Создание электронного архива
Вы получите выгоду до 35% на оплате рабочего времени сотрудникам, за счёт быстрого поиска документов, и до 20% на аренде помещений, занятыми бумажными документами.
Вы определяете какие департаменты к каким документам имеют доступ, а также функционал их доступов – от просмотра документов до выгрузки и редактирования.
Доступ к документам в электронном архиве ОСГ возможен из любого места, где доступен интернет и с любого устройства. Неважно где физически был создан документ, доступ к нему вы можете получить в тот момент, когда вам понадобились данные.
Заказать консультацию
Система электронного архива обеспечивает быстрый поиск нужного вам документа независимо от даты его составления и местонахождения.
Благодаря сложным процессам шифрования и бэкапирования, электронный архив от ОСГ защищен от несанкционированного доступа.
Электронный архив поможет сократить до 40% операционных расходов на обслуживание и работу с документами.
Создание электронного архива упрощает и ускоряет повседневные рабочие процессы, предоставляя время для новых проектов.
Масштабы ОСГ позволяют оцифровывать до 1 миллиона документов ежедневно по всей России и предоставлять вам доступ к вашим документам быстро. Скорость и качество создания е-Архива возможны благодаря нашим знаниям, опыту и применяемым технологиям.
Оцениваем объем работ: количество документов и сотрудников. Этап занимает 2 недели.
Можно отправить с нашими курьерами или привезти самостоятельно.
После сканирования документы помещаются в короба для хранения, а их штрих-коды заносятся в систему.
Создание электронного архива для работы с документами из любой точки мира.
Создание электронного архива на базе PDM-системы
Леонид Гунин, Алексей Кашенков, Михаил Новиков
Одним из важных элементов организации ИПИ-технологий на предприятии является электронный документооборот, который невозможен без использования архива конструкторской документации (КД). Поэтому первоочередная проблема большинства крупных промышленных предприятий — организация электронного архива КД на основе имеющегося бумажного архива подлинников.
Для организации электронного архива предприятия следует выбрать идеологию его создания и провести сканирование большого объема бумажной КД. В качестве базы для архива необходимо использовать систему для хранения электронной документации, принимающую во внимание специфику учета КД.
Система для архива может быть или собственной разработкой предприятия, или покупной системой. Приложение собственной разработки создается в соответствии с потребностями предприятия и обеспечивает возможность его модернизации.
Покупная система требует мер по внедрению и конфигурированию под задачи предприятия, однако предоставляет большую гибкость, масштабируемость, надежность, и, что немаловажно, уже имеется опыт ее реального промышленного применения.
Карточка учета документа
Система управления инженерными данными SolidWokrs Enterprise PDM (SWE-PDM) позволяет решать задачи управления большими объемами документации любого типа.
Компания SolidWorks Russia адаптировала конфигурацию хранилища SWE-PDM для ведения электронного архива КД, чтобы она гибко настраивалась под особенности ведения и учета документации на предприятии.
Адаптированная конфигурация позволяет хранить и вести учет документации в соответствии с текущими требованиями российских стандартов.
В соответствии со стандартом на каждый конструкторский документ заводится карточка учета, содержащая общие сведения о документе, такие как обозначение и наименование, а также специализированные архивные данные: инвентарный номер, список созданных учтенных копий и их держателей, данные о применяемости документа и проведенных коррекциях и т.д. Очевидно, что система должна позволять хранить такие карточки в электронном виде с привязкой их к учитываемой документации.
Редактор специализированных полей карточки учета
При регистрации комплекта документации в хранилище SWE-PDM создаются файлы документов, размещаемые в иерархической структуре папок, соответствующей структуре изделия. При помещении документов в хранилище система отслеживает уникальность обозначений, имен файлов и других атрибутов документов, предотвращая возможную их несогласованность в дальнейшем.
Значительно упрощается регистрация большого числа документов, снижается вероятность ошибок, предусмотрены специализированные шаблоны, а также возможность автоматизированного присвоения инвентарных номеров и значений какихлибо атрибутов документов. Ускорить ввод данных для комплекта документации позволяет редактор, применяемый для заполнения специализированных архивных полей карточки учета: учет копий, применяемость и др.
Поступающие в архив документы регистрируются в одной из инвентарных книг. SWE-PDM позволяет вести несколько гибко настраиваемых книг учета документов.
