17.02.2022

Время чтения в минутах: 10

Просмотров: 29974

Юрист по составлению договоров

Перейти

Одним из возможных плюсов пандемии можно назвать развитие технологий и, что важнее, их использование.

Все чаще компании и граждане между собой предпочитают обмениваться документами по электронной почте, а все согласования перекочевали в мессенджеры.

И это часто удобно для обеих сторон: нет “бумажной волокиты” и нет необходимости ожидать прихода почтовой корреспонденции или организовывать курьерскую доставку. Заказы через интернет все быстрее и доступнее.

Вместе с тем наследие прошлого в виде живых подписей и синих печатей само по себе не могло пропасть в один момент поэтому обмен документами по электронной почте все еще вызывает множество вопросов. Главный из них “Имеет ли юридическую силу скан договора?”

• Если коротко: да, имеет, но не во всех случаях и важно правильное оформление.
• О случаях, когда не имеет и о правильном оформлении подробнее читайте ниже.
• Юрист по составлению договоров

Когда не будет иметь юридическую силу скан договора?

Гражданским законодательством предусмотрены как устные, так и письменные формы сделок, хотя на долю первых приходится не так уж много и они обычно не слишком значительные.

Большую часть сделок необходимо заключать в письменной форме, при этом для части них предусмотрена не только письменная форма, как таковая, но и обязательно нотариальное удостоверение и/или государственная регистрация. Это означает, что такие сделки не могут быть оформлены путем обмена сканами по электронной почте или через мессенджер, т.к. требуется присутствие непосредственно подписантов сделок.

Впрочем, иногда такие сделки могут быть совершены путем подписания документов электронной подписью. Но для ее получения все равно требуется непосредственное присутствие человека, а потом уже становится возможным подписание документов с помощью электронной подписи.

Еще одной из разновидностей сделок, для которых не подходит обмен отсканированными файлами являются сделки, когда обязательно проведение торгов.

Подводя итог и отвечая на вопрос приходим к выводу, что юридическую силу скан договора не будет иметь при заключении сделок, подлежащих нотариальному удостоверению и/или государственной регистрации (причем тут не важно, должна будет регистрироваться сама сделка или переход прав по ней), а также сделки, совершаемые по результатам проведения торгов.

Небольшое отступление в дополнение к разделу: есть договоры, которые нет необходимости нотариально удостоверять или регистрировать, но и заключать их online крайне нежелательно. Речь идет о договорах займа. В них важен факт передачи денег и лучше об этом составлять расписку, причем собственноручно и в присутствии того, кто этот займ выдает.

При переводе денег через расчетный счет риски его не возврата снижаются, но все же остаются. Если же вы приняли решение все сделать online, то обязательно ссылайтесь на договор займа.

Когда скан договора будет иметь юридическую силу?

Обычно вопрос о юридической силе не встает просто так. Заключая договоры, хочется знать, что при возникновении проблемы ее можно будет решить. Самый частый вариант решения проблемы, когда не получается договориться: обращение в суд. И для суда нужны доказательства.

Обратимся к законодательству. В статьях 160 Гражданского кодекса, 71 Гражданского процессуального кодекса (используется для судов общей юрисдикции, где судятся граждане, как между собой, так и с компаниями) и в статье 75 Арбитражного процессуального кодекса (используется для Арбитражных судов, где судятся компании) предусмотрены похожие условия для письменных доказательств.

1. Оба кодекса говорят о признании доказательствами письменными если они: отправлены способом, позволяющим понять, кто их отправил.
2. Это обстоятельство важно соблюсти для признания юридической силы скана договора.
3. То есть при обмене сканами договора по электронной почте обязательно нужно убедиться, что скан отправлен именно с электронной почты или номера телефона, принадлежащей лицу, у которого есть полномочия на заключение такого договора.

Как это проверить?

Если вы заключаете договор с юридическим лицом, найдите сайт этого юридического лица или иной ресурс, где будет указан именно этот юридический адрес.

С физическими лицами, конечно, сложнее. Желательно также найти иные источники, в которых указаны такие данные.

