Штатное расписание можно составлять по единому образцу Т-3 либо на собственном бланке компании, утвержденном в учетной политике. Документ удобнее всего составлять в виде таблицы, в которой перечисляются должности, численность единиц, оклад и другие данные. Образец штатного расписания актуальный на 2023 год и правила составления документа можно найти ниже.

• Скачать образец штатного расписания (excel) форма Т-3
• Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания (word)
• 

Образец и правила составления документа в 2023 году

Ответственным за разработку расписания является начальник отдела кадров либо замещающее его лицо. Соответствующее поручение о составлении дает руководитель, который подписывает приказ. При составлении документа в первую очередь ориентируются на внутренние документы компании и ее особенности:

• устав;
• учетная политика;
• расчетные данные по месячным окладам;
• профессиональные стандарты;
• описание структуры компании, ее подразделений.

Бюджетные организации также ориентируются и на нормы законодательства в части тарифных ставок.

Например, оклады врачей, учителей, государственных служащих регулируются федеральным и местным законодательством.

Они состоят из ставки и надбавок, которые включают стимулирующие выплаты, районные коэффициенты и другие компоненты. Соответствующие расчетные данные запрашиваются в бухгалтерии организации.

Что касается частных компаний, то они вправе устанавливать собственную тарифную ставку. Расписание может иметь любую структуру, причем в документе важно отразить такие сведения:

1. Полное название компании.
2. Дата составления.
3. Период действия (обычно один год, он начинается с любой даты – например, с 3 февраля, как показано в примере ниже).
4. Общая численность единиц.
5. Ссылка на приказ об утверждении документа – его номер и дата составления.

Далее идет собственно расписание, которое представлено в виде таблицы с такими графами:

1. Название и код структурного подразделения, как принято в организации (Администрация, Отдел продаж, Склад, Отдел сбыта и т.п.).
2. Должность (либо специальность, название профессии), класс (разряд или категория) квалификации – при необходимости.
3. Количество единиц по указанной должности.
4. Оклад в руб.
5. Надбавки при наличии. Если таковых нет, ставятся прочерки.
6. Итоговые значения по суммам.
7. Примечание – при необходимости.
8. Подпись начальника отдела кадров и главного бухгалтера, их фамилии, инициалы, печать компании.

При составлении штатного расписания можно ориентироваться на такой образец.

5 важных нюансов

С одной стороны, штатное расписание составляется в свободной форме. Однако особое внимание следует уделить наименованию профессий (должностей), поскольку они должны точно соответствовать формулировкам в других документах. Это в интересах не только самой компании, но и ее сотрудников. Поэтому при составлении документа нужно иметь в виде несколько важных моментов:

1. Прежде всего, все названия должны точно совпадать с формулировками, приведенными в трудовых книжках. Добуквенная точность важна для сотрудников, поскольку в противном случае при назначении пенсий и других выплат они могут столкнуться с трудностями в подтверждение стажа. Тогда им придется запрашивать дополнительные справки от работодателя.
2. Если профессия относится к вредным либо опасным, формулировка должна точно совпадать с той, что приведена в списке, утвержденном соответствующим Постановлением Кабинета Министров СССР.
3. Нередко компании вместо указания на профессию прописывают не конкретную должность, а вид деятельности – например, «погрузочные работы», «обслуживание клиентов». Это необходимо для того, чтобы не возникло сложностей при сокращении штата. Виду деятельности также можно закодировать, разработав собственную систему классификации и утвердив ее соответствующим приказом.
4. Если сотрудник внештатный, возможно 2 варианта. Если он при этом работает по гражданско-правовому договору, никаких дополнительных записей делать не нужно. Если же он трудоустроен обычным образом, т.е. по трудовому договору, компания вправе как изменять штатное расписание, так и не делать этого. Однако если он внесен в расписание, его можно будет уволить на основании сокращения штата. Другой вариант – подписать срочный трудовой договор и уволить на основании истечения этого срока.
5. Если работника увольняют на основании сокращения штата, его нужно уведомить об этом не ранее, чем за 2 месяца. Соответственно и новое штатное расписание вступает в силу также как минимум спустя 2 месяца. Аналогичная ситуация и с изменениями окладов.

