Законы

Сроки хранения мобилизационных документов

Правонарушениям в сфере воинского учета граждан посвящена целая глава 21 КоАП РФ. Руководители и должностные лица организаций заплатят штраф за непредставление или несвоевременное представление сведений в комиссариаты.

К тому же, 14 апреля 2023 года подписан законо цифровизации воинского учета. Теперь контроль за ведением ВУ станет цифровым, а взаимодействие между работником, комиссариатом и работодателембудет происходить в том числе и в электронной форме.

Разъясним, как организовать в компании ведение воинского учета «с нуля», чтобы выполнить нормативные требования, включая последние изменения закона о реестре военнообязанных.

Сроки хранения мобилизационных документов Полный пакет документов по воинскому учету

Изучаем нормативную базу

Воинский учет граждан в организации — это обязательный комплекс мероприятий с работниками из категории призывников и военнообязанных.

Он предполагает сбор, систематическое ведение и хранение сведений о них; направление регулярной отчетности в комиссариаты.

Государство должно знать, какие у него есть человеческие ресурсы на случай призыва, мобилизации — в количественном и качественном разрезе. 

Воинский учет ведут по требованиям:

Эти документы регламентируют воинский учет в организациях, а не у индивидуальных предпринимателей. Формально ИП-работодатели не несут такой обязанности, хотя комиссариаты не всегда с этим согласны.

Выпускаем приказ

Назначьте распорядительным документом ответственных за ведение воинского учета и хранение документов. В зависимости от численности учитываемых, это может быть один совместитель или несколько освобожденных работников — п.12 Положения №719.

Сроки хранения мобилизационных документов Важно! Кандидатуры военно-учетных работников и проект приказа должны быть согласованы с военным комиссаром муниципального образования — п. 22 МР. На практике специалисты военкоматов не тратят на это время и запрашивают уже утвержденные документы. Но этот вопрос уточняйте в своем ВК.

Если освобожденных работников больше двух, то в компании создают военно-учетный стол (ВУС). Для хранения документов оборудуют отдельное помещение с железными шкафами — п. 21 МР. Все расходы по организации воинского учета несет компания, а ее руководитель отвечает за состояние этого процесса на предприятии — п. 9 Положения №719.

Проект приказа об организации воинского учета скачайте здесь.

Совет. Обязанности работников по воинскому учету закрепите в их трудовых договорах или должностных инструкциях. При этом руководствуйтесь п. 30-32 Положения №719, разделом III МР.

На этом этапе выясните в военкомате, следует ли вашей организации осуществлять бронирование — специальный воинский учет. Направьте письменный запрос и уже после получения ответа готовьте проект приказа, должностных инструкций.

Подробнее о бронировании читайте в нашемэкспертном материале.

Сроки хранения мобилизационных документов Как организовать и вести делопроизводство по воинскому учету, как подготовиться к проверке военкомата, что делать, если работник призван на военные сборы или военную службу вы узнаете из нового авторского курса по воинскому учету на нашем сайте.

Определяем категории граждан, подлежащих воинскому учету

Закрепите в отдельном документе, например, в Положении (инструкции) о ведении воинского учета или приказе, два списка работников:

  • подлежащих воинскому учету;
  • не подлежащих ВУ.

При их составлении руководствуйтесь п. 14-16 Положения №719. Если у организации нет обязанности по бронированию, соответствующие работники подлежат только общему ВУ.

Составляем номенклатуру дел

В каждой организации должны вестись и храниться документы воинского учета (раздел IV МР Генштаба):

  • приказ о ВУ;
  • план работы по ведению ВУ и бронированию (если оно есть) — ежегодный список дел для специалиста по воинскому учету, со сроками;
  • картотека личных карточек формы №10 (раздел IV, приложение 22 Инструкции №700);
  • журнал проверок (раздел VII, приложение 29 Инструкции №700);
  • расписки в приеме от граждан документов ВУ;
  • переписка с военкоматом, в т.ч., по сдаче отчетности;
  • список граждан пребывающих в запасе;
  • справочная информация;
  • другие документы.

