При первом открытии любой программы 1С автоматически запускается Стартовый помощник: пользователь может сразу сделать первоначальную настройку информационной базы, просто установив соответствующие флажки. Нас интересует, как активировать, настроить и ввести новое штатное расписание

ЗУП версии 3.1 предусматривает три способа его ведения:

• Оно не ведется, поэтому в кадровом учете используется справочник «Должности». Так могут вести учет небольшие коммерческие фирмы, но при этом отчетность в органы статистики им приходится формировать вручную*;
• В кадровом учете используется соответствующий справочник для формирования печатного экземпляра, что избавляет от проверки соответствия работников «штатке».
• К позиции штатного расписания «привязываются» один или несколько сотрудников. Это оптимальный вариант для крупных компаний и государственных учреждений.

*При этом флажок «Использовать…» не ставится, но следующие варианты его проставления требуют обязательно.

Рис.1 Ведение штатного расписания

Важно отметить, что, если вы настраиваете 1С ЗУП 3 впервые и пропустили установку флажка «Использовать штатное расписание» можно будет сделать это позже, но уже в разделе «Настройка», как показано на рисунке ниже.

Рис.2 Первый этап настройки

Предлагаем подробнее рассмотреть следующие опции:

Опция, указанная на рисунке ниже, отвечает за проверку соответствия кадровых документов штатному расписанию и предупреждает в случае обнаружения ошибки.

Рис.3 Установка автоматической проверки

Следующая опция позволяет не только сохранять историю ведения штатного расписания, но и строить отчеты за любой период, в котором будут отражаться все изменения.

При отсутствии опции в справочнике штатного расписания будет храниться только последнее значение.

Но, на основании нашего многолетнего опыта работы, хотелось бы отметить, что ведение учета с сохранением истории наиболее удобно, информативно.

Рис.4 Активация ведения истории

Если в системе необходимо учитывать разряды и категории, то необходимо включить опцию, указанную на рисунке ниже. При этом данные (категория и разряд) в документах кадрового учета устанавливаются автоматически.

Рис.5 Использование категорий и разрядов

Для настройки печатной формы штатного расписания отвечает опция, изображенная на рисунке ниже, с указанием способа отображения надбавок.

Рис.6 Настройка Т-3

Программа 1С ЗУП 3 позволяет пользователю осуществлять бронирование позиций штатного расписания, указывая при этом количество дней по факту окончания которых забронированные позиции будут освобождены.

Если вы хотели бы использовать эту функцию в своей работе вам нужно открыть окно меню настройка штатного расписания и поставить флажок «Использовать бронирование», указав при этом количество дней бронирования.

Рис.7 Бронь позиции

Настройки подразделений

Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».

Рис.8 Формируем подразделения организации

Рассмотрим окно отображения подразделений.

Рис.9 Окно отображения подразделений

В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:

• «Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
• «Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
• Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.

Рис.10 Списку подразделений можно задать три режима просмотра

Настроим 1С:ЗУП для корректного формирования штатного расписания

Настройка должностей

Для создания новой должности нажимается «Создать» и вносятся должности. Внесение их наименований вручную – способ простой, но не оптимальный.

Рис.11 Создание новой должности

Более правильно вносить должности через «Подбор из ОКПДТР», выбрав их из перечня должностей.

Рис.12 Подбор должности из ОКПДТР

Если должность выбрана, то в перечне она становится серой, неактивной.

Рис.13 Уже выбранная должность

Закрыв ОКПДТР, мы увидим, что новая должность выделена жирным шрифтом. То есть программа нас предупреждает, что это новая, еще не действующая запись.

Рис.14 Новая запись

Чтобы должность можно было использовать для работы, надо открыть ее и включить «Позиция утверждена» (с 1 января текущего года). С версии 3.1.5 программы ЗУП в карточке должности введена строка «Данные для заполнения отчетности»:

• Код по ОКПДТР
• Контрольное число
• Категория*.

Рис.15 Позиция утверждена

• *Они нужны при заполнении формы статистики 57-Т, поэтому если ввести новую должность просто по кнопке «Создать, отчетность придется формировать вручную.
• Чтобы создать расписание мы «связали» друг с другом «Подразделение» и «Должность» (их можно внести заранее или одновременно с созданием элементов нашей «штатки»).
• Получить бесплатную консультацию по штатному расписанию в 1С:ЗУП

История ведения

Существует два варианта ведения расписания:

• Без ведения истории*;
• С историей изменения**.