Введение в действие и оформление любых поправок в документе допускаются только на основании приказов (распоряжений), изданных руководителем или замещающим его лицом. Поправки могут быть связаны с разными обстоятельствами:

• сокращение штата;
• увеличение или уменьшение оклада, надбавки;
• введение новой должности в качестве единицы;
• любое переименование (компании, отдельных подразделений и т.п.).

Приказы также можно составлять в произвольной форме. Они содержат собственно требование о введении расписания или внесении поправок, а также отметки об ознакомлении с этим должностных лиц – начальника отдела кадров и главного бухгалтера.

Поделиться ссылкой:

(5

Образец штатного расписания на 2023 год

В штатном расписании фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы. Рассказываем, когда компании и ИП обязаны утверждать документ, и обязаны ли вообще.

В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание (или ШР) совсем не обязательно.

При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу.

Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, тогда ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто, из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует: если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, то такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям, которые занимают сотрудники, положены льготы.

Следовательно, документ в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность, в отсутствие его должности в штатке, относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Без ШР вправе работать:

• физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями;
• микропредприятия (вправе отказаться от локалки на основании ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ (вправе отказаться от нормативных актов, содержащих нормы трудового права, на основании ст. 309.2 ТК РФ).

Они используют типовые трудовые договоры, в которые включают все условия.

https://www.youtube.com/watch?v=V9HVmdzuGO4\u0026pp=ygUo0J7QsdGA0LDQt9C10YYg0LfQsNC_0L7Qu9C90LXQvdC40Y8g0YItMw%3D%3D

Для сведения: основы делопроизводства и документооборота

Для чего составляют штатное расписание

В первую очередь, документ необходим для планирования. По своей сути ШР — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней.

Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным.

Имея под рукой форму ШР, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что, если должность обозначена в ШР, она должна быть занята.

Но это не говорит о том, что при каждом увольнении сотрудника необходимо менять ШР. При появлении вакансии у работодателя возникает обязанность сообщать информацию в службу занятости. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости.

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Штатка — одна из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых и иных проверках, так как является документом первичного учета. При составлении документа необходимо учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Когда разрабатывается штатное расписание и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если документ забыли утвердить, то сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3 штатного расписания, которая с 2013 года перешла в разряд рекомендованных, а не обязательных. Несмотря на это, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей, и утвердить ее во внутреннем локальном акте.

Какие сведения содержит и как правильно оформить штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать собственный образец штатного расписания, то оно должно соответствовать требованиям части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В расписании не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется.

Но существует подчиненный ему документ — так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц.

Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Порядок принятия штатного расписания

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

• устав;
• утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
• учетную политику;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

https://www.youtube.com/watch?v=V9HVmdzuGO4\u0026pp=YAHIAQE%3D

Чтобы утвердить штатку, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на ШР не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Подробнее: как оформить приказ об утверждении штатного расписания

Важные нюансы

Форма Т-3. Штатное расписание организации

Штатное расписание организации (форма Т-3) — это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии.

В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности.

Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?

Штатное расписание образец заполнения

Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество.

Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на заработную плату в месяц.

Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.

Штатное расписание

Утверждается этот кадровый документ приказом руководителя, составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно.

Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет.

В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с сокращением штата сотрудников, то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Штатное расписание организации (форма Т-3). Пример оформления

Скачать штатное расписание. Образец и бланк

Штатное расписание № Т-3 | HR-portal

Каждая организация вправе самостоятельно регулировать срок действия собственного штатного расписания (ШР). Но как показывает практика, в большинстве случаев предприятия и учреждения составляют штатное расписание преимущественно на период 1 календарного года.

А для совсем крошечных организаций, где в штате всего несколько единиц, оно не претерпевает никаких изменений, тогда штатное расписание вполне может иметь неограниченный срок действия, даже больше 5-7 лет.

В активно растущих организациях и учреждениях, где постоянно меняется структура, увеличивается количество и штатных единиц и, в том числе отделов, наименование вакансий варьируется, как и заработная плата, расписание может меняться даже во время календарного года, причем столько раз, сколько необходимо. Но в таком случае кадровой службе необходимо издать особое распоряжение о внесении изменений в штатное расписание.