Образцы документов по воинскому учету скачайте здесь.

На их основе формируем номенклатуру дел по ВУ. Сроки хранения документов определяем по п. 8.1 приказа Росархива от 20.12.2019 №236. Некоторые компании уничтожают карточки воинского учета уволенных сотрудников вместо передачи в архив и очень рискуют. Это административное правонарушение, за которое предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.

Совет. Военкоматы проверяют ведение ВУ в компаниях раз в три года, а при численности свыше 500 чел. — ежегодно (раздел VII Инструкции №700). При составлении номенклатуры дел проконсультируйтесь у их инспекторов, какие папки и с каким содержимым они хотят видеть.

Встаем на учет в военкомате

Регистрация организаций в целях воинского учета — сфера ответственности муниципалитетов. Единых шаблонов по этой процедуре нет. Поэтому обратитесь в местный военкомат за разъяснениями и бланками документов:

  • заявлением о постановке на воинский учет компании;
  • формой Ф-18 «Карточка организации» — пример можно посмотреть здесь.

Вам подскажут, куда подать документы, и в какие сроки пройдет процедура. Во всех случаях вам понадобятся копии учредительных документов, заполненная карточка организации по форме 18.

В первую очередь, составляем списки для постановки работающих в компании граждан на воинский учет. Заполняем на них карточки по форме 10 и формируем картотеку. В дальнейшем эту работу ведем постоянно по отношению ко всем, кого приняли в штат:

  • проверяем отношение к воинской обязанности в паспорте, документы для постановки на воинский учет;
  • сверяем сведения о работнике, в т.ч., об образовании со списками категорий, подлежащих ВУ;
  • информируем работников об обязанности постановки на воинский учет;
  • заполняем личную карточку по форме 10;
  • информируем военкомат;
  • проводим сверку сведений в соответствии с разделом V Инструкции №700.

Полный перечень работ по ведению ВУ содержится в плане (приложение 17 к МР), который организация утверждает ежегодно.

Совет. Разработайте и утвердите внутренний документ с пошаговым алгоритмом по ВУ, в котором объедините все процедуры по Положению №719, МР и Инструкции №700. Так вы обеспечите преемственность в передаче обязанностей и сэкономите время на обучении нового сотрудника.

Учитываем в воинском учете 2023 изменения

Закон о цифровом контроле уже принят (от 14.04.2023 № 127-ФЗ). Однако отдельные нормы вступят в действие с даты фактической реализации всех изменений.

Предположительно, это произойдет с сентября 2023 года. При этом к изменениям нужно быть готовым уже сейчас, поскольку на проведение проверок военных комиссариатов не распространяется мораторий.

Выясним, что знать работодателю, чтобы пройти проверку и избежать ответственности.

Действия работодателя для подготовки к новому цифровому учету военнообязанных 1. Провести инструктаж (обучение) новым требованиям лиц, ответственных за ВУ. 2. Скорректировать план мероприятий по ведению ВУ. 3. Провести внутреннюю проверку полноты ведения ВУ и достоверности сведений о военнообязанных работниках (например, по методике из приказа Минобороны от 22.11.2021 № 700). 4. Проинформировать военнообязанных о новых требованиях закона (в памятке, информационном письме). 5. Обеспечить работникам возможность получать консультации у работодателя. 6. Проверить достаточность бронирования для бесперебойной работы организации. 7. Проверить план формирования кадрового резерва по ключевым категориям работников с учетом рисков оперативной замены военнообязанных. 8. Проработать риски невыполнения трудовой функции и план по их предотвращению для работников в связи с обеспечительными мерами во время призыва

Реестр воинского учета. Ключевое изменение 2023 – система цифрового контроля за военнообязанными. Выявлять нарушения при ведении ВУ станут автоматически. Для этого будут применять цифровые технологии.

