Законы

Оптимизация штатного расписания

Оптимизация штатного расписанияУвольнение сотрудников по инициативе собственника — наименее приятный способ расторжения трудового договора. В некоторых компаниях необходимость прекращения контракта руководители объясняют попытками оптимизировать численность персонала для дальнейшего повышения эффективности работы. Таким образом, на предприятии может проводиться и оптимизация, и сокращение штата, в чем разница между этими процедурами, объясняет трудовое законодательство.

Обоснование увольнения сотрудников

Под сокращением подразумевается досрочное прекращение трудовых договоров с одним или несколькими сотрудниками, что позволит сократить фонд оплаты труда. При этом собственник дает распоряжение руководителям отделов на свое усмотрение определить тех, чьими штатными единицами можно смело пожертвовать без ущерба для деятельности компании.

Оптимизация штатного расписанияЧто касается процедуры оптимизации, то она не всегда предполагает череду увольнений. Персонал может быть переведен в другие филиалы и подразделения, меняется оргструктура, совершенствуются алгоритмы производственных процессов. За счет того, что начальство принимает решение убрать ту или иную вакансию, планируется повышение окладов оставшемуся персоналу.

Оптимизация позволяет адаптировать компанию к постоянно меняющимся рыночным условиям, добиваться поставленных производственных задач и выходить на запланированные объемы выпуска или продаж. Частью оптимизирующей процедуры может выступать сокращение.

Прежде чем распрощаться с некоторыми работниками на предприятии, руководитель должен принять взвешенное решение и обосновать, для чего ему необходимо увольнять кого-то, сколько человек потребуется освободить от занимаемых должностей, как именно расторгнуть трудовые договоры. В редких случаях начальство объясняет подчиненным, чем отличается оптимизация от сокращения штатов, но в любом случае рядовому сотруднику перспектива остаться без работы радости не принесет.

В законодательстве предусмотрены разные понятия: оптимизация на производстве как сокращение штатов и сокращение численности. В первом случае предполагается полное закрытие какой-либо должности и выведение ее из штатного расписания, а во втором — уменьшение числа работников одной специальности или должности. Связанные с этим вопросы регулируются статьей 81 Трудового кодекса РФ.

Методики для анализа

Приняв решение о сокращении определенного количества должностей в компании, руководитель должен понять, какие именно можно и нужно убрать из штатного расписания.

Согласно законодательным предписаниям, в процессе оптимизации сокращение не может превышать 10% от первоначальной численности персонала.

Чтобы обоснованно принять решение, собственник может провести анализ, используя один из методов:

  • Оптимизация штатного расписанияфункциональный (исследуются функции, которые возложены на определенный круг лиц и структурные подразделения в целом, определяется дублирование выполняемых задач, на основании чего лишние работники сокращаются);
  • нормативный (для подсчета оптимального количества занятых на производстве людей используются нормы труда, включающие нормативы обслуживания, времени; работники, выявленные сверх норм, могут быть уволены);
  • процессный (проводится реинжиниринг производственных процессов, на основании чего удаляются избыточные звенья, а взаимодействие между сотрудниками и отделами улучшается);
  • сравнительный (проводится сравнительное исследование показателей деятельности нескольких структурных подразделений или филиалов, в результате чего выявляются образцовые и эталонные).

На практике часто используется комплексная методика анализа, которая позволяет увидеть ситуацию в целом и доказать целесообразность запланированных изменений в штатном расписании.

Как правило, для проведения подобных исследований в компании приглашается независимый, внештатный кризис-менеджер.

Это человек, не заинтересованный ни в одном рабочем, не имеющий отношения к деятельности фирмы, который может принять объективное решение и тем самым выведет предприятие из коллапса.

Оптимизация штатного расписания

Принятое руководителем решение об увольнении не вызовет восторга у персонала. Чтобы минимизировать стресс, а также сохранить имидж компании и репутацию на рынке, собственник может прибегнуть к следующим мерам:

  • стимулировать людей пожилого возраста уходить на пенсию;
  • предлагать работникам другие вакансии вместо увольнения, но с меньшей заработной платой;
  • договориться с сотрудниками об увольнении по обоюдному соглашению с дополнительными выплатами и компенсациями.

Кроме того, нередко начальство перераспределяет подчиненных, например, объединяя два подразделения в одно или перемещая в пределах одного филиала или департамента.

