Хозяйственная деятельность, да и вообще функционирование любого предприятия и организации, регулируется огромным количеством документов для внутреннего пользования. Большинство этих бумаг утилизируется в установленном порядке, но срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен.

Иными словами, распорядительные документы директора и менеджеров высшего звена хранятся постоянно и передаются в архив лишь при ликвидации юридического лица. В данной статье рассмотрим принципы делопроизводства и учета. Приказам по основной деятельности (сроку хранения) уделим основное внимание.

Общие положения

Срок хранения приказов по основной деятельности – не ограничен. Руководство организации обязано по требованию контролирующих или судебных органов предоставить эти документы. Важность бумаг данной категории трудно переоценить.

История знает случаи, когда отсутствие приказов по личному составу и основной деятельности за определенный период приводило к банкротству предприятия. Поэтому сохранности именно данного вида документации уделяется особое внимание.

Независимо от того, к какой сфере деятельности относится юридическое лицо (промышленное производство, оказание услуг, образовательная организация), приказы по основной деятельности, как правило, хранятся в юридическом отделе. Речь идет об оригиналах. Копии же их могут и должны передаваться для выполнения в соответствующие подразделения. Здесь они и остаются в последующем времени.

Где хранится документация?

Следует четко разделять приказы, которыми регулируются вопросы личного состава и основная деятельность. Это далеко не равнозначные понятия. Если первые должны храниться в отделе кадров организации, то вторые, как уже отмечалось, в юридическом отделе. Это позволит избежать путаницы и более оперативно находить необходимые документы.

Особенности создания хранилища

Организация архива – дело весьма и весьма непростое. Качественно выполнить эту задачу сможет лишь человек, имеющий необходимое образование (архивариус, специалист по архивной работе, делопроизводитель) и опыт работы.

Поэтому в штате крупных организаций и предприятий обязательно есть заведующий архивом. Маленьким компаниям целесообразней нанять человека по договору подряда, чтобы тот организовал хранилище документов на предприятии.

Как показывает практика, попытки самостоятельно урегулировать данный вопрос оборачиваются большими проблемами с контролирующими органами.

Как правило, приказы, которые регулируют основную деятельность организации, хранятся отдельно от всех остальных, в юридическом отделе. Однако это лишь в теории все бумаги данного типа должны храниться вечно. На практике производятся периодические чистки и все документы, которые утратили свою актуальность, подвергаются уничтожению.

Разумеется, для этого должна соблюдаться определенная процедура. Создается специальная комиссия, которая и принимает окончательное решение об утилизации документации. Уничтожение приказов по основной деятельности становится возможным лишь при выполнении одного из условий:

• действие документа приостановлено или вовсе отменено иным распоряжением;
• срок действия, прописанный в документе, истек.

В комиссию по утилизации в обязательном порядке должны быть включены представители всех отделов, чью деятельность напрямую или косвенно затрагивают рассматриваемые документы.

Особенности хранения копий документов

В соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства, храниться должны не только оригиналы бумаг. Это же касается и их заверенных вторых экземпляров. Однако срок хранения копий приказов по основной деятельности отличается. И это вполне логично.

С течением времени количество обращений к документации сокращается в геометрической прогрессии, и хранить огромное количество бумаг не имеет никакого смысла, да и это довольно затратная статья. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств из архива юридического отдела запрашиваются оригиналы документов.

Кроме того, в ряде случаев копии документов (пусть и заверенные печатью организации) не имеют юридической силы, а значит, их архивирование теряет всякий смысл.

В общем случае срок хранения подобных дел составляет три года. Хотя эта цифра может варьироваться. Иногда рекомендуют хранить копии вплоть до уничтожения оригиналов документов.

Некоторые особенности архивирования бумаг

Документы, регулирующие основную деятельность организации, хранятся на протяжении всего существования предприятия. Однако, как и в любом правиле, здесь имеются исключения. Дело в том, что хранить в течение многих десятилетий документацию обязаны лишь те организации, которые принимают участие в формировании фондов государственных архивных учреждений.

