Инструкции

Какие виды служебных писем активно практикуются в предпринимательской среде и госструктурах 2023

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
  • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  • По форме. Могут быть электронными и обычными.
  • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
  • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

  • Цвет бумаги: белый.
  • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  • Дата оформления письма – это дата его подписания.
  • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  • Адресат – это организация, подразделение или человек.
  • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Скопировать урл

Распечатать

Виды служебных писем

КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя,  срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа.

В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

На практике встречаются письма с названием «директивное письмо». В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования.

Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

  • Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
  • Сообщаем Вам, что…
  • Доводим до Вашего сведения, что…
  • Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
  • Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

  1. Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.
  2. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
  3. Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

  • Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
  • В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
  • В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
  • В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

30. Разновидности служебных писем, используемых в практике управления

Сопроводительноеписьмо —
служебное письмо, используемое для
отправки документов, не Письмо-просьба —
служебное письмо, цель которого —
получение информации, услуг, товаров,
н
Письмо-запрос
 —
служебное письмо, направляемое с целью
получения каких-либо официальных
сведений или документов. еобходимых
организации-автору. имеющих адресной
части.

Письмо-ответ —
служебное письмо, составляемое как
ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
Ответ может быть положительным или
отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-сообщение —
служебное письмо, которым автор
информирует адресата о каких-либо со
Письмо-подтверждение
 —
служебное письмо, в котором адресат
подтверждает получение сведений,
документов или других материалов,
подтверждает ранее достигнутые
договоренности, намерения и т.п. бытиях,
фактах, представляющих взаимный интерес.

Информационноеписьмо —
служебное письмо, в котором адресату
сообщаются сведения официального
характера.

Информационные
письма нередко носят типовой характер
и рассылаются органами власти и управления
различных уровней подведомственным
организациям или организациям
определенного типа. В информационных
письмах могут дословно приводиться
отдельные положения законодательных
и иных нормативных правовых документов,
могут содержаться рекомендации и
предложения.

Гарантийноеписьмо —
служебное письмо, содержащее обязательство
или подтверждение

Письмо-извещение —
служебное письмо, информирующее о
публичных мероприятиях (совещаниях,
семинарах, выставках, конференциях и
т.п.).

Письмо-приглашение —
служебное письмо, разновидность
письма-извещения.

Отличается
от письма-извещения тем, что может
оформляться не на бланке, иметь различный
формат, цвет. При оформлении писем-приглашений
могут использоваться различные элементы
украшения текста — орнамент, рисунки и
т.п.

Письмо-предложение —
служебное письмо, направляемое
потенциальному партнеру с предложением
о сотрудничестве в различной форме. В
коммерческой деятельности используется
как коммерческое предложение.

  • Если
    письмо-предложение направляется адресату
    впервые, оно содержит не только собственно
    предложение, но и информацию об
    организации-авторе, что отчасти сближает
    письмо-предложение с рекламным письмом.
  • Письмо-напоминание —
    служебное письмо, используемое в тех
    случаях, когда организация-партнер не
    выполняет взятые на себя обязательства
    или принятые договоренности.
  • Текст
    письма-напоминания, как правило, состоит
    из двух частей: ссылки на официальный
    документ, в котором зафиксированы
    обязательства сторон или обстоятельства,
    в связи с которыми организация обязана
    предпринять определенные действия, и
    просьбы выполнить те или иные действия.
  • Письмо-требование —
    служебное письмо, цель которого —
    заставить адресата выполнить взятые
    на себя обязательства в условиях, когда
    имеются серьезные нарушения ранее
    принятых договоренностей.
Читайте также:  Ущерб за сбитую собаку 2023

Письма-требования,
как правило, — письма сложной структуры.
В них обязательно излагаются условия
заключенных договоренностей со ссылкой
на конкретные документы, излагается
существо сложившейся ситуации,
формулируются требования о необходимости
выполнения обязательств и излагаются
действия, которые последуют, если
обязательства не будут выполнены.

  1. Письмо-благодарность —
    служебное письмо, направляемое
    организации, должностному лицу или
    гражданину с выражением благодарности
    за совершенные действия.
  2. Письмо-поздравление —
    служебное письмо, составляемое в
    торжественных случаях, связанных со
    значительными событиями в положении
    должностного лица, организации,
    учреждения, предприятия.
  3. Служебное
    письмо — это обобщенное название различных
    по содержанию документов, выделяемых
    в связи с особым способом передачи
    текста, — пересылкой почтой. Служебные
    письма — это самый распространенный вид
    деловых документов
  4. Классификация
    служебных писем.

