В данной статье рассмотрены изменения в части настроек и возможностей внутреннего ЭДО. Ознакомиться с подготовительными мероприятиями и нормативным регулированием можно по ссылке.

Начиная с версии 2.0.87.19 произошли изменения в части настройки и использования внутреннего электронного документооборота (далее — внутренний ЭДО). Разработана новая подсистема внутреннего ЭДО, в которой реализованы следующие новые возможности:

• одновременное использование простых и усиленных электронных подписей при подписи электронных документов;
• отмена отказа от подписания;
• отмена аннулирования документа;
• отказ от автоматической потери актуальности при изменении документа.

Так как совместимость настроек и маршрутов подписания с предыдущей подсистемой внутреннего ЭДО не поддерживается, то перед началом работы с внутренним ЭДО необходимо:

• настроить права подписантов и ответственных за настройку маршрутов;
• отметить печатные формы документов, подлежащих внутреннему ЭДО;
• настроить маршруты подписания и подключить их к печатным формам.

Включение внутреннего ЭДО

Для включения внутреннего ЭДО необходимо в разделе Администрирование перейти в форму Настройка параметров учета и в разделе Настройки оформления документов и отчетов установить флаг Использовать внутренние электронные документы.

Настройка маршрутов подписания

Электронные документы подписываются по определенному порядку – маршруту подписания. Справочник Маршруты подписания (БГУ) хранит информацию о последовательности подписантов с указанием видов их электронных подписей. Перейти в справочник Маршруты подписания можно по одноименной ссылке из формы Настройки оформления документов и отчетов.

По кнопке Создать открывается форма, где необходимо указать наименование маршрута и его состав.

Возможно гибко настроить маршрут подписания для любого документа. В составе маршрута с помощью кнопки Добавить группу можно добавить группу с любым из трех значений:

• Все по очереди – пользователи будут подписывать документ последовательно: пока предыдущий подписант не подпишет, следующий не сможет подписать. Группа считается подписавшей после подписания документа последним пользователем группы.
• Все одновременно – пользователи могут подписывать документ одновременно. Группа считается подписавшей после подписания всеми входящими в нее пользователями.
• Любой – необходима подпись любого и только одного пользователя из группы, после чего остальные подписанты далее не смогут подписать документ. Группа считается подписавшей после подписания любым пользователем группы.

Затем нажатием по кнопке Добавить подписанта в добавленные группы можно подобрать подписантов с указанием вида электронной подписи пользователя.

Настройка прав пользователей

Для пользователей – участников внутреннего ЭДО — необходимо настроить права в зависимости от их ролей. Пользователю, ответственному за создание маршрутов подписания и за управление подключения форм к внутреннему ЭДО, необходимо добавить профиль Настройка внутреннего ЭДО.

Для пользователя, ответственного за создание и аннулирование электронных документов, а также предоставления права подписи, назначается профиль Добавление и изменение внутренних электронных документов.

Если пользователь имеет право подписи и просмотра электронных документов, то для такого пользователя устанавливается профиль Работа только с внутренними документами пользователя.

Права пользователей настраиваются в разделе Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи

В карточке пользователя необходимо перейти по гиперссылке Права доступа и установить флаги для нужных профилей пользователей

Нажатием по кнопке Записать необходимо сохранить настройки.

Настройка формирования электронных документов 

Настройка формирования электронных документов состоит из выбора печатных форм, участвующих во внутреннем ЭДО, и присвоения им маршрута подписания. Настройку можно выполнить из рабочего места Настройка параметров учета (раздел Администрирование)

или в карточке учреждения по команде Внутреннее ЭДО — Настройки внутреннего ЭДО.

Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

В форме настройки необходимо отметить флагом печатные формы, которые должны участвовать во внутреннем ЭДО.

Для каждой печатной формы можно указать маршрут подписания либо не указывать – тогда его надо будет выбрать или создать непосредственно при создании электронного документа.

Печатная форма с установленным флагом Основная будет выведена первой в списке электронных документов при их создании/просмотре из учетного документа.

В программе предусмотрена возможность защиты документов от изменения после начала их подписания. Защита заключается в запрете редактирования форм документов, у которых есть электронные документы с состоянием внутреннего ЭДО отличным от Не начат. Включается данная настройка с помощью кнопки Прочие настройки ЭДО.

В открывшемся окне настройки необходимо установить флаг Запрет редактирования форм документов после начала подписания и нажатием по кнопке записать, сохранить настройку.

Для пользователей, у которых в правах включен профиль групп доступа Настройка внутреннего ЭДО, данная настройка работать не будет. Они могут вносить исправления в защищенные документы, например, для исправления критических ошибок отражения в учете.