Довольно большая часть учреждений и предприятий не принимает участия в этой деятельности. В таких организациях документы с пометкой «хранить постоянно» должны складироваться лишь на протяжении десяти лет, после чего могут быть утилизированы.

При этом следует учитывать, что срок исчисления архивного хранения начинается с первого календарного дня года, следующего за годом издания документа.

Особенности подсчета сроков хранения

Регулирующие данный вопрос законы и подзаконные акты весьма размыты и непрозрачны, поэтому могут по-разному истолковываться. Непонятно, почему подобные оплошности не были исправлены еще на этапе разработки закона.

В соответствии с его положениями, сроки хранения устанавливаются «со дня создания» документации. Но в отечественной архивной практике такое никогда не практиковалось.

Заграничные архивные учреждения также ведут отсчет не с момента подписания приказа руководителем и регистрации в журнале, а со следующего календарного года.

Особенности смены лица, ответственного за хранение документов

Жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает необходимость в назначении нового лица, ответственного за архив предприятия. Кто-то из бывалых и проверенных временем работников уходит на пенсию, кто-то увольняется по семейным обстоятельствам.

Процедура смены ответственного лица строго регламентирована. Приказом директора создается специальная комиссия. Оформляется акт приема и передачи всей документации, находящейся в архиве.

Минимальный состав упомянутой комиссии – три человека. Помимо составления описи документов, срок хранения которых не истек, в обязанности членов комиссии входит проверка сохранности и состояния бумаг.

Упомянутый акт подписывают передающий и принимающий дела на хранение работник.

Основная деятельность организации

Среди огромного количества бумаг постоянно должны храниться лишь документы и приказы по основной деятельности.

Это какие направления, возникает вопрос? К данной категории, прежде всего, следует отнести приказы о преобразовании внутренней структуры предприятия в результате слияния (раздела) отдельных его структурных составляющих.

Смена рабочего режима также относится к важным решениям. Такие бумаги тоже должны храниться в юридическом отделе.

К данной категории относятся также приказы:

• направленные на усовершенствование системы повышения квалификации рабочего и офисного персонала организации;
• о проведении аттестации рабочих мест и сотрудников;
• об увольнении персонала в связи с сокращением численности штата;
• о приеме на баланс предприятия оборудования (основных средств);
• о создании комиссии по вопросам инвентаризации имущества и (или) активов организации.

И это далеко не полный состав приказов по основной деятельности.

Требования к организации архива

В основе классификации приказов лежит нормативный срок хранения бумаг. Для определения этого показателя делопроизводители пользуются специальным перечнем документации организаций. Следует сказать, что в ряде случаев для отдельных организаций устанавливаются свои, ведомственные нормативы хранения бумаг с учетом особенностей работы и специфики отрасли. Рассмотрим подробнее.

Срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен. Иными словами, документация такого рода находится в архиве на протяжении существования организации – с момента ее регистрации в государственных органах и до момента ликвидации. Иные бумаги не должны уничтожаться на протяжении 75 лет (документы по кадровым вопросам), либо в течение пяти лет (все иные приказы).

Документы, предназначенные для длительного хранения должны подшиваться в отдельные дела. Это позволит избежать ненужных хлопот впоследствии.

Сформированному пулу бумаг в соответствии с установленными правилами присваивается свой особый шифр, состоящий в большинстве случаев из комбинации букв и цифр.

Хранение документов на электронных носителях

В наше время информационные технологии приобретают все большую популярность. И все чаще прогрессивные руководители предпочитают вести документооборот компании в электронном формате.

Реалии таковы, что даже набранный в текстовом редакторе приказ, имеющий электронную подпись уполномоченного лица, имеет юридическую силу.

Следует сказать, что большинство директоров и менеджеров высшего звена, особенно в государственных компаниях, предпочитают вести дела традиционным способом, с использованием бумажных носителей и чернил. Однако с приходом нового поколения ситуация в корне изменится.

