Страхование имеет большое значение, как для отдельных граждан, так и для страны в целом. Под защиту берется жизнь, здоровье, имущественные интересы людей, крупные государственные проекты и процессы. Все это сопровождается оформлением огромного количества документации.

Любой договор — это деньги, обязательства и правила сотрудничества. Часто сроки сотрудничества растягиваются на годы и десятилетия.

Чтобы быстро найти нужный документ создается и функционирует архив страховой компании — грамотно организованный сервис, обеспечивающий надежное хранение финансово-правовой информации.

Для чего нужно хранить документы

Прежде всего, организация сбора обобщения и сохранности финансовой документации регламентирована государством. Речь идет о Федеральном законе № 125/2004 «Об архивном деле в Российской Федерации». В документе прописаны вопросы обработки документации, сроки, порядок допуска к ней и уничтожения.

В конечном итоге грамотно организованное архивирование обеспечивает эффективность в работе организации, способствует ее развитию, повышает рейтинг, а как следствие — привлекательность со стороны клиентов самого разного статуса.

Статья по теме:  Особенности поиска клиентов страховому агенту

Обратите внимание! Архивирование является довольно сложным и ответственным процессом. Грамотная организация данного мероприятия дает возможность снизить текущие расходы, связанные с учетом, поиском и применением нужной информации.

Оптимизация документооборота

Процедура открытия, ведения и закрытия страховых дел отработана до мелочей. Но дальше начинается самое сложное — их нужно где-то разместить, запомнить место, а когда информация понадобится, быстро найти ее, не потеряв ни одной бумаги или байта электронного файла.

Ведение описей и картотек является проверенной практикой, но в современных условиях такой способ занимает слишком много времени.

Чтобы упорядочить систему размещения папок и на тратить время на составление бесконечных картотек и соответственно установку огромных шкафов, разработана программа маркировки документов штрих-кодами и их учет в электронных списках.

После нанесения штрихкодов документы проходят через сканер и попадают к сотруднику, проверяющему правильность оформления материалов. А уже затем папки отправляются в хранилище. Информация об их местонахождении заносится в базу данных. Достаточно ввести поисковый запрос, и система подскажет, где лежит искомый документ.

Обратите внимание! Современные архивные системы программируются по каждому документу. Так компьютеры выдают информацию об окончании договоров,  просрочке платежей и тому подобное.

Хранение особо важных документов

Нет второстепенных договоров, но есть документы, утрата которых может повлечь за собой осложнения с законом, потерю репутации и финансовые убытки. Таким материалам уделяется особое внимание в плане обеспечения надежности их сохранности.

 

Обратите внимание! В некоторых случаях особо важные материалы и их копии могут размещаться в банковских ячейках, что гарантирует их абсолютную сохранность.

Внеофисное хранение документов

Как правило, филиалы компаний располагаются в небольших зданиях, где есть место только для самого необходимого — мебели и бытовой техники, сотрудников и посетителей. А между тем, количество архивных материалов растет, хранить их на подоконниках и по углам некрасиво, непрактично и противозаконно.

Для размещения таких документов можно воспользоваться услугами организаций, имеющих лицензию для ведения архивной деятельности. Тут нужно соблюсти условие, чтобы их сотрудники не имели доступа к конфиденциальной информации.

То есть, арендуется помещение, у которого есть охрана, эффективная вентиляция и система пожарной безопасности.

Обратите внимание! Для организации внеофисного хранения архива составляется договор установленного образца.

Создание электронных архивов

Электронный архив — это отличное решение для страховой компании.

Система электронных данных достаточно проста. Ее без особых усилий освоит в течение рабочего дня даже начинающий работник компании.

Статья по теме:  Особенности применения онлайн-касс для страховых агентов

Конфиденциальное уничтожение документов

Для каждого типа документов установлен минимальный срок их хранения. По его истечению компания имеет полное право их уничтожить, так как они не имеют практической ценности.

Данная процедура проводится ежегодно, для чего приказом руководителя организации создается комиссия.

Ее члены просматривают каждый документ, а после одобрения дают согласие на его внесение в акт на уничтожение.

Процедура проводится путем сжигания или сдачи на сертифицированный пункт приема макулатуры. Там выдается квитанция на принятие груза с указанием его веса. Но и это не все.

Комиссия должна присутствовать во время загрузки материалов в емкости для переработки, чтобы убедиться в их гарантированном уничтожении.

Это нужно, чтобы конфиденциальные сведения не попали к третьим лицам для ознакомления и разглашения. По окончании процедуры члены комиссии подписывают акт.

Таким образом, архив страховой компании — это важная и неотъемлемая функция ее деятельности. От ее правильной организации зависит эффективность работы всей организации в целом.

