Правила

Создание архива организации

Архив создается в каждой компании, это отделение предназначено для долгосрочного хранения данных. Важно, чтобы хранение дел было структурировано, а процесс налажен.

Если же бумажная продукция разложена хаотично в свободных полках шкафов, по папкам или на рабочем столе, найти нужные бумаги, дела при необходимости оказывается невозможным.

Чтобы с легкостью находить нужные файлы, предлагаем ознакомиться с рекомендациями, как правильно организовать архив документов в организации.

Значение архива в делопроизводстве

Созданию архива документов организации придется уделить много времени и потратить на работу много сил, ведь нужно систематизировать документацию, которая показывает все прошедшие дела компании. Планируя создание архива организации, советуем изначально ознакомиться с юридическими тонкостями этого дела, ведь храниться будет конфиденциальная информация, личные данные сотрудников организации.

Юридические основы создания архива предприятия

Организация архивных документов в организации может выполняться силами сотрудников компании. Также могут привлекаться трудовые ресурсы со стороны (сотрудники других компаний).

Хранить бумаги можно и за пределами фирмы, но это обойдется дорого. К тому же в этом случае у сотрудников компании не будет моментального доступа к бумагам в нужный момент.

Лучшим решением считается сбор документации в пределах фирмы, в отдельном кабинете, помещении.

Ответственность за подразделение ложится на начальника хранилища. В маленькой компании она может возлагаться на секретаря, сотрудника кадрового отдела или других специалистов.

Чтобы знать, как организовать архив документов в организации, изучите ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На основе указанного ФЗ определены правила, касающиеся работы с бумажной продукцией в хранилище. Также закон определяет сроки хранения отдельных дел.

Этапы создания архива в организации

При создании отдела хранения документации перед ответственным лицом стоит важная задача –выбор на соответствующие должности ответственных работников, а также выбор условий, в которых будут храниться бумаги.

Создавать архивное хранение документации необходимо, соблюдая такие этапы:

Издается приказ по учреждению. В бумаге идется речь о назначении лиц, которые будут отвечать за архивное дело каждого сотрудника компании. Если компания маленькая, ответственность за архивы, делопроизводство несет один сотрудник. В этом случае можно говорить о том, что на одного рабочего оказывается слишком серьезная нагрузка, когда документооборот фирмы колоссальный.
Разработка номенклатуры дел. Этот вид работ выполняется в строгом соответствии с федеральным законом Перечнем типовых управленческих архивных дел. Последнюю редакцию упомянутый закон претерпел в 2016 году. Законодательство утвердило исполнение ФЗ обязательным.
Установление сроков хранения. На постоянное хранение помещаются дела особой важности. Если бумаги относятся к тем, которые предназначены на временное хранение, дела оставляют на 10 лет. Также хранятся данные по 3, 5 лет. Подобные сроки хранения должны прописываться соответствующими приказами.
Раздача работникам, отделам спец. выписок, содержащих заголовки дел, за которые положена ответственность на конкретного сотрудника. Выписки делают на основе каталога архивных дел. При отсутствии используют образец, позаимствованный у компаний профильной отрасли.

Теперь представим вниманию первичный план работ, которым должен заниматься архивный сотрудник:

Оценивание организации хранения документации на рабочем месте, что предполагает проведение предварительной описи бумаг. Также сотрудник оценивает, каких бумаг не хватает и в какие сроки должны поступать к архиву.
Стандартизация процесса работы. На указанном этапе начальник созданного подразделения знакомится с особенностями работы в отделении хранения бумаг. Также происходит ознакомление с юридическими особенностями, касающимися сохранности документации.
Систематизация приема на хранение информации, которой в указанный момент не пользуются. Архивариус назначает лица, которые будут отвечать за перерегистрацию, систематизацию, сбор бумаг.
Инвентаризация документации. Главное лицо формирует картотеку, в которой указываются атрибуты дел. Одновременно с этим сверяют отчеты, касающиеся документооборота за прошедшие года. Сотрудники устраняют недочеты, присутствующие в описании дел, а также убирают неактуальные данные.
Составление номенклатуры дел. Указанный этап осуществляется на основе установленных в конкретной отрасти стандартам. Допускаются изменения зависимо от структуры архива.
Работа по ограничению доступа, а также по прописыванию разрешений доступа к хранилищу. При условии маленькой фирмы доступ может получать каждый член организации. При наличии у юр. лица колоссального перечня подразделений, устанавливается ответственность соответственно специализации.
Учет приема/передачи бумаг. Создается физ./электронная картотека лиц, которые пополняют хранилище и берут из него документацию. Определение степени доступа.
Поиск недостающей документации, подача запросов в соответствующие подразделения.
Переплет дел.
Учет работы. Установка категории важности бумаг, срок хранения.