*Вид без истории изменений:

Рис.16 Два варианта ведения расписания

**Вид с историей изменения, с документами изменения:

Рис.17 Два варианта ведения расписания

Подробнее рассмотрим вариант с историей через активацию «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».

Рис.18 Вариант с историей

После наших действий изменения в расписании возможны только с помощью специальных документов утверждения* и изменения, поэтому просто так открыть штатную единицу и поменять ее содержание не получится.

Рис.19 Утверждение штатного расписания специальным документом

*Если в списке есть несколько документов, предыдущий документ можно открыть только для просмотра, но отредактировать нельзя. Чтобы появилась такая возможность, нужно сначала отключить изменения более позднего документа, для этого отменить проведение документа.

Рис.20 Отмена проведения документа

Работа с должностями в программе ЗУП

Ввести новую должность при варианте ведения «штатки» без истории можно, поставив флажок «Должность введена в штатное расписание» и дату, с которой должность действует (при окончании действия должности ставится флажок «Должность исключена …» и дата).

Рис.21 Работа с должностями

При работе с должностью (вариант ведения истории изменений) даты введения и исключения должности из штатного расписания не активны и выделены бледным цветом, поэтому невозможно поставить флажок. Дата и флажок проставляются автоматически после проведения документа «Утверждение» (о котором упоминалось ранее).

Рис.22 Утверждение должностей

Сама должность, введенная в режиме «С историей изменения …», выглядит следующим образом:

Рис.23 Должность «С историей изменения …»

Планирование количества персонала и ФОТ, кадровое администрирование, штатное расписание, учет рабочего времени

Доработаем учет штатного расписания под ваши бизнес-процессы. Предоставляем гарантии на услуги!

В заключение хотелось бы заметить, что без истории изменений штатного расписания создавать и редактировать его проще, но нельзя вывести печатную форму или сформировать отчет по состоянию на любую дату.

Если, например, у вас в отделе продаж было две штатных единицы менеджера на 28 февраля, а с первого марта у вас вводится еще одна должность, то есть будет их всего три. Вы вводите новую должность в то же подразделение, но это уже будет другая позиция, что приведет к появлению второй строки.

То есть первая строка будет содержать две позиции менеджера, а вторая – еще одну сходную должность. Это говорит о том, что без ведения истории изменения «штатки» отредактировать штатную позицию красиво не получится.

Следующая статья 1С:УНФ для задач производства Настройка программы 1С ЗУП В 1С ЗУП 8.3 логично организованы настройки параметров кадрового учета и расчета з/п. Рассмотрим, как производится комплексная настройка параметров учета, необходимых для успешной работы Как обновить 1С ЗУП Пошаговая инструкция по обновлению конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом. Как обновить 1С:ЗУП через разные источники, рассказываем в блоге WiseAdvice-IT. Настройка графика работы в 1С ЗУП 8.3 Где настроить и заполнить график работы в 1С:ЗУП, как выбрать производственный календарь, как вести учет рабочего времени, настроить продолжительность работы и т.д. Подарки при приобретении ИТС уровня ПРОФ:

• Обновление дополнительной базы
• 3 часа работы специалистов
• 1 месяц консультаций *

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Редакция Scloud

Scloud.ru

Штатного расписания в Бухгалтерия 3.0 как отдельного документа/отчета нет, но есть отчет Зарплата и кадры — Отчеты по кадрам — Штатные сотрудники, который после должной правки предоставит вам необходимую для заполнения штатного расписания информацию в табличной форме.

• 
• 
• По умолчанию отчет имеет следующий вид.
• 
• Нажмем Настройка и затем Расширенный, чтобы получить полный контроль над настройками отчета.
• 
• Нам следует сделать две вещи — на вкладке Фильтр дополнить его теми сотрудниками, которые уже уволены, а на вкладке Поля и сортировки также убрать лишние поля.

Расширенный — Фильтры

Снимаем флаг с группы Или, которая отфильтровывает уволенных.

Расширенный — Поля и сортировки

1. Снимаем флаги с ненужных полей
2. 
3. 
4. Сохраним наш новый вариант отчета.
5. 
6. 