1). Посодержанию (важнейший
вид классификации) — это могут быть
документы: по административным вопросам,
вопросам материально-технического
снабжения, планирования, бухгалтерского
учета, подготовки кадров, внешнеторговой
деятельности и т.д.;

2). Попроисхождению документы
делятся на официальные и личные.

3) Поместусоставления документы
делятся на: внешние — полученные
учреждением (входящие) или направленные
им за его пределы (исходящие) и внутренние
— составленные в данном учреждении и
используемые внутри его;

Виды служебных писем с примерами

Навык написания служебных писем – один из ключевых для каждого сотрудника, вне зависимости от его должностных обязанностей и вида деятельности компании. Поэтому в статье расскажем о том, какие виды служебных писем существуют, и как их классифицируют, а также приведем примеры.

Классификация служебных писем

Служебные письма классифицируют в зависимости от их признаков и особенностей, содержания и цели. Если же говорить в целом о разделении писем, то всего у них два направления – официальные и личные. Ниже мы подробнее расскажем о некоторых видах писем подробнее. 

Один из видов писем, содержание которого отличается официальностью и информативностью. Обычно, в таких письмах сообщается, например, о проведении мероприятия. 

В большинстве случаев, такие письма являются типовыми и массовыми, их могут рассылать органы власти с каким-либо требованием и приказом.

В таких письмах адресант может привести положения и другие виды документации.

Например, на почту ВУЗ или Министерство может прислать информационное письмо с прикрепленным документом, который сотрудники ВУЗа должны разместить на сайте образовательной организации.

Важно! Если для информационного письма необходима подпись, ее может поставить только руководитель организации.

Письмо-сообщение

Письмо, информирующее об определенных мероприятиях, которые предполагают обратную связь. Формат письма основывается на том, что оно не большое, состоит из пары предложений. Начинаться такое письмо может с определенных фраз:

  • «Хотим сообщить Вам о том, что…»
  • «Доводим до Вашего сведения…»

Письмо-извещение

Вид письма, который относят к официальным, оно деловое и передает информацию о массовых мероприятиях, например, конкурсах и конференциях. Такого рода письма – массовые, их отправляют широкому кругу получателей, чтобы привлечь аудиторию к участию в мероприятии. 

Обратите внимание! Вместе с письмом-извещением можно отправлять приложения с подробной информацией о событии. А подписывает такие письма также официальный руководитель организации.

Сопроводительное письмо

Письмо, которое, зачастую, используют для того, чтобы направить документы и бланки, которые не имеют адреса отправки. А начинается такое письмо со слов: 

  • «Представляем Вам…»
  • «Высылаем Вам…»

Также в письме можно указать и причину отправки, например, сказать о том, что письмо выслано в связи с предварительной договоренностью. В содержании самого письма авторы описывают просьбы и пояснения, связанные с материалами из приложения. 

Важно! Сопроводительное письмо разрабатывается в соответствии со специальной утвержденной формой. И очень важно в этой форме сделать отметку о наличии приложения.

Гарантийное письмо

Вид письма, в содержании которого содержится информация об обязательствах или подтверждении каких-либо действий. Адресантом таких писем является конкретная организация или ответственное лицо. А гарантия может касаться не только трудовой оплаты, но и услуг, аренды и сроков поставки, вопросов кредитного займа. 

Содержание гарантийного письма строится на просьбе или гарантии. Например, если человек гарантирует отдать денежные средства, тогда ему необходимо расписать в подробностях сумму, реквизиты на которые он будет переводить денежные средства, свои паспортные данные. 

Письмо-предложение

Это деловое письмо, которое направляется конкретному адресату, чаще всего это потенциальный партнер. В содержании письма приводится информация с предложением о сотрудничестве или с предложением товаров и услуг. Если письмо адресату направляется впервые, отправитель должен предоставить хотя бы краткую информацию о себе и своей деятельности. 

Такое письмо обязательно будет содержать в себе такую фразу: «Предлагаем Вам…».

Письмо-просьба

Вид письма, которое направляется для того, чтобы получить информацию и закрыть свою потребность. Необходимость отправить письмо-просьбу возникает в ситуации, когда появляется необходимость решить управленческие вопросы. 

В таком письме содержится информация о проблеме и просьба о том, как и благодаря чему ее решить. И начинаться оно должно с подобных фраз:

  • «Просим Вас сообщить…»
  • «Обращаемся к Вам с просьбой о…»

Одно письмо не ограничивается одной просьбой – их может быть несколько, но тогда нужно использовать связывающую конструкцию, например, «Одновременно просим Вас…».

Важно! На такое письмо обязательно нужно ответить, даже если просьбу выполнить невозможно – об этом необходимо сообщить.

