Организация хранения документов — это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих нормативных актов компании. Все бумаги имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрены крупные штрафы для предприятия и должностных лиц.

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительная документация. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации очень важны и необходимы в самых различных ситуациях.

При утере такие бумаги легко восстанавливаются после уплаты государственной пошлины.

Хотя лучше ничего не терять и соблюдать правила хранения дел правоустанавливающих документов, а для этого следует четко знать, как, при каких условиях и сколько хранится та или иная документация.

В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих бумаг прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только устав.

Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН или КПП).

У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев.

Правоустанавливающими документами организации всегда считались нормативные бумаги, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Главный закон о хранении документов в организации — это статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Но еще правила хранения регулирует закон об архивном деле и приказы Росархива. После ликвидации организации (если это произойдет) все правоустанавливающие нормативные акты следует сдать в архив.

С появлением полноценного электронного документооборота в России электронные формы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные формы из оборота.

Для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы.

Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения о них уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц.

Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, оперативно получает из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь вправе обходиться без бумажного устава и использовать типовой электронный устав.

Хранение таких бумажных и электронных форм должно происходить в отдельном месте. Это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации в качестве ее первых лиц.

Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение разрешается юристам. Существует даже платная услуга по хранению документов организации, которую оказывают сторонние компании.

Но ответственность по закону, в случае порчи или утраты важных бумаг, несет все равно руководитель организации.

Законодательные требования к организации архива

Для обществ с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей сроки, порядок и способы хранения документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования.

Если организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие нормативные акты регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Необходимо вести специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра легко найти того, кто не вернул или потерял ту или иную бумагу.

Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то вместо изъятого из папки листа, имеющего статус, в нее необходимо положить лист, который его заменит временно.

На этом листе указывают название и реквизиты документа и его краткое содержание. Заверяют этот «документозаменитель» двумя подписями: лица, которое выдало бумагу из папки на время, и лица, которое его получило.

Но на практике так делают очень редко.

Сроки архивирования правоустанавливающей документации

Обеспечение сохранности документов в архивах Понятие режима хранения документов

Обеспечение
сохранности документов
в
архивах предполагает систему
мероприятий, включающую рациональное
размещение до­кументов, контроль за
их движением, физико-химическим
со­стоянием, копирование
документов с
целью создания страхового фонда и фонда
пользования, восстановление
первоначальных
или близких к первоначальным свойств
и внешних признаков документов,
подвергшихся повреждению или разрушению,
создание
условий, исключающих их утрату.

Режим
хранения документов
предполагает соблюдение:

• температурно-влажностного режима;
• светового режима;
• санитарно-гигиенического режима;
• охранного режима.

Оптимальные
условия хранения документов обеспечиваются:

• строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
• оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
• применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­гиенического, охранного режимов;
• применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Требования к зданиям и помещениям архива

• архив располагается в специально построенном здании или от­дельных помещениях здания, принятых под него специальной экс­пертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту при­емки помещений или здания;
• не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
• архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализа­ции и защищен решетками на окнах нижних этажей;
• архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для раз­ных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных по­мещений;
• хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и рас­пашными решетками на окнах;
• в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
• отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
• в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
• хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
• в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах плом­бируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
• в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные ве­щества, хранить пищевые продукты:
• посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

Световой
режим:

• постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
• освещение хранилищ может быть естественным или искусст­венным светом, при этом свет должен быть рассеянным;
• при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах при­меняют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с уре­занным ультрафиолетовым участком спектра;
• уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный
режим:

• документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;
• резкие колебания температуры и влажности воздуха не допуска­ются;
• для поддержания температурно-влажностного режима в поме­щениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;
• архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации тем­пературы и влажности воздуха и принятия мер по регулирова­нию температурно-влажностного режима;
• температурно-влажностный режим контролируется в помеще­ниях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режи­ма — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Санитарно-гигиенический
режим:

• архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;
• обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;
• в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
• в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуля­ция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;
• запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;
• окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;
• ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насеко­мых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфек­ции и дезинсекции.

Охранный
режим:

• обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранили­ща, опечатывания или опломбирования помещений;
• вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке.