Процедура сокращения требует строгого соблюдения законодательства, в противном случае неправомерно уволенный человек имеет право обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию, чтобы восстановиться на работе.

Защищенные категории

Несмотря на доказанную обоснованность сокращения численности персонала или штата в целом, руководитель не имеет права увольнять некоторые категории сотрудников. Они определены статьей 61 Трудового кодекса и считаются социально защищенными. На практике запрещено расторгать трудовые договоры с:

  • Оптимизация штатного расписаниябеременными работницами;
  • одинокими матерями, которые имеют детей в возрасте до 14 лет;
  • матерями-одиночками с ребёнком-инвалидом, не достигшим 18 лет;
  • сотрудницами, пребывающими в декретном отпуске или в отпуске по уходу за детьми до 3 лет.

Не могут быть сокращены те, кто находится в отпуске или на больничном с официальным подтверждающим документом из лечебного учреждения.

Законодательство определяет и круг лиц, которые имеют так называемое преимущественное право, и их, как претендентов на увольнение, рассматривают в последнюю очередь.

К ним относятся высококвалифицированные специалисты, которые за много лет работы доказали свой профессионализм, а также люди, которые на своем рабочем месте приобрели профессиональное заболевание.

Если работник несогласен с требованием расторгнуть трудовой договор по инициативе собственника, он может оспорить принятое решение и обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию.

Если неправомерность действий руководителя будет доказана, то его обяжут восстановить уволенного с компенсацией за вынужденный простой и с засчитанным непрерывным стажем. Сам начальник будет обязан заплатить штраф.

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, необходимо строго соблюдать положения и требования закона, юридически грамотно оформлять процедуру сокращения.

Оптимизация работы отдела кадров — Контур.НДС+

Оптимизация штатного расписания

Из-за большого потока документов и обязательных действий по каждому кадровому событию кадровый работник легко может упустить что-либо из виду, допустить ошибку или попросту не успеть всё сделать вовремя. В статье рассмотрим, как не нарушив закон, оптимизировать кадровую работу, сократить количество используемых документов и перейти на электронный документооборот.

Благодаря оптимизации кадровых документов и процессов можно:

  • снизить временные и финансовые затраты, расходы на персонал
  • автоматизировать технические функции и кадровую документацию
  • нормировать труд кадровых работников и грамотно использовать трудовые ресурсы
  • увеличить эффективность работы компании
  • избежать ошибок из-за человеческого фактора

Важные моменты при оптимизации документов

Деление документов на обязательные и необязательные

Прежде чем начать оптимизацию, нужно разобраться, ведение каких документов обязательно в соответствии с законом. К их форме и содержанию предъявляются особые требования.

Существует большое количество обязательных документов, среди которых:

К необязательным документам относятся те документы, которые ранее были обязательными, но после изменений законодательства перестали быть таковыми. В организациях их могут продолжать оформлять «по привычке». К таким документам относятся командировочное удостоверение, служебное задание, положения об отпусках, испытательном сроке и прочие. документы.

Необязательными также считаются формы, которые никогда не относились к обязательным, но которые для удобства ведения закрепляются организациями в локальном нормативном акте (ЛНА).

Рекомендации:

  1. Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой кадровой процедуре (приём, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников и т.д.).
  2. Определите, какие из документов вы ведёте только в бумажном виде, а какие ещё и в электронном.
  3. Составьте перечень документов и укажите напротив каждого из них, какой ЛНА регулирует работу с ним. По завершении таблицы вы сможете определить, от каких документов можно отказаться.

Как оптимизировать содержание документа

Содержание документа должно:

  • учитывать потребности работодателя
  • соответствовать требованиям закона
  • включать все реквизиты, чтобы документ имел юридическую силу

Разберёмся с оптимизацией содержания документа на примере штатного расписания. Организация может использовать унифицированную форму Т-3 или разработать форму самостоятельно. Ни единый нормативно-правовой акт не предъявляет требований к содержанию штатного расписания, его утверждению и ведению. Штатное расписание указано только в ст.

57 ТК РФ: если в трудовом договоре указана трудовая функция работника, название должности должно соответствовать должности, указанной в штатном расписании. Это означает, что все прописанные в трудовых договорах должности должны быть указаны в штатном расписании – это единственное требование к форме. Организации самостоятельно включают в форму необходимые им графы.

