Хранение документов является в наши дни одной из самых востребованных услуг для коммерческих организаций. Депозитарное хранение документов является оптимальным решением возникающего вопроса: куда разместить и где хранить бухгалтерскую документацию, уничтожение которой можно будет произвести спустя годы, а найти свободное помещение является затруднительным и финансово невыгодным.

Плюсы от сдачи документов на хранения нам:

Доверьте решение вопроса по хранение бухгалтерских документов профессионалам. Снимите с себя груз ответственности, головную боль и сэкономьте свои средства. Передача на депозитарное хранение документов в нашу компанию даст Вам колоссальные преимущества:

• Освободит место для новых сотрудников или для других целей
• Снимет с Вас ответственность за сохранность документов
• Снизит затраты времени на обучение сотрудников правилам хранения документов и на поиск нужной документации

Мы предоставляем 100% гарантию и несем полную юридическую ответственность за сохранность документов. При заключении договора на депозитарное хранение документов на долгосрочной основе, предоставляем значительные скидки и бонусы.

При работе с нашей компанией все работы согласовываются в индивидуальном порядке. При рассмотрении нашего предложения, мы готовы переключить часть работ на ваших специалистов, дабы снизить стоимость затрат на подготовительные работы при последующей передаче на хранение документов.

ОЦИФРУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ В НАШЕЙ КОМПАНИИ И СДАЙТЕ ИХ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНОЕ ХРАНИЛИЩЕ — 1 ГОД ХРАНЕНИЯ БЕСПЛАТНО!!!

Все оцифрованная информация будет ВАМ доступна в режиме ОНЛАЙН посредством доступа в интернет.

Наше Архивохранилище:

Депозитарное Хранение бухгалтерских документов в нашей компании осуществляется в специально оборудованном по последнему слову техники архивохранилище, где учтены все требования пожаробезопасности и архивных правил хранение документов. В архивохранилище осуществляется постоянное видеонаблюдение и круглосуточная охрана, для того чтобы Вы были уверенны в сохранности Ваших документов. Все что, передано на депозитарное хранение документов, упаковываются в специальные архивные короба и размещаются по стеллажам. При необходимости ознакомиться с находящимися у нас на хранении документами, можете самостоятельно приехать к нам в любое удобное для Вас время, или же мы подвезем их Вам в течении 3-х часов с момента предоставления запроса.

Все архивохранилища оборудованы самыми новейшими и инновационными средствами и решениями.

Соблюдаются:

• Противопожарный режим: помещения архива оборудованы аэрозольно-порошковой системой автоматического пожаротушения
• Охранный режим: действует постоянный круглосуточный охранный контроль
• Температурно-влажностный режим: установлена система климатического контроля
• Световой режим: хранение документов осуществляется, в архивных коробах в темноте
• Санитарно-гигиенический режим: регулярно проводитсясанитарная обработка и обследование помещений

Архивохранилище Санкт-Петербург

Ключевые моменты при хранении в СПб:

• Оперативность доступа к информации
• Предоставление запрашиваемой информации, документа в течении часа после поступления запроса
• Предоставление отдельного кабинета при работе с документами Вашим сотрудникам
• Предоставление техники (сканеры, принтеры) при работе с документами

Описание архивохранилища:

• 2 000 кв.м площадей
• Возможность взять на хранение до 1 000 коробов одновременно
• Минимально принимаемый объем на хранение — от 1 короба

Центральное Архивохранилище ПСКОВ

Ключевые моменты при хранении в Центральном хранилище:

• Низкая стоимость хранения
• 1 год бесплатно при предварительной оцифровки
• Онлайн доступ к отсканированным документам
• Доставка документов на бумажном носителе осуществляется 1 раз в неделю
• 100% Конфиденциальность
• Отсутствие доступа 3-х лиц

Описание архивохранилища:

• 5 000 кв.м площадей
• Возможность взять на хранение до 100 000 коробов
• Наивысший уровень безопасности
• Хранилище находится на территории с Псковской Таможней, что обеспечивает отсутствие любой возможности несанкционированного доступа
• Минимально принимаемый объем на хранение от 1000 коробов
• Год создания и начало функционирования Центрального Хранилища — сентябрь 2018 г.