Рекомендуем не стесняться и запрашивать любые подтверждения у другой стороны и сохранять их себе на случай возникновения проблем.

Обращаем внимание также на такой нюанс: если сторона начала исполнять договор (заплатила деньги, начала что-то еще делать, о чем договорились) — ссылаться на незаключенность договора будет сложнее, поскольку суды придерживаются мнения, что если договор начали исполнять, значит, считали его согласованным и заключенным.

Также важно проверить полномочия подписанта самого договора и полномочия того, кто отправил этот договор. Для этого также нужно запросить документы.

У физического лица смело запрашивайте скан паспорта, у юридического лица — сканы документов, выписку из ЕГРЮЛ, доверенности.

Подводя итог: важным условием юридического засиливания скана договора является  достоверность источника, из которого был он получен.

Форма договора и содержание скана договора для придания ему юридической силы

• После того как вы убедились, что общаетесь с человеком, у которого есть все полномочия на заключение договора, переходим к его форме и содержанию.
• Как мы писали выше, письменная форма договора нужна практически всегда, исключение составляют мелкие бытовые сделки и сделки, которые совершаются сразу (именно поэтому в парикмахерской вам не предлагают заключить договор на стрижку).
• Самыми частыми способами соблюдения простой письменной формы заключения договора являются:

• стороны договора подписывают один и тот же документ (в количестве одинаковых экземпляров по количеству сторон);
• стороны обмениваются документами в определенном ими порядке;
• одна сторона направляет оферту (предложение о заключении договора) другой стороне, а другая сторона совершает действия, которые означают, что оферта принята (акцепт).

В законе при этом прямо говорится о возможности заключения сделки с использованием электронных или технических средств, которые позволяют их отразить на материальном носителе (распечатать на бумаге файл со сканом договора).

Также закон говорит, что сторонам нужно самостоятельно договориться о том, какой вариант соблюдения простой письменной формы сделки для них самих приемлем.

Поэтому, в договоре обязательно должны быть пункты, описывающие подписания договора между сторонами и способ передачи.

1. Это можно написать так:
2. Стороны договорились, что до обмена на материальном носителе экземплярами документов, содержащими собственноручные подписи уполномоченных представителей сторон, надлежаще оформленными являются отсканированные копии документов, содержащие подписи уполномоченных представителей сторон, направленные по следующим адресам электронной почты:
3. Со стороны Исполнителя _____________
4. Со стороны Заказчика ________________
5. Так вы закрепите адреса электронных почт, с которых будет считаться, что документы направлены надлежащим способом.
6. Когда удобнее обмениваться документами и решать вопросы по договору через мессенджеры, дополнительно напишите номера телефонов (но их хорошо бы указывать всегда) и укажите, что переписка в мессенджерах тоже допустима.

• Еще не будет лишним такой пункт:
• Юридические сообщения и документы, связанные с исполнением Сторонами настоящего Договора (тут можно перечислить, какие именно), направленные по адресам электронных почт, а также (тут можно написать про мессенджеры) будут считаться надлежаще направленными.
• А следующий пункт поможет вам защитить себя от возможной ситуации, в которой другая сторона будет настаивать на краже электронного ящика/телефона:

Стороны обязуются хранить в тайне пароли от электронных почтовых ящиков и не передавать их третьим лицам.

При утрате доступа, сторона, утратившая доступ, обязуется любым другим доступным образом в течение одного дня с даты утраты сообщить об этом другой стороне.

Если сторона, лишившаяся доступа, не уведомит другую сторону об этом, то все последствия, связанные с таким не уведомлением лежат на неуведомившей стороне.

1. Как можно понять из статьи, законодатель старается идти в ногу со временем и дает больше свободы в заключении договоров сторонам, предполагая, что участники гражданского оборота действуют добросовестно и в состоянии самостоятельно договориться об удобном способе заключения договора, устраивающем всех.
2. Доступность регионов друг к другу становится все лучше благодаря этому.
3. Но, как мы описали, важно составить все документы правильно и проверить, что вы договариваетесь с настоящими людьми, которые планируют соблюдать договор, а не с мошенниками или недобросовестными исполнителями.