Читайте также:  Переименование должности в штатном расписании без изменения трудовой функции

Хотя работодатель должен соблюдать требования законодательства о запрете дискриминации, это не имеет никакого отношения к оптимизации содержания документа.

В информационные системы, которые мы используем, в большинстве случаев уже вшиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, нужно обратиться в сопровождающую компанию. Хотя изначально придётся понести временные и денежные затраты, в будущем это позволит сэкономить время на ручных корректировках документа по каждому принятому работнику.

Оптимизация штатного расписания

Чтобы применять форму, которую разработала компания, её необходимо ввести приказом по основной деятельности.

Обязательные реквизиты и смена формата документа

В ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 указаны реквизиты, обязательные для каждой формы. Они придают документам юридическую силу.

К обязательным реквизитам относятся:

  • название, дата создания и номер документа
  • автор документа
  • суть документа и на кого он распространяется
  • условие о том, что этот документ должен быть доведен до сведения указанных людей с проставлением даты и подписи на документе

Сейчас наблюдается активное распространение электронного документооборота, однако большинство документов работодатели продолжают вести в бумажном виде.

Совет: проанализируйте, какие из документов можно вести в электронном формате, используя при этом электронные подписи сотрудников.

Сокращение кадровых процедур

Чтобы сделать процессы эффективными, нужно понять, как именно создаётся документ.

Основные этапы создания документа:

  • подготовка проекта документа
  • проверка
  • согласование
  • утверждение
  • регистрация
  • срок создания документа

Это общий порядок создания документа. Детали будут зависеть от типа документа и принятого в организации документооборота.

Оптимизация штатного расписания

Оптимизация штатного расписания

После создания проекта документа его передают юристам, чтобы проверить, соответствует ли он требованиям законодательства, имеются ли все обязательные реквизиты и т.д.

Затем документ направляют на согласование. При этом количество согласующих сотрудников может составлять от 2 до 5 человек, а срок согласования может варьироваться от нескольких часов до полугода. Помимо этого, в компании могут применяться дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают временные издержки на принятие документа.

Чтобы сэкономить время, можно сократить или даже исключить некоторые процессы. Для этого проанализируйте процедуры, выполняемые по каждому кадровому случаю, и сопоставьте их с требованиями законодательства.

Пример: работая с трудовыми отпусками, можно исключить этап создания приказа об отпуске – функцию уведомления сотрудника можно выполнить на этапе его ознакомления с графиком отпусков.

Как перейти на электронный документооборот

Оптимизация штатного расписания

Переход на электронный документооборот (ЭДО) упростит работу кадровой службы, сократит трудозатраты, а также позволит работать дистанционно.

В ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ с 22 ноября 2021 года предусмотрен порядок ЭДО.

ЭДО в сфере трудовых отношений включает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, рабочих документов, оформленных в электронном виде без дублирования их в бумажном виде, за исключением случаев, предусмотренных законом.

ЭДО можно ввести в организации, если:

  1. В организации оформлены соответствующие ЛНА по переходу на ЭДО.
  2. Работодатель уведомляет о переходе на ЭДО работников и лиц, принимаемых на работу.
  3. В организации используется информационная система, адаптированная под ЭДО или цифровая платформа «Работа в России».
  4. Работодатель может обеспечить сохранность электронных документов.
  5. Работодатель готов тратить средства на:
    • содержание и обеспечение работоспособности информационной системы
    • хранение электронных документов
    • обеспечение работников электронными подписями

При организации ЭДО следует учесть требования, установленные для каждого типа документации: проверить, имеются ли требования к оформлению документа только на бумажном носителе.

Важно! Документы, которые законодательство запрещает оформлять в электронном виде:

  • выбор документов, переводимых в электронный формат
  • трудовые книжки и формируемые согласно трудовому законодательству сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде
  • приказы (распоряжения) об увольнении работника
  • указание обязательных видов электронных цифровых подписей
  • подтверждающие документы о прохождении работником инструктажей по охране труда, в том числе те, которые он лично подписал
  • установленная форма акта о несчастном случае на производстве

3 понятия, которые нужно различать при переходе на ЭДО:

  1. Электронная подпись — это информация, позволяющая идентифицировать человека, поставившего её. Разновидности электронных подписей:
    • усиленная, которая подразделяется на 2 подвида: квалифицированная и неквалифицированная
    • простая
  1. Электронный документ — это документ, существующий только в электронном виде. Данную информацию можно прочитать с помощью технических устройств (компьютер, мобильный телефон) и передать через информационно-телекоммуникационные сети. Электронный документ надо подписать электронной подписью. Распечатывать его необязательно.
  2. Электронный образ документа — это созданный на бумажном носителе документ, преобразованный с помощью сканирования или фотографирования в электронную форму с сохранением его реквизитов. К примеру, приказ: его подписывают, сканируют и направляют работнику, работник его распечатывает, подписывает, после чего направляет работодателю.