Оборудование
архивохранилищ:

• применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них ис­пользуются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;
• оборудование располагается с учетом особенностей помеще­ния, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с окон­ными проемами;
• не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным сте­нам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При
установке стеллажей выдерживаются
следующие нормы:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не ме­нее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;
• высота стеллажа — 220—240 см;
• ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хране­нии коробок или связок с делами — 35-40 см;
• ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;
• расстояние между полками по высоте — 35—40 см;
• при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;
• документы размещаются на стеллажах с использованием пер­вичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение
документов в архивохранилище:

• документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;
• документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для но­вых поступлений;
• документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, доку­менты личного состава также хранятся отдельно;
• обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имею­щие в оформлении драгметаллы документы;
• учетные документы хранятся отдельно от документов архива;
• в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранят­ся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, крат­косрочного хранения — без связок по годам хранения;
• при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;
• коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;
• связки документов формируются не более 20 см толщиной;
• коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;
• коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указыва­ются название и номер фонда, номер описи, первая и послед­няя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение
топографических
указателей:

• помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения — буквами, стеллажи и полки — цифрами;
• нумерация комнат производится от входа слева направо;
• нумерация стеллажей и полок производится от входа в храни­лище слева направо;
• нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;
• односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;
• в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические ука­затели;
• постеллажная карточка определяет место хранения докумен­тов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки рас­полагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;
• пофондовая карточка определяет место хранения фондов, по­скольку ее основным реквизитом является номер фонда с по­следующей ссылкой на место его хранения, карточки распола­гаются по номерам фондов в пределах архива;
• в совокупности постеллажные и пофондовые карточки явля­ются единым топографическим указателем, определяющим ме­сто хранения документов фонда.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Условия хранения документов в архиве

В деятельности любого юридического лица образуются документы, хранение которых является обязанностью, вытекающей из ряда положений действующих нормативно-правовых актов. Каждое юридическое лицо должно обеспечить минимум условий хранения документов, обеспечивающих их наилучшую физическую сохранность.

Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.

Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве.

В первую очередь это относится к обеспечению физической сохранности документов. Весь комплекс документов организации, подлежащих дальнейшему архивному хранению, должен храниться в условиях, обеспечивающих их физическую сохранность, создание необходимого учетно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам.

Условия хранения архивных документов. Рекомендации ВНИИДАД

Далеко не каждый руководитель имеет представление об условиях хранения документов в архиве. Вместе с тем соблюдение элементарных требований к хранению документов способно значительно увеличить срок службы корпоративной документации.

На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко–архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:

1. Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица.
2. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:
   • изолированность;
   • пожарная безопасность;
   • возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;
   • соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима.

Зачастую частные фирмы не готовы к выполнению даже минимального набора требований, поскольку считают это невыполнимым в рамках небольшой компании. Однако на деле обеспечить надлежащие условия хранения документов оказывается несложно, если руководствоваться здравым смыслом.

Например, ни в коем случае нельзя располагать архивохранилище в сыром теплом подвале, где проходят магистральные трубопроводы или канализация, несмотря на то что по метражу это помещение вроде бы, по мнению руководителя хозяйственного отдела, подходило бы для размещения архива. Сырость и излишнее тепло являются одними из самых главных факторов, крайне негативно влияющих на физическую сохранность документного носителя информации на любом (бумажном, пленочном, дискетном) носителях.

Температура архивохранилищ:

• для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха – 50%;
• для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность – 40%;
• для цветных документов – 5 градусов, влажность – 40%;
• для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность – не более 40% .

Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности. В последнее время при строительстве многоэтажных офисов крупных фирм зачастую предусматривается так называемый технический этаж для размещения структурных подразделений обслуживания офиса.

Как правило, он располагается на последнем этаже здания. В большинстве случаев там же находится и место для архива. Это решение абсолютно неверно. Во-первых, с точки зрения противопожарной безопасности, эвакуация документов архива с верхних этажей здания невозможна.

Во-вторых, перекрытия стандартного офисного здания по своей мощности не рассчитаны на монтаж на верхних этажах достаточно тяжелых металлических архивных стеллажей с архивными коробами.

Несоблюдение такого простого условия хранения документов в архиве, как невысокая этажность способно привести к технической аварии со всеми вытекающими последствиями.

Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки.

Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком.

Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица.

Хранение электронных документов в архиве

Непростым вопросом является обеспечение условий хранения электронных документов, образовавшихся в деятельности юридического лица. Реальность такова, что эти документы в ряде юридических лиц становятся основными в документообороте. Несмотря на то что электронные документы до сих пор не имеют статуса официальных, их информационная значимость несомненна.

Место хранения электронных документов определяется руководителем организации, который решает вопрос о том, должны ли они храниться в архиве или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

1. Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи. (Если принять во внимание, что с начала массового внедрения в работу персональных компьютеров (1991 г.) сменилось уже пять поколений, то проблема совмещения программного обеспечения для архивных носителей является очень актуальной.) Не следует забывать, что и физический срок сохранности дискеты, как показывают последние исследования ВНИИДАД, непродолжителен (без перезаписи до 10 лет).
2. Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).
3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
4. Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:
   • ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;
   • ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;
   • РД 50-524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;
   • ГОСТ 2 501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.

Размещение документов в архиве

При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению.

Прежде всего, необходимо отделить от основной массы документы с грифами «конфиденциально», «коммерческая, банковская тайна» и обеспечить им отдельный режим хранения, вплоть до создания, если это возможно, отдельного хранилища или выгородки в основном хранилище отдельного отсека для их хранения.

Все эти вопросы должны решаться в тесном рабочем контакте с руководством юридического лица и руководителем службы режима (безопасности).

Если в юридическом лице образуются виды документов, пользующиеся постоянным оперативным спросом и подлежащие архивному хранению, а их объемы велики (например, первичная банковская документация), то целесообразно создать для них отдельное хранилище с упрощенным учетом документов (например, не описям, а по журнальной форме, где записан лишь самый необходимый для поиска минимум данных). Также нужно обеспечить к ним облегченный доступ сотрудников подразделений, в которых образуются эти виды документов.

В случае с коммерческим банком, документальные комплексы этих подразделений, передающиеся в архив на оперативное хранение, должны размещаться по группам стеллажей, специально выделенных для данного подразделения, с соответствующими топографическими указателями, например «отдел вкладов физических лиц, документы дня за 2003 год».

Это также нужно учитывать при организации архивохранилищ страховых компаний, учреждений юстиции по регистрации прав на имущество и других юридических лиц, в деятельности которых образуется массовая документация, имеющая долговременное правовое или практическое применение. Например, архивы организаций технической инвентаризации жилого и нежилого фонда, где текущий архив, является информационным продуктом его деятельности.

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и делопроизводству

Условия хранения документов

От условий хранения документов зависит их сохранность. Не все организации создают для хранения своих документов специализированные архивные хранилища. Для малого и среднего бизнеса собственный архив и вовсе не нужен. Обычно под архив такие компании выделяют определенное место в офисе или отдельную маленькую комнатку.

Уверенность в сохранности документов

В любом случае для уверенности в том, что Ваша документация будет в надлежащем состоянии нужно соблюдать определенные условия хранения документов. Итак, давайте разберем, какие условия хранения документов нужно соблюсти, чтобы документы не испортились и были в «боевом» состоянии.

Охрана документов

Во-первых, необходимо сократить до минимума возможность утраты или хищения документов. Для этого обычно заводится журнал, в котором указывается, кто взял определенный документ и на какой срок. Также необходимо установить сигнализацию.

Второе условие хранения документов – это организация противодействия пожарам. Для этого стены архивного хранилища должны быть огнеустойчивыми, если этого добиться тяжело, то нужно разместить архив в месте с наименьшей возможностью возгорания.

Температурный режим

Выполнение условий хранения документов  подразумевает создание в архиве необходимой температуры и влажности. По архивным  нормам температура должна быть 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%. Если нет возможности регулирования климата необходимо устанавливать механические средства увлажнения, а также периодически проветривать архивное хранилище.

Это для документов длительного срока хранения

Нужно понимать, что описанные условия хранения документов нужны для длительного хранения документов. Естественно текущие документы можно хранить и в обычных помещениях, но не более полугода.

Световой режим

Хранение архивных документов производится в темноте. Для этого предназначены специальные архивные стеллажи, папки и архивные коробки. Нельзя помещать документы в полиэтиленовые файлы! В самом архивном хранилище может быть как искусственное, так и естественное освещение. Для искусственного освещения лампы должны быть обязательно в закрытых плафонах.

Санитарный режим и гигиена

Для создания оптимальных условий хранения документов необходимо содержать архив в чистоте и порядке. Необходимо исключить появление грызунов, пыли или плесени. Влажную уборку можно производить растворами антисептиков. Также необходимо организовать циркуляцию воздуха и исключить образование непроветриваемых зон.

Расстановка стеллажей и шкафов

Условия хранения документов будут не очень хороши, если не будет правильно расставлена мебель. Необходимо организовать проходы между архивными стеллажами (75-120см). Расстояние между нижней полкой и полом не должно быть меньше 15см.

Общие требования

Архивные документы нужно размещать так, чтобы по возможности сократить время поиска необходимого документа до минимума. Для этого создается план (схема) размещения документов в архиве. На папки и коробки наклеиваются ярлычки с указанием дел, хранящих в данной папке.

Обращайтесь к нам

По всем вопросам, касающимся хранения документов, обращайтесь к нам по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте [email protected].