Изменились сроки хранения закрытых выплатных дел

ОПУБЛИКОВАНО 08.07.2021 10:36

В соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22 декабря 2020 года No936н в целях оптимизации деятельности территориальных органов ПФР по хранению выплатных дел, установлены следующие сроки хранения закрытых выплатных дел:

• срок хранения закрытых выплатных дел получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению сокращен с 40 до 20 лет;
• хранение закрытых выплатных дел получателей пенсий по инвалидности осуществляется до даты назначения пенсии по старости, а в случае смерти получателя – 5 лет с даты прекращения выплаты соответствующей пенсии;
• в отношении закрытых выплатных дел получателей страховых пенсий по случаю потери кормильца и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по случаю потери кормильца срок хранения сокращен с 30 до 10 лет;

таким образом, срок хранения выплатных дел зависит от вида пенсии и связан с решением территориального органа ПФР о прекращении выплаты пенсии.

В выплатных делах хранятся копии следующих документов:

• документ, подтверждающий стаж (трудовая книжка, трудовой договор; протокол свидетельских показаний об установлении стажа, до появления трудовых книжек; справка работодателя или государственного (муниципального) органа; выписка из приказов и пр.)
• дипломы
• военный билет
• свидетельство о рождении детей
• у женщин свидетельство ЗАГСа о вступлении в брак, подтверждающее смену фамилии
• справка бюро медико-социальной экспертизы об установлении инвалидности (для пенсии по инвалидности)
• свидетельство о смерти кормильца, решение суда, подтверждающее признание гражданина безвестно отсутствующим или объявление умершим, документы, подтверждающие продолжительность стажа умершего кормильца, а также, документы, подтверждающие родство с кормильцем: свидетельства ЗАГСа, решение суда и прочее (для пенсии по случаю потери кормильца)

В настоящее время в территориальных органах ПФР проводится работа по выделению к уничтожению выплатных дел с истекшими сроками хранения.

Учитывая, что документы из выплатных дел граждан, в том числе участников Великой Отечественной войны и вооруженных конфликтов (боевых действий), а также граждан, внесших значительный вклад в социально–экономическое развитие региона, могут представлять историческую ценность и быть включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации организуются экспертные комиссии по проведению экспертизы ценности выплатных дел с истекшими сроками хранения.

При желании граждан Камчатского края получить в семейные архивы копии личных документов умерших родственников, хранящихся в выплатных делах, следует обратиться в клиентскую службу ПФР, где покойный получал пенсию, и написать заявление о предоставлении копий личных документов. При обращении в клиентскую службу необходимо предоставить документы, подтверждающие родство.

ОПУБЛИКОВАНО 19.11.2019 00:00

Новый перечень: Сроки хранения документов персонифицированного учета

Те, кто сталкивался с необходимостью устанавливать сроки хранения тех или иных документов, знают, что это порой весьма нетривиальная задача, особенно в тех случаях, когда изменяются установленные в законодательстве требования к хранению документов. Такие изменения необходимо отслеживать при обновлении перечней.

Сказанное в полной мере относится к документам персонифицированного учёта, и радует, что в новом «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236, были учтены новые нормы законодательства в отношении документов этой группы. Отмечу, что сроки хранения этих документов — вопрос актуальный, поскольку с принятием федерального закона от 16 декабря 2019 года №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и федерального закона от 16 декабря 2019 года №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» у нас в стране появился новый комплекс документов, связанных с ведением Пенсионным Фондом РФ учёта сведений о трудовой деятельности граждан.
Федеральный закон от 1.04.1996 №27-Ф «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

индивидуальный (персонифицированный) учёт — организация и ведение учета сведений о каждом зарегистрированном лице для обеспечения реализации его прав в системе обязательного пенсионного страхования, сведений о трудовой деятельности для обеспечения возможности использования данных сведений при его трудоустройстве, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и (или) исполнения государственных и муниципальных функций в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе с использованием страхового номера индивидуального лицевого счета в качестве идентификатора сведений о физическом лице;

Законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» изначально были установлены сроки хранения этих документов, которые затем были изменены в апреле 2019 года федеральным законом от 1 апреля 2019 года №48-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»:

До 1 апреля 2019 года:

Федеральный закон от 1.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений 3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности 4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации страхователями, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.

После 1 апреля 2019 года:

Федеральный закон от 1.04.1996 №27-ФЗ (ред. от 16.12.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений 3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в письменной форме составляет не менее шести лет, а указанных документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, — не менее семидесяти пяти лет.

Мой комментарий: Обратите внимание, что изначально сроки хранения одних и тех же документов различались в зависимости от того, кто их хранит; при этом для страхователей срок хранения не был установлен явно, а был привязан к срокам хранения бухгалтерской и финансовой отчетности.

Согласно статье 29 федерального закона от 6 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Но вот сроки хранения тех же документов в Пенсионном фонде были изменены.

До 1 апреля 2019 года для бумажных и электронных документов, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, срок хранения был не менее 6 лет; а для документов, содержащих иные сведения — не менее трёх лет.

С 1 апреля 2019 года срок хранения электронных документов увеличился до 75 лет. Между тем, не было разъяснено, что делать с документами прежних лет — распространяются ли на них новые сроки хранения или нет?

