Информация

Полномочий по использованию электронной подписи

МЧД — Машиночитаемая доверенность, аналог бумажной доверенности. Имеет формат XML и должна быть подписана КЭП генерального директора (ИП) организации.

Сегодня по теме машиночитаемой доверенности остается много открытых вопросов. Чтобы переход на МЧД, когда ее применение станет обязательным, не застал вашу компанию врасплох, предлагаем погрузиться в тему электронных доверенностей уже сейчас.

Руководитель проектов развития бизнеса Directum Алиса Муратова ответила на самые горячие вопросы об МЧД, которые волнуют бизнес, и рассказала, что уже реализовано в системе Directum RX для поддержки электронного подписания по новым правилам. А руководитель управления ЭДО ФНС России Фёдор Новиков дал обратную связь по вопросам распределенного реестра и единого формата МЧД.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в XML-формате с правом подписи сотрудника от лица компании. В ней указываются полномочия, которыми руководитель организации наделяет своего представителя для подписания документов. Чтобы выпустить электронную доверенность, ее нужно зарегистрировать в распределенном реестре ФНС и заверить КЭП генерального директора.

Зачем понадобилась электронная доверенность

В ответ на изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» появилось требование разработать новый вид доверенности в электронном формате. Чтобы подписывать документы от лица компании, сотрудники должны использовать сертификат электронной подписи физлица и прикреплять к файлу машиночитаемую доверенность (МЧД).

До 31 августа 2023 года представители компании могут визировать документы ЭП юрлица. Однако, такая подпись не всегда гарантирует актуальный срок полномочий работника.

Выяснить этот факт можно только направив запрос контрагенту на предоставление скан-копии бумажной доверенности.

В случае с МЧД полномочия фиксируются в самой доверенности и их действительность можно проверить в сервисах обмена благодаря интеграции с распределенным реестром ФНС.

Ряд компаний пользуются более рискованным способом подписания — копируют сертификат закрытого ключа подписи директора, развязывая руки своим сотрудникам на любые действия от лица компании.

КЭП нового образца защищены от копирования, поэтому работники для подписания документов должны использовать личную подпись с применением электронной доверенности.

Это сделает процесс безопасным и прозрачным.

Получить электронные подписи по последним требованиям закона и начать использовать МЧД можно уже сегодня. С началом обязательного применения электронной доверенности сервисы обмена перестанут работать с сертификатами старого образца, поэтому компании в срочном порядке будут вынуждены выпускать КЭП.

Место получения сертификатов ЭП руководителя зависит от рода деятельности организации:

БенефициарУдостоверяющие центры
Руководители компаний, ИП и нотариусы ФНС и доверенные центры из списка аккредитованных УЦ
Первые лица банков и финансовых организаций УЦ Банка России
Должностные лица государственных органов УЦ Федерального Казначейства

Руководитель должен получить подпись лично и в единственном экземпляре. Сертификат юрлица записывается на токен без права копирования.

Сотрудникам сертификат физлица выдается в удостоверяющих центах, прошедших аккредитацию по новым правилам. Чтобы получить ЭП, работнику нужно предъявить паспорт и СНИЛС. Физлицо может использовать такую подпись в личных целях, в ней не будут отражены данные об организации.

В тестовом режиме применять МЧД можно с 1 марта 2022 года. Подписание документов с использованием доверенности в электронном виде станет обязательным с 1 сентября 2023 года.

Оставлять подготовку ИТ-инфраструктуры на последний момент очень рискованно. В запасе у компаний остается совсем немного времени на адаптацию к работе с доверенностями в электронном виде. Могут уйти месяцы на то, чтобы:

  • изучить нормативно-правовую базу по работе с электронными доверенностями;
  • решить ряд организационных задач — выделить ответственных сотрудников, подготовить положение об использовании МЧД, издать соответствующие приказы;
  • определиться со способом оформления электронных доверенностей: в своей учетной системе, у оператора ЭДО, на сайте налоговой, в нотариате;
  • модернизировать системы, в которых создается и используется МЧД;
  • доработать API и коннекторы для интеграции с сервисами обмена и информационными системами по созданию МЧД.