Согласно ст. 22.3. ТК РФ некоторые кадровые документы должны быть подписаны определёнными видами электронных подписей. Это зависит от информационной системы, используемой работодателем: собственная система или цифровая платформа «Работа в России».

Требования по видам подписей установлены для следующих документов:

  • трудовой договор
  • договор о материальной ответственности
  • ученический договор
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
  • заявление об увольнении
  • отзыв заявления об увольнении
  • приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и другие

Для подписания вышеперечисленных документов работодатель может использовать только квалифицированную электронную подпись. Работнику разрешается использовать неквалифицированную подпись.

Для подписи остальных обязательных документов, к которым нет требований по виду электронной подписи, и необязательных документов работодатель может использовать любой вид подписи.

Таким образом, для оптимизации кадровых документов и кадровых процедур вы, опираясь на законодательство, можете самостоятельно определить кадровые процессы и документы, которые можно сократить, упростить, исключить или перевести в электронный формат с применением ЭДО. Отказ от лишних звеньев в документообороте позволяет снизить трудозатраты и сэкономить время. При этом всё необходимое будет сохранено.

Как перевести кадры на электронный документооборот

Как предпринимателю оптимизировать численность штата

25 июня 2020

Как заработать

Сколько времени сотрудники тратят на рутинные задачи и перекладывание бумажек вместо выполнения профильных обязанностей? Готовы ли предприниматели оплачивать такую работу в ситуации, когда бизнесу нужно быстро перестроиться и быть максимально эффективным? Как понять, загружен ли персонал на 100 %? Редакция «Своего дела» изучила, как провести оптимизацию, чтобы экономить на расходах, но не терять в качестве и эффективности

https://www.youtube.com/watch?v=AG5ZmQJFWAI\u0026pp=ygU80J7Qv9GC0LjQvNC40LfQsNGG0LjRjyDRiNGC0LDRgtC90L7Qs9C-INGA0LDRgdC_0LjRgdCw0L3QuNGP

Предприниматели выходят из карантина с намерением встряхнуть компанию и заметно повысить эффективность сотрудников, считает управляющий партнёр по аудиту и налоговым спорам в консалтинговой компании WiseAdvice Consulting Group Маргарита Дружинина. Реализовать эти планы можно благодаря оптимизации.

«Во время самоизоляции мы уволили 10 сотрудников из 80. В первую очередь расстались с теми, кто не был готов меняться и перестраивать свою работу. Благодаря этому решению мы смогли нанять новых классных специалистов и в итоге — увеличить продажи на треть, до самого высокого месячного показателя за 15 лет», — поделилась эксперт. 40 % клиентов составляют представители малого бизнеса.

Оптимизация может касаться либо численности сотрудников, либо состава штата. В трудовом законодательстве чёткого разделения этих понятий нет.

Но в первом случае владелец бизнеса уменьшает затраты на содержание команды: снижает зарплаты, сокращает число работников, выполняющих одни и те же функции, например из четырёх копирайтеров оставляет трёх.

В результате уменьшаются расходы на уплату налогов, социальных взносов, обучение и переподготовку, закупку техники и даже аренду.

При оптимизации состава штата упраздняются определённые должности. Например, если владелец трансформирует бизнес по uber-модели, компания может отказаться от диспетчеров. Поскольку клиент и исполнитель будут связываться через интернет-платформу, без посредников, понадобятся только менеджеры для решения спорных вопросов.

Оптимизация штатного расписания

Оптимизируй это: как менять работу ресторана после карантина

Оптимизация состава штата может произойти, когда предприниматель решит передать часть задач на аутсорс. Например, компания подписывает договор с агентством для продвижения бренда и, как следствие, отказывается от младших специалистов в отделе маркетинга. Там останется только руководитель направления, который будет контролировать процесс.

