Владельцы бизнеса должны регулярно передавать отчеты о работе в профильные органы. ООО и ИП по-разному отчитываются перед налоговой службой, но информацию о среднесписочной численности наемных работников за месяц сдают и те, и другие. В статье расскажем, что такое среднесписочная численность работников, как ее рассчитывают и в каких отчетах предоставляют сведения в ИФНС.

Что такое списочная и среднесписочная численности работников

Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитывают только тех сотрудников, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.

Списочная численность — более широкий показатель. При подсчете учитывают не только наемных сотрудников, но и совместителей, работников по договору ГПХ, отпускников и сотрудников на больничном. Важно: человек должен проработать в организации более одного дня.

Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет больше одной ставки, для данного показателя он считается как один человек — в соответствии с основной работой. Если это внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.

Кому и зачем нужно считать

Расчет среднесписочной численности работников нужен, чтобы:

• заполнить и направить в ИФНС расчет по страховым взносам;
• рассчитать сумму налога на прибыль;
• определить возможности использования системы налогообложения в формате ЕНВД.

Используйте показатель среднесписочной численности сотрудников, чтобы регулировать штатный состав. Зная ССЧ, вы сможете определить, сколько работников нужно для увеличения производительности предприятия. 

Владельцы онлайн-бизнеса понимают, насколько сложно контролировать работу всех сотрудников и рассчитывать их КПД. Упростите себе задачу: речевая аналитика Calltouch поможет проанализировать статистику и оценить эффективность менеджеров. Система сохраняет записи телефонных разговоров с клиентами и показывает, сколько звонков закончились продажей и используют ли операторы скрипты продаж.

Технология речевой аналитики

Calltouch Predict

• Автотегирование звонков
• Текстовая расшифровка записей разговоров

Узнать подробнее

Как рассчитать списочную численность работников

Чтобы знать списочное количество работников, необходимо ежедневно заполнять табель учета рабочего времени. В нем отмечают отработанные часы фактически работающих сотрудников и тех, кого нет на рабочем месте по какой-то причине (например, во время отпуска или больничного). 

Кто входит в среднесписочную численность работников? Это специалисты, которые:

• фактически находятся на рабочем месте (не работают в дни простоя);
• уехали в командировку (с сохранением зарплаты);
• ушли на больничный, в отпуск по беременности и родам, а также по уходу за ребенком;
• взяли отпуск, в том числе оплачиваемый за свой счет;
• получили выходной за работу в праздничные (нерабочие) дни или перевыполнение плана;
• находятся на выходном по графику;
• временно замещают штатного сотрудника;
• выполняют обязанности государственной или общественной важности;
• работают вахтовым методом или на дому, неполный рабочий день или на полставки;
• проходят испытательный срок;
• имеют специальное звание;
• проходят курсы повышения квалификации или получают новую профессию с отрывом от производства (с условием сохранение зарплаты);
• проходят производственную практику (студенты вузов);
• участвуют в забастовках;
• не имеют российского гражданства;
• находятся под следствием и ожидают решения суда.

Есть два варианта табеля: универсальный Т-12 и Т-13 для предприятий с автоматическим турникетом. Заполненный табель служит основой для подсчета ССЧ.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Помимо табеля учета отработанных часов, для расчета среднесписочной численности работников используют приказы о кадровых назначениях, командировках и отпусках. Во внимание берут все календарные дни месяца. В выходные и праздники число работающих человек приравнивают к их количеству в предшествующий рабочий день.

https://www.youtube.com/watch?v=jxnkrUjBuPQ\u0026pp=ygVf0JLQutC70Y7Rh9Cw0Y7RgtGB0Y8g0LvQuCDRgdC-0LLQvNC10YHRgtC40YLQtdC70Lgg0LIg0YHQv9C40YHQvtGH0L3Rg9GOINGH0LjRgdC70LXQvdC90L7RgdGC0Yw%3D

Для ООО действует правило: работника на «удаленке» отмечают как полноценную единицу.

