Информация

Кто может подписывать документы электронной подписью

Как работает простая электронная подпись и какие документы ей можно подписывать

Кто может подписывать документы электронной подписью

В электронном документообороте простая электронная подпись (ПЭП) имеет силу собственноручной подписи: закон разрешает подписывать ей первичные документы при соблюдении нескольких условий. Разбираемся, как это работает на нашей платформе.

Что такое простая электронная подпись

Вот что об электронной подписи написано в законе:«Простой электронной подписью является электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом».

— ч. 2 ст. 5 № 63-ФЗ от 6 апреля 2022 г

Например, на сайте интернет-магазина вам высылают смс со специальным кодом. Номер телефона — это способ идентифицировать вашу личность, а высланный код — ключ к электронной подписи. Когда вы вводите код из смс на сайте магазина, вы ставите простую электронную подпись.

Как работает простая электронная подпись

Простая электронная подпись используется, например, в документообороте компании с контрагентами. Всё сразу становится намного проще.

Без ПЭП; С ПЭП

Компания заключает договор с самозанятым, который живет на Бали и разрабатывает сайты.; Самозанятый получает договор в электронной форме. Ему высылают договор, который месяц летит на самолете сначала в Джакарту, а потом на Бали.

;Нажимает «Подписать документ». Самозанятый подписывает договор и высылает его назад.; Ему на телефон приходит смс со специальным кодом. Еще через месяц бухгалтер получает копию и подписывает ее. Наконец-то можно приступать к делу.

;Он вводит код в окошко — документ подписан.

«ПЭП признается эквивалентом собственноручной подписи, если это установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем».

ч. 2 ст. 6 №63-ФЗ от 6 апреля 2022 г.

Но чтобы такая подпись приобрела юридическую силу, компания должна соблюсти два условия:

Перед тем, как начать использовать ПЭП, стороны должны заключить пользовательское соглашение или соглашение сторон об использовании ПЭП. Там нужно прописать всю процедуру, обозначить права и обязанности сторон. Тогда ПЭП приобретает силу собственноручной подписи, а в будущем можно будет проверить, когда и кто именно ее поставил.

Стороны должны решить, что будет считаться простой электронной подписью. Например, если обе стороны договорятся, что получение письма с определенного адреса означает подписание документа с помощью ПЭП, то получение такого письма будет равняться собственноручной подписи.

Кто может подписывать документы электронной подписью

Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь

В Консоль.Про все документы между компанией и исполнителем подписываются ПЭП. У нас действуют несколько ступеней идентификации лица:

  1. При регистрации самозанятого на платформе мы запрашиваем данные паспорта, СНИЛС и ИНН.
  2. Затем нужно сделать селфи с открытым паспортом, чтобы мы были уверены, кто подписывает документ.
  3. После этого самозанятый дает согласие на выдачу ПЭП и может пользоваться ей для подписи документов.

В личном кабинете Консоль.Про можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП. Так мы точно знаем, что код получает человек, который зарегистрировался на платформе.

После подписании договора с помощью ПЭП внизу документа появится небольшая синяя печать: там указаны реквизиты компании, исполнителя и время подписания. У каждой подписи есть уникальный идентификатор, и ее подлинность можно проверить прямо на платформе.

Так документы в Консоль.Про приобретают юридическую силу. Кто может подписывать документы электронной подписью

Готовые документы подписываются электронной подписью со стороны заказчика и со стороны исполнителя

Регламент работы с ПЭП и способ определения лица, ставящего подпись, мы указали в пользовательском соглашении. Исполнители принимают его еще до того, как регистрируются на платформе — иначе они просто не смогут заключить договор с помощью ПЭП.

Кто может подписывать документы электронной подписью

Прочитать пользовательское соглашение можно на сайте

А еще мы добавили в шаблон договора с исполнителем следующие положения. Они нужны, чтобы придать ПЭП юридическую силу в отношениях исполнителя и заказчика:

«1.2. Стороны признают, что Договор (в том числе иной документ, связанный с исполнением Договора), используемый и направляемый посредством функций Платформы, признается подписанным простой электронной подписью соответствующей Стороны.

1.3. Стороны соглашаются с тем, что документы, подписанные простой электронной подписью, имеют равную юридическую силу с документами, составленными на бумажном носителе и подписанными собственноручной подписью. Документ, подписанный простой электронной подписью, порождает права и обязательства Сторон, если он соответствует условиям, определенным Пользовательским соглашением. 1.4. Свидетельством того, что документ, подписанный простой электронной подписью, получен второй Стороной, является отображение соответствующего электронного документа (сообщения) в интерфейсе Личного кабинета Клиента». ПЭП нельзя применять в нескольких случаях:

  • документ может быть исключительно бумажным с рукописной подписью — например, вексель;
  • в документе содержится государственная тайна;
  • закон требует использовать другой вид ЭП.

Подписывайтесь, чтобы читать новости и рекомендации юристов в своей почте.

Кто может подписывать документы электронной подписью

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Со временем большинство организаций будет вести свою документацию в «цифре». Вопрос внедрения электронного документооборота (ЭДО) активно поддерживается и продвигается на государственном уровне. На данный момент наибольшее распространение ЭДО получил в сфере бухгалтерской и кадровой документации.

Эта тема сейчас как никогда актуальна, поэтому предлагаем окунуться в тонкости ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО, ЭКДО) и легализации кадровой документации

Прежде чем начать внедрение ЭДО в своей компании, необходимо разобраться в вопросе электронных подписей. В том числе, какие кадровые документы нельзя подписывать ЭП, а какие можно.

Что такое электронная подпись и какая она бывает

ЭП (ЭЦП) – подпись, которая является электронным равнозначным аналогом собственноручной подписи. Именно электронная подпись придает документам юридическую силу. Существует 3 вида ЭП, каждый из которых используется для разного вида документации.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Этот вид подписи представляет собой вариант «логин-пароль», СМС-коды доступа и т.п. варианты. ПЭП является самой незащищенной подписью.

Читайте также:  Бездоговорное и безучетное потребление электроэнергии

Документация, подписанная ПЭП, может использоваться не только внутри компании, но и при внешнем обмене документами. Для того, чтобы придать юридическую значимость документу, необходимо подписать соглашение между всеми участниками электронного взаимодействия (акт вводящий правило для сотрудников).

В соглашении прописывают случаи, в которых документация, подписанная ПЭП, будет считаться равносильной бумажному формату документов, рассматривается порядок подписания и проверки ЭП, фиксируются правила идентификации сотрудников-владельцев ПЭП.

Не стоит забывать и о конфиденциальности, особенно в случаях внедрения и использования ПЭП, так как именно простая подпись является самой незащищенной.

Сотрудник может получить ПЭП у работодателя, при этом факт получения должен быть зафиксирован в информационной системе, которую использует компания. Это может быть платформа «Работа в России» или собственная ИС, адаптированная под особенности работы конкретной компании.

Кто может подписывать документы электронной подписьюРис.1 Сервис КЭДО от компании WiseAdvice — Подписанные кадровые документы

ПЭП вполне достаточно будет сотруднику для подписания обычной рабочей документации, например: графика работы, табеля учета рабочего времени, служебных записок и т п.

Для подписания трудовых договоров и документации, которая доносится до сотрудников «под роспись», ПЭП не подойдет. Поэтому главбухи и HR-сотрудники таким видом подписи не пользуются.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

В отличие от ПЭП, УНЭП позволяет идентифицировать человека, который подписал документацию, показывает вносились ли правки в документ после его подписания. УНЭП является более защищенным вариантом ЭП, поэтому дает возможность его обладателю подписывать более важные документы. Например, кадровые документы внутри организации или документы в налоговые службы, используя личный кабинет.

Документ, подписанный УНЭП, равносилен документу в бумажном формате, подписанного собственноручно (пп. 3 п. 3 ст. 5, п. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

НЭП так же как и ПЭП можно получить у работодателя при приеме на работу.

Эта подпись может обеспечить подписание большинства кадровых документов, должностных инструкций, правил внутреннего распорядка и трудоустройства, локальных актов компании и прочей документации.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП является самым защищенным вариантом ЭП. Ее можно получить только в специальном сертифицированном удостоверяющем центре и только она дает широкие возможности для подписания самых «важных» документов дистанционно в электронном формате.

Электронная документация, подписанная УКЭП, равносильна документу подписанному собственноручной подписью в бумажном формате и может использоваться для подписания практически любого вида документов

УКЭП совершенно точно необходима будет:

  • для заключения трудовых договоров и дополнительных соглашений с дистанционными сотрудниками;
  • для подписания договоров о материальной ответственности.

Поэтому наличие УКЭП особенно актуально для бухгалтеров и кадровых сотрудников. Только это даст возможность заключать электронные договоры, передавать сведения о больничных листах в ФСС, отправлять кадровую отчетность в Росстат и Пенсионный Фонд.

Варианты перехода на КЭДО: SaaS, коробка или проект. Скидки среднему и малому бизнесу 50%!

Плюсы КЭДО

Электронное подписание кадровых документов значительно повышает эффективность работы всех сотрудников внутри компании, экономит время, упрощает процесс взаимодействия между сотрудниками и дает неограниченные возможности для дистанционных сотрудников.

Для подписания электронной документации человек может использовать любую ЭЦП, если федеральным законом или нормативным актом не предусмотрено подписание конкретного документа определенным видом ЭЦП. Так же следует помнить, что электронную документацию с любой подписью нельзя использовать в том случае, если закон требует ведение конкретного документа в бумажном формате.

Кто может подписывать документы электронной подписьюРис.2 Заявки на подписание в ЛК сервиса КЭДО WiseAdvice Кто может подписывать документы электронной подписьюРис.3 Подписание документа в информационной системе для кадрового ЭДО Кто может подписывать документы электронной подписьюРис.4 Запрос пароля от сертификата ЭП

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

Что такое Госключ и как с его помощью подписывать электронные документы

Опубликован: 03 февраля 2023

и как с его помощью подписывать документы

Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО

Кто может пользоваться Госключом и как это сделать через HRlink

В начале июля 2022 года в КЭДО-платформе HRlink появилась новая возможность. HRlink первым в России предоставил клиентам возможность подписывать документы Госключом. Что это за подпись, кто может ей пользоваться и как с ней работать, расскажем в этой статье.

На основании чего функционирует Госключ

Прежде чем обсуждать непосредственно Госключ, обратимся к законодательству, регулирующему цифровые подписи. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи» есть три способа подписывать документы:

  • Самая надежная, но дорогая. Чтобы ее получить, нужно обращаться в удостоверяющий центр и проходить идентификацию. Сложнее в использовании, чем остальные типы подписей.
  • По функционалу эта подпись похожа на УКЭП. Получить ее проще: необязательно идти в центр, можно пройти идентификацию дистанционно. Также она проста в использовании, а для клиентов HRlink формируется бесплатно в личном кабинете. При этом УНЭП надежна и гарантирует сохранность данных пользователя.
  • Бесплатная, легко получить и использовать, но она менее надежна, чем две предыдущие. Она не оставляет после себя цифровой след, поэтому в случае судебного спора есть вероятность, что факт подписания признают, но не смогут установить, какой именно документ был подписан.

Вторая важная составляющая системы, в которой работает Госключ, — это ЕСИА (единая система идентификации и аутентификации). Учетную запись в ЕСИА мы используем на «Госуслугах», ресурсах ФНС и ПФР, на сайтах и в приложениях коммерческих организаций, например, «Авито», HeadHunter и т. д. Надежность учетной записи ЕСИА гарантируется государством.

Читайте также:  Как вернуть переплату за электроэнергию

Что такое Госключ и как он работает

Госключ в большинстве случаев работает на функционале УНЭП, то есть это усиленная неквалифицированная подпись. Однако в отдельных случаях Госключ может работать как УКЭП. Для работы с этим типом подписи запущено бесплатное приложение Госключ для iOS или Android.

Подпись Госключом доступна бесплатно всем гражданам РФ, у которых есть подтвержденная учетная запись ЕСИА.

Подпись привязана к смартфону, поэтому вы можете использовать это устройство, чтобы заверять документы. Если смартфон потеряется или вы купите новый, вы выпускаете новую подпись, а старая аннулируется.

Юридически Госключ сейчас находится в статусе эксперимента, но легально пользоваться им можно уже сейчас. Его использование прописано в нормативных актах.

Как получить подпись Госключом

Чтобы вы могли подписывать документы Госключом через HRlink, понадобится выполнить четыре шага:

  • Скачать приложение Госключ.
  • Авторизоваться с помощью учетной записи на Госуслугах.
  • Подтвердить согласие с правилами и лицензионным соглашением.
  • Сгенерировать электронную подпись прямо в смартфоне, проведя пальцем по экрану в произвольном направлении.

Благодаря интеграции Госключа с HRlink вы сможете сократить процесс подписания документов — он будет занимать не более пяти минут. Оставьте заявку, чтобы оценить удобство и скорость электронного документоборота.

Поскольку Госключ пока находится на стадии эксперимента, пользоваться им можно на ограниченном количестве площадок.

«Авито» — подтверждение аккаунта и дистанционное заключение договора на покупку товара, аренды и т. д.

Мобильные операторы: МТС, Билайн, Мегафон, Теле2. С ними можно подписывать договоры, используя Госключ.

КЭДО-платформа HRlink. Госключом можно подписывать документы со штатными сотрудниками, работающими по договору ГПХ, самозанятыми и ИП.

Подписывайтесь на телеграм канал HRLink

Кто может подписывать документы электронной подписью

Подписание документа Госключом через HRlink

Чтобы заверить документ с помощью Госключа, пользователям HRlink нужно:

Открыть уведомление о необходимости подписания. Оно может прийти на почту, по СМС или в мессенджере.

Перейти по ссылке из уведомления.

Ознакомиться с документом и выбрать Госключ в качестве способа подписания. Запрос на подписание отправляется в приложение Госключ, пользователю приходит push-уведомление на смартфон.

Кто может подписывать документы электронной подписьюПерейти в нужный документ в приложении Госключ и нажать «Подписать». В HRlink статус документа сменится на «Подписан». Кто может подписывать документы электронной подписью

Кто может пользоваться Госключом и для каких документов

Согласно ФЗ-407, все документы с дистанционными сотрудниками можно подписывать электронно. А ФЗ-377 позволил не только удаленщикам, но и остальным сотрудникам вести в цифровом пространстве почти весь документооборот. На бумаге нужно дублировать следующие документы:

  • Для удаленщиков — приказ об увольнении. Его нужно отправить в бумажном виде в течение трех суток.
  • Для остальных сотрудников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.

Минтруд и Роструд рассматривают возможность перевести и эти документы в цифровое пространство, эта опция может появиться в конце 2022 – начале 2023 года. Все остальные документы можно заверять с помощью электронной подписи, включая подписание Госключом. Кто чем подписывает:

  • Работодатель пользуется УКЭП. Также он может подписаться Госключом — заверить все документы на портале «Работа в России». В своей учетной системе Госключом он сможет подписать лишь некоторые документы, указанные в законодательстве.
  • Сотрудник может подписывать всеми видами подписей: УКЭП, УНЭП, через портал «Работа в России» и Госключом.

С кем можно наладить подпись документов Госключом

В HRlink Госключ можно использовать в отношениях с разными типами физических лиц.Под сотрудниками подразумеваются те, кто оформлен по трудовому договору. В этом случае мы имеем дело с двумя типами документов:

  • Трудовые — те, что предусмотрены трудовым кодексом.
  • Прочие — финансовые и авансовые ответы, выдача материальных ценностей и т. д.

Электронное подписание этих документов регулируется:

  • Трудовым кодексом.
  • Гражданским кодексом.
  • 63-ФЗ.

{«0»:{«lid»:1656700586725,»ls»:»10″,»loff»:»»,»li_type»:»em»,»li_name»:»email»,»li_ph»:»[email protected]»,»li_nm»:»email»}}

Подписаться на рассылку новостей HRlink

Подрядчики делятся на три категории:

  • Работающие по договору ГПХ.
  • Самозанятые.
  • ИП.

С подрядчиками обычно подписываются договоры, акты и прочие документы. Электронное подписание в этом случае регулируется Гражданским кодексом и 63-ФЗ.

Запишитесь на демо HRlink

Получение электронной подписи на сотрудника организации

Электронная подпись (ЭП или прежнее название ЭЦП) — то же, что рукописная подпись, только для электронных документов. С 2022 года подписывать документы компании может не только руководитель организации, но и её сотрудник личной подписью. О том, какую подпись выпустить сотруднику и как это сделать, рассказываем в статье.

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной. Любому сотруднику необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись или УКЭП. В отличие от неквалифицированной электронной подписи, у неё есть ряд особенностей:

  • Всегда имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.
  • Программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России.
  • Выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России.

Другие виды подписей мы описали в статье.

Квалифицированная ЭП или КЭП подтверждает, что документ подписан конкретным человеком и придает им юридическую силу. Она выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ). УЦ Контура прошел аккредитацию, поэтому мы можем выдавать КЭП.

Закон и государственные органы требуют от УЦ соблюдать правила безопасности — удостоверять личность будущего владельца ЭП и проверять его документы. А в случае нарушений УЦ несут материальную ответственность.

С 1 сентября 2023 года сотрудникам будет запрещено подписывать документы сертификатом с данными организации. Делать это они смогут только с помощью личных подписей, подкрепленных электронной доверенностью. Срок этого изменения переносили несколько раз. Последнюю дату утвердили Федеральным законом от 19.12.2022 № 536. 

Поэтому на текущий момент сотрудник может получить два вида ЭП:

  • Подпись на юрлицо, она содержит ФИО владельца и данные организации, за которую сотрудник подписывает документы. Эти подписи будут действовать до 1 сентября 2023 года.
  • Подпись на физлицо, в ней отсутствуют данные по организации (пп. 2 п.1 ст. 17.2 и п. 2 ст. 17.3 63-ФЗ). Такие подписи называются «электронная подпись физического лица», они действуют вместе с электронной доверенностью. 
Читайте также:  Компенсация потерь в электрических сетях

Получить личную подпись физлица в аккредитованном УЦ и электронную доверенностьу руководителя сотрудник должен до 1 сентября 2023 года. Мы рекомендуем сделать переход на новые правила работы минимум за 2-3 недели до этого срока.

Закажите электронную подпись для сотрудника в Контуре

Заказать

Руководитель все так же может использовать сертификат юрлица для подписи документов. А если его нет, то за получением необходимо обратиться в ФНС, для этого:

  • подготовьте документы владельца подписи,
  • приобретите сертифицированный токен (носитель, похожий на флэшку),
  • подготовьте документацию на токен,
  • посетите налоговую,
  • подключите КриптоПро и настройте компьютер для работы с ЭП. 

Чтобы начать работу с сертификатом ФНС было проще, обратитесь в Контур — мы решим все вопросы по настройке и использованию сертификата электронной подписи.

Если токен уже есть, можно использовать его, либо купить в удостоверяющем центре или у производителя. Подойдут Рутокен S, Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие носители, которые соответствуют требованиям ФНС (пп.в п.22 Приказа ФНС).

Подробнее о получении сертификата ЭП в ФНС мы написали в инструкции.

Чтобы понять, как действует электронная подпись и можно ли её передавать, нужно знать из чего она состоит. ЭП состоит из трех файлов: 

  • Закрытый ключ — длинный набор символов, который владелец генерирует самостоятельно с помощью средств криптографической защиты информации, например, с помощью КриптоПро. Эта часть подписи доступна только владельцу.
  • Открытый ключ — тоже набор символов, как и закрытый ключ, но отличается тем, что информация из него общедоступна.
  • Сертификат — документ, в котором содержатся данные открытого ключа, владельца и другие атрибуты. Именно он подтверждает, что открытый ключ принадлежит конкретному владельцу. 

Файлы можно записать на токен или в реестр компьютера. Затем с помощью закрытого ключа владелец подписывает документы. Сертификатом открытого ключа подтверждает, что именно он подписал документы. 

Ответственность за доступ к закрытому ключу ЭП несет его владелец. Это прописано в 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п.1 ч.1 ст.10 63-ФЗ). Именно из-за передачи закрытого ключа другим людям, часто происходят мошеннические действия с подписями.

Знакомьтесь — Андрей, он индивидуальный предприниматель. Свой бизнес ведет первый год. Как директор, Андрей тратить много сил на формирование различных бизнес-процессов, чтобы поддерживать и развивать компанию. Разбираться с отчетностью у него нет времени, потому Андрей нанял бухгалтера и передал ему свою электронную подпись для сдачи отчетности по организации.

Спустя некоторое время бухгалтер увольняется по личным причинам. А Андрею приходит уведомление о возбуждении уголовного дела о мошенничестве. 

Оказывается, бухгалтер с помощью ЭП Андрея зарегистрировал фирму-”однодневку”, возмещал через неё НДС, а деньги выводил за границу. Теперь Андрею предстоит долгое разбирательство с органами власти.

Бывают ситуации, когда злоумышленники намеренно завладевают чужими ЭП, берут кредиты, микрозаймы, совершают покупки от лица компании, меняют руководителя, а потом ликвидируют организацию. 

Мошенники могут завладеть электронной подписью несколькими способами:

  • похитить носитель с закрытым ключом,
  • найти, забытый владельцем в общественном месте, носитель с подписью,
  • компания может забыть отозвать подпись уволенного сотрудника, он в свою очередь приобретает товары от имени компании и скрывается, оставив долг за организацией.

Существуют способы, чтобы себя обезопасить, один из них — это выпуск сертификата на сотрудника. Таким образом сотрудник становится уполномоченным представителем организации и действует от лица компании с личной ЭП. Он может подписывать отчетность, участвовать в торгах и закупках, регистрировать онлайн-кассы и многое другое. 

КЭП от Контура позволит вам участвовать в торгах на любых площадках

Заказать

С начала 2022 года получить электронную подпись на сотрудника можно в аккредитованном УЦ. Информация об аккредитации наших УЦ есть на сайте Минцифры РФ в списке аккредитованных удостоверяющих центров.

Порядок получения сертификата простой:

  1. Оформите заявку через сайт или обратитесь в удобный вам сервисный центр.
  2. Оплатите счет после подтверждения заявки.
  3. Соберите комплект документов и загрузите их сканы в Личный кабинет для онлайн-проверки.
  4. Принесите оригиналы документов и получите сертификат в сервисном центре.

Получить сертификат может только будущий владелец (ч.1 ст. 18 63-ФЗ).

Для получения сертификата физлица нужны оригиналы или заверенные копии документов:

  • Паспорт будущего владельца сертификата: разворот с фотографией. 
  • СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета, на случай, если данные не пройдут проверку.
  • ИНН будущего владельца сертификата. На случай, если данные не пройдут проверку в ФНС.

Так как сертификат выпускается на сотрудника организации, то при получении сертификата потребуется доверенность на получение. 

Мы подготовили инструкцию о том, как работать в личном кабинете. Наша техническая поддержка круглосуточно ответит на возникшие вопросы.

Так как сертификат электронной подписи приравнивается к собственноручной подписи, то владелец обязан обеспечивать её конфиденциальность (ст. 10 63-ФЗ). А обеспечивать конфиденциальность информации и не передавать её третьим лицам без согласия обладателя обязаны все лица получившие доступ к этой информации согласно п.7 ст. 2 149-ФЗ.

Поэтому подпись может быть передана только с согласия обладателя. Юристы советуют оформлять данное согласие приказом и доверенностью — это может быть приказ или доверенность от имени юрлица или ИП. Форму передачи полномочий организация определяет самостоятельно, как и оформление акта передачи носителя с закрытым ключом. В УЦ не нужно предоставлять доверенности или приказы.

Чтобы увеличить безопасность данных организации, избежать махинаций и утечки информации, рекомендуем выпускать подпись на каждого сотрудника, которому необходима работа с ней.

Например, для предоставления отчетности — ЭП для бухгалтера, для заключения сделок — ЭП для менеджера по закупкам, для работы на государственных порталах — ЭП для уполномоченного сотрудника.

Таким образом каждый сотрудник становится представителем организации, а директору будет легче контролировать процессы внутри компании. 

Закажите электронную подпись для сотрудника в Контуре

Заказать

До 1 сентября 2023 года сотрудник может подписывать документы от лица компании двумя способами: сертификатом юрлица либо по новым правилам — подписью физлица, подкрепленной электронной доверенностью. 

Некоторые системы, например ФСС, ФНС уже принимают документы с МЧД. Другие — готовятся к переходу. Чтобы клиент мог подписывать документы с МЧД и без нее, Удостоверяющий центр Контура при покупке сертификата юрлица по желанию бесплатно выдает подпись физлица.