Он будет руководить работой и анализировать результаты. В малом бизнесе этим обычно занимается собственник.

Оптимизация начинается с исследования внутренних процессов компании. Подсчитайте количество сотрудников в подразделениях предприятия, узнайте объем задач каждого работника и время, которое они тратят на их выполнение. Это позволит определить, загружены ли специалисты на 100 %. Возможно, они справляются с делами за полдня.

Читайте также:  Образец заполнения т-3

Расскажите им, как меняется работа компании в новых обстоятельствах, что придётся перестроить в процессах. По словам Дружининой, так предпринимателю проще понять, кто готов к трансформации, а кто, скорее всего, будет тормозить перестройку.

Изучите, сколько времени сотрудники тратят на составление простых таблиц, расшифровки интервью, учёт звонков, неавтоматизированное копирование данных. Чтобы оценить объём максимально точно, составьте блок-схемы бизнес-процессов. Благодаря им вы поймёте, сколько времени в каждом из них отнимает рутина.

По наблюдениям генерального директора сервиса личных помощников Want Юлии Юрченко, на подобные процессы уходит до 30–35 % рабочего времени. В эти часы сотрудники могут заняться основными задачами и повысить эффективность работы.

Например, специалист отдела продаж — организовывать переговоры с клиентами, а не заполнять таблицы с данными о потенциальных покупателях, журналист — брать новые интервью, а не заниматься их расшифровкой, юрист — консультировать клиентов, а не собирать папки документов для подачи запросов в разные ведомства.

Маркетологам, специалистам по продажам, менеджерам, которые общаются с заказчиками, могут помочь CRM-системы (системы управления взаимоотношениями с клиентами). В них можно регистрировать, хранить и анализировать данные, например число звонков каждого специалиста кол-центра или показатели работы менеджеров продаж.

Можно использовать и другие цифровые инструменты. Например, системы электронного документооборота (ЭДО), которые позволят сократить время, затрачиваемое на подпись бумаг, проставление печати и передачу в другие компании счетов-фактур и контрактов.

Юлия Юрченко из Want советует ориентироваться на два ключевых параметра: качество и цену рабочего часа. Например, менеджеру нужно регулярно делать презентации для встреч. Он собрал нужные данные, но дизайнерских навыков ему не хватает. Скорее всего, дизайнер-фрилансер сделает эту работу более качественно.

Следом нужно посчитать, сколько рабочего времени потратит менеджер, умножить на стоимость одного рабочего часа и сравнить с гонораром дизайнера. Если второе окажется дешевле, то задачу лучше поручить внештатному специалисту.

Несмотря на то, что сегодня компания потратит дополнительные деньги, менеджер, выполняющие в это время свои основные обязанности (например, поиск нового клиента), впоследствии окупит эти расходы и даже позволит заработать.«Естественно, если у меня достаточно времени, то гонорар дизайнеру, наоборот, будет расточительством.

Поэтому я отдам задачу на аутсорс только в том случае, если мне нужно качество выше среднего», — объясняет Юрченко.

Перед тем как отдать задачи, пропишите инструкции для помощников и стандарты, на которые они будут ориентироваться в работе. Определите, как будут взаимодействовать штатные и внештатные сотрудники. Например, через планировщик задач вроде Trello и Notion.

Юрченко также советует отвести время на тестовый период и сбор обратной связи. Срок будет зависеть от масштаба оптимизации и объёма задач, переданных на аутсорс.

Например, если ассистентам передают задачи обзванивать клиентов и общаться по скриптам, тест займёт не больше недели.

Если после изучения процессов вы поняли, что для части сотрудников нет задач и с ними стоит расстаться, можно поступить двумя способами: уволить по соглашению сторон (как это сделать, мы объясняли в этом тексте) либо пройти процедуру сокращения численности штата. Расскажем о втором способе подробнее.

В Трудовом кодексе не прописано, как его оформлять, но в документе необходимо указать причины и даты. При сокращении численности штата место должно остаться за наиболее квалифицированным и эффективным специалистом.

Если показатели равные, преимущество есть у работника с детьми, сотрудника, пострадавшего во время работы, например получившего травму, инвалида боевых действий; специалиста, повышающего квалификацию без отрыва от работы.

Это нужно сделать не менее чем за два месяца до увольнения. Сотрудник должен получить документ лично и расписаться.