По завершению всех настроек для сохранения изменений необходимо нажать кнопку Записать в форме Настройка внутреннего документооборота (БГУ).

Подписание внутреннего ЭДО

После создания первичного учетного документа его необходимо отправить на подписание. С помощью кнопки внутренний ЭДО можно просмотреть и сформировать электронный документ, а если он уже сформирован, то открыть форму со всеми электронными документами пользователя.

По гиперссылке Сформировать открывается печатная форма документа со статусом внутреннего ЭДО Не начат.

 После нажатия на кнопку Подписать статус документа изменится на Требуется подписание, на вкладке Подписи появится запись с информацией об авторе подписи и ее дате, а также на вкладке Содержимое появится штамп электронной подписи. Далее документ уйдет к следующему подписанту.

• Когда все указанные в маршруте подписания пользователи подпишут электронный документ, тогда статус измениться на Завершен.
• Если необходимо внести изменения в текущий электронный документ для его последующего переподписания, либо его необходимо аннулировать по решению должностного лица, то нажатием по кнопке Другие действия можно аннулировать документ обязательно указав причину.
• Если аннулирование документа было ошибочным, его можно отменить.

Отказ от подписания

Любой подписант может отказаться от подписания электронного документа с помощью кнопки Другие действия – Отказаться от подписания. При отказе от подписания требуется указать причину отказа.

1. После отказа состояние документа изменится на требуется уточнение, и в уточнении будет прописана причина отказа.
2. Также по кнопке Другие действия можно отменить отказ от подписания.

Актуальность электронного документа

Актуальность электронного документа – это соответствие сохраненной печатной формы и формы, сформированной по текущим данным учетного документа. При открытии формы электронного документа производится автоматическая проверка возможной неактуальности документа.

При нажатии на гиперссылку Показать отличия будет открыта форма сравнения табличных документов, где можно проверить, действительно ли электронный документ неактуален. В случае обнаружения отличий, на форму выводится подсказка — изменения выделяются цветом.

В данной статье мы рассмотрели изменения в настройке и использовании внутреннего ЭДО. Если в процессе настройки у вас возникли сложности, обращайтесь к нашим специалистам.

Настройка внутреннего ЭДО в 1С-БГУ

ЭДО (электронный документооборот) – это самый удобный и рациональный способ обмена документами. С каждым годом такую систему внедряет все больше организаций (в том числе и государственных), т.к. ЭДО предоставляет ряд преимуществ:

• Упрощение работы специалистов с одновременным повышением эффективности;
• Оптимизация обмена данными с контролирующими инстанциями и контрагентами;
• Возможность полностью или частично отказаться от бумажной документации.

Получение, подписание и отправка электронных версий осуществляется всего в несколько кликов правовой базы.

Гос. учреждения могут задействовать ЭДО для различных целей:

• Обмен документами с государственной системой ЧЗ (Честный знак) – такой обмен доступен во всех конфигурациях 1С. Работает в сервисе 1С-ЭДО;
• Обмен данными с контролирующими инстанциями посредством сервиса 1С-Отчетность;
• Обмен СЭДО (социальный документооборот в электронном формате – взаимодействие с ФСС в рамках начисления пособий (работает в программах для исчисления з/п: 1С-ЗУП, 1С-ЗиК и др.);
• Электронный документооборот внутри организации с целью автоматизации движения и учета документов (работает в конфигурации 1С-Документооборот);
• Внутренний оборот электронной документации в соответствии с приказами российского Минфин (61н¸100н, 103н).

Последний пункт рассмотрим далее.

Требования Минфина РФ

В приказе №61н есть электронные формы и учетные регистры с установленными сроками использования документооборота в электронном варианте в соответствии с уровнями подчиненности.

Требования приказа:

• ЭДО предназначен для ведения бюджетного учета в организациях, федеральных органах исполнения, их территориальных подразделений и казенных субъектов. Система используется с 2022 года;
• С 1 января 2023 года на ЭДО перешли государственные учреждения (бюджетный и бухгалтерский учет).

В приказе содержится полный перечень общепринятых форм первичной документации в электронном виде – ведомости, извещения, акты, решения, заявки, накладные и т. д.

Разновидности электронных подписей

Электронные подписи используются в соответствии с условиями ФЗ (№63). ЭП – это данные в оцифрованном виде, связанные с другой оцифрованной информацией, требующей подписания.

Такая подпись служит для идентификации лица, которое подписывает документ. Цифровая подпись снижает издержки, связанные с бумажной документацией.

Любой документ, заверенный таким образом, приравнивается распечатанному.

Электронная подпись может быть простой или усиленной:

• ПЭП (простая). Подтверждает подпись лица на основании кодовой информации, паролей и авторства владельца. ПЭП не гарантирует полноценной защиты от изменений подписанного документа;
• УНЭП (усиленная неквалифицированная). Информация преобразовывается посредством криптографических средств. Такая подпись предусматривает использование ключа. Помимо идентификации владельца позволяет выявить корректировки в подписанном документе;
• УКЭП (усиленная квалифицированная). Совмещает все признаки неквалифицированной ЭП, а также: 1. Для надежного хранения проверочного ключа предусмотрен квалифицированный сертификат. 2. Создание и проверка осуществляются с помощью средств ЭП с подтвержденным соблюдением условий, прописанных в действующем ФЗ. Этот вид подписи считается наиболее надежным из всех, и приравнивается к собственноручному подписанию. УКЭП подходит для заверения любых документов в электронном формате для последующей отправки партнерам, контролирующим инстанциям, государственным учреждениям и т. д.

УКЭП выдается в удостоверяющих центрах с аккредитацией. Получить ее могут только лица, указанные в ФЗ-63. Список УЦ можно найти на официальном веб-ресурсе Минцифры.

Процедура перехода на ЭДО

Организации, планирующие внедрение ЭДО, часто не знают, чего начать переход. А сделать это нужно до начала следующего года.

С помощью рекомендаций вы сможете организовать плавное внедрение системы самостоятельно либо с привлечением специалиста компании «АйБиТИ Консалт».

Первоначальные действия:

1. Определяем штат, который будет наделен полномочием подписания документов.
2. Определяем типы ЭП, необходимых для заверения документации для грамотного обеспечения.
3. Готовим изменения для учетной политики на 2024 год.
4. Открываем доступ для сотрудников, выбранных для заверения цифровых документов в конфигурации 1С-БГУ 8 (Бухгалтерия госучреждения).
5. Формируем график для ЭДО.
6. Создаем архив, где будут храниться электронные документы.
7. Настраиваем конфигурацию 1С Бухгалтерия государственного учреждения.

Если вы хотите оперативно и грамотно подойти к вопросу перевода документооборота в цифровой формат, обратитесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт».

Для реализации внутреннего ЭДО на предприятии понадобится программа, поддерживающая данную функцию. 1С-БГУ 8 – оптимальное решение.

Типовая версия программного продукта имеет функционал для формирования, подписания и архивного хранения учетных документов в цифровом виде. Внутреннее ЭДО доступно в версии ПРОФ, КОРП.

Рассмотрим алгоритм настройки.

Этап 1

1. Из раздела «Администрирование» переходим в раздел «Документы и отчеты». Далее в списке нужно найти блок «Внутренний электронный документооборот» и в нём активировать галку «Использовать внутренние электронные документы».

Этап 2

После активации галки в предыдущем щаге требуется задать маршруты подписаний посредством перехода по соответствующей ссылке.

Здесь нужно указать последовательность, а также тип используемой ЭП. Жмем на кнопку «Создать».

1. 
2. В карточке маршрута задаем его наименование и указываем его участников.
3. Опция добавления подписанта позволяет выбрать сотрудника и указать ту подпись, которую он может использовать (например, простая либо усиленная).

Этап 3

На этом этапе нужно настроить работу электронных документов – требуется выбрать печатные формы для перевода на внутренний ЭДО. Открываем пункт «Настройка внутреннего ЭДО».

В открывшемся окне нужно указать необходимую организацию по которой будет выполнятся настройка печатных форм.

Из списка документов отмечаем те, которые будут участвовать в электронном документообороте. Для каждой формы задаем маршрут (столбец «Маршрут подписания»).

В настройках имеется ограничение возможности редактирования подписанных документов. Ограничение предусмотрено для тех форм, которые внесены в список внутреннего ЭДО, за исключением пребывающих в статусе не начатых.

Этап 4

На данном этапе настраиваем доступ для пользователей перед началом работы с внутренним ЭДО. Из раздела «Администрирование» выбираем пункт «Настройки пользователей и прав» и в открывшемся окне кликаем по ссылке «Пользователи».

Открываем нужного пользователя и далее в переходим во вкладку «Права доступа», где можно активировать нужное количество профилей из доступных:

• «Настройка внутреннего ЭДО» – пользователь получает права на формирование маршрутов и на управление привязкой форм к внутреннему ЭДО;
• «Добавление и изменение внутренних электронных документов» – добавление и внесение правок в перечень внутренних эл. документов, возможность аннулировать документы, доступ к использованию ЭП;
• «Работа только с внутренними документами пользователя» – право предусматривает только работу с внутренними документами.