Бланк унифицированной формы № Т-3 — штатное расписание. Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма относится к приказам по учету кадров.

Скачать бесплатно унифицированная форма № Т-3

Вы можете скачать бесплатно бланк штатного расписания (форма № Т-3) по ссылке (XLS).

Образец заполнения формы Т-3 о приеме работников на работу

Правила заполнения унифицированной формы кадровым работником

Для начала, следует обозначить, что форма состоит из 2-х частей — это вводная и основная части.

При заполнении вводной части необходимо:

• указать полное название организации, в соответствии с регистрационными данными (но если в регистрационном документе указаны
• и полная и сокращенная версии названия организации — можно указать любую из них);
• далее нужно корректно прописать код по ОКПО, указать номер и дату приказа утверждения штатного расписания, количество единиц в штате;
• указываем дату ШР и номер, период, а также корректное количество штатных единиц.

Чтобы заполнить основную часть, так называемую «табличную», необходимо верно ввести данные в каждую из 10 граф:

• 1-я — название подразделения (отдел, цех или филиал) в строгом иерархическом порядке;
• 2 — коды структурного подразделения;
• 3 — должность сотрудника, а также его разряд и квалификация;
• 4 — указывают число штатных единиц, если есть вакансии предусматривающие работу по совместительству, тогда они прописываются в формате десятичной дроби;
• 5 — графа для тарифной ставки;
• 6-8 — столбцы для внесения размера надбавок в денежном эквиваленте, причем необходимо прописывать вид надбавки;
• 9 — графа для подсчета общей суммы в графах с 5 по 8 включительно;
• 10 — заполняется по необходимости, например, реквизиты приказов.

Ниже следует строка Итог, где подведены: количество штатных единиц; сумма фонда заработной платы.

На последней странице необходимо проставить росписи руководителю учреждения и главному бухгалтеру.

Период действия штатного расписания

Каждая организация вправе самостоятельно регулировать срок действия собственного ШР. Но как показывает практика, в большинстве случаев предприятия и учреждения составляют ШР преимущественно на период 1 календарного года.

А для совсем крошечных организаций, где в штате всего несколько единиц, оно не претерпевает никаких изменений, тогда штатное расписание вполне может иметь неограниченный срок действия, даже больше 5-7 лет.

В активно растущих организациях и учреждениях, где постоянно меняется структура, увеличивается количество и штатных единиц и, в том числе отделов, наименование вакансий варьируется, как и заработная плата, расписание может меняться даже во время календарного года, причем столько раз, сколько необходимо. Но в таком случае кадровой службе необходимо издать особое распоряжение.

Важно помнить, что свободные вакансии также можно вносить в действующее ШР, тогда отпадет необходимость повторно их вносить, без дополнительной корректировки.

Все ли должны применять унифицированную форму?

Согласно Постановления Госкомстата России в 2004 г, была закреплена единая форма ШР по форме Т-3. С января 2013 года, все единые формы были упразднены и предприятия получили возможность создавать бланки, и модифицировать их под свои собственные потребности.

Главное требование которое остается — при использовании тех или иных бланков, каждая организация должна документально фиксировать их использование/применение, выпуская соответствующий приказ о внесении изменений в форму штатного расписания.

Как оформить штатное расписание без ошибок: все нюансы и образец заполнения формы Т-3

Штатное расписание – это документ, в котором отражается численность сотрудников, их распределение по должностям и причитающаяся им оплата.

Данный документ общепринятой формы Т-3. Он применяется в организациях различного ранга: ООО, ИП и бюджетных учреждениях. Это «помощник» в планирование затрат на оплату труда и организации кадровой работы.

Он служит основанием для сокращения штатных единиц и защиты интересов организации в суде, в случае претензий по причине увольнения.

Главное знать, как правильно составить этот документ на предприятии, какие графы он содержит, что именно требуется в них написать и кто из сотрудников организации должен его оформить.

https://www.youtube.com/watch?v=qA9unL3ooew\u0026pp=ygUo0J7QsdGA0LDQt9C10YYg0LfQsNC_0L7Qu9C90LXQvdC40Y8g0YItMw%3D%3D

Скрыть содержание

Порядок и правила составления

Обязательно ли это?