На стадии переговоров обязательно обезопасьте себя всеми возможными способами: чем больше вы запросите документации и проверите ее из других источников, тем больше шансов, что все будет выполнено так, как хотелось бы. Для юридических лиц на сайте налоговой можно самостоятельно посмотреть выписку из ЕГРЮЛ, для физических лиц запрашивать паспорт, документы, подтверждающие, что счета принадлежат именно этому лицу и прочее.

Хотим заметить, что всегда лучше составлять договор не взятый из интернета, а специально разработанный для ваших нужд. Это позволит его сделать максимально защищающим ваши интересы. В договоре, взятом из интернета точно не будет всех условий, защищающих вас.

Договоры, расположенные в интернете, не всегда имеют своей целью помочь вам, чаще они являются привлекателями внимания. В этом нет ничего плохого, но если вы не знаете законодательство и не имеете опыта составления договоров, то лучше обратиться к профессионалам.

Юристы ООО “Всегда на защите ваших прав” составят договор, отвечающий требованиям законодательства и максимально защищающий ваши интересы. Вместе с этим, мы поможем проверить все документы и доступные базы, чтобы убедиться в намерениях и полномочиях человека, ведущего переговоры с другой стороны.

Увы, гарантировать 100% защиту невозможно, но шансы точно повысятся.

Для записи на предварительную консультацию вы можете позвонить нам по номерам телефона, указанным на сайте или заполнить специальную форму, размещенную здесь же.

Юрист по составлению договоров

Перейти

Подпись электронная и рукописная: инструкция по применению

Подпись – один из важнейших реквизитов документа. В ряде стран документ становится легитимным лишь при наличии подписи уполномоченного лица, без проставления на нем печати организации. Нечто подобное встречается и в нашей стране. Например, при оформлении счета-фактуры законодатель не требует заверять подписи лиц печатью выдавшей ­организации или индивидуального предпринимателя.

Козлова С.Ю.

Но развитие современных технологий вносит свои коррективы и в эту сферу отношений.

С одной стороны, такие нововведения призваны облегчить процесс подписания документов и расширить возможности применения подписи для удостоверения, например, электронных документов.

С другой стороны, очень важно при этом действовать в соответствии с законодательством, дабы избежать ситуаций, когда юридическая сила документа может быть оспорена в силу неправомерного использования того или иного аналога собственноручной подписи.

Кто и на каком основании

Подпись как реквизит документа выполняет, по крайней мере, три функции:

• она удостоверяет личность подписавшего;
• гарантирует, что он не сможет отказаться от подписанного;
• является подтверждением того, что отправитель заверил соответствующим образом именно тот документ, который отправил, а не какой-либо другой.

Согласно Гражданскому кодексу для удостоверения любых сделок требуется личная подпись гражданина. Перечень случаев, когда документ может быть подписан другим лицом, является исчерпывающим: наличие у гражданина физических недостатков, тяжелой болезни или его неграмотность. При этом подпись другого лица удостоверяется нотариусом.

Однако Гражданский кодекс оговаривает ситуации, когда подпись документа возможна только лицом, от которого он исходит. Так, закрытое завещание должно быть собственноручно написано, причем подписано именно завещателем. Несоблюдение этих правил влечет недействительность завещания.

Его подписание каким-либо другим, даже уполномоченным завещателем лицом, не допускается.

https://www.youtube.com/watch?v=uNi196TfxwI\u0026pp=ygVm0JzQvtC20L3QviDQu9C4INC_0L7QtNC_0LjRgdCw0YLRjCDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Ri9C5INC00L7QutGD0LzQtdC90YIg0LbQuNCy0L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHRjNGO

В организации правом подписи документов наделены лишь руководитель и главный бухгалтер. Этот перечень может быть расширен по решению руководителя, которое оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате организации.

Поскольку приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. Доверенность же предполагает такую возможность и применительно к лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями.

Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только руководителем или лицом, уполномоченным на это учредительными документами.

Судебно-арбитражная практика

Как подписать документ электронной подписью? Виды подписей и программное обеспечение

Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:

— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла
— Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи
— Нет ограничения по формату подписываемых документов
— Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s
— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени
— Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц

Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.