В случае, когда организации необходимо «с нуля» создавать архивное подразделение, финансовые затраты будут большими. Закупить необходимые канцтовары, бумажную продукцию для организации архивного подразделения рекомендуем в одном месте. В интернет-магазине «Канцелярская Мекка» есть все необходимые для организации архива канцтовары: архивная папка, короб архивный, папки Дело.

Организация архива в компании (часть 1)

Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?

Правовой базис

Обеспечение сохранности документов – одна из обязанностей любой организации, будь то государственное предприятие или коммерческая фирма (ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле):

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Часть 1 статьи 17 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Неисполнение закона влечет за собой наложение штрафа как на организации любой формы собственности, так и на их должностных лиц.

Вот только загвоздка в том, что штрафы по этим статьям отличаются в тысячу раз! Согласитесь, между 300–500 рублями и 100 000–300 000 рублями очень большая разница…

Подробнее с этим мы разбирались в ноябрьском номере нашего журнала за прошлый год. А сейчас повторим лишь сделанные и аргументированные тогда выводы:

статья 13.20 (с меньшими штрафами) применяется в основном к архивным учреждениям и организациям – источникам их комплектования, которые в большинстве своем финасируются из бюджета (точнее, только к их должностным лицам);
статья 13.25 (с большими штрафами) применяется к коммерческим организациям и их должностным лицам.

Фрагмент документа

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 рублей.
4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

При создании архива рекомендуем руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 года (далее – Основные правила).

Выбираем место хранения документов

Для обеспечения сохранности документов у компании есть несколько вариантов: создать собственный архив или передать документы на внеофисное хранение в коммерческом архиве (либо даже в государственном или муниципальном архиве, но на той же коммерческой основе). Давайте определим плюсы и минусы этих вариантов.

Таблица 1. Варианты хранения документов

Какое место хранения документов выберет ваша организация, зависит только от потребностей и возможностей компании.

Комплекс мероприятий по организации архива внутри компании

Допустим, ваша компания приняла решение о создании собственного архива и на вас возложена задача по его организации.

С чего начать? С разработки комплекса мероприятий по созданию архива (задачи, ответственные лица, сроки исполнения) и утверждения его у руководства компании.

Эти вопросы вам нужно будет проработать детально:

оргструктура архива. Например:
- можно создавать архив как самостоятельное подразделение или
- внутри службы ДОУ1,
- а может достаточно будет ввести в состав службы ДОУ должность архивариуса,
- самый простой вариант – когда в небольшой компании должность архивариуса совмещена с должностью секретаря (т.е. архивное дело и делопроизводство ведет один человек).
Основным критерием выбора между этими вариантами является объем документооборота и, соответственно, «складируемых» документов;
разработка и утверждение нормативных документов архива;
выбор помещения под архив, обеспечение архива средствами хранения и планировка пространства;
обеспечение нормативных условий хранения документов (темпера-турно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режим хранения);
порядок размещения документов в архиве;
организация работы архива.

Но вполне возможно, что в комплекс мероприятий по организации архива вы добавите что-то еще. Теперь разберемся подробно с вышеперечисленным.

Разработка и утверждение нормативных документов архива

Первый документ, который необходимо разработать в компании, – это положение об архиве (как основной документ о подразделении).

Положение разрабатывается руководителем службы ДОУ и утверждается генеральным директором.

При его разработке можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176).

В структуру положения обязательно должны входить:

цели и задачи архива,
функции, права, ответственность его работников.
вопросы подчиненности.

Второй вид документа – должностные инструкции работников архива.

Третий – это регламент по организации работы архива или глава в инструкции по делопроизводству. Необходимо подробно прописать процедуру работы сотрудников с архивными…

Создание архива организации от компании Архивный Центр

Каждая организация, будь то крупная компания, маленькая фирма или предприятие, рано или поздно сталкивается с необходимостью создать функциональный и удобный в использовании архив всех завершённых дел, всей своей документации. Конечно же создание архива организации лучше всего совмещать с началом деятельности компании, но не всегда начинающие предприниматели сразу берутся за это дело. В итоге очень часто случается, что создание архива организации откладывается на неопределённый срок. Тем не менее, как только работу компании начинает тормозить бумажная волокита, неразбериха в делопроизводственных процессах, как только на поиски нужного документа у сотрудников начинает уходить большая часть рабочего времени, так сразу руководители компаний начинают задумываться об оптимизации документооборота и соответственно о создании архива организации.