CCЧ сотрудников с полным рабочим днем

• Формула расчета среднесписочной численности работников за месяц с полным рабочим днем выглядит так: нужно учесть количество сотрудников в каждый календарный день месяца и разделить на общее число дней в этом месяце.
• Например: в компании числятся восемь сотрудников, еще один человек устроился на работу 17 мая. Тогда подсчет будет выглядеть так:
• (14 дней × 8 сотрудников + 17 дней × 9 сотрудников) ÷ 31 день в мае = 8,5.
• 

CCЧ сотрудников с неполной ставкой

Для этого нужно посчитать часы, которые отработали все сотрудники на неполной ставке за каждый месяц. Например: в компании три сотрудника работают на полставки по пять часов в день. За май они втроем отработали 150 часов. Эти часы нужно разделить на дневную норму, умноженную на число рабочих дней в месяце:

150 ÷ 8 часов (рабочий день) × 14 (рабочие дни в мае) = 1,3.

ССЧ всех сотрудников

Формула среднесписочной численности всех работников складывается из следующих действий:

1. Сложить показатель ССЧ сотрудников на полной и неполной ставке за все месяцы, округлить результат.
2. Разделить количество работников на полной и неполной ставке на число месяцев в нужном промежутке и снова округлить полученное число.

Численность считают за периоды:

• Квартал — с января по март, результат делят на 3.
• Полугодие — с января по июнь, результат делят на 6.
• 9 месяцев — с января по сентябрь, результат делят на 9.
• Год — с января по декабрь, результат делят на 12.

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Узнать подробнее

Сотрудники, не учитываемые при подсчете ССЧ

При расчете ССЧ не учитывают:

• внешних совместителей;
• учредителей или представителей руководства, которые не получают зарплату;
• женщин в декретном отпуске;
• адвокатов;
• военнослужащих;
• сотрудников в командировке за рубежом;
• учеников, которые оформлены по специальному договору;
• студентов на сессии;
• сотрудников, работающих по договору ГПХ.

Пример расчета

В начале апреля в компании работали 70 штатных сотрудников. 6 апреля на работу приняли двух человек, 16 апреля уволили четверых, а 29 апреля наняли пятерых специалистов. Показываем, как найти среднесписочную численность работников:

CCЧ = 70 × 5 + (70+2) × 10 + (72-4) × 15 + (68+5) × 3 ÷ 31 = 74

Этот пример расчета ССЧ подходит для компаний с сотрудниками на полной занятости.

После сокращения штата прибыль компании может вырасти. Это говорит о том, что уволенные работники не способствовали развитию общего дела. Не тратьте бюджет на зарплату малоэффективным сотрудникам, лучше вложите средства в рекламную кампанию и продвижение товаров и услуг. Чтобы оптимизировать рекламу и получить максимальный результат, используйте сквозную аналитику Calltouch.

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

Подача сведений в статистические органы

Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета. Эти сведения стали частью расчета по страховым взносам (РСВ). Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.

Как рассчитать штатную численность персонала

В HR с 2011 года. Ex-HR team lead в EPAM. Работал руководителем группы по подбору и адаптации персонала в ООО «Брянская Мясная Компания» (агрохолдинг «Мираторг»).

Мир HR переживает цифровую трансформацию. Мы слышим слова agile, распределенные команды, вовлеченность, марчар и другие. Идти в ногу со временем очень здорово, я только за. Но есть базовые понятия и принципы, от которых никуда не деться. Одно из таких — штатная численность и структура штата организации.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИtopcareer, чтобы получить современные инструменты работы с персоналомЗа свою карьеру я успел поработать и в крупных холдингах, и в малом бизнесе — на разных этапах развития.

Бизнес постоянно меняется, возникают новые задачи и направления, или приходится делать то, что изначально не предусматривалось бизнес-планом. В качестве примера можно посмотреть на развитие HR функции.

Все традиционно начинается с кадрового делопроизводства, потом отделяется рекрутмент, затем обучение, а дальше могут появиться и event managers, и фасилитаторы, и специалисты по well being. Такие же примеры можно найти и digital сфере и IT.

Казалось бы, появляются люди, и что здесь такого? Внес новую строчку в штатное расписание и забудь. Но не все так просто.

Мы все действуем в рамках правового поля.

https://www.youtube.com/watch?v=jxnkrUjBuPQ\u0026pp=YAHIAQE%3D

Чтобы избежать неприятных ответов в ГИТ, нам нужно выполнить ряд формальных требований в плане подготовки локальных нормативных актов до того, как мы примем человека на работу.

Но личный опыт показывает, что между желанием заказчиков вакансии должен состояться внутренний фильтр. Важно, чтобы было точное название новой должности, ее функционал, административное и функциональное подчинение.