Отчет сохранен. Теперь данные отчета можно использовать для выгрузки в Excel, например, чтобы легче заполнить имеющуюся унифицированную форму Т-3.

Штатное расписание в 1с 8.3 бухгалтерия — как сделать документ

Штатное расписание является обязательным кадровым документом организационно-распорядительного характера.

Он нужен как надзорным органам, так и самой организации, ведь именно по данному документу руководитель может оценивать укомплектованность предприятия необходимым персоналом (при необходимости нанимать новых сотрудников), смотреть и планировать оклады и пр. За отсутствие штатного расписания контролирующие органы могут выписать штраф.

Рассматриваемый документ кадрового учета отражает полную структуру организации, количество сотрудников, их трудовой оклад, регулярные выплаты и пр. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-3, которая была введена еще в 2004 году. Организация может добавлять дополнительные поля, но вот сокращать и удалять их запрещено.

Выглядит штатное расписание следующим образом (пример):

Для чего нужно расписание

Рассматриваемый документ в первую очередь нужен надзорным органам во время проверок. Если вы не сможете предъявить контролирующему лицу штатное расписание, то есть риск получить штраф за нарушение условий труда.

Также документ нужен самой компании. С его помощью можно:

• отслеживать организационную структуру компании;
• закреплять численность сотрудников на каждой должности;
• устанавливать размеры оплаты труда и дополнительных выплат (регулярных);
• отслеживать появление вакантных должностей. Благодаря этому отдел кадров может эффективно и своевременно нанимать новых работников.

Важно: если при составлении штатного расписания в 1C «Бухгалтерия» 8.3 вы указали надбавку какому-то определенному сотруднику, то эти выплаты должны осуществляться регулярно. А если выплата нерегулярная (например, в этом месяце вы выплатили, а в следующем — нет), то ее нельзя включать в штатное расписание.

Как сделать штатное расписание в 1С «Бухгалтерия» 8.3

Если вы пользуетесь программой 1C «Зарплата и Управление Персоналом», то для вас уже будет доступна готовая форма создания штатного расписания.

Если же вы используете программу 1C «Бухгалтерия» 8.3, то у вас нет возможности создать рассматриваемый документ прямо внутри ПО. В этом случае вам придется формировать расписание в Excel, а данные брать непосредственно из 1C «Бухгалтерия» 8.3, а именно из раздела «Зарплата и кадры».

Если при запуске программы вы выбираете вариант «Юридическое лицо», то в основной панели у вас автоматически появится раздел «Зарплата и кадры». А вот при выборе варианта «Индивидуальный предприниматель» такого раздела нет. Чтобы он там появился, необходимо выполнить следующее:

1. Перейти в главное меню.
2. Выбрать анкету «Функциональность».
3. Отметить галочкой строку «Сотрудники».

Если вы все сделали правильно, то на главной странице программы у вас будет стоять раздел «Зарплата и кадры». В нем и сформируем отчет «Штатные сотрудники» , который будет использоваться для создания штатного расписания в Excel.

Наши постоянные клиенты по 1С:

Корона Лифт Гознак Накфф Рембаза Rozara

Как сформировать отчет

В первую очередь заходим в раздел «Зарплата и кадры», который мы только что создали. Далее порядок действий следующий:

1. Выбираем пункт «Отчеты по кадрам». В этом разделе находятся все доступные на данный момент отчеты: таблицы учета рабочего времени, согласие сотрудников на обработку данных и пр. Нам нужен только отчет «Штатные сотрудники». Нажимаем на соответствующую ссылку.
2. В следующем окне выбираем организацию (если их у вас несколько), а далее указываем дату, на которую нужно создать отчет по кадрам.
3. Нажимаем кнопку «Сформировать».

После выполнения этих действий перед нами будет таблица. Это пока еще сырой отчет, который не подходит для создания штатного расписания. Чтобы привести все в норму, проводим следующие операции:

1. Переходим в настройки.
2. В пункте «Вид» выбираем вариант «Расширенный».
3. Переходим во вкладку «Отборы», где отмечаем галочкой 3 пункта: «Организация», «подразделения» и «Должность». Обязательно снимаем отметку с пунктов «И» и «ИЛИ».
4. Переходим во вкладку «Поля и сортировки», в открывшемся списке отмечаем галочкой только следующие пункты: «Подразделение», «Сотрудник», «Должность», «Ставка», «Дата начала работы», и «Дата увольнения». При этом не забудьте убрать отметки с других пунктов, вроде «Дата рождения», «Рабочий телефон» и пр. — вся эта информация не нужна для штатного расписания.
5. После выполнения необходимых настроек нажимаем кнопку «Закрыть и оформить». На этом процесс создания отчета заканчивается. Вам остается только выгрузить его на Excel. Можно еще вручную перенести данные из отчета в готовую форму штатного расписания.