Электронные файлы хранятся в базе данных по умолчанию. Если необходимо снизить уровень нагрузки или снизить объем данных, для хранения можно организовать хранение в неком томе на диске.

Этап 5

Для настройки применения простой ЭП не нужно устанавливать дополнительного ПО либо специализированных сертификатов.

В рассматриваемой конфигурации 1С для настройки пользователю достаточно ввести пароль для входа. В цифровом документе будут отображаться сведения о пользователях, которые заверили документ своей простой ЭП.

Подпись в программе содержит ФИО подписанта, его должность. Перед использованием рекомендуется внимательно проверить карточку на корректность персональных данных.

Этап 6

Для использования простой ЭП нужно создать печатные формы «Положение об использовании простой электронной подписи» и «Уведомление о простой электронной подписи». Эти документы подтверждают права подписания.

Эти документы можно оформить из раздела «Администрирование». В нем находим пункт «Настройка параметров учета», ищем раздел «Обмен данными и интеграция», там находим блок «Электронный документооборот с контрагентами» и переходим по ссылке «Настройка обмена электронными документами».

• Далее находим пункт «Настройки ЭДО».

В верхнем меню нужно перейти в таб «Внутренние документы», выбрать необходимую организацию, чтобы получить доступ ко всем её печатным формам. Там будет 2 документа – «Положение об использовании ПЭП» и «Уведомление об использовании ПЭП». Каждый сотрудник, который будет принимать участие во внутреннем ЭДО должен подписать эти два документа.

Применение внутреннего ЭДО в 1С БГУ

После завершения процесса настройки можно приступать к работе с ЭДО. Рассмотрим на примере заявления на выдачу аванса с правами подотчетного лица.

Подотчетное лицо имеет доступ к ограниченному интерфейсу. Создать и подписать можно только заявление для выдачи аванса и авансовый отчет. Прочие документы в разделе денежных средств просмотреть, создать либо редактировать будет нельзя.

Формируем «Заявление на выдачу аванса». Для создания документа можно воспользоваться копированием либо создать новый. Подотчетному лицу нужно заполнить те поля, к которым открыт доступ.

Для заполнения остальных полей и проведения проводок документ будет передан бухгалтеру. Подотчетное лицо имеет доступ к сохранению заявления и формированию электронной версии, которую нужно заверить простой ЭП.

Подписи – закладка, отображающая данные о лицах, которыми будет подписана печатная форма документа. Здесь же указана очередность. Подотчетное лицо – один из подписантов, что дает ему право заверить записанный документ.

1. На основании подписанной печатной формы будет отображен электронный образ простой ЭП.

После этого документ передается бухгалтеру для заполнения оставшихся полей и реквизитов. Далее заявление передается главному бухгалтеру, затем – руководителю.

• Чтобы быстро отыскать нужный документ, главному бухгалтеру можно воспользоваться вкладкой Органайзер, выбрать Внутренние документы, выбрать нужную версию из списка.
• В режиме просмотра главный бухгалтер может подписать заявление либо сделать это непосредственно из внутренних документов, без просмотра (нажатием кнопки Подписать), затем отправить руководителю.
• Если по мнению главного бухгалтера в документе есть ошибки, он может не подписывать его, а отправить обратно на доработку.
• Подотчетное лицо вносит правки по требованию, затем подписать его повторно.

Со всеми подписями документ получает статус завершенного. Три электронных подписи подтверждают данный статус.

Возврат к списку

Электронная подпись в 1С:Документооборот

1С:Документооборот – современный инструмент и помощник в работе с электронными документами, базирующийся на мощной платформе «1С:Предприятие».

Предоставляя пользователям функционал полноценной ECM-системы, решение дает возможность пользоваться всеми преимуществами юридически значимого электронного документооборота и, конечно же, использовать электронную цифровую (ранее электронно-цифровая подпись, ЭЦП) подпись.

Цели применения ЭЦП в 1С:Документооборот

Окружающая действительность все больше обрастает электронно-цифровыми аспектами: объемы информационных потоков и хранилищ, существующих и обрабатывающихся только в цифровом виде, постоянно растут, и даже такие «неповоротливые» в части применения новейших технологий организации, как органы власти, все более массово применяют цифровые документы и услуги. В этих условиях трудно недооценить значимость электронной подписи, без которой не только юрлицам, но даже и «физикам», обходиться все труднее.

Использование электронной подписи в 1С:Документооборот и вообще в документообороте можно разделить на два основных действия, которые доступны пользователям при наличии сертификатов ЭП (есть еще один вид простой ЭП, разработанный посредством кодов и паролей) и соответствующей настройке программы – подписание и шифрование. Разберем подробнее каждое из этих действий.

Рис.1 Работа с внутренними документами

Подписывать в 1С:Документооборот можно документы вместе с файлами вложений и отдельные файлы любого формата, которые хранятся или в документе, или вообще отдельно. При подписании документа целиком одновременно будут подписаны все его вложения независимо от их происхождения и формата.

Рис.2 Регламент обработки входящих документов

Также электронная подпись в 1С Документооборот применяется в визах согласования, резолюциях, решениях об утверждении, то есть во внутреннем документообороте. При этом механизм бизнес-процесса в 1С:Документооборот несет в своих настройках лишь один дополнительный признак – подписывать ЭП.

Рис.3 Согласование документа

При согласовании такого документа от согласующего требуется подписать проставляемую визу личным сертификатом электронной подписи. После этого при малейшем изменении документа эта подпись становится недействительной. То есть виза, подписанная ЭП, будет относиться именно к той версии документа, на которую ее ставил согласующий.

Как настроить ЭЦП для использования в 1С:Документооборот?

Для того чтобы настроить использование ЭП в 1С:Документооборот, в первую очередь активируем эту функцию в настройках системы. Для этого в разделе «Настройка и администрирование», в «Настройках программы», выбираем пункт «Общие настройки».

Рис.4 Настройка программы Рис.5 Общие настройки

В «Общих» есть опциональные функции, включающие использование электронной подписи и шифрования. Рядом находится ссылка «Настройка для данных функций». Включаем нужные нам функции – подписание с помощью ЭП и шифрование с помощью сертификатов ЭП. Далее переходим в настройку этих функций.

Рис.6 Настройка ЭП и шифрования (Сертификаты)

На первой вкладке указаны подключенные к системе сертификаты. Здесь же можно ими управлять – подключать или удалять. На следующей вкладке можно подключить и настроить криптографическое программное обеспечение удостоверяющих центров, которые обслуживают вашу компанию.

Рис.7 Настройка ЭП и шифрования (Программы)

Здесь же устанавливается признак проверки подписи и сертификатов на сервере, что дает возможность проверять статус ЭП пользователям, у которых не установлено криптографическое ПО. Внизу окна есть ссылка на сайт 1С:ИТС, где описаны все необходимые настройки и инструкции.

На следующей вкладке производится настройка вставки штампа ЭП в подписанный файл формата Word.

Рис.8 Настройка ЭП и шифрования (Штамп ЭП)

И на последней вкладке собраны дополнительные настройки подсистемы ЭП.

Рис.9 Настройка ЭП и шифрования (Дополнительно) Бесплатная консультация

эксперта

Руководитель Центра сопровождения 1С

Что требуется для юридически значимого документооборота?

«Настоящее» использование электронного документооборота в последнее время быстрее всего развивается в области обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами.

Так, в налоговую инспекцию нужно сдавать счета-фактуры либо исключительно на бумаге, либо в безбумажной форме (отправленный таким образом счет-фактура автоматически становится юридически значимым документом).

Что же значит этот термин – юридически значимый документооборот?

• В ФЗ № 149-ФЗ понятие «документированная информация» подразумевает, что кроме самой информации в документе необходимы реквизиты для ее идентификации. Кроме того, в этом же законе указано, что электронный документ как документированная информация, представленная в электронной форме», также должен содержать реквизитную часть.
• ГОСТ Р 51141-98, описывающий стандарты делопроизводства, дает понятие юридической силы документа и дополнительно определяет понятие официального. На практике определение юридической значимости применяется только к электронным документам, а в отношении бумажных используется лишь понятие «юридической силы».
• Закон № 63-ФЗ определяет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документа на аналоговом носителе с собственноручной подписью, если закон однозначно не говорит о необходимости предоставления документа исключительно на бумаге.

Автоматизация документооборота на базе 1С

После внедрения 1С:Документооборота появляется возможность поддерживать юридическую значимость электронных документов посредством поддержки электронной подписи и подсистемы интеграции с провайдерами ЭДО.

Рис.10 Настройка обмена данными

Для активации поддержки юридически значимого документооборота включаем функциональную опцию «Использовать обмен электронными документами» в пункте «Настройка обмена данными-Настроек программы».

Рис.11 Обмен электронными документами

В подсистеме можно подключиться к сервису 1С-ЭДО или 1С-Такском для использования их в качестве провайдеров ЭДО.

Рис.12 Профили настроек ЭДО

Здесь же настраиваются профили настроек ЭДО.

Рис.13 Настройка обмена с конкретным контрагентом

По ссылке «Настройки ЭДО» можно перейти к настройкам обмена с конкретным контрагентом.

Рис.14 Настройка ЭДО

Если используется СВД

В 1С:Документооборот есть уникальный функционал сервера внешнего документооборота, когда происходит автоматический обмен электронными документами с контрагентами, также использующими 1С:Документооборот, без промежуточных провайдеров и подключений.

Рис.15 Настройка обмена через СВД

Если в системе используется СВД и настроен обмен электронными документами между контрагентами с ЭП, при регистрации исходящего документа программа автоматически потребует подписать его ЭП.

При поступлении входящего документа система автоматически проверит статус его ЭП.

Если проверка не пройдет, то система автоматом отправит отправителю сообщение об ошибке, отметит документ как ошибочный и не пустит его в работу.

Мы разобрали применение электронно-цифровой подписи с точки зрения пользователя 1С:Документооборот, но стоит отметить, что возможности использования ЭП не ограничиваются рамками определенной конфигурации.

Юридически значимый документооборот с контрагентами и контролирующими органами, торги и прочие процессы, требующие большого количества подписей на большом количестве документов, сильно упрощаются благодаря применению ЭП.

Если у вас остались вопросы по получению сертификатов ЭП или их регистрации в программах 1С:Предприятие, обращайтесь к нашим специалистам, мы с радостью вам поможем.

Эцп для эдо: электронная подпись для электронного документооборота

Для электронного документооборота организации используют электронные подписи с максимальной степенью защиты — усиленные квалифицированные (КЭП). Такая ЭП для ЭДО позволяет электронным документам получить юридическую значимость.

Применение электронной подписи в документообороте

Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. В ЭДО электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.

Для ЭДО в основном используется квалифицированная электронная подпись. В отличие от НЭП — неквалифицированной электронной подписи — КЭП придаёт документам правовую силу без дополнительных соглашений между контрагентами.

НЭП хватает для внутреннего ЭДО, однако некоторые документы, например, счета-фактуры, можно подписать только КЭП. По этой причине её использование в электронном документообороте оправдано, если он выходит за рамки организации.

Так как это практически 100% всех организаций, использование КЭП оправдано для любых компаний.

Зачем внедрять ЭДО

Для оптимизации работы с электронными документами используют СЭД — системы электронного документооборота. СЭД позволяет ускорить и облегчить рабочий процесс, связанный с документами.

Системы предоставляют коллективный доступ к файлам — это помогает работать над одним документом нескольким сотрудникам одновременно.

Файлы можно передавать из отдела в отдел и отсылать контрагентам напрямую из программы.

Компании внедряют СЭД, так как электронные документы имеют преимущества перед бумажными:

• уменьшаются расходы на печать документов;
• внутри программы ведётся история файлов;
• работа сотрудников становится более прозрачной;
• есть возможность автоматизации поиска необходимых файлов;
• документы готовятся по стандартным формам;
• файлы автоматически классифицируются по разным критериям;
• уменьшается риск потери или порчи документов.

Все действия с электронными документами можно делать в одном сервисе: создавать, получать, обрабатывать и архивировать. Обмен файлами между отделами и сотрудниками происходит мгновенно, что позволяет сэкономить время на транспортировку тех или иных документов.

Электронная подпись для внешнего документооборота

Для внешнего ЭДО нужна усиленная квалифицированная ЭП. Такая подпись обеспечивает выполнение двух задач безопасной передачи документов:

• защита от перехвата информации;
• защита файла от изменений после отправки.

• Квалифицированная ЭП обеспечивает безопасность с помощью сертифицированных ключей проверки закрытого и открытого типа.
• С помощью внешней документации сотрудники организации обрабатывают обращения клиентов, взаимодействуют с внешними смежными клиентами, обмениваются счетами и договорами с контрагентами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы.
• Электронная подпись придаёт юридическую значимость счетам, декларациям, отчётам и накладным в СЭД.

На момент подписания любых электронных документов сертификат электронной подписи должен быть действительным. После заверения документ будет иметь юридическую силу, так как в файл записывается информация о дате и времени его подписания.

Электронная подпись для внутреннего документооборота

Для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами может использоваться усиленная неквалифицированная ЭП. Однако для этого нужно составлять дополнительное соглашение сторон, свидетельствующее о том, что документ имеет юридическую значимость.