И не общими шаблонными фразами («решать цели и задачи в плане маркетинга в социальных сетях…»), а конкретными пунктами:

1. ведение корпоративного аккаунта в Инстаграме (4 поста в день),
2. создание контента (ролики, фотографии, посты) и т. д.

Если в компании есть система грейдов, нужно понять, какой грейд присвоен новой должности и почему?

Если есть нормы по соотношению руководителей и линейного персонала, надо понять, насколько введение новой должности изменит пропорции.

На этих простых примерах мы видим, как изменение численности влияет на структуру штатного расписания, и какие затраты и риски мы берем на себя при изменении численности организации.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИНаучитесь планировать численность персонала под задачи компании

Методики расчета штатной численности

Про цели расчета численности мы поговорили выше. Понятно, что рассчитывать численность надо. Следующий вопрос — как считать? Здесь мы соприкасаемся с университетской дисциплиной «Экономика труда» и реальностью жизни. Советская и российская экономическая школа (Бухалков, М. И, Бычин, В.Б.

Либерман) дают хорошо разработанный базис для нормирования производства, АПК, отчасти — инженерно-технических работников. Но, как показывает практика, к данным нормам надо подходить с осторожностью. Например, в животноводстве количество рабочего персонала базируется на понятии условная голова. Теленок = 0,5 у. г, бык-производитель = 2 у.г.

, и количество людей рассчитывается, исходя из планируемой численности поголовья в условных головах. А количество техники, и соответственно механизаторов, — из обрабатываемой площади, количества операций, сроков выполнения сельхозработ. Кто их рассчитывает? Профильные специалисты на основе своего мнения.

Заглянем в IT-индустрию. Принцип рынка прост, работает по схеме time and material, или по-русски — человекочасы. Из них складывается стоимость разработки. А как рассчитывают человекочасы? Их сообщают либо сами разработчики, либо СТО (технический директор). Как мы видим, в основе всего лежит все тот же человеческий фактор.

Лучшим решением для своей собственной нормы видится комплексный анализ с привлечением экспертов.

Что такое среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников — это показатель, рассчитываемый за определенный период. Его получают путем подсчета работников, для которых место работы является основным + работники с неполной занятостью.

Списочная численность работников предприятия — это почти все, кто на нем работает, кроме отдельных категорий.

Фактическая численность — те, кто действительно работают в организации.

Штатная численность — наиболее сложный для расчета показатель. В нем применяются знания из экономики труда. Мы рассчитываем планируемый объем работ и делим его на норму.

Для полного понимания того, сколько нам потребуется персонала, мы должны учесть коэффициент невыполнения и коэффициент абсентеизма. Тогда мы получим то число работников, которое надо вносить в штатное расписание.

Но стоит учесть и коэффициент текучести персонала, чтобы не сесть в лужу.

Кто входит в среднесписочную численность работников

Предположим, что наше предприятие успешно проработало год и мы решили посчитать среднесписочную численность работников за год. Для начала определимся, кого и как считаем. Есть численность среднесписочная и есть средняя численность работников.

В среднесписочной численности учитываются только сотрудники, работающие по трудовым договорам. В расчет не включаются:

• внешние совместители,
• неработающие сотрудники в декрете,
• работники в учебном отпуске.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

100 сотрудников * 20 дней + 95 * 11 дней / 31 или 30 дней = 101,5 (округляем до целого)

95 здесь — это количество оставшихся сотрудников: было 100 сотрудников на 20 рабочих дней, уволилось 5, получаем 95 человек на 11 оставшихся дней в периоде. Если есть люди, которые работают на полставки, то их считаем отдельно. Пример:

240 часов (4 человека по 4 часа в течение 20 рабочих дней) / 8 (полная ставка) * 20 (количество рабочих дней в месяце) = 2

В списочную численность организации мы подаем всех, кто числится в организации. Не включаются в списочный состав:

• внешние совместители (внутренние включаются, как 1 единица, по основному месту работы);
• привлеченные на основании ГПД;
• собственники компании, если они не получают заработную плату;
• военнослужащие, лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.

Регистрируйтесь на БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИот экспертов topcareer

Расчет основан на понятиях нормы труда.

Нормативная численность = планируемый объем работ / (Фонд рабочего времени (планируемый) * план на одного работника * коэффициент выполнения нормы)

Нужно учитывать, что работник не сидит 8 часов подряд, прикованным к рабочему месту, будь то офисный стол или станок на производстве. Нормой считается 90% рабочего времени из запланированного. Как видно из расчета, это норма без учета больничных, отпусков и прочих внезапностей реальной жизни. Не считая того, что планируемый объем работ тоже может поменяться в большую или меньшую сторону.