В соответствии с установленными нормами, электронные копии документов должны храниться в течение такого же срока, что и аналогичные традиционные документы на бумажных носителях.

Где искать нормы хранения приказов по основной деятельности?

Закон РФ «Об архивном деле» является основным источником правил организации складирования документов, как на предприятии, так и в государственных архивах. В настоящее время действует его редакция от 23 мая 2016 года.

Сам закон вступил в силу 22 октября 2004 года. Следует отметить, что соблюдать нормы упомянутого Закона обязаны не только специализированные архивные учреждения и государственные предприятия, но и частные субъекты хозяйствования.

Состав приказов по основной деятельности и другая важная и полезная информация содержится в специализированном «Перечне типовых документов».

В данном отраслевом нормативно-правовом акте дается подробная характеристика и требования к оформлению бумаг, которые образуются в процессе хозяйственной (или любой другой) деятельности предприятия. Разработчиком документа является Министерство культуры России.

Дата утверждения упомянутого Перечня – 25 августа 2010 года. В настоящее время действует редакция от 16 февраля 2016 года.

В некоторых, имеющих особый статус организациях, архивное дело регулируется отдельными отраслевыми нормативно-правовыми актами.

Срок хранения книги приказов по основной деятельности

В соответствии с установленными требованиями, любому приказу присваивается уникальный номер, а отметка о его выходе заносится в специальный журнал. Рекомендуется для удобства при нумерации этих документов использовать алфавит.

Например, латинские буквы OD в начале номера приказа сразу дают понять, что документ регулирует основную деятельность организации. Лишь после внесения соответствующей записи в журнал, документ становится юридически значимым. И наоборот, если запись в журнале регистрации отсутствует, приказ будет являться просто бумажкой.

В данном случае будет поставлена под вопрос его значимость в случае рассмотрения судебных либо иных дел.

Журнал регистрации приказов – чрезвычайно важный элемент, не менее значимый, чем сами приказы.

В соответствии с классификацией Перечня документов и требованиями законодательства, он относится к таковым, которые должны быть в сохранности на протяжении существования организации (то есть постоянно).

Таким образом, срок хранения приказов директора по основной деятельности и журнал регистрации приказов – «постоянно».

Особенности оформления журнала

В статье неоднократно подчеркивалась важность такого документа, как книга регистрации приказов по основной деятельности. Иногда ее называют журналом. Допустимо использовать оба эти названия.

Несмотря на такую первостепенную важность данного документа, отсутствует его унифицированная форма. Любая организация вправе оформить его страницы по своему усмотрению.

Главное, чтобы в книге были следующие графы — номер приказа и дата регистрации (вступления в силу), тезисное описание содержимого документа.

Источник

Вопросы-ответы

png» alt=»Отдаем журнал бесплатно!»> «Секретарь-референт» №4 2021 / Архивное дело

Можно ли при сдаче в архив формировать в одно дело приказы о приеме, увольнении, перемещении, совмещении и заявления работников, которые являются основаниями для составления таких приказов? Как организовать хранение обращений граждан и переписки по их рассмотрению? Как определить срок хранения распоряжений структурных подразделений по Перечню 2019?

Подготовка документов к сдаче в архив

Можно ли при сдаче в архив формировать в одно дело приказы о приеме, увольнении, перемещении, совмещении и заявления работников, которые являются основаниями для составления таких приказов?

Вопрос

Срок хранения приказов по личному составу, их оснований и документов к ним размещен в ст. 434 Перечня 2019[1], он составляет 50/75 лет ЭПК. Можно ли при сдаче в архив формировать в одно дело приказы о приеме, увольнении, перемещении, совмещении и заявления работников, которые являются основаниями для составления таких приказов?

Ответ

В п. 4.10 Инструкции по применению Перечня 2019[2] указано, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем 2019, запрещается. Это означает, что документы, послужившие основаниями к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.) необходимо хранить в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 в течение 50/75 лет ЭПК.

