Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами.

Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборота (ЭДО), как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО.

Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

В роли эксперта: Иван Агапов, аналитик Synerdocs.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами.

Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире.

Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП).

Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx.

Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в  п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения.

Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера.

Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы.

Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов.

СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России.

Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет.

Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом.

Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр.

Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки.

У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа.

Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя.

Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше.

Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Читать дальше:

●   Глава 1. Бухгалтер и электронный документ.

●   Глава 2. Бухгалтеру об электронной подписи.

●   Глава 3. Электронные документы — факты, законы и важные нюансы.

●   Глава 4. Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС.

●   Глава 5. Хранение электронных документов: где и как.

●   Глава 6. Что такое роуминг электронных документов

●   Глава 7. Выходим за границы.

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal.

Источник: Klerk.ru

Система хранения электронных документов: управление, обработка и учёт

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации вести учёт и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и другой технической деятельности.

Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений должны храниться в разработавшей их организации, если договор с заказчиком документации не предусматривает иного варианта. Они могут храниться в бумажной и электронной форме. Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения принимает разработчик документации.

Преимущества электронного архива

Электронный архив — наиболее удобный и эффективный способ хранения проектной и технической документации.

Электронная архивация чертежей, отчетов и планов позволяет:

• неограниченное время хранить чертежи в неизменном виде, так как электронные документы в отличие от бумажных не изнашиваются и не ветшают;
• находить нужные документы по их атрибутам;
• просматривать документы дистанционно с любого устройства, способного подключиться к серверу архива;
• работать с одними и теми же документами одновременно нескольким специалистам;
• распечатывать документы по мере необходимости;
• пересылать документы по электронной почте;
• сохранять документ в первоначальной редакции и всю историю изменений;
• систематизировать документы различными способами, подключать справочники.

Программное обеспечение электронного архива проектной документации изначально предназначено для работы с большими объёмами документов, поэтому сложность структуры хранения практически не ограничена.

Ещё одно преимущество электронных архивов — возможность резервного копирования, в том числе автоматического. Это гарантирует практически 100% сохранность содержащихся в архиве электронных документов.

Одновременное хранение бумажных и электронных документов

Если в организации одновременно используются документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга:

• проектные документы в бумажной форме могут быть оцифрованы, при этом файлы, снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронно-цифровыми подписями становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
• печать документов на бумажных носителях выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004, при этом они должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц.

Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.

Система ЭТЛАС для архивов

Электронный архив разработки «Этлас» — гибкое и универсальное решение для организации архива проектной документации. Функционал программы позволяет объединить в единой системе бумажные и электронные копии документов, в том числе:

• реализовать поточное сканирование бумажных документов: система обеспечивает автоматическое распознавание атрибутов документов, их именование, нумерацию и размещение;
• автоматизировать работу со складом документов, в том числе с применением штрих-кодов: быстро находить расположение нужных дел, отслеживать свободные места и др.;
• создавать любое количество картотек по учёту данных.

Встроенные редакторы и конструкторы помогают адаптировать систему к особенностям деятельности любой организации.

Ещё больше о возможностях электронного архива «Этлас» вы узнаете у наших консультантов.

Архив электронных документов | 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8

Федеральные стандарты бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы c 2019 г.

устанавливают приоритетный порядок составления и хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (пункт 13 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности», пункт 12 стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Составление отчетности на бумажном носителе допускается только в случае отсутствия возможности формирования и хранения ее в электронном виде, или если необходимость составления и хранения на бумажном носителе установлена законодательно.

Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность хранения в электронном виде, наряду с бухгалтерской (финансовой) отчетностью, также первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:

• п. 5 ст. 9 «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
• п. 6 ст. 10 «Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
• п. 7.1 ст. 13 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне созданы условия для минимизации бумажного документооборота, вплоть до его полного исключения.

«Безбумажная технология» работы реализуется за счет:

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован единый порядок хранения первичных документов, регистров учета и бухгалтерской (налоговой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Все виды «выходных форм» документов, вместо печати на принтере и подписи вручную, можно сохранить в архиве электронных документов и подписать электронной подписью:

• первичные документы (акты, счета-фактуры, инвентарные карточки и пр.);
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерская и налоговая отчетность.