В первую очередь создадут цифровой реестр воинского учета. На основании него будут вести реестр повесток, в котором учтут все повестки в электронном виде.

В частности, в реестре военнообязанных укажут:

  • учетные сведения гражданина;
  • действия, которые предприняты для ведения на него ВУ.

По сути, единый реестр военнообязанных будет содержать электронное личное дело на каждого человека, подлежащего военной службе. Таким образом осуществят цифровой учет военнообязанных.

О едином реестре военнообязанных, электронных повестках и новом перечне обеспечительных мер для уклонистов подробно узнайте в нашей статье.

Измененные обязанностей работодателя. В обязанностях работодателя прежде всего изменят некоторые сроки и форму коммуникации с военкоматом (местной администрацией). А именно:

1. Взаимодействие с военными комиссариатами будет происходить, в том числе и в электронной форме.

2. Обо всех изменениях о работнике для ведения на него ВУ необходимо уведомлять в течение пяти дней. Сведения можно будет предоставить на «информационном ресурсе, в информационной системе» (предположительно, портал Госуслуги). Порядок подачи дополнительно определит Правительство.

3.При выявлении военнообязанного кандидата (работника) нужно уведомить комиссариат в электронном виде в течение трех рабочих дней.

4. Отвечать на запросы военкомата по-прежнему важно в течение двух недель. Однако сам запрос теперь может прийти как в бумажной, так и в электронной форме. Согласие работник на отправку таких данных не требуется.

Читайте также:  Базовый стандарт форекс дилер

Кроме того, нужно обрабатывать увеличенный объем сведений при ведении ВУ. В частности, добавлены:

  • данные о документе, удостоверяющем личность, включая вид, серию, номер, дату выдачи, – наименование или код органа, выдавшего такой документ;
  • страховой номер индивидуального лицевого счета (при наличии);
  • идентификационный номер налогоплательщика;
  • сведения о водительском удостоверении (при наличии);
  • номер мобильного телефона (при наличии).
Сроки хранения мобилизационных документов Важно! С работодателя сняли обязанность подавать в военный комиссариат списки о лицах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет. Больше не надо представлять ежегодно до 1 октября в военный комиссариат списки граждан мужского пола, достигших возраста 15 лет–16 лет, а до 1 ноября – списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году.

Обеспечительные меры. Для призывников и уклонистов введут ограничения и обеспечительные меры. Сделают это для явки гражданина по повестке. Меры возможны как на федеральном, так и на региональному уровне. Работодателю в свою очередь придется скорректировать из-за этого свою работу.

Например, призывнику запретят пересекать границу. А уклонисту могут отказать в:

  • регистрации недвижимости, автомобиля,
  • выдаче потребительского кредита,
  • осуществлении кадастрового учета,
  • праве на управление транспортным средством.
  • Вот почему работодателю нужно подготовится к возможным негативным последствиям при применении для них санкций.
  • Читайте подробно о снятии с ВУ с учетом правил 2023.
  • Влияние обеспечительных мер на работу организации
Мера в адрес военнообязанного Возможные последствия для организации Действия работодателя
Временное ограничение права управлять транспортным средством Критично для работников, которые для выполнения трудовой функции или из-за особенностей работы должны это делать (водители, торговые представители и иные лица) Оценить риски постановки на воинский учет в установленном порядке, поимки таких работников в процессе управления транспортным средством и наступления установленных законодательством последствий
Запрет выезжать за границу до явки по повестке в указанные в ней сроки Относится к работникам, которых в силу трудовой функции можно направлять в командировки (служебные поездки) за границу Оценить риски постановки на воинский учет в установленном порядке, поимки таких работников в процессе выезда за границу по распоряжению работодателя и наступления установленных законодательством последствий
Обратите внимание! Работодатели могут (но не обязаны) проводить дополнительные разъяснения военнообязанным работникам о возможных негативных последствиях в случае неявки в военкомат.

Сдаем отчетность вовремя

Компании при сдаче отчетов руководствуются рекомендациями Генштаба, Положением №719, а также формами 6 и 18 (получают в военкомате).