— Контур.Крипто 
Сервис для подписания электронной подписью, проверки электронной подписи под документом, шифрования и дешифрования документов. Для работы подойдут сертификаты, выданные любым УЦ. Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.

После подписания файл открепленной подписи сохраняется рядом с документом. Подписант может отправить подписанные документы любому получателю по электронной почте, а также скачать на компьютер пакет документов: исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи.
Все функции сервиса бесплатны.

Инструкция по подписанию документов в Контур.Крипто.

— КриптоАРМ
Локальная программа для подписи и шифрования файлов любого формата. С помощью КриптоАРМ можно расшифровать, посмотреть подпись файла, создать как открепленную подпись документа, так и присоединенную подпись.

Установить программу можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.

Инструкция по подписанию документов в КриптоАРМ.

Примечание: порядок оказания технической поддержки по программе КриптоАРМ описан на сайте разработчика программы. Техническая поддержка УЦ СКБ Контур не оказывает консультации по этому продукту.

Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.
Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.

Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.

Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.
 

— КриптоПро Office Signature

Плагин, позволяющий создавать встроенную подпись в документах Word и Excel. Можно создать неотображаемую подпись, которую будет видно только на вкладке подписей, или строку подписи в самом документе. Строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа, содержит в себе как сведения о подписавшем, так и произвольный рисунок. Есть возможность создания нескольких подписей в одном документе.

После того, как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут помечены как недействительные.

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная.

Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.

Инструкция по подписанию документов в Word/Excel.

— КриптоПро PDF
Плагин для создания подписи внутри документов PDF.

Можно создать видимую подпись (отображается на панели Подписи, и в виде поля подписи в документе), или невидимую (отображается только на панели Подписи).

Также позволяет настроить разрешенные изменения, при которых подпись останется действующей (например, добавление комментариев). Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.

• Приобрести лицензию для этого ПО можно любом Сервисном центре.
• Инструкция по подписанию документов в КриптоПро PDF.
• Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.
• — Подписание в OpenOffice / LibreOffice

В данном пакете не поддерживается создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработки плагина для OpenOffice / LibreOffice КриптоПро пока не планируется.

Подписание в Outlook возможно только в почтовом клиенте Microsoft Outlook, и почта в учётной записи MS Outlook должна совпадать с почтой, указанной в сертификате.
Подробнее о настройке подписи и шифрования сообщений электронной почты в MS Outlook в статье «Как настроить Outlook для работы с сертификатом».

Соглашение об обмене электронными документами: можно ли подписать ЭЦП?

Главная → Статьи → Соглашение об обмене электронными документами: можно ли подписать ЭЦП?

Между юридическими лицами заключается соглашение об обмене электронными документами с использованием автоматизированной информационной системы.

Допустимо ли подписание сторонами соглашения об обмене электронными документами с использованием ЭЦП, или соглашение должно быть подписано на бумажном носителе собственноручной подписью представителей сторон и лишь после подписания соглашения на бумажном носителе стороны вправе подписывать заключаемые договоры с использованием ЭЦП?

По общему правилу договоры между юридическими лицами заключаются в простой письменной форме (п.п. 1, 3 ст. 154, пп. 1 п. 1 ст. 161, п. 2 ст. 420, п. 1 ст. 434 ГК РФ). В соответствии с п. 2 ст.

434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Поскольку упомянутое в вопросе соглашение об обмене электронными документами определяет последствия его заключения для гражданских правоотношений сторон, к нему применимы общие правила ГК РФ о форме и способе заключения договора.

В силу ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.

2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ).

Согласно ч. 1 ст.

6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Частью 2 той же статьи установлено, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Причем такие нормативные правовые акты или соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Если документ подписывается простой электронной подписью, нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, которые устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности: – правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи; – обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, использование электронной подписи при заключении договора путем обмена электронными документами может свидетельствовать о соблюдении письменной формы договора.

Если стороны такого договора достигли согласия по всем его существенным условиям, он признается заключенным.

На возможность использования такого способа заключения договора указывает и судебная практика (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 21.06.2012 по делу № 33-12712/12).