Записи об учтенных документах вносятся в инвентарные книги автоматизированно, на основе заполненных карточек.
В книге можно осуществлять поиск и выборку документов на основе их атрибутов, сохранять выборку в файл одного из стандартных форматов, например подборку документации, зарегистрированной за предыдущий месяц.
Состав документации на изделие
Во время перевода архива на электронный документооборот и хранение отсканированной документации возникает необходимость в дублировании данных на электронных и бумажных носителях. В SWE-PDM карточка учета документа, инвентарная книга или ее часть может быть легко преобразована в удобный для печати формат.
Регистрируемые комплекты представляют собой иерархически связанные наборы документов, в связи с чем возникает необходимость вести составы документов изделий в электронном виде. К составу документов изделия относятся все конструкторские документы по нему.
SWE-PDM позволяет устанавливать взаимосвязи между документами любых типов, создавая дерево документов любой сложности, и отслеживать изменения в нем.
Все документы, относящиеся к изделию, в том числе используемые в изделии заимствованные документы, связываются друг с другом в дерево документов изделия.
Ссылки между документами, определяя входимость документов, позволяют поддерживать актуальными состав документации на изделие и применяемость документов.
Печатный формат карточки учета
Как и любые другие документы, помещенные в архив документы имеют собственный жизненный цикл, состоящий из нескольких стадий: проверка, регистрация, архивное хранение, корректировка и др.
Встроенная подсистема документооборота SWE-PDM позволяет настроить схему жизненного цикла как набор статусов и переходов бизнес-процесса. Роль участника документооборота и статус документа определяют доступность документа для просмотра и редактирования, возможность совершать последующие переходы.
При движении документа по бизнес-процессу можно автоматически выполнять связанные с переходом задачи: рассылать оповещения, запускать приложения и т.п.
Для архивных документов применяются специализированные потоки работы, позволяющие упорядочить совместную работу архивного отдела и его взаимодействие с другими отделами, отслеживать проведение изменений.
Отслеживание проведения изменений осуществляется благодаря созданию в хранилище файла для каждого извещения и использованию для них отдельного бизнес-процесса.
Все извещения об изменениях связываются с изменяемыми документами и регистрируются в книге регистрации извещений.
Инвентарная книга
Хранение электронной документации в хранилище SWE-PDM по описанной схеме предоставляет пользователям системы ряд преимуществ.
Благодаря расширенным возможностям SWE-PDM в плане совместной работы с общими документами реализуется просмотр КД в электронном виде на рабочих местах при разработке и коррекции документации, при ее обработке в плановом, плановодиспетчерском отделах, в отделе материальнотехнического снабжения и комплектации и т.д. Это позволяет отказаться от выпуска бумажной копии КД и хранения ее в структурных подразделениях предприятия.
Хранение в архиве отсканированной документации снижает трудоемкость проведения ее коррекции, которую можно осуществлять с использованием специализированных программ редактирования растровых изображений.
Благодаря мощным возможностям поисковой подсистемы SWE-PDM, позволяющей осуществлять поиск документов по различным критериям: атрибутам, именам, статусу документов и др., а также связывание документов в дерево документов изделия, можно быстро подбирать и распечатывать комплект документации на изделие или его части.
Подсистема отчетов позволяет формировать сводные отчеты по документации, выпущенной какимлибо отделом за определенный период или относящейся к какому-нибудь изделию.
Печатный формат инвентарной книги
В связи с переходом на электронное хранение документации возникает потребность в переводе имеющегося архива КД в хранилище SWE-PDM. Эту работу можно условно разделить на четыре этапа:
- приведение имеющихся данных об изделиях и документации на них к обобщенном виду;
- создание в хранилище структуры связанных файлов и папок, соответствующих составам изделий;
- заполнение атрибутов файлов и папок на основе карточек учета документов;
- помещение отсканированной документации в хранилище.
На российских предприятиях, в силу их специфики, долгое время складывалась ситуация, при которой информационными технологиями (ИТ) были обеспечены лишь отдельные стадии жизненного цикла изделия.
Благодаря развитию ИТ, тенденция лоскутной автоматизации начала меняться в сторону объединения источников данных о выпускаемых предприятием изделиях.