Таким образом, создание штатного расписания в 1C «Бухгалтерия» 8.3 — не такое уж и сложное дело. Во всем этом можно разобраться самостоятельно. Однако начинающие очень часто допускают ошибки в формировании документа, из-за чего потом контролирующие органы могут вынести предупреждение. Чтобы избежать таких последствий, рекомендуем обращаться к профессионалам по 1C.

Где в 1с бухгалтерия 8.3 штатное расписание — Поддержка, обновление, внедрение и доработка 1С

• Для того, чтобы вести штатное расписание нужно провести следующие настройки:
• Заходит Настройки — Кадровый учет
• 

Далее по ссылке «Настройка штатного расписания». Там необходимо установить флаг «Ведется штатное расписание».

Также в настройках можно установить дополнительные настройки такие как автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию, ведение истории изменений штатного расписания, использование «вилки» окладов и надбавок. По необходимости выставляем нужные флаги. После чего нужно для сохранения настройки нажимаем на кнопку «Сохранить и закрыть».

1. Если ведение штатного расписания в настройках не установлено, то будет использоваться для кадрового учета будет только справочник «Должности».
2. Штатное расписание располагается в разделе «Кадры»
3. 
4. Далее по работе с данным разделом важно установлена ли в настройках как было указано выше флаг «Ведется история изменений штатного расписания».

Если данный флаг не установлен то нельзя будет увидеть изменения происходившие в прошлое время. При внесении какого либо изменения в позицию штатного распивания, достаточно открыть нужную позицию в штатом расписании, открыть ее и исправить что нужно.

Если флаг уставлен, то история будет храниться, а если необходимо утвердить или внести изменения в штатное расписание, то для этого понадобится заводить соответствующие документы.

Рассмотрим случай ведения истории изменения штатного расписания.

Открыли штатное расписание как описано выше. В открывшемся окне есть возможность в удобном виде вывести список штатного расписания с помощью кнопки «Вид списка». Одноуровненый — сплошной список со всеми позициями штатного расписания. Иерархический — список разбитый по структурным подразделениям, доступен только при выбранной организации в соответствующем поле в шапке.

Структура предприятия — при наличии нескольких организаций появляется общий список всего предприятия, в этом случае ненужно выбирать организацию для выведения данных штатного расписания.

Также есть возможность печати ряда документов (Штатное расписание, штатное расписание на подпись, соблюдение штатного расписания, анализ штатного расписания, начисления позиций штатного распиания, оклады надбавки и фот штатного расписания) в данном окне. При нажатии на данную кнопку и выборе из меню любой позиции откроется соответствующий отчет, который можно будет распечатать.

• 
• 
• В нижней части есть возможность установить следующие вспомогательные флаги:
• 

— Показать неутвержденные позиции. При установке данного флага в списке появятся позиции по которым нет документа утверждения штатного расписания. В списке данные позиции будут выделены жирным шрифтом

— Показать закрытые позиции. При установке данного флага в список выведутся закрытые на текущий момент позиции. Они будут вычеркнуты.

1. Разлбе6рем как работать со штатным расписанием. Для этого в шапке есть ряд ссылок относящиеся к ведению штатного расписания:

— Открыть документ, утвердивший штатное расписание. В списке можно выбрать любую позицию и нажав на эту ссылку откроется документ утверждения штатного расписания, по которому была позиция заведена в штат.

— Документы, изменения штатного расписания. При нажатии на данную ссылку откроется список всех документов утверждения и изменения штатного расписания.

— Утвердить новое штатное расписание. При нажатии на эту ссылку создается форма нового документа. В шапке необходимо укажите организацию и месяц вступления в силу штатного расписания (Обратите внимание что действие этого документа всегда начитается только с первого числа указанного месяца).