Как рассчитать плановую численность

Когда мы нормативную численность умножаем на коэффициент невыполнения, то откуда он берется? Возьмем пример работника за год. 28 дней отпуска (выгуливать надо весь, требует ТК, ГИТ может наказать) 14 дней больничного (в среднем за год) 7 дней за свой счет (в среднем за год)

Считаем коэффициент невыполнения:

(28*8 + 14*8 + 7*8) = 392

Фонд рабочего времени на 2021 год — 1972 часа. Поправим на коэффициент абсентеизма: 1972*0,9=1775. Теперь считаем коэффициент невыхода: И считаем плановую численность на нескольких примерах.

Пример 1.

Возьмем проект по разработке ПО, оцененный в 6000 часов.

6000 (план) / (1972 (производственный календарь на 1 человека 2021) * 1 (норма в час) * 0,9 (коэффициент выполнения нормы или коэффициент абсентеизма) = 3,38 человек на год

https://www.youtube.com/watch?v=0rR_R-Wch_I\u0026pp=ygVf0JLQutC70Y7Rh9Cw0Y7RgtGB0Y8g0LvQuCDRgdC-0LLQvNC10YHRgtC40YLQtdC70Lgg0LIg0YHQv9C40YHQvtGH0L3Rg9GOINGH0LjRgdC70LXQvdC90L7RgdGC0Yw%3D

Умножаем на коэффициент невыполнения:

3,38 * 1,2 = 4,056

получаем 4 вместо 3 разработчиков

Пример 2 Сборка заказов (для простоты подсчетов берем только рабочие дни). Планируем отгрузить 100 000 заказов за год.

100 000 / (1972 * 3 (норма заказов в час) * 0,9) = 18,78 = 19 человек

Умножаем на коэффициент невыполнения: 19 * 1,2 = 22,8 А если вспомним про текучесть персонала, то получим — 23+30% = 30 человек.

Это примерно планируемая численность персонала.

Как узнать фактическую или явочную численность

Здесь все просто. Выгружаем табель учета рабочего времени на сегодня и смотрим, кто же у нас все-таки работает.

Мы познакомились с различными видами подсчета численности персонала. Зачем все это надо считать? Знания этих цифр поможет ответить на вопросы, что происходит в бизнесе. Насколько мы правильно нормируем и рассчитываем показатели и нагрузку на людей? Насколько вознаграждение справедливо? Есть ли у нас недооцененные или переоцененные сотрудники? При подсчете всех этих цифр главное не бояться ошибиться, все перепроверить и подходить ко всему критически. Соберите команду мечты под потребности и бюджет компании на курсе Рекрутмент PRO

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции. Мы публикуем разные точки зрения.

Читайте больше интересных материалов в нашем блоге:

Входят ли совместители в среднесписочную численность работников

Хотя отдельный отчет о среднесписочной численности сотрудников компании и ИП уже не подают, такие сведения чиновники требуют в составе других форм. Чтобы не допустить ошибок, надо разобраться, учитывается ли в среднесписочной численности совмещение, внутреннее и внешнее совместительство.

На основании п. 3 ст. 80 НК РФ, в составе расчета по страховым взносам компании и ИП, выплачивающие вознаграждения гражданам, передают налоговикам сведения о среднесписочной численности (ССЧ) работников. Аналогичную информацию просит ФСС в отчете 4-ФСС о взносах на травматизм.

Но особенно часто запрос на такие сведения исходит от органов статистики. Данные о ССЧ работодатели указывают при подаче таких отчетов, как П-4 и 1-Т (годовая).

Кого учитывают в ССЧ

Чтобы разобраться, ставить ли работника в среднесписочную, если он является совместителем, ознакомимся с правилами расчета этого показателя, представленными в Приказе Росстата от 24.11.2021 № 832.

Несмотря на то, что эти инструкции разработаны статистиками, они актуальны и в случае, если надо разобраться, учитываются ли внешние совместители при сдаче отчетности в налоговую, поскольку никаких других официально утвержденных разъяснений в законодательстве нет.

Из Приказа Росстата № 832 следует: если в организации работает сотрудник по совместительству, он входит в среднесписочную численность при условии, что с ним заключен трудовой договор. Это главный критерий — наличие соглашения между сторонами трудовых отношений, где прописано, что работа в компании (ИП) для физлица является основной.

Таким образом, граждане, трудящиеся по совместительству, входят в среднесписочную в расчете страховых взносов и в статистических отчетах, если они выполняют работы внутри одной и той же компании (внутреннее совместительство или совмещение). При расчетах ССЧ такого сотрудника «с несколькими функциями» считают как одного человека.

ССЧ рассчитывается по средней численности (СЧ). Но если смотреть, входят ли совместители в среднюю численность работников, то увидим, что их считают отдельно. Отдельно рассчитывают и СЧ работников, выполнявших в течение отчетного периода обязанности по договорам ГПХ.

Что делать с внешними совместителями

На этот счет есть четкое правило: не включают в среднесписочную численность, если один директор внешний совместитель или есть еще привлеченные со стороны специалисты. Поэтому если в компании трудятся только внешние совместители, в тех полях отчетов, где требуется указать ССЧ, проставляйте ноль.

Не столь принципиально для расчета среднесписочной численности, внешнего совместителя на 0.5 ставки вы приняли или на 0.25 ставки. Его все равно не считают, для него эта работа не основная, а по совместительству, о чем заявлено в трудовом договоре.

Если трудоустроенный в вашей организации по совместительству внешний сотрудник остался без основной работы, это не значит, что он автоматически переходит к вам, и организация становится для него основным местом труда. Такие люди по-прежнему в статистике считаются совместителями, которых не включают в расчет ССЧ. В расчет они попадут после того, как станут постоянными сотрудниками.

Средняя и среднесписочная численность: в чем разница?

В своей работе бухгалтер очень часто имеет дело то со средней, то со среднесписочной численностью работников. Это два разных показателя, и требуются они в разных случаях. Исходные данные для их определения берутся разные. Читайте об этом в статье.

А начать придется с того, что такое списочный состав работников. Это список, который включает всех принятых:

• на временную работу;
• по срочным договорам;
• на се­зон­ную работу;
• на по­сто­ян­ную работу.

В спи­соч­ном со­ста­ве от­ра­жа­ют­ся все штатные ра­бот­ни­ки – и фак­ти­че­ски ра­бо­та­ю­щие, и от­сут­ствующие, причем неваж­но, по каким при­чи­нам они отсутствуют: декретный отпуск, командировка, простой, учебный отпуск и т. д.

В списочный состав нужно включить и собственника, с которым заключен трудовой договор. Если такого договора нет, то в списочный состав его не включают.

Внешних совместителей и лиц, выполняющих работы по гражданско-правовому договору, не учи­ты­вайте при со­став­ле­нии спис­ка ра­бот­ни­ков вашего пред­при­я­тия. Внешние совместители входят в списочную численность у своих основных работодателей, а лица, с ко­то­ры­ми за­клю­че­ны ГПД, в штате не числятся. Эти договоры не являются тру­до­вы­ми.

Среднесписочная численность работниковя

• Среднесписочная численность работников – это показатель, который определяется только по штатным сотрудникам, то есть тем, которые работают у вас по трудовым договорам и входят в списочный состав.
• Списочный состав уточняйте по приказам о приеме, переводе и увольнении и табелю учета рабочего времени, где фиксируют явку или неявку сотрудника на работу.
• Чтобы подсчитать среднесписочную численность, определяют списочную численность работников за каждый календарный день отчетного периода (например, месяца – с 1 по 30 (31) число, для февраля – по 28 или 29).
• Ее можно определить не только на определенную дату, но и за период – за месяц, квартал.
• Среднесписочную численность за месяц рассчитывают так: суммируют списочную численность за каждый календарный день месяца (по табелю учета рабочего времени) и делят на число календарных дней месяца.

Списочная численность в выходной или праздничный день берется равной той, которая была в предшествующий рабочий день.

https://www.youtube.com/watch?v=jxnkrUjBuPQ\u0026pp=ygVf0JLQutC70Y7Rh9Cw0Y7RgtGB0Y8g0LvQuCDRgdC-0LLQvNC10YHRgtC40YLQtdC70Lgg0LIg0YHQv9C40YHQvtGH0L3Rg9GOINGH0LjRgdC70LXQvdC90L7RgdGC0Yw%3D

Для расчета среднесписочной численности за квартал складывают среднесписочную численность работников за все месяцы квартала и делят на 3.