Как шаг к такому объединению, система SolidWorks Enterprise PDM обеспечивает управление всеми данными об изделии и информационными процессами жизненного цикла изделия, в том числе организацию архивного учета и хранения утвержденной конструкторской документации при максимальной доступности для пользователей.
- Леонид Гунин
- Главный конструктор ФГУП «ННИПИ «Кварц».
- Алексей Кашенков
- Инженер 1-й категории ФГУП «ННИПИ «Кварц».
- Михаил Новиков
- Технический специалист компании SolidWorks Russia.
САПР и графика 7`2010
Электронный архив предприятия: как это делается
23.03.2006 Владимир Слепко, Сергей Хахамов
Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.
Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции
Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов.
Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности.
Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия.
Часть этой документации хранится с «докомпьютерной эры», другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.
https://www.youtube.com/watch?v=PHWxr-MZ4eo\u0026pp=ygU20KHQvtC30LTQsNC90LjQtSDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3QvtCz0L4g0LDRgNGF0LjQstCw
Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек.
Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется.
Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.
Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше — всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.
Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.).
Технология создания электронного архива документов предусматривает три этапа работы.
Экспертиза и массовое сканирование
Каждому проекту предшествует экспертиза архивов и документных потоков предприятия. Это позволяет исключить значительные затраты за счет правильного выбора стратегии создания и наполнения электронного архива предприятия.
Документация переводится в электронный вид с использованием массового сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.).
Для сканирования отдельных листов и расшитых документов применяются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами.
Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшюрованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетарные (или иначе — книжные) сканеры. В планетарных сканерах документ неподвижен и расположен лицевой стороной вверх на значительном удалении от оптической системы и сканирующего элемента.
При таком методе оцифровки, кроме высокого качества сканирования, достигается высокая сохранность документов, поскольку отсутствует контакт сканирующих элементов с оригиналами.
Индексация документов
Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (таким, например, как тип, название, номер, дата создания и др.).
При всей кажущейся простоте процесс индексации документов довольно сложен как с организационной, так и с технологической точки зрения.
В случае необходимости обработки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными программами применяется крайне редко, поскольку процент ошибок достаточно велик.
Часто на практике при индексации требуется обеспечить не более одного ошибочного символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных систем. Поэтому, как правило, отсканированные материалы поэтапно обрабатываются специально обученными сотрудниками.
При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т. п.) преобразуется в векторное представление.
Это весьма актуально для научно-исследовательских и проектных организаций, ряда промышленных предприятий, так как позволяет создать на основе электронного документа математическую модель и затем использовать ее в инструментальных средах или системах автоматизированного проектирования.
Наполнение электронного архива
Наконец после перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив. Процедура его дальнейшего наполнения в значительной степени зависит от специфики предприятия.
Создавать самостоятельно или заказать?
Для многих предприятий вопрос о создании и использовании электронного архива уже не стоит. Он решается положительно, потому что дальнейшее использование только бумажной документации становится препятствием развитию, снижает эффективность работы подразделений, вносит недопустимо большие временные, человеческие и материальные затраты.
https://www.youtube.com/watch?v=PHWxr-MZ4eo\u0026pp=YAHIAQE%3D
Другой вопрос — создавать его собственными силами или поручить выполнение этой ответственной задачи специализированному исполнителю? Однозначного ответа на этот вопрос нет, все зависит от ряда объективных факторов, среди которых следует отметить:
- специфику создаваемого электронного архива (общий объем, типы и форматы документов, дистанционная распределенность архива, вопросы авторизации и разграничения прав доступа и др.);
- особенности дальнейшего сопровождения созданного архива (интенсивность текущего документооборота на предприятии, средний темп пополнения электронного архива новыми документами, стыковка электронного архива с другими информационными системами предприятия и др.);
- наличие на предприятии административных, материальных и кадровых возможностей для ведения всех работ по созданию электронного архива собственными силами и ряд других определяющих факторов.
Для многих предприятий самостоятельное создание электронного архива может оказаться непозволительной роскошью: реальные затраты на перевод документации в электронный вид собственными силами могут оказаться в несколько раз больше планируемых затрат, и не исключено, что эту работу не удастся выполнить в намеченный срок.
