Что же это – административно-хозяйственная деятельность? Для чего она необходима? Как выглядит данный вид деятельности? Можно ли встретить здесь «подводные камни»? Вот на эти, а также на ряд других вопросов и будет дан ответ в рамках сегодняшней статьи.

Общая информация

Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна.

Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело.

Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения.

Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.

Классификация

Административно-хозяйственное обеспечение деятельности условно можно поделить на:

1. Текущее обеспечение деятельности. Это приобретение канцтоваров, расходных материалов, офисного инвентаря, техники и мебели в рабочем состоянии, проведение при необходимости ремонта и профилактики, предоставление связи, осуществление крупных разовых покупок.
2. Документооборот. Под этим подразумевается разработка системы обмена бумагами, ведение архива, библиотек, баз данных.
3. Эксплуатация здания, помещения и территории. Под этим понимают уборку, электрообеспечение, сантехнику, мелкий бытовой ремонт, оформление внешнего вида, обустройство прилегающей местности, озеленение.
4. Организационная работа. К ней относятся мероприятия, обустройство рабочих мест, переговорных комнат, обеспечение питания сотрудников, транспортное обслуживание, страхование сотрудников и компании, переезды.
5. Обеспечение взаимоотношений со сторонними организациями. В качестве примера можно привести взаимодействие с государственными органами, арендодателями, поставщиками.
6. Внутреннее информирование персонала. К такому относится организация оповещения о новых документах, контроль исполнения поручений, организация и поддержка в актуальном состоянии доски объявлений, выпуск внутрикорпоративных изданий (листки, бюллетени, газеты), рассылка сообщений, организация внутрифирменных выставок и музеев.

Как видите, административно-хозяйственная деятельность – это не сидение на месте и битье в баклуши.

Нюансы выполнения задач

Следует обратить внимание читателя на тот факт, что часть функций носит постоянный характер, тогда как другие представлены в виде разовых задач. Но несмотря на это, обо всем этом следует помнить и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может быть и такое, что возникнет потребность в выполнении пусть и разовой, но глобальной задачи, вроде организации переезда. И в таком случае вопросов с тем «а кто будет все это выполнять» быть не должно. Специалист административно-хозяйственной деятельности должен хорошо понимать, что его основное предназначение – это обеспечение комфортной и бесперебойной работы всех служб компании. Главная задача – это помочь остальным подразделениям выполнить производственный план, несмотря ни на что. Поэтому рассмотренный выше список функций может как сокращаться, так и расширяться. Все зависит от конкретной ситуации.

О влиянии различных факторов

На конкретный перечень выполняемых функций оказывают влияние такие факторы:

1. Размер компании.
2. Специфика деятельности.
3. Цели компании.
4. Использование собственных/заемных средств и ресурсов.

То, что хорошо для малого предприятия, может оказаться чрезвычайно неэффективным для средней по размеру структуры. Хорошо, если руководство может признать, что есть проблемы и необходима определенная реорганизация компании.

Как определить функции и задачи?

Итак, мы постепенно дошли до мысли, что административно-хозяйственное обеспечение деятельности организации должно осуществляться в соответствии с потребностями. Но как же определить те конкретные функции и задачи, которые необходимо будет выполнять? Вот небольшое руководство к действию:

1. Проводится анализ текущего положения компании и определяются недостающие функции.
2. Формируется направление движения исходя из принятых целей компании.
3. Обозначается специфика предприятия и то, как она влияет на реализацию поставленных задач.
4. Просчитывается целесообразность выполнения определенных работ своими силами или посредством привлечения сторонних подрядчиков.
5. Решаются вопросы подчинения должностей.
6. Определяется лучший формат реализации необходимой функции (выделение одного сотрудника, отдела или целой службы).

Формат статьи, увы, не позволит в полной мере рассмотреть все и вся. Поэтому, в качестве одного объекта исследования будет взята организация рабочих мест для сотрудников. Ведь часто им приходится выполнять межфункциональные задачи и из-за несогласованности действий различных подразделений возникают разнообразные проблемы.

Организация рабочих мест

Данное событие происходит не каждый день. Поэтому обычно никаких регламентов в этом случае не предусматривается. Задачи же решаются по ситуации, очень часто в авральном режиме. В таком случае необходимы специальные приказы по административно-хозяйственной деятельности. Например, введение регламента организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, как его можно оптимизировать, что и в какой последовательности нужно предпринимать. Особенно это актуально для тех компаний, которые поставили перед собой цели добиться активного развития. Это очень часто связано с расширением штатов и необходимо иметь проработанную заготовку на этот случай.

Первые шаги

Первоначально следует составить описание рабочего места. Оно должно включать перечень необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то случайное и впервые подвернувшееся под руку, а то, что используется в типичном рабочем месте.

Можно осуществить градацию зависимо от уровня должности и выделить высшее управленческое звено, руководителей средней руки и исполнителей. Или можно отталкиваться от специфики деятельности.

Это наличие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особенных требований к температуре помещений, текущего освещения и тому подобных моментов. В идеале описание необходимо составлять для каждой должности. Но это одновременно является и очень трудоемкой работой.

Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, для работников лаборатории необходимо обеспечить достаточное освещение и определенный температурный режим. Сотрудники, работающие с клиентами, должны иметь места ожидания. Для бухгалтеров обязательно должен быть предусмотрен сейф.

Какие соображения необходимо иметь на уме?

План административно-хозяйственной деятельности должен прорабатывать ряд вопросов. Например, что лучше иметь постоянно в запасе или же следует приобретать после получения информации о выходе нового человека на работу. Например, в случае с инвентарем желательно иметь небольшой резерв. Ведь он может понадобиться даже работающим сотрудникам. Также можно озаботиться и столами со стульями. Тогда как запасной компьютер – это уже излишество. Он и дорого стоит, и быстро морально устаревает, да и хранить его без работы не эффективно. Вообще, очень хорошим решением будет составление матрицы всего бизнес-процесса с указанием в ней всех отделов, которые участвуют в процессе. В таком случае можно просто и понятно отметить, где и в какие сроки необходимо что-то делать. Это важно, не в малой мере, из-за того, что упущения часто происходят из-за сбоев в передаче данных. Ведь если нет адекватной исходной информации, то даже самые лучшие приказы по административно-хозяйственной деятельности не смогут удовлетворить существующие запросы в полной мере.

Другие подходы

Но только этим ограничиваться не стоит. Например, при взаимодействии с сотрудниками можно завести журнал заявок. В него тогда регистрируются поступающие объяснения и затем передаются на выполнение конкретному исполнителю. При этом необходимо периодически просматривать и контролировать статус выполнения. Также может быть актуальным стимулирование работников к качеству и скорости обработки заявок. Если есть обоснованное нарекание на то, что кто-то из сотрудников некачественно выполняет свои обязанности, то это должно заканчиваться наказанием исполнителя. Для обеспечения справедливости очень желательно устанавливать нормы. В таком случае необходимо составить полный перечень возможных заявок с пополнением при возникновении прецедентов. А затем для каждого пункта разрабатывается своя норма. Хотя очень часто типовых норм не предусматривают. Поэтому компании устанавливают свои собственные значения исходя из специфики их деятельности и текущих задач. Например, если поступило сообщение, что перегорела лампочка освещения, то на устранение этой проблемы выделяется один рабочий день.

Обобщая вышенаписанное

Как видите, организация административно-хозяйственной деятельности имеет свои «подводные камни», которые на первый взгляд и не видны. При разработке положений и должностей необходимо учитывать довольно большой массив информации. Это относится к целям компании, ее специфики и размерам.

Детальное планирование и четкое прописывание бизнес-процессов позволит успешно решать задачи благодаря установлению адекватной процедуры выполнения работы.

Управление административно-хозяйственной деятельностью предусматривает, что все, кто задействован в исполнении и контроле процесса, должны быть ознакомлены с теоретически обоснованием при его выполнении. Следует всегда помнить, что грамотное руководство позволяет резко улучшать эффективность всегда процесса.

Неважно о чем идет речь – про административно-хозяйственная деятельность учреждения государственных органов, некоммерческую структуру или частное предприятие – хорошее управлением обладает огромным резервом развития. И это нужно использовать.

Заключение

Вот и было рассмотрено, что собой представляет административно-хозяйственная деятельность. Конечно, предоставленной только в этой статье информации недостаточно, чтобы сразу стать хорошим управленцем. Даже простого ознакомления с умными книгами будет недостаточно. Ведь в этом деле нужно понимать еще и практический аспект осуществления деятельности. О существовании абсолютно всех «подводных камней» книги не расскажут, необходимо самостоятельно набивать шишки и набираться опыта.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Предупреждаем о распространенной ошибке в определении срока хранения приказов по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Объясняем, почему их надо разделять. Даем алгоритм определения категории приказа и демонстрируем его работу на конкретных примерах. Показываем образцы составления административно-хозяйственных приказов.

Какую ошибку делали в сроке хранения

Давайте разберемся с полузабытой многими категорией приказов по административно-хозяйственным вопросам (АХВ) – будем далее называть их так. Есть делопроизводители, предпочитающие вообще не замечать их, они оперируют только 2 группами приказов:

• по основной деятельности и
• по личному составу.

Объясним логику их поведения и распространенную ошибку.

По Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения 2010 года 1 приказы по основной деятельности хранились постоянно до ликвидации организации.

А после нее они могли быть выборочно взяты на хранение в государственный или муниципальный архив.

Если кадровые документы туда передавались практически всегда, то приказы по основной деятельности если и брали, то некоторые – обычно это:

• об утверждении структуры и штатной численности;
• о назначении руководителя организации и его замов, главбуха;
• могли взять и другие приказы у градообразующего предприятия, основного налогоплательщика региона.

Об этом говорит сноска в Перечне 2010 г., которую мы видим в статье 19 а), посвященной приказам по основной деятельности.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Но некоторые службы делопроизводства делали следующую ошибку в понимании сроков – ориентировались на сноску , которая касалась срока хранения «Пост.»: «срок хранения “постоянно” (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет». Обратите внимание:

• как это правильно понимать: если в Перечне 2010 г. категории документов был назначен срок хранения «Пост.», то неисточники комплектования могли через 10 лет выделять такие документы к уничтожению;
• какую допускали ошибку: у приказов по основной деятельности срок хранения был «Пост.», а значит, хранить надо было до ликвидации организации, но их уничтожали через 10 лет хранения, глядя на общую для Перечня сноску и игнорируя сноску в конкретной ст. 19 а).
  В результате многие не выделяли в отдельное производство приказы по АХВ, хранить которые предписывалось 5 лет. Они:
• считали все приказы, не относящиеся к категории «по личному составу», приказами по основной деятельности;
• а через 10 лет и АХВ, и «основную деятельность» уничтожали.

Эту ошибку, которую допускали, глядя на постоянные сроки хранения в Перечне 2010 г., допускают и глядя на Перечень 2019 г., только в новом Перечне это будут уже другие сноски:

•  – относится ко всему Перечню 2019 г., и
• (2) – относится к конкретной ст. 19 а).

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

По Перечню 2010 г. приказы по административно-хозяйственным вопросам следовало хранить 5 лет (ст. 19 в)). По Перечню 2019 г. 2 у них срок такой же (ст. 19 б)).

А вот приказы по основной деятельности неисточники комплектования по-прежнему должны хранить до своей ликвидации (пожизненно), но возможность их частичной передачи при ликвидации организации в государственный/муниципальный архив Перечнем 2019 г. уже не предусматривается – см. примечание 2 к ст. 19 а)!

Поэтому смешивать эти 2 вида приказов не стоило ни раньше, ни сейчас. Ведь иначе хранить такие дела нужно по старшему сроку – постоянно (пожизненно для организации). А если изъять из них приказы по АХВ в отдельное дело с 5-летним сроком хранения,…

Кадровые приказы — как оформить и сколько хранить

12 мая

29439

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Кадровый приказ — это распорядительный документ, на основании которого осуществляется деятельность компании. Приказы делятся на две категории:

• по личному составу (кадрам);
• по основной деятельности.

В группе приказов по основной деятельности отдельно выделяются приказы по административно-хозяйственной работе предприятия.

Об оптимизации и автоматизации кадрового делопроизводства узнайте в рамках корпоративного семинара от Института профессионального кадровика. Напишите нам на почту [email protected] и мы подберем эксперта для решения задач вашей компании.

Приказы по личному составу отражают трудовые отношения, перемещение сотрудников внутри компании и др. — напрямую касаются работников предприятия. Такими распоряжениями оформляют прием и увольнение, переводы, отпуска и так далее.

Основные формы приказов по кадрам — по личному составу

Организационные	прием на работу/ увольнение; перемещение; о возложении обязанностей; проч.
Дисциплинарные
Регламентные
Зарплатные	оклады / тарифные ставки; надбавки; доплаты;
Стимулирующие	премии; иные вознаграждения;
Технические	Отмена или изменение ранее изданных распоряжений

Какие приказы по личному составу обязывает издавать ТК:

• при приеме на работу — ст. 68;
• при увольнении сотрудника —  84.1;
• наложение взыскания — 193;
• несчастный случай — 229.

Необходимые в деятельности предприятия бланки приказов по кадрам и распоряжений утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. В 2013 отменена обязательность применения данных бланков, работодатель вправе разработать собственные шаблоны распорядительной документации.

Важно! Запрещено разрабатывать самостоятельно формы кассовых документов: расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные ордера, кассовые книги.

Унифицированные приказы по кадрам — таблица

Название приказа	Номер унифицированной формы
О приеме работника на работу	№Т-1 / Т-1а
О переводе работника на другую работу	№ Т-5 /Т-5а
Предоставление отпуска работнику	№ Т-6 / Т-6а
Прекращение (расторжение) трудового договора	№ Т-8 / Т-8а
Направление в командировку	№ Т-9 / Т-9а
Поощрение	№ Т-11 / Т-11а

Важно! Распорядительные документы должны соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016. Кроме того, чтобы ввести в действие разработанные шаблоны, необходимо издать приказы отдела кадров об утверждении форм документов. Если работодатель не планирует пользоваться собственными бланками, издается приказ о ведении бухгалтерского и кадрового учета с применением форм Госкомстата.

Ошибочно считать, что, если для приказа не утверждена унифицированная форма, то он не относится к приказам по личному составу.

Пример Возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска.

Все приказы, относящиеся непосредственно к работникам, относятся к личному составу и хранятся в специальных папках с соответствующими сроками хранения.

Приказы по основной деятельности также относятся к распорядительным, отражают управление производственно-хозяйственными вопросами, планированием и так далее.

Важно! Приказы по административно-хозяйственным вопросам также относятся к основной деятельности. Это обширная группа документации оформляется и хранится отдельно от документов по ОД, так как у них разные сроки хранения.

Основное отличие приказов об основной деятельности от кадровых: в них речь идет об организации, документ касается не деятельности работников, а функционированию предприятия в целом, даже, если в нем указаны фамилии ответственных лиц. Разделы АХД перечислены в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236. Это:

• эксплуатация зданий;
• транспорт;
• телекоммуникационное обслуживание.

Перечислить все виды приказов про ОД невозможно, они напрямую зависят от характера деятельности предприятия. Вот наиболее распространенные категории приказов:

• нормативные — утверждение ЛНА;
• организационные — утверждении штатного расписания, создание филиалов;
• отчетные;
• финансовые;
• надзорные;
• информационные.

Основные виды кадровых приказов по ОД:

• о вступлении в должность руководителя;
• об утверждении штатного расписания;
• об утверждении ПВТР;
• об инвентаризации;
• об утверждении и работе разного рода комиссий и другие.

В отличии от приказов по личному составу, для распорядительной документации по основной деятельности нет утвержденных унифицированных форм.

Подобные распоряжения составляются по одному алгоритму и должны соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Как правило, приказ по основной деятельности стандартный — это преамбула и основная часть:

• Преамбула. Это констатирующая часть документа — здесь перечислены основания для издания: факты деятельности, документы и т.д.
• Распорядительная часть. Это собственно приказ, здесь излагаются распоряжения, указания, обозначаются сроки их исполнения. Если распоряжений несколько, они нумеруются, чтобы впоследствии можно было сослаться на конкретный пункт приказа.

Если у приказа есть приложения, это указывается в тексте документа.

О нумерации распорядительных документов сказано в В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Совет Регистрировать приказы рекомендуется по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря.

Крупные организации со значительным документооборотом создают свою нумерацию приказов по кадрам. Её закрепляют в ЛНА — в Инструкции по делопроизводству (ст. 8 ТК) и утверждают приказом.

Надо ли регистрировать кадровые приказы? Роструд говорит, что регистрация приказов по основной деятельности добровольна. Журнал регистрации заводят для удобства поиска и систематизации производственной документации, в основном, на крупных предприятиях с обширным документооборотом. Форма журнала или книги приказов по кадрам свободная.

Сверьте сроки хранения кадровых приказов вашей компании с новым Перечнем типовых управленческих документов с обновленными сроками хранения.

Скачать памятку Кадровые документы со сроками хранения 

Как выстроить кадровое делопроизводстве в компании с учетом последних требований закона, узнайте после нашего дистанционного курса и получите 50+ бланков кадровых документов. Если вы уже прошли курс, купите последние обновления.

• Скачать шаблоны приказов
• Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
• Приказ о переносе отпусков
• Приказ о введении режима повышенной готовности
• Приказ о продлении отпуска в связи с больничным листом
• Приказ об аннулировании трудового договора

 

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Приказы по основной деятельности — это какие приказы? Наш материал познакомит вас с видами и формами таких приказов и поможет найти ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

• ПОД (приказы по основной деятельности);
• ПЛС (приказы по личному составу);
• ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

• ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
• ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
• ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

О нюансах оформления приказов рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

• структурные;
• нормативные;
• организационные;
• надзорные;
• отчетные;
• финансовые;
• обеспечительные;
• информационные.

Структурные ПОД

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Нормативные ПОД

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

• Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:
• Организационные ПОД
• Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

• об утверждении штатного расписания;
• о создании структурных подразделений;
• о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
• другие аналогичные приказы.

Надзорные ПОД

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

• о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
• о проведении аттестации сотрудников и др.

Отчетные ПОД

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Финансовые ПОД

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

1. Обеспечительные ПОД
2. С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.
3. Информационные ПОД

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Как долго хранить приказы по основной деятельности, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Приказы по основной деятельности: образцы-2022-2023

Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:

• заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
• содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
• завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

• Пример
• Публичное акционерное общество «Триатлон»
• ПРИКАЗ
• О введении в действие управленческого документооборота

29.12.20ХХ                                                                                                              № 287

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

Приказы по административно-хозяйственным вопросам — что это?

Приказы в организации делятся на три типа: по личному составу, по основной (профильной) деятельности и по административно хозяйственным вопросам (АХВ). О последней группе и пойдет речь в материале.

Отличие приказов по административно-хозяйственным вопросам от остальных

Главный критерий, который и лежит в основе деления приказов на группы — это срок их хранения. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 указывает на то, что хранятся приказы по АХВ, по личному составу и по профдеятельности разное время.

Отличительная особенность приказов по АХВ — круг их компетенции. Такие приказы издают для решения административно-хозяйственных задач организации или предприятия:

• вопросы эксплуатации помещений, зданий, сооружений;
• безопасность (противопожарная, информационная и т. д.);
• внутренняя связь (телефон, интернет);
• соблюдение внутренних правил компании;
• транспорт.

Когда тематика приказа смежная и, на первый взгляд, подходит и под АХВ, и под основную деятельность, то важно помнить, что приказы по административно-хозяйственной части могут определять порядки, но не утверждать их и не вносить изменения. Утверждать — сфера приказов по основной деятельности.

Перечень приказов по административно-хозяйственным вопросам

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 указывает сроки хранения, но не содержит конкретного списка приказов, какие относятся к АХВ, а какие к основной деятельности.

Ориентируясь на Памятку по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 29.06.

2015 и Памятку «Критерии отнесения приказов (распоряжений) к категориям: по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам» КГБУ «Государственный архив Хабаровского края», перечислим наиболее часто встречающиеся приказы (распоряжения) по АХВ:

• приказы о коммунальном обслуживании;
• приказы о сбережении электроэнергии и других ресурсов;
• приказы о проведении ремонта;
• приказы о предоставлении транспорта;
• приказы о расходовании ГСМ;
• приказы об аренде транспорта
• приказы о санитарно-гигиеническом содержании помещений;
• приказы об использовании имущества;
• приказы о предоставлении аренды помещений;
• приказы о страховании;
• приказы об определении места отдыха, места курения;
• приказы о запрете курения в помещениях;
• приказы об установлении пропускного режима;
• приказы о выдаче разовых пропусков;
• приказы о проходе в служебные помещения в выходные и праздничные дни;
• приказы о предоставлении корпоративной связи, ее нормировании;
• приказы об организации противопожарной охраны;
• приказы о проведении инструктажей по ГО и ЧС.

Образцы приказов по АХВ

На нашем сайте вы можете найти образцы некоторых приказов по административно-хозяйственным вопросам:

Издание приказов по административно-хозяйственным вопросам

Приказы по административно-хозяйственным вопросам регистрируют в отдельном журнале. Дело для последующего хранения также формируют отдельно.

Некоторые компании практикуют деление административно-хозяйственных приказов на подгруппы, в зависимости от решаемых вопросов. Несмотря на одинаковый срок хранения приказы регистрируют в разные книги и для хранения сшивают отдельно.

Кроме удобства в таком делении смысла нет. Но частные предприятия и организации вправе решать этот вопрос самостоятельно.

Подводим итоги

• Приказы по АХВ решают вопросы административно-хозяйственной деятельности компании.
• Приказы по административно-хозяйственной деятельности не утверждают и не вносят изменения в утвержденные документы.
• Регистрируются в журнале и хранятся приказы по АХВ отдельно от приказов по личному составу и основной деятельности.
• Приказы по административно-хозяйственным вопросам нужно хранить в течение 5 лет.

Образцы и бланки приказов 2023 года

Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.

Разновидности приказов

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

• Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
• Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
• Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

Важные особенности

Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.

ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.  

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

• Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
• Уход в отпуск.
• Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Регистрация

Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.

Чек-лист по ревизии обязательных приказов организации: что нужно пересмотреть и переиздать к новому году

Законом не определён список обязательных кадровых приказов, но в каждой компании есть базовые документы, на основании которых строится работа.

https://www.youtube.com/watch?v=THF9a7ZI5Go\u0026pp=ygVm0J_RgNC40LrQsNC30Ysg0L_QviDQsNC00LzQuNC90LjRgdGC0YDQsNGC0LjQstC90L4t0YXQvtC30Y_QudGB0YLQstC10L3QvdC-0Lkg0LTQtdGP0YLQtdC70YzQvdC-0YHRgtC4

Их можно разделить на группы:

• регламенты (о командировках, отпусках и прочих перемещениях кадров);
• приказы по зарплатам и стимулирующим выплатам;
• документы дисциплинарного характера – о поощрениях и наказаниях;
• организационные (о приёме на работу, увольнении);
• технические распоряжения (изменяющие и уточняющие);
• административно-хозяйственные приказы (по эксплуатации зданий, по безопасности, организации транспортировок и другим вопросам).

Все эти документы необходимо пересмотреть на предмет актуальности и срока действия.

Штатное расписание

В штатном расписании содержатся сведения о том, сколько работников трудится в компании, какие должности они занимают. Никаких персональных данных – только численность, должности, ФОТ по каждой специальности и иные сведения, не относящиеся к личным.

В законодательстве прямо не закреплена обязанность работодателя вести штатное расписание, как и срок его действия. Но большинство организаций видят необходимость этого документа. Да и ГИТ запрашивает штатное расписание при проверках, ссылаясь на ст. 15 и 57 ТК, где упоминается этот документ.

Штатное расписание не имеет срока действия. Если за годы работы в компании ничего не поменялось, документ можно не переделывать. А вот появление новой должности, рост зарплат и любые другие изменения в расписании отражать обязательно.

У штатного расписания должен быть порядковый номер, дата составления и дата утверждения (они могут отличаться). А в приказе об утверждении штатного расписания необходимо отражать все реквизиты документа.

График отпусков

График отпусков регламентирует очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году, и утвердить его на следующий год нужно за две недели до конца текущего. Отсутствие графика отпусков в организации расценивается как административное нарушение.

Кадровик заполняет график, согласует его с профсоюзом (если такой есть в организации) и утверждает у руководителя. Отдельный приказ об утверждении можно не издавать, если график отпусков оформлен по унифицированной форме Т-7, в которой есть гриф утверждения.

Кстати, график отпусков относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью, поэтому с ним нужно ознакомить каждого сотрудника.

