В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.

Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением. 

Зачем нужно штатное расписание

В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:

• Все должности, существующие в компании
• Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников

На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров.

Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников.

 Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.

Обязательно или нет?

Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:

С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.

Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.

• Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.

Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан. 

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций. 

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

• Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
• Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну.

В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка.

Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.

Помимо прочего должны быть указаны:

• Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
• Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

• Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
• Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. 

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата.

При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты.

Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Утверждение штатного расписания

Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации. 

Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:

• Название документа
• ФИО руководителя
• Дата, с которой расписание вступает в действие
• Дата подписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

• Увольнение или найм сотрудников
• Изменение размера зарплаты
• Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

1. Создать и утвердить новое штатное расписание.
2. Внести изменения в существующее расписание приказом.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

• Оптимизация организационной структуры компании
• Реорганизация
• Изменение объемов работы
• Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.

Образец приказа про внесение изменений в штатное расписание

По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году

Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц. 

Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации. 

Образец штатного расписания на 2019 год

Кто составляет штатное расписание

Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.

Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.

Выводы

Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.

Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.

Формы для заполнения вы можете скачать здесь:

Типовой план штатного расписания – Скачать
Обычный бланк штатного распиания – Скачать

Штатное расписание

Чтобы иметь представление, сколько работников трудится в компании  и на каких должностях, составляют штатное расписание. В статье расскажем, что это за документ, как его правильно заполнить и можно ли вообще обойтись без него.

Что представляет собой штатное расписание работников

Штатное расписание 2023 — это документ, в котором отражают структура компании, численность сотрудников и должности, которые они занимают. Госкомстат России утвердил специальную форму этого документа №Т-3, но с января 2013 года организации вправе отказаться от типовых форм и разработать свои собственные.

На практике даже если компании используют свою форму, то делают ее очень похожую на унифицированную. Большинство же не усложняют рабочий процесс и выбирают форму от Госкомстата, она удобная и в ней есть все нужные сведения.

Обратите внимание! Штатное расписание сотрудников не содержит персональных данных. В нем только информация о численности людей, их должностях, фонде оплаты труда с разбивкой по каждой специальности и другие сведения, которые не относятся к личным.

Узнайте подробнее о требованиях закона 152-ФЗ и Кодекса к персональным данным.

Составить штатное расписание может бухгалтерия, кадровая служба и даже заместитель директора, но обычно эта обязанность ложится на специалистов отдела персонала. После документ нужно принять. Утверждение штатного расписания происходит посредством приказа руководителя или другого уполномоченного лица. Весь процесс по внедрению и изменению документа нужно отразить в ЛНА компании. 

Когда составляют новое штатное расписание в первый раз, на нем ставят №1, дальше используют сквозную нумерацию. На документе указывают две даты: дата формирования самого документа и дата, с которой он вступает в силу, они могут отличаться. Также указывают период действия и реквизиты приказа.

Скачайте приказ об утверждении штатного расписания (образец) и приказ об утверждении штатного расписания (чистый бланк).

Штатное расписание составляют одно на всю организацию, независимо от того, есть ли у компании филиалы и представительства. 

Обратите внимание! В штатное расписание нужно включать должности только тех специалистов, которые работают по трудовому договору. Исполнители по ГПХ туда не входят.

Вести «штатку» и хранить можно электронно, но также будет не лишним иметь бумажный вариант. Ознакамливать работников со штатным расписанием не нужно, за исключением случая, когда это прописали в коллективном договоре или другом ЛНА. 

Штатное расписание 2023 образец можно посмотреть по ссылке.

Для чего нужно штатное расписание

Трудовой кодекс прямо не указывает, что нужно составлять штатное расписание, но ссылается на этот документ в ст. 15 и 57. Из чего сотрудники ГИТ сделали вывод, что составлять «штатку» нужно. И если при проверке его не предоставят, то компанию могут оштрафовать.   

Штатным расписанием пользуются кадровые специалисты, когда оформляют трудовой договор, личное дело и трудовую книжку работника, приказы, отчет СЗВ-ТД. По этому документу удобно отслеживать и закрывать вакансии

Читайте о том, как заполнить отчет СЗВ-ТД и какие ошибки в нем бывают.