• С помощью кнопок «Добавить позицию»(добавляется пустая строка для ручного заполнения данных) или «Подбор» (открывается список должностей для выбора) можно вносить данные в документ.
• При попытке добавить позицию открывается специальное окно в которое вносятся все данные по позиции штатного распивания
• Нужно заполнить подразделение и должность (можно через ссылку «Показать все» что позволит вывести список для подбора) после чего станет доступно вкладка «Оплата труда» (куда по кнопке «Добавить» вносятся данные по начислениям) и «Дополнительно» (где вносится информация по отпуску, трудовым функциям и условиям приема на работу)
• Важно заполнять максимально все предложенные поля — они автоматически будут подтягиваться в другие документы например прием на работу.
• После заполнения всех данных для внесения их в документ нужно нажать кнопку «ОК»

— Изменение текущего штатного расписания. При нажатии на данную ссылку откроется форма для внесения изменений. Для этого есть кнопки

1. * «Добавить позицию» (работает аналогично тому как описано выше),
2. *«Изменить позицию» (аналогично подбору, но выдает список утвержденных позиций для выбора),
   *«Закрыть позицию» (необходима для закрытия позиции штатного расписания. Обратите внимание, что при попытке удалить строчку из документа она не удаляется, а выдается сообщение предлагающее закрыть позицию или удалить строчку из документа)
3. * «Заполнить показатели» (при нажатии выдается форма которая позволяет у всех позиций документа проставить одинаковые значения в поля формы, при этом можно не просто внести фиксированное значение, но например увеличить позиции на одинаковую сумму)
4. Обратите внимание что в отличие от документа утверждения штатного расписания документ изменения вступает с определенной даты (поле «Дата изменения»).
5. Для того чтобы оба вида документов вступили в силу нужно после их заполнения нажать кнопку Провести/Провести и закрыть, а если данные нужно просто сохранить без вступления в силу данных документов нажмите «Записать».

Как создать штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

Довольно часто пользователи 1С Бухгалтерия 8.3 задаются вопросом: «Где в программе находится штатное расписание?». В данной статье мы разберем, стоит ли там его искать.

Для начала поймём и оценим его значение.  По определению, штатное расписание — это документ, в котором ведётся кадровый учёт всех работников предприятия в разрезе должностей и подразделений. В нём отражаются все изменения, которые происходят в штате, т.е. структурные данные предприятия.

Например, такие показатели, как:

• Реорганизация структурного подразделения;
• Изменение численности работников;
• Изменение размера оплаты труда и прочих начислений (тарифные ставки, надбавки и др. выплаты);
• Если предприятию необходимы новые специальности.
• Также, в нём отслеживаются вакансии.

Штатное расписание требуется не только различным контролирующим органам, так же оно полезно руководству организации для отслеживания нынешней кадровой ситуации, наличия вакансий и расчета ФОТ (фонда оплаты труда).

Форма документа была утверждена законодательно под номером Т-3 (постановление Госкомстата РФ от 05.01 2004г. N1), но с 2013г. она носит исключительно рекомендательный характер. Это значит, что возможно использовать собственную, разработанную самостоятельно организацией.

Однако в 1С Бухгалтерия 8.3 невозможно создать специализированный отчет «Штатное расписание», как в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). В ней просто не предусмотрено этой функции.

Но что делать, если у вас только 1С: Бухгалтерия? Давайте разбираться.

Для составления штатного расписания воспользуемся отчетом Штатные сотрудники, который можно найти в разделе Зарплата и кадры — Кадры — Отчеты по кадрам — ссылка Штатные сотрудники. На его основе можно составить ШР вручную в формате Excel.

(Рис.1)

В возникшем окне выберите организацию, укажите дату и нажмите кнопку «Сформировать». На экране появится отчет по сотрудникам, которые работали на указанную дату. Если оставить стандартные настройки, то документ будет выглядеть следующим образом:

• (Рис.2)
• 
• Если вам требуется дополнительная информация или необходимо убрать ненужную, то вы можете исправить настройки.
• Вам понадобятся такие данные:

• Подразделение;
• Сотрудник;
• Должность;
• Тарифная ставка;
• Уволенные сотрудники.

1. Ниже рассмотрим, какие настройки следует применить.
2. Нажимаем «Настройки», в появившемся окне выбираем вид: Расширенный.
3. (Рис.3)
4. 