С помощью внутреннего ЭДО сотрудники кадровой службы ведут трудовые книжки и подписывают договоры, менеджеры склада проводят инвентаризацию, а бухгалтеры ведут финансовую отчётность. Между отделами происходит постоянное взаимодействие, которое включает в себя транспортировку документации. При отправке файл может пройти через нескольких сотрудников, которые вносят в него изменения.

Электронная подпись во внутреннем документообороте нужна для определения автора подписанного документа. Также её присутствие говорит о неизменности содержащейся в файлах информации.

Где получить ЭП для документооборота

В зависимости от получателя, электронную подпись для ЭДО выдают в разных удостоверяющих центрах.

Кэп для руководителей юридического лица или ип

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают КЭП в УЦ ФНС или доверенных лиц. Электронная подпись выдаётся только будущему владельцу. Получить подпись по доверенности не получится. Необходимо лично явиться в выбранное отделение налоговой. При себе нужно иметь паспорт, ИНН, СНИЛС и USB-токен типа А, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий носитель для КЭП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Клиенты налоговой обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного отделения. Поэтому лучше запланировать визит заранее и выделить на него дополнительное время.

Для ускоренной процедуры выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — УЦ «Основание».

Кэп для сотрудников организации и доверенных лиц

Работники юридического лица, доверенные лица и самозанятые получают КЭП в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Их перечень указан на сайте Министерства Цифрового развития. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Указанные категории владельцев получат квалифицированную электронную подпись физического лица. Чтобы работать от лица ИП или руководителя организации с ней нужно использовать машиночитаемую доверенность. Она наделит сотрудника необходимыми полномочиями

Сертификат КЭП физлица содержит в себе только информацию о гражданине, без привязки к работодателю. Поэтому её можно применять для личных целей. Например, поступить в вуз, оформить сделку купли/продажи квартиры, получить госуслуги и многое другое.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей физлица. Подписи, выпущенные в «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП», придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Если работникам не нужно участвовать в торгах или взаимодействовать с госорганами, то оформлять КЭП для каждого не обязательно.

Есть решение, которое позволяет взаимодействовать с контрагентами, осуществлять внутренний и кадровый документооборот. Это массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для своих сотрудников.

Он исключает покупку токенов для каждого пользователя. Подпись будет хранится в облаке, а система встраивается в ЭДО компании.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой. Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Как внедрить ЭДО и мобильные электронные подписи, и зачем это нужно

Центр обслуживания металлургической компании развивает не только внешний и внутренний ЭДО, но и внедрил мобильную электронную подпись для сотрудников. Правда, для этого пришлось купить дополнительные телефоны. Разберемся, какова эффективность проекта.

Внешний ЭДО

Внешний ЭДО  в компании состоит из двух направлений – входящих документов по закупке МТР и услуг, и исходящих сбытовых документов. Исходящие документы, как правило, переводить в электронный вид проще: условия поставки продукции зависят от компании, к тому же многие покупатели уже внедрили ЭДО или готовы к переходу на электронный документооборот.

https://www.youtube.com/watch?v=hIFpJmGFRLY\u0026pp=ygVF0J_QvtC00L_QuNGB0LDQvdC40LUg0LLQvdGD0YLRgNC10L3QvdC40YUg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LIg0Y3RhtC_

С входящими документами сложнее. Тут все строится на взаимном интересе и диалоге. В первую очередь переводятся в электронный вид документы компаний, с которыми у компании значительный документооборот. Благодаря этому постепенно и планомерно увеличивается доля внешних документов в электронном виде.

Доля получаемых от контрагентов цифровых документов с января 2019 г. по декабрь 2020 г. выросла с 32 % до 76 %, то есть более чем в 2,5 раза. Цель компании – получать от контрагентов не менее 95 % цифровых документов.

В декабре 2020 года стартовал проект по переводу в электронный вид заключаемых компанией договорных документов.

Внедрение электронных договоров позволяет:

• ускорить бизнес-процессы; 
• обеспечить прозрачность документооборота;
• снизить затраты на формирование и хранение договоров;
• исключить риск изменения договорного документа контрагентом.

Доля внешних электронных договорных документов (без внутригрупповых договорных документов) в феврале 2021 года составляла 16 %, цель компании  – достичь 40 % в декабре этого года.

Внутренний ЭДО

Если в области внешнего документооборота компания идёт по пути перевода каждого контрагента на ЭДО, то перевод внутренних первичных учетных документов в цифровой вид происходит по видам документов. Начали этот перевод с наиболее распространенных видов документов, требующих больших трудозатрат по их обработке.