Если в компании действует кадровый ЭДО, ознакомить сотрудников с графиком отпусков гораздо проще, чем при бумажном документообороте. Обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

Но позиция трудовой инспекции – знакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков надо обязательно. В КЭДО сотрудники подпишут документ за считанные секунды.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это список документов и приказов по основной деятельности с указанием их сроков действия. Ещё этот документ называют классификатором. Обязателен он только для федеральных органов исполнительной власти и госучреждений, остальные же ведут его по желанию с целью систематизировать документацию.

Номенклатура дел начинает действовать с 1 января каждого года, поэтому подготовить документ и приказ об утверждении нужно заранее.

Приказы о назначении ответственных лиц

Приказ о назначении ответственных лиц – это документ, который закрепляет за конкретным сотрудником круг обязанностей по определенным направлениям производственной, административной и финансовой работы.

ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) представляет собой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сотрудников и работодателя, режим работы и время отдыха, меры поощрения и взыскания, а также другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.

Все работодатели, кроме организаций с численностью до 15 человек, обязаны вести ПВТР.

В конце года всегда пересматривают ПВТР и актуализируют к новому году, отражая изменения в законодательстве, касающиеся трудовых отношений. Так, в ПВТР на 2023 год необходимо отразить:

1. Новый МРОТ. С 1 января он повысится и будет составлять 16 242 рубля.
2. Новые социальные гарантии мобилизованным и отправившимся служить по контракту – запрет на увольнение, отпуск мобилизованным по окончанию службы, гарантии членам семьи (закон № 376-ФЗ от 07.10.2022).
3. Дополнительные основания для отпуска за свой счёт. В новой редакции ТК РФ перечень сотрудников, которые могут претендовать на отпуск без сохранения зарплаты, расширен (ст. 128 ТК).
4. Новое основание для отстранения сотрудника – при его отказе от использования средств индивидуальной защиты, если для работы они необходимы (ст. 76 ТК).
5. Порядок приостановления работы сотрудника, если условия труда признаны опасными (ст. 214.1 ТК).
6. Порядок учёта микротравм и мероприятия по профилактике травматизма (закон № 311-ФЗ от 02.07.2021).

Не откладывайте актуализацию действующих обязательных приказов и оформление новых на последний момент, ведь до окончательного согласования и утверждения могут понадобиться правки.

А если компания до сих пор ведёт кадровые документы на бумаге, стоит задуматься о переходе на КЭДО в будущем году. Цифровые документы можно согласовать и подписать у руководителя в разы быстрее, как и ознакомить с ними сотрудников.

Приказы: все, что нужно знать о видах и сроках

Работникам, вне зависимости от их места работы, нередко приходится сталкиваться с приказами. Иногда такие приказы необходимы в служебной деятельности, иногда касаются непосредственно прав и обязанностей их самих. Каких видов бывают приказов? С какого числа вступают в силу приказы госорганов и иных организаций?

Приказы и их виды

Сам по себе приказ — это разновидность распорядительного документа. Кроме того, приказ — это родовое понятие, оно является общим для нескольких видов таких документов.

Законодательство содержит несколько определений понятия «приказ». Все они различаются между собой, поскольку их определения изложены применительно к органам, уполномоченным их издавать (отдавать).

Еще одним критерием, который также позволяет различать приказы между собой, является круг лиц, на которых они распространяются.

Некоторые из них действуют в масштабах страны, другие — в рамках одной или нескольких организаций, а некоторые и вовсе являются разовыми.

Наиболее частым документом, с которым приходится сталкиваться работникам, являются приказы, издаваемые в организации, где они работают.

Под приказом в организациях понимается правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных задач, стоящих перед ней .

Приказы, издаваемые в организациях, также подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам . В зависимости от вида приказа устанавливаются сроки его хранения. При этом не допускается объединение в одном приказе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Приказы в организациях могут издаваться также в иных случаях, например когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить какие-либо конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Приказы также могут приниматься республиканскими органами государственного управления (далее — госорганы). Например, такие приказы издаются Минтруда и соцзащиты, Минстройархитектуры, МНС и др.

В этом случае под приказом понимается нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем госоргана в пределах компетенции этого органа в соответствующей сфере госуправления .

Пример 1
Ситуация 1. Приказ Минтруда и соцзащиты от 28.12.2017 N 194 «Об установлении форм контрольных списков вопросов (чек-листов)».
Ситуация 2.