В приведенной ниже таблице дан примерный экономический расчет реального проекта создания электронного архива объемом 11 млн. документов формата А4, включающего расшивку сброшюрованных документов, их перевод в электронный вид, индексацию по дате создания и номеру, исчерпывающую верификацию.
Проект планировалось осуществлять собственными силами. Продолжительность первоначально оценивалась в два года. Тот же объем работ удалось выполнить в течение одного года благодаря привлечению специализированного подрядчика. При этом стоимость проекта оказалась почти в два раза ниже — 577 тыс. долл.
|
Экономический расчет проекта создания электронного архива |
Для обработки накопленных массивов бумажной документации и последующего создания электронного архива весомые преимущества имеет привлечение профессионального исполнителя, имеющего необходимую инфраструктуру и опыт.
Если речь идет именно о проекте по массовому преобразованию в электронный вид уже накопленных документов (объемы дальнейшей оцифровки сравнительно невелики), передача его исполнения на аутсорсинг снимет проблемы оплаты персонала и расходы на его обучение, закупку дорогостоящей техники сканирования, аренду рабочих помещений и последующее использование оборудования массового ввода.
Кроме того, в процессе самостоятельного выполнения работ по проекту может обнаружиться множество дополнительных статей расхода, которые не были предусмотрены или казались малозначительными (обучение персонала, оборудование рабочих мест, пусконаладочные работы, высокий процент брака в начале работы, приобретение аксессуаров и расходных материалов, дополнительные работы по подготовке к поточному сканированию: переборка, расшивка, нумерация и т. п., а также работы по собственно сканированию). Это приводит к превышению запланированной суммы без гарантий получения качественных результатов. В случае же с внешним подрядчиком оплачивается лишь конечный результат, а риск минимизируется.
Создавать большой электронный архив собственными силами нерационально с учетом всех упомянутых статей расходов. Это требует значительных стартовых капиталовложений, знания различных технологий и практического опыта.
Своими силами имеет смысл пополнять созданный электронный архив и то, если прирост объема документов относительно невелик — до 10 тыс. листов в квартал.
В любом случае для принятия взвешенного решения о том, создавать электронный архив самостоятельно или заказать его создание партнеру, обладающему богатым опытом реализации подобных работ, следует провести тщательную экспертизу объемов, трудоемкости и стоимости проекта.
Владимир Слепко — координатор маркетинговых программ корпорации «Электронный архив», [email protected] Сергей Хахамов — заместитель директора по маркетингу корпорации «Электронный архив», [email protected]
Эффективность и цвет
В то время как многие специалисты рассматривают черный и белый цвета в качестве «классических» для дизайна деловых документов, новые данные показывают, что в бизнесе это может привести к потере клиентов. Так считает Анжела Райт, всемирно признанный психолог, изучающая вопросы воздействия цвета на человека.
В очередном отчете из серии, издаваемой OKI Printing Solutions совместно с Райт, отмечается, что цветовая психология является мощной формой коммуникации, которая основывается на скрытых инстинктах и всегда имеет место.
Например, хорошая порция зеленого в дизайне документа успокоит его получателя. Красный листок, напротив, вызовет ощущение трепета. Агентства, выставляющие счета, используют красный цвет, чтобы повлиять на отклик получателей.
Практика свидетельствует, что этот прием срабатывает: красные счета оплачиваются на 80% быстрее других.
Известно также, что цветные документы в среднем получают на 60-70% больше откликов, чем черно-белые. Однако результат будет зависеть от способа использования цветов.
Простое включение, например, красного и желтого в черно-белый документ — без обдумывания конкретного тона или яркости цвета — снижает положительный эффект.
Использование многих цветов только ради цвета зачастую оказывается вовсе непродуктивным.
Гармония — это самое важное
Научно доказан факт, что люди реагируют не на один какой-либо цвет, а на их сочетания. Одной из наиболее распространенных ошибок в бизнесе является то, что компании не используют корпоративные цвета для создания важных документов.
Исследователи считают, что цвета логотипа фирмы должны быть отправной точкой для каждого проекта в графическом дизайне.
Если каждый цвет, который предполагается использовать в документе, соответствует цвету из логотипа, это даст уверенность, что документ в целом будет гармоничным, послужит расширению и укреплению корпоративных ценностей, и что в нем нет разнонаправленных маркетинговых сообщений.
