Информация

Проект электронный обмен

Сегодня никого не удивляет тот факт, что «ручные процессы» в бизнес-общении – телефонные звонки, отправка факсов или обмен бумажными документами, почти полностью заменили электронные транзакции.

Производители, дистрибьюторы, розничные продавцы и контролирующие органы «общаются» между собой по телекоммуникационным каналам связи, а учет хозяйственной деятельности ведут в своих информационных системах.

В обиход плотно вошли понятия ЭДО, СЭД, автоматизированные системы управления и проч. При этом база для такого цифрового B2B-общения появилась еще в 80-х годах вместе с понятием EDI, на многие годы ставшего синонимом электронной коммерции.

Что такое EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) – это электронный обмен стандартизированной коммерческой информацией – сообщениями, содержащими документы, прейскуранты и проч., и ключевое здесь – стандартизированной.

Почему это так важно? Система EDI подразумевает не только B2B-характер обмена, это, прежде всего, обмен между информационными системами, то есть межмашинное взаимодействие – M2M, (Machine-to-Machine, а все чаще сегодня и Mobile-to-Mobile).

При транзакциях EDI информация перемещается непосредственно из компьютерного приложения одной организации в компьютерное приложение другой.

И чтобы компьютеры очень хорошо «понимали» друг друга, не возникало накладок и путаницы, нужны стандарты.

В конечном итоге, безусловно, информация будет преобразована в тот формат, в котором ее сможет понять человек, для которого она предназначена, но в EDI главнее все же «понимание» друг друга системами.

Иллюстрацией этому может послужить всем известный штрих-код (подробнее о нем мы поговорим ниже). Что, глядя на него, может понять человек? Ответ очевиден.

Сколько реальной информации он несет, понимаешь, только направив на него сканер прайсчекера или пос-терминала, подключенного к системе автоматизации: оказывается, он содержит все важнейшие данные от страны-производителя до потребительских свойств.

В торговом зале, на конвейерных лентах и на складах штрих-код остается незаменимым инструментом уже много лет. То есть он представляет собой пример стандартизированной информации, разработанный как раз в рамках EDI.

Именно поэтому главным составляющим понятия «EDI» является серия стандартов по передаче структурированных данных в электронном виде между компаниями, базирующаяся на международных регламентах и форматах.

Стандарты и способы передачи данных в системе EDI

Рисунок ниже иллюстрирует, что EDI-обмен может «опираться» на огромный массив международных стандартов, разработанных, чтобы удовлетворить все возможные запросы.

Проект электронный обменРис.1 Стандарты EDI обмена

Мы не будем на них останавливаться, а для примера рассмотрим два хорошо знакомых нам идентификатора системы стандартов GS1 – GTIN и GLN.

GTIN (Global Trade Item Number) – уникальный, геометрически зашифрованный цифровой код товара, присваивается национальным регистратором, который заносит его в единую мировую базу данных GS1. Получателем штрих-кода товара может быть не только его производитель, но и владелец бренда, а также импортер.

GLN (Global Location Number) – уникальный 13-значный числовой номер для идентификации в системе GS1 участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Как правило, указывается под штрих-кодом. Первые две/три цифры кода – это национальный префикс (РФ с 460 до 469), а последние – ключи для поиска в базе следующих данных о поставщике или импортере:

  • почтовый адрес;
  • тип объекта (офис компании, складское помещение, торговый центр и др.);
  • регион;
  • номер телефона, факса;
  • сотрудник для связи;
  • информация о банковских реквизитах;
  • требования и ограничения доставки.

В большинстве случаев, чтобы компании-поставщику начать сотрудничать с торговыми сетями, ему придется использовать EDI, а значит, и получить GLN. Такие правила есть, например, у крупнейших российских ритейлеров «X5 Retail Group» и «Магнит».

Области применения EDI

Основные отрасли потребления EDI-обмена в России это:

  • Ритейл
  • Дистрибуция
  • Логистические операторы
  • Транспортные компании
  • Финансовый сектор
  • Промышленность и ТЭК
  • Телеком

Как работает EDI?

EDI создавался, чтобы стандартизировать и автоматизировать обмен коммерческой цифровой информацией, обеспечив возможность программного взаимодействия компьютерных систем, разработанных на различных платформах.

От того, различные или одинаковые платформы используют контрагенты, зависит и схема документооборота в рамках EDI. Она может включать, условно, трех участников при обмене данными в рамках одной платформы – поставщика, EDI-провайдера и заказчика, или, при обмене по технологии роуминга, к ним добавится еще одно звено – поставщик, его EDI-провайдер, EDI-провайдер заказчика и сам заказчик.