Ситуация двоякая. С одной стороны ни в ТК РФ, ни в других актах не указано, что штатное расписание обязательно. С другой стороны в ряде законов упоминается необходимость наличия локального нормативного акта, коим и является штатное расписание, например, в ст.87 ТК (подробнее о том, является ли штатное расписание локальным нормативным актом, рассказано здесь).

Во многих организациях используют штатное расписание формы Т-3, утвержденное Постановление №1 Госкомстата от 05.01.04 г. Причины: удобство в использовании и привычка. Но для «особых» учреждений предусмотрены индивидуальные формы.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

К таким организациям относят:

СПРАВКА! Бланк состоит из множества строк и столбцов (10 граф). За организацией остается право расширить форму, при необходимости. А вот сокращать изначально установленный образец запрещает Постановление Госкомстата №20 от 24.0.1999.

О том, обязательно ли составлять штатное расписание, говорится в отдельном материале.

Чем регулируется?

При заполнении формы Т-З вам могут пригодиться следующие нормативные акты:

• Статья 132 ТК РФ. Оплата по труду
• Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.
• Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.

Кто на предприятии должен заниматься оформлением?

В действующем законодательстве нет прямых распоряжений, кто должен составлять штатное расписание. Тем не менее, существуют рекомендации. Согласно Распоряжению Минтруда № 37 от 21.08.98 оформлением штатного расписания и документации этого ранга должен заниматься экономист по труду.

Но не на каждом предприятии предусмотрена эта должность, поэтом руководитель вправе самостоятельно определиться с кандидатурой, в чьи обязанности будет входить заполнение бланка Т-3. Для этого издается приказ. Чаще всего выбор падает на работников отдела кадров или бухгалтера планово-финансового отдела.

ВАЖНО! ИП может выполнять данную функцию самостоятельно или назначить ответственным бухгалтера.

Ниже покажем, как сделать новый проект штатного расписания, а также приведем пример, как правильно его заполнять с фамилиями и должностями сотрудников.

Как правильно заполнить?

Штатное расписание состоит из 10 граф. Готовый заполненный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Печать не ставится. Законом не регламентируется частота составления данного документа.

Работники предприятия вправе ознакомиться с данным документом только в случае, если это прописано в коллективном договоре. При необходимости в штатное расписание вносятся изменения через издание приказа. А теперь о правилах заполнения бланка по пунктам.

Шапку

В шапке документа должна быть внесена такая информация:

• Наименование организации. Здесь название должно соответствовать учредительным документам вплоть до буквы.
• Код по ОКПО. Оно должно соответствовать информационному письму органа государственной статистики.
• Номер документа. Если «штатка» оформляется впервые, тогда ставите «1». В ином случае, ставите порядковый номер.
• Дата составления – дата, когда составлялся документ.
• На период. Чаще всего, штатное расписание составляет на год. Начальная – дата, когда оно вступает в силу. Если действие документа не ограниченное, тогда заполняется только дата ввода.
• Утверждение документа – указываете номер и дату приказа, которым было утверждено штатное расписание. «Утверждено приказом организации от «__»_________20__ № ___».

Наименование

1. В графу №1 вносятся все структурные подразделения предприятия, как внешние (филиалы, представительства), так и внутренние (отделы, цеха).

2. Лучше всего вносить данные согласно иерархии, то есть начиная с административного состава предприятия и заканчивая обслуживающим персоналом.

3. Все названия, не зависимо от наименования графы, должны быть в именительном падеже.

Код

Графа №2 отражает числовое обозначение каждого из структурных подразделений предприятия. Нумерация определяется самостоятельно.

ВНИМАНИЕ! Благодаря такой кодировки удобно определить место в иерархической цепочки. Помогает она в документообороте. Так например, если финансовый отдел будет под цифрой «03», тогда бухгалтерия – «03.01».

О том, какие коды проставляются подразделениям в штатном расписании, рассказано здесь.

Должность

Графа №3 заполняется также в иерархическом порядке, начиная с руководящих должностей. Если для определенной должности предусмотрены компенсации или льготы, тогда ее название должно соответствовать специальному справочнику (ст. 57 ТК).