Перечень основных работ при оказании услуг на хранение бухгалтерских документов:

1. Хранение документов (за месяц)
2. Систематизация документов по ключевым признакам (хронология, структурные подразделения, алфавит, нумерация дел и т.д.

   ), упаковка и составление сопроводительной описи документов клиента

3. Регистрация коробов/дел
4. Поиск документов
5. Стандартная и срочная доставка
6. Электронная доставка (факс, email)
7. Предоставление доступа к Электронному Архиву
8. Проверка содержимого короба
9. Опечатывание Архивного короба
10. Переупаковка

ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ МЫ ОКАЖЕМ АРХИВНУЮ ОБРАБОТКУ, ОЦИФРОВКУ ДОКУМЕНТОВ и дополнительные услуги.

Депозитарное хранение архивных документов в Москве, компания Fortis-Архив

Прием на ответственное сохранение осуществляется на основании договора, заключенного между собственником документации и хранилищем.

При этом за владельцем закреплено исключительное право собственности на сданный архив. Документация принимается как на бумажных, так и на цифровых носителях.

После заключения договора все поступающие материалы регистрируются и маркируются в установленном порядке.

Договор о депозитарном хранении определяет:

• порядок учета и архивно-технической обработки;
• порядок проведения оценочной экспертизы;
• ответственность, обязанности и права сторон;
• порядок затребования и организация доступа к архивным материалам;
• срок, в течение которого гарантируется депозитарное хранение документов в архиве.

• до 10 лет;
• свыше 10 лет;
• на неограниченный период.

Список сотрудников, имеющих доступ к материалам, поступившим на депозитарное хранение, в обязательном порядке согласовывается с собственником. Впоследствии, выдача носителей производится только по официальной заявке с подписью лица, внесенного в список. Все операции с носителями информации фиксируются в двух экземплярах в бумажном и электронном вариантах.

Преимущества депозитарного хранения документов

Всё больше организаций предпочитают пользоваться услугами компаний, обеспечивающих депозитарное хранение архивных документов.

Обращение в нашу компанию, это:

• возможность избежать лишних затрат, связанных с обучением работников, оплатой их труда, аренды оборудования и дополнительных помещений;
• сохранность и учет на протяжении срока действия договора;
• регулярное проведение экспертизы на соответствие документации архивному законодательству;
• полная конфиденциальность и защита от утечки важной корпоративной информации;
• своевременное уничтожение носителей, срок годности которых истек с составлением необходимых актов.

Одним из главных условий нормального функционирования архивного хранилища является его соответствие установленным требованиям.

Как организовать данный вид хранения?

В отличие от стандартных складов, организованных в офисах или на предприятиях, организация депозитарного хранения документов требует повышенной защиты. Для создания безопасных условий хранения документов в архиве склады должны находиться под круглосуточной военизированной охраной, а также быть оборудованы:

• системами видеонаблюдения;
• автоматической охранно-пожарной сигнализацией;
• эффективными средствами пожаротушения.

В помещении, где производится депозитарное хранение документов, должна быть предусмотрена возможность регулирования температурного режима и влажности воздуха. Современные архивы оборудованы специальными термометрами, гидрометрами или электронными системами климат-контроля, подающими сигнал при отклонении показаний от нормы.

Также сектор депозитарного хранения оснащается защитой от ультрафиолетового излучения, негативно влияющего на состояние документации. Для профилактики образования плесени, грибка или грызунов помещение должно обрабатываться профилактическими антисептическими средствами с периодичностью, регламентированной санитарно-гигиеническими нормативами.

Наша компания предоставляет государственным и коммерческим организациям Москвы услуги по внеофисному хранению документов. Свою деятельность мы осуществляем в соответствии с действующими нормами законодательства РФ, о чем свидетельствуют выданные нам лицензии и сертификаты государственного образца.

Депозитарное хранение архивных документов — выгодно и удобно

В основных правилах работы архивов организаций (это главный документ, регламентирующий в числе прочего и организацию архива) прописаны правила хранения архива и работы с документами. Не каждая компания может позволить себе выделить помещения под хранение и выдачу документов, обеспечить в них нужный микроклимат и защитить архив от посторонних.

Что мы предоставляем:

• регистрируем все поступающие носители, от бумажных до электронных — все они вносятся в базу данных;
• сортируем бумаги для быстрого и удобного поиска;
• организуем доступ к архиву сотрудников клиента;
• следим за состоянием бумаг и их актуальностью для работы клиента.

Депозитарное хранение документов — хранение ответственное. То есть мы полностью отвечаем за сохранность бумаг и электронных носителей, обеспечиваем их безопасность и своевременно уведомляем клиента о том, что документ передается поврежденным.

Условия хранения архивных документов

И бумаги, и электронные носители (жесткие диски, карты памяти, флешки) хранятся в картонных ящиках, объединенные по делам, контрагентам, датам поступления и другим атрибутам.

Все ящики маркируются штрихкодами — любой документ найти так же просто, как в архиве на территории клиента.

Микроклимат помещения соответствует требованиям «Основных Правил…»: температура, влажность, освещенность и интенсивность вентилирования не выходят за рамки нормы. А значит, документы и другие носители не испортятся.

Почему депозитарное хранения архива выгодно:

• не нужно готовить комнаты для хранения и работы с документами;
• нет нужды тратить время и деньги на поддержание микроклимата;
• не придется думать о безопасности — ставить дополнительную сигнализацию, усиленные двери и замки;
• не требуется включать в штат новых специалистов.

Расходы на хранение документов на своей территории в итоге могут быть намного выше, чем в депозитарии.

Почему мы

Наша компания предоставляет услуги разного типа, не только создание архивов, но и депозитарное хранение архивных документов. Хранить у нас можно как бумажные документы, так и материалы на электронных носителях.

Мы располагаем и готовыми помещениями под архивы, и штатом специалистов, которые будут следить за сохранностью архива и работать с представителями заказчика.

Вы экономите время и деньги, получаете доступ к архиву в любое время и не беспокоитесь за безопасность документов: без лишних расходов.

Депозитарное хранение документов

В процессе деятельности совершенно любой компании, ежедневно формируется большой объем разноплановой документации:  от отчетных и финансовых, до маркетинговых и инвестиционных. Часть из них  должна храниться почти вечно, а иные уничтожены.

В соответствии с Федеральным законом N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» юрлица обязаны обеспечивать целостность всех архивных дел  согласно установленным нормам и регламентам, однако, создание всех условий для содержания собственного хранилища, таких как его оснащение, поддержание климата и защита информации в процессе хранения, требует немалых финансовых затрат. Кроме того, для размещения всех накопленных бумаг, потребуется немалая дополнительная офисная или складская площадь.

         Решением этой проблемы станет передача носителей информации на депозитарное хранение. Это позволит организациям не только сократить затраты на содержание собственных площадей, но и обеспечить полую сохранность конфиденциальных данных, переданных в архив.

Виды документов, которые могут быть переданные на организацию депозитарного хранения документов

Организации, передают во внешние хранилища, как правило, следующие типы дел:

• Бухгалтерские, первичные, управленческие;
• Сметные, технические, проектные;
• Анкеты маркетинговых исследований;
• Медицинские;
• Инвестиционные;
• Тендерные и по закупочной деятельности;
• Договоры и приложения к ним, исполнительская документация;
• Заявления, входящая и исходящая корреспонденция
• Договоры поставок и передвижения товара;
• Клиентские, кредитные и юридические досье;
• Личные дела уволенных работников, приказы по основной деятельности, по личному составу.