Общие принципы:

  • до 31 декабря согласовываем План на следующий год;
  • в течение года придерживаемся сдачи отчетов по Плану;
  • обо всех изменениях о работнике для ведения на него ВУ уведомляем в течение пяти дней, а при выявлении военнообязанного кандидата (сотрудника) – в течение трех рабочих дней. Делаем это в том числе через портал Госуслуги;
  • отвечаем на запросы военкомата по-прежнему в течение двух недель;
  • ежегодно проводим сверку данных воинского учета в организации с данными военного комиссариата и др.

Таблицу со штрафами скачайте здесь

Обратите внимание! Если проверка военкомата выявит нарушения в организации воинского учета, компанию привлекут к ответственности за каждое отдельное правонарушение на каждого работника. Срок давности привлечения к административной ответственности за все указанные административные правонарушения в области воинского учета 3 года.

Сроки хранения мобилизационных документов

Установлены новые сроки хранения документов

С 18 февраля 2020 года действуют новые сроки хранения документов организации.

Росархив в Приказе от 20.12.2019 № 236 опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Прежний перечень, который был утвержден приказом Минкультуры, утратил силу. Изменения, которые касаются работы бухгалтера, собраны в таблице.

Документ Срок хранения Как было Статья Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Договоры и соглашения Счета-фактуры Зарплата и доходы физлиц Первичные документы Расчет и уплата налогов и взносов Основные средства УСН Экспертно-аналитические мероприятия План финансово-хозяйственной деятельности Гранты и субсидии Кадровые документы
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств 10 лет5 лет Постоянно 94
Договор дарения (пожертвования) имущества До ликвидации организации Постоянно 90
Договор лизинга 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. Постоянно 96
Документы по залогу недвижимости 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. Постоянно 98
Договор мены недвижимости; движимого имущества До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств 5 лет по истечении срока действия договора или по истечении обязательств по соглашению 99
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу 15 лет 10 лет 5 лет 101
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества 10 лет 5 лет 261
Счета-фактуры 5 лет 4 года 317
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и страховых взносов 6 лет 5 лет 309
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет 75 лет 313
Лицевые счета работников: для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 75 лет 50 лет 75 лет 296
Первичные учетные документы 5 лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу 5 лет 277
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом 5 лет Не регулировалось 305
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 75 лет 50 лет Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета 308
Документы о переоценке основных фондов и амортизации 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов Постоянно 323
Документы о списании основных средств 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. Постоянно 323
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс 5 лет после выбытия имущества Постоянно 325
Книги учета доходов и расходов 5 лет Постоянно 318
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов 10 лет Не регулировалось Была обязанность постоянно хранить документы по комплексным (тематическим) проверкам организации 142
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: по месту утверждения;по месту разработки 5 лет постоянно Постоянно 243
Отчеты о выполнении планов ФХД: годовые; квартальные; месячные постоянно 5 лет 1 год Не регулировалось. Распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение 272
Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий 5 лет Постоянно 262
График отпусков 3 года 1 год 453
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года 5 лет 383
Заявки о потребности в иностранцах 1 год 5 лет 377
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 лет Постоянно 409
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 лет Постоянно 424
Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет 75 лет 435
Уведомления, предупреждения работников 3 года Не регулировалось 436
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии 1 год Не регулировалось 451
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет Не регулировалось 423
Читайте также:  Депозитарное хранение архива

Сроки хранения мобилизационных документов

Новые правила хранения документов с февраля 2020 года

С 18 февраля 2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Среди них он установил новые сроки хранения документов, касающихся обеспечения режима безопасности организации, гражданской обороны, и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС).

Чем руководствоваться

Обязательные сроки хранения документов, касающихся обеспечение режима безопасности организации, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, с 18.02.2020 регламентирует п. 11 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблицах и включают 2 группы документов:

  • об организации охраны и пропускного режима;
  • об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций

Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Документы об организации охраны и пропускного режима

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ
Договоры на оказание охранных услуг 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Схемы дислокации постов охраны 1 год (1) (1) После замены новыми
Карточки, акты учета наличия, движения и состояния оружия, патронов и специальных средств 10 лет (1) (1) При условии проведения проверки
Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия 5 лет
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях 5 лет (1) (1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения
Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них 5 лет
Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей 1 год
Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей 5 лет ЭПК
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт 1 год
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт 3 года
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним 1 год
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей 1 год
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни 1 год

Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ
Планы повышения защищенности критически важных объектов 5 лет (1) (1) После замены новыми
Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей 5 лет (1) (1) После актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса 25 лет (1) (1) После актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации 5 лет (1) (1) После актуализации паспорта безопасности
Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации 5 лет ЭПК
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне 3 года
Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС) 3 года (1) (1) После замены новыми
Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС) 1 год
Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций 5 лет
Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны 5 лет (1) (1) После замены новыми
Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций 5 лет (1) (1) После замены новыми
Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций 5 лет
Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации До замены новыми
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях До замены новыми
Списки эвакуируемых работников и членов их семей 1 год (1) (1) После замены новыми
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций 3 года
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций 3 года
Книги учета имущества гражданской обороны 5 лет
Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации 5 лет
Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах 5 лет (1) (1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности 3 года
Списки противопожарного оборудования и инвентаря 5 лет (1) (1) После замены новыми
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря 3 года
Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации До замены новыми

???????????? ФНС обновила таблицу с кодами уведомлений по Е…

Составление номенклатуры ОВ, ССД и СД, журналов, формирование, учет и хранение дел

Особенности работы с мобилизационными документами.

Секретные мобилизационные документы (МД) разрабатываются в порядке определенном правовыми актами по мобилизационной подготовке. К разработке привлекаются сотрудники, имеющие допуск к гос. тайне, список которых подписывается руководителем.

Привлекать к разработке, размножению, учету МД необходимо только сотрудников, имеющих только сотрудников имеющих допуск к ним. (Для работников мобилизационного подразделения всегда выделяется изолированное помещение).

Мобилизационному подразделению выделяется изолированное помещение, отвечающие требованиям, предъявляемым к РСП.

  • Доступ к помещениям мобилизационного подразделения (МП) имеют работники, непосредственно работающие с мобилизационными документам и их руководители.
  • («Литер М» вы знаете, что он на МД стоит)
  • Требования по учету, распечатке и пересылке МД аналогичны секретным.
  • В целях правильного формирования дел, надежного хранения и быстрого поиска разрабатывается номенклатура дел (Форма 38).

Номенклатура дел разрабатывается исходя из задач, решаемых организация ее структурными подразделениями. В нее включаются дела с секретными документами, формируемые в секретном делопроизводстве, а также временно действующих подразделений, незаконченные дела прошлых лет и дела с секретными документами, поступившие из других организаций для продолжения их ведения.

Помимо дел с секретными документами, в номенклатуру вносится журнал учета журналов, картотек и законченных производством дел. Незаконченные производством дела прошлых лет вносятся в номенклатуру каждого года за тем же инвентарным номером.

Номенклатуру дел должна иметь организация, она открывается в начале года и закрывается в конце года. Разработка её производится в конце года на следующий и утверждается руководителем.

Номенклатура регистрируется в журнале учета документов отпечатанных в машинописном бюро, а также в журнале учета подготовленных СД и в течении года хранится у руководителя РСП.

Дополнительные тома (в деле 250 листов, толщина дела не более …) дел и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения с указанием фамилии работника ответственного за их ведение. По окончании текущего года в конце номенклатуры производится запись о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения.

Форма 38. Номенклатура ОВ ССД, СД и журналов.

(Наименование организации на … год)

Порядковый номер Индекс подразделения Наименование дела Гриф секретности Фамилия исполнителя, которому предоставлено право пользоваться делом Номер тома Дата заведения Дата окончания Количество листов Срок хранения и статья по перечню Отметка о движении, где хранится, фамилия ответственного за хранение Отметка о движении, расписка и дата Расписка лица, оформившего закрытые дела Инвентарный номер по журналу в форме 28 Примечания

Освобождение сотрудника от частичной мобилизации: порядок оформления

  1. Главная →
  2. Журнал →
  3. Сотрудники

11 октября 2022 159 086 88

Бронирование — оформление отсрочки от мобилизации на срок до 12 месяцев сотруднику, который нужен для бесперебойной работы предприятия.

Оно отличается от освобождения от призыва по другим основаниям: при наличии четырех и более детей до 16 лет; по состоянию здоровья и др. Бронь всегда оформляет работодатель на должность, а не на конкретного человека.

Рассказываем, как правильно освободить сотрудника от частичной мобилизации.

Организация, в штате которой работает хоть один военнообязанный, должна вести воинский учет (ст. 8 Федерального закона от 28.03.08 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», п. 9 Положения о воинском учете от 27.11.2006 № 719). Если до частичной мобилизации работодатель его не организовал, то самое время это сделать. 

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Компании обязаны создавать военно-учетные столы, выполнять работы по воинскому учету и бронированию на период мобилизации, сдавать отчетность по бронированию (п. 11 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 26.02.97 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке…»). Напомним кратко пошаговый алгоритм организации этой работы.

  1. Встать на учет в местном военкомате и районной комиссии по бронированию, направив заявление и форму 18 (Письмо Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА). В бланке в графе 11 «Ведет ли организация бронирование» указать «ДА». В каждом муниципалитете свой порядок постановки на учет, поэтому нужно уточнить формы, порядок их заполнения и комплект документов в районной комиссии.
  2. Организовать учет транспортных средств, если у компании есть собственный автопарк. В период мобилизации у граждан и юридических лиц возникает военно-транспортная обязанность (ст. 13 31-ФЗ, Указ Президента РФ от 02.10.98 № 1175). Это не значит, что автомашины обязательно изымут у владельца для мобилизационных нужд. Но список транспорта для военкомата нужно вести, чтобы не получить административный штраф для юрлиц до 20 000 рублей (ст. 19.25 КоАП РФ).
  3. Назначить приказом лиц, ответственных за воинский учет (ВУ) в компании. Их количество зависит от числа призывников и военнообязанных в штате (п. 12 Положения № 719). Например, если граждан на воинском учете менее 500, то работу по ВУ может выполнять один совместитель.  Форма приказа приведена в приложении 4 к Методическим рекомендациям по ведению ВУ от 11.07.2017 (МР). Формально документ о назначении ответственных за ВУ нужно согласовать с военкоматом (п. 22 МР). Но лучше уточнить этот вопрос в нем самом. В период частичной мобилизации нагрузка на военкоматы сильно возросла. Возможно, достаточно будет направить копию уже подписанного приказа.
  4. Составить списки работников, подлежащих ВУ, в том числе специальному — по забронированным сотрудникам (п. 14-16 Положения № 719). Заполнить карточки воинского учета по форме 10 (приложение 22 к Инструкции в ред. Приказа Минобороны РФ от 22.11.2021 № 700). Организовать места хранения документов ВУ.
Читайте также:  Специалист по формированию электронного архива

При внедрении воинского учета у организации возникает ряд обязанностей: заполнять карточки на работников, проводить сверку данных с военкоматом и информировать его о приеме-увольнении сотрудников, представлять отчетность. Полный список приведен в Плане работ по ведению ВУ и бронированию (приложение 17 к МР).

Работник может получить отсрочку от мобилизации по брони при выполнении одновременно трех условий:

  1. Он состоит в запасе ВС РФ.
  2. Работает в организации, которая имеет право проводить бронирование.
  3. Его должность или профессия входят в соответствующий список на отсрочку.

Рассмотрим подробнее каждое условие.

Условие 1. Гражданин состоит в запасе

Отсрочку от мобилизации по брони могут получить граждане, состоящие в запасе (ст. 52 53-ФЗ).

В список входят военнообязанные, как прошедшие военную службу, так и не прошедшие ее по законным основаниям или без них.

То есть «рекордсмены уклонения от призыва», которым удалось скрываться от военкомата до 27 лет, тоже попадают в запас ВС РФ. Их можно включать в списки на отсрочку от частичной мобилизации.

Условие 2. Работодатель имеет право проводить бронирование

Не все компании, ведущие ВУ, могут бронировать работников. Такое право дано организациям, которые:

  • работают по госконтрактам в оборонно-промышленном комплексе;
  • участвуют в выполнении заданий на поставку продукции (работ, услуг) для госнужд РФ или субъектов РФ в рамках кооперации;
  • обеспечивают безопасность государства (силовые ведомства) или жизнедеятельность населения (энергетика, транспорт);
  • выполняют задачи, установленные государственными органами власти и органами местного самоуправления.

В большинстве этих компаний работа по бронированию ведется в постоянном режиме на основании Постановления Межведомственной комиссии по вопросам бронирования граждан, пребывающих в запасе, от 03.02.

2015 № 664с (секретно). Отсрочке подлежат не все работники, а только подпадающие под федеральный Перечень должностей и профессий Межведомственной комиссии (МКБ) ВС РФ или территориальный список должностей.

 

Уточнить, может ли ваша организация бронировать сотрудников и кого именно, можно в районной комиссии по бронированию. Информацию о ней ищите на сайте местной администрации.

После объявления частичной мобилизации по Указу Президента РФ от 21.09.2022 № 647 по большинству регионов процедура бронирования была приостановлена. Те компании, которые не вели ее до 21 сентября 2022 года, начать ее не могли.

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Попробовать

Условие 3. Должность или профессия сотрудника входят в список на отсрочку

В начале октября 2022 года точно известно, что оформить отсрочку от мобилизации своим работникам могут компании, относящиеся к одной из двух категорий:

  1. Предприятия оборонно-промышленного комплекса. Минпромторг готовит перечень таких организаций и направляет в Минобороны РФ, которое, в свою очередь, спускает списки в территориальные военкоматы (Правила предоставления отсрочек в ред. Постановления Правительства от 30.09.2022 № 1725). Работодатель направляет в призывную комиссию (ст. 20 31-ФЗ, п. 22 Положения о призыве по мобилизации в ред. Постановления Правительства РФ от 30.12.2006 № 852) перечень работников для бронирования. Та принимает решение об отсрочке на основании списка организаций оборонно-промышленного комплекса из военкомата.
  2. Аккредитованные ИТ-компании. По ним действует механизм индивидуальных отсрочек. Работник самостоятельно заполняет заявление через Госуслуги, прикрепляет к нему форму подтверждения от работодателя. Минцифры России обрабатывает результаты и формирует персональные списки. Перечни сотрудников направляются в Генштаб.

Однако в любой организации есть ключевые работники, отсутствие которых сказывается на ее деятельности — уникальные специалисты.

В этом случае работодатель может обратиться с заявлением об отсрочке для конкретного сотрудника в местную призывную комиссию по мобилизации. Этот орган формирует списки для призыва (п. 22 Положения о призыве по мобилизации в ред.

Постановления Правительства РФ от 30.12.2006 № 852). Именно такой алгоритм рекомендует, например, Минпромторг Новосибирской области.

Не подлежат бронированию те работники, которые не состоят на воинском учете, в том числе женщины без военно-учетных специальностей (ВУС) и иностранцы. 

Граждане, пребывающие в запасе, проходят медицинское освидетельствование для определения годности к военной службе (ст. 5.1 53-ФЗ). По его результатам они получают одну из категорий:

  • А — годен к военной службе;
  • Б — годен с незначительными ограничениями;
  • В — ограниченно годен к военной службе;
  • Г — временно не годен;
  • Д — не годен к военной службе.

Граждане с категориями «Г» и «Д» получают индивидуальную отсрочку или освобождение от частичной мобилизации. К бронированию это также не имеет отношения.

Шаг 1. Назначить сотрудника, ответственного за бронирование (п. 22 МР). Это может быть тот же специалист, который ведет ВУ, или другой сотрудник. Если в компании такая работа уже распределена в приказе по воинскому учету, то шаг можно пропустить.

Шаг 2. Составить План воинского учета или внести изменения в существующий План в части бронирования (приложение 17 к МР). По правилам его нужно согласовать с военкоматом, но из-за загрузки в период мобилизации лучше уточнить необходимость согласования в комиссариате.

Шаг 3. Составить перечень работников для бронирования в свободной форме, с указанием Ф.И.О., должности и утвердить его в местной призывной комиссии по мобилизации. Если список уже есть, шаг можно пропустить.

Шаг 4. Заполнить на сотрудника, подлежащего бронированию, форму 10 (приложение 22 к Инструкции № 700), в том числе:

  • в пункте 7 раздела II «Сведения о воинском учете» указать «специальный»;
  • все данные в пункте 7 записывать простым карандашом.

Работников с бронью не снимают с воинского учета, а переводят с общего на специальный. Их личные карточки по форме 10 в картотеке хранят отдельно.

Шаг 5. Получить в военкомате форму 4 на каждого сотрудника, подлежащего бронированию. Она состоит из двух частей: удостоверение об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и извещение к нему. 

Форма 4 относится к бланкам строгой отчетности и изготавливается по заказу Генштаба РФ. Получить ее можно только в военкомате под подпись. Все формы 4 регистрируются в книге учета бланков специального воинского учета. Ее также выдадут в военкомате и расскажут, как заполнять все бланки.

Ответственный за ВУ в компании оформляет обе части формы 4. На извещении ставит подпись руководителя и печать организации. Заполненную форму 4 передается в местный военкомат для завершения оформления.

К ней прикладываются военный билет работника, список на бронирование (смотрите Шаг 3) и форму 10. Военный билет от сотрудника получают под расписку (приложение 17 к Инструкции № 700).

Потом его нужно будет выдать обратно сотруднику вместе с полученным удостоверением об отсрочке.

Военкомат также может запросить форму 20 — справку о количестве бланков строгого учета (форм 4), остающихся в организации.

Шаг 6. Забрать в военкомате готовые удостоверения об отсрочке от призыва по мобилизации (часть формы 4) и военные билеты работников. Внести соответствующие данные в форму 10, пункт 7 раздела II.

Шаг 7. Вручить забронированным сотрудникам удостоверения об отсрочке в порядке, определенном организацией. Это бланки строгого учета, поэтому просто передать из рук в руки не получится. Нужно назначить ответственного за вручение, определить порядок получения подписи работника.

Удостоверения об отсрочке вручаются работникам только после объявления мобилизации. В другое время они хранятся у работодателя

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Работники получают бронь на период до 12 месяцев. Они досрочно утрачивают право на нее при увольнении или переводе на другую работу, поскольку такая отсрочка связана с занимаемой должностью. 

Работодатель уведомляет военкомат об аннулировании брони в течение 5 дней (п. 14 приложения 17 к МР). По работникам оборонно-промышленного комплекса установлен другой срок. Работодатель сообщает в военкомат об их увольнении в течение недели (п. 6 Правил № 1725). 

Удостоверение об отсрочке у уволенного работника забирают. Все аннулированные, а также испорченные бланки строгой отчетности сдают в военкомат на утилизацию.

Обязанности работодателя при специальном учете практически такие же, как и при общем воинском учете:

  • своевременно готовить и направлять в военкомат отчетность;
  • вносить в личные карточки работников по форме 10 корректировки при изменении сведений;
  • регулярно проводить сверку данных с военкоматом.

Состав мероприятий по воинскому учету приведен в приложении 17 к МР.