Вся информация о хозяйственной деятельности компании хранится в автоматизированной системе, например, уровня ERP, но не обязательно. Это может быть информация, связанная с закупками, запасами, выставленными и полученными счетами, логистикой и так далее.

Стандарты EDI определяют расположение и порядок этой информации в формате документа, который используется для обмена с другими компаниями.

Рассмотрим для примера использование стандарта EDI (EANCOM) российскими поставщиками-производителями.

Поставщики обязаны последовательно соответствовать различным требованиям целого ряда клиентов – от сетевой розницы федерального уровня, средних и мелких розничных продавцов, а также дистрибьюторов, до условных конечных потребителей, например, из сегмента HoReCa. Крупный производитель в среднем регулярно обменивается примерно 50 типами различных документов с двумя тысячами партнеров. К тому же, количество форматов документов и вариантов передачи постоянно увеличивается.

Соблюдение стандарта в этих условиях сильно облегчает жизнь поставщику – достаточно создать одно стандартизированное сообщение и разослать его всем, не переживая, можно ли его «подогнать» под индивидуальные требования принимающей стороны.

Основные стандартизированные документы:

  • PRICAT – прайслист поставщика;
  • ORDERS – заказ покупателя;
  • ORDRSP – подтверждение заказа поставщиком (может содержать уточнение фактурной части и времени поставки);
  • DESADV – уведомление об отгрузке со склада поставщика (аналог ТТН);
  • ALCRPT – дополнение по алкоголю, отправляется вместе с DESADV;
  • RECADV – уведомление о фактической приемке товара (может содержать указание на причину отказа).

Когда такой стандартизированный документ отправляется по телекоммуникационным каналам связи, EDI гарантирует правильное «понимание» отправленной информации получившей ее системой, то есть полную сопоставимость полей документа-сообщения при отсылке и получении, а также позволяет быстро среагировать на них. Например, если RECADV, который отправляется сразу с приемки, содержит информацию о частичном отказе, сразу после приемки можно скорректировать счет-фактуру.

Полученные данные могут быть автоматически преобразованы в соответствии с внутрикорпоративными правилами в информационной системе получателя, для дальнейшей генерации входящих и исходящих документов.

Цепочка электронного взаимодействия по EDI при заключении и проведении сделки, а также при обмене документами для регламентированного учета*, представлена на трехступенчатой схеме:

Проект электронный обменРис.2 Заказ Проект электронный обменРис.3 Отправка и приемка Проект электронный обменРис.4 Документы

*Отметим, что на этапе оформления документов для регламентированного учета к EDI подключается ЭДО – обмен юридически значимыми документами по установленным законом правилам обмена. О нем мы еще поговорим.

Что нужно, чтобы начать обмениваться документами по EDI?

Чтобы работать с партнерами по технологии EDI участникам обмена необходимо (опять же, для примера мы берем поставщиков товаров):

  • Получить номер GLN;
  • Определиться с требованиями торговой сети к штрихкодированию;
  • Подключиться к платформе выбранного EDI-провайдера;
  • Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО) для обмена юридически значимыми документами, в том числе счетами-фактурами в электронном виде;
  • Начать работать.

EDI-провайдер выступает в качестве сервисного посредника, который обеспечивает:

  • Настройку обмена, даже если учетные системы покупателя и поставщика значительно различаются;
  • Автоматизацию двусторонней конвертации документов из форматов подключаемой организации в стандартный формат и обратно (таким образом, все подключенные к платформе организации смогут обмениваться сообщениями между собой посредством платформы без настроек с каждым партнером);
  • Правильность конвертации данных, т.е. на входе документ из формата отправителя конвертируется в стандартный электронный формат, а на выходе стандартный формат деконвертируется в формат получателя;
  • Полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами;
  • Контроль и достоверность переданных данных.

В рамках действующего законодательства все виды EDI-сообщений не являются юридически значимыми, поэтому, как правило, провайдер дополнительно предлагает классический ЭДО. Именно система ЭДО, с привлечением оператора и получением сертификата электронной подписи необходимого уровня защиты, обеспечит юридическую силу документов и обмена.

Читайте также:  Замена трансформаторов тока косгу

При этом ЭДО не сможет обеспечить сопоставимость нерегламентированных документов, поэтому на этапе предшествующем заключению сделке и ее совершения за документооборот «отвечает» EDI, а на моменте обмена документами, необходимыми для формирования регламентированной отчетности – ЭДО.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Как выбрать авторизованного провайдера EDI

В выборе провайдера важно узнать, возможен ли роуминг с другими провайдерами (в том числе и с международными), а также обратить внимание на уровень сервиса, стоимость отправки сообщений и интеграции. Необходимо также понять, как подключиться к его платформе:

  • Через web-портал – экономичный вариант при внедрении и использовании, но потребуется переносить данные из системы EDI в свою ИС и обратно «руками»;
  • Через API, что подходит для всех учетных систем. Кончено, придется понести дополнительные затраты на интеграцию, разработать и согласовывать форматы экспорта-импорта информации и технологию передачи сообщений в систему провайдера, но она позволит автоматом обрабатывать входящие и генерировать исходящие сообщения в учетной системе;
  • Прямая интеграция с учетной системой 1С любого уровня.

В чем заключаются преимущества edi?

Преимущества EDI для всех отраслей бизнеса, в сущности одни и те же, и в этой статье они, так или иначе, уже были озвучены: безбумажный документооборот экономит массу ресурсов в части времени и финансов, повышает эффективность работы за счет снижения рутинных операций, исключает ошибки ручного ввода данных, упрощает взаимодействие с контрагентами и возможность внедрения новых технологий взаимодействия.

Эти преимущества характерны для всех информационных систем, в том числе и хорошо знакомых учетных систем на платформе 1С:Предприятие. Есть и специфические преимущества, например, снижение объема передаваемых сообщений за счет использования справочников данных и ключевых идентификаторов.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Если остановиться непосредственно на торговле, которую мы брали в качестве примера активного потребителя сервиса EDI, то отметим, что для многих поставщиков EDI – навязанное им крупнейшими ритейлерами условие сотрудничества с ними же (список основных EDI-провайдеров России, например, возглавляет X5 Retail Group с платформой «EVOLUTION-3.0»).

Хотя в этом случае, внедрение EDI как условие работы с крупнейшими дистрибьюторами – можно рассматривать как само по себе преимущество.

Но это шутка, а если говорить серьезно, развитие технологии продолжается, сервис EDI адаптируется к реалиям экономики, и что раньше было доступно только крупным игрокам бизнеса (как и с системами управления даже уровня ERP), сейчас «по силам» и небольшим предприятиям.

А если посмотреть шире отраслевой специфики и заглянуть в будущее, то можно увидеть, что EDI уже приобрел новые функции, шагнувшие далеко за пределы отправки ORDRSP или получения RECADV. Его используют в поддержке таких инноваций, как Интернет вещей (IoT), блокчейн и искусственный интеллект (AI), что говорит о том, что технология будет развиваться.

Электронный обмен с контрагентами

Дата материала: 02.07.2021

Электронный документооборот с контрагентами в отличие от внутреннего — это взаимодействие, которому доверяют не только в вашей компании, но и который гарантирует легитимность на уровне государства, судов, ФНС.

Проект электронный обмен

Преимущество в том, что оригиналы формируются и передаются в электронном виде, бумага полностью исключается. Это доступно уже для всех компаний и для большинства хозяйственных документов. Подробнее как быстро и поэтапно начать, как добиться максимального эффекта читайте ниже. Плюс разберем кейс и советы практиков.

Что было до электронного обмена

Помните те времена, когда в 90-х с контрагентами обменивались факсами? Это был настоящий прогресс. В 2000-х у предприятий появились e-mail. Но что за свалка этот почтовый ящик! Реальной возможности использовать электронную почту для законной работы с поставщиками и покупателями не было, пока не пришло понятие электронной подписи.

Время не стояло на месте, но все-таки нормального обмена в электронном виде еще не было. Да, уже был стандарт EDI, но он подходит далеко не всем, так как его сфера применения — ритейл.

Там большой поток данных, скорость и унификация обмена — это жизненная необходимость, поэтому отрасль сама выработала стандарт.

С другой стороны, расширялось использование электронных документов внутри организаций, развивались СЭД, но охватывали только внутреннее документирование.

Для перехода к межкорпоративному документообороту необходимы были какие-то другие движущие факторы. Наилучшим двигателем в этом случае для массового перехода в цифру стали государственные инициативы. Именно они позволили сделать переход на ЭДО постепенным, управляемым, стимулирующим развитие экономики.

Инициативы государства

В 2002-м знаковым событием для отрасли стала публикация закона «Об электронной цифровой подписи». Этот закон дал старт электронной отчетности и уже тогда разрешил первичные учетные документы оформлять в цифре и с ЭЦП.

С 1 января 2008-го все предприятия-налогоплательщики со штатом более ста человек должны были представлять отчетность только в электронном виде по обновленной 80-й статье нового Налогового кодекса, утвержденного в 2006-м.

К этому моменту в электронном виде сдавали отчетность около 75 тыс. предприятий (3% от общего числа).

В то же время в Европе и Америке такая отчетность, как правило, уже была обязательна для всех налогоплательщиков и при этом была платной.

Таким образом, была подготовлена почва для начала законного обмена не только в B2G, но и в B2B.

Но массовым процесс этот стал только после появления операторов ЭДО и формирования доверия к электронным документам и цифровой подписи.

Внедрение этой технологии вызывало у бизнеса сомнения и требовало решительности, первопроходцам приходилось идти на определенные риски, так как судебной практики на то момент было мало.

Операторы ЭДО и практика электронного взаимодействия

В 2011 году вышел новый ФЗ-63 «Об электронной подписи», а затем и Приказ Минфина № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП)» — нормативная составляющая учла практику и была лучше проработана.

Операторы ЭДО стали дополнительным движущим фактором. Они вели просветительскую работу, помогали экспертизой, обучали, настраивали и внедряли сервисы для обмена с контрагентами. Заказчики почувствовали выгоду от цифровизации взаимодействия.

Преимущества электронный документооборота:

  • гарантированная быстрая доставка документов;
  • создание цифрового архива комплектов документов (для ФНС, судов и т.д.);
  • экономия времени, бумаги, ресурсов;
  • систематизация процесса взаимодействия с контрагентом в рамках ЭДО;
  • возможность передачи реквизитов документов (интеграция) в смежные системы (ERP, логистические системы и т.д.).

Настоящее и будущее электронного обмена

2020-й стал годом массового перехода на межкорпоративный электронный документооборот. Внешние факторы сделали электронный обмен документами с контрагентами экономически целесообразным, а иногда и жизненно необходимым для большинства предприятий. Пандемия заставила прокачать цифровые навыки на личном и на корпоративном уровне.

Но это не конечная точка. В 2021-м активно продолжает развиваться электронный документооборот B2G в части кадровых документов, маркировки товаров и т.д. ФНС уже развивает не просто электронную отчетность, а глубокий налоговый мониторинг.

Ведомство планирует разработать новые форматы документов для обмена: доверенности, электронной транспортной накладной и путевого листа, акта выполнения строительно-монтажных работ.

Подробнее в эксклюзивном интервью о концепции развития ЭДО от ФНС.

Как быстро перейти к внешнему документообороту с контрагентами

Внедрять первым внутренний электронный документооборот или внешний — ответ на этот вопрос зависит от специфики компании, объемов потока документов, требований к внутренним процессам.

Если для вашей компании основной поток информации генерируют поставщики и покупатели, то актуальнее становится внедрение внешнего электронного документооборота.

Если вам важно выстроить и оптимизировать внутренние процессы, а потом подключить контрагентов, то внедрение внешнего ЭДО вторым этапом пройдет быстрее.

Сотрудники привыкнут использовать информационную систему, им будет проще начать использовать электронный обмен с бизнес-партнерами.

Обычно ECM/BPM имеют развитые возможности для подключения межкорпоративного документооборота без усложнения действий пользователей.

Подробнее «Набор решений для быстрого перехода к внешнему ЭДО с контрагентами».

Этапы внедрения

Подключиться к электронному обмену не сложно. В простейшем случае вы можете это сделать самостоятельно. На сайте оператора часто есть пробный бесплатный период. Затем вы сможете выбрать платный тариф. Либо оператор ЭДО поможет выстроить процесс правильно.

Советы на начальном этапе

  • подключайте к обмену сначала самых лояльных и продвинутых контрагентов;
  • выбирайте процесс, порождающий большой объем документов;
  • оценивайте потребность в интеграции с 1С и другими системами.

Дмитрий Михеев, ИТ-директор фармацевтической компании Biocodex, уверен, что сейчас лучшее время для перехода на электронный документооборот — после пандемии люди готовы к переменам, но вводить новшества лучше постепенно. «Вначале можно получить КЭП для руководителя, заключить договор с оператором ЭДО и назначить ответственного за этот процесс. Затем, постепенно подключая все новые и новые функции, можно достичь уровня «Эксперт».

Проект электронный обмен

Сервисы обмена можно использовать для формализованных документов, таких как счета-фактуры, то есть первичных учетных документов (ПУД). Для них сервис будет передавать все поля согласно утвержденному ФНС формату. Эту информацию, например, суммы, коды операций, можно затем сразу адресовать в учетную систему (1С).

Читайте также:  Поставка электрической энергии 223 фз

Сервисы могут предавать и неформализованные документы, например, договоры, для них будет передаваться номер и тело документа, данные контрагента и юридически значимые электронные подписи.

Подробнее, как подключить сервис обмена, как будет выглядеть работа пользователей, как сделать несколько абонентских ящиков для разных отделов читайте в разделе «Обмен с контрагентами».

Максимальный эффект от электронного обмена с контрагентами

Ключевой момент текущих подходов к автоматизации — не «обрезать» бизнес-процесс. Сразу оценивать поток документооборота сверху и переводить в цифру от начала до конца, чтобы он стартовал и заканчивался в электронном виде, не прерывался на бумажный формат, сокращались ручные операции.

Но чтобы сквозной процесс стал цифровым, должны быть задействованы разные классы систем, работающих в компании:

  • отражение в бухгалтерском учете — ERP-системы, такие как 1С, SAP, Галактика и другие;
  • подготовка договора и согласование документа, передача его по всему потоку — ECM/BPM-системы;
  • передача документов и возврат подписанных экземпляров — сервисы ЭДО.

Поэтому при выборе оператора ЭДО или внутренней системы документооборота нужно обращать внимание на средства интеграции, компетенции по выстраиванию сквозных процессов. При этом если интеграция будет реализована хорошо, можно добиться существенных бизнес-результатов в скорости процессов и сокращении ошибок.

Кейс организации электронного документооборота с контрагентами и интеграции с 1С

Рассмотрим кейс сквозного процесса в компании «Табер Трейд» (торговая сеть «Подружка»). На проекте был реализован обмен электронными документами и автоматический перенос информации в 1С.

Проект электронный обмен

  1. Первичный учетный документ поступает из сервиса обмена прямо в ECM/BPM-систему, где автоматически связывается с договором по сделке.
  2. Система автоматически определяет менеджера, ответственного за обработку — как правило, это сотрудник, который заключал сделку (ответственный за договор) или тот, за кем закреплена организация-контрагент.
  3. Менеджеру приходит задача на рассмотрение входящего первичного документа — ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
  4. После согласования ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру.
  5. Бухгалтер проверяет еще раз со своей стороны. Как только документ согласован, он автоматически подписывается КЭП и заносится в 1С для отражения в учете.
  6. Уведомление о подписании моментально отправляется второй стороне через сервис обмена.

«Среди плюсов проекта выделю, что были оптимизированы транспортные расходы на доставку документов, процедура приемки товаров ускорилась, уменьшилось количество ошибок при работе с документами, сократились расходы на ФОТ», — отмечает Александр Василюк, руководитель отдела ПО 1С и Майкрософт ООО «Табер Трейд».

Читайте подробнее о проекте Цифровой бухгалтерии и сети «Подружка».

Сквозной цифровой процесс с использованием внутренних систем электронного документооборота и внешнего ЭДО дает компании дополнительное преимущество — формируется единый цифровой архив организации.

Каждый документ проходит свой жизненный цикл обработки от создания до архивирования.

Это позволяет выполнить все требования законодательства, подтверждающую информацию и документы удобно находить и готовить для проверок ФНС и других контролирующих органов.

Пм «электронный обмен»

Программный модуль «Электронный обмен» предназначен для осуществления полнофункционального двухстороннего обмена электронными документами между ФО и другими организациями, такими как органы Федерального казначейства, кредитные организации и т.п.

Состав решения
Базовая конфигурация Пм «электронный обмен» обеспечивает полнофункциональный электронный документооборот с органами Федерального казначейства согласно требованиям к форматам файлов при осуществлении кассового обслуживания исполнения бюджетов ФК:

  • Двухсторонний обмен электронными пакетами документов между ФО и органами ФК без ручного переноса данных из АС «Бюджет» в транспортное ПО ФК (клиент СЭД).
  • Поддержку различных вариантов организации исполнения бюджета и кассового обслуживания исполнения бюджета органами ФК.
  • Автоматическое формирование исходящих пакетов: платежных поручений, расходных расписаний, служебных информационных документов и т.д.
  • Автоматическую загрузку входящих пакетов: выписок, ведомостей по кассовым выплатам и поступлениям, служебных информационных документов и т.д.
  • Отслеживание статуса и автоматическое проведение исходящих платежных поручений в процессе обработки входящих пакетов.
  • Дополнительную обработку кассовых поступлений по доходам: выделение множественных кодов дохода, распределение сумм доходов в соответствии с шаблоном, автоматическое определение дополнительных аналитических признаков по платежному документу на основании базы соответствий.
  • Выполнение вспомогательных функций по обработке пакетов: архивирование, вызов внешних функций установки/снятия ЭП и шифрования транспортного ПО ФК (банка).

Функциональные особенности

  • В рамках дополнительных соглашений функциональные возможности Пм «электронный обмен» могут быть расширены для обеспечения информационного взаимодействия с банками. При этом обеспечивается поддержка требований унифицированных форматов электронных банковских сообщений (УФЭБС), установленных Центральным банком России, а также других форматов, используемых ГРКЦ и коммерческими банками.
  • Поддержка электронного документооборота одновременно с произвольным количеством организаций с автоматическим выбором требуемого формата и способа обработки пакета.
  • Обеспечивается простота и оперативность изменения режима обмена при смене варианта кассового обслуживания исполнения бюджета в ФК.
  • Взаимодействие с системой множественного визирования: возможность автоматического изменения состояния отправляемых документов по ключевым событиям (отправка, проведение, отклонение документа).
  • Использование в составе комплексного решения
  • При совместном использовании с ПМ «Многобюджетный режим работы» обеспечивается возможность электронного обмена документами с органами ФК и банками по нескольким бюджетам одновременно.

Практика использования
В настоящий момент Пм «электронный обмен» успешно работает в 23 субъектах РФ.

Проект электронный обмен

Сайт является информационным ресурсом и создан с целью размещения наиболее полной информации об ООО «НПО «КРИСТА» ©

Как поддержать электронный обмен документов с контрагентами после 1 сентября 2023 года?

С 1 сентября 2023 года сотрудники компании, не являющиеся генеральными директорами, для подписания отчётности и любых других документов от лица компании должны подписывать электронные документы по новым правилам.

Во-первых, они должны оформить КЭП по новым правилам – получить подпись физического лица. Во-вторых, когда сотрудник подписывает документы от лица компании, право подписи подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД). Сейчас мы привыкли работать с бумажными доверенностями. Как выстроить процессы с МЧД?

Изменить привычный формат работы нужно всем сотрудникам, которые используют Усиленную Квалифицированную Электронную Подпись (УКЭП) для выполнения тех или иных операций от имени организации: подают электронную отчётность, подписывают документы с контрагентами, участвуют в госзакупках и т. д., кроме лиц, имеющих право подписи от имени организации согласно уставу. Они должны получить подпись физического лица в аккредитованных центрах. А затем использовать её при подписании документов от имени организации в связке с машиночитаемой доверенностью.

Машиночитаемую доверенность подписывает генеральный директор, который предварительно получает в ФНС подпись юридического лица. Эта подпись не может быть передана другим лицам, как и подпись физического лица. Поэтому в МЧД фиксируются полномочия, которыми наделяется сотрудник или группа лиц.

Самое сложное – это научиться работать с МЧД внутри организации при подписании и при получении документов от контрагентов, адаптировать ИТ-системы под эти изменения. Кажется, что работать с МЧД просто, но враг кроется в мелочах.

Когда 1 сентября сотрудник от имени организации подписывает электронный документ, то контрагент получает пакет данных, который содержит сам документ, сведения об КЭП и МЧД (в виде приложенного файла или номера МЧД). Принимающая сторона должна убедиться в валидности ЭП и МЧД на момент подписания.

А если МЧД отозвали из-за смены должности сотрудника? Тогда есть риск принять подписанный документ, не имеющий юридической силы. Чтобы минимизировать такие риски, Минцифры создаёт единый реестр МЧД. Проверить валидность МЧД можно в этом реестре.

Поэтому при организации инфраструктуры для работы с МЧД необходимо обеспечить хранение МЧД, интеграцию с этим реестром и помнить про проверку валидности.

Что нужно для работы с МЧД?

ИТ-система при работе с МЧД должна поддержать следующие бизнес-процессы:

  1. Создание реестра кода полномочий.

  2. Создание, согласование и подписание МЧД. Возможен выпуск МЧД на несколько сотрудников и фиксация различных полномочий

  3. Хранение МЧД.

  4. Передача данных МЧД в единый реестр.

  5. Отслеживание сроков действия МЧД и выпуск новой до окончания срока действия предыдущей.

  6. Процедура передоверия и отзыва.

Также необходимо внести изменения в интерфейс нанесения (выбор необходимой МЧД) и верификации (проверка кода полномочий и валидности МЧД) подписи

До начала осени 2023 года все организации должны реализовать достаточно крупные изменения в своих ИТ-системах, чтобы продолжить работать с электронной подписью после 1 сентября в новом формате.

Что рынок предлагает для работы с МЧД?

Машиночитаемая доверенность – это новый документ и новая практика для компаний и для государственных органов. На рынке есть первопроходцы, но массовой практики пока не сложилось. Нормативная база не успевает ответить на все вопросы.

Читайте также:  Ведение журнала учета проверок

Некоторые операторы ЭДО уже поддержали новые требования. Какие функции реализовали операторы ЭДО:

  • Создание доверенностей и управление ими.
  • Ведение локального справочника кодов полномочий.
  • Механизмы нанесения и верификации подписи в новом формате.
  • Передача информации о выпущенных доверенностях в единый реестр.
  • Проверка валидности получаемых МЧД.

Этих возможностей достаточно, чтобы быстро ответить на новые правила и не тратить много на обновление инфраструктуры. Но их недостаточно для работы компаний со сложной структурой.

Ограничения при работе с операторами ЭДО:

  1. Сервис ЭДО имеет определённый набор функциональности и не может адаптироваться под управление сложными процессами за границами типовых задач.

  2. Использование сервисов ЭДО для подписания документов контрагентам создаёт «информационный» разрыв с внутренними процессами, уже автоматизированными на базе внутрикорпоративных систем, СЭД.

Учитывая эти моменты, корпорации со сложной организационной структурой лучше поддержать работу с МЧД в корпоративной СЭД. Если компания автоматизирует работу с документами на базе российского решения, то ей достаточно перейти на актуальную версию продукта, которая поддерживает новые законодательные требования.

Плюс настроить интеграции с сервисами, которые обеспечивают взаимодействие с единым Реестром МЧД и ЕСНСИ, возможно, произвести дополнительные настройки процессов управления МЧД. Данные работы требуют времени и финансовых ресурсов.

Зато обеспечат интеграцию всех функций обработки документов «в одном окне», возможность произвольной кастомизации процессов и учёта требований конкретной организации.

Изменения порядка ЭДО в 2023 году в рамках перехода на технологию обмена от ФНС

  • 13 декабря 2022 года ФНС России опубликовали на сайте в разделе «Оператору счетов-фактур» обновлённую версию «Технологии обмена электронными документами между операторами электронного документооборота», план перехода со сроками, а также «Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами».
  • В опубликованных версиях технологии и методических рекомендаций вводятся универсальные схемы порядка обмена для документов с одним или двумя титулами, направленные на стандартизацию электронного документооборота между операторами ЭДО и хозяйствующими субъектами.
  • Схемы распространяются как на формализованные документы, так и неформализованные, у которых ранее не было установлено соответствующих регламентов порядка обмена.
  • Все операторы ЭДО должны поддержать предложенную технологию в установленные сроки.
  • Далее представлен список документов в экосистеме Ediweb, которые в первую очередь попадают под стандартизацию порядка обмена согласно универсальным схемам как в роуминге, так и в случае прямого соединения между участниками:
  • УПД/иУПД с функцией ДОП
  • УКД/иУКД с функцией ДИС
  • ДСФ (Неформализованный) / GENRAL
  • ТОРГ-2 (Документ о приемке ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке)

Для следующих документов сохраняется действующий порядок обмена согласно Приказу 14н от Минфина:

  • УПД/иУПД с функциями СЧФ и СЧФДОП
  • УКД/иУКД с функциями КСЧФ и КСЧФДИС

Все остальные типы электронных документов с использованием электронной подписи, которые не указаны выше, предусматривают аналогичную стандартизацию в соответствии с методическими рекомендациями от ФНС и оговариваются в частном порядке.

Дата перехода на новый порядок обмена

Новый порядок обмена начнет действовать с 1 июня 2023 года.

До 31 мая 2023 г. действует переходный период, в рамках которого операторы ЭДО производят необходимые доработки в своих системах и тестируют обмен. Параллельно ведутся работы с клиентами, имеющими интеграционные решения по указанным типам документов.

Основные нововведения

Основным изменением является добавление операторских квитанций (DP_PDPOL и DP_PDOTPR) в порядок документооборота. Также, добавлена квитанция DP_IZVPOL со стороны Продавца, которая формируется на титул покупателя и может быть опциональной по договоренности с контрагентом.

Ниже нововведения представлены более подробно:

  1. УПД (ДОП) и УКД (ДИС)
  2. ДСФ (Неформализованный) / GENRAL

Готовимся к переходу на электронные накладные: подготовлен проект электронного обмена данными о перевозке

Министерство транспорта подготовило проект того, как будет осуществляться информационное взаимодействие между всеми участниками автомобильной грузоперевозки и государственными органами с переходом на электронные накладные.

Документ опубликован на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. Авторы рассчитывают, что он вступит в силу с 1-го марта 2022-го года.

То есть, как можно предположить, именно с 1-го марта 2022-го года начнется полноценный переход на электронный документооборот в автомобильных грузоперевозках.

Вообще, конечно, переход на электронные накладные и другие транспортные документы должен начаться с 1-го января следующего года, когда в соответствии с правками в ПДД электронные документы или их копии можно будет предъявлять при проверке сотрудникам ГИБДД и Ространснадзора. Однако переход на полноценную систему планируют все-таки осуществить чуть позже.

Напомним: система электронного документооборота предусматривает существование нескольких информационных систем, одна из которых — государственная система, аккумулирующая в себе сведения обо всех перевозках, а остальные — локальные информационные системы, принадлежащие отдельным операторам.

Именно эти операторы станут связующим звеном между участниками грузоперевозки (грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком) и органами государственной власти.

Через свои системы они предоставят участникам грузоперевозки возможность оформить документы в электронном виде, а затем в обязательном порядке должны будут отправить полученные сведения в государственную систему.

Порядок такого обмена и расписан в подготовленном проекте документа.

Так, в частности, из него следует, что электронная транспортная накладная будет состоять из восьми отдельных файлов, из которых четыре — обязательные и четыре — опциональные.

К обязательным относятся файлы грузоотправителя, перевозчика, принявшего груз к перевозке, грузополучателя и перевозчика, выдавшего груз грузополучателю, к опциональным — файл обмена информацией о переадресовке, о замене водителя и/или транспортного средства, об изменении финансового состояния в результате перевозки и такой же файл, но по версии грузоотправителя.

Таким образом, как видно, система электронных перевозочных документов будет учитывать и такие ситуации, когда в ходе перевозки меняется адрес доставки груза, требуется замена водителя или автомобиля или возникают споры насчет конечной стоимости транспортных услуг.

При этом указанные файлы должны оформляться в строгой очередности и в такой же строгой очередности передаваться в государственную информационную систему.

Первым, естественно, будет файл обмена информацией грузоотправителя, именно ему будет присвоен уникальный идентификатор документа (УИД), который затем распространится и на другие файлы электронной транспортной накладной.

За этим файлом должен следовать файл, оформленный перевозчиком, принявшим груз к перевозке. Завершает же цепочку обязательных файлов информация перевозчика, выдавшего груз грузополучателю, которой предшествует файл грузополучателя.

В свою очередь, сведения о переадресовке или замене водителя или автомобиля вносятся между файлами перевозчика, принявшего груз, и грузополучателя, а информация об изменении финансового состояния — после файла перевозчика, выдавшего груз грузополучателю.

Каждый файл подписывается тем, кто его составил (грузоотправителем, перевозчиком или грузополучателем). Что важно: файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Помимо самого порядка информационного обмена, из представленного проекта документа также можно вывести еще несколько важных положений.

Так, например, из него следует, что у грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика могут быть разные операторы электронного документооборота, которые уже между собой организуют обмен сведениями.

При этом всегда можно сменить своего оператора, единственное, когда это нельзя сделать, — непосредственно в ходе перевозки, до ее завершения.

Конфликтные ситуации по вопросам оформления электронных документов будут решаться комиссией Министерства транспорта РФ с привлечением специалистов из профильных организаций.

Напомним также, что с 1-го января следующего года должны вступить в силу общие требования к операторам информационных систем электронного документооборота в автомобильных грузоперевозках.

Среди них — наличие чистых активов стоимостью не менее 300 млн.

рублей, наличие в собственности аппаратных средств электронной подписи и самой телекоммуникационной инфраструктуры.

При этом, правда, необходимо еще утвердить требования к информационным системам, к допуску операторов электронного документооборота на рынках, к формату электронной транспортной накладной и др. перевозочным документам. По-хорошему, сделать это должны до конца текущего года.