Бухгалтерии документ удобен тем, что в нем указываются должностные оклады, сразу можно определить размер фонда оплаты труда.

Когда в компании ввиду сложной ситуации предстоит сокращение штата, то законно сделать это можно, если есть документ, содержащий информацию о структуре компании.

Бывает, что работнику нужно предоставить сведения в ПФР или ФСС, тогда он может попросить выписку из штатного расписания.

Заполняем правильно штатное расписание, форма Т-3

Типовая форма Т-3 — это таблица с несколькими графами (по ссылке штатное расписание на 2022 год бланк).

В шапке пишут название компании, код ОКПО, номер и дата, период действия и реквизиты приказа. В правом нижнем углу указывают количество штатных единиц. В табличной части прописывают названия подразделений и их коды, по ним можно определить, какое подразделение какую позицию занимает в структуре компании. 

Затем в графе 3 указывают должности в каждой группе в строгом иерархическом порядке. Название нужно указывать в именительном падеже полностью. Если должность не связана с тяжелыми и вредными условиями труда и не предполагает получение льгот, то поименовать ее можно на свое усмотрение. В противном случае в штатное расписание должности нужно вносить, ориентируясь на:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) или Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014
• профстандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).  

Когда компания нанимает работников не на должность, а для выполнения определенного вида работы, это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее указывают количество штатных единиц, например, бухгалтеров или менеджеров может быть несколько. После следует оклад сотрудников и надбавки. Последние обязательно нужно обосновать и сослаться на нормативный акт.

В конце подсчитывают общее количество штатных единиц и фонд оплаты труда. В документе ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, а вот места для печати в нем нет. Но если компания разрабатывает собственную форму, она может ее поставить.   

На практике часто специалисты задают вопросы: как оформить документ в нестандартных ситуациях. Например:

1. Как оформить в штатном расписании должность сотрудника при сдельной оплате, ведь у него нет фиксированного оклада? В этом случае в графе 4 ставят прочерк, а в графе 10 указывают, что оплата труда сдельная и ссылаются на Положение об оплате труда.
2. Какой оклад указать, если сотрудник трудится в режиме неполного рабочего времени, то есть в документе указана неполная штатная единица? В графе «Тарифная ставка» нужно указать полный оклад для этой должности.
3. Можно ли указать дополнительные надбавки: за стаж, знание языков, сверхответственность вместе с теми, что положены по закону? Да, можно, они также указываются в графах 6,7,8 «Надбавки в рублях». Если недостаточно граф, или если надбавки идут в процентах, то издают приказ о дополнении штатного расписания.

Когда все надбавки в рублях, то нужно заполнить графу 9, где отразить общую сумму.  При смешанных показателях в 9 графе ставят прочерк, а в 10 указывают ссылку на ЛНА, в которых говорится про надбавки и способы их начисления.

Обратите внимание! В штатном расписании для одинаковых должностей нельзя указывать «вилку» окладов, это нарушает ст. 22 ТК РФ — равная оплата за равный труд. Роструд рекомендует регулировать этот вопрос с помощью доплат и надбавок (письмо от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Изменение штатного расписания на 2023 год

Если в штатном расписании в 2023 году ничего не меняется, то утверждать его каждый год не нужно.

Изменить документ можно двумя способами: внести изменение в действующее расписание или утвердить новое. В обоих случаях нужен приказ.

Приказ на изменение штатного расписания скачайте по ссылке.

Внесение изменений в штатное расписание происходит при следующих событиях:

• добавление новых позиций или сокращение штата
• изменение структуры организации, переименование подразделений;
• индексация зарплаты или ее уменьшение;
• изменение количества штатных единиц;
• изменение надбавок и доплат.

При этом согласие работников не требуется, кроме случая, когда меняются условия трудового договора по зарплате. Если ее уменьшают, то нужно предупредить работников за два месяца, только потом менять «штатку». 

Важно! Если работник ознакомился с приказом об изменении штатного расписания, это вовсе не означает, что он согласен с изменениями в трудовом договоре.

О том, какие документы следует оформить в этом случае, какие еще есть нюансы в штатном расписании и как правильно заполнять другие кадровые документы, узнайте в нашем новом курсе по кадровому делопроизводству 3.0.