Если некоторые ваши сотрудники работают неполный рабочий день, порядок расчета среднесписочной численности другой. Число таких работников учитывают пропорционально отработанному времени.

Среднесписочную численность рассчитывают для налоговой отчетности:

• чтобы определиться с тем, обязаны ли вы отчитываться в налоговую инспекцию в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ);
• для расчета суммы налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, если для принят показатель среднесписочной численности (п. 2 ст. 288 НК РФ);
• для отражения в расчете по страховым взносам (Федеральный закон от 28 января 2020 г. № 5-ФЗ).

Средняя численность работников

Средняя численность работников включает:

• среднесписочную численность работников;
• среднюю численность внешних совместителей (ее рассчитывают так же, как среднюю численность работников, отработавших неполное рабочее время);
• среднюю численность работников на ГПД (их учитывают по методике расчета среднесписочной численности, то есть за каждый календарный день как целые единицы в течение всего срока договора).

Работника, который состоит в списочном составе компании и с ней же заключил ГПД, при расчете средней численности работающих по таким договорам не учитывают. Также в нее не включают ИП, работающих у вас по ГПД и получающих вознаграждение по ним.

Средняя численность – это показатель, от которого зависит право фирмы на некоторые налоговые льготы. Например:

• право на УСН (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ);
• льготы по НДС (подп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ);
• льготы по налогу на имущество (ст. 381 НК РФ);
• льготы по земельному налогу (п. 5 ст. 395 НК РФ);
• льготы для МСП (Федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ).

Сведения о среднесписочной численности в 2023 году

1. Главная →
2. Журнал →
3. Сотрудники →
4. Отчетность

В статье рассмотрим порядок расчета среднесписочной численности работников, а также расскажем, где ее нужно указывать.

Раньше все организации и ИП с работниками были обязаны сообщать в ФНС о том, сколько человек у них работает. Для этого была утверждена специальная форма КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников».

Начиная с отчета за 2020 год, отправлять сведения о среднесписочной численности отдельной формой больше не нужно. Уже по итогам 2020 года эти данные вошли в состав расчета по страховым взносам и стали подаваться ежеквартально. Такой же порядок сохранится и в 2023 году.

В 2022 году среднесписочная численность также указывалась в 4-ФСС, а с 1 квартала 2023 года она переедет в раздел 2 формы ЕФС-1, который заменит прежний отчет по взносам на травматизм.

РСВ со сведениями о среднесписочной численности в 2023 году представляется в следующие сроки:

• за 2022 год — 25 января 2023;
• за 1-ый квартал 2023 года — 25 апреля 2023;
• за первое полугодие 2023 года — 25 июля 2023;
• за 9 месяцев 2023 года — 25 октября 2023;
• за 2023 год — 25 января 2024 года.

Если опоздать или не сдать расчет, ФНС наложит штраф в размере 5 % от неуплаченной в срок суммы за каждый месяц просрочки. Общая величина штрафа не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30 % от суммы неуплаченных вовремя взносов. Кроме того, за задержку РСВ на 20 рабочих дней налоговая может заблокировать расчетный счет.

Показатель «среднесписочная численность» в РСВ должны отражать и вновь созданные организации, и предприниматели с работниками.

Отчет 4-ФСС по итогам 2022 года нужно подать до 20 или 25 января — срок зависит от способа представления. С 2023 года расчет 4-ФСС войдет в состав формы ЕФС-1 и будет подаваться ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Чтобы посчитать среднесписочную численность (ССЧ) в 2023 году, пользуйтесь указаниями по заполнению формы № П-4, утвержденными приказом Росстата от 24.11.2021 № 832 (далее — Указания). Для расчета численности за 2021 год и более ранние периоды применялся приказ Росстата от 27.11.2019 № 711. 

При расчете действуйте в соответствии со следующим алгоритмом.

Этап № 1. Рассчитайте среднесписочную численность (ССЧ) в каждом месяце

Для этого вычислите, сколько работников числилось за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, сложите полученные цифры и разделите на число календарных дней в месяце. В выходные и праздники количество сотрудников принимается равным тому, сколько их было в предыдущий рабочий день. Но если сотрудник уволился в пятницу, с субботы его учитывать не нужно.

В расчет берутся все работники на трудовом договоре, в том числе нетрудоспособные из-за болезни, командированные и прочие лица, перечисленные в п. 77 Указаний.