Работники отдела кадров должны это делать регулярно вплоть до сокращения. Они вправе предложить специалисту должность ниже, в том числе с меньшей зарплатой, или временную замену сотрудника, который находится в отпуске по уходу за ребёнком.

Это делается в последний рабочий день сотрудника.

Руководителю юрлица нужно сделать это не позднее чем за два месяца до увольнения, а ИП — не позднее чем за две недели. В письме работодатель указывает должность человека, его специальности, навыки и условия оплаты труда. К документу прикладываются копия приказа о сокращении численности, проекты приказа об увольнении и нового штатного расписания организации.

В последний рабочий день работодатель должен погасить все задолженности перед сотрудником и выплатить выходное пособие в размере одного среднемесячного заработка (как он рассчитывается, мы объяснили в этой инструкции). Его также нужно платить, пока специалист ищет работу, но не дольше двух месяцев.

2023 ПАО Сбербанк. 117 997, Россия, Москва, ул. Вавилова, д. 19Связаться с редакцией: [email protected]Предложить новость: [email protected] — Бесплатно с мобильных телефонов в России для клиента Билайн, Мегафон, МТС, СберМобайл, Tele 2, Yota8 800 5555 777 — Бесплатно с городских телефонов на территории России+7 495 6655 777 — Звонки из-за рубежа (оплата согласно тарифу)Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.Политика конфиденциальности

Оптимизация штатного расписания

Прежде, чем издавать приказы об изменении штатного расписания, руководство предприятия должно предпринять ряд шагов. Первым из них является аудит. Кадровый аудит может быть:

  • внутренним, если оптимизировать кадровый состав должны уполномоченные службы самой организации (экономисты, кадровики, служба безопасности и т. д.);
  • внешним, если оценку эффективности использования трудовых ресурсов проводят специалисты, ранее не занятые на предприятии.

Первый вариант хорош тем, что не требуется дополнительных расходов на оплату труда внешних специалистов. Однако ни одно предприятие обычно «не закладывается» на то, что придётся увольнять либо переводить часть имеющихся сотрудников: если такая мера назревает – проще заранее предпринять необходимые шаги.

Второй же вариант привлекателен тем, что независимые специалисты не заинтересованы в том, чтобы оставить на конкретных должностях конкретных сотрудников, они более объективны – однако руководство фирмы должно оплатить их труд. Кроме того, внешние специалисты не всегда могут оценивать потребности и стратегию развития компании.

Аудит необходим:

  1. если названия должностей в штатном расписании не соответствуют той работе, которую выполняют сотрудники;
  2. если названия и объём обязанностей по должности не соответствуют официально утверждённым профессиональным стандартам;
  3. когда из названий должностей и структурных подразделений нельзя понять, какие функции исполняют работники и целые отделы на предприятии.

По результатам аудита оформляется документация:

  • Заключение или акт аудита – если он был поручен внешним работникам.
  • Служебная записка – если аудит проводило одно из внутренних подразделений организации.

Уже на основании документации на основании аудита руководитель предприятия может предпринимать следующий шаг – издание приказа о внесении изменений в штатное расписание.

В ходе проверки выявляется:

  • Возможность сократить расходы на оплату труда неэффективных сотрудников.
  • Возможность перераспределения обязанностей внутри организации.
  • Необходимость увеличить штат за счёт приёма новых сотрудников и поручения им части обязанностей тех, кто был занят в организации ранее.
  • Размер трудового стажа сотрудников, имеющих страховку.
  • Требуемый по закону характер льгот и дополнительных выплат, полагающихся сотрудникам.

Результаты аудита зависят от поставленных перед аудитором задач. Именно поэтому важно прежде, чем начинать процедуру оптимизации, решить вопрос о её направлении.

Способы

Оптимизация по своей сути предполагает шаги, направленные на то, чтобы наиболее эффективно использовать трудовые ресурсы. В результате есть два основных подхода к решению этой проблемы.

Расширение

Как ни странно, довольно часто решить проблему, связанную с рабочей силой, можно с помощью найма дополнительных сотрудников. В этом случае за счёт расширения штата и заполнения вакансий можно добиться эффективности работы предприятия.

Уменьшение

Но куда чаще оптимизировать использование трудовых ресурсов приходится за счёт сокращения численности или штата. В этом случае незначительное расширение должностных обязанностей и повышение оплаты имеющихся сотрудников полностью окупает выведение за штат части кадрового состава предприятия.