Использование электронной подписи

Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным документу на бумажном носителе, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п.1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создается аккредитованным удостоверяющим центром, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (п.3 статьи 2 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Архив электронных документов

Архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или «в облаке» по технологии 1cFresh). При больших объемах документооборота может использоваться внешнее файловое хранилище.

Архив электронных документов также может быть организован на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». За счет интеграции типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0» и «1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 1.4»:

• пользователи «1С:Документооборота государственного учреждения» смогут работать с электронными документами, формируемыми в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» и хранящимися в «1С:Документообороте государственного учреждения».
• пользователи «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» смогут, не запуская «1С:Документооборот государственного учреждения», пользоваться его возможностями: помещать электронные документы в его хранилище, отправлять документы на согласование и согласовывать их, ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение, отправлять документы по электронной почте, вводить отчеты о проделанной работе и так далее.

Гост р 54989-2012/iso/tr 18492:2005 обеспечение долговременной сохранности электронных документов

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005

ОКС 37.080:25.040.40

Дата введения 2013-05-01

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

• Сведения о стандарте
• 1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык технического отчета, указанного в пункте 4
• 2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»
• 3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 сентября 2012 г. N 325-ст
• 4 Настоящий стандарт идентичен техническому отчету ИСО/ТО 18492:2005* «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (ISO/TR 18492:2005 «Long-term preservation of electronic document-based information»).
• ________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. — Примечание изготовителя базы данных.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты».

В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты».

Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

Международная организация по стандартизации ИСО (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций — членов ИСО). Подготовка международных стандартов обычно ведется в технических комитетах ИСО.

Каждая организация — член ИСО имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых представляет для нее интерес. Вместе с ИСО в этой работе также принимают участие международные правительственные и неправительственные организации.

ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией (МЭК — International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, установленными в части 2 директив ИСО/МЭК.

Сроки хранения электронных документов в архиве организации, регламенты

Сроки хранения документов в электронном формате — актуальная тема для компаний. Нынешняя реальность не оставляет выбора: компании постепенно отказываются от бумажного делопроизводства, отдавая предпочтение цифровому.

Виртуальная документация в несколько раз ускоряет рабочие процессы: ее проще создавать, форматировать и отправлять. Однако этот переход предполагает создание хранилища, требующего тщательного проектирования и защиты, иначе вы рискуете потерять всю важную информацию.

Кроме того, цифровой формат также предусматривает определенный набор правил, которые необходимо соблюдать.

Организация хранения файлов электронных документов

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) доказало свою жизнеспособность на практике. Его обучение экономит время сотрудников, позволяет поддерживать документацию в исправном состоянии и быстро извлекать из хранилища.

Бумажные файлы, состоящие из бесчисленных папок, относятся к прошлому веку. Электронный документооборот постепенно растет, а нормативно-правовая база устаревает.

Собственники бизнеса должны соблюдать Правила, установленные Приказом Министерства культуры Российской Федерации в 2015 году.

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде в организации является одним из процессов делопроизводства. Он основан на тех же фундаментальных принципах, что и бумажный оборот дел.

Задача компании — обеспечить безопасность данных, за которую отвечает ИТ-специалист.

В случае проверки контролирующими органами компания должна подтвердить достоверность и юридическую значимость представленной информации.

Способы хранения документации

На сегодняшний день существует множество возможностей для хранения документальной информации в цифровом виде. Перед руководителем часто стоит выбор, какой вариант реализовать. Рассмотрим четыре из них.

Местный архив

На персональном компьютере создается папка, к которой имеют доступ определенные сотрудники организации. Они имеют право прикреплять новые файлы, но не могут удалять существующие. Право на удаление принадлежит модератору, который следит за соблюдением определенных правил.

Каждый сотрудник должен быть обучен тому, как правильно осуществлять цифровой документооборот и хранить документы в электронном формате. В противном случае не будет должного порядка. Изучение правил требует времени и усилий. Безопасность папки архива сомнительна.

