Главная › Документы

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Какие виды документов могут составляться

Акт списания документов зависит от того, какая именно документация подлежит списанию. Наиболее часто списанию подлежат бумаги:

• Бухгалтерская документация. В нее дополнительно входят налоговые отчетности. Если сдается отчет за год, то у него отсутствует срок хранения. Если отчеты сдаются ежеквартально, то они должны храниться не меньше пяти лет. Если сдаются ежемесячно, то должны содержаться в компании в течение одного года, следующего за отчетным. Акты, на основании которых уничтожается бухгалтерская отчетность, составляются отдельно. При этом для них используется общий порядок хранения и уничтожения, который прописывается в ФЗ №125. В акте непременно указывается, какая именно документация подлежит списанию, к какому виду налога она относится, а также за какой период времени она составлялась.
• Первичная документация. Она должна храниться в компаниях не меньше пяти лет. Уничтожение считается специфическим процессом, требующим составления отдельного акта. Если же такие бумаги в будущем будут запрошены работниками налоговой инспекции, то в качестве доказательства невозможности и объективности их непредставления будет выступать правильно составленный акт.
• Архивные бумаги. Сюда обычно входят разные кадровые бумаги, к которым относятся приказы или личные дела. Оптимальным срокам хранения для них считается 75 лет.
• Документы на уничтожение. Сюда входят разные не слишком важные бумаги, которые могут захламлять архив. Они не считаются значимыми, а также обычно не проверяются разными контролирующими органами. Но даже их уничтожение должно фиксироваться соответствующим актом.
• Документы, у которых истек срок хранения. Каждый документ, формирующийся на предприятии, обладает ограниченным сроком хранения. Обычно они переносятся в архив с непременной отметкой, которая указывает, до какого года следует хранить документацию. Если истекает данный срок, то уничтожение должно происходить с применением особого акта, в котором в качестве причины указывается, что срок хранения уже прошел.

В каком порядке проводится списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности – читайте здесь.

Уничтожаются документы, у которых закончился срок хранения или было потеряно их практическое значение. Чтобы выполнить данный процесс, непременно составляется акт правильной формы, на основании которого уничтожаются важные бумаги. Перед его формированием требуется провести экспертизу, определяющую ценность конкретной документации.

Правила, регламентирующие хранение

• Определить время сохранения деловых бумаг можно, воспользовавшись Перечнем, который утвержден Госархивом в 2006 году, 06 октября.
• Вот что определено Перечнем:

налоговые отчеты годовые хранятся постоянно, за квартал – 5 лет, за месяц – 1 год;

балансы бухгалтерские и отчеты за год – постоянно, за квартал – 5 лет, за месяц – 1 год;

вся первичная учетная бух. документация – 5 лет.

Кадровые бумаги следует сохранять на протяжении 75 лет (это приказы о назначениях, перемещениях, личные дела, табели по вредным работам и т.п.).

вся первичная учетная бух. документация – 5 лет.

Акт о выделении документации к уничтожению

Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

https://www.youtube.com/watch?v=YHbl0FG5Tuo\u0026pp=ygVt0J_RgNC40LrQsNC3INGA0YPQutC-0LLQvtC00LjRgtC10LvRjyDQvtGA0LPQsNC90LjQt9Cw0YbQuNC4INC-0LEg0YPQvdC40YfRgtC-0LbQtdC90LjQuCDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7Qsg%3D%3D

Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

• наименование документа;
• наименование организации;
• дату составления;
• наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
• перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
• Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

• «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
• Преамбула – указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
• Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
• Резолютивная часть – общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
• Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

Образец акта об уничтожении документов

Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.

Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).

Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Это обещанный пример акта:

Отдел кадров
12	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии	2004	—	05-03	1	ДМН ст. 6 а
13	Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков	2004	—	05-05	3	5 лет ст. 6 б
14	Переписка о работе с кадрами	2004	—	05-16	1	5 лет ЭПК ст. 264, 334
15	Переписка об оформлении командировок	2004	—	05-17	1	5 лет ст. 352
16	Графики отпусков	2000—2004	—	05-25	1	1 год ст. 356
Юридический отдел
17	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии	2004	—	06-03	1	ДМН ст. 6 а
18	Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства	2004	—	06-15	2	5 лет ЭПК ст. 61
19	Переписка по правовым вопросам	2004	—	06-18	1	3 года ст. 62
20	Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению	2004	—	06-19	2	5 лет ст. 56 б
…	…

Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.

Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина 18.10.2010

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК

Акт о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению – это документ, в обязательном порядке составляемый организациями при уничтожении документации. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Когда необходимо составлять акт

Каждый документ имеет свой определённый законом или договором срок хранения. В течение этого срока организация несёт обязанность по хранению такого документа.

Также документ в течение этого срока обладает юридической силой.

Хранение большого объёма документации оказывает на организации дополнительную нагрузку, от которой предприятие может избавиться при помощи уничтожения старых и утративших силу документов.

Как правило, акт об уничтожении документов является следствием проведения организацией экспертную оценку ценности документов. В комиссию входят эксперты по работе с документами.

Они в своём заключении укажут на те документы, которые уже в силу тех или иных обстоятельств не представляют ценности и просто занимают место в архиве предприятия.