Как заключить договор дистанционно?

Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.

https://www.youtube.com/watch?v=uNi196TfxwI\u0026pp=YAHIAQE%3D

Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?

Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.

Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

1. Содержание договора можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе. То есть электронный документ и его содержание не меняли и не дополняли после подписания.
2. По подписи, ее аналогу или способу обмена документами можно точно установить, кто заключил сделку.

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

1. Стороны договариваются, как они будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Идентификаторами могут быть электронные адреса, с которых будут отправлять документы, или реквизиты аккаунтов в мессенджере — привязанные к аккаунтам номера телефона.
2. Одна из сторон составляет проект договора и направляет его контрагенту по электронной почте или через мессенджер.
3. Контрагент распечатывает, подписывает договор, сканирует его, преобразуя в электронный формат, и направляет другой стороне. То же самое ответно делает вторая сторона. Договор заключен — обе стороны его подписали.

Курс для тех, кто много работает и устает. Цена открыта — назначаете ее сами Начать учиться

Договор можно подписать такими способами:

1. письменно от руки — ручкой;
2. электронной подписью любого вида.

Договор будет считаться подписанным, если по подписи можно достоверно определить, кто его подписал.

Вы можете предложить своим заказчикам обмениваться скан-копиями документов через электронную почту и каждой стороне подписывать документы удобным для себя способом. Тогда подписывать и направлять друг другу бумажные оригиналы документов не понадобится.

Электронный документооборот: ответы на 11 вопросов, которые мешают перейти на ЭДО — Сервисы на vc.ru

Бумага дорожает, заправка картриджей тоже, логистика меняется — переход на ЭДО становится необходимостью. Но есть страхи, из-за которых электронный документооборот кажется небезопасным, дорогим и сложным. В этой статье мы рассмотрим главные из них:

{«id»:396237,»gtm»:null}

1. Электронные документы не признаются в суде

3. Если сломается компьютер, то все документы могут исчезнуть

5. Кто-то может удалить все документы или перехватить те, что я отправляю

6. Документ подпишет кто-то, кто не имеет права подписи

7. Можно случайно отправить документ непонятно кому

11. Можно случайно подписать и отправить документ с ошибкой

На вопросы отвечает Ксения Ермолаева, руководитель Линии консультаций ГК «Баланс-Софт»

Счета-фактуры будут считаться юридически значимыми, если соблюдать 3 условия:

Также электронный счёт-фактуру можно выставлять во всех случаях, когда стороны согласны на обмен электронными счетами-фактурами, и у них есть для этого совместимые технические средства, если иное не предусмотреност. 169 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Нет. При налоговой проверке вы имеете право не распечатывать документы. Для этого вам нужно предоставить проверяющему доступ к электронным документам.

Отвечает Наталья Журавлева, специалист по ЭДО СБИС ГК «Баланс-Софт»

Нет, документы хранятся на сервере оператора ЭДО. Так что если с компьютером что-то случится, вы просто зайдёте в ваш аккаунт с другого компьютера и получите доступ ко всем вашим документам.

Кратко: нет, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот.

Подробнее: большинству наших клиентов — это малый и средний бизнес — нужны одна или две подписи: для руководителя и бухгалтера. При этом подпись на руководителя выпускается в ФНС бесплатно.

Новая КЭП на сотрудника стоит 2200 рублей, а продление каждые 15 месяцев —1000 рублей. Но при покупке аккаунта в СБИС одна электронная подпись на сотрудника входит в стоимость. Нужно будет оплатить только её выпуск 1200 рублей единоразово и можно пользоваться.

Для сравнения стоимости бумажного и электронного документооборота я взяла количество исходящих писем по одному из наших направлений — ИЦ КонсультантПлюс Самара.

Всего 744 исходящих письма в год.

Примерно треть отправляется как простое письмо — 30 руб./письмо

Треть как заказные — 50 руб./письмо

И треть с описью и уведомлением — 100 руб./письмо

Получается 44 640 рублей в год только на почтовые расходы (744/3 * 30) + (744/3 * 50) + (744/3 * 100)

Без учёта стоимости бумаги, картриджей и обслуживания принтеров, потому что цены нестабильные. Без учёта зарплаты сотрудника, который запечатывает конверты, стоит в очереди на почте, потому что этот показатель варьируется в разных компаниях.