Цветовые стереотипы
Большинство людей полагают, что черный и белый являются нейтральными, в то время как на самом деле добавление черного может оказаться весьма губительным для документа, составленного в теплых, богатых цветах.
Даже серый может быть «правильным» тоном, а может оказывать негативный эффект на картину в целом, несмотря на то, что сам по себе он ничего не «говорит». Возможно, это происходит в силу традиций: люди начинают процесс творчества с карандаша и бумаги — рисуют черным по белому фону.
В большинстве случаев черный текст на белой основе является оптимальным сочетанием, но это не значит, что так будет всегда.
Как бы то ни было, если компании, заботящиеся о своем корпоративном имидже, уделят немного внимания выбору совместимых цветов для печатных бизнес-коммуникаций, это, безусловно, пойдет на пользу их бизнесу.
Светлана Москалева, директор по маркетингу OKI Printing Solutions по России, [email protected]
Преимущества электронного архива
Существующий опыт показал, что преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны.
- Оперативность в работе с документами. Электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам (а точнее, к их электронным образам). Вся информация в архиве четко структурирована — поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создания тематических отчетов, сортировки документов по хронологии и т. д.
- Надежность и долговечность. Все цифровые документы не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем. Электронная копия на оптических носителях может храниться практически вечно. В профессиональных архивных накопителях используются высококачественные диски, их производители дают следующие гарантии: для DVD-RAM — 30 лет, UDO — 50 лет, DVD-R — 100 лет; кроме того, реальная смена поколений носителей происходит раньше истечения гарантийного срока, и информация переписывается на новые носители, тогда как ветхие и поврежденные бумажные документы, находящиеся в активной эксплуатации в течение десятилетий, неминуемо приходят в негодность. Вместе с тем система электронного архива позволяет решить очень важную для бумажного архива проблему целостности документации и защищает данные от несанкционированного доступа: исключаются удаление по неосторожности или по злому умыслу, фальсификация или неумышленная модификация.
- Многопользовательский режим и дистанционный доступ. Эффективность работы с электронными документами повышается на порядок — электронный архив предоставляет возможность нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно (в том числе сотрудникам филиалов), что абсолютно невозможно при использовании бумажного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному пользователю.
Кроме того, системное ведение архива включает сохранение всех промежуточных версий документов после внесения каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа).
Электронный архив имеет средства восстановления данных после сбоев.
Немаловажное качество — безопасность данных: профессиональная архивная система, во-первых, предоставляет доступ к документам строго в соответствии с политикой безопасности, а во-вторых, ведет подробный протокол работы с архивом.
Электронный архив предприятия: как это делается
Как создать электронный архив документов
Электронный архив необходим любой организации — и коммерческому предприятию, и муниципальной структуре. В зависимости от вида деятельности организации в её архиве могут быть различные документы.
Например, в архиве промышленного предприятия или проектно-конструкторского бюро будет много технической документации, которой не будет в архиве сельского совета.
В то же время бухгалтерская отчётность, личные дела сотрудников, организационно-распорядительные документы есть на любом предприятии.
Как правило, какое-то количество этих документов существует только в бумажном виде, поскольку существующие нормы делопроизводства требуют хранить документы в течение определённого срока.
Разумеется, в каждой организации хранение документов организовано: они упорядочены по папкам, ведутся картотеки. Однако это не гарантирует ни сохранность документов, ни их быстрый поиск. В случае бумажных архивов всегда существует риск не получить необходимый документ оперативно.
Решением проблемы является создание электронного архива документов. Причём чем больше существующий бумажный архив, тем больше будет экономический и организационный эффект от перевода его в электронный вид.
Важным достоинством электронного архива является возможность эффективно интегрировать его в уже имеющиеся в организации информационные системы, например, с бухгалтерскими или складскими платформами.
В создании архива электронных документов выделяют три этапа:
- Оцифровка (сканирование) бумажных оригиналов.
- Атрибутирование и индексация электронных документов.
- Загрузка полученных файлов в базу данных электронного архива.
Оцифровка оригиналов
Чтобы повысить эффективность работы по оцифровке архива, необходимо предварительно оценить объём предстоящей работы и выбрать для неё оптимальную стратегию, то есть решить, какие документы следует оцифровывать в первую очередь. Это даёт возможность начать пользоваться электронным архивом как можно раньше, не дожидаясь завершения всей работы по оцифровке.
