В этой статье мы раскроем одно из главных понятий кадровой работы. Это штатная единица. Посмотрим, какое место она занимает в штатном расписании, что обозначает конкретно. Подробно распишем, как она вводится, сокращается, обоснуется.

Штатная единица — это..

Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица — это:

• Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
• Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
• Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.

Отличия от родственных понятий

Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.

• Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым — количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
• Ставка и штатная единица. Первое понятие — это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица — это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
• Рабочее место и штатная единица. Первое понятие — это организованное место для труда сотрудника. Второе — работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.

Штат

Штатная единица — это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.

Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).

И еще одно определение. Штатный состав — вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.

По российскому законодательству терминам «персонал», «штат» равнозначны понятия «кадры», «кадровый состав».

Штатное расписание

Содержится штатная единица в штатном расписании.

Под ним подразумевается нормативная документация организации, которая оформляет структуру, численность и штатный состав данной фирмы, предприятия, учреждения с указанием размера з/п в зависимости от должности работника. Такое расписание отражает существующее (или планируемое) разделение труда между сотрудниками, прописанное в должностных инструкциях.

«Роструд» определяет данный документ как локальный акт учреждения, в котором фиксируются в сводной форме разделение рабочих обязанностей и условия оплаты трудовой деятельности. Штатное расписание принимается работодателем в рамках его компетенции (российский ТК, ст. 8). Отсюда у него есть полное право самостоятельно вносить изменения в данный акт.

Трудовой Кодекс РФ не требует составления и утверждения штатного расписания. Более того, в нем не содержится даже определения этого явления.

Данный документ ценен для эффективного использования труда работников. С его помощью можно сравнивать подразделения и отделы по численности служащих и рабочих, размеру зарплаты, квалификации.

Это необходимые данные для анализа объема проведенных работ, трудовой загрузки сотрудников, уточнения должностных инструкций.

Также именно штатное расписание помогает разобраться в целесообразности сформированной структуры организации.

Оформление этого документа происходит только по унифицированной форме Т-3. Она содержит следующие графы:

• Наименование организации.
• Номер документа.
• Дата составления.
• Период действия данного расписания.
• Численность штата.

Далее — расписание конкретного структурного подразделения. Затем заполняются колонки:

• Наименование и код данного подразделения.
• Должность, разряд, категория, класс.
• Количество штатных единиц в штатном расписании.
• Оклад либо тарифная ставка.
• Колонки, где указываются существующие доплаты, надбавки и их размер. Подытоживаются графы «Всего».

Подписывается документ главным бухгалтером и начальником отдела кадров. Утверждается приказом руководителя всей организации.

Введение новой штатной единицы

При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход — добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение.

В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей.

Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.

https://www.youtube.com/watch?v=NrteIBCOx8c\u0026pp=ygUt0KHRgtCw0LLQutCwINC4INGI0YLQsNGC0L3QsNGPINC10LTQuNC90LjRhtCw

Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.

1. Определение необходимости ввода единицы в штат.
2. Оформление новой должностной инструкции.
3. Составление докладного документа на имя руководителя.

Разберем озвученные этапы более подробно.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 1

Сразу отметим, что во введении новой штатной единицы это самый сложный этап.

Для получения весомых аргументов в сторону пополнения кадрового состава нужно проанализировать стандарты выполнения конкретных должностных обязанностей.

И сопоставить эти данные с объемом работы для новой штатной единицы. Затем — комплексный расчет, основанный на организационно-технических условиях выполнения работы в конкретной организации.

Если говорить более определенно, то кадровому работнику предстоит сделать следующее для обоснования штатной единицы.

• Собрать всю статистическую информацию в отношении должности. К ней будет относиться штатная единица: функции, виды работ, операции, трудозатраты.
• При расчетах применяются нормы выработки, времени, предназначенные для конкретного типа работ. Если в организации нет своих нормативных документов такого плана, то используются данные, утвержденные Министерством труда РФ.

