Многие компании начали внедрять электронный кадровый документооборот (КЭДО) после введения в действие статей 22.1–22.3 Трудового кодекса. Эти нормы устанавливают ряд обязательных требований, без соблюдения которых ввести и применять КЭДО невозможно.

Благодаря электронному документообороту работодатели оптимизируют кадровое делопроизводство и сокращают расходы на его ведение. Но как быть, если работники отказались дать согласие на введение КЭДО? Как в этом случае знакомить их с электронными документами? Ответ на эти вопросы рассмотрим в статье.

В частности, установим, можно ли работодателю подписывать приказы в электронной форме посредством электронной цифровой подписи и знакомить с ними работников в распечатанном виде путем проставления его личной «живой» подписи.

 

Требования к электронному документу: приказ

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее – ЭДО) включает в себя создание, подписание, использование и хранение работодателем, сотрудником (или лицом, поступающим на работу) документов, связанных с работой. Такие документы оформляют в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота включает в себя: создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также – получение от него этих документов и ознакомление с ними (п. 6 ст. 22.1 и ст. 22.3 ТК РФ).

СПРАВКА   Признаки ЭДО в трудовых отношениях: работник и работодатель взаимодействуют в информационной системе по всем вопросам, связанным с документом: создание, подписание, ознакомление, хранение и пр.; создание электронных документов происходит посредством информационной системы, которая обеспечивает подписание и фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений; работодатель и работник подписывают документы посредством ЭЦП (при этом – ознакомление работника с приказом путем использования ПЭП также является подписанием документа); документы не дублируют на бумажном носителе.

Как мы убедились, электронное взаимодействие – обязательный признак КЭДО, поскольку нормы Трудового кодекса об ЭДО (ст. 22.1–22.3) применяют к документам, в отношении которых нормативными правовыми актами о труде предусмотрено (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ):

• их оформление на бумажном носителе;
• и (или) ознакомление с ними работника (лица, поступающего на работу) в письменной форме, в том числе под роспись.

Важно! В КЭДО нельзя вести трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности сотрудников, акты о несчастном случае на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение им инструктажей по охране труда, в том числе – подписываемые им лично (ст. 22.1 ТК РФ).

 

ПАМЯТКА   Работодатель может осуществлять электронный документооборот посредством собственной информационной системы, если она позволяет обеспечить (ст. 22.1 ТК РФ): подписание электронного документа в соответствии с требованиями закона; его хранение; фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений В свою очередь, создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также – получение их от него и ознакомление с ними работник (лицом, поступающим на работу) производит путем использования информационной системы работодателя (при ее применении в случае внедрения ЭДО).

 

ВЫПИСКА   Виды подписей

Как начать вести кадровый электронный документооборот в организации

Кадровый электронный документооборот (КЭДО, кадровый ЭДО) — этот термин все чаще и чаще встречающийся в цифровизации процессов бизнеса и государственных учреждений.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде.

При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Интерес компаний к ускорению кадровых задач и снижению затрат на бумажные документы посредством внедрения КЭДО не угасает на протяжении последних нескольких лет, о преимуществах КЭДО вы можете прочитать в нашей статье.

Однако растет не только интерес, но и реальный процент организаций, полностью перешедших на кадровый электронный документооборот и отказавшихся от дублирования документов на бумаге.

Если вы собрались последовать их примеру и уже утвердились в своем желании перейти на КЭДО, но не знаете, как это сделать, этот материал создан специально для вас, данная статья не только расскажет вам, как это сделать, но и содержит примерные формы документов, которые предстоит издать нашей организации.

Что нужно сделать, чтобы ввести КЭДО в организации?

1. Издать локальный акт о введении КЭДО.

Решение руководителя о переходе на цифровые кадровые документы оформляют отдельным распоряжением. По условиям ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ в приказ на КЭДО следует включить такие обязательные данные:

• наименование всех информационных систем, через которые планируется осуществлять электронное взаимодействие. Могут использоваться: Единая цифровая платформа «Работа в России», сервис 1С:Кабинет Сотрудника и (или) информационная система работодателя;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (указывается при необходимости). Например, работодатель может указать, что доступ к информационной системе осуществляется работником по логину и паролю, который он получает при регистрации в системе;
• перечень документов, которые переводятся в цифровой формат. Перечень документов работодатель определяет самостоятельно с учетом того, что КЭДО можно применять не для всех кадровых документов. Документы, которые относятся к числу исключений, перечислены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ;
• список категорий работников, для которых изменятся правила документооборота. Категории работников, в отношении которых будет применяться КЭДО, работодатель также определяет самостоятельно. К таким категориям работников можно отнести, например, офисных и дистанционных сотрудников;
• лицо, ответственное за проведение подготовительной работы;
• сроки, в течение которых каждому сотруднику выдается уведомление о переходе на КЭДО. Этот срок работодатель определяет самостоятельно. Поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено, срок может быть любым (например, работников можно уведомить за неделю или за месяц до введения КЭДО);
• сроки непосредственного введения цифрового обмена данными.

Учитывайте, что согласие надо получить от каждого работника, который состоял в штате компании на 31.12.2021. Если трудовой договор заключен после этой даты, то ни уведомлять об использовании КЭДО, ни получать согласия не надо. К этому перечню обязательных сведений работодатели вправе добавлять любые иные важные подробности. Но учтите: хотя такой приказ не имеет специальной формы, при наличии профсоюза содержание распоряжения обязательно согласовывают с этой организацией.

Примерная форма приказа о введении кадрового электронного документооборота.

2. Разработать положение о КЭДО.

Трудовой кодекс РФ обязывает утвердить порядок осуществления КЭДО. Традиционно организации составляют положение об электронном документообороте. В соответствии с ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ обязательны для включения следующие сведения:

• сроки ознакомления и подписания работником электронных документов, периодичность подписания и ознакомления. Такие сроки определяются работодателем (например, можно установить, что работник должен подписать документ (ознакомиться с ним) в течение 3 рабочих дней со дня получения документа);
• порядок проведения инструктажа работников (если необходимо). Инструктаж можно провести в целях обучения сотрудников правилам работы в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО;
• случаи, при которых допускается оформление документации на бумажном носителе. (то есть случаи, когда работодатель и работники не могут использовать информационную систему для ведения КЭДО).
• к числу исключительных случаев можно отнести, например, случаи сбоя в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО, приостановки работы этой системы и т.п. В таких случаях работодатель оформляет кадровые документы, в отношении которых ведется КЭДО, на бумажном носителе.
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Форма положения не утверждена законодательно, она пишется произвольно и включает в себя следующие разделы:

1. «Общие положения», где указывают цели локального акта, нормативные документы, на основании которых оно издается. В этой части перечисляются лица, на которых оно распространяется, уточняются термины и ответственные.
2. В разделе «Использование информационной системы в рамках КЭДО» дается электронный адрес информационной системы, способы доступа к личному кабинету работника, описывается процесс регистрации и правил безопасности в информационной системе.
3. Часть «Порядок электронного документооборота» описывает процесс отправки и получения документа.
4. Раздел «Сроки подписания и ознакомления с документами» важны не только, чтобы участники могли подписывать вовремя документы кадрового оборота, но знали и особые сроки для ряда документов (например, приказ об отпуске необходимо подписать не позднее чем за две недели до отпуска).
5. В разделе «Инструктаж работников по взаимодействию с работодателем в рамках КЭДО» позволит установить способы обучения сотрудников, рекомендуется привлекать материалы разработчиков информационной системы.
6. Часть «Случаи оформления документов на бумажном носителе» — это описание процесса работы в случае отсутствия доступа к информационной системе.

• Часто включают разделы о хранении электронных документов, порядке выдачи дубликатов документов работнику и порядке взаимодействия на КЭДО с лицами, поступающими на работу.
• Примерная форма Положения о кадровом электронном документообороте.
• Примерная форма Приказа об утверждении Положения о кадровом электронном документообороте.

3. Уведомить работников о введении КЭДО.

Уведомить работников необходимо в сроки, которые определены самим работодателем и установлены в локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).

Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно работникам, направить работникам по электронной почте либо по почте заказным письмом.

В уведомлении должна содержаться информация:

• о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;
• о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.

В уведомление также можно включить:

• отдельную графу для выражения работником согласия или отказа;
• вопрос о наличии либо отсутствии у работника простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Примерная форма уведомления работнику о переходе на кадровый электронный документооборот.

Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников.

Конкретного способа для оформления согласия на переход на КЭДО (отказа от перехода) законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ например, на бумажном документе, работник может выразить одним из следующих способов:

• в виде отметки о согласии или отказе с подписью работника на уведомлении о введении КЭДО;
• в виде заявления работника, составленного в свободной форме.

Примерная форма заявления работника о согласии на переход на кадровый электронный документооборот

Примерная форма заявления работника об отказе от перехода на кадровый электронный документооборот

Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

Если работник не выразил согласие на переход на КЭДО, то данный факт считается отказом от перехода. Соответственно, в отношении таких работников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не требуется получать у работников, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении этих работников КЭДО можно вести по умолчанию, если работодатель его применяет.

Таким образом, у работодателя могут появиться две категории работников – согласившиеся перейти на КЭДО и отказавшиеся от него. Поэтому работодателю придется применять КЭДО в отношении работников, согласившихся на него перейти и обычный (традиционный) документооборот на бумажных носителях – в отношении отказавшихся перейти на КЭДО.

Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на кадровый ЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО.

4. Обеспечить сотрудников электронными подписями.

Работодателю необходимо решить вопрос о получении электронных подписей для работников, которые согласились перейти на КЭДО. Работодатель может уточнить информацию о наличии у работника электронной подписи посредством направления отдельного запроса или включив такой вопрос в уведомление о введении КЭДО.

Если у работника нет электронной подписи, расходы по ее получению и использованию несет работодатель. В ситуации, когда у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

1. Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать все виды ЭП — простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП.
2. Электронные подписи применяются работодателем и работниками в зависимости от используемой работодателем информационной системы для ведения кадрового ЭДО и от видов подписываемых документов.
3. Для подписания кадровых электронных документов работодателям рекомендуется использовать УКЭП, а со стороны работника может применяться УКЭП или УНЭП, в зависимости от решения, принятого работодателем при переходе на КЭДО.

Что кроется за этими аббревиатурами, чем электронные подписи различаются и где их взять?

Что такое УКЭП?

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — цифровой аналог собственноручной подписи. Документы, подписанные от руки или с помощью УКЭП, имеют равнозначную ценность.

УКЭП — это файл, в котором хранится зашифрованная информация, подтверждающая личность человека и подлинность подписанного документа. Чтобы подписывать документы УКЭП, нужно получить сертификат.

Способы получить сертификат:

• В приложении «Госключ». Сертификат УКЭП через приложение могут оформить только физлица, это бесплатно. Потребуется мобильный телефон с NFC-модулем и загранпаспорт нового образца;
• В аккредитованных удостоверяющих центрах. В данном случае УКЭП оформляется платно. Условия оформления, стоимость и список необходимых документов уточните в выбранном центре. Госуслуги работают не со всеми видами УКЭП: при получении сертификата сообщите, что будете пользоваться подписью на портале.

Эта информация относится к физическим лицам и найти ее можно на портале «Госуслуги».

Что же касается юридических лиц, то стало известно, что с 1 января 2022 года на ФНС России возлагаются функции по выпуску квалифицированной электронной подписи юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), индивидуальных предпринимателей и нотариусов в соответствии с законодательством об электронной подписи.

Получить квалифицированную электронную подпись ЮЛ, ИП и нотариуса сможет лично лицо, действующее без доверенности от имени организации, лично индивидуальный предприниматель и нотариус в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС России.

Что такое УНЭП?

Усиленная неквалифицированная ЭП — среднее между простой и квалифицированной подписью. Технически это шифр, записанный на какой-либо носитель. В отличие от простой ЭП неквалифицированная имеет больше возможностей. Ее можно использовать:

• физическим лицам для взаимодействия с налоговой через кабинет налогоплательщика;
• юридическим лицам — для внутреннего документооборота и сотрудничества с деловыми партнерами;
• поставщикам — для участия в электронных торгах.

При этом в отличие от квалифицированной подписи к УНЭП предъявляются менее строгие правила. Система криптошифрования, используемая для ее создания, может быть любой.

• Для получения неквалифицированной подписи физическим лицом необходимо зайти в личный кабинет налогоплательщика, во вкладке «Профиль» найти «Получить ЭП» и, следуя приведенной инструкции на ресурсе, сформировать и отправить запрос.
• Если УНЭП будет применяться на предприятии или в организации для визирования исходящих документов, за изготовлением неквалифицированной подписи лучше обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.
• Что такое простая ЭП?

Простая ЭП представляет собой комбинацию логин-пароль или SMS-код, известные только отправителю. Эти инструменты позволяют подтвердить личность автора и совершённое им действие, но не защищают от подделки.

По сути подразумевается, что пользователь, зарегистрированный в информационной системе КЭДО, будет входить под своим логином и паролем, и такой вход подтверждает личность человека, просматривающего данные. Аналогичный метод работы с персональной информацией используется и на портале «Госуслуги» — необходимо просто зарегистрироваться там.

Ответ недели: ЭДО с работниками

Добрый день. В организации используется электронный документооборот. Все документы поступают в электронном виде, в том числе кадровые. Можно ли подписывать кадровые документы (приказ о замещении сотрудника, приказ об отпуске и тд.) электронной цифровой подписью работника?

Сообщаю Вам следующее:

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

В ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете предусмотрена возможность оформления первичного учетного документа в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Вместе с тем, трудовым законодательством еще не предусмотрено полноценное электронное делопроизводство. Согласно ст. 312.1 ТК РФ, в случае если гл. 49.

1 ТК РФ предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

По нашему мнению, нормы действующего законодательства не устанавливают запрета на подписание кадровых документов приказа на замещение временно отсутствующего работника, приказа на отпуск электронной цифровой подписью.

При этом, следует иметь ввиду, что положениями ТК РФ и иными нормами трудового законодательства может быть предусмотрено, что документы изначально составляются в бумажном виде.

  Например, приказ об увольнении не подлежит составлению в электронном виде.

Кроме того, как следует из разъяснений представителя Минтруда, приказ о командировке необходимо оформить в бумажном виде, подписать его электронной подписью руководитель не может, так как согласно п.

3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749) работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Что вести в электронном виде нельзя

Бесспорно, что практически все кадровые документы могут составляться в электронном виде (и составляются, за отдельными исключениями). Но те, с которыми должен быть ознакомлен работник, следует распечатать и предоставить ему на подпись.

Если у работника имеется электронная подпись, допустимо часть документов, где это технически возможно, подписывать с ее использованием (например, некоторые приказы).

Но сделать это невозможно, если в документе упоминаются несколько лиц, часть из которых не имеет электронной подписи.

Примечание. О том, как суды воспринимают отправленные по электронной почте сообщения об открытом больничном листе, поручения директора, запросы документов, связанных с работой, согласие на отправку трудовой книжки по почте, читайте в статье «Суды об электронной переписке в трудовых отношениях» на с. 61 журнала N 9, 2018.

Кроме того, имеются документы, которые изначально составляются в бумажном виде, и ознакомить работника с оригиналами этих документов в электронном формате невозможно. Например, предписания проверяющих органов, распоряжения вышестоящих организаций, книги учета, журналы инструктажей, если они составлены в бумажном виде.

• Не подлежат в настоящее время составлению в электронном виде:
• — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ;
• — трудовые книжки;
• — трудовые договоры (даже составленные с использованием электронной подписи должны быть продублированы в бумажном виде);
• — дополнительные соглашения к трудовым договорам (по аналогии с самими трудовыми договорами);
• — приказы об увольнении.
• ———————————

Утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (приложение N 3).

В любом случае по возможности работникам кадровых служб стоит начать поэтапный перевод документации в электронный формат в тех ситуациях, где это допустимо, постепенно подготавливая работников к тому, что рано или поздно большая часть документации перейдет в цифровой формат. Способствуют этому как законодательные инициативы Минтруда России, так и реалии современности.

1. Статья: Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму (Сенаторова Н.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2019, N 5) {КонсультантПлюс}
2. Вопрос: Может ли руководитель подписать приказ о командировке электронной подписью?
3. Ответ: Приказ о командировке необходимо оформить в бумажном виде, подписать его электронной подписью руководитель не может.

Обоснование: Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749).

Таким образом, приказ о направлении в командировку должен быть оформлен в письменной форме.

Вместе с тем трудовым законодательством электронная подпись предусмотрена для дистанционных работников.

Особенности регулирования труда дистанционных работников определены гл. 49.1 ТК РФ.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ, в случае если гл. 49.

1 ТК РФ предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Вопросы порядка получения электронных подписей регулируются нормами Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

При этом Закон N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами (ст. 1 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, в ситуации, указанной в вопросе, использование электронной подписи невозможно, приказ о командировке должен быть оформлен в бумажном виде.

Г.Г. Садуева

• Министерство труда и
• социальной защиты
• Российской Федерации

25.11.2019

{Вопрос: Может ли руководитель подписать приказ о командировке электронной подписью? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2019) {КонсультантПлюс}}

Остановимся на одном важном моменте. В ч. 5 ст.

9 Закона о бухучете предусмотрена возможность оформления первичного учетного документа в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, однако в отношении приказа об увольнении такое правило пока применять нельзя, так как трудовым законодательством еще не предусмотрено полноценное электронное делопроизводство. Заполнить форму приказа можно и в электронном виде, но нужно обязательно ее распечатать и ознакомить работника уже с бумажным документом, на котором тот должен расписаться.

Статья: Как правильно оформить приказ об увольнении (Сивцова Е.) («Практическая бухгалтерия», 2020, N 2) {КонсультантПлюс}

Нормами Трудового кодекса РФ издание приказа об отпуске как самостоятельного основания для его предоставления не предусмотрено, при этом в ст. 123 Трудового кодекса РФ предусмотрено единственное основание для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска — график отпусков.

«Материальная, дисциплинарная, административная: что нужно знать об ответственности работника» (Чистякова Л.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019) {КонсультантПлюс}

1. Ответ подготовил эксперт
2. Регионального информационного центра
3. сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»
4.  Четвертных Светлана Юрьевна

Ответ актуален на 25.09.2020 г.