Есть и те категории лиц, которые не участвуют в расчете численности, например, исполнители по договорам ГПХ, внешние совместители, сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, собственники без зарплаты — полный список дан в п. 78 Указаний.

Кроме того, в среднесписочную численность не включаются:

• женщины в отпусках по беременности и родам и другие лица в отпусках по усыновлению, уходу за ребенком (п. 79.1 Указаний);
• работники, обучающиеся в образовательных организациях или сдающие вступительные экзамены, которые взяли дополнительный отпуск без сохранения зарплаты.

Об особенностях учета мобилизованных читайте в статье «Входят ли мобилизованные сотрудники в среднесписочную численность?».

Пример. У ИП в феврале 2023 года трудилось семь человек. Шестеро отработали все 28 дней, седьмой лишь 18 дней, так как был принят на работу 11.02.2022.

Среднесписочная численность работников в ноябре составит:

(6 × 28) + (1 × 18) = 186 / 28 = 6,64 (округлять не нужно).

Этап № 2. Рассчитайте ССЧ тех, кто работал неполный рабочий день

Сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени исходя из продолжительности рабочего времени, установленной трудовым договором, штатным расписанием.

Это не касается работников младше 18 лет, вредников, кормящих женщин и других сотрудников, которым сокращенное рабочее время установлено по закону — они учитываются как целые единицы. То же самое относится к лицам, которые работали неполное время по инициативе работодателя.

Расчет производится в таком порядке:

• считаем, как учитывается не полностью занятый работник в одном рабочем дне: делим количество часов в день на нормальную продолжительность рабочего дня;
• находим количество полностью отработанных дней: умножаем предыдущий показатель на количество рабочих дней по календарю в месяце;
• определяем среднюю численность не полностью занятых: делим отработанные дни на число рабочих дней по календарю в месяце.

Важно! За дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Пример. В ООО «Кот» установлена продолжительность рабочего дня 8 часов. В ноябре был задействован сотрудник на 3 часа работы в течение 11 рабочих дней. Таким образом, всего сотрудник отработал в ноябре 33 часа (11 × 3).

• Как учитывается сотрудник за один день = 3 часа в день / 8 рабочих часов стандартно = 0,375 человека;
• Общее количество отработанных человекодней = 0,375 человека × 11 рабочих дней = 4,13.
• Месячная ССЧ сотрудников, занятых неполный рабочий день = 4,13 человекодня / 21 рабочий день в ноябре = 0,2 человека.

Этап № 3. Рассчитайте ССЧ за отчетный период

На данном этапе нужно сложить все показатели, полученные на первом и втором этапах. Полученную сумму разделить на количество месяцев в отчетном периоде: 3 месяца для квартала, 6 — для полугодия, 9 — для 9 месяцев и 12 — для года.

Пример. ООО «Санта» среднесписочная численность работников по месяцам 2022 года следующая:

• январь-апрель — по 15 человек;
• май — 14 человек;
• июнь-июль — 15 человек;
• август-декабрь — 18 человек.

Всего — 15 × 4 + 14 + 15 × 2 + 18 × 5 = 194 человека.

Среднесписочная численность за год составила 194 / 12 = 16,16 человек. Ее нужно округлить до целого — 16 человек.

Если организация работала неполный месяц, среднесписочная численность определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздники, на общее число дней в отчетном месяце. Если отработан неполный квартал, то ССЧ определяется путем суммирования ССЧ за все месяцы работы в отчетном квартале и деления суммы на 3. Для неполного года (сезонный характер или создание после января) сумма делится на 12.

В расчете по страховым взносам в поле «Среднесписочная численность (чел.)» укажите сведения о ССЧ.

Если у вашей организации есть обособленные подразделения, их тоже нужно учесть, формируя расчет по месту нахождения головной организации. При этом в РСВ по обособленному подразделению это поле не заполняется.

В разделе 2 формы ЕФС-1 среднесписочная численность указывается в поле «Среднесписочная численность работников». Она рассчитывается за период с начала года и округляется до целого.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность

Входят внешние совместители в среднесписочную численность или нет – этот вопрос волнует бухгалтеров коммерческих и некоммерческих юридических лиц и ИП.

Такая категория сотрудников числится в штате сразу двух предприятий, эти люди работают, вносят свой вклад в результаты функционирования учреждения, но как надо их отражать в отчете формы № П-4 и в сведения о среднесписочной численности (форма по КНД 1110018), знает не каждый.