Если оптимизировать расписание приходится за счёт увольнения при сокращении численности или штата сотрудников, необходимо учитывать требования ст. ст. 81, 82 и 180 ТК РФ.

Оптимизация штатного расписания – процедура, не описанная в трудовом законодательстве. Однако на практике она с каждым годом применяется всё чаще. В том случае, если она выполняется без нарушения требований ТК РФ, результаты могут оказаться крайне положительными для работодателя, но если не соблюдаются нормы кодекса, виновные могут быть привлечены к ответственности.

Оптимизация документооборота и кадровой работы: организация и упрощение

В потоке документов и обязательных действий по каждому кадровому событию легко упустить что-то из вида или допустить ошибку. Рассмотрим, как упростить процессы, сократить количество документов и при этом не нарушить закон

Материал подготовлен на основе вебинара Марии Финатовой «Оптимизация и автоматизация кадровых процессов и процедур в компании. Пошаговый алгоритм».

Читайте также:  Срок действия штатного расписания

Оптимизация кадровых документов и процессов позволит:

  • автоматизировать технические функции;
  • сократить расходы на персонал и не только на персонал;
  • нормировать труд кадровых специалистов;
  • увеличить эффективность бизнес-процессов;
  • исключить ошибки из-за человеческого фактора.

Что важно знать при оптимизации кадровых документов 

Обязательные и необязательные документы

Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить следующее: какие документы и процессы являются обязательными по закону. 

Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе:

Курс для руководителей

Как оптимизировать работу кадровой службы. Повышение квалификации

Посмотреть программу

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
  • приказ о расторжении/прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
  • политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006) и пр.

Необязательные документы — те, которые когда-то были обязательными, но со временем перестали быть таковыми. При этом работодатели продолжают оформлять их, потому что «так исторически сложилось».

Сюда можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и пр.

К необязательным относятся формы, которые никогда не были обязательными, но организациям удобно их вести и этот порядок закреплен в локальных нормативных актах.

Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой процедуре: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников — с учетом не только требований законодательства, но и защиты работодателя от трудовых споров.

Определите, какие документы вы ведете только на бумажных носителях, а какие еще и в электронном виде.

  • Совет. Составьте перечень документов. Напротив каждого документа укажите, какой нормативный акт регулирует работу с ним. Когда таблица будет готова, вы увидите, от каких пунктов можно отказаться.

Оптимизация содержания документа

Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу.

Пример. Штатное расписание. Можно использовать унифицированную форму –Т-3, а можно собственно разработанную организацией.

Требования, что должно входить в штатное расписание, как его утверждать и вести, законодательно не установлены ни одним нормативным правовым актом. Единственный документ, который дает ссылку на штатное расписание — это Трудовой кодекс РФ. Согласно ст.

57  при указании в трудовом договоре трудовой функции работника название должности должно соответствовать должности, указанной в штатном расписании.

То есть все должности, прописанные в трудовых договорах работников, должны быть учтены в штатном расписании. Иных требований к форме нет. Работодатель сам включает в нее необходимые ему графы.

Безусловно, есть требования законодательства о недопущении дискриминации по оплате труда и прочие условия, но это не имеет никакого отношения к оптимизации содержания документа, несмотря на то, что они также должны соблюдаться работодателем.  

В информационных системах, которыми мы пользуемся, как правило, уже зашиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, работодатель обращается в сопровождающую компанию. На начальном этапе это временные и финансовые затраты, но в будущем они позволят экономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.

Если компания разработала собственную форму, ее надо ввести приказом по основной деятельности.

Специалист по кадрам Татьяна Козинец: «Перевод документов и кадровых процессов в компьютерную программу — это огромная помощь.

Еще недавно я вручную считала, сколько дней отпуска положено каждому сотруднику, сколько неотгулянных дней осталось у увольняющихся. Сейчас за меня все считает программа. Это значительная и значимая для меня экономия времени.

Гораздо быстрее и проще работать не только с отпусками. Легче готовить документы по любому событию, а у нас в работе их множество: прием, увольнение, перевод, совмещение и пр.».

Корректировка формы и смена формата

Реквизиты, обязательные для каждой формы, указаны в ст. 9 Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете». К ним относятся название, дата создания, номер, автор документа, суть и на кого он распространяется, условия о том, что этот документ должен быть доведен до сведения этих людей с проставлением даты и подписи на документе. Эти реквизиты придают документам юридическую силу.