После произведения расчетов в отношении трудозатрат работников, уже работающих на данной должности, намечается вывод, что нагрузка (в рабочих часах за месяц) на них превышает норму. Отсюда и требуется расширение штата.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 2

Следующий этап ввода штатной единицы — составление новой должностной инструкции. На основе уже проведенного расчета трудозатрат определяются нормативы работ, которые будет выполнять планируемый работник. На базе их (работ) перечня и составляется проект должностной инструкции.

Обратимся к Письму № 4412–6 «Роструда». Документ свидетельствует, что хоть ТК РФ не содержит в себе упоминаний о должностных инструкциях, они все равно относятся к важной документации организации. Здесь обязательно указывается:

• Трудовая квалификация сотрудника.
• Полный перечень его обязанностей.
• Список квалификационных требований, необходимых для занятия должности.

Работодатель сам решает, как оформить должностную инструкцию, какие изменения в нее внести.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 3

Новая штатная единица, новая должность обычно вводится в определенном структурном подразделении организации. Отсюда третий шаг — обращение начальника этого отдела с докладной запиской к руководству всей компании. Суть документа — обоснование введения новой должности либо расширения штата.

Содержание записки должно быть грамотным и убедительным, иначе все предыдущие этапы станут пройденными напрасно. Новая штатная единица — это новые расходы на зарплату. А они должны быть обстоятельно обоснованными.

Главным аргументом здесь станут расчеты трудозатрат. Их желательно подтвердить еще и такой информацией:

• Средние показатели по увеличению круга обязанностей по данному виду работ. Если тенденция этого стабильная, то целесообразно будет представить прогноз процесса на 2-3 года вперед.
• Оценка предстоящих затрат: сравнение расходов на увеличение з/п имеющихся сотрудников с расходами на ввод новой штатной единицы.
• Анализ того, как эффективно могут справляться настоящие работники с появившимися у них дополнительными обязанностями.
• Цели, функции задачи, которые не могут быть полностью исполнены кадровым составом в прежнем количестве.

Сокращение штата

Сокращение штатных единиц — один из проблемных пунктов в работе кадровика из-за расторжения трудовых договоров по этой причине. Но вместе с тем, это вполне легальный инструмент для оптимизации числа работников в организации.

https://www.youtube.com/watch?v=NrteIBCOx8c\u0026pp=YAHIAQE%3D

Сокращение проходит в несколько этапов:

1. Издание соответствующего приказа.
2. Уведомление работника и предложение ему альтернативы.
3. Уведомления центра занятости и профсоюзов.
4. Собственно, увольнение трудящихся.

Осветим важные моменты этого процесса.

Издание приказа о сокращении

Решение о сокращении штата принимает руководитель. Он же издает и соответствующий приказ. Форма его законодательно не утверждена. Однако приказ о проведении мероприятий по сокращению обязательно должен содержать:

• дату проведения данных мероприятий;
• сроки уведомления сотрудников;
• информацию об изменении штатного расписания.

Процесс сокращения

Далее события развиваются следующим образом:

1. Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
2. Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
3. Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.

Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:

• Нельзя увольнять сотрудников, среди которых есть беременные женщины и матери с детьми до 3 лет.
• Прерогатива за работником с более высокой квалификацией и трудовой производительностью.
• При равных показателях остаются сотрудники, имеющие 2 и более иждивенцев; единственные трудящиеся в семье; работники, получившие в данной компании производственную травму, профзаболевание; инвалиды боевых действий.

Завершение сокращения

Заключительные три этапа:

1. Издание приказа об увольнении по форме Т-3. Основание — приказ о сокращении штата.
2. Соответствующая запись в трудовой книжке работника по п. 2. ч. 1 статьи 81 ТК.
3. Начисление полагающихся выплат: выходного пособия, а также среднего заработка в течение 2 месяцев поиска новой работы. Дополнительная компенсация тем трудящимся, которые решили уволиться, не дожидаясь окончания 2-месячного срока.