Депозитарное хранение и его преимущества:

1. Экономия затрат на собственное хранилище

Данный вид услуг,  имеют неоспоримые преимущества, по сравнению с созданием и обслуживанием собственного архивохранилища. Это связано с тем, что помимо выделения подходящей площади и закупки всего необходимого оборудования, собственнику бизнеса придется принять в штат еще и обученного специалиста с опытом работы.

1. Легкий доступ ко всем коробам и его содержимому

В целях гарантии сохранности и удобства использования, все документы, передаются на депозитарное хранение в архив в специальных коробах с наклеенными на них штрих-кодами, а доступ в архив имеет строго ограниченный круг лиц.

Вся информация о коробах регистрируется в специальной системе учета архивной компании и доступ к ней предоставляется собственнику документов. В дальнейшем клиент сможет легко найти нужные ему короба по штрих-коду в системе учета, заказать их доставку в офис или поработать с ними в архивном хранилище.

Также, возможно заказать изготовление электронной копии нужных бумаг или их группы и получить их образцы по защищенным каналам связи.

Полная конфиденциальность информации

Компании, предоставляющие услугу депозитарного хранения, гарантируют полную конфиденциальность и сохранность данных  от утечки. Вся территория архивохранилищ находится под круглосуточным наблюдением.

Архивные короба обезличенные и не содержат информацию о вложении и наименования их собственника.

Доступ к носителям информации имеют исключительно согласованным в договоре с заказчиком должностные лица, снесенные в доверенность или специальный бланк.

Контроль сроков хранения документов и их своевременное уничтожение

При сдаче документов на депозитарное хранение, архивистами может быть проведена комплексная экспертиза ценности  и определение их сроков хранения, в соответствии с утвержденным Росархивом перечнем. Данные бумаги могут быть внесены в акт и уничтожены на промышленном шредере. Представитель компании, при желании, может присутствовать при процедуре уничтожения.

Депозитарное хранение — это действительно экономно, удобно и безопасно. Архивные хранилища архивных компаний, зачастую, по качеству помещений, вместимости и оснащению, превосходят хранилища государственных архивов. Передав документы на депозитарное хранение, вы, непременно, оцените все плюсы этой услуги.

Депозитарное хранение документов

Обеспечение сохранности текущих и оконченных делопроизводством бумажных носителей.

Архивная компания БизАрхиа:

• – осуществит депозитарное хранение документов любых форматов и объемов в Москве;
• – предоставит для ваших документов надежное, круглосуточно охраняемое помещение;
• – подготовит документы к депозитарному хранению, составит описи, акт приема- передачи;
• – предоставит доступ в личный кабинет для работы с переданными на хранение документами;
• – оперативно исполнит ваш запрос на подбор и доставку любых объемов архивных коробов;
• – предложит выгодные цены, скидку за объем.

С необходимостью поиска специализированных организаций для хранения архивов сталкиваются чаще всего крупные компании, ведущие активный документооборот. С годами в ведении такой фирмы накапливаются большие объемы документации, и приходится решать вопрос о ее размещении.

Решение о размещении архивов в здании самой компании влечет за собой необходимость поиска и подготовки подходящего помещения, выделения штатных единиц (сотрудников), которые будут исполнять обязанности по хранению архива в надлежащих условиях. Альтернативным решением может стать обращение в специализированную аутсорсинговую организацию которая осуществляет услугу депозитарное хранение архивных документов на своей территории.

Предварительная стоимость на отдельные виды услуг по подготовке, депозитарному хранению архивных документов и обслуживанию их

Название услуги

Единица услуги

Ориентировочная стоимость

Архивная коробка с крышкой и уникальным номером	коробка	от 65 руб.
Составление реестра на передаваемые дела  (опись)	позиция	от 10 руб. итоговая стоимость зависит от количества введенных символов
Транспортировка документов	коробка	от 40 руб.
Приемка и размещение на стеллажах	коробка	от 15 руб.
Услуги хранения	коробка за месяц	от 20 руб.
Доставка коробки в офис клиента	коробка	от 40 руб.
Перевод в электронный вид по запросу и передача клиенту	документ	от 30 руб. итоговая стоимость зависит от количества листов в документе
Отбор и измельчение документов на шредере	папка	от 5 руб.