Кем проводится утверждение штатного расписания, в каком порядке и когда, происходит ли задним числом?

Штатное расписание – внутренний документ, в котором находится список структурных подразделений, число штатных единиц, закрепленных непосредственно за ними. При этом для любой штатной единицы установлено название должности, специальности, профессии с предписанием квалификации.

Это документ, принадлежащий к унифицированным конфигурациям основной учетной документации, который заполняют по унифицированной форме NoТ-3 и утверждается надлежащим приказом. Читайте далее, как правильно утвердить новый документ и ввести его в действие (в том числе на год).

Скрыть содержание

Кто этим занимается в компании?

Утверждает штатное расписание в начале года начальник компании путем издания указа об его утверждении. Действует принятый документ в течение календарного года.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026pp=ygVK0JLQstC10LTQtdC90LjQtSDQsiDQtNC10LnRgdGC0LLQuNC1INGI0YLQsNGC0L3QvtCz0L4g0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40Y8%3D

Оригинал утвержденного штатного расписания, как правило, остается в деле службы документации, а копии следуют в отдел кадров с целью набора сотрудников и формирования определенных сведений, а также в бухгалтерию с целью начисления заработной платы.

Руководителям подразделений следуют надлежащие извлечения из штатного расписания.

Порядок проведения

Алгоритм утверждения штатного расписания представляется таким образом:

1. Издается приказ о непосредственном составлении штатного расписания.
2. Приказ фиксируется в журнал.
3. С документом знакомятся заинтересованные работники.
4. Исследуется общая структура компании.
5. Оформляется непосредственно штатное расписание.
6. Выпущенный документ согласовывается с руководством.
7. Подготавливается ещё один приказ об утверждении расписания.
8. Документ обязательно регистрируется в журнале.

Прежде чем публиковать приказ на штатное расписание, руководитель должен подобрать ответственного за ведение и сохранение документа. В роли него выступает эксперт кадровой службы.

При этом подписывает график управляющий кадрового департамента либо главный бухгалтер, однако в случае, если таковых в компании не имеется, расписывается руководитель либо другое уполномоченное лицо.

Управление компании может вводить в штатное расписание любую информацию, что дает возможность улучшить работу. При этом документ может расширяться как на одно подразделение, также на все предприятие.

Каждому подразделению присваивается код, необходимый для оптимизации документооборота.

Утверждается штатное расписание в начале календарного года, вступает в действие с 1-го числа месяца, чтобы упростить начисление заработной платы, которая меняется с его внедрением. Указом руководителя утверждаются и все изменения, какие в него записываются.

В случае если изменения не записывались либо были небольшими, годичное переутверждение не требуется, в данном случае довольно оформить только список изменений как дополнение к штатному расписанию.

Утвердить новое расписание может только руководство компании. Формируется приказ о необходимости внедрить в действие новый документ с определенного числа. Назначается отвечающий за подготовку нужной документации и контроль по выполнению приказа. «Старое» штатное расписание полностью теряет собственную силу.

Новое расписание имеет свою значимость, если структурное подразделение ликвидируется либо увольняется большое число работников. В случае если изменениям подвергаются ряд должностей, то данный вид уже не подойдет, и целесообразнее принять вспомогательное соглашение.

Необходимые бумаги

Чтобы осуществить утверждение штатного расписания, необходим только образец приказа. Другие документы законодательством не предусмотрены. Помимо этого, понадобится печать компании.

При этом работодатель должен обращать особенное внимание на правильность заполнения указа о внедрении и утверждении штатного расписания, либо применять типовой образец, заменяя в нем наименование компании и индивидуальные данные работников.

Сроки осуществления и время действия документа

Период действия расписания можно не указывать. Если не определить промежуток его действия, то возможно использовать eго на протяжении всей работы компании дo внесения в нeго каких-либо перемен и дополнений.

Когда утверждается для работы учреждения?

Ограничение касательно времени утверждения штатного расписания имеется только лишь для бюджетных учреждений – утверждают штатные расписания в месячный cрок с самого начала года (согласно 1-го абзаца п. 45 постановления КМУ No 228 от 28.02.2002 г. «Oб утверждении порядка формирования, рассмотрения, принятия и основных требований к выполнению смет бюджетных органов»).