Таким образом, количество штатных единиц — это число сотрудников, занятых на определенной должности. Кадровому работнику также важно знать основные аспекты ввода и сокращения этих единиц.

Штатная единица — это элемент штатного расписания, выражающая потребность в количестве человек, полных и неполных ставок

Что такое штатное расписание?

Документом, содержащим информацию о структуре и выделенных подразделениях фирмы, предполагаемом количестве занятых специалистов, а также расстановке по соответствующим должностям и окладам, является штатное расписание.

Организация вправе применять самостоятельно разработанный бланк, утвердив его в учётной политике, или воспользоваться, ранее обязательной к использованию (до начала 2013 года), унифицированной формой Т-3. Для того чтобы документ был признан юридически значимым, в нем должны присутствовать следующие сведения:

• название компании;
• заглавие документа, его номер и дата;
• перечень выделенных подразделений в структуре деятельности;
• список необходимых должностей;
• количество штатных единиц по каждой специальности;
• форма оплаты за труд и сумма в денежном выражении (в том числе, всевозможные надбавки);
• подписи ответственных лиц (директора организации, представителя кадровой службы и главного бухгалтера).

Отсутствие оформления должным образом, как и установление разных значений оплаты труда по одноименным должностям, является административным правонарушением.

Юридическое лицо, в связи с этим, может быть оштрафовано по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30000 до 50000 рублей (отдельно, по каждому из оснований).

В результате, в штатном расписании можно увидеть целостную картину о потребности в занятости людей определенных должностей в конкретном хозяйствующем субъекте, а также о распределении труда между ними.

Что такое штатная единица и чем она отличается от схожих понятий (должности, ставки и рабочего места)?

Штат (кадровый состав, персонал) — это совокупность всех постоянных трудящихся конкретной организации. В него также включаются временно не осуществляющие свои обязанности работники по причинам, например, временной нетрудоспособности или нахождения в отпуске (ежегодном, по уходу за ребёнком или членом семьи) и прочим.

Понятие «должность» подразумевает набор конкретных профессиональных умений и навыков у сотрудника. Ее наименование должно отражать не только специфику выполняемых обязанностей, но и соответствовать определенным требованиям к квалификации.
Ставка – это денежное выражение стоимости труда по каждой занимаемой должностной позиции.

Рабочим местом принято считать локализированную территорию или ее часть, обустроенную всем необходимым для нормального выполнения должных обязанностей пространство.

Штатная единица составляет комплекс характеристик относительно профессиональной квалификации, размера вознаграждения и планового показателя рабочей нагрузки сотрудника. Количество единиц (иногда в дробном выражении) определяет полную потребность компании в специалистах, рабочих и обслуживающем персонале.

Правила составления расписания и подсчет штатных единиц

В крупнейших хозяйствующих структурах процедура формирования этого кадрового документа является достаточно сложным моментом, требует основательного подхода. Важно четко понимать иерархию подчинения каждого сотрудника не только внутри подразделения, но и в целом.

От масштаба деятельности и размера организации также прямым образом зависит то, кто из сотрудников будет его составлять и вносить возможные последующие изменения. Документ утверждается только директором компании. Составляться может, как и им лично, так и работниками бухгалтерии или отдела кадров.

Составлять и утверждать первоначальный вариант этого документа следует в момент начала деятельности организации, а дальше уже вносить необходимые правки, дополнения и корректировки на основании соответствующих расчётов и потребностей, по приказу на изменение.

Порядок подсчета штатных единиц для расписания с целыми ставками

Определившись со структурой подчиненности, уже можно выделить конкретные подразделения организации (например, администрация управления, финансовая служба, транспортный отдел, служба маркетинга и прочие), а затем приступить непосредственно к подсчёту необходимого количества структурных единиц для каждого из них.