Теперь давайте посмотрим, какие сроки хранения для этих же видов документов установлены в новом «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236. В Перечне документы персонифицированного учета упомянуты всего в двух статьях:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236) 620. Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников — 5 лет 624. Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета:
а) у страхователей; — 5 лет

б) в Пенсионном фонде Российской Федерации — 6 лет. В электронной форме — 75 лет

Итак, в данном случае сроки хранения в Перечне установлены совершенно правильно, в точном соответствии с действующим законодательством. Неясно, однако, что Пенсионный фонд должен делать с электронными документами прежних лет. Если исходить из того, что в отсутствие прямых указаний на иное законы обратной силы не имеют, то Пенсионный фонд может совершенно спокойно уничтожить документы прежних лет. Однако это ещё не все документы персонифицированного учёта, и в следующем посте речь пойдёт и других видах документов такого рода. Источник: Консультант Плюс

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=345020

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=340324

Хранение документов у страховщика

В соответствии с частью 2.1 статьи 6 Закона РФ №4015-1 от 27.11.

1992 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» (далее – Закон №4015-1) страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора, то есть Банком России. Вместе с тем, следует отметить, что с 21 декабря 2016 года часть 2.1 статьи 6 рассматриваемого закона будет изложена в новой редакции: «Страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора, а также информации, содержащейся в информационных системах, ведение которых предусмотрено статьей 29.1 настоящего Закона».

По любому вопросу звоните по телефону +7(952) 045-74-83 (WhatsApp, Telegram, Viber) или пишите на электронную почту [email protected]

    

Напомним, что статьей 29.1 Закона №4015-1 установлены правила обеспечения хранения информации о деятельности страховщика.

Так, в целях хранения информации о страховых резервах, средствах страховых резервов, собственных средствах (капитале) и об их движении страховщик обязан отражать все осуществленные операции и иные сделки в базах данных информационных систем на электронных носителях, позволяющих обеспечить хранение содержащейся в них информации не менее чем пять лет с даты ее включения в базы данных, и обеспечивать возможность доступа органа страхового надзора к такой информации. Требования к порядку создания и ведения баз данных, хранения содержащейся в них информации, предоставления доступа к такой информации органу страхового надзора устанавливаются органом страхового надзора. Обеспечение хранения информации, содержащейся в базах данных, ведение которых предусмотрено настоящей статьей, осуществляется также путем создания их резервных копий.

До настоящего времени Банк России не опубликовал новые перечень и требования к хранению документов. В связи с этим, следует руководствоваться  Приказом  ФСФР России от №13-16/пз-н 06.03.

2013 «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов».

Рассматриваемым приказом установлен Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики (раздел II Перечня).

Руководителем страховщика должны быть утверждены следующие документы:

• приказ о мерах, обеспечивающих сохранность документов, о создании архива для хранения документов, о создании оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих их сохранность и оперативность получения, о создании условий, обеспечивающих физико-химическую сохранность документов, об определении места и способа хранения документов, о создании условий, обеспечивающих возможность предоставления документов по запросу органов государственной власти;
• инструкция по делопроизводству;
• порядок ведения учета документов;
• номенклатура дел;
• порядок передачи в архив и выдачи дел из архива;
• приказ об утверждении ответственных лиц за соблюдением порядка передачи в архив и выдачи дел из архива и обязанных проводить проверки наличия дел в соответствии с их номенклатурой,
• положения (инструкции) о порядке учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности.

С 1 сентября 2013 года Федеральным законом от 23.07.2013 №249-ФЗ установлена административная ответственность  за неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством. Так, ч.

3 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Рассматриваемое правонарушение является длящимся, поскольку необеспечение сохранности документов выражается в длительном невыполнении страховщиком обязательных требований, предусмотренных нормативно-правовыми актами в области страхового законодательства.

В соответствии с частью 1 статьи 4.

5 КоАП РФ постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев (по делу об административном правонарушении, рассматриваемому судьей по истечении трех месяцев) со дня совершения административного правонарушения, а за нарушение страхового законодательства — по истечении одного года со дня совершения административного правонарушения. При длящемся административном правонарушении сроки, предусмотренные частью 1 статьи 4.5 КоАП РФ, начинают исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. Согласно разъяснениям, содержащимся в пункте 19 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.01.2003 N 2 «О некоторых вопросах, связанных с введением в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», при проверке соблюдения давностного срока в целях применения административной ответственности за длящееся правонарушение суду необходимо исходить из того, что днем обнаружения административного правонарушения считается день, когда должностное лицо, уполномоченное составлять протокол о данном административном правонарушении, выявило факт совершения этого правонарушения. Указанный день определяется исходя из характера конкретного правонарушения, а также обстоятельств его совершения и выявления. Поскольку установленное правонарушение является длящимся и срок давности привлечения к административной ответственности начинает исчисляться с момента его фактического обнаружения, годичный срок привлечения к административной ответственности на дату вынесения оспариваемого постановления не истек.