Остальные (небюджетные) работодатели пересматривают, проводят утверждение штатного расписания по мере необходимости. Штатное расписание утверждается приказом рукoводителя компании, который составляется в свободной форме.

Главное, что должно быть отмечено в приказе, – это дата, с которой вводят в действие штатное расписание. Oна вполне может отличаться от непосредственной даты издания приказа либо соответствовать с ней.

Утвердить штатное расписание можно с 1 января следующего года.

Можно ли утвердить задним числом?

“Задним числом” внедрение в действие штатного расписания невозможно – это является единственным ограничением. Проект документа необходимо согласовывать не только с вышестоящими руководителями, однако и с менеджерами структурных подразделений либо отдельными работниками.

После этого с расписанием знакомятся под подпись главные бухгалтеры и руководители профессиональных служб. После этого возможно подготавливать приказ о штатном расписании либо применять уже готовый образец.

В случае если в компании учтена практическая деятельность обнуления нумерации с начала последующего года, нумерация штатного расписания должна быть обнулена. Однако данный вопрос может решаться персонально в любой определенной компании руководителями.

Если в документ записывались частые изменения, рациональнее начать новую нумерацию, а не продлевать старую. В целом это облегчит работу профессиональных экспертов, даст возможность избежать недоразумений.

Заключение

Как видим, штатное расписание представляет собой документ, утвержденный высшим руководством. Он может помочь систематизировать информацию относительно профессионального состава компании и определить соответствие между должностями и должностными окладами.

Таким образом, штатное расписание – значимый документ в компании, позволяющий реализовывать квалифицированную профессиональную политику. Теперь вы знаете, как утверждается документ.

Приказ об утверждении штатного расписания

Относящееся к группе организационно-распорядительных документов, штатное расписание регламентирует одно из важнейших направлений в деятельности предприятия – комплектацию кадрами и распределение фонда заработной платы.

В этом обзоре рассмотрим вопросы, связанные со штатным расписанием – является ли оно обязательным, кто составляет, согласовывает и заверяет документ, как составить приказ об утверждении штатного расписания, а также, сколько действует «штатка».

Правовой регламент

В действующем законодательстве нет прямых указаний на обязательность наличия штатного расписания в номенклатуре дел субъекта экономической деятельности. Однако Трудовой Кодекс РФ в ст. 15 и ст.

57 упоминает о необходимости согласованности трудовых функций, указанных в трудовом договоре, со штатным расписанием, что фактически указывает на его обязательность в пакете организационно-распорядительных документов предприятия.

Обязательным документом для работодателей считает «штатку» и Роструд (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Назначение и действие штатного расписания

Штатное расписание (ШР) регламентирует:

• структуру предприятия – образование отделов и подразделений с учетом характера выполняемых работ;
• перечень должностей, необходимых для осуществления заявленных видов деятельности, с указанием количества штатных единиц по каждой из них, с учетом планового объема выполняемых работ;
• размеры должностных окладов, доплат и надбавок по каждой позиции, включенной в ШР по структурному формированию и предприятию в целом.

Форма штатного расписания имеет унифицированный стандарт – форма № Т-3, но, в то же время, законодатель сохраняет за субъектами хозяйствования право использовать собственную форму штатного расписания (Письмо Роструда № ПГ/409-6-1от 23.01.2013).

Штатное расписание:

• разрабатывается специалистами экономической и кадровой служб предприятия;
• в сформированном виде согласовывается с профсоюзным комитетом (при его наличии);
• утверждается руководителем предприятия,
• вводится в действие после того, как руководитель подписывает распоряжение или приказ об утверждении штатного расписания.

 Штатная расстановка: образец заполнения

Период действия

Штатное расписание обычно разрабатывается на длительный период. Если в «штатке» ничего не меняется, утверждать документ ежегодно не нужно — приказ об утверждении нового штатного расписания издается только при внесении в него изменений.

Обычно новая «штатка» начинает свое действие с начала календарного года, но в связи с различными обстоятельствами расписание может измениться в любое время. Сроки для внесения изменений в ШР и издания приказа законодательно не установлены, поэтому следует ориентироваться на локальные нормы или исходить из потребностей предприятия.