Сколько будет стоить отправка 744 писем в СБИС:

• аккаунт — 500 рублей
• пакет из 1 200 отправлений по ЭДО — 6 000 руб./год
• сюда же добавим выпуск электронной подписи на сотрудника — 1200 рублей. Если вы продлеваете аккаунт СБИС, то продление подписи бесплатно.

Первый год работы с ЭДО — 7 700 руб.

Продление — 6 500 руб./год.

Получается, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот (44 640/7700)

СБИС берёт на себя обязанность обеспечить конфиденциальность информации. Для этого используется несколько уровней защиты.

• Войти в ваш аккаунт можно по ключу электронной подписи или по логину и паролю. Если вы не будете их никому передавать, ваши документы в безопасности. Также можно настроить смс-подтверждение — вы получите сообщение, если кто-то попытается зайти в ваш аккаунт. И настроить ограничение доступа по IP-адресам — в систему не смогут зайти с другого IP-адреса.
• Все документы, которые вы отправляете в СБИС, проходят по защищённым каналам HTTPS, а шифрование организовано на базе SSL-сертификата Sectigo.

Протокол HTTPS работает по принципу обмена ключами шифрования. То есть прежде чем ответить на запрос от браузера, сервер предъявляет ключ — SSL-certificate. Браузер проверяет подлинность ключа в Центре сертификации. Если ключ «подошёл», браузер и сервер доверяют друг другу и договариваются о разовом шифре. Так происходит каждый раз при обмене данными.

Те документы, которые хранятся на сервере СБИС, зашифрованы с помощью программно-аппаратного комплекса КриптоПро. Даже если кто-то доберётся до них, то не сможет расшифровать без ключа расшифровки.

Физически центр обработки данных, где находятся сервера, находится под круглосуточной охраной с внешним и внутренним видеонаблюдением.

Все эти меры делают невозможным доступ к вашим документам для третьих лиц.

Чтобы этого избежать, вы можете:

• настроить систему ЭДО так, чтобы письма с определённым содержимым отправлялись в нужные отделы. Например, счета в бухгалтерию, договоры — менеджерам.
• настроить права доступа для ваших сотрудников. Например, можно предоставить доступ только в определённые разделы СБИС. А также дать возможность просматривать документы раздела без возможности их утвердить, отклонить или редактировать.

При отправке документа вы выбираете получателя — по ИНН или по названию организации. Если вдруг ошиблись с адресатом, то нужно аннулировать документ. После аннулирования с документом уже нельзя ничего сделать.

Если у вас небольшой документооборот — меньше 30–50 исходящих писем в месяц, то вам подойдёт тариф в облаке.

Вам нужно только зарегистрироваться в СБИС и оплатить подходящий тариф ЭДО — всё, вы можете отправлять и получать электронные документы.

Если же у вас больше 50 исходящих в месяц, то, возможно, вам будет удобнее интегрировать СБИС с 1С. Если 1С без доработок, то интеграция занимает 15–20 минут. Можно сделать это самостоятельно — все инструкции в свободном доступе, или обратиться к нам. В 1С появится новое окно, в котором можно работать со всеми исходящими и входящими сообщениями, не переходя в СБИС.

Если вы хотите сэкономить и перейти на ЭДО, но большинство ваших контрагентов предпочитают бумажный документооборот, то можно подключить услугу SignedOnPage (ЭДО без оператора).

Она позволяет отправлять на e-mail защищённую ссылку на документ. Клиент получает письмо, переходит по ссылке и подписывает документы своей электронной подписью. В этот момент для него автоматически активируется личный кабинет и открывается раздел «Документы/Входящие». Для контрагента этот аккаунт бесплатный, он может подписывать входящие, но отправлять исходящие не может.

Вы можете как отправить, так и получить документ от контрагента, если у вас разные операторы ЭДО. Просто понадобится подключить роуминг — промежуточное звено между разными операторами при электронном документообороте.