Главные цели создания архива организации:

сохранность документации;
удобство работы и доступа к документам;
уменьшение площадей для хранения документов.

Создание архива

Создание архива организации предполагает проведение сложнейших бизнес-процессов, которые лучше всего поручить профессиональным архивариусам. Скорее всего, создать полноценный архив организации в достаточно быстрые сроки будет под силу только специалистам этого дела.

Есть два вида создаваемых архивов:

электронный архив;
бумажный архив организации.

Подготовительный этап создания документов

Подготовительным этапом в процессе создания архива организации становятся инвентаризация и систематизация всей документации компании. Инвентаризация документов предполагает проверку всех бумаг на формальную, фактическую и юридическую правильность.

После чего отбираются документы, не требующие хранения, эти документы отправляют на уничтожение. Затем составляется перечень документов, которые необходимо восстановить.

И лишь после этого все бумаги систематизируются в соответствии с требованиями архивного законодательства и пожеланиями заказчика.

Непосредственно создание архива организации

После проведения подготовительных работ приступают непосредственно к созданию архива организации. Руководитель компании должен принять решение о том, где будет расположен архив — непосредственно на территории компании, в собственных или арендуемых помещениях, или на территории независимой архивной организации, с которой будет необходимо заключить договор о хранении документов.

Электронный архив

В настоящее время трудно представить полноценную работу любой современной компании, у которой нет собственного электронного архива. Поэтому параллельно с созданием бумажного архива организации необходимо заняться и созданием его цифрового аналога.

Как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП?

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели вправе организовать архив в целях обеспечения сохранности документов в течение установленных для них сроков хранения. Основные этапы организации архива представлены в обосновании.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Цели создания архива

Статья 13 Закона N 125-ФЗ обязывает государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

В свою очередь, организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ, п. 1.4 Правил, утв.

Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила N 526)).

Из указанных норм следует, что создание архива является правом, но не обязанностью коммерческой организации и индивидуального предпринимателя.

Тем не менее Законом N 125-ФЗ прямо предусмотрена обязанность организаций, а также граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).

Архивным документом признается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст. 3 Закона N 125-ФЗ). Архивные документы, создаваемые действующими на территории Российской Федерации коммерческими организациями, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими, относятся к частной собственности (ст. 9 Закона N 125-ФЗ).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)). При этом экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Кроме того, налогоплательщик обязан в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Архивирование документов в организации: как правильно

Мы рассмотрим, как архивировать документы в крупных, средних и малых организациях, можно ли привлекать к процессу сторонних специалистов, и какие предусмотрены санкции за нарушение правил хранения.

Архивирование документов в организации осуществляется при наличии бумаг за предыдущие календарные периоды. Порядок создания и функционирования архивов регулируется Федеральным законом 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. Его положения распространяются на архивы, созданные внутри компаний.

Архивариус должен быть знаком с нормативно-правовой базой в отношении сроков хранения документации. Эти сведения должны быть указаны на титульных листах дел, в соответствии с постановлением Росархива № 236 от 20.12.19. Оно определяет сроки хранения управленческой документации.

Например, кадровый учет, созданный после 2003 г., хранится 50 лет, до 2003 г. – 75 лет.

Архивирование документов в крупных и средних организациях

Архивирование документов должно обеспечиваться всеми предприятиями. Архив, как отдельное структурное подразделение, в основном предусматривают крупные и средние предприятия, в которых имеется значительный ежегодный документооборот.

Статус подразделения определяется Положением: это локальный нормативный акт, в котором отражаются все условия хранения, и указывается персональная ответственность должностных лиц, ответственных за подготовку документов и их хранение.

Основные правила, которые следует соблюдать:

передача карточек в архив должна осуществляться каждым отдельным подразделением по данным описи;
если архивные файлы поступают в архив, файл необходимо методично подготовить по всем правилам;
передача на хранение должна осуществляться в сроки, установленные федеральными законами;
в случае нарушения сроков передачи карточек в архив необходимо поставить в известность работодателя.

Важно! Некоторые компании предпочитают создавать электронные версии архивов, но многие документы действительны только в бумажном формате. В связи с этим, электронное архивирование рассматривается лишь как удобное дополнение к обычному бумажному архивированию.

Документы архивируются поэтапно.

Этап 1. Подготовка

Перед отправкой документов в архив необходимо их подготовить. Организовать в категории, разделив персонал, управление и бухгалтерский учет.

Отделите те бланки, которые уже не имеют практической ценности и могут быть уничтожены согласно действующим правилам. Создайте прошивку. Объедините и скрепите отдельные листы в отдельные коробки.

Швы должны быть скреплены печатью организации и подписью лица, назначенного ответственным за подготовку.

Этап 2. Составление описи

По каждому случаю с учетом перечня документов, входящих в папку, составляется опись. Архивирование невозможно без этого документа.

Этап 3. Составление каталогов и сдача в архив

На завершающем этапе необходимо составить каталоги дел по категориям и передать их в архив. Номенклатура дел оформляется в том виде, который предусматривает содержание следующих типов данных:

индекс дела (каждому делу присваивается условный номер, первая часть содержит код подразделения, вторая — сам номер);
названия документов;
количество единиц, поступивших на хранение;
сроки нахождения в архиве с указанием нормативных документов;
примечания о восстановлении или формате электронного хранения некоторых видов документов, о чем необходимо сделать соответствующие примечания в папке.

В Положении об архивах или в другом локальном акте компании допускается прописывать, кто будет архивировать документы. Эта работа включает в себя проектирование, сортировку, инвентаризацию и шитье папок.

Служащий архива может только проверить правильность оформления и сверить содержимое ящиков с описью. Если все структурировано правильно, документы архивируются. При неправильном оформлении папку можно вернуть на проверку.

При необходимости сканирования некоторых элементов файлов эта работа поручается сотруднику архива. Передача завершается проставлением подписи архиватора на акте передачи.

При большом объеме документов для архивирования можно нанять стороннюю компанию. Важно убедиться, что финансовая ответственность аутсорсинговой компании обеспечена.

Бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы должны быть подшиты бухгалтерами. Вся работа сводится к тому, чтобы не потерять и не выбросить документ до истечения срока его хранения и, при необходимости, быстро найти нужную карточку.

Для этого проводится сортировка, формирование дел в папках, зашивка, а также составляется опись для передачи на хранение. Номенклатура дела помогает организовать регистрацию.

Указывается перечень наименований документов, дел или папок, сроки их сохранения.

Номенклатура позволит не только сохранить карточки на определенный срок, но и быстро найти нужные. По мере появления новых дел следует интегрировать номенклатуру падежей. На самих бухгалтеров возлагается подача документов в бухгалтерию. Эту работу можно доверить профессиональным специалистам.

Тенденция в малом бизнесе заключается в передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг. Специалисты возьмут ваш учет и отчетность на любом этапе, после проведения аудита. Бухгалтерский учет и подготовка досье будут осуществляться квалифицированными бухгалтерами, финансовая ответственность которых обеспечена.

Это значит, что в случае ошибки штрафы будете платить не вы, а аутсорсер.

Архив организации

Архив как структурная единица обычно создается в средних и крупных организациях со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», местным актом компании, в котором отражены как порядок архивирования, так и личная ответственность отдельных должностных лиц. В процессе архивирования следует учитывать следующие организационные вопросы:

документы должны поступать в архив из отделов по описи (или документу, ее заменяющему);
если дела уже подшиты к досье сотрудниками отдела, оно должно быть оформлено правильно;
структурные подразделения обязаны передавать документы на консервацию в сроки, установленные федеральным законодательством;
в случае нарушения графика передачи файлов в архив сотрудники данной структуры обязаны сообщить руководству компании о факте нарушения.

Документы архивируются в несколько этапов. Подготовка заключается в анализе имеющейся документальной массы, выявлении ее характеристик.

Например, вы можете визуально определить, все ли документы нуждаются в дополнительной прошивке, сколько работы нужно проделать.

Рассортируйте документы на те, которые можно законно уничтожить, так как они никуда не годятся, и те, с которыми можно работать дальше.

Оформляйте и исправляйте документы в соответствии с их типом (бухгалтерский учет, управление, персонал). Неподшитые документы объединяются в файлы. Как правило, на швы проставляется печать предприятия и подпись заведующего пошивом.