Итоговый расчет стоимости услуг по организации депозитарному хранению документов для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих к передаче более 10000 папок действуют особые условия сотрудничества.

Организация депозитарного хранения документов

Архивная документация может передаваться на хранение в аутсорсинговые организации, госархивы. В обязательном порядке заключается договор, регламентирующий права и обязанности сторон.

Одним из безусловных прав клиента всегда остается получение доступа к документации в любой момент. Для этого им подается запрос с указанием срока, на который бумага изымается из архива.

Документ выдается в бумажном или электронном виде.

Следует уточнить, что доступ к архиву могут получить только определенные лица, – клиент и аутсорсинговая компания заблаговременно обговаривают и согласуют список таких кандидатур.

После заключения договора между клиентом и фирмой-исполнителем, на депозитарное хранение архивных документов в архив передается отсортированная, подшитая в дела документация на бумажных носителях или в цифровом виде. По дополнительной договоренности сортировку и подшивку документации могут выполнить сотрудники исполнителя.

Архивная компания БизАрхив осуществляет хранение переданной ей документации исключительно в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства и соблюдением установленных сроков. Переданные дела помечаются штрихкодами и размещаются в специальных архивных коробах и ячейках.

Штрихкоды обеспечивают обезличенность бумаг с целью сохранения безопасности, но сотрудники архивной фирмы легко могут найти необходимые дела благодаря программе, куда заносится весь список полученной документации, название фирмы-клиента, дата поступления, период хранения и место расположения в архивном помещении.

Технические условия хранилища

Архивные хранилища – это место, обеспечивающие оптимальные условия для размещения и архивного хранения документов.

Там поддерживается температура и влажность, необходимые для сохранения свойств бумаги, помещение изолируется от УФ-лучей. Строго контролируется соблюдение мер пожарной безопасности, круглосуточно работает система сигнализации и охрана.

Документация квалифицированно обслуживается и по истечении срока хранения будет передана клиенту в идеальном виде.

Чтобы заказать в компании «БизАрхив» депозитарное архивное хранение документов по доступным ценам, обращайтесь по указанным контактам или оставляйте заявку через сайт.

Депозитарное хранение документов от профессионалов

Работа с деловыми документами организации предполагает значительные расходы на хранение и использование документов, а также сопряжена с немалыми рисками, существующими при обеспечении сохранности документов.

Депозитарное хранение документов позволяет существенно сократить расходы, связанные с использованием дорогостоящих офисных площадей, а также расходы, без которых не обойтись при поддержании сохранности документов.

В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии депозитарного хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы.

Специальная документация требует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими могли пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.

Условия для депозитарного хранения документов

Первым требованием создания оптимальных условий депозитарного хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.

Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.

Состояние документов в хранилищах

Физико-химическим изменениям подвергаются все составные части документов: бумага, красители, клей, картон для переплета. Бумага становится хрупкой. Особенно неустойчива современная бумага, которая уже через десять лет желтеет и становится ломкой. На состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие целый ряд факторов.

Что может изменить состояние документов:

• резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой;
• прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст;
• наличие в воздухе вредных примесей в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает.

Рекомендации по депозитарному хранению документов

В связи с этим при депозитарном хранение документов рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально.

Для поддержания нормального температурного или влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием и правильной установкой стеллажей.

При депозитарном хранении документов владелец документов имеет возможность не беспокоиться о создании указанных выше условий.

Аспекты от депозитарного хранения

Помимо технологии хранения документов, важную роль при депозитарном хранении документов играет защита коммерческой информации, так как при этом исключена возможность несанкционированного доступа конкурентов к деловым документам организации.

Еще одно важное преимущество депозитарного хранения документов – гарантия быстрого и надежного доступа владельца к своим документам в любое время по первому же запросу. Современные технологии позволяют обеспечить эффективное кодирование и быстрый поиск в архивохранилище необходимых документов.

Все описанное выше позволяет сделать однозначный вывод: депозитарное хранение документов в специализированных хранилищах имеет прекрасное будущее, да и сегодня все большее количество организаций всех форм собственности выбирает именно этот способ хранения и использования своей документации.

Депозитарное хранение документов в Москве

По действующему законодательству РФ любое предприятие, будь-то частная фирма или государственное учреждение, должно хранить документы, свидетельствующие об оказании услуг и проведении финансово-хозяйственных операций.

Этот срок определяется исходя из типа информационных носителей, так как для каждого своя длительность хранения. Сначала деловые бумаги содержатся на оперативном учёте, а уже потом передаются в архив, но и под него выделить или арендовать специальное помещение могут не все собственники.

Для этого мы предлагаем профессиональную организацию депозитарного хранения документов в указанных по законодательству условиях.

Это особый микроклимат с хорошей вентиляцией, оптимальной температурой и влажностью, удобные короба, современное оснащение, пожарная безопасность, видеонаблюдение, защита от взломов и посторонних глаз. Также архив регулярно проходит процесс дезинфекции. В нашем лоукостере документация хранится с соблюдением всех стандартов и рекомендаций!

Особенности депозитарного хранения

Если вам понадобится какой-то короб, дело или акт на время или насовсем, по заявке этот материал будет оперативно предоставлен из архива. Мы гарантируем неразглашение данных и придерживаемся корпоративной этике в полном объёме, поэтому вы можете нам доверять.

Стоимость организации депозитарного хранения документов при этом не превышает средних значений по Москве и начинается от 11,90 руб. за короб в месяц.

Наши сотрудники тщательно контролируют этапы подготовки, разбора, описи и раскладывания документации по важности и периоду передачи на хранение.

Если нет времени искать площадь под архив, не располагаете лишними финансами на его материально-техническое оснащение у себя на предприятии, и оплачивать работу ответственного за архив нецелесообразно, будем рады сотрудничеству. Архивная компания «Сфера» занимается организацией депозитарного хранения документов на высшем уровне.

Актуальность

Не каждая компания может позволить себе выделить площади под архив по причине их отсутствия. Можно было бы их арендовать, но это дополнительные расходы, и архив – это не просто помещение.

Оно должно иметь свой микроклимат и соответствующее оснащение, быть безопасным и надежно защищенным от пожаров, затоплений и проникновения злоумышленников.

Содержание собственного архива является недешевым мероприятием, поэтому компания для обеспечения сохранности информационных носителей может передавать их сторонним организациям и учреждениям.

Депозитарное хранение документов – это хранение прежде всего архивной документации. Сдается она в архивы, музеи, библиотеки, академии наук РФ с государственной формой собственности. Отношения между учреждением и собственником бумаг регулируются договором, согласно которому за сохранность реквизитов отвечает учреждение, а права собственности принадлежат владельцу.

Депозитарное хранение цена

Стоимость депозитарного хранения документов в Первом Архивном Лоукостере «Сфера» составляет не более 20 рублей за коробку в месяц. При увеличении объема хранимых документов стоимость уменьшается до 11,90 рубля.

Особенности внеофисного хранения как альтернатива депозитарному хранению

В этом случае документация как на бумажном, так и электронном носителе передается на хранение специализированной архивной компании. Само хранение осуществляется в архивных коробах.

Перед тем как укладывать документы в коробку, их сканируют и вносят в программу с указанием краткой информации о предприятии, бумагах, деталях описи и месте расположения.

Вся информация снаружи короба обезличена, и для удобства пользования каждый носитель маркируется штрихкодом и укладывается на полку стеллажа.

Материалы из архива изымаются согласно требованию заказчика, которое фиксируется в оперативном учете. Собственник может брать документы на некоторое время или забрать их совсем. Организация, отвечающая за сохранность деловых бумаг, соблюдает корпоративную этику и гарантирует неразглашение информации.

В каких условиях должны храниться документы

Депозитарное хранение документов предоставляется в хорошо вентилируемых помещениях с соответствующим температурно-влажностным режимом.