Все текущие изменения в штатное расписание, связанные с необходимостью реструктурировать подразделения, дополнить или сократить должности, изменить размеры должностных окладов и т.п.

вносятся в соответствии с установленной процедурой – разрабатывается изменение к штатному расписанию, которое согласовывается с профсоюзом и утверждается руководителем.

Для введения новых положений ШР в действие, руководителем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание или о новом ШР.

 Районный коэффициент в штатном расписании

Приказ об утверждении штатного расписания: образец и содержание документа

Приказ об утверждении штатного расписания легализует его действие на предприятии, и должен быть составлен в соответствии со стандартами, предъявляемыми к распорядительным документам. В его содержании должны быть отражены обязательные сведения:

• юридическое наименование предприятия в полном написании;
• статус документа (приказ, распоряжение);
• регистрационные данные приказа (наименование, дата издания, номер);
• основные показатели штатного расписания;
• дата введения в действие;
• назначение лиц, ответственных за соблюдение норм документа;
• подпись руководителя.

 Дополнительные обязанности работника: как оформить

Особенности формирования приказа об утверждении штатного расписания на 2020 год

Приказ на ведение штатного расписания, как правило, не содержит преамбулы, а начинается сразу с распорядительного указания – «Приказываю».

В то же время не является нарушением указание пояснений, о том, в связи с чем издается данный приказ.

Эта позиция полностью зависит от усмотрения руководителя, и, как показывает практика, указывается или не указывается в соответствии со стандартами деловой документации, принятыми в конкретной организации.

Далее приведен конкретный пример, как составляется приказ об утверждении штатного расписания в школе. Образец, по которому соответствии с установленными требованиями формируется приказ об утверждении штатного расписания, приводится ниже.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила утверждения штатного расписания

Законодательством не установлен определенный порядок по введению штатного расписания в действие и использованию его.

Но, такой документ компании необходим, так как его в обязательном порядке проверяют контролирующие органы.

В связи с этим каждой компании рекомендуется разработать порядок ведения штатного расписания, а также утвердить период его использования. В статье рассмотрим правила утверждения штатного расписания.

Как вводится штатное расписание

Как правило, утверждение штатного расписания происходит в конце года на будущий год. Если в компании не большая численность работников, то они вправе составить документ без установления по ограничению периода действия.

Более крупные компании в соответствии с численностью работников разрабатывают плановые показатели в течение отчетного периода, утверждают бюджеты как в целом по компании, так и по отдельным подразделениям.

Размер штата компании зависит от того, какие цели и планы организация преследует на будущий год.

Штатное расписание – это локальный нормативный акт компании.Порядок его утверждения не регламентируется законодательством, поэтому работодатели имеют некоторую свободу действий в разработки правил утверждения и ввода документа в действие.

Кроме того, руководитель компании самостоятельно вправе назначать лиц, ответственных за разработку расписания, его утверждения и согласования, а также за порядок ознакомления с данным документом работников ( статью ⇒ Порядок внесения должностей в штатное расписание организации).

Штатное расписание может составляться по компании в целом, либо по отдельным его подразделениям. По каждому отдела расписание может вводиться в действие отдельным приказом, либо общим по всем отделам. Форма документа штатки разрабатывается компанией в соответствии с ее нуждами. Работодатели могут использовать для этого готовую форму Т-3, но обязательным это не является.

Важно! Разработкой проекта штатного расписания может заниматься любой отдел компании, например, бухгалтерия, кадровый или планово-экономический отдел. Но утверждает штатное расписание только руководитель компании.

Этапы разработки и утверждения штатного расписания

Этапы разработки и утверждения штатного расписания	Что включает в себя этап
1 этап. Разработка проекта штатного расписания	В расписание включается информация об отделах компании, наименования всех должностей, числа штатных единиц, размеры окладов и надбавок.
2 этап. Подписание штатного расписания	Расписание подписывают главный бухгалтер, а также руководители структурных подразделений
3 этап. Утверждение штатного расписания	Штатное расписание утверждает руководитель компании, для чего он издает соответствующий документ – приказ об утверждении штатного расписания
4 этап. Ознакомление со штатным расписанием работников	Если в трудовых договорах с работниками указано, что «оклад устанавливается согласно штатного расписания», то ознакомление с расписанием работников обязательно

Важно! В штатном расписании не указываются данные конкретных сотрудников, занимающих определенные должности.