Составляется опись содержимого каждого дела, список документов в папке. Каталоги дел составляются по типам и подлежат сдаче на хранение. Номенклатуру дел рекомендуется оформлять в виде, состоящем из следующих данных:

индекс дела (условный номер, присвоенный делу, первой частью которого, как правило, является код отделения, из которого оно исходит);
наименование;
количество единиц хранения;
срок хранения и указание на правовую норму, устанавливающую его;
примечания (например, различные виды планов: реконструкция, рекламная кампания) могут быть только в электронном формате, об этом делается примечание.

«Положением об архиве» может быть предусмотрено, что работа, вплоть до систематизации и составления описи дела, возлагается на сотрудников подразделений, а сотрудники архива принимают дела только под передаточный документ.

Нужно проверить правильность их оформления, проверить состав документов, перечислив их в папке. Затем дело возвращается на рассмотрение или принимается к пошиву. Если необходимо скопировать или отсканировать отдельные элементы файлов, это также входит в обязанности архивариуса.

Передача завершается подписью на акте, удостоверяющем, что документы переданы на хранение.

Архивирование документов в небольшой организации

Малые предприятия часто не выделяют отдельного места для хранения и штатного специалиста для архивирования документов. Вся работа возложена на одного сотрудника. Вы можете доверить это, например, кадровику или секретарю. Важно, чтобы такой специалист изучил документы, регламентирующие порядок и сроки сохранения квалификации:

Эти нормативные документы указывают на то, как делать архивирование и хранение. Сотрудник, отвечающий за подготовку и хранение документов, должен разделить всю бумажную работу на:

документы, срок архивации которых наступил;
текущие документы, которые все еще используются.

Помощь в этом могут оказать сотрудники бухгалтерских, экономических, юридических служб. Как правило, в небольших компаниях рабочий процесс сокращен, и организовать бумажную работу несложно. Каждое создаваемое дело должно быть озаглавлено, и должна быть произведена опись содержащихся в нем документов.

Допускается ли привлечение к работе сторонних специалистов

Подача документов может осуществляться с привлечением специализирующихся на этом сторонних компаний. Такой подход целесообразен в следующих ситуациях:

компания крупная, за год накапливается огромное количество документов, систематизировать которые самостоятельно сложно, так как для этого потребуется отвлекать сотрудников от производственных и управленческих процессов;
компания решила создать электронный архив с нуля, а объем работы настолько велик, что штатные сотрудники его не осилят;
документы передаются на хранение в Государственный архив, это требует высокого уровня компетентности сотрудников, которые будут участвовать в архивном хранении.

Штрафы за нарушение правил архивирования

Неподача документов в архив или нарушение правил передачи и архивирования является административным правонарушением. Согласно статье 13.25 КоАП, предусмотрены финансовые санкции. Должностное лицо должно будет заплатить от 2,5 до 5 тысяч рублей. Юридическое лицо штрафуется на сумму в размере от 200 до 300 тысяч рублей.

Архивация без архива

Малые предприятия и организации часто не могут позволить себе иметь отдельный архив: помещения, сотрудников. Тогда вся работа с файлами ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть не знаком со всем многообразием нормативных документов в этой сфере (это касается и сотрудников организации, для которых работа в архивном структурном подразделении является новой). В первую очередь рекомендуем изучить:

Они покажут вам, как архивировать деловые документы. Секретарь, обрабатывающий ежедневный и текущий документооборот, в начале архивации должен разделить документы на две категории:

срок архивации которых уже наступил, завершенное делопроизводство;
текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти сотрудники различных отделов компании: бухгалтерия, экономическая служба и др., каждый из них может правильно сформировать ту или иную папку (дело), расположить содержащиеся в ней материалы в правильной последовательности, составить список и озаглавить дело по содержанию. На основании проделанной работы секретарь может сформировать список дел.

Когда приходится привлекать внешних специалистов

Привлечение сторонних организаций, осуществляющих платное архивирование, целесообразно в нескольких случаях:

объем документации для архивирования высок, сделать это силами сотрудников компании без ущерба для производственных и управленческих процессов невозможно;
в организации создается электронный архив, помимо большого объема работы, проблемой может стать потеря времени на разработку сотрудниками нового программного обеспечения;
документы передаются извне, например, на хранение в государственный архив, и требуется более высокий уровень квалификации специалистов.

Важно! Нарушение правил архивирования является административным правонарушением. КоАП (статья 13.25) предусматривает штрафы: для руководителя — 2,5-5 тысяч рублей, для юридического лица — 200-300 тысяч рублей.