Если в вашей организации (учреждении, компании, предприятии) ведутся личные дела руководителей и работников организации, то документы, послужившие основаниями к приказам по личному составу, следует помещать в такие дела и хранить как в течение времени, когда сотрудник работал, так и после его увольнения. Если кадровая служба передает личные дела уволенных работников на хранение в архив организации, то основания к приказам поступят на хранение в архив организации в составе личных дел уволенных работников. При таком варианте будут соблюдены нормативные сроки хранения этой категории документов.

Сложнее, когда в организации (учреждении, компании, предприятии) личные дела работников (в рамках ст. 445 Перечня 2019) не ведут. Необходимо помнить, что в обязательном порядке личные дела заводят и ведут на муниципальных и государственных служащих.

Если личные дела работников не заводят, целесообразно передавать приказы по личному составу и документы, послужившие основаниями к ним, в архив организации на длительное хранение в составе разных дел.

То есть формировать приказы по личному составу в одни дела (тома), основания к ним – в другие.

Отметим, что в текущем кадровом делопроизводстве (то есть в течение делопроизводственного года) приказы по личному составу могут формировать вместе, а при проведении полистной экспертизы ценности и научно-технической обработке документов лучше сформировать эти документы в составе разных дел. Такую особенность текущего кадрового делопроизводства целесообразно и возможно обозначить, сделав соответствующую пометку в графе «Примечание» номенклатуры дел организации. Опись дел по личному составу в описанном случае может выглядеть так, как в Примере 1.

Целесообразность формирования документов, послуживших основанием к приказам по личному составу, отдельно от самих приказов может быть обоснована следующими фактами:

Факт 1. Информация, изложенная в п. 4.30 Правил 2015[3].

В практике работы кадровых и делопроизводственных служб эта норма реализуется при составлении внутренних описей именно к делам (томам) приказов по личному составу.

Делается это прежде всего для быстрого поиска нужного приказа (например, при исполнении социально-правового запроса). Это особенно актуально для крупных организаций (учреждений, компаний, предприятий) с большим штатно-списочным составом сотрудников.

Целесообразность составления внутренней описи к томам, содержащим основания к приказам, не так очевидна и необходима. Следовательно, эту работу можно не делать и не тратить бюджетное время.

Но необходимо будет разместить документы в деле в хронологической последовательности, пронумеровать листы, заполнить листы-заверители, оформить обложку – то есть полностью оформить дела в соответствии с п. 4.19 Правил 2015.

Факт 2. В случае выделения к уничтожению документов, послуживших основанием к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.), такие дела достаточно будет лишь снять с полки и внести в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

При этом необходимо сделать соответствующую отметку в графе № 7 «Примечание» описи дел по личному составу! Безусловно, сейчас выделять к уничтожению такую категорию документов нельзя, но в случае, если законодатель даст соответствующие разъяснения или уточнения (как это было с разъяснениями по внедрению Перечня 2019), то необходимости в переформировании и переоформлении таких дел не будет.

Срок хранения приказов по основной деятельности

Для определения срока хранения делопроизводителю необходимо разделять приказы по видам. О том, в течение какого времени хранить приказы по профильной деятельности, поговорим в этой статье.

Классификация приказов

Приказ — это распорядительный документ, который подписывает руководитель компании. Директор обозначает задачу и устанавливает способ контроля за ее выполнением. Обязанность делопроизводителя — организовать хранение этих распоряжений. Чтобы определить, сколько хранятся приказы по основной деятельности, необходимо разобраться, что именно к ним относится.

Виды определены в Приказе Минкульта РФ N 558 от 25.08.2010 — это распоряжения:

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам;

по основной (профильной) деятельности.

Иногда бывает сложно понять, какой документ к какому виду отнести. Для объяснения воспользуемся методом «от противного».