Несмотря на активное распространение электронного документооборота, работодатели продолжают вести большинство документов на бумаге. Проанализируйте, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.

Как упростить кадровые процедуры

Цель — сделать процессы эффективными. Для этого необходимо понять, как создается документ. Основные этапы: 

Курс для руководителей

Как оптимизировать работу кадровой службы. Повышение квалификации

Посмотреть программу

  • подготовка проекта документа;
  • проверка документа;
  • согласование документа;
  • утверждение документа;
  • регистрация документа;
  • срок, в течение которого создается этот документ.

Этот порядок общий, детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота. 

После создания проекта юридическая служба проверяет его на соответствие требованиям законодательства, наличие обязательных реквизитов и пр. Затем документ направляется на согласование. Согласующих сотрудников может быть два, а может быть пять.

И срок согласования документа также может варьироваться от пары часов до полугода. Кроме того, в компании могут быть дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают жизненный цикл документа.

Можно сократить некоторые процессы, тем самым сэкономив ресурсы.

Проанализируйте процедуры, которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Функцию уведомления выполнит этап ознакомления сотрудника с графиком отпусков.

Подробные примеры того, как можно упростить оформление отпусков и прием на работу, вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Как организовать электронный документооборот

Это еще один способ упростить работу кадровой службы. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.

Порядок ЭДО предусмотрен статьями 22.1- 22.3 ТК РФ с 22 ноября 2021 года.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормами действующего законодательства.

Электронный документооборот можно ввести при соблюдении условий:

  1. У работодателя оформлены ЛНА по переходу на электронный документооборот.
  2. Работодатель уведомляет работников / лиц, принимаемых на работу, о переходе на электронный документооборот.
  3. Информационная система работодателя адаптирована под электронный документооборот либо он использует цифровую платформу «Работа в России».
  4. Работодатель в состоянии обеспечить сохранность электронных документов.
  5. Работодатель готов тратить средства, чтобы:
  • содержать и обеспечивать работоспособность информационной системы,
  • хранить электронные документы,
  • обеспечить сотрудников электронными подписями.

При электронном документообороте необходимо учесть, какие требования установлены по каждому типу документации:

  • Наличие требований к оформлению документа исключительно на бумажном носителе.

ВАЖНО! Законодательно запрещено оформлять в виде электронных документов:

  • трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников,
  • акты о несчастном случае на производстве по установленной форме,
  • приказы (распоряжения) об увольнении работника,
  • документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые.
  • Выбор документов, которые можно перевести в электронный формат.
  • Проставление обязательных видов электронных цифровых подписей.

При переходе следует различать два понятия:

  1. Электронный документ — это документированная информация в электронном виде, которую можно передать через информационно-телекоммуникационные сети и прочитать с компьютера или мобильного устройства. То есть это документ, который существует только в электронном виде. Его надо подписать электронной подписью, но необязательно распечатывать.
  2. Электронный образ документа — это документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов. Например, приказ. Этот документ подписывается, сканируется, скан направляется работнику, работник его распечатывает, расписывается на нем и направляет работодателю.
  3. Электронная подпись — это информация, которая позволяет идентифицировать человека, поставившего ее. Существует несколько видов электронных подписей: усиленная и простая. Усиленная делится на два подвида: квалифицированная и неквалифицированная.

Подробнее о всех этапах перехода на кадровый ЭДО мы рассказывали в статье «Как вести электронный кадровый документооборот»

Некоторые кадровые документы, согласно ст. 22.3. ТК РФ, должны быть подписаны определенными видами электронных подписей. Это зависит от той информационной системы, которая используется работодателем: своя собственная или цифровая платформа «Работа в России».

Переход на кадровый ЭДО

Авторский семинар. Алгоритм, плюсы и минусы, правовое регулирование

Посмотреть программу

Требования по видам подписей установлены для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания и др.

В отношении остальных документов, для которых нет требований по виду электронной подписи, и документов, не обязательных по закону, работодатель вправе использовать любой вид подписи.

Таким образом, используя оптимизацию кадровых документов и кадровых процедур, в том числе применяя ЭДО, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Пример оптимизации приема на работу 666.9 КБ
  • Пример оптимизации работы с отпусками 643.3 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться