному составу при
упорядочении документов за соответствующие
годы.1

Таблица
1.2 – Форма описи дел постоянного хранения

№ n/n	Индекс Дела	Заголовок Дела	Крайние Даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

При
составлении описи соблюдают следующие
правила:

каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью, а все остальные однородные дела обозначают словами «то же».

дополнительные сведения о деле пишут полностью. Причем заголовок воспроизводят на каждом новом листе также полностью;
дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;
графу «Примечание» используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов.

За
последней описательной статьей, в конце
описи, делают итоговую запись, в которую
цифрами и прописью указывают количество
дел, числящихся по описи, первый и
последний номера дел по описи, а также
оговаривают особенности нумерации дел
в описи (литерные, пропущенные номера
дел).
Опись
согласовывают с руководителем службы
делопроизводства организации, затем
опись подписывает составитель (лицо,
ответственное за делопроизводство в
подразделении) и утверждает руководитель
структурного подразделения.
При
наличии в подразделении экспертной
комиссии опись до утверждения должна
быть ею одобрена.
Составляют
опись в двух экземплярах: один остается
в структурном подразделении, второй –
вместе с делами передают в архив
организации.
Номера
описям структурных подразделений
присваивает архив организации.
По
согласованию с архивом на обложках дел
проставляют мягким, черным графическим
карандашом номера дел (томов, частей)
по описи.
Таким
образом, правильное формирование и
оформление документов в дела и их
систематизация в деле значительно
облегчают проведение экспертизы ценности
документов, подготовку документов к
последующему хранению и использованию.

Грамотное
проведение всех этапов работы по
упорядочению документов позволит
обеспечит сохранность документов.
Нормативно – методическая база строго
регламентирует все виды работ по
подготовке дел к передаче на архивное
хранение.

Описание дел. Виды описи

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.

При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

Для определения оптимального состава описей следует проконсультироваться в соответствующем архиве, так как при описании документов следует учитывать сложившуюся систему научно-справочного аппарата архива. Если документы организации ранее описывались, следует продолжать имеющиеся описи и нумерацию дел в них.

Чаще всего заголовки в описи располагаются по хронологически — функциональному или хронологически — номинальному признакам, т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем — в следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел;
карточки формы № Т-2;
личные дела;
лицевые счета рабочих и служащих;
невостребованные трудовые книжки;
акты о несчастных случаях.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, полностью указывается заголовок первого дела, а остальные могут обозначаться словами «То же». При переносе на новую страницу заголовок дела повторяется полностью. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в дело сформированы документы за несколько лет, такое дело включается в опись по дате заведения. При этом следует неукоснительно соблюдать следующее требование: в годовые разделы за последующие годы заголовок такого дела вносится без номера и делается ссылка «см. дело № ___».

Даты и количество листов переносятся в опись с обложки дел.
Итоговая запись к описи составляется обязательно.
Следует обратить внимание на правильное оформление грифов утверждения и согласования.

К описи составляется титульный лист. На титульном листе указывается название архива, в который передаются документы, название фонда и его номер, а также номер и название описи, которое включает указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу) и может дополняться указанием вида документов (личные дела уволенных, карточки формы № Т-2 и т.д.).

Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1986 — 1998, 1980,1993 — 2010 гг.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один — рабочий, другой — страховочный.

Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме № Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их Сохранности и выдачу необходимых сведений.

Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4. Необходимо соблюдать следующие требования ГОСТ Р 6.

30 — 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»: верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм, левое — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера).

При оформлении описи на двух г и более листах, второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, черточек и других знаков.

Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводится графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах.

Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа.

Не следует допускать переноса части заголовка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.

Описи дел делятся на 2 вида:
— опись дел постоянного хранения,
— опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет).

Опись дел постоянного хранения — это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений.

Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:
— порядковый номер дела по описи,
— индекс дела,
— заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела,
— дату дела,
— число листов в деле,
— примечание (если таковое существует).
В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив.

При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией.

Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом.

Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Она включает в себя:

наименование организации
номер фонда
порядковый номер
индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
заголовок дела
крайние даты дела
сроки хранения
число листов в деле
примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.