Далее на вкладке «Фильтры» снимем флаг с поля «Группа И». Теперь отразятся не только работающие на сегодняшний день сотрудники, но и уволенные.

• (Рис.4)
• 
• На вкладке «Поля и сортировки» следует снять лишние флаги, сохранив только:

• Организация;
• Подразделение;
• Сотрудник;
• Должность;
• Тарифная ставка;
• Дата приема;
• Дата увольнения.

1. (Рис.5)
2. 
3. На оставшихся вкладках оставим все без изменения. После нажатия клавиши «Закрыть и сформировать» его форма примет вид:
4. (Рис.6)
5. 

Чтобы распечатать полученную таблицу, нажмите «Печать результата отчета». Так же можно сохранить ее и на основе этих данных создать вручную ШР в формате Excel.

• Еще есть возможность сохранить настройки по кнопке «Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый».
• (Рис.7)
• 
• В появившемся окне «Сохранение варианта отчета» заполняем:

• Наименование;
• Доступен (только автору или указанным пользователям, которых можно выбрать ниже).
  (Рис.8)

1. 
2. Новый вариант будет сохранен в разделе Зарплата и кадры — Кадры — Отчеты по кадрам — ссылка Штатные сотрудники с уволенными.
3. (Рис.9)
4. 
5. Теперь при любом изменение в структуре вашей организации, вы сможете легко найти и сформировать отчет.

Наши специалисты всегда готовы ответить на любые ваши вопросы. Просто свяжитесь с нами по телефону +7 3532 45-01-69, либо напишите в онлайн-чат. Мы всегда поможем! 

Составляем штатное расписание

Штатное расписание – это достаточно простой документ. Он относится к внутренней документации компании. Закон не обязывает предпринимателей обязательно заполнять штатное расписание.

Но, тем не менее, оно есть у многих фирм, так как этот документ очень полезен в практическом плане. Он отражает всю структуру сотрудников фирмы: численность, должности, зарплату.

Как правильно составить этот документ? Об этом мы и расскажем.

Для чего нужно и насколько обязательно штатное расписание?

Ни в одном нормативном документе не написано, что компания обязана составлять штатное расписание. Однако говорить, что этот документ абсолютно не требуется от организации, было бы неправильно.

Во-первых, в трудовом договоре обычно прописывают пункт  том, что сотрудник должен выполнять обязанности «в соответствии со штатным расписанием». А значит, это расписание должно быть.

Во-вторых, оно упоминается в инструкции по заполнению трудовых книжек. Название должности должно вносится в трудовую в соответствии со штатным расписанием.

И наконец, практически все проверяющие органы считают этот документ обязательным. Вы, конечно, можете рьяно отстаивать свои права, требовать, чтобы вам показали закон, в котором написано, что документ обязательно должен быть.

И, конечно, вы будете правы. Но при этом изрядно помотаете нервы и себе, и проверяющему, из-за чего у последнего может испортиться настроение, и он найдёт какую-нибудь мелочь, к которой сможет придраться и оштрафовать вас.

Поэтому, лучше всего оформить этот документ. Тем более, он действительно полезен в работе.

Он наглядно показывает, сколько отделов есть в компании, сколько сотрудников в каждом, кто управляет этими отделами, какую зарплату получают работники.

С помощью него удобно следить за штатом компании, быть всегда в курсе, если в каком-то из отделов не хватает сотрудников и выставлять вакансии в этом случае.

Очень полезен этот документ и при составлении разного рода отчётов и других документов.

С помощью него очень удобно формировать фонд оплаты труда, составлять статистические отчёты и оформлять заявки на вакансии в службу занятости и в разные кадровые агентства.

Помимо этого этим документом очень легко руководствоваться при заполнении отчётов в налоговую (на него можно ссылаться при обосновании статьи расходов).

Этот документ очень удобен для бухгалтеров, ведь в нём указана зарплата сотрудников и общие затраты на оплату труда.

Когда составляется штатное расписание и что в нём должно быть указано?

Обычно этот документ составляется в самом начале деятельности фирмы. Но если в начале этого не было сделано, это вполне легко можно сделать в любой другой момент.

Так как в законе документ не обозначен, как обязательный, никаких специальных требований на этот счёт нет. В любое время в него можно вносить изменения на основании специального приказа.

Новый документ можно утверждать хоть каждый месяц.