Компьютер может выйти из строя, а нерадивые работники скопируют, изменят или уничтожат важный файл.

Сохраняйте данные на внешних устройствах

Для этого используйте флешки или диски. Однако существует явный риск потери или повреждения носителя, в результате чего вся сохраненная документация исчезнет.

К тому же взломать флешку сегодня не составит труда мастерам. В этом случае вы не сможете записать всю информацию на флешку. Условно объем бумажной работы – это устройство.

Законодательством установлено, что раз в 5 лет необходимо проверять его состояние и воспроизводимость.

Облако

Третий вариант обязательно обеспечивает стабильное интернет-соединение. Но вам не нужно вкладывать средства в покупку специального программного обеспечения.

Документ, хранящийся в электронном виде в файле, должен иметь закрытый доступ; этот метод хранения предполагает управление оператором электронного документооборота. Чтобы войти в хранилище, нужно знать пароль.

Облако обеспечит необходимый уровень защиты и позволит установить статус каждого сотрудника с определенными опциями при работе с архивной информацией.

Отдельное программное обеспечение или система ЭДО

Он позволяет структурировать файлы, быстро находить их и должным образом обеспечивать их безопасность. Они расположены на внутренних серверах и доступ к ним может быть ограничен или не ограничен. При неограниченном использовании для воркера разрешена только функция «чтение». Запись производится непосредственно программой.

Очевидно, что автоматизация необходима для любого бизнеса.

Срок хранения документации в цифровом формате

Тематика дела очень важна для организации, ведь сроки хранения электронных документов в информационных системах не предусмотрены на законодательном уровне и составляют:

• 10 лет — годовая бухгалтерская отчетность, 5 лет — ежеквартальная;
• 4 года — счета-фактуры, 5 лет — значения учетной политики;
• 75 лет — справки о доходах физических лиц; постоянно — акты передачи, пояснительные записки.

Требования к архивированию

Чтобы нормализовать процесс архивирования, полезно знать, как хранить информацию.

Особенности сохранения в “цифре”

Основные правила применения:

• Независимо от термина, содержание должно быть читабельным и информативным. Для экономии памяти устройства, на котором будет размещен файл, файлы конвертируются и сжимаются. Это может вызвать снижение читабельности, чего нельзя допускать;
• Основной договор должен быть вместе с приложениями к нему. Например, есть договор и к нему идут дополнительные договоры. Поэтому при поиске один файл должен ссылаться или быть прикрепленным к другому;
• Технологии не останавливаются, а вместе с ними меняются форматы хранения электронных документов, а вместе с ними и требования. Поэтому все сохраненные данные должны соответствовать текущему шаблону, чтобы получить к ним доступ. Для этого необходимо перезаписать реестр или переформатировать его.
• Документация накапливается с годами, что затрудняет поиск нужной информации в будущем. При подшивке необходимо предусмотреть идентификацию по определенной отметке или обозначению, что позволит быстро найти нужный файл. Кроме того, их необходимо разделить на группы для оперативного поиска.
• При размещении сведений в реестре их необходимо перевести в неизменяемое состояние. Посторонний человек не должен иметь возможности изменить его содержание и форму.
• Файлы отправляются в хранилище в двух экземплярах, которые хранятся на разных носителях.
• При получении электронной копии записи ее подлинность удостоверяется подписью должностного лица.

Иными словами, исходя из вышеизложенного, правила хранения электронных документов мало чем отличаются от порядка, предусмотренного для архивирования бумажных дел.

Опись архива

Этот вид консервации подразумевает разработку внутренних списков, в которых содержится вся документация. Это своего рода акт приема-передачи или учета файловой информации.

По истечении срока подачи при ежегодном рассмотрении документ уничтожается. Опись актуальна, в ней только актуальная информация. Список комплектуется по аналогии со структурированием бумажных дел.

Разница только не в количестве страниц, а в объеме памяти.

Продолжительность хранения данных в организации

Компания обязуется надлежащим образом сохранять документальную информацию в течение определенного периода времени. Также должен быть отработан алгоритм освобождения материалов из хранилища и их уничтожения.