Оцифровка выполняется с помощью поточного сканирования. Для этого потребуются сканеры, обладающие достаточной производительностью и соответствующее программное обеспечение.
Для сканирования нерасшитых дел, книг, альбомов, крупноформатных документов, а так же ветхих и малоконтрастных оригиналов используются книжные сканеры, реализующие бесконтактный метод сканирования документов. Он сочетает высокое качество сканирования и полную сохранность оригинала.
Индексация документов
В результате сканирования создаются точные электронные копии документов, которые атрибутируются и индексируются. Определяется тип документа, дата создания, номер и т.п.
На этом этапе очень важно использовать высококачественные программы распознавания, так как они уменьшают объём ручной работы, которая неизбежна в случае ошибок распознавания.
На этом же этапе чертежи, графики, схемы и т.п. преобразуются в векторный формат представления для удобной дальнейшей работы с ними.
Сохранение файлов в базе данных
На завершающем этапе атрибутированные электронные документы заносятся в электронный архив, сразу после чего с ними можно работать, используя все преимущества безбумажного документооборота — удалённый доступ к архиву, быстрый поиск документа по атрибутам и по содержанию и многие другие.
Скорость создания электронного архива и эффективность его использования во многом зависят от возможностей и функционала используемого программного обеспечения.
Так, электронный архив ЭТЛАС располагает встроенными инструментами для быстрого поточного сканирования бумажных оригиналов и автоматического распознавания атрибутов. Одновременно он способен работать со складом бумажных документов, в том числе с описями, коробками и делами.
Это значит, что оцифровку бумажных документов и переход на электронный архив можно проводить постепенно, не останавливая работу организации.
Как создать электронный архив
Проблема возрастания объема документации актуальна сегодня для всех компаний, организаций, предприятий.
И все чаще возникают ситуации, когда сложности в доступе к архиву увеличивают время поиска необходимых документов — а это неизбежные простои.
Одним из наиболее эффективных решений проблемы в данном случае является сканирование документов, создание и организация электронного архива. Поэтому все большее количество организаций задумываются над вопросом, как создать электронный архив.
Понятие электронного архива
Итак, перед тем, как найти ответ на вопрос, как создать электронный архив, неплохо было бы познакомиться с самим понятием электронного архива. Под электронным архивом сегодня понимают базу документов на электронных носителях, а также разнообразные программные средства, которые позволяют осуществить поиск нужной информации.
Задачи и проблемы создания электронного архива
К основным задачам и проблемам, возникающим при поиске ответа на вопрос, как создать электронный архив, как организовать электронный архив, можно отнести необходимость хранения и обработки огромных информационных ресурсов, организацию и хранение документов в необходимых форматах, разграничение прав, а также необходимость обеспечить защиту доступа к базам.
Объемы архивной документации
Необходимо понимать, что архивы организаций могут накапливаться годами, а то и десятилетиями. Вполне логично, что за столь длительные периоды могут собираться колоссальные объемы архивной документации. И с этой точки зрения вопрос, как создать электронный архив, является наиболее актуальным.
Итак, как создать электронный архив?
Можно попытаться создать электронный архив своими силами — при этом неизбежна потеря огромного количества времени, а также не исключены ошибки на разных этапах процесса создания электронного архива. Неправильно организованный электронный архив способен привести к большим проблемам, простоям в работе, когда нет возможности быстро найти необходимый документ.
Обращение к профессионалам — в архивные компании
Поэтому все больше предпринимателей перед тем, как создать электронный архив, предпочитают обращаться к профессионалам — в архивные компании.
Разумеется, услуги по оцифровке бумажного архива, созданию электронного архива не бесплатны, однако, как показывает практика, что в течение 6 месяцев все затраты окупаются, и это, если не говорить о том, что создаются все условия для комфортной, оперативной, максимально эффективной работы.
Работа нашей компании
Наша компания работает на рынке уже достаточно длительное время и оказывает широкий перечень архивных услуг. Если вы ищете ответ на вопросы, как создать электронный архив, к кому обратиться, вы попали по адресу. Наши специалисты быстро, качественно, эффективно произведут оцифровку бумажного архива, создадут, организуют электронный архив.