Например, если в отделе продаж 3 менеджера по продажам, трудятся полный рабочий день (5 дней в неделю по 8 часов), то количество будет равно трём. В расписании, при отсутствии дополнительных вакантных мест, это должно выглядеть следующим образом:

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц
Наименование	код
Отдел продаж	ОП	Менеджер по продажам	3

Способ указания величины оплаты труда зависит от системы начисления зарплат (оклад, сдельщина, суммированный учет рабочего времени). Если заработная плата начисляется по окладу, то в штатном нужно умножить его на количество единиц персонала. Во всех остальных случаях в разделе об оплате делается текстовая пометка и способе исчисления.

Количество единиц в штатном с неполными ставками

Размер единиц в штате базируется на потребностях организации в работниках, для выполнения необходимого объема работы, её срочности и экономической эффективности.

В связи с этим, случаются такие моменты, когда нет потребности привлекать к труду полную штатную единицу. Возможность ввести в расписание неполную единицу не запрещается. Данное понятие означает не количество работников определенной должности, а объем рабочей нагрузки (в часах, днях, неделях).

Например, помимо условий предыдущего примера, временно приняли ещё 5 человек на неполное время (4 часа, пятидневка), то есть на неполную рабочую ставку.

Количество штатных единиц, в этом случае, будет равно: 3 (по условиям примера выше) плюс 2,5, то есть всего 5,5.

Это обосновано тем, что каждый работник с неполной занятостью составляет только 0,5 штатной единицы. С учетом внесенных изменений, заполнение примет вид:

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц
Наименование	код
Отдел продаж	ОП	Менеджер по продажам	5,5

Процедура изменения в штатном расписании

Все корректировки вносятся на усмотрение руководителя. Некоторые из них, такие, как сокращение кадрового состава или изменение оклада, крайне важно проводить согласно действующим нормам трудового законодательства.

Процесс изменения документа представляет выполнение последовательных действий:

• после анализа текущих экономических показателей, потребностей в кадрах и соответствия их расписанию, руководитель приходит к решению, что необходимо внести в него какие-либо изменения;
• письменно оформляется соответствующее распоряжение руководителя, происходит ознакомлением с ним всех сотрудников, на которых оно повлияет;
• после сбора всех необходимых подписей, ответственный за ведение этого расписания в организации, вносит в него соответствующие коррективы.

Добавление целых единиц и неполных ставок

Руководителю подразделения, где планируется расширение, необходимо написать на имя директора организации докладную записку с подробным указанием причин, по которым такое увеличение неизбежно. Важно подсчитать, сколько конкретно новых величин необходимо, так как от этого напрямую зависит изменение размеров фонда по оплате труда, начисления с него налогов и взносов.

На основании принятого директором компании решения составляется приказ о расширении штата. Поскольку данная операция не способна нанести ущерб интересам уже работающих сотрудников, новое расписание можно ввести в действие даже на следующий день после издания.

Сокращение единиц и части ставок

Процедура сокращения носит довольно сложный характер. В связи с этим, проводятся следующие мероприятия:

1. Составляется приказ о сокращении. В нем строго должны быть указаны: дата планируемого сокращения, сроки по предупреждению работников, информация по внесению соответствующих изменений. Приложением к приказу может стать новое штатное расписание, только срок ввода в действие должен быть отсрочен, минимум, на 2 месяца.
2. Происходит уведомление каждого работника под роспись, предложение им других возможных вариантов работы. Составляется на имя каждого сотрудника не менее чем за два месяца до планируемого изменения. При наличии возможности перейти на другую вакантную должность, не попадающей под сокращение, и с согласия сотрудника на выполнение обязанностей по ней — оформляется кадровый перевод;
3. Информирование центра занятости населения. При массовом сокращении сделать это необходимо за три месяца до предполагаемой даты.
4. Оформление увольнения, если невозможно оформить перевод сотрудника на другую должность или ставку. В приказе и трудовой книжке основанием для такого увольнения будет ТК РФ (2 пункт части 1 ст. 81).