Неважно, какой оператор ЭДО у вашего контрагента — вместе с отправкой документов система автоматически предложит отправить приглашение к обмену документами. Когда контрагент примет приглашение, сможет просмотреть и подписать документы.

Получение писем в роуминге бесплатно, отправка идёт по тому тарифу, который у вас подключён.

Такая ситуация возможна не только при электронном документообороте. Вы точно так же можете не заметить ошибку, распечатать документ, подписать и отправить по почте.

В этой ситуации вам придётся связаться с контрагентом, сообщить об ошибке, снова распечатать, подписать и отправить по почте уже исправленный вариант.

При электронном документообороте вы просто отправляете запрос на аннулирование документа. Контрагент мгновенно видит его, подтверждает и получает исправленный вариант. Без временных затрат, без оплаты бумаги и стоимости отправки почтой.

В СБИС есть возможность редактирования даже подписанных документов, если документ не защищён от изменений. Тогда потребуется пересогласование — контрагент увидит новую редакцию, а также историю изменений на вкладке «Лента».

Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО — пишите в нашу группу ВК. Там мы делимся секретами работы с ПО: 1С, СБИС, коды ОФД.

#электронныйдокументооборот #ЭДО #СБИС

Будет ли документ, подписанный только с одной стороны электронной подписью, принят налоговой инспекцией?

Вопрос читателя: Поставщик услуг связи требует забирать из личного кабинета акты, подписанные с их стороны квалифицированной электронной подписью. Но мы же не можем подписать электронный документ со своей стороны живой подписью и печатью?

Вопрос: Наш поставщик услуг связи предлагает забирать из
личного кабинета документы (акты), подписанные с их стороны квалифицированной
электронной подписью. Мы же не можем подписать электронный документ со своей
стороны живой подписью и печатью!?

Будет ли данный документ, не подписанный с нашей стороны
электронной подписью, принят налоговой инспекцией в качестве доказательства
произведенных расходов?

Ответ:

Да, просто распечатать электронный документ и подписать со
своей стороны рукописной подписью вы не можете.

Распечатав документ вы создаете дубликат первичного
электронного документа.

Таким образом, появится два оригинала (два
подтверждения одной хозяйственной операции) – один в электронном виде, другой
на бумаге — это является нарушением ст.9
п.1 Федерального закона от 06.12.

2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском
учете». При этом, ни один из них не будет содержать подписей всех
сторон, а ФНС такие акты не примет ни у вас, ни у вашего поставщика.

Возможно 2 варианта дальнейших действий:

1. Распечатать документ из личного кабинета, подписать и
отправить поставщику в 2-х экземплярах, для подписания в бумаге.

2. Имеет смысл вам и вашему поставщику подключиться к
оператору электронного документооборота (ЭДО) и обмениваться актами в
электронном виде с обеспечением юридической значимости.

Кроме того, возможна такая ситуация, что личный кабинет уже
интегрирован с оператором ЭДО, и вы получили акт в виде формализованного
документа, но у вас по каким-то причинам нет технической возможности его
подписать (например, просто на данный момент нет сертификата электронной
подписи). В этом случае электронный акт состоит из нескольких файлов, один из
которых создается и подписывается электронной подписью покупателя. Без вашей
подписи, электронный документ будет не доукомплектован.

Документооборот по таким актам будет не завершен, и они не
будут обладать юридической значимостью. В качестве подтверждения ваших расходов
эти документы не будут рассматриваться налоговой инспекцией, так же, как и не
могут рассматриваться в качестве обоснования прихода у вашего поставщика.

Подробнее о форматах формализованных электронных документов
читайте в серии статей Новые
форматы электронной первички. Часть 2. Особенности и отличия.

В любом случае, обе стороны заинтересованы в корректном
подписании документов. Так или иначе, вам необходимо прийти к соглашению с
партнером, и продолжать подписывать документы на бумаге или приобрести
сертификат квалифицированной ЭП и перейти на электронный ЭДО через оператора.

Источник: Synerdocs. Консультации по обмену электронными документами.