Число штатных должностей

Количество штатных должностей не обязательно должно соответствовать численности рабочих. Так как на одной должности могут работать несколько трудящихся.

Пример 1:

На должности уборщицы работают 2 человека по 4 часа, значит, указывается цифра 1.

Также не обязательно указывать целые числа. Они применяются для служащих, работающих на полной ставке. Неполные числа предусмотрены для совместителей.

Пример 2:

В штате предприятия числится 1 бухгалтер на полной ставке и еще один на половине. В этом случае в графе 4 пишут 1,5.

Еще один нюанс. Здесь отражают не только актуальные штатные единицы, но и вакансии. Прием сотрудников возможен только при наличии вакантного места в штатном расписании.

Заработная плата

В графе 5 указывается месячная заработная плата или оклад. В графе 9 отражается общая сумма оклада и надбавок. Сумма должна соответствовать тарифной ставке и тарифной сетке. У лиц с одинаковой квалификацией суммы должны быть одинаковыми. Отражается сумма исключительно в рублевом эквиваленте.

О том, как отразить тарифные ставки в документе и какими они бывают, читайте тут.

Надбавки

Под отражение надбавок отведено целых 3 графы: 6-8. Они могут быть в денежном, процентном выражении или в виде коэффициента. Допустим смешенный вариант. Все надбавки устанавливаются работодателем. Для установления надбавки вносятся соответствующие указания во внутренний трудовой распорядок, трудовой договор. Издается соответствующее распоряжение или приказ.

Все указанные цифры в графах 6-8, должны соответствовать цифрам, указанным в вышеупомянутых документах.

СПРАВКА! Надбавки могут быть за ненормированный рабочий день, за ученую степень, за сложность и т.д.

В графе 9 отражается общая сумма оклада и надбавок. Она может быть в рублях или процентном выражении. Если оклад в рублях, а надбавки в виде коэффициента, тогда здесь ставится прочерк (в графе 10 пишете разъяснения и ссылки на документы, предусматривающие эти начисления).

Оформление штатного расписания в коммерческих организациях не обязательно. Но все же не стоит его игнорировать. Штатное расписание – это удобный инструмент. С его помощью можно планировать затраты на оплату труда, узнать есть ли вакантные места, кому положены надбавки, ознакомиться с иерархией предприятия и обосновать сокращение штата.

Штатное расписание Т-3 — особенности оформления

Обязательства по оформлению штатного расписания отсутствуют в российском законодательстве, однако документ может значительно упростить анализ штата, показать общее положение дел касательно оплаты труда, а в суде помогает разрешить спорные вопросы.

Организации, в которых процесс руководства поставлен правильно, изначально задаются вопросом о грамотном оформлении штатного расписания. Документ имеет типовую форму Т-3. Скачать бланк штатного расписания Т-3 и образец его заполнения в формате excel предлагаем внизу статьи.

В статье рассмотрены основные особенности по оформлению данного бланка.

Образец заполнения Т-3

В начале штатного расписания указывается наименование организации, которое должно быть идентично тем, что указаны, например, в свидетельстве ИНН или Уставе.

Далее в бланк Т-3 вписывается основной код организации в базах Росстата, сокращенно — код ОКПО. Узнать его можно заглянув на сайт Росстата. Следующим указывается номер документа, чья форма зависит от системы нумерации в организации (буквенно-цифровая или цифровая).

Обязательно прописывается дата составления документа, которую не стоит путать с днем вступления в силу документа. Вписывается длительность действия штатного расписания, чаще всего не больше года.

И в самом конце отмечаются реквизиты приказа, утверждающего документ — скачать образец приказа.

Основной объем штатного расписания заполняется в соответствии с инструкциями из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Первая колонка формы Т-3 отведена под наименования структурных подразделений. У коммерческих организаций нет строгих правил по наименованиям, но есть ограничение на употреблении иностранных слов. Государственные же организации должны следовать нормативам. Это объясняется тем, что некоторые названия служат показателями для начисления льгот работнику при выходе на пенсию.

С кодами подразделений все проще. Их утверждает организация для наглядности иерархии.

В графе должность бланка штатного расписания Т-3 данные указываются по нисходящей. Соответственно для государственных организаций обязательно использовать должности из специального классификатора.