Включаются ли в списочную численность внешние совместители?

По численности сотрудников сдается статистический отчет формы № П-4 и отчет в налоговую инспекцию КНД 1110018 (ст. 80 п. 3 НК РФ). Последний документ юридическими лицами представляется контролирующим органам даже в случае отсутствия наемных работников (письмо Минфина от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390). Срок представления отчета – 20 января.

Входят ли совместители в списочную численность – ответ дает приказ Росстата, датированный 26 октября 2015 года и зарегистрированный под № 498. В п. 79 приложения к приказу № 498 не указано, что в списочную численность входят внешние совместители наряду с постоянными и сезонными сотрудниками.

Количественное значение списочного состава персонала рассчитывается исходя из ежедневных данных на протяжении месяца. Учет в нерабочие дни ведется по сведениям, зафиксированным в предыдущий рабочий день. Внешние совместители входят ли в списочный состав – в п.

80 приложения к Приказу № 498 указано, что работников, которые трудоустроены еще и на другом предприятии, нельзя относить в состав списочной численности.

Внешние совместители входят в списочный состав в качестве целых трудовых единиц только в случае утраты ими статуса совместителя и перехода на постоянную должность в данной организации.

Входят ли совместители в среднесписочную численность?

При этом формой отчета № П-4 предусмотрено заполнение нескольких разделов:

• со сведениями, отражающими среднесписочную численность;
• с информацией о средней численности работников, трудоустроенных на основании гражданско-правовых договоров;
• среднесписочная численность внешних совместителей.

Форма КНД 1110018 – сведения о среднесписочной численности, состоит из 1 страницы, в ней необходимо указать:

• регистрационные данные о предприятии или ИП;
• заполнить графы, идентифицирующие налоговый орган;
• дату, на которую произведен расчет численности;
• средняя прошлогодняя численность в целых единицах.

Расчет усредненного показателя численности осуществляется по результатам месяца. Для среднего значения важна привязка к конкретной дате, по состоянию на которую будут производиться вычисления.

Но если ответ на вопрос, входят ли внешние совместители в среднесписочную численность –отрицательный, это не значит, что они не учитываются вовсе.

В приказе Росстата содержится информация о том, что эта группа работников учитывается отдельно.

Внешние совместители входят в среднесписочную численность только в пределах группы сотрудников, имеющих основное место работы на других предприятиях. Иначе ведется подсчет внутренних совместителей.

При расчете усредненной численности каждый из них учитывается как одна единица. Внутренние совместители в среднесписочной численности отражаются только по основной должности (п.

80 приложения к Приказу № 498).

Поэтому, внутренние совместители входят в среднесписочную численность, их число подсчитывается ежедневно. Если работник оформлен на 1,5 ставки, то для отчета он будет числиться одной штатной единицей.

Формула для определения среднего значения подразумевает деление суммы списочного состава по итогам месяца на суммарное количество дней (календарных) в интересующем периоде.

Средняя численность внешних совместителей – порядок расчета

Внешние совместители включаются в среднесписочную численность, отражаемую в графе 3 отчета Росстата. Сведения по видам экономической деятельности вносятся с точностью до одного знака после запятой.

Пункт 82 приложения приказа Росстата № 498 говорит, по каким правилам совместители входят в среднесписочную численность в расчетах по итогам года.

Формула предполагает проведение следующих вычислений:

• нахождение суммы средних показателей численности по внешним совместителям ежемесячно в отчетном году;
• деление суммы численности на количество месяцев, участвующих в подсчете.

Пример расчета усредненного значения численности внешних совместителей за месяц

На предприятии в прошедшем месяце работало 3 внешних совместителя (норма рабочих дней равна 22 дням):

1. Леузов отработал 22 дня по 2 часа;
2. Пинов – 15 дней по 4 часа.
3. Сенев – 20 дней по 4 часа.

Первый способ вычислений:

• ((22 х 2 + 15 х 4 + 20 х 4) / 8) / 22 = 1,0 чел.

Второй способ вычислений:

• (2 / 8 х 22 + 4 / 8 х 15 + 4 / 8 х 20) / 22 = 1,0 чел.

Мы получили ответ на вопрос, входят ли внешние совместители в среднесписочную численность. Они учитываются отдельно по аналогии с работниками, оформленными на предприятии на неполный рабочий день. Расчет ведется в пропорциональном отношении к фактически отработанному времени.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.