«Доработка учетных систем и коннекторов для интеграции с операторами ЭДО и другими системами по созданию МЧД требует времени и финансирования.

В ряде случаев меняются бизнес-процессы обработки входящих документов и технологии проверки полномочий.

Поэтому, несмотря на то что срок обязательного применения машиночитаемой доверенности перенесли, адаптировать свои информационные системы необходимо уже сейчас».

Полномочий по использованию электронной подписи

Фёдор Новиков руководитель управления ЭДО ФНС России

Законодательством утверждены две формы машиночитаемой доверенности для межкорпоративного обмена документами (B2B): разработанная Минцифры и ФНС совместно с нотариатом.

«Федеральная налоговая служба совместно с Министерством цифрового равития, Федеральным казначейством, Нотариальной палатой и Центральным Банком ведет работу по созданию унифицированного формата МЧД.

При этом у органов власти сохраняется возможность утвердить свои формы машиночитаемой доверенности. Наша задача заключается в том, чтобы количество форматов было минимальным», — утверждает Фёдор Новиков.

Распределенный реестр ФНС — пилотный проект по созданию единой сети МЧД, построенной по технологии блокчейн. Платформа хранит данные об электронных доверенностях у нескольких участников реестра. Поэтому если один из узлов сети выйдет из строя, информация об МЧД останется в распределенном реестре.

Участники блокчейн-сети могут обмениваться реквизитами доверенности, не прикладывая XML-файл, и оперативно узнавать всю необходимую информацию об МЧД.

«Структура блокчейна была апробирована еще в ковидные времена для получения льготных кредитов и показала себя как удобный механизм интеграции большого количества участников обмена. В рамках модернизации института применения электронной подписи машиночитаемая доверенность становится свидетельством полномочий подписанта.

При этом МЧД может быть передана с документом или храниться в третьем месте. Использование распределенного реестра объединяет в одну сеть все „третьи места“ и снижает число необходимых интеграций для учетных систем пользователей.

Кроме того, при таком хранении доверенностей участники процесса оперативно получают информацию об изменении статуса МЧД», — комментирует Фёдор Новиков.

В эксперименте участвуют 8 органов власти и нотариат, 14 операторов ЭДО, 8 кредитных организаций и удостоверяющих центров. Промышленная эксплуатация блокчейн-сети ФНС запланирована на 2023 год, когда использование МЧД станет обязательным.

Компания самостоятельно определяется с местом выпуска машиночитаемых доверенностей. Это может быть любая информационная система, в которой есть функциональность для создания и подписания доверенности в электронном виде. Например:

Чтобы создать электронную доверенность, необходимо заполнить все реквизиты и подписать готовую МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Доверенность регистрируется в распределенном реестре ФНС, где ей присваивается 36-значный идентификационный номер — GUID.

МЧД должна содержать:

  • наименование и номер документа;
  • дату создания метки доверенного времени и срок действия доверенности;
  • сведения о доверителе и представителе;
  • УКЭП, которой подписан документ;
  • сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД;
  • информацию о возможности передоверия;
  • перечень полномочий в виде кода из единого классификатора или текста в свободной форме.

Классификатор полномочий — специальный ресурс Минцифры России, на основании которого определяются полномочия лица, указанного в доверенности. Например такие, что сотрудник имеет право подписывать от имени компании договоры, чья сумма не превышает 200 тыс. руб.

Минцифры и федеральные органы исполнительной власти продолжают активно наполнять классификатор полномочий, но нормативные документы, которые будут регулировать его работу еще не опубликованы.

Сейчас можно прописывать право подписи в XML-файле МЧД вручную в соответствующем поле.

При этом необходимо понимать, что ответственность за указание и соблюдение полномочий лежит на каждой стороне сделки.

Единого порядка пока нет. Текущее законодательство разрешает хранить доверенности в своих информационных системах либо в электронном архиве, приложив файл с МЧД к пакету документов, а также у третьих лиц:

  • аккредитованных УЦ;
  • операторов ЭДО;
  • головного удостоверяющего центра Минцифры;
  • государственных удостоверяющих центров Казначейства, ФНС и Банка России;
  • аккредитованной третьей стороны;
  • ФОИВ или внебюджетных фондов.

Если XML-файл доверенности хранится у третьих лиц, то в информационную систему доверителя можно поместить только GUID МЧД.

С версии 4.5 Directum RX поддерживает работу с доверенностями, созданными на любой платформе. Их можно использовать при подписании электронных документов в различных процессах: обмене электронными первичными документами с контрагентами, кадровом ЭДО и др. Функциональность также будет поддерживаться в существующих коннекторах к сервисам обмена Диадок и СБИС.

Организациям, которым требуется массовый выпуск МЧД, например более 500 экземпляров с периодическим отзывом или передоверием, было бы удобнее создавать доверенности в собственной информационной системе. Такую функциональность можно реализовать в Directum RX в рамках заказного проекта через интеграцию с одним из сервисов, который входит в блокчейн-сеть ФНС.

Загрузка МЧД из сервисов обмена (Диадок, СБИС)

Операторы ЭДО (МЧД) еще дорабатывают API, которые помогут автоматизировать управление жизненным циклом МЧД. Поэтому на первых этапах создавать доверенность в электронном виде можно в веб-клиенте сервисов и вручную заносить в Directum RX.

Читайте также:  Профсоюз юридическое лицо

Импортировать созданный у оператора ЭДО файл МЧД можно с помощью соответствующей кнопки в карточке электронной доверенности. Вместе с машиночитаемой доверенностью необходимо загрузить электронную подпись руководителя в формате SIG или SNG.

Поля карточки МЧД автоматически заполнятся данными из XML-файла. После создания документ попадает в «Реестр доверенностей» — список созданных в системе и занесенных скан-копий бумажных и машиночитаемых доверенностей.

Реестр можно открывать из модулей «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».

Полномочий по использованию электронной подписи

Панель действий карточки электронной доверенности

Полномочий по использованию электронной подписи

Окно импорта электронной доверенности

Полномочий по использованию электронной подписи

Реестр доверенностей

Подписание документов КЭП физического лица с использованием МЧД

Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, в системе необходимо создать реквизит «Право подписи». Поля карточки права подписи автоматически заполняются информацией об МЧД.

Также можно задать дополнительные критерии и ограничения. Эти условия будут сверяться с полями карточки подписываемого документа. Если они совпадают, сотрудник может заверить документ электронной подписью.

Полномочий по использованию электронной подписи

Право подписи на основании доверенности

Полномочий по использованию электронной подписи

Право подписи с критериями и ограничениями

Если поступил формализованный документ, то поля Подписал и Основание заполняются автоматически данными из электронной подписи контрагента. Поэтому увидеть ФИО подписывающего и основание можно прямо в карточке документа.

Отображение в штампе ЭП информации об МЧД

Если документ подписан на основании электронной доверенности, то после преобразования документа в PDF-формат в отметку об электронной подписи добавляется GUID доверенности.

Полномочий по использованию электронной подписи

Отметка об электронной подписи с единым регистрационным номером доверенности

Указание МЧД в титуле продавца и покупателя

В печатной форме формализованного документа информация о подписывающем и основании фиксируется на титуле продавца и покупателя:

Полномочий по использованию электронной подписи

Пример титула покупателя

В Directum RX при межкорпоративном ЭДО идентификационный номер МЧД указывается в отметке об электронной подписи, сам файл доверенности хранится в информационной системе третьей стороны.

В XML-файл УПД и УКД пока невозможно добавить сведения об электронной доверенности, потому что в текущих форматах отсутствуют поля для указания номера МЧД. Информация о подписании на основании электронной доверенности добавляется в печатную форму документа. Новые форматы ориентировочно появятся к концу 2022 года.

Руководитель может отменить МЧД, если сотрудник утратил право подписывать документы от лица компании, например при увольнении или переводе на другую должность.

Пока единый формат отзыва электронной доверенности находится в разработке Минцифры. Операторы, в информационных системах которых хранятся доверенности, самостоятельно определяют формат заявлений для отзыва МЧД.

Обязательства по проверке машиночитаемой доверенности лежат на хозяйствующих субъектах, ведь именно они принимают решение о подписании. Поэтому участники электронного обмена самостоятельно выбирают удобный способ отслеживания статуса МЧД.

Статус доверенности можно проверить на бесплатном портале ФНС. Чтобы получить полные сведения, достаточно указать идентификационный номер.

Автоматизировать проверку можно с помощью подключения к распределенному реестру через интеграцию с узлами сети.

Согласно новым поправкам в 63-ФЗ «Об электронной подписи» визировать МЧД могут также лица, у которых есть электронная доверенность с правом передоверия. Налоговая и нотариат уже подготовили обновленную версию формата МЧД с такой возможностью передоверия и нотариального заверения доверенностей.

Если сотрудник подписывает документы электронной доверенностью с правом передоверия, то необходимо прикладывать к пакету документов «всю цепочку» МЧД, в том числе изначальную, подписанную КЭП руководителя.

Подзаконные акты, регулирующие порядок передоверия, приняты недавно, поэтому пока не понятно, как будет реализован этот процесс в системах учета и документооборота.

«Компаниям, которые ведут электронный документооборот, рекомендуем спланировать подготовку корпоративных систем к использованию МЧД в ближайшее время. Пользователям Directum RX следует обновить систему до версии 4.4 и выше, чтобы поддерживалась функциональность для работы с электронными доверенностями.

Законопроект о переносе срока обязательного использования МЧД на 1 сентября 2023 года подписан и опубликован. Поэтому советуем не откладывать переход на работу с доверенностями по новым правилам и подготовить свои информационные системы к работе с МЧД. Действия организаций могут отличаться в зависимости от размеров компании и количества используемых КЭП и доверенностей».

Полномочий по использованию электронной подписи

Алиса Муратова руководитель проектов развития бизнеса Directum

Инструкция: оформляем приказ об ответственном за электронную подпись

Электронная подпись является цифровым аналогом рукописной. Ее применяют в электронном документообороте. Заказчики и поставщики подписывают ЭП документы по госзакупкам в ЕИС. Бюджетные, автономные и казенные учреждения используют для подписания абсолютно всех действий и сопроводительных регистров в таких информационных системах, как:

  • ППО СУФД;
  • электронный бюджет;
  • официальный сайт ГМУ.

Оформляют ЭЦП в территориальных отделениях Федерального казначейства (ТОФК) и в аккредитованных удостоверяющих центрах (часто расположены в казначейских отделениях).

Чтобы проверить, нужен ли приказ на ЭЦП вашей организации, зайдите на официальный сайт Федерального казначейства и ознакомьтесь с перечнем документов для получения сертификата ключа электронной подписи.

Распоряжение руководителя о наделении правом ЭП необходимо для всех заявителей.

Как это оформляют

Возможность использования электронной подписи оформляется специальным приказом. Любые изменения в основной деятельности учреждения отражаются в распоряжениях руководства. Передача полномочий по подписанию электронных документов — не исключение.

Чтобы не нарушить конфиденциальность документации, руководитель обязан закрепить права электронного подписания в официальном указе. ЭП позволяет определить ответственного сотрудника, подписавшего регистры, и в случае нарушения привлечь его к ответственности (п. 1 ст.

2 63-ФЗ от 06.04.2011).

Кто готовит

Распоряжение о наделении правом ЭП составляют те предприятия, которые пользуются электронным документооборотом. Оформляется от имени руководителя организации. Документ готовит ответственный сотрудник (секретарь) и передает на подпись директору.

Для госзакупок готовят и заказчики, и поставщик. Электронная подпись необходима всем участникам государственных закупок, работающих по нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Что пишется в распоряжении

Унифицированной формы и единых требований по составлению не предусмотрено. Внесите в распоряжение те положения, которые необходимы для вашей организации. Обязательно включите следующую информацию:

  1. Кто наделен правом подписи. Укажите ФИО (полностью) и должности таких сотрудников. Распишите вменяемые полномочия.
  2. Кто ответственен за техническое обеспечение работы информационных систем и связанных ЭП.
  3. В исполнение каких законодательных актов составлен указ руководителя. Ссылайтесь на 63-ФЗ от 06.04.2011. Если вы готовите приказ по госзакупкам, в основание поставьте 44-ФЗ.

У каждого распоряжения есть реквизиты (номер, дата и место выпуска) и название.

Документ всегда носит наименование «О наделении сотрудников правом подписания документов с использованием электронной подписи», а руководитель от своего имени приказывает наделить работников этим правом.

Назначьте минимум два сотрудника, ответственных за электронное подписание, особенно если они замещают основного работника в период его отсутствия.

Образцы

Составьте локальное распоряжение, используя образец приказа об использовании ЭЦП в организации (подходит для любой информационной системы).

«Наименование организации»

П р и к а з

  • ___________________ №_______________
  • О наделении сотрудников «Наименование организации» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи
  • В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:
  1. Наделить правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи следующих сотрудников «Наименование организации»:

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Должность

1 Ф.И.О. полностью Заместитель руководителя
2 Ф.И.О. полностью Главный бухгалтер
  1. Возложить на ______________ ответственность за техническое обеспечение работы с компонентами информационной системы «Наименование информационной системы», настройку автоматизированных рабочих мест пользователей «Наименование организации», с которых осуществляется доступ к компонентам «Наименование информационной системы», установку и настройку пользователям специализированных средств криптографической защиты информации и средств электронной подписи, а также выполнение требований по обеспечению информационной безопасности при осуществлении доступа к компонентам «Наименование информационной системы».
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________.

Руководитель И.О. Фамилия

А это образец приказа на ЭЦП в казначейство, который используют и заказчики, и поставщики.

Полномочий по использованию электронной подписи
Полномочий по использованию электронной подписи

Как и где хранить

Документ относится к распоряжениям по основной деятельности учреждения. Подписанный руководителем приказ на хранение и использование ЭЦП регистрируется в книге приказов, подшивается в папку с другими распорядительными актами и хранится вместе с ними бессрочно (п.19 Приказа Росархива №236 от 20.12.2019).

Читайте также:  Заместитель ответственного за электрохозяйство

Сколько действует

Акт о наделении правами электронного подписания документов действует ровно столько же, сколько и сертификат ключа ЭП. По истечении срока действия ключа организации подает документы на оформлении нового сертификата и готовит другой приказ.

Как вносить изменения

Если необходимо изменить первоначальное распоряжение (основание — порча ключа ЭП, замена или увольнение ответственного сотрудника, нарушение конфиденциальности и проч.), подготовьте отдельный приказ. Любые изменения фиксируются только через издание другого акта от имени руководства.

Что такое машиночитаемая доверенность?

Машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными с 1 января 2022 года. Но власти отложили изменения — правила вступят в силу в 2023 году. В 2022 году руководители организаций и сотрудники могут использовать машиночитаемые доверенности по желанию. Это так называемый переходный период.

Что известно на декабрь 2022 года
Использование МЧД станет обязательным с 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года

В статье расскажем, кому нужна машиночитаемая доверенность, как ее создать и использовать. Правила будут актуальны с 2023 года, но начать готовиться к изменениям лучше уже сейчас.

В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.

  • Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию. Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности.
  • Сотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передает ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.

Такая схема подойдет для работы в офисе и удаленно.

Чтобы получить подпись, сотрудники могу обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Продлевать уже выпущенные подписи удобно в корпоративном удостоверяющем центре. Также в сервисе можно следить за сроками действия сертификатов и вести реестр выданных подписей сотрудникам.

Полномочий по использованию электронной подписи

Специалисты на аутсорсе, которые официально не трудоустроены в организации, тоже могут действовать от лица компании по МЧД. Для этого им нужна электронная подпись физического лица и МЧД, подписанная руководителем организации, от лица которой действует специалист.

Требования к машиночитаемым доверенностям определены Приказом Минцифры России. Документ вступит в силу с 1 января 2022 года. Самые важные положения:

  • Формат доверенности — XML. Это означает, что система, в которую загружается такая доверенность, должна поддерживать автоматизированную обработку данных.
  • Руководитель организации или предприниматель должны подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью.
  • Система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее. Это может сделать руководитель организации или предприниматель.
  • Форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами, в которые возможно загрузить документы. Если они не установят правила, нужно применять форму, размещенную на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Где работает машиночитаемая доверенность?

На данный момент МЧД принимают только сервисы ФНС России и ФСС. Налоговая работает по правилам, утвержденным в Приказе от 30.04.2021. ФСС опубликовал правила работы с МЧД на сайте.

Остальные госпорталы, электронные торговые площадки и системы, которые принимают документы, подписанные электронной подписью, должны настроить функционал для приема МЧД до 1 января 2023 года, утвержден законопроект о продлении переходного периода до 31 августа 2023 года. Правило относится, в том числе, к ЭДО.

Для обмена документами с контрагентами, МЧД можно создать в сервисе оператора ЭДО.

Если система еще не принимает МЧД, рекомендуем работать с электронными подписями, выпущенными на сотрудников организации и бумажными доверенностями.
 

Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.

Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.

Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG. Руководитель может выдать неограниченное число доверенностей. Срок каждой не должен превышать три года. Конкретный срок действия указывается в доверенности.

  1. Наименование документа.
  2. Сведения о доверителе: предпринимателе или организации.
  3. Сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями.
  4. Дата выдачи.
  5. Срок действия.
  6. Перечень полномочий сотрудника, которые он вправе осуществлять от имени организации или предпринимателя.
  7. Коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание.
  8. Сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности.
  9. Номер доверенности;
  10. Указание на возможность передоверия.
  11. Электронная подпись, которой подписана доверенность.
  12. В какую систему будет загружаться доверенность — указывается по желанию.

Что такое классификатор полномочий?

В машиночитаемой доверенности нужно указать полномочия сотрудника. Например, тендерному специалисту будут нужны полномочия по участию в закупках, а юристу — по взаимодействию с налоговой. У каждого сотрудника может быть свой набор. А можно доверить сразу все полномочия.

Они прописаны в классификаторе. Частично он уже размещен в Единой системе нормативной справочной информации. Но Минцифры его еще дополняет. Когда будет готова финальная версия, неизвестно.

Но если в классификаторе пока нет полномочий, например, по участию в торгах, то и создать МЧД с такими полномочиями не получится.

Внутри организации можно создать свой классификатор для внутреннего ЭДО и обмена документами с контрагентами. 
 

Чтобы подписать документ от имени компании или предпринимателя, сотрудник должен использовать свою электронную подпись. К подписанному документу нужно приложить машиночитаемую доверенность.

Полномочий по использованию электронной подписи

Если у компании большой документооборот, не обязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Можно подписать соглашение с контрагентом о том, что достаточно сделать это один раз. И указать, в какой системе хранится доверенность и как ее найти.

1. С сентября 2023 года сотрудники организаций и предпринимателей должны подписывать документы своей электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого нужна машиночитаемая доверенность.
2. Машиночитаемую доверенность должно подписать лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица, или предприниматель.

3. Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.

Электронная подпись для любых задач
В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работы

Заказать подпись

Как оформить доверенность на использование электронной подписи

Доверенность на право подписи электронной подписью — это документ, подтверждающий полномочия сотрудника подписывать ЭП документацию организации.

Вопросы использования ЭП регламентирует Федеральный закон № 63 от 06.04.2011.

Она выдается удостоверяющим центром в виде цифрового накопителя руководителю организации. Нередки случаи, когда руководитель не лично обращается в удостоверяющий центр, а через представителя организации.

Для изготовления ЭП необходимо предоставить пакет документации на руководителя компании:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • приказ о вступлении в должность;
  • протокол о назначении на должность;
  • устав.

Учредительные документы предоставляют в оригиналах или заверенных печатью организации копиях.

Читайте также:  Метка времени эцп

Если с удостоверяющим центром взаимодействует представитель, а не лично директор, требуется доверенность на получение ключа электронной подписи на этого представителя. При наличии письменных полномочий руководителю не требуется личное присутствие в удостоверяющем центре и собственноручное подписание договоров и актов приема-передачи. Это позволит оперативно изготовить сертификат.

Такой документ не дает правомочия на применение представителем ЭП или на изготовление ключа на имя представителя, право ограничивается предоставлением документов изготовителю и получением готового ключа.

Для использования ЭП сотрудником или изготовления ее на имя сотрудника организации требуется доверенность на подписание документов ЭП, заверенная директором и печатью организации.

Помимо основных положений (дата и место выдачи, срок действия, Ф.И.О. сторон), в документе необходимо указать:

  • право передачи документов и подписи заявления в удостоверяющем центре;
  • право подписи договора и актов на изготовление ЭЦП;
  • право получения носителя и сертификата проверки;
  • возможность передоверия.

Подготовить доверенность на получение сертификата электронной подписи или ключа допустимо в свободной форме, единый образец не установлен. Рекомендуем использовать фирменный бланк организации.

Вот образец доверенности на получение ЭЦП на примере ООО «Clubtk.ru»:

Полномочий по использованию электронной подписи

Оформление правомочий на использование ЭП

Нередки случаи, когда целесообразно изготовление ключа на сотрудников компании:

  • для участия в торгах;
  • для сдачи бухотчетности;
  • на подписание договоров менеджерами и пр.

Бывают случаи, когда сотрудники применяют сертификат директора, но такое применение не является безопасным. Рекомендуем изготовить ЭП на сотрудника.

Для изготовления ЭП на сотрудника требуется доверенность на техническое использование электронной подписи организации. В таком случае в удостоверяющий центр обращается лично сотрудник с предоставлением документов:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • приказ о наделении правом подписания документации.

Вот что необходимо включить в доверенность:

  • право обращения в удостоверяющий центр, подписи договора и актов;
  • перечень документов, разрешенных для подписания;
  • право на получение ключа и сертификата.

Закон не запрещает выдавать электронные доверенности для электронной подписи в удостоверяющий центр, если у него имеется возможность принимать такие документы.

Электронная подпись с 1 июля 2020: изменения

Также смотрите:

Чем руководствоваться

С 1 июля 2020 года за исключением отдельных положений действует Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ (далее – Закон № 476-ФЗ), который внёс изменения в федеральные законы:

Главная цель Закона № 476-ФЗ – создание единого пространства доверия электронной подписи.

Почему не все доверяют ЭП

На 2020 год в России нормативно-правовая база обеспечивает возможность осуществлять электронное взаимодействие между всеми субъектами правоотношений в цифровой среде с использованием единой усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Однако при взаимодействии с различными ведомствами пользователи (ЮЛ и ФЛ, органы гос.

власти) сталкиваются с проблемой отсутствия возможности применять для идентификации и аутентификации в информационных системах соответствующих ведомств при получении госуслуг и направлении межведомственных запросов один единый сертификат ключа проверки усиленной КЭП, соответствующий требованиям закона.

Одна из причин возникновения указанной проблемы – требование ведомств по содержанию в квалифицированных сертификатах объектных идентификаторов (OID) тех или иных полномочий, закрепляемых за пользователем в рамках конкретной информационной системы.

В итоге, сертификаты, выданные аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ), не могут быть использованы для проверки электронной подписи в отдельных информационных системах, поскольку в них отсутствуют требуемые идентификаторы. Такое ограничение привело к тому, что УЦ предлагают пользователям квалифицированные сертификаты, предназначенные для работы с конкретным ведомством (организацией).

Закон № 476-ФЗ решил указанную проблему: он урегулировал процедуры установления и проверки полномочий лица, использующего электронную подпись в различных информационных системах и обеспечение достоверности его идентификации с использованием электронного сервиса, обеспечивающего электронное взаимодействие.

Доверенная третья сторона

В частности, с 2021 года появится новый вид организаций – доверенная третья сторона с аккредитацией в Минкомсвязи России. В их задачи входит проверка:

  • действительности ЭП в электронных документах в фиксированный момент времени;
  • сертификатов;
  • полномочий участников электронного взаимодействия.

Такие организации будут документально подтверждать результаты такой проверки. Их будет порядка 20.

Закон № 476-ФЗ ввёл понятие и установил механизм использования метки доверенного времени – достоверной информации в электронной форме о дате и времени подписания электронного документа электронной подписью. Также он внедряет в использование машиночитаемые доверенности – для подтверждения полномочий в цифровой среде.

Считается, что это обезопасит работу с электронной подписью и исключит мошенничества в данной сфере.

Новый вид ЭП – дистанционная электронная подпись

Также с 1 января 2021 года удостоверяющие центры получат право хранить и использовать по поручению клиента ключ электронной подписи. Это т. н. дистанционная электронная подпись.

Таким образом, владельцы ЭП смогут подписывать электронные документы с любого электронного устройства без установки специальных программ. Кроме того, дистанционное хранение ЭП упростит отслеживание подписанных документов – в удостоверяющем центре будет сохранена вся история их подписания.

Новый порядок получения ЭП

  • Также Закон № 476-ФЗ с 1 января 2022 года меняет порядок получения электронной подписи.
  • Руководители банков и кредитных организаций могут сделать это только в Центробанке, руководители органов госвласти – в Федеральном казначействе, руководители коммерческих предприятий и ИП – в Федеральной налоговой службе.
  • Обычные организации и коммерсанты также смогут идентифицировать личные данные и получать ЭП удаленно, в том числе по действующему сертификату ЭП.

Сотрудники юридического лица или индивидуального предпринимателя вправе получать ЭП в коммерческих удостоверяющих центрах.

Для подтверждения полномочий они будут прикладываться машиночитаемые доверенности.

Сертификаты ключей электронной подписи на сотрудников для сдачи налоговой отчетности, полученные до 01.07.2020, действуют до конца 2021 года.

Кроме того, выдавать квалифицированные сертификаты для госсектора сможет только удостоверяющий центр Федерального казначейства.

Закон № 476-ФЗ наделил УЦ полномочиями:

  • хранить ключ электронной подписи, ключ проверки которой есть в квалифицированном сертификате;
  • обеспечивать его защиту от компрометации и/или несанкционированного использования, в т. ч. создание при помощи указанного ключа по поручению владельца квалифицированного сертификата электронной подписи с использованием средств, имеющих подтверждение соответствия требованиям, установленным законом.

Изменения в ст. 16 ФЗ «Об электронной подписи» устанавливают требования к порядку аккредитации УЦ и деятельности УЦ. В том числе предусмотрены:

  • высокий порог собственного капитала УЦ;
  • высокий порог страховой ответственности деятельности УЦ;
  • сокращение срока аккредитации УЦ с 5 до 3-х лет;
  • введение административной ответственности за нарушения работы УЦ технического характера;
  • введение уголовной ответственности за заведомо умышленные действия сотрудников УЦ.

Считается, что эти требования приведут к повышению качества работы УЦ и сокращению мошеннических действий с использованием электронных подписей.

Заключение

Как видно, Закон № 476-ФЗ имеет переходный период на полное вступление в силу – отлагательные нормы в 3,5 года со дня официального опубликования. Это позволит перейти к новой схеме функционирования УЦ, обеспечив полное истечение срока действия квалифицированных сертификатов, выданных до 01.07.2020.

Благодаря ему, участники электронного взаимодействия не смогут произвольно ограничивать признание усиленной квалифицированной электронной подписи на их площадках. Это исключит ситуации, когда пользователи вынуждены применять разные квалифицированные сертификаты ключа проверки ЭП при работе с разными системами.