Выдача документации из цифрового архива

Поток документов в реестре фиксируется в обязательном порядке. Если сотрудник запросил файл по локальной сети, информация регистрируется.

Если информация выдается в виде копии, запрос отражается в бумажном журнале. Подлинность файла подтверждается программой.

В журналах указывается краткая информация о работнике, запросившем материалы, его структурном подразделении в компании, учетный номер акта и дата выдачи.

Уничтожение архивных данных

Правила хранения электронных документов предусматривают их уничтожение. Как указано выше, просроченные документы уничтожаются. Проводится надлежащая проверка, в ходе которой принимается решение.

Исчисление срока начинается с 1 января года, в котором закончилось делопроизводство.

Такие материалы не допускается уничтожать, тем более, что в системе будет информация обо всех действиях, произведенных с ними.

Долгосрочное хранение в Диадоке

Так называется многофункциональный сервер, покрывающий все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализовать поток документов высокого качества. Ресурс предоставляет следующие варианты хранения документов в электронном формате:

• позволяет распределить обязанности и дает право подписи определенных отделов и их сотрудников;
• информация, передаваемая через Диадок, имеет юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
• есть простая и расширенная функция поиска с использованием фильтров;
• сохранять в трех экземплярах на разных серверах;
• предоставляет возможность отправлять файлы напрямую подрядчикам на согласование;
• гарантирует бессрочную сохранность документов.

Сервер также позволяет создавать структурированное хранилище данных в электронном виде на локальном ПК.

Пользователь самостоятельно создаст понятную файловую структуру с определенными именами и расположением для комфортной работы с архивными материалами.

По окончании оплаченного периода покупателю открывается доступ к хранилищу с высоким уровнем безопасности, подтвержденным соответствующим сертификатом.

Цифровой архив: плюсы и минусы

На практике эта система структурирования уже неоднократно применялась. Все ее преимущества менеджеры и сотрудники компании проверили на практике. Перечислим положительные стороны инноваций:

1. Обеспечивает быстрый доступ к нужному файлу и его приложениям.
2. Это позволяет повысить контроль над делами.
3. Упрощает обмен информацией с контролирующими органами.
4. Благодаря внедрению экономится рабочее время и сокращаются затраты.

Может показаться, что цифровое хранение документов в компании потребует дополнительных вложений на использование электронных носителей и программного обеспечения.

Этот аргумент считается основным недостатком при выборе метода архивирования. Также необходимо позаботиться о надежной защите для защиты информации от утечек и системных сбоев.

Но и традиционный метод консервации требует финансирования: оплата помещения и зарплаты архивариусам, покупка оборудования и канцтоваров.

Как выбрать облачный архив

Такой тип хранения считается наиболее приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок хранения файлов электронных документов. Кроме того, на рынке есть сервисы, учитывающие в своей работе все требования законодательства. И владельцу не нужно заботиться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:

1. Функциональность. В список опций должны быть включены основные обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, безопасность, уничтожение в установленные сроки и т.д.
2. Приемлемая цена. Услуги надлежащего качества в соответствии со всеми нормами закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система электронного хранения документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучите его репутацию, опыт работы.
3. Правоохранительные органы. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими характеристиками сервиса. Так как по требованиям ГОСТ документация должна храниться в РФ в двух и более экземплярах.
4. Как работает программа. В настоящее время есть два пути: веб-сервис и интеграция. Второй вариант дороже, так как требует дополнительных настроек, но позволяет отправлять материалы прямо из учетной системы.

Вопрос-ответ

Какой срок хранения электронных документов, как он определяется?

Срок рассчитывается исходя из содержания и важности документации. Например, информация о личном статусе хранится дольше, чем другие данные, до 75 лет. Он включает информацию о доходах, трудовом стаже, счетах и ​​всех выплатах работнику. В этом случае продолжительность определяется накоплением пенсии в будущем, когда соответствующие органы запросят необходимые материалы.

Как гарантировать юридическую значимость ЭДО?

Бланки подписаны ЭЦП, сертификат которой выдается ежегодно. Для подтверждения легальности сведений потребуется обратиться в удостоверяющий центр, который подтвердит действительность сертификата на тот момент.