Подписать документ присоединенной ЭП

ЭП защищает документ от изменений, подтверждает авторство и гарантирует конфиденциальность информации. Поэтому электронная торговая площадка или контрагент могут запросить файл, подтвержденный электронной подписью.

https://www.youtube.com/watch?v=lwh7HyHMAXs\u0026pp=ygVm0JzQvtC20L3QviDQu9C4INC_0L7QtNC_0LjRgdCw0YLRjCDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Ri9C5INC00L7QutGD0LzQtdC90YIg0LbQuNCy0L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHRjNGO

Чтобы создать документ с присоединенной ЭП, можно использовать различные программы. Для электронного письма — почтовый клиент, для документов в форматах *.doc, *.docx — Word, для pdf-файлов — Adobe Acrobat Reader DC.

Подписывать документ Word электронной подписью нужно, когда он полностью готов. После этого файл станет доступен только для чтения. Если вы внесете в него изменения, все подписи станут недействительными.

Microsoft Office Starter и web-компоненты Microsoft Office 365 не поддерживают работу с электронной подписью.

Системные требования

Подписать документ

1. Убедитесь, что внесли все изменения и подписываете окончательную версию. Файлы, подписанные ЭП, нельзя менять, иначе подписи станут недействительными.
2. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

3. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
4. Нажмите «Подписать».

Проверить, кто и когда подписал документ

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» вы увидите, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию, кликните подпись правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Лицензия

Разберем, как настроить Microsoft Outlook, на примере версии Outlook 2010.

Настройте Outlook

1. Откройте Outlook и выберите пункт меню «Файл/Параметры/Центр управления безопасностью».
2. Нажмите «Параметры центра управления безопасностью».
3. Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры».
4. В поле «Сертификат подписи» нажмите «Выбрать» и укажите ЭП, которая будет использоваться для подписания, шифрования и расшифровки сообщений.

   Выбрать можно только сертификат, в описании которого email совпадает с учетной записью Outlook.

5. Вернитесь на вкладку «Защита электронной почты» и установите флаги:
   • «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям» — чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически. Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма;
   • «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом» — чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.

Отправьте подписанное сообщение

1. Нажмите «Создать» или выберите пункт меню «Файл/Создать/Сообщение».
2. Выберите получателя в поле «Кому» и введите тему сообщения. Если письмо будет содержать файлы, добавьте их в письмо — нажмите «Вложить файл».

3. Когда сообщение будет готово к отправке, нажмите «Отправить».

Получите сертификат абонента для шифрования сообщений

Прежде чем отправить зашифрованное сообщение, обменяйтесь с адресатом сертификатами ЭП. Для этого достаточно отправить ему подписанное (но не зашифрованное) сообщение. Когда он получит письмо, адрес и сертификат отправителя автоматически добавятся в его адресную книгу.

Проверить наличие сертификата или добавить его вместе с контактом можно из письма.

1. Откройте входящее письмо с ЭП.
2. Установите курсор на адрес отправителя и, нажав правую кнопку мыши, выберите «Добавить в контакты Outlook». В блоке «Показать» выберите «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат отправителя есть в вашей адресной книге.
3. Нажмите «Сохранить и закрыть». Если абонент с таким адресом уже существует, программа предложит добавить новый контакт или обновить сведения. Выберите второй вариант — в контакт добавится новый сертификат, который будет использоваться по умолчанию.

Системные требования:

Настроить Adobe Acrobat Reader DC

1. Установите КриптоПро PDF.
2. Откройте Adobe Acrobat Reader DC.
3. Нажмите «Редактирование/Установки/Подписи».
4. В блоке «Создание и оформление» кликните «Подробнее».

5. Убедитесь, что в поле «Метод подписания по умолчанию» выбрано «КриптоПро PDF».

Подписать документ

Проверить подпись

При открытии документа в Adobe Acrobat Reader DC все подписи проверяются автоматически. Чтобы посмотреть результат проверки, кликните левой кнопкой мыши штамп об ЭП.

Подробнее о работе с ЭП в Adobe Acrobat Reader DC читайте в инструкции разработчика.

Лицензия

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.