Коммерческие предприятия могут отойти от стандартов при желании, но желательно все-таки следовать общепринятым названиям.

Должности в штатном расписании должны быть идентичны тем, что прописаны в трудовых договорах.

В негосударственных организациях нет ограничений на штатные единицы для подразделения. Учитывая, что в этой графе имеются в виду не люди, а необходимость в единице штата, то уместно использование долей с шагом в 0,25.

Графа с данными о тарифной ставке и окладе в бланке Т-3 есть не что иное, как месячная зарплата в рублях.

Надбавки и премии отражаются в колонках с 6 по 8. Их размер зависит от системы премирования в организации, норм РФ, режима работы или условий труда.

В девятом столбце бланка штатного расписания рассчитываются данные путем умножения чисел из 4 колонки на общую сумму из 5, 6, 7 и 8.

Правильное оформление

Штатное расписание форма Т-3 бланк — скачать.

Штатное расписание образец заполнения Т-3 — скачать.

Штатное расписание. Унифицированная форма № Т-3 (образец заполнения)

——— ¦ Код ¦ —————— +——-+ ¦ООО «Ясные зор軦 1 Форма по ОКУД ¦0301017¦ —————— +——-+ ———————————————— по ОКПО ¦ ¦ наименование организации ——— ———————— ¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦документа¦составления¦ +———+————+ ¦ — ¦ ¦ ¦ ¦3¦ 4 ¦ 20.03.

2013¦ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ¦ — ¦ ¦ УТВЕРЖДЕНО ———-+———— ———————— Приказом организации ———— 2 ¦ 1 апреля 13 ¦ 3 25 марта 13 3-5 ¦на период¦ ______ ¦с «—» —— 20— г.¦ от «—» —— 20— г.

N — ———— ———————— 24 Штат в количестве —— единиц —————————————————————————————————— ¦ Структурное ¦Должность ¦Коли- ¦Тарифная¦ Надбавки, руб.

10 ¦Всего в ¦Приме- ¦ ¦ подразделение ¦(специ- ¦чест- ¦ ставка +———————————+ месяц, ¦чание ¦ +——————-+альность, ¦во ¦(оклад) ¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ 12 ¦ ¦ наименование¦ код ¦профессия), ¦штат- ¦ и пр., ¦ ¦ ¦ ¦(гр. 5 +¦ ¦ ¦ 5 ¦ 6 ¦разряд, класс¦ных ¦ руб. ¦ ¦ ¦ ¦гр. 6 + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(категория) ¦единиц¦ 9 ¦ ¦ ¦ ¦гр.

7 + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦квалификации ¦ 8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 8) x¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 7 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр.

4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 11 ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦Администрация¦01 ¦Генеральный ¦ 1 ¦ 46 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 46 000¦ ¦ ¦ ¦ ¦директор ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦Секретарь ¦ 1 ¦ 15 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 15 000¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦Бухгалтерия ¦02 ¦Главный ¦ 1 ¦ 34 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 34 000¦ ¦ ¦ ¦ ¦бухгалтер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦Старший ¦ 1 ¦ 28 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 28 000¦ ¦ ¦ ¦ ¦бухгалтер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦Экономист ¦ 0,5 ¦ 28 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 14 000¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦Отдел закупок¦03 ¦Руководитель ¦ 1 ¦ 28 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 28 000¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдела ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦закупок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦Товаровед ¦ 2,5 ¦ 22 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 55 000¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦Менеджер ¦ 2 ¦ 16 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 32 000¦ ¦ ¦ ¦ ¦по закупкам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦Отдел розницы¦04 ¦Администратор¦ 1 ¦ 18 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 18 000¦ ¦ ¦ ¦ ¦торгового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦зала ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦Продавец ¦ 3 ¦ 15 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 45 000¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦Продавец- ¦ 4 ¦ 15 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 60 000¦ ¦ ¦ ¦ ¦кассир ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦Технический ¦05 ¦Водитель- ¦ 2 ¦ 15 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 30 000¦ ¦ ¦отдел ¦ ¦экспедитор ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————-+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦Грузчик ¦ 4 ¦ 12 000¦ — ¦ — ¦ — ¦ 48 000¦ ¦ —————+——+————-+——+———+———-+———-+———-+———+——— Итого ¦ 24 ¦ ¦ — ¦ — ¦ — ¦ 453 000¦ ——-+———+———-+———-+———-+——— ——————————————————————— 13
¦Руководитель кадровой экономист Иванова И.Р. Иванова ¦
¦службы ———— ——— ——————-¦
¦ должность личная расшифровка подписи¦
¦ подпись ¦
¦ ¦
¦ Петрова П.О. Петрова ¦
¦Главный бухгалтер ———— ——————————¦
¦ личная расшифровка подписи ¦
¦ подпись ¦
———————————————————————