Оптимальные температура и влажность воздуха достигаются за счет эксплуатации систем кондиционирования, включающих вентилирование, подачу свежего воздуха, нагрев, охлаждение, осушение и рекуперацию тепла.

В помещениях хранилища в соответствии с графиком санитарно-эпидемиологических мероприятий проводятся дератизация и дезинфекция.

К хранилищу предъявляются следующие требования:

• оно должно быть безопасным, защищенным от пожара, затопления и несанкционированного доступа;
• через него не должны проходить магистральные трубопроводы;
• электропроводка должна быть хорошо изолированной и скрытой;

• в нем не должны использоваться нагревательные приборы и открытый огонь;
• Сокращение времени на поиск информации.
• не допускается также хранение пищевых продуктов и размещение посторонних предметов и объектов.

Преимущества

Депозитарное хранение документов или внеофисное хранение документов обеспечивает собственнику сохранность его деловых бумаг без выделения площадей под архив, затрат на материально-техническое оснащение и введения в штат предприятия дополнительных рабочих единиц – архивариусов. Таким образом у компании появляется возможность выполнить предусмотренные федеральным законодательством обязательства по сохранности документов, обеспечив при этом оптимальные условия их содержания.

За сохранность бумажных носителей отвечает организация, оказывающая услугу депозитарного хранения, а права собственности принадлежат владельцу документации. Сотрудники организации осуществляют контроль за исполнением закона «Об архивном деле», своевременно проводя экспертизу ценности документов и уничтожая носители с истекшим сроком хранения с оформлением соответствующих бумаг.

Организация документов по формам собственности

Архивный фонд РФ: организация документов по архивам

Организация документов на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

    Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы, архивы субъектов Федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонда. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

•     Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне архивного фонда страны.
•     Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются:
•     1. Организация документов по формам собственности:
• — Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации полежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.
• — Документы, входящие в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющиеся государственной собственностью субъекта Российской Федерации, а также федеральной собственностью, хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.

— Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение.

Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч.

депозитарное хранение при заинтересованности архивов в документах и наличии свободных площадей.

1.     2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:
2. — Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
3. — Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.
4. Организация документов по формам собственности
5.     Организация документов по формам собственности лежит в основе разделения всех документов Архивного фонда Российской Федерации на государственную и негосударственную части.
6.     1. Государственную часть составляют:
7. — архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
8. — архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;
9. — архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
10. — архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
11. — архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
12. — архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждениях Федеральной архивной службы России;
13. — архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа;
14. — копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов на законных основаниях поступившие в собственность государства.
15.     2. Негосударственную часть составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
16. — государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
17. — негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
18. — физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

    1.2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации

Второй признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации – Российского государственного научно-технического архива и др.

Создание подобных архивов вызвано, во-первых, необходимостью особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале.

Вместе с тем выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

    Первыми хранилищами специальной документации можно считать созданное в 1797 г. депо карт и военно-топографическое депо (1812 г.), комплектовавшиеся военно-топографическими материалами. С появлением фотографии и кино стали откладываться комплексы аудиовизуальных документов, для хранения которых в 1926 г. был создан Центральный кинофотоархив, а в 1932 г.

– Центральный архив звуковых записей, которые в 1934 г. были объединены в Центральный фонофотокиноархив. В 1967 г. были созданы Центральный архив звукозаписи и Центральный архив научно-технической документации СССР.

В настоящее время накопление значительного массива машиночитаемых документов на машинных и оптических носителях ставит перед архивистами проблему создания специальных центров для их хранения.

    1.3. Формы хранения документов

    Существует три формы хранения документов:

    Постоянное хранение – вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

    Временное хранение – хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами.

Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данной организации. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

    Депозитарное хранение – хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.

    Сроки и условия временного и депозитарного хранения должны быть установлены специальным соглашением между Федеральной архивной службой и ведомствами.

    Таким образом, организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций.

При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы.

От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.