Льготные условия

Присоединенная электронная подпись

Разница между прикрепленной и открепленной цифровыми подписями (ЦП) состоит в том, что прикрепленная подпись расположена в конце документа, а открепленная – это отдельный файл, хранящийся в той же папке, что и завизированный ею документ. Зачастую, открепленная подпись сохраняется в формате .sig.

По сути отсоединенная электронная подпись является копией открытого сертификата ЦП с определенным набором мета-данных.

Различия прикрепленной и открепленной ЦП

Присоединенная электронная подпись

Прикрепленная электронная подпись и открепленная – это один вид визы, но разные ее форматы. Создавать отсоединенные и присоединенные электронные визы можно при помощи одного и того же сертификата.

Отличаются эти форматы подписи друг от друга тем, что прикрепленная подпись – это часть документа, а открепленная – это отдельный файл.

Например, есть текстовый документ, который необходимо завизировать. Для создания отсоединенной электронной подписи нужно использовать специальное ПО, выбрать необходимую ЭЦП, а затем отметить формат визы.

Таким образом, к электронной бумаге присоединяется информация о выбранном сертификате (документ подписан), а вес документа значительно увеличивается.

В случае же использования открепленной подписи, вес файла остается неизменным. Однако, чтобы проверить его на подлинность, нужны одновременно и текстовый документ, и созданная ЭЦП.

Стоит отметить, что для чтения бумаги, подписанной отсоединенной электронной подписью sig, не нужны специальные программы – достаточно обычного текстового редактора. А вот для того, чтобы ознакомиться с документом, завизированным прикрепленной ЦП, необходимо специальное ПО, которое проверит ЦП и «извлечет» документ для его прочтения.

В зависимости от метода прикрепления различают 3 формата ЭЦП:

  1. Присоединенная. Является частью подписанной деловой бумаги и находится в специальном контейнере. Открыть файл, завизированный таким образом, можно только при помощи специального ПО. Стоит отметить, что при попытке редактировать текст подписанного документа, ЭЦП автоматически удалится