Штатная единица – это ставка или человек?

Таким образом, ни ставка, ни отдельно рассматриваемый человек штатной единицей не являются. Понятие подразумевает некий обобщенный показатель, характеризующий определенного сотрудника в конкретной занимаемой им должности, прямо не относящийся к его личности и персональным сведениям, по соответствию одному рабочему месту.

Ставка подразумевает характеристику этого показателя, то есть указывает на определенное значение нормы или тарифа по заработной плате в соответствии с занимаемой должностью.

Больше информации о правилах составления штатного расписания можно найти в следующем видео.

Как рассчитать штатную численность персонала — формула и примеры

Кадровый состав компании меняется в зависимости от объемов работы, потребностей бизнеса и других факторов. Чтобы узнать число сотрудников для эффективного выполнения задач и проектов, необходимо рассчитать штатную численность. Объясняем, как и зачем ее определять — в статье простые формулы и примеры.

Что такое штатная численность и зачем ее устанавливать

Штатная численность — это количество кадров компании. В их числе и те, кто трудится неполный рабочий день. Каждый работник — одна штатная единица. Временные сотрудники, владельцы бизнеса и специалисты, которые работают по ГПХ, не учитываются.

https://unsplash.com/photos/dZxQn4VEv2M

Почему компаниям важно знать и контролировать штатную численность:

• Чтобы избежать штрафов. Расписание сотрудников запрашивают трудовые и налоговые инспекторы. Еще его может запросить ПФР — например, чтобы сопоставить реальные зарплаты с теми, что указаны в документах. Если компания не подсчитывает штатную численность, то избежать ответственности в случае обнаружения нарушений не удастся.
• Не забывать об открытых вакансиях. В расписании всегда указывают вакантные должности — бизнесу важно стремится к тому, чтобы своевременно их закрывать. Иначе остальные кадры будут перерабатывать, а сверхурочная работа оплачивается в 1,5–2 раза больше. Сотрудники быстрее устают, их мотивация и лояльность к компании-работодателю падают.
• Анализировать эффективность бизнес-процессов. Это поможет следить за состоянием фонда заработной платы, реорганизовывать штатные структуры, оптимизировать работу персонала. Также эта мера позволит компании успешно защищать свои интересы в судебных делах, связанных с сокращением сотрудников.

Чтобы удостовериться, что расходы на рекламу себя окупают, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис собирает данные со всех площадок, каналов и CRM — и формирует единый отчет, в котором собраны нужные вам метрики. С его помощью вы сможете строить и анализировать воронку продаж, улучшать маркетинговую стратегию и сокращать расходы на продвижение.

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

Отличие от остальных видов численности работников

Чаще всего штатную численность путают с фактической. Но это разные термины: штатная численность определяется по документам, а фактическая — по реальной ситуации, то есть методом обычного подсчета работников.

Бывает, что штатная и фактическая численность не совпадают — это нормально. Такое часто происходит, если в компании есть вакантные позиции. Тогда штатная численность будет больше фактической — допустим, по документам должно быть 40 человек, но на самом деле работает только 35.

Другие виды численности работников в компании:

• Нормативная. Рассчитывается на основе норм труда и необходимых объемов производства, продаж. Когда говорят о нормативной численности штата, имеют в виду идеализированный показатель — тот, к которому организация стремится.

Пример: предприниматель Иван открывает маленькую кофейню. Он полагает, что ему достаточно четырех сотрудников: двух продавцов, бариста и пекаря — это нормативная численность.

• Плановая. Определяется с учетом видов и масштабов деятельности, наличия в компании вакантных позиций, других текущих факторов. Если нормативная численность штата — идеализированный показатель, то плановая — реалистичный.

Через месяц Иван понял, что четырех сотрудников не хватает — в кофейню нужны администратор и уборщик. Он внес их в более реалистичную штатную численность — плановую.