Для этого используется отдельный документ – штатная расстановка.

Как знакомить работников со штатным расписанием

Для того, чтобы каждый работник ознакомился со штатным расписанием, к трудовому договору прикладывают копию штатки или выписки из него. Еще одним вариантом ознакомления может быть приложение к расписанию листа ознакомления, в котором каждый работник будет ставить свою подпись и дату ознакомления.

Важно! Лучшим для работодателя будет указание заработной платы работников в их трудовых договорах. Тогда не потребуется знакомить всех сотрудников со штатным расписанием и они не будут знать размеры окладов других сотрудников.

Приказ об утверждении штатного расписания

Основным документов, вводящим в действие штатного расписания, является приказ руководителя. Форму данного документа компания разрабатывает и утверждает самостоятельно. Если такого документа в компании нет, то его необходимо разработать. При этом следует помнить, какие реквизиты должен содержать данный документ:

• наименование организации;
• адрес компании (юридический и фактический);
• контактные данные;
• наименование документа (то есть «Приказ»);
• номер и дата издания документа;
• основной текст, содержащий распоряжение руководителя;
• подпись руководителя компании.

Текст приказа об утверждении штатного расписания должен содержать следующую информацию:

• информацию об утверждении штатного расписания;
• реквизиты штатного расписания (номер и дату), а также период его действия;
• наименование структурного подразделения (если приказом утверждается расписание для конкретного отдела);
• число единиц по штатным должностям;
• фонд зарплаты за месяц.

После того, как приказ об утверждении расписания подписан, его реквизиты вносят в штатное расписание. Иногда в течение периода действия расписания в него необходимо внести изменения. В этом случае все нововведения вводятся отдельным приказом, в котором указываются все вносимые изменения. Но если изменения в расписание вносятся существенные или массовые, то штатку лучше утвердить заново.

Образец приказа

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В штатном расписании компании содержаться такие сведения, которые содержатся в трудовых договорах с сотрудниками. В связи с этим внесение в расписание изменений потребует подписания допсоглашений к трудовым договорам. При изменении существенных условий договора нужно быть особенно внимательными. К существенным условия трудового договора относят (57 ТК РФ):

• место работы;
• трудовая функция работника;
• зарплата работника;
• время работы и время отдыха;
• условия работы.

Если изменения затрагивают существенные условия трудового договора с работником, то необходимо заключить дополнительное соглашение.Все поправки в договор могут вноситься только после согласования с работником.

Если согласие между сторонами достигнуто, то поправки в расписание вносятся в любое время. При этом кадровому отделу потребуется подготовить соглашение об изменении трудового договора.

Новый проект штатного расписания утверждается в обычном порядке.

Как правило, внесение изменений в штатное расписание по инициативе работодателя происходит по ст. 74 ТК РФ, то есть изменения, связанные с организационными и технологическими условиями работы. В этом случае работодатель должен выполнить следующие требования:

• предупредить работника о предстоящих изменениях не менее чем за 2 месяца;
• если работник с изменениями не согласен, то предложить иные вакансии.

Как часто нужно обновлять штатное расписание

В какие сроки и как часто штатное расписание требует обновлений законодательством не установлено. А значит, принять решение по этим вопросам может сам работодатель.

Однако, если штатное расписание в течение всего года часто дополнялось и в него вносились изменения, то наиболее целесообразным будет утверждение нового штатного расписания с учетом всех вносимых изменений и дополнений ( статью ⇒ Приказ об изменении штатного расписания в 2023 году).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: На какой срок целесообразнее всего составлять штатное расписание?

Ответ: Компании могут самостоятельно определить срок, на который им удобнее всего составить штатное расписание. Но обычно его утверждают на один год, а после этого вводят новое.

Заключение

Штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, который влияет на трудовую деятельность компании. Это связано с тем, что в расписании указаны трудовые функции сотрудников, а также вся, связанная с этим информация. Поэтому с данным документом каждого работника следует ознакомить под подпись еще при трудоустройстве.