Где хранятся электронные документы?

Место определяет сам руководитель организации, что зависит от выбранного способа. Есть 4 варианта: на внешнем носителе, в папке на компьютере, в облаке и в файле-носителе ЭДО.

Когда состоится полный переход на ЭДО и от чего он зависит?

По мнению властей, этот момент наступит в 2024 году. Правда, для этого придется восполнить пробелы в законодательстве и устранить проблемы с подтверждением важности данных. Например, власти установят единый формат цифровой документации, чтобы исключить проблемы при ее передаче. Они также установят обязательные условия, исключающие изменение файловой информации.

Как хранить документы в электронном виде в организации?

В соответствии с правилами ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR. Они перечислены выше более подробно.

Владелец компании берет на себя всю ответственность за порчу информации. Поэтому при выборе метода консервации лучше изначально вложить необходимую сумму, чем потом сожалеть об утерянных материалах.

Переход на цифровое архивирование данных в ближайшем будущем станет неотъемлемым требованием для всех юридических лиц. И это не прихоть госорганов, которым придется изрядно потрудиться, чтобы подготовиться к этому преобразованию.

Современные реалии диктуют свои правила и игнорировать их глупо. Чтобы процесс хранения файла в электронном виде не вызывал затруднений в будущем, лучше уже сегодня обратиться к специалистам в этой области.

И когда конкуренты переживают из-за инноваций, компания ЭДО будет на шаг впереди.

Буква закона: правила хранения электронных документов

Электронные документы намного легче и быстрее создавать, перерабатывать и пересылать. С помощью ЭДО существенно ускоряются рабочие процессы и экономятся ресурсы компании. Теперь нет необходимости выделять помещение под архив или тратить очень много времени на поиск нужного файла. Однако, их важно правильно хранить в архиве, защищать от сбоев системы и посторонних вмешательств.

Документы можно хранить на флеш-носителях. Но, как показала практика, это самый плохой способ. Носитель может перестать работать или потеряться. Кроме того, защиту флешки очень легко взломать даже обычному человеку.

Не нуждается в установке ПО и больших тратах, гарантирует высокую защиту и хранит документы в соответствии с требованиями закона. Предоставляет доступ при наличии бесперебойного доступа к сети.

Файл на компьютере  с доступом узкого круга сотрудников. Данные могут быть утеряны при поломке компьютера. Они должны храниться в соответствии с утвержденными законом требованиями, что непросто сделать самостоятельно.

Архив при системе ЭДО, гарантирующий быстрый доступ, логичную структуру и ясные правила хранения. Для организаций этот метод является избыточным, поскольку нуждается в отдельном программном обеспечении, настройке и тратах.

Чаще всего предприниматели выбирают облачный архив.

Хранение электронных документов в нем должно соответствовать следующим требованиям:

• Удобочитаемость — учет формата и умение его читать, а также отображать в режиме реального времени.
• Возможность группирования — документы должны легко находиться, распознаваться и распределяться по группам, на них необходимо указывать правильные ИНН и другие известные маркеры.
• Ясность и понятность — документ легко найти при необходимости.
• Безопасность — документы надежно хранятся в стабильной среде, защищаются, могут управляться.

Владелец в обязательном порядке должен хранить средства для чтения, копирования и проверки их состояния. Ее нужно проводить каждые 5 лет.

Длительность хранения документов установлена Приказом ФНС России.

1-5 лет	Письма, правила и справки
75 лет	Данные о заработке, стаже, счетах и выплатах работникам
От 5 лет и бессрочно	Договоры, приложения и соглашения, акты, счет-фактуры и отчеты

Архивный документ копируется, если его необходимо распечатать, выдать или направить кому-то. Все действия отображаются в журнале, в котором фиксируется дата запроса, информация о работнике, сделавшем запрос и подразделении, а также номер документа.

Достоинства облачных электронных архивов:

• Экономия времени и ресурсов.
• Ускорение бизнес-процессов.
• Быстрый и простой поиск нужной информации.
• Отсутствие необходимости хранить и защищать данные самостоятельно.
• Повышение контроля над процессами.
• Упрощение отчета перед ФНС.