Заключение по экспертизе оценки ценности документов прикладывается к акту об уничтожении документов. Разберем подробно процедуру, которую проводят члены экспертной комиссии.

Члены комиссии исследуют все находящиеся в архиве организации документы с целью следующее:

• документы с истёкшим сроком хранения;
• физически испорченные документы. Бумага с течением времени и при неправильных условиях хранения имеет свойство деформироваться;
• документы, не представляющие для предприятия практического значения.

После осуществления процедуры оценки выявленных документов, составляется акт о их дальнейшем выделении. Обозначенные комиссией документы в последующем будут уничтожены, о чём также следует составить дополнительный акт. Не подлежат уничтожению документы, представляющие собой научную, культурную ценность. Об этом также делается отметка в настоящем документе.

Таким образом, акт о выделении будет содержать полный перечень документов, не подлежащих хранению.

Каким способам уничтожаются документы

После уничтожения документации не должно быть физической возможности ознакомиться с её содержанием. Поэтому документы следует уничтожать полностью, без возможности восстановления или повторного использования бумаги.

В силу важности этого процесса, уничтожать бумаги следует при помощи шредера.

Для уничтожения документов можно воспользоваться услугами третьей стороны и заключить договор подряда с организацией, занимающейся уничтожением документов.

Практическое значение документа

Акт несёт в себе большое значение для предприятия. Организация несёт ответственность за хранимые ей документы, в том числе документы других организаций.

Предприятия могут осуществлять передачу документации друг другу, в том числе и оригиналов документов. Принимающая сторона будет нести за них полную ответственность.

Очень важно проследить за тем, чтобы не выделить к уничтожению документы, имеющие практическую значимость.

Дело приобретает чрезвычайную важность, если речь идёт о документах сторонней организации. В случае уничтожения документов третьего предприятия, уничтожившая организация будет нести перед предприятием-собственником документов юридическую ответственность. Такая ответственность предусмотрена актом приёма-передачи документов.

Форма акта о выделении

Составить акт о выделении в свободной форме не получится. В силу своей юридической значимости, для документа предусмотрена обязательная форма. Разработанную государственным органом форму можно заполнить на компьютере или же от руки. В силу большого объёма выделяемых документов, рекомендуется заполнять документ при помощи компьютерных средств.

Пошаговая инструкция по заполнению формы акта

Форма акта не должна вызвать сложностей в её заполнении, тем не менее разберём всё «по полочкам».

Первым делом заполняем шапку документа. Здесь указываем:

• присвоенный на предприятии номер настоящего документа;
• полное наименование юридического лица, ФИО директора и его подпись.

Далее следует заполнение вводной части документа.

В этой части указываем документ, на основании которого документы более не подлежат хранению. Для каждого типа документов в различных отраслях предусмотрен различный срок хранения.

Существуют специально разработанные перечни документов в сфере государственной, научной и других видах деятельности. Для каждого вида деятельности Росархивом предусмотрен свой перечень с указанием сроков их хранения.

Разбираемся к какому типу документации относятся наши документы и указываем это в акте. Здесь же указываем наименование фонда, из которого выделяются бумаги.

Ниже по документу следует его основная часть, представленная в виде таблицы. В приведённой таблице указываем все выделяемые к уничтожению документу по следующей форме:

• в первом столбце следует указать номер документа по порядку в настоящем списке. Начинаем с номера один;
• во втором вносим наименования документов. Это может быть как единичный документ, так и группа документов, объединённая общей категорией. Например, товарные накладные за определённый срок;
• третий столбец должен нести в себе информацию о годах, которыми датируются выделяемые документы;
• в четвёртом столбце отмечаем реквизиты описи документов;
• в пятом столбце указываем номер единиц хранения по описи;
• шестой столбец несёт информацию о количестве единиц хранения, выделяемых для уничтожения;
• в седьмом столбце отмечаем срок хранения в соответствии со статьей указанного в вводной части перечня документов от Росархива;
• в последнем столбце можно указать примечания к документам.

Под таблицей дублируем информацию о количестве единиц документов и годах их составления. Эта часть документа должна выглядеть следующим образом:

После указания всей необходимой информации о документах, указывается информация об ответственных за передачу документов лицах. Вносим данные о лице, передавшем документы и о лице, внёсшим изменения в учётные документы организациями. Акт завершается заверением их подписями.

Приказ об уничтожении документов не подлежащих хранению образец

Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

Способы избавления от бумаг

Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

• Сжигание.
• Сдача в пункт приема макулатуры.
• Уничтожение посредством шредера.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Создание комиссии

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

Издание приказа

Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:

4.11.2017 г. Москва

• Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов
• С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,
• 1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:

Руководитель: Петров А.С. (гендиректор) Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)

2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов. 3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.

4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С. Петров

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Работа комиссии

Главная функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения. Рассмотрим все ее функции:

• Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
• Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.
• Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.
• Полная экспертиза документации.

Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре.

ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.

Документальное оформление

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

• Дата.
• Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
• Распоряжение.
• Способ избавления от бумаг.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

• Способ избавления от документов.
• Исполнитель, ответственный за мероприятие.
• Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Срок хранения

Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее: