Теперь расходы компании можно подтвердить документами без подписи и печати контрагента. Но в ведомстве уточнили, что бумаги должны быть завизированы простой электронной подписью.

Согласно пункту 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ и Постановлению Правительства РФ от 25 января 2013 года № 33, простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования ключа подтверждает факт формирования подписи заявителем.

В связи с тем, что подобные инструменты являются новыми, у компаний возникают вопросы. Так, у многих организаций встал вопрос, а будет ли правомерно использование простой электронной подписи при перемещениях ТМЦ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ под подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством.

Или же бумаги должны быть оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы. После этого указанные суммы могут быть включены в расчет налогооблагаемой базы по прибыли.

При этом в пункте 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, заверенного электронной подписью. Никаких оговорок о конкретном виде такой отметки в законе не указано. Так что простой электронной подписи будет достаточно.

Достигнуть договоренности

Для начала компании нужно договориться со своим контрагентом, чтобы используемые для подтверждения расходов документы соответствовали требованиям Федерального закона от 6 апреля 2001 года № 63-ФЗ. Именно те документы, которые вам оформит партнер с электронной подписью, вы будете представлять для подтверждения своих расходов.

В оформляемом с контрагентом соглашении необходимо указать, как определять лицо, которое подписывает документ, по его простой электронной подписи, а также – обязанность того, кто создает или использует ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность. Так что хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов вполне законно могут организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись.

Ранее для подтверждения понесенных расходов контрагентов обязывали использовать усиленную квалифицированную подпись. Такие разъяснения давали и ФНС, и Минфин. Это значительно усложняло процесс взаимодействия между компаниями и, как следствие, делало технологию непопулярной у ИП. Теперь ведомство пересмотрело свою точку зрения.

С полным текстом письма вы можете ознакомиться на сайте журнала «Нормативные акты для бухгалтера».

Электронная подпись для ИП от ФНС

• 15 марта 2022
• Просмотров:
• Автор статьи: rosbank

Электронная цифровая подпись является удобной заменой привычному способу оформления документов

УКЭП, или “Усиленная квалифицированная электронная подпись” это уникальный цифровой код, сгенерированный персонально для пользователя. С помощью УКЭП подписант может подтвердить личность дистанционно практически в любом документе..

С января 2022 года можно получить ЭЦП для ИП в налоговой бесплатно. В коммерческих удостоверяющих центрах услуга по-прежнему платная. Разберемся, для чего может пригодиться этот инструмент и как оформить ЭЦП для ИП через бесплатную госуслугу ФНС..

1. Для каких целей применяется ЭЦП для ИП

Цифровая подпись позволяет зафиксировать подписание документа с указанием времени и подтверждением неизменности. Удобный инструмент существенно экономит время предпринимателю и делает проще деловые процессы.

К примеру, в период ограничений по COVID-19 ЭЦП для ИП активно использовалась для налоговой отчетности, онлайн сделок с партнерами. Отсутствие необходимости ехать в гос.

орган или к контрагентам лично ценится и сейчас: вместо потерянного времени в очередях и пробках ИП может уделить больше времени бизнесу.

Приятной новостью стала унификация ЭЦП для ИП в 2023 году. Это означает, что теперь одна подпись может применяться и для работы, и для личных целей (ранее выдавались отдельные подписи для бизнеса и для себя).

С 2023 года цифровой подписью УКЭП бизнесмены могут оформлять документы:

• При обращении за госуслугами и муниципальными сервисами. В инфосистемы объединено множество электронных площадок (Госуслуги, Росреестр, “Торги”, “Госзакупки” и пр.)
• При подаче налоговой отчетности через сайт ФНС
• При удаленной работе с партнерами и контрагентами
• При необходимости внести новую информацию или изменить данные в ЕГРИП. Подготовить заявление Р24001 можно бесплатно на нашем онлайн-сервисе и отправить его в налоговую по ЭЦП, не выходя из дома
• Для личных целей

Большинство деловых задач связано с документооборотом. Именно поэтому стоит получить ЭЦП для ИП бесплатно: вы сможете оформлять документы онлайн, равные по юридической силе с бумагами, подписанными лично от руки.

2. Как оформить ЭЦП для ИП бесплатно в налоговой

Вам не потребуется много усилий, чтобы оформить ЭЦП для ИП для налоговой бесплатно. Заявление можно направить онлайн или подать лично.

Порядок действий в обоих случаях одинаков: ИП сам приобретает носитель для записи ЭЦП (токен), подает заявление на выдачу УКЭП и посещает налоговую для регистрации сертификата и записи на токен.

Расскажем подробнее об особенностях личного и дистанционного обращения.

2.1 По онлайн заявлению

Подать заявление на получение УКЭП можно удаленно. Для этого, нужно сформировать заявку через личный кабинет предпринимателя на сайте налоговой службы. Вы просто выбираете формат заявления, а данные переносятся в документ автоматически из учетной записи пользователя. Остается только кликнуть мышкой, чтобы отправить заявление в ФНС.

Тем не менее, чтобы получить сертификат ЭЦП для ИП, ФНС придется посетить лично. Электронная подпись регистрируется и записывается на токен, который нужно будет взять с собой на встречу с инспектором.

Также, потребуется ваш паспорт и свидетельство СНИЛС.

Во избежание неудобств в виде очередей, на прием стоит записаться заранее через личный кабинет на сайте налоговой службы, выбрав комфортное время и день обращения.

Важный нюанс: УКЭП можно получить не во всех ИФНС! Узнайте заранее, где получить ЭЦП для ИП в вашем регионе. Как правило, такая инспекция бывает одна на весь город или регион.

Выдача сертификатов УКЭП осуществляется через опер. залы региональных подразделений ФНС. На прием следует записаться заранее.

С собой на встречу с инспектором нужно взять:

1. Заявление на выдачу УКЭП (заполнить бланк можно на месте или подготовить заранее, актуальная форма есть на сайте ФНС)
2. Паспорт и СНИЛС
3. Токен для записи ЭЦП

Важный нюанс: получать сертификат ЭЦП в налоговой предприниматель должен лично. Данная услуга не доступна по доверенности. Также, ИП не может бесплатно выпустить цифровую подпись для своих сотрудников: физлиц обслуживают в коммерческих удостоверяющих центрах.

Сама по себе бесплатная регистрация сертификата ЭЦП для налоговой не позволит ИП работать с подписью. Цена у КЭП есть, но она состоит из дополнительных расходов: на приобретение токена и лицензии на криптопрограмму.

Токен — это специальная флэшка с цифровым ключом. Чтобы налоговая выдала сертификат, токен должен соответствовать одному из стандартов: JaCarta, ESMART или Рутокен. Купить его можно в удостоверяющих центрах, в представительствах производителей или в интернет-магазинах, главное — проверить наличие сертификации продавца (операторов сертифицируют ФСБ России или ФСТЭК.

КриптоПро CSP — это программа, которую нужно будет установить на компьютер для безопасной работы с ЭЦП. Первые 90 дней ей можно пользоваться бесплатно, по окончании демоверсии нужно приобрести лицензию.

Получив токен со своей ЭЦ и установив на компьютер программу, вы сможете подписывать документы, это просто:

1. Токен необходимо вставить в компьютер, как обычную флэшку
2. Далее нужно запустить программу и добавить в нее документ, в котором необходимо расписаться
3. Следующий шаг — выбор сертификата на токене
4. Завершающее действие — клик по кнопке “Подписать” и отправка документа адресату

4. Цена ЭЦП для ИП с доп. расходами

Предоставление сертификата ЭЦП для ИП с 01.07.2021 года является бесплатной государственной услугой. Но одного сертификата недостаточно, чтобы работать с УКЭП. Как было озвучено ранее, для записи ЭЦП нужен токен, а для подписания документов на компьютере — специальная программа КриптоПро CSP.

• Стоимость токена — около 1500 рублей
• Лицензия на КриптоПро CSP — 1350 рублей (на 1 год), или можно приобрести бессрочную лицензию за 2700 рублей

Важный нюанс: лицензия на криптопрограмму может быть установлена только на одном устройстве. Если предприниматель захочет работать с ЭЦП на двух компьютерах, ему придется отдельно купить лицензию на второе устройство.

Конкретных сроков выдачи ЭЦП налоговая не озвучивает. Срок получения сертификата зависит от того, насколько сильно инспекция загружена обращениями в конкретный момент. Большинство ИП получают сертификаты в день обращения, но иногда приходится подождать дольше.

6. Срок действия сертификата УКЭП

Новые УКЭП, которые налоговая предоставляет с 01.01.2022 года, действуют 15 месяцев.

Прежде сертификаты КЭП работали 12 месяцев. Если предприниматель получал подпись до 2022 года, он может использовать её 1 год, а далее продлить бесплатно

Хотите открыть ИП онлайн через Росбанк?

Это бесплатно и надежно! Сотрудники банка помогут заполнить документы для регистрации и подать их онлайн, выпустить ЭЦП, а также открыть расчетный счёт. Документы будут сформированы согласно новым требования налоговой и закона. Переходите по ссылкам ниже, чтобы узнать подробности, и оставляйте заявку.

Открыть ИП онлайнСоздать документы

Электронная первичка: как учесть?

Рассмотрим, каким должен быть электронный документ, однозначно подтверждающий расходы по налогу на прибыль.

Чем подтверждать расходы?

При расчете налога на прибыль налогоплательщик может учитывать расходы, но, как мы помним, не всякие.

Чтобы включить траты в налоговую базу, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обоснованность затрат подразумевает их непосредственную связь с предпринимательской деятельностью. Документальное подтверждение — оформление по законодательству РФ.

НК РФ не содержит конкретного перечня документов, которыми подтверждаются различные расходы по налогу на прибыль. Именно поэтому налогоплательщику важно понимать, как, в каком составе должны быть оформлены первичные документы, чтобы избежать претензий от ИФНС и исключения из базы по налогу на прибыль «необоснованных» расходов.

С бумажными первичными документами, подтверждающими расходы, ситуация не критична. Практика разъяснений ФНС, Минфина, а также судебных решений давно сформирована. А вот использование электронных документов до сих пор вызывает вопросы у налогоплательщиков, а также создает возможность для инспекторов пересмотреть налоговую базу.

Одна из главных контрольных точек для электронной первички — наличие надлежащей визы участников электронного документооборота.

Что надо знать об электронной подписи

До 2022 г. документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011, п. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

С 2022 г. заработает новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н.

Так вот по новому стандарту можно учитывать любой первичный документ, содержащий необходимые реквизиты и подписанный любой электронной подписью, предусмотренной законодательством РФ.

До этой даты в налоговом учете могут учитываться документы, подписанные лишь квалифицированной электронной подписью. После — можно использовать простую и неквалифицированную электронную подпись. Сейчас это пока рискованно для налогоплательщика.

В чем разница между существующими видами ЭЦП? Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает следующие варианты ЭЦП:

• простая электронная;
• неквалифицированная электронная;
• квалифицированная электронная.

Особенность применения простой подписи и неквалифицированной в том, что только их использования недостаточно. Стороны должны заключить соглашение об электронном документообороте. В нем придется прописать порядок, по которому стороны будут проверять достоверность используемой цифровой подписи (п. 2 ст. 6 Закона 63-ФЗ).

Квалифицированная электронная подпись не нуждается в такой проверке на достоверность, так как выдается удостоверяющим центром.

Что надо знать о скан-образах

Частый вопрос, который возникает у налогоплательщиков, — подтверждает ли расходы скан-образ документа?

Скан-образ — это не электронный документ, который применяется во всех разрешенных законодательством правоотношениях. Скан-образ — это электронная копия документа, его образ, сделанный с помощью технических средств. То есть электронный документ и скан-образ документа — абсолютно разные виды первички.

Судебная практика по этой теме противоречива.

В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015 по делу № А41-39387/14 указано, что скан-образ документа, подписанный электронной цифровой подписью, носит характер заверенной копии документа.

Это означает, что организация вправе подтвердить им свои расходы. Но в этом судебном деле налогоплательщик помимо скан-образов представил и оформленные на бумаге первичные документы.

То есть фактически расходы подтверждались традиционным образом — бумажной первичкой.

В Постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 25.05.2017 № Ф06-20782/2017 по делу № А57-157/2016 вывод для налогоплательщиков категорически отрицательный: подтверждать расходы по налогу на прибыль скан-копией документа неправомерно.

Таким образом, использование скан-образов является спорной позицией, которую налогоплательщику придется отстаивать в суде.

О подтверждении расходов документами, оформленными в электронном виде

Вопрос: О подтверждении расходов документами, оформленными в электронном виде и подписанными электронной подписью (электронной цифровой подписью), для целей налога на прибыль.

Ответ:

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

На основании статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Пунктом 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Согласно статье 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона N 63-ФЗ.

Таким образом, для целей налога на прибыль организаций расходы, учитываемые для налогообложения, могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными электронной подписью (электронной цифровой подписью), при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов только на бумажном носителе. При этом произведенные расходы должны соответствовать требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Материалы из информационного банка «Разъясняющие письма органов власти» системы КонсультантПлюс.

Заказать демо-версию системы

02.11.2022

О подтверждении расходов документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью, для целей налога на прибыль

Умная электронная рассылка

   О подтверждении расходов документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью, для целей налога на прибыль.

Ответ: В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

На основании статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Пунктом 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Согласно статье 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона N 63-ФЗ.

Таким образом, для целей налога на прибыль организаций расходы, учитываемые для налогообложения, могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе. При этом произведенные расходы должны соответствовать требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. 

Как подтвердить расходы электронными документами?

Налоговики напомнили, что затраты в налоговом учете можно подтвердить первичными документами, составленными в электронном виде. Рассмотрим условия, при которых это возможно сделать.

Применяем электронный документ

В последние годы активно внедряется электронный документооборот. В пункте 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г.

№ 149-ФЗ говорится о том, что электронный документ представляет собой сведения в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Рассмотрим, что нужно учесть при использовании электронной «первички» и каковы принципы организации ее документооборота.

Основные требования

Возможность применения электронных документов предусмотрена Федеральным законом от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), в пункте 5 статьи 9 которого сказано, что «первичка» может составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Однако для того, чтобы такой документ мог быть использован в бухгалтерском и налоговом учете, он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. К ним относятся:

• наименование документа и дата его составления;
• название компании;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина его натурального и (или) денежного измерения с указанием соответствующих единиц;
• должности, фамилии, инициалы и другие реквизиты, необходимые для идентификации лиц, ответственных за сделку или оформление операции;
• подписи этих лиц.

В пункте 1 письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ налоговики еще раз напомнили о необходимости указания обязательных реквизитов в электронных документах.

Обратите внимание: ранее действовавший Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ при использовании электронной «первички» предписывал в обязательном порядке изготавливать для контрагента бумажные копии документов. Теперь такое требование возлагается на компанию только в том случае, если это предусмотрено законом или договором (п. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Организация документооборота

Возможность применения электронной «первички» закрепляется учетной политикой. Помимо этого определяется круг лиц, имеющих право подписи документов. При этом потребуется обеспечить техническую возможность для подписания «первички», а также сохранность документации и недоступность ее несанкционированного исправления.

Использование электронных документов должно быть предусмотрено договорами с контрагентами. При их заключении требуется определить состав документации для электронного обмена (письма, соглашения, счета, счета-фактуры, акты, накладные и пр.).

Также нужно указать электронные адреса организаций и вид используемой сторонами электронной подписи, а также закрепить обязанность информировать партнера о получении электронного документа и определить сроки направления ответов и возражений.

Как подтвердить затраты

В письме № ГД-4-3/1984@ налоговики отметили, что компании вправе подтверждать расходы электронными документами.

В пункте 1 этого письма говорится, что электронная «первичка» может подтвердить налоговые доходы и расходы.

При условии, что информация, заверенная электронной подписью, признается документом, равнозначным изготовленному на бумаге и завизированному собственноручной подписью ответственного лица.

Порядок использования электронных подписей регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ). Различают простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись. Об этом сказано в пункте 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ.

Основное отличие квалифицированной подписи от неквалифицированной состоит в том, что первая используется с сертификатом ключа проверки, который создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром (подп. 1 п. 4 ст. 5, п. 1 ст. 11 Закона № 63-ФЗ).

Электронные документы могут служить подтверждением расходов и для расчета налога на прибыль. Однако при этом необходимо принимать во внимание нормы статьи 6 Закона № 63-ФЗ о том, какой именно электронной подписью заверен документ.

Квалифицированная подпись

В Налоговом кодексе РФ предусмотрена возможность составления ряда документов в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи. Например, это касается налоговых деклараций (п. 1 ст. 80 Налогового кодекса РФ) иВ счетов-фактур (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

При использовании электронных документов, заверенных квалифицированной подписью, для цели подтверждения расходов такая «первичка» равнозначна бумажной (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Правда, за исключением случая, когда законодательство требует составления документа только на бумаге.

Санкционирование Казначейством операций со средствами участников казначейского сопровождения с 2023 года

Казначейство санкционирует операции по всем контрактам с казначейским сопровождением. Порядок санкционирования и проведения оплаты по государственным контрактам строго регламентирован. Без дополнительного подтверждения от ТОФК поставщик не получит деньги от заказчика.

Для госконтрактов с целевыми деньгами обязательно казначейское сопровождение — дополнительная проверка исполнения контрактных обязательств со стороны контролеров из Казначейства. По правилам, санкционирование расходов — это процедура дополнительной проверки всех операций в рамках исполнения госконтракта.

Прежде чем отправить оплату по государственному или муниципальному контракту с казначейским сопровождением, специалисты территориальных отделов Федерального казначейства (ТОФК) проводят всесторонний контроль условий соглашения, соответствия исполнительных документов положениям госконтракта, фактических показателей поставки заданным характеристикам.

Минфин разработал порядок санкционирования и утвердил его в Приказе № 214н от 17.12.2021. Правила контроля над выплатой денежных обязательств действуют с 1 января 2022 года.

Они касаются и тех, кто перечисляет деньги (получатели средств бюджета, заказчики), и тех, кто получает платеж (участники казначейского сопровождения, поставщики). А вот п.

19 Приказа № 214н об информационном взаимодействии всех участников КС вступил в силу только с 1 января 2023 года.

Как подтверждают расходные операции

По сути, санкционирование оплаты денежных обязательств — это проверка документов по исполнению контрактов со стороны ТОФК. Если заключенный госконтракт, договор о субсидировании или бюджетных инвестициях подлежит казначейскому сопровождению, то оплата по нему проводится с обязательным санкционированием расходов (ст. 80 БК РФ).

В 2023 году не все госконтракты за счет целевых средств и авансы по ним подлежат казначейскому сопровождению: действие п. 5 ст. 242.23 БК РФ временно приостановили. Если стороны проводят расчеты по контрактам из ч. 4-6, 15 ст. 10 448-ФЗ от 21.11.2023, поставщикам не надо открывать лицевые счета участника казначейского сопровождения поставщикам в ТОФК (ч. 1 ст. 8 448-ФЗ). Оплата по таким соглашениям проводится напрямую — с лицевого счета заказчика на расчетный счет поставщика в коммерческом банке (пп. 1 п. 2 ст. 242.23 БК РФ). Запрет на перечисление денег с лицевых счетов заказчиков на расчетные счета исполнителей тоже сняли (п. 3 ст. 242.23 БК РФ). Но это не означает, что санкционирование расходов больше не применяется. Прежде чем провести прямую оплату, казначеи внимательно проверяют исполнение госконтракта или отдельного его этапа, смотрят все подтверждающие документы и только после этого санкционируют платеж.

Еще перед началом расходных процедур участник казначейского сопровождения подает сведения об операциях с целевыми средствами на текущий год и двухлетний плановый период. Их код по ОКУД — 0501213, а форма этих сведений приведена в приложении 1 к Приказу 214н от 17.12.2021.

В сведениях необходимо указать:

• наименование участника казначейского сопровождения;
• наименование бюджета;
• название заказчика;
• документ, который обосновывает обязательство, срок его действия и сумму на очередной год и плановый период;
• аналитический код поступлений и выплат;
• остаток, который разрешен к использованию, и другие показатели.

Чтобы заполнить сведения, понадобится код источника поступлений денег и код направления расходования целевых средств: источники финансирования закреплены в приложении № 2 к Приказу № 214н, направления расходов — в приложении № 3.

Источников поступления целевых средств — 72. Среди них:

• 7100 — субсидии юрлицам (кроме субсидий бюджетных и автономных учреждений);
• 7200 — бюджетные инвестиции юрлицам;
• 7300 — авансы по госконтрактам, которые заключили на сумму от 100 000 рублей;
• 7400 — средства по госконтрактам, которые заключили по п. 2 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ на сумму от 600 000 рублей;
• 7500 — субсидиарные гранты федеральным бюджетным и автономным учреждениям на приобретение товаров, работ, услуг.

Минфин предусмотрел 20 направлений расходования целевых средств. К ним относятся:

• выплаты сотрудникам;
• закупка работ и услуг (кроме закупок по капитальным вложениям);
• капитальные вложения;
• взносы в уставный (складочный) капитал;
• налоги и сборы.

Для подтверждения расходов вместе с исполнительными документами направьте в территориальный отдел одно из финансовых поручений:

• распоряжение на оплату;
• форму КФД 0531802 — заявку на получение наличных;
• форму КФД 0531243 — заявку на получение денег на карту.

Заявки подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью. А информацию по целевым средствам для ТОФК формируют и передают в ГИИС «Электронный бюджет».

Инструкция, как Казначейство санкционирует расходы:

1. Участник готовит информацию об операциях с целевыми средствами из бюджета (сведения из приложения № 1). Сведения надо согласовать с заказчиком, а затем отправить в ТОФК.
2. Заказчик изучает сведения, которые направил ему исполнитель. На это отводится 10 дней после поступления информации от контрагента. Информация действительна на весь срок действия госконтракта. Если заказчик не согласен, то он отправляет участнику уведомление об отказе в утверждении сведений (приложение № 4 к Приказу № 214н).
3. Исполнитель вносит необходимые коррективы и пересылает исправленные сведения заказчику. Он утверждает информацию в течение 10 дней. Если в сведениях опять выявлены нарушения, то заказчик повторно отправляет уведомление об отказе, а исполнитель снова дорабатывает документ.
4. После получения разрешения на утверждение участнику казначейского сопровождения сведений об операциях с целевыми средствами он отправляет в ТОФК документы для санкционирования. Если участник субсидируется или получает бюджетные инвестиции за счет неиспользованных остатков на начало текущего года и получатель средств принял решение об использовании остатков для достижения конкретных целей, то для санкционирования обязательно понадобятся сведения, которые утвердил получатель бюджетных средств.
5. Специалист территориального отдела Казначейства проверяет сведения от участника казначейского сопровождения. Срок проверки — один рабочий день. Его отсчитывают после дня подачи сведений в ТОФК. В Казначействе обязательно проверяют, чтобы разрешенный остаток не превышал остаток целевых средств. Проверку ведут по текущему состоянию лицевого счета участника КС.

Если документальная проверка прошла успешно, то ТОФК покажет суммы из сведений об операциях с ЦС на лицевом счете участника казначейского сопровождения. Если специалист Казначейства обнаружит ошибку, то он вернет сведения с требованиями корректировок.

Какие меры реагирования применяют

Вместе с правилами санкционирования расходов Минфин установил меры реагирования по результатам проведения мониторинга бюджетных платежей (ст. 242.13-1 БК РФ). Такие меры применяются к тем участникам казначейского сопровождения, которые являются получателями целевых средств федеральных и местных бюджетов.

Кроме того, меры реагирования применяют:

• к заказчикам, которые получают бюджетные средства и которым довели лимиты бюджетных обязательств на субсидирование и бюджетное инвестирование;
• региональным участникам казначейского сопровождения, если они проводят операции на сумму свыше 600 000 рублей.

Если у участника КС есть обособленные подразделения и они участвуют в целевом финансировании, то к ним тоже применяются меры реагирования при бюджетном мониторинге. Казначеи не проверяют поставщиков на предмет оснований для запрета операций на лицевом счете.

Проверка длится всего один рабочий день. Участники казначейского сопровождения предоставляют в ТОФК распоряжение и все требуемые сопроводительные документы. При успешной проверке Казначейство санкционирует расходы, при выявленных ошибках ТОФК запрещает или отказывает в проведении операций на лицевом счете, направляя заказчику специальное уведомление (приложение № 7 к Приказу № 214н).

Участник КС устраняет нарушения, исправляет документы и передает их ТОФК. Казначеи проверяют полученные файлы максимум за два рабочих дня. После успешной проверки специалист ТОФК отменит меры реагирования. Заказчик получит об этом отдельное уведомление.

В момент проведения расходных операций на лицевом счете Казначейство проверяет участника на наличие признаков финансовых нарушений.

Проверяют и юридических лиц, и индивидуальных предпринимателей, и физических лиц из числа производителей товаров, работ и услуг, которые получают деньги от участников казначейского сопровождения.

Если казначеи обнаружат нарушения, то они приостановят операции на лицевом счете и в течение следующего рабочего дня уведомят заказчика (приложение № 8 к Приказу № 214н).

Заказчик, участник казначейского сопровождения и контролирующие финансовые органы получат предупреждение о финансовых нарушениях (приложение № 9 к Приказу № 214н). Казначеи отправят информацию в тот день, когда закончат проверку.

Заказчик изучает уведомление о приостановлении операций и отправляет в территориальное Казначейство информацию об обоснованности или необоснованности таких действий (приложение № 10 к Приказу № 214н). Если приостановление необоснованно и стороны предоставят все необходимые подтверждающие документы, то в Казначействе снимут ограничения и возобновят операции на лицевом счете.

Блоги профессионалов на «Ведомостях»

Цифровизация трудовых отношений в нашей стране до недавнего времени развивалась трудно – лишь пандемия разбудила законотворческие процессы. И новый закон об удаленной работе приняли, и электронные трудовые книжки ввели, и электронный обмен документов разрешили. Но улучшило ли это отношения компании и работников?

Главный вопрос к любому цифровому документу – как доказать, что конкретный человек получил и подписал его? Для трудовых отношений он чрезвычайно важен. От ответа на него зависит все кадровое делопроизводство: от оформления в штат до увольнения.

Но закон о дистанционной работе не только внес ясность, но и дал новые поводы для раздумья. Сразу две статьи ТК – 312.3 и 312.9 – содержат размытые формулировки. Они гласят, что обмениваться документами можно любыми способами, которые достоверно идентифицируют личность сотрудника.

Но много ли реальных вариантов?

В первую очередь, это собственноручная подпись сотрудника на бумаге. Для многих компаний это самый действенный и легкий инструмент. Издал документ, ознакомил сотрудников, собрал подписи – и все. Но сбор подписей – самая большая головная боль служб персонала.

Практика показывает, что более 40% кадровых документов не имеют подписей работников. Забыл, отсутствовал, был в отпуске или на больничном – в итоге документ остается нелегитимным и становится проблемой при проверке инспекции труда и конфликте с сотрудником.

Способов подтверждения личности и идентификации больше, если речь идет об электронных документах. Во многих организациях, особенно в финансовой сфере, уже давно и эффективно применяется такая идентификация. Разница лишь в платформах и способах подписания.

Наиболее популярный инструмент – e-mail. Корпоративная электронная почта вполне успешно может быть официальным каналом обмена информацией. Главное – официально закрепить ее для этой цели, т. е. сделать легитимной.

Более того, в судебных спорах есть случаи, когда у нотариуса заверяется скрин экрана с сообщением по почте и это принимается как доказательство. Менее распространено использование других программ, например 1С, Adobe и т.

 д.

Если требуется не только ознакомить сотрудника с документом, а получить от него подпись, самый эффективный и удобный способ – электронная подпись. С ее помощью, например, можно отправлять документы по e-mail, подтверждая свое ознакомление, согласование или подписание.

Другое дело, что подписи бывают разные (простая ЭЦП, усиленная квалифицированная и неквалифицированная ЭЦП) и у них разные возможности. Например, трудовой договор с сотрудниками на удаленке можно подписывать только усиленной подписью, а для текущих документов хватит простой. И разная цена внедрения.

Поэтому, прежде чем переходить на ЭЦП, нужно оценить затраты и выгоды от использования квалифицированной подписи.

Но это не все. В ТК упоминаются «иные формы», которые зафиксируют получение документа, т. е., по сути, подтвердят личность. В прочих жизненных ситуациях этих иных форм немало: ввод логина и пароля, кода, полученного по sms, биометрия (распознавание лица или отпечатков пальцев).

Но для трудовых отношений чаще рекомендуются другие варианты, например отправка скана документа с графической подписью или даже просто любого документа MS Word.

Однако пока в законах об этих «иных формах» ничего не говорится, и, значит, только будущая судебная практика покажет, насколько убедительны они будут для суда.

ТК дает работодателям другую, еще более важную возможность. Любую форму взаимодействия, а значит, и способ передачи информации и получения подтверждения от сотрудника можно определить во внутренних документах.

Другими словами, какой способ вы определите, тот и будет действовать в вашей компании.

Важно лишь правильно его внедрить – чтобы легализовать обмен документами в компании и застраховать себя на случай визитов инспекторов по труду или конфликтов с сотрудниками.

Электронный документ для подтверждения расхода

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ 2017: электронный документ для подтверждения расхода.

Минфин России выпустил разъяснения, в которых указал, что электронный документ иногда может подтверждать расходы для целей налога на прибыль организации.

Одновременно возникают вопросы и по подтверждению права на вычет электронным счетом-фактурой.

Для того, чтобы обмениваться электронными документами со своими контрагентами (в основном это, конечно, счета-фактуры), компании следует придерживаться процедуры, изложенной в пункте 2.

1 порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н:
— получить сертификаты ключей подписи;
— оформить и представить оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур по ТКС;

— получить у оператора идентификатор участника, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур.

Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдаются удостоверяющими центрами, их полный список можно найти на официальном сайте ФНС России. Владельцем сертификата ключа подписи может быть как руководитель фирмы, так и иное лицо, действующее от имени компании на основании доверенности.

Для того чтобы обмениваться документами с налоговыми инспекциями, компании надо иметь сертификат ЭЦП. Итак, основным электронным документом, которым могут обмениваться компании, является счет-фактура.

Напомним, что со 2 сентября прошлого года счет-фактура может быть выставлен на бумажном носителе или в электронном виде.

Может ли фирма использовать электронные счета-фактуры?

Одним из самых ожидаемых нововведений стал утвержденный порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП.

Казалось бы, российские фирмы наконец-то получили право использовать электронные документы для подтверждения расходов — в частности, счета-фактуры.

Однако формат счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде до сих пор не утвержден.

Можно ли обмениваться электронными первичными документами?

Минфин России в своем письме от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, ответил на вопрос организации о правомерности принятия к бухгалтерскому учету и в целях исчисления налога на прибыль первичных учетных документов, составленных в электронном виде и заверенных ЭЦП.

При этом компания отметила, что между ней и покупателем заключено соглашение об организации электронного взаимодействия. В этом документе они подтвердили наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов с ЭЦП.

 В частности, в вопросе речь шла о внедрении механизма обмена товарной накладной (N ТОРГ-12) в электронном виде с подписанием ЭЦП.

В ответе на данный вопрос представители финансового ведомства указали, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), может подтверждать расходы организации