Формулировка «по личному составу» вопросов не вызывает. Это документы кадрового делопроизводства. Ответственные за их ведение и хранение — сотрудники отдела персонала. Хранить кадровикам их придется 75 лет, а часть документов подлежит хранению постоянно.

Разберемся, чем отличаются друг от друга два оставшихся, схожих на первый взгляд, определения. В упомянутом выше нормативном документе №558 есть абзац, который определяет административно-хозяйственные вопросы. Опираясь на этот перечень, легко можно классифицировать и распоряжения руководителя. Итак, к административно-хозяйственным вопросам относятся:

соблюдение правил внутреннего распорядка;

эксплуатация зданий, помещений;

транспортное обслуживание, внутренняя связь;

обеспечение безопасности организации.

Распоряжения, которые содержат в себе перечисленные темы, делопроизводитель будет хранить 5 лет.

А вот четкого перечня вопросов по профильной деятельности нет. Это указания, которые касаются стратегических организационных решений. Если тема не является административной и не затрагивает проблемы кадрового состава, то, методом исключения, относим ее к основной.

Хранить документы разных видов рекомендуется раздельно.

Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности

Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены.

В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее.

Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.

Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена ст. 68, ст. 84.1 и ст. 193 ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.

Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности

Если распоряжение отнесено к профильной деятельности, делопроизводителю следует хранить его постоянно, т.е. на протяжении всего периода работы организации. При этом данный срок не может быть менее десяти лет. Если это приказы, присланные для сведения, хранить их нужно до минования надобности — данный срок не может быть менее одного года.

Определить надобность и срок действия приказов по основной деятельности помогут даты поставленных задач и сроки их выполнения.

Сколько лет хранятся основания к приказам по личному составу?

Вопрос

Сколько лет хранятся основания к приказам по личному составу?

Как правило, они хранятся столько, сколько и сам приказ по личному составу. Причем основания могут быть самыми разными.

Например, все изменения условий трудового договора, которые оформляются приказами, документируются служебными записками и представлениями непосредственных руководителей, протоколами квалификационных, аттестационных комиссий, актами временно создаваемых комиссий и другими документами, в т.ч. заявлениями и объяснительными записками.

Только необходимо учитывать разновидность приказа по личному составу, срок его хранения и порядок формирования дел по принципу взаимосвязи документов, чтобы документы обеспечивали функцию доказательства, например:

• приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, о дисциплинарных взысканиях, отпусках в связи с обучением, дежурствах имеют одинаковый срок хранения 5 лет (ст. 19 б) Перечня 2010 г.1) и формируются в дела, как правило, вместе с основаниями к ним (приказ + документы-основания с резолюцией руководителя).
  В состав личных дел работников такие приказы не формируются, и в номенклатуре дел кадровой службы закрепляются в качестве заголовка отдельного дела.
  После истечения срока хранения и приказы, и документы-основания к ним выделяются к уничтожению в составе одного и того же дела;
• приказы о приеме, переводе с согласия работника, поощрении и увольнении имеют срок хранения 50 лет, если они созданы позже 01.01.2003 (в соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
  Их подлинники формируются в самостоятельное дело в соответствии с номенклатурой дел, а заверенные копии приказов и документы-основания к ним (заявления работников с резолюциями руководителя, представления руководителей структурных подразделений о переводе, выписки из протоколов заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и др. документы в зависимости от должности, специальности, профессии и условий трудового договора) формируются в личные дела работников. В составе личного дела документы-основания будут храниться в течение 50 лет, т.е. «по старшему сроку».

Обратите внимание, что 5-летний срок хранения заявлений работников как документов-оснований для издания приказов применяется, если такие документы не входят в состав личных дел (данный вывод можно сделать, сопоставив ст. 656 и 665 Перечня 2010 г.).

Таким образом, для определения срока хранения документов-оснований к приказам по личному составу главным фактором является регламентированный порядок формирования дел и личных дел, которые представляют собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности и должны обеспечить на будущее защиту социальных и трудовых прав работника.