Сначала анализируется процесс формирования документа, вносятся в него изменения, чтобы убрать лишние шаги – «петли». Изучается возможность сокращения количества согласующих лиц, на каком шаге наиболее удобно формировать документ и т.д. Каждая форма документа требует проработки, изменения, технической разработки в части электронного подписания.

Это кропотливая работа, и перевод в ЭДО внутренних документов идёт не так быстро. Но нарабатывается определенный алгоритм цифровизации и каждый последующий документ переводить в электронный вид становится проще.

На сегодняшний день в электронный вид в компании переведены следующие виды внутренних документов:

• акт на списание;
• акт на списание нормируемых материалов;
• акт о выполненных объемах работ;
• акт оприходования лома и отходов черных и цветных металлов;
• акт перевода МПЗ (изменение аналитических признаков);
• акт приема-передачи имущества на хранение;
• приходный ордер;
• требование-накладная;
• формы производственных отчетов.

В ближайшее время в электронный вид будут переведены сменный рапорт и инвентаризационные документы.

Эффект от перевода внутренних документов в электронный вид состоит не только в снижении трудозатрат и расходов на канцтовары, но и в том, что сам процесс согласования, подписания и обработки информации становится намного проще и быстрее.

Пока доля внутренних цифровых документов компании составляет 40 %. Целевой показатель на ближайшие годы – 95 %.

Виды электронных подписей для внутренних документов

В компании для подписания внутренних документов используются два вида подписей – мобильная электронная подпись и простая электронная подпись.

Мобильная электронная подпись. Компания одной из первых в России внедрила мобильную электронную подпись (МЭП), позволяющую осуществлять подписание электронных документов при помощи расположенного на SIM-карте приложения. МЭП является усиленной квалифицированной электронной подписью.

Этот инструмент может использоваться на личном мобильном телефоне, и изначально обсуждался именно этот вариант. Но выяснилось, что сотрудники опасаются потерять телефон и электронную подпись. В итоге для МЭП используются дополнительно закупленные телефоны.

Сотрудник получает на телефон push-уведомление с полными реквизитами подписываемого документа и просьбой подписать его. Далее он проверяет документ в учетной системе, и, в случае отсутствия замечаний, подписывает документ, вводя специальный пароль на своем телефоне.

Удостоверяющий центр проверяет запрос и одобряет его.

Преимущества подхода в том, что это быстро, удобно и не требует дополнительных настроек или установки специального программного обеспечения на рабочем компьютере. На любой рабочей станции, вне своего рабочего места, сотрудник может просмотреть необходимый документ и подписать его с помощью мобильной подписи.

Простая электронная подпись. Этот вид подписи используется для документов, не связанных с материальной ответственностью, например, итоговые ведомости инвентаризации, производственные отчеты и т. п. Подписание электронного документа такой подписью осуществляется работником путём выполнения команды подписания в интерфейсе информационной системы.

Оценка эффективности внедрения ЭДО

Основные показатели оценки эффективности перехода на электронный документооборот – это снижение трудозатрат (экономия FTE) и расходов на оформление и хранение документов (тыс. рублей). Проект по переходу на внешний ЭДО в 2020 г. позволил сэкономить 5 FTE трудозатрат и 90 тыс. рублей на канцтоварах, на внутренний ЭДО – 8 FTE и 30 тыс. рублей соответственно.

При этом следует понимать, что фактическая экономия трудозатрат более существенна, чем расчетная, поскольку учитывается среднее время подписания того или иного документа, а по факту на подписание одного бумажного документа может потребоваться 2 минуты, а другого – 30 минут.

Что касается сроков окупаемости проекта по переходу на ЭДО, то внешний ЭДО окупился буквально за несколько месяцев – затраты на внедрение невелики и не увеличивались по мере роста объема.

Внутренний ЭДО окупился примерно за полгода.

Работа была более сложной, требовала анализа и разработки ПО под каждую форму, а также закупки МЭП после внедрения новых цифровых форм, требующих вовлечения в процесс сотрудников, не обладающих МЭП.

Советы коллегам, которые находятся в начале процесса перехода на ЭДО

1. «Есть слона по частям». Начинать с простого, делать небольшие успешные шаги.
2. Один за всех и все за одного. Работать с группой единомышленников. Так легче преодолеть сопротивление, не опустить руки. Совместно творчески подходить к поиску решения возникающих проблем.
3. Ничего не бояться и двигаться вперед. Начните, и результаты не заставят себя ждать!