Информация

Первичные документы простая электронная подпись

В соответствии с законом о бухгалтерском учёте, при любой хозяйственной операции необходимо оформление первичного учётного документа. На его основе ведётся бухгалтерский учёт. Первичными документами считаются бухгалтерские справки, акты выполненных работ, товарные накладные и подобная документация.

Об электронных первичных документах

Первичные учётные документы разрешено составлять в электронном виде. Их можно применять для подтверждения фактов хозяйственной жизни. Кроме того, они имеют юридическую силу и являются основанием для расчёта налогов. Если электронный документ составлен правильно, он считается равноценным оригиналу и в бумажном виде дублировать его не нужно.

Правильно составленный электронный первичный документ содержит все обязательные реквизиты и подписан электронной цифровой подписью (ЭП). В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, в перечень обязательных реквизитов входят:

  • наименование документа и дата его составления;
  • наименование организации, от имени которой документ составлен;
  • содержание оформляемой хозяйственной операции;
  • единицы, в которых измеряется хозяйственная операция, выраженные в натуральной или денежной величине измерения;
  • должность лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) операцию и ответственного за её оформление;
  • подписи ответственных лиц с указанием ФИО или других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Сейчас для электронных первичных документов организации могут использовать любые форматы, в том числе и самостоятельно разработанные. Однако для наиболее востребованных документов ФНС разработала и утвердила специальные форматы. С их помощью оформляются операции по передаче товаров операции товаров, работ или услуг, а также имущественных прав.

Какой подписью визировать «первичку» в электронном виде

Для утверждения электронных документов организации могут применять любой вид ЭП, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.

В законе обозначено три вида ЭП, которые различаются по степени защищённости и сложности получения:

  • простая;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.
  • Ранее первичные учётные документы должны были подписываться только квалифицированной ЭП — лишь в этом случае они признавались равнозначными бумажным документам, подписанным собственноручной подписью.
  • Федеральный закон от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ внёс в это правило изменения, в соответствии с которыми информация, подписанная простой или неквалифицированной ЭП, при определённых условиях также считалась электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью.
  • Чтобы служить основанием для формирования налогового учёта, а также подтверждением доходов и расходов организации для обложения налогом на прибыль, первичный документ должен соответствовать требованиям 402-ФЗ и быть подписанным квалифицированной ЭП.

Для подписания документов в электронном формате можно также использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, если это предусмотрено соглашением между участниками документооборота.

Однако для списания налоговых расходов на основании «первички», которая подписана простой или неквалифицированной ЭП, в соглашении с контрагентом дополнительно должен быть прописан порядок проверки подписи.

Электронную «первичку» для целей бухучёта можно заверять ЭП любого вида из тех, что предусмотрены законом №63-ФЗ. Это обусловлено тем, что на данный момент нет нормативного документа, который бы устанавливал стандарты для утверждения бухгалтерскую первичных документов в электронном виде. При этом счета-фактуры должны подписываться только с применением усиленной квалифицированной ЭП.

Такая подпись также в обязательном порядке используется при взаимодействии с налоговой службой.

Когда электронный документ не может быть равнозначным бумажному

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Так, электронный первичный документ, подписанный КЭП, приравнивается к бумажному только при выполнении условия, о котором сообщила ФНС в письме от 03.04.2023 № ЕА-4-26/3976@.

Подпись электронных документов

ФСБУ 27/2021 определяет требования к документам бухучета.

https://www.youtube.com/watch?v=huwGkWf8JBI\u0026pp=ygVa0J_QtdGA0LLQuNGH0L3Ri9C1INC00L7QutGD0LzQtdC90YLRiyDQv9GA0L7RgdGC0LDRjyDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3QsNGPINC_0L7QtNC_0LjRgdGM

В стандарте закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде.

Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (части 5, 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Поскольку закон № 402-ФЗ не устанавливает виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета, принять к учету первичный документв электронном виде можно с любой электронной подписью.

Какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота (письмо Минфина от 22.02.2019 № 07-01-09/11672).

Электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены только по форматам, установленным ФНС (п. 2 ст. 93 НК).

Еще подробнее все это будем обсуждать 21 апреля на вебинаре о самом важном новых ФСБУ. Записывайтесь, он бесплатный. И касается не только документооборота, но и ОС, запасов и аренды.

Какие виды ЭП предусмотрены законом

При формировании электронных первичных документов организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронные подписи бывают двух видов – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Усиленная электронная подпись подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам с собственноручной подписью, если это установлено законом (иными нормативными актами) или соглашением сторон (ст. 5, 6 закона № 63-ФЗ).

Электронные документы, подписанные КЭП

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством.

Однако в письме ФНС от 3 апреля 2023 г. № ЕА-4-26/3976@ найдем важное уточнение.

В соответствии со статьей 11 закона № 63-ФЗ КЭП признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении условий, предусмотренных пунктами данной статьи:

  • квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
  • квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
  • имеетсяположительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

В соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 14 закона № 63-ФЗ квалифицированный сертификат электронной подписи содержит даты начала и окончания срока действия такого сертификата, которые участвуют в проверке действительности квалифицированной электронной подписи.

Когда КЭП содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, иначе на дату такой проверки.

Таким образом, отсутствие подтверждения действительности КЭП у электронного документа не позволяет признавать его электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Работа с простыми электронными подписями

Простая электронная подпись – самый дешевый и одновременно самый незащищенный вариант ЭП из трех возможных сейчас в России.

Автор делится опытом крупной компании: в каких процессах наиболее эффективно ее использовать; как ее выдать работникам своей организации; как придать юридическую значимость (в т.ч.

показан пример регламентирующего документа – Правил применения простой электронной подписи).

В период пандемии жесткие ограничительные меры доходчиво продемонстрировали необходимость перехода на электронный документо­оборот с использованием электронных подписей (ЭП). Преимущества использования ЭП очевидны: экономия времени, надежность.

Но ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что многие процессы можно осуществлять дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис, тратить время на подписание документов, ждать курьеров.

Применение электронной подписи позволило многим работникам перейти на гибридный режим работы или остаться на «удаленке» даже после окончания пандемии.

Читайте также:  Оскорбление нецензурной бранью

У нас в компании вопросы применения электронной подписи были проработаны заранее, она активно использовалась в нескольких ключевых процессах документооборота. На их основе мы быстро перестроили оставшиеся процессы, что позволило продолжать удаленную работу с документами без существенных изменений бизнес-процессов и дополнительных затрат на курьеров, распечатку и перемещение бумаги.

В России в электронном документообороте законодатель разрешает нам использовать 3 вида подписи (см. Схему 1):

  • простую (ПЭП),
  • усиленную неквалифицированную (УНЭП) и
  • усиленную квалифицированную (УКЭП) 1.

Медали за заслуги в бесперебойной работе делопроизводства в дистанционном режиме в первую очередь достойна простая электронная подпись. Но давайте разберемся, так ли уж она проста? 

Особенности простой электронной подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом 2. По своей сути ПЭП – это известные только владельцу логин и пароль, подтвержденные в информационной системе.

Но простая электронная подпись имеет низкую степень защиты. ПЭП уязвима, поэтому подходит не для всех процессов. Ее самое слабое место – это человеческий фактор (например, вы можете забыть заблокировать компьютер или выбрать простой пароль, который легко подобрать злоумышленнику).

В каких процессах наиболее эффективно применять пэп?

  • В первую очередь во всех процессах внутреннего документооборота.
  • Подойдет ли ПЭП для конкретных задач прохождения документов в компании, можно определить, сформулировав ответ на вопрос: если в каком-либо процессе вас устраивает бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то для этих целей вам подойдет электронный документ с простой электронной подписью.
  • При работе в системе электронного документооборота (СЭД) простую электронную подпись можно задействовать практически на всех этапах работы с документом:
  • согласование – на стадии разработки документа ПЭП может использоваться для подтверждения согласия с ним ответственных лиц;
  • подписание – использование ПЭП существенно экономит время работников;
  • постановка поручений и их исполнение – ПЭП обеспечивает оперативное рассмотрение, надлежащее исполнение поручений и их контроль;
  • ознакомление с документами и резолюциями – работники посредством ПЭП подтверждают ознакомление с ключевыми документами в компании.

Много лет назад мы начинали внедрение ПЭП с процесса «Электронная служебная записка», где на всех этапах прохождения документа была задействована ПЭП. Это был первый документ в компании, который не требовал распечатки на бумаге (см. Схему 2).

Затем мы внедрили ПЭП в процессе «Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника». В итоге время на выпуск приказа сократилось в 3 раза (см. Схему 3).

Я всегда советую начинать переход на электронный документооборот с внедрения простой электронной подписи.

Схема 2. Процесс «Электронная служебная записка с применением ПЭП»

Схема 3. Процесс «Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника с применением ПЭП»

Как придать юридическую значимость применению ПЭП в компании?

Обязательное условие для внедрения ПЭП – подготовка регламентных документов. Это самый важный и сложный этап, который требует серьезного рассмотрения.

Для наилучшей проработки вопроса в группу по разработке нормативного документа, определяющего применение ПЭП в компании, стоит включить:

  • работников, отвечающих за информационную безопасность,
  • делопроизводителей,
  • юристов,
  • кадровых работников.

Основные этапы:

  1. Необходимо провести анализ и определить информационные системы (ИС), в которых пользователи могут применять ПЭП для электронных документов.
  2. Можно проанализировать документы, которые образуются в результате деятельности компании и прописать доступные действия с ними: какие документы и на каких этапах их жизненного цикла в соответствии с локальными нормативными актами можно «подписывать», «согласовывать», с какими можно «ознакомиться» с помощью ПЭП.
  3. Возможность использования ПЭП в качестве замены собственноручной подписи на электронных документах должна…

Электронная подпись в системе электронного документооборота | ЭЦП для ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет дистанционно обмениваться документами как внутри организации, так и с внешними структурами — контрагентами и госорганами. ЭДО сокращает бумажный документооборот, а значит, экономит деньги бизнеса и время работников. Кроме того, в отличие от бумажного носителя электронный файл документа сложнее испортить или потерять.

Для работы с ЭДО нужна электронная подпись (ЭП, устаревшее название — ЭЦП). Существует несколько ее видов:

  1. Простая электронная подпись (ПЭП) — это может быть смс-код, который вам присылает банк для подтверждения операции, или пара логин-пароль. ПЭП позволяет узнать, кто подписал документ, или подтвердить совершенное действие. Но у ПЭП есть недостатки: она не придает документу юридическую силу без допсоглашений, а ее подлинность может подтвердить лишь система, в которой подписывался документ.
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) более надежная — ее формируют с помощью криптографических программ. НЭП позволяет не только подтвердить, кто именно подписал документ, но и обнаружить, если после подписания в документ вносили изменения. Она так же, как и ПЭП, не обеспечивает юридическую значимость документа без допсоглашений.

НЭП удобно использовать для электронного документооборота с самозанятыми и физлицами. Подписывайте документы с такими контрагентами и исполнителями в сервисе Контур.Сайн. Пользователи получают электронную подпись для работы бесплатно и удаленно через портал Госуслуг. Попробуйте, как это удобно

Попробовать НЭП в документообороте

  1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее многофункциональная и защищенная. Как и НЭП, ее создают с помощью криптографических программ, она позволяет идентифицировать подписанта и убедиться, что в файле ничего не меняли после подписания. В отличие от других видов ЭП, придает документу юридическую силу по умолчанию. 

Вид подписи стоит выбирать в зависимости от того, с какой именно организацией или структурой предстоит взаимодействовать. Один человек может иметь несколько разных ЭП.

Чтобы подписать ЭП электронный документ, необходимы: 

  • сам документ.  Создать его можно, как в Word или Excel, так и в другой подходящей программе. Иногда формат файла устанавливается требованиями системы или госоргана, например, налоговая или пенсионный фонд.

Главное, иметь финальную версию документа — после подписания исправить его не получится. 

  • сертификат электронной подписи. Получить его можно в удостоверяющем центре: государственном или коммерческом, зависит от должности и типа организации. К моменту подписания сертификат должен быть установлен на компьютер или другое рабочее место.
  • компьютер, настроенный для работы с электронной подписью. В том числе, на нем должна быть программа криптозащиты — СКЗИ, например, КриптоПро CSP, и специальные плагины в браузере. Быстрее всего настроить компьютер можно в сервисе Контура — установочный диск (веб-диск).
  • сервис или программа для подписания и отправки документов. Это может быть сервис (портал или сайт), где ведется электронный документооборот: Контур.Диадок, Контур.Экстерн, Контур.Крипто, Единая система закупок (ЕИС), nalog.ru и другие. Либо программа на компьютере, которая умеет подписывать электронные документы: Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader или КриптоАРМ. Подпись можно поставить с помощью стандартных функций программы или используя плагины (например, КриптоПро Office Signature или КриптоПро PDF). 

Как именно подписывать и отправлять документ в ЭДО, зависит от конкретной системы. Однако общий порядок обычно схожий: 

  1. Загрузить файл для подписания. Для этого в сервисе ЭДО или программе подписания необходимо найти раздел «Подписание» или аналогичный, загрузить или создать документ.
  2. Выбрать электронную подпись, которой будет подписываться документ — для этого в системе нужно выбрать подходящий сертификат ЭП.
  3. Подписать документ. Выбрать получателя и отправить ему документ. Эти действия могут совершаться раздельно или одновременно, в зависимости от правил системы. 

Пример подписания электронного документа в сервисе Контур.Крипто

Читайте также:  Преобладающее хозяйственное общество

В итоге получится документ с электронной подписью. ЭП может быть отдельным файлом, тогда нужно будет пересылать и ее, и оригинальный документ: например, «Название документа.pdf» + «Название документа.sig». Такая подпись называется отсоединенная.

Либо ЭП может быть внутри оригинального документа, тогда пересылать нужно только один файл: например, «Название документа.pdf.sig». Такая подпись будет называться присоединенная (встроенная).

Подробнее о способах подписания электронных документов с помощью ЭП мы рассказывали в статье.

Подписанные документы будут иметь юридическую силу, если подписаны КЭП. Если подписаны ПЭП и НЭП — при определенных условиях, обозначенных в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронная подпись на документе подтверждает, что файл подписал конкретный человек. Поэтому не следует передавать токен с электронной подписью или файл закрытого ключа ЭП третьим лицам.

Иначе они смогут заверить что угодно от имени владельца сертификата.

Если сотрудники используют в работе копии подписи руководителя, намного безопаснее для компании и директора будет обеспечить их собственными подписями. 

КЭП для сотрудника можно оформить в Контуре. Сертификат подойдет для сдачи отчетности, решения бизнес-задач и участия в тендерах

Заказать

Электронную подпись применяют как во внутрикорпоративном ЭДО, так и для взаимодействия с внешними структурами. Разберем каждый из возможных вариантов.

Внешний документооборот с контрагентами подразумевает использование квалифицированной ЭП, но в некоторых случаях достаточно и неквалифицированной. Определить тип ЭП поможет сервис ЭДО, в котором компания будет обмениваться документами.

Для формализованных документов необходима именно КЭП, никакая другая подпись не подойдет. Это касается, например, счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД) и их корректировок.

В остальных случаях можно ограничиться НЭП. Но придется заключить с контрагентами дополнительные соглашения, которые будут подтверждать, что рукописная подпись и НЭП равноценны. Такие соглашения можно заключить отдельно или внутри системы ЭДО.

Внутренний или кадровый ЭДО компании можно вести с помощью НЭП или ПЭП.

Ими легко обеспечить десятки или сотни сотрудников: процедура выдачи ЭП может проходить в офисе компании или внутренней информационной системе.

Получение этих подписей будет дешевле, чем получение КЭП, а их функционала достаточно, чтобы сотрудники подписывали ознакомление с информационными письмами, служебными заданиями, заявления на увольнение или согласие на перевод.

Однако в некоторых случаях для кадрового ЭДО подойдет только КЭП. Это касается документов, подписываемых работодателем: трудовой договор и дополнения к нему, договор о материальной ответственности, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сведения о застрахованном лице (для выплат по больничному) и справка о трудовой деятельности (СТД-Р).

Кроме того, в трех случаях совсем не получится использовать электронную подпись в кадровом делопроизводстве. Это касается журналов инструктажей по охране труда, актов о несчастном случае на производстве и приказов об увольнении. 

Подробнее об электронных подписях для кадрового ЭДО рассказали эксперты Контур.Норматива.

ЭДО в закупках или тендерах требует квалифицированной электронной подписи. КЭП используют не только на всех этапах участия в закупке, но и при обмене документами с электронной торговой площадкой (ЭТП) или заказчиком: 

  1. Закрывающие документы от ЭТП. Они появляются, если поставщик оплачивает комиссию ЭТП, использует платные услуги.
  2. Документы о приемке товаров или работ по госконтракту. С 1 января 2022 года участники госзакупок должны обмениваться передаточными документами в электронном виде — через Единую систему закупок (ЕИС. Этот процесс называется «электронное актирование».

ЭДО с ведомствами и госорганами ведут также с помощью квалифицированной ЭП. Сертификат пригодится как для сдачи отчетности в контролирующие органы, так и при запросе у них информации.

Без КЭП не получится отчитываться в ФНС, ПФР, ФСС, заказывать коды маркировки в Честном ЗНАКе, передавать данные в ЕГАИС учета алкоголя (ФСРАР) или Федресурс.

В некоторых случаях КЭП может применяться по желанию — если хотите обмениваться с ведомством не бумажными, а электронными документами. Это, например, касается Росреестра.

Какая электронная подпись для какого вида ЭДО

КЭП НЭП ПЭП
С контрагентами + +
Внутри компании + + +
В тендерах и закупках +
С госорганами +

Способы получения электронной подписи отличаются в зависимости от типа подписи и того, в каком документообороте она будет использоваться. 

  1. КЭП в сервисе ЭДО с контрагентами или в сервисе сдачи отчетности. 

В большинстве случаев квалифицированная ЭП идет в комплекте с системой электронного документооборота (например, Контур.Диадока) или сервисом сдачи отчетности (например, Контур.Экстрена). Поэтому отдельно заказывать ее не нужно. Понадобится только посетить удостоверяющий центр, чтобы получить сертификат — подробнее об этом процессе расскажем ниже.

Если у организации уже есть КЭП, полученная для других целей, то можно использовать ее.

  1. КЭП для документооборота в отдельной информационной системе

Например, для отправки данных через систему ЕГАИС учета Алкоголя, портал таможни (ФТС), систему маркировки Честный ЗНАК. Чтобы работать на сайте подобных порталов, необходимо обратиться в удостоверяющий центр и заказать электронную подпись.

  1. НЭП, вне зависимости от типа документооборота.

Сертификат НЭП выдает удостоверяющий центр. Получить сертификат можно полностью онлайн: заполнить заявку на выпуск сертификата, подписать заявление на выдачу и удостоверить личность (например, с помощью учетной записи Госуслуг). 

Заказывать НЭП отдельно необязательно. Так, в Контуре неквалифицированную электронную подпись выдают пользователям одного из сервисов: 

Главное, после получения НЭП проверить, что стороны, использующие подпись, заключили соглашение о признании юридической силы НЭП. В некоторых сервисах, например, Контур.Сайне, такое соглашение не нужно подписывать отдельно — к нему присоединяются все пользователи сервиса. 

Оформите НЭП для сотрудников с помощью сервиса Корпоративный центр регистрации

Узнать больше

  1. ПЭП, вне зависимости от типа документооборота 

Система, в которой используется простая электронная подпись, самостоятельно устанавливает требования к ПЭП. Это может быть сочетание логина и пароля, номера телефона, на который приходит смс с кодом подтверждения. Поэтому пользователям системы не нужно обращаться за выпуском ПЭП куда-то еще. 

В Удостоверяющем центре Контура можно оформить квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Ниже опишем порядок получения КЭП. Получение НЭП разобрано в инструкции.

Чтобы получить подпись в удостоверяющем центре Контура выполните следующие шаги:

  1. Определите сервисы, для работы с которыми вам понадобится сертификат ЭП. И подберите подходящий под них тариф — самостоятельно на сайте или при консультации нашего специалиста.   
  2. Оформите заявку. Вы можете оставить ее на сайте, по бесплатному телефону 8 800 500-05-08 или обратившись в ближайший центр выдачи сертификатов.
  3. Оплатите счёт после подтверждения заявки оператором. Счёт необходимо предварительно проверить. Если возникнут вопросы или обнаружатся неточности, оповестите об этом специалиста сервисного центра.
  4. Отсканируйте необходимые документы и загрузите копии в Личный кабинет.  Обычно достаточно только паспорта, СНИЛС, а иногда — ИНН. Данные проверят за 1-2 дня и сообщат результат по смс или почте. 
  5. Перед получением сертификата необходимо удостоверить личность. Выберите способ удостоверения — в точке выдачи или с курьерской доставкой. Для подтверждения личности представителю Контура нужно будет показать оригиналы документов. Он сверит их с уже полученными данными и согласует выпуск сертификата.
  6. Сгенерируйте ключи подписи и получите сертификат. Это можно сделать с аттестованного компьютера в точке выдачи или с личного компьютера.

Порядок получения электронной подписи может показаться сложным, однако наши специалисты помогут пройти каждый его шаг. Следуйте подсказкам в личном кабинете УЦ или обратитесь с вопросом в техподдержку. 

Этот алгоритм подходит для сотрудников организаций и физических лиц. 

У директоров организаций, ИП и представителей финансовых и бюджетных учреждений порядок другой. Если вам необходимо получить электронную подпись налоговой, вы можете комфортно сделать это с помощью Контура. 

Помогаем оформить электронную подпись ФНС — от нашего партнера и доверенного лица налоговой УЦ «Основание»

Оформить КЭП налоговой

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Павел Овчинников

12 лет работает с электронными документами

Профиль автора

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Читайте также:  Теории юридического лица

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт.

Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р.

Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников.

Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России.

Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа

Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Доставка

40 000 Р заказным письмом

1000 электронных документов

Электронная подпись

2000 Р

Лицензия средства криптозащиты

1200 Р

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов.

Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов.

И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд.

Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.

Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.