1 Можно написать полное или сокращенное наименование организации в том виде, как оно записано в учредительных документах.

2 Период действия штатного расписания можно не указывать, ведь законодательство не устанавливает сроки действия этого документа или обязательные периоды его изменения. Оно может быть утверждено один раз и действовать бессрочно, если изменений в нем не будет.

А если понадобятся масштабные изменения в штатном расписании, вам в любом случае лучше утвердить его новую редакцию, даже когда установленный вами период его действия еще не истек.

3 Отдельно указываете дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Так сразу видно, когда оно станет действующим, и не надо заглядывать в приказ о его утверждении.

4 Используйте сквозную нумерацию для всех своих штатных расписаний — так удобнее.

5 Называть свои структурные подразделения и должности вы можете как хотите. К примеру, «бухгалтерия» или «отдел бухгалтерского учета и экономики», «главный бухгалтер» или «руководитель отдела бухгалтерского учета и экономики».

6 Коды подразделениям вы присваиваете самостоятельно, чтобы можно было определить структуру компании и подчиненность подразделений друг другу.

7 Работа по некоторым должностям, специальностям или профессиям связана с предоставлением льгот (например, ранний выход на пенсию по старости) или наличием каких-то ограничений (например, сокращенный рабочий день).

В таких случаях наименования этих должностей, специальностей, профессий, а также структурных подразделений, в которых они числятся, должны точно соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках.

И все эти названия должны быть одинаковыми в штатном расписании, трудовом договоре, трудовой книжке.

Поэтому, если у вас есть, к примеру, вредное производство, тяжелые опасные работы, не забудьте свериться со Списком производств, цехов, профессий и должностей 9 .

8 Здесь вы указываете, сколько работников на каждой должности предусмотрено в вашей организации. А также записываете неполные штатные единицы, например, при работе неполное рабочее время — 0,25; 0,5; 0,75 ставки.

Лучше сделать штатное расписание максимально полным, то есть вписать в него те должности и такое их количество, которые нужны для работы компании. Тогда в него не придется вносить изменения каждый раз при выходе на работу новых сотрудников.

9 Оклад надо записать:

— в твердой сумме (без указания вилки, к примеру 23 000 — 30 000 руб.);

— только в рублях (в у. е. или иностранной валюте — нарушение, за которое трудинспекция может оштрафовать 10 );

— в сумме не ниже 5205 руб. — нынешнего МРОТ для полной ставки 11 .

• 10 Укажите надбавки, предусмотренные законодательством (например, районные коэффициенты за работу в местности с особыми климатическими условиями, доплаты за вредные условия труда). Надбавки, в отличие от оклада, можно записывать:
• (или) в виде фиксированной суммы в рублях;
• (или) в процентах от оклада;
• (или) в виде коэффициента.
• Премии, бонусы и персональные надбавки здесь расписывать не надо.
• 11 В этой графе можно поставить прочерк, если надбавки указаны в процентах или коэффициентах.
• Но для полного расчета ФОТ лучше пересчитать процентные надбавки в твердые суммы и включить их в общую сумму оплаты труда.
• 12 В примечании можно отметить важные для вас особенности режима работы или оплаты по должности.
• В частности, в этой графе можно:
• (или) сделать ссылку на локальный нормативный акт, устанавливающий доплаты «за вредность» в более высоком размере по сравнению с предусмотренными законодательством;
• (или) указать, что по какой-то профессии оплата сдельная.
• 13 Указываются сотрудники, ответственные за составление штатного расписания.

Источник — «Главная книга», 2013, № 6