Письмо-заявка

Это деловое письмо предполагает, что при возникает ситуации, при которой организация изъявит желание участвовать в мероприятиях. Письмо-заявку можно оформить и написать в том случае, если организация хочет запросить у другой организации какой-либо товар или услугу.

Обратите внимание! Существует единая форма оформления и написания заявки. Однако, составить ее можно и в свободной форме, но в таком случае в письме необходимо указывать только ту информацию, которая будет необходима для организации, в которую направлен запрос.

При такой особенности письма, как форма заявки, необходимо указывать следующие фразы: 

  • «Просим Вас включить в состав группы для участия в…»
  • «Просим Вас направить нам перечень услуг…»

В некоторых письмах-запросах необходимо указывать дополнительную информацию, к которой относится название мероприятия, дата и форма участия, а также контактные данные участников. 

Письмо-подтверждение

Деловое письмо, где получателю необходимо подтвердить факт получения информации, документов или других материалов. Ключевые фразы письма: «Подтверждаем получение…», «С благодарностью подтверждаем, что…». Заканчивать такое письмо необходимо пожеланием “всего доброго”. 

Письмо-напоминание

Вид письма, который отправитель использует, когда получателю необходимо напомнить о каких-либо обязательствах или ответственности. Содержание письма необходимо разделять на две части:

  • в первой указывается информация, на основе которой получатель письма должен выполнить свои обязательства,
  • а во второй — просьба о выполнении. 

Письмо может содержать следующие фразы: «Хотим напомнить Вам…», «Ставим в известность о том, что…».

Обратите внимание! Если такое письмо уже отправлялось, в повторном можно указать, какие санкции получит человек, если не выполнит условия договоренностей. 

Письмо-требование

Разновидность делового письма, которое направляется с целью заставить получателя выполнить обязательства. Структура таких писем сложная в силу большого количества важных пунктов. В письме-требовании необходимо указывать информацию о невыполненных договоренностях и требованиях по решению сложившейся ситуации. 

В таком письме можно указывать подобные фразы: «Требуем выполнить обязательства…», «В противном случае дело будет передано…». 

Претензионное письмо

Письмо, в котором содержится информация о возникновении каких-либо несостыковок или обнаружении брака в товаре. Такое письмо целевое. Оно направляется с целью возмещения потраченных средств за некачественный товар или услугу. 

Обратите внимание! Претензионное письмо можно составить только в письменной форме. 

Заявителю в претензии обязательно нужно указать необходимые данные: 

  • Данные организации, в которую направляется претензия.
  • Основания, на которых написана претензия.
  • Доказательства, подтверждающие объективность претензии.
  • Требования, которые предъявляет отправитель.

В содержании претензии нужно указать следующие ключевые фразы: «Направляем Вам претензию о…», «Заявляем о претензии…», «Просим Вас заменить бракованный товар или вернуть средства…».

Письмо-запрос

Составляется и отправляется для того, чтобы получить необходимую информацию или документы. Текст такого письма включает в себя запрос на получение нужной информации с названиями и определениями. Также нужно указать, на каком основании делается запрос. 

Обратите внимание! Письмо-запрос схоже по своей структуре с письмом-просьбой. 

Особое внимание стоит уделять запросам, которые приходят от органов власти, в законодательстве сформирован особый порядок направления запросов. 

Письмо-ответ

Вид делового письма, которое отправляется в ответ на запрос или просьбу. Его содержание может иметь характер как отрицательного, так и положительного. Такое письмо должно быть составлено в том же формате, в котором поступил запрос. 

При составлении письма необходимо использовать определенные ключевые фразы: «Сообщаем Вам…», «Извещаем Вас…» или же «В связи со сложившимися обстоятельствами…», «Благодарим за предложение и спешим сообщить…».

Письмо-приглашение

Письмо, которое схоже с письмом-извещением, но заполняется в свободной форме с индивидуальным дизайном. Если письмо носит массовый характер, тогда оно составляется по определенному шаблону.

Начинать приглашения нужно с фраз: «Уважаемый…» или «Дорогой…». А вот в самом «теле» приглашения должны быть фразы по типу: «Приглашаем Вас…» и «Просим Вас принять участие в…».

Письмо-благодарность

Один из видов делового письма, которое направляется в организацию и выражает благодарность за те или иные действия. Оно составляется в свободной форме, однако все равно должно содержать в себе фразы, включающие слово «Благодарю…».

Письмо-поздравление

Деловое письмо, которое составляется для поздравления с торжествами. Оно может быть направлено как одному конкретному человеку, так и целой организации. Такие письма разрешено разрабатывать в свободной форме и применять индивидуальный дизайн. Поздравительные фразы в нем также подбираются индивидуально. 

Важно! Такие письма не обязательно оформлять на фирменных бланках организации.

Составляем служебное письмо в 2023 году. Бланк для скачивания и образец

Под служебным письмом в делопроизводстве понимается широкий круг документов – элементов служебной (деловой) переписки между организациями, которые объединяет вид отправки – почта.

Файлы в .DOC:Бланк служебного письмаОбразец служебного письма

Виды служебных писем

В процессе деятельности любая организация взаимодействует с внешним миром, будь то контрагенты или контролирующие органы, посторонние физические лица – возможные потребители услуг или благотворительные организации. В связи с этим различаются следующие виды писем:

Все эти документы могут считаться служебными письмами.

Читайте также:  Как происходит снятие ареста с квартиры 2023

Особенности составления служебных писем

К служебным письмам предъявляются те же требования, что и к аналогичного рода документам, направляемым в другие организации:

  1. письмо должно быть написано грамотно, делопроизводственным языком, с употреблением общепринятых форм вежливого обращения;
  2. письмо подписывается лицом, имеющим право вести официальную переписку от имени организации;
  3. письмо составляется на имя лица, обладающего компетенцией в разрешении вопросов или предоставлении необходимых сведений (в случае если речь идет о письме — запросе информации или документов, согласовании мероприятия или иных действий);
  4. письмо составляется на фирменном бланке организации или на бланке с указанием реквизитов организации, позволяющих однозначно идентифицировать отправителя;
  5. поскольку письмо направляется почтой, в случаях, когда необходимо оперативное решение вопросов, рекомендуется продублировать его электронной почтой с указанием на то, что оригинал будет направлен почтой.

Форма служебного письма

Организации, как правило, самостоятельно разрабатывают формы служебных писем на разные случаи жизни и закрепляют их образцы в Инструкции по делопроизводству. На нашем сайте представлен многофункциональный шаблон служебного письма, которым можно воспользоваться для своих нужд.

В служебном письме вне зависимости от его подвида должны иметься следующие структурные элементы:

  • «шапка», содержащая реквизиты организации (при отправлении письма на бланке ее заменит бланк);
  • название письма (опционально, но желательно);
  • вступление, в котором излагаются поводы для написания письма («Во исполнение договора…», «С целью организации мероприятия…», «На основании вашего запроса…»;
  • непосредственно текст письма, содержащий в себе изложение просьбы/информации и т.п.;
  • завершающая часть, в которой, если необходимо, указываются просьба, пожелание, выражается надежда на сотрудничество;
  • список приложений, если имеются;
  • подпись руководителя – автора письма.

После подписания руководителем письму присваиваются дата и исходящий номер.

Особенности отправки служебных писем

Отправку служебной корреспонденции почтой рекомендуется осуществлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой способ хорош тем, что при оформления заказного письма забрать его из отделения почты сможет только адресат или его представитель по доверенности, которому при этом будет предложено заполнить уведомление о вручении.

Уведомление о вручении направляется отправителю и содержит в себе дату вручения письма и информацию о лице, которое его получило, и в дальнейшем может служить доказательством получения корреспонденции даже для суда.

Доу служебные письма. малахова виды служебных писем. служебное письмо

Подборка по базе: План конспект Презентация «Зимние виды спорта» 06.02.2022.doc, 17 Виды шлифования (1).pdf, Понятие и виды законов.docx, задание 1. виды полостей.docx, Сопроводительное письмо-29.06.2023.pdf, Гарантийное письмо.pdf, ПВ понятие, виды, система.docx, Основные виды рекламы и её носители.doc, Практическое заняние №1 Тема 1 ДЕНЬГИ СУЩНОСТЬ, ФУНКЦИИ, ВИДЫ , 2.

Примерные виды работ для заполнения дневника.docx Служебное письмо – это краткий (как правило не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Основная особенность, по которой служебные письма из всех видов документации выделяется в особую группу документов, является их пересылка по почте, хотя в последнее время существует тенденция пересылать их с помощью телеграфа, факсимильной связи и электронной почты.

Виды служебных писем

Наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.

Письмо-просьба— излагает какую-либо просьбу, предельно кратко, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу (Приложение 5).

Письмо-сообщение— предназначено для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, как правило предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). На практике письмо-сообщение чаще является инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос.

Письмо-запроспредназначено для запрашивания необходимой информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или

https://www.youtube.com/watch?v=84Khem2zxd0\u0026pp=ygWxAdCa0LDQutC40LUg0LLQuNC00Ysg0YHQu9GD0LbQtdCx0L3Ri9GFINC_0LjRgdC10Lwg0LDQutGC0LjQstC90L4g0L_RgNCw0LrRgtC40LrRg9GO0YLRgdGPINCyINC_0YDQtdC00L_RgNC40L3QuNC80LDRgtC10LvRjNGB0LrQvtC5INGB0YDQtdC00LUg0Lgg0LPQvtGB0YHRgtGA0YPQutGC0YPRgNCw0YUgMjAyMw%3D%3D

отправителем запроса, или нормативно-правовым документом.

Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам (материалам) – названия, количества страниц и т. п. Сопроводительное письмо способствует контролю за движением документов (материалов).

Письмо-подтверждение служит для подтверждения какого-либо факта — например, получения организацией письма или материальных носителей, высланных ранее адресату. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных носителей. Часто данный вид писем используется в качестве ответного.

Письмо-предложение (оферта)— пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется одним лицом (оферентом) в адрес другого лица (акцептанта), выражающее желание заключить с ним договор или сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства.

Первая характеризуется исключительной конкретностью и точностью

в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, наименований продукции или услуг, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, сообщает о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания и развития которого, требуется предварительное согласие получателя такого письма.

Письмо-рекламация— коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации предъявляются в отношении качества товара, выполненных услуг и других условий заключенного договора.

Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о непригодности продукции). Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Письмо-извещение-письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Информационное письмо— это разновидность письма-извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам.

Гарантийное письмо—письмо, направляемое с целью предоставления письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким-либо образом затрагивающих деловые интересы адресата.

Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, качество работ, оплата товара, услуг и т.д. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п.

— а также присутствие в тексте слова «Гарантирую».

Письмо-напоминание— письмо, направляемое в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров достичь необходимого результата. В письме говорится не только напоминание о выполнении взятых ранее обязательств, но и о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Рекламное письмопредставляет в выгодном свете какие-либо товары, услуги, организацию (производителя или распространителя продукции), с целью вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту.

Чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должностному лицу), а к публике, широкой общественности. Стоит отметить, что данный вид письма не рассылаются по одному, поскольку призван проинформировать, возможно, большее количество людей.

В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Циркулярное письмо высылается вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям конкретные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач, которые носят распорядительный характер.

Письмо-приглашение— функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о каком-либо торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем.

Текст письма-приглашения может начинаться с информации о мероприятии, либо со слова «Приглашаем (приглашаю)…». Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.

При большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

Письмо-поздравление— содержит поздравления, связанные с какими- либо важными событиями. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам:

а) день рождения адресата — должностного лица или дата основания предприятия-получателя;б) государственные, церковные и профессиональные праздники;в) назначение адресата на более престижную должность;г) награждение, присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя);д) выдающиеся достижения получателя на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития,победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);е) годовщина сотрудничества (как правило, первая или «круглая»);

ж) выдающиеся события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, защита диссертации, «круглая» годовщина свадьбы и т. п.).

Характерной особенностью письма-поздравления является егоблагожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова «Поздравляю…» является обязательным.

Благодарственное письмовыражает благодарность адресату за проявленное по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. В письме степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу.

https://www.youtube.com/watch?v=84Khem2zxd0\u0026pp=YAHIAQE%3D

Рекомендательное письмо— вид делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма — рекомендовать должным образом то или иное лицо адресату.

Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату.

Развернутая форма применяется, если требуется рекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком.

Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
  • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

Виды деловых писем

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
Читайте также:  Купленная машина оказалась в залоге 2023

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов. Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную.

Рассмотрим основные виды служебных писем:

Информационное письмо

– деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

Письмо-сообщение

– деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-извещение

– деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия.

Сопроводительное письмо

– деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо

– деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Письмо-предложение

– деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким.

Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

  • Расчет стоимостиГарантииОтзывы
  • Письмо-просьба

– деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение.

Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка

– деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов или составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма.

Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п.

, то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах.

Письмо-подтверждение

– деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их.

В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-напоминание

– деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование

– деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры.

В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Претензионное (рекламационное) письмо

– деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении.

В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена.

Письмо-запрос

– деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Письмо-ответ

– деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение

– деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

  1. Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью.
  2. Письмо-благодарность
  3. – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
  4. Письмо-поздравление

– деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми.

В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения.

Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Служебное письмо это «официальный представитель» организации. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке».

Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

  • — название организации;
  • — физический адрес организации;
  • — телефон и факс;
  • — web-сайт и e-mail.
  • Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
  • Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Обычно советуют пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.