• Явочная. Бывает, что компаниям требуется определить количество сотрудников, которые находятся на предприятии в текущий момент — в конкретный день, смену. Такие подсчеты называют явочными. Их часто вычисляют, чтобы определить эффективность использования трудовых ресурсов.

1 марта 2023 года Иван решил узнать явочную численность сотрудников. Он зашел в кофейню и увидел, что в этот день там работает бариста, продавец и администратор. Явочная численность — три работника.

• Среднесписочная. Означает число кадров на предприятии за определенный период — например за месяц или полгода. Чтобы получить усредненный показатель, сначала составляют простую списочную численность за каждый день, а затем делят на количество дней в периоде.

• В тот же день 1 марта 2023 владелец кофейни решил узнать среднесписочную численность сотрудников за месяц. Иван вспомнил, что в феврале нанял двух новых сотрудников, поэтому его расчеты выглядели так:
• с 1 по 15 февраля — 4 человека;
• с 16 по 28 февраля — 6 человек.
• Посчитал по формуле:
• (15 дней × 4 человек) + (15 дней × 6 человек) / 30 дней = 5 человек.
• Итого среднесписочная численность кофейни — 5 человек.

Методики расчета штатной численности

Для бюджетных организаций Росздравнадзор утвердил рекомендации по определению штатной численности сотрудников. Но ими могут пользоваться и частные предприятия. Вот формула, которую приводит служба:

1. ШЧ = (ВО / НВ) × КН
2. где:
3. ВО — общее рабочее время за год;
4. НВ — норма рабочего времени для одного работника за год;
5. КН — коэффициент неявок (например, по больничному листку и отпуску).
6. Для частных компаний обычно используется методика, которая основана на сопоставлении двух показателей — выручки и рабочего времени. Вот формула:
7. ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ)
8. где:
9. ОР — объем работ;
10. ФРВ — фонд рабочего времени;
11. ПВ — планируемая выработка на одного специалиста;
12. КВ — коэффициент выполнения.

Как рассчитать штатную численность: примеры

Рассчитаем численность кадров по формуле ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ).

Отдел бухгалтеров в компании состоит из 15 человек. Чтобы узнать, можно ли уменьшить количество специалистов, кадровик взял исходные данные:

• Запланированный ОР на первые шесть месяцев 2023 года — 58 000 000 рублей.

• ФРВ за этот же период — 1 047 часов.

• ПВ — 755 000 рублей / месяц.

Чтобы рассчитать КВ, необходимо разделить плановую выработку на фактическую. Плановая выработка известна — 755 000 рублей/мес. В качестве фактической кадровик использовал показатель за предыдущие полгода — он составил 644 373 рублей / месяц. Расчеты выглядят так: КВ = 755 000 / 644 373. Итого — 1,17.

Теперь остается подставить все данные в формулу: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94. Округляем до 11 сотрудников. Выходит, что штатную численность можно сокращать с 15 до 11 работников.

Кадровый состав с учетом человеческого фактора

Важно понимать, что предыдущая формула дает только примерные показатели. Всегда нужно учитывать реальную нагрузку на предприятие и человеческий фактор.

Для этого используют метрику КН — коэффициент невыхода. Специалисты могут уйти в отпуск, взять декрет или больничный. Он определяется по формуле:

• КН = 1 + ДНВ
• где ДНВ — доля нерабочего времени.
• Если вернуться к предыдущему примеру с бухгалтерами, то выходит, что каждый из них берет отпуск 28 дней — это 252 часа.
• ДНВ = 252 часа / 1 047 часов (показатель ФРВ) = 0,24.
• КН = 1 + 0,13 = 1,13.
• Теперь остается только рассчитать штатную численность с учетом КН по формуле:
• ШЧ × КН

Получается 11 × 1,13 = 12,43. Округляем до 13, чтобы избежать переработок.

Это означает, что в отделе бухгалтеров компании должно остаться не 11, а 13 сотрудников.

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Узнать подробнее

Коротко о главном

• Компаниям важно вести штатную численность, чтобы предоставлять данные государственным органам во время проверок, анализировать эффективность работы и следить за размером фонда оплаты труда.
• Помимо штатной, выделяют другие типы численности — например, фактическую, среднесписочную и явочную. Они позволяют контролировать количество сотрудников в разные периоды времени.
• Основная формула, которую используют предприниматели и компании: ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ). Но для достоверного расчета важно учитывать также особенности работы, сезонность, человеческий фактор.

Расчет штатной численности: определения, порядок расчета, примеры, методики — Контур.Бухгалтерия

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности: 

• нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
• плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
• среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
• фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
• штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
• явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия. 

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

• времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы; 
• нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время; 
• времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время; 
• численности — число работников, которых может организовать один менеджер. 

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность

=

Общие затраты времени за год (ч)

/

Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч)

×

Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями. 

Как рассчитать штатную численность работников

• Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:
• Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)
• где Ов — плановый объем работ или выручки;
• Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);
• Впл — плановая выработка на одного работника;
• Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн). 

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2020 года — 644 373 рублей/мес.

Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек.

Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах.

Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п.

 Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

1. Кн = 1 + Дн
2. где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;
3. Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней  при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

• какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист; 
• сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений; 
• какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.  

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9. 

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия.

Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги.

Также в сервисе — бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база. 

Попробовать бесплатно

Что значит количество ставок

Код
Форма по ОКУД	0301017
«Альфа»	по ОКПО	00000000
наименование организации
Номердокумента	Датасоставления
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ	15	29.08.2014	УТВЕРЖДЕНО
Приказом организации от	«	29	«	августа	20	14	г. №	90
на период	1 год	с	«	1	«	сентября	20	14	г.	Штат в количестве	28	единиц
Структурное подразделение
Наименование	Код	Должность(специальность,профессия), разряд,класс (категория)квалификации	Количествоштатных единиц	Тариф-ная ставка(оклад)ипр.,руб.	Надбавки, руб.	Всего, руб.((гр. 5 + гр. 6 +гр. 7 + гр. 8) ×гр. 4)	Примечание
ученая степень	режим работы	ответственность
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Администрация	01	Директор	1	60 000	5000	2000	3000	70 000
Администрация	01	Технический директор	0,5	40 000	–	–	20 000
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
Отдел ______	05	Техник-программист	0,1	7000	800	780
Отдел_________	09	Уборщик	3	7800	—	—	—	23 400
Итого	28	х	х	х	Х	367 000

Руководитель кадровой службы	Начальник отдела кадров	Е.Э. Громова
Должность	личная подпись	расшифровка подписи
Главный бухгалтер	А.С. Глебова
личная подпись	расшифровка подписи

Возможно, Ваше руководство хочет видеть штатную расстановку, которую Вы можете составить на базе существующего штатного расписания, дополнив дополнительно графой, в которой отразить фамилии работников по должности и доли ставки, которую они занимают.

Унифицированной формы штатной расстановки законодательством не предусмотрено, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу, как правило, берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1, и дополняют необходимыми графами и столбцами.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как составить штатную расстановку

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) представляет собой документ, который отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О.

конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

При необходимости в этот документ могут быть включены и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики работников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

Штатную расстановку не относят к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

Унифицированной формы штатной расстановки законодательством не предусмотрено, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу, как правило, берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и дополняют необходимыми графами и столбцами.

По мере изменения фактической ситуации в организации: закрытии вакансий, появлении новых, прочих кадровых передвижений: увольнений, переводов и т. п., в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.

Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п.

74 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

На практике многие компании в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентирован.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

© Материал из КСС «Система Кадры»Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

Дата копирования: 15.03.2018

Форма штатной расстановки:

Иванова Е.В. -0,5 ставки

Петрова О.П. – 0,5 ставки

наименование организации
Номердокумента	Дата составления
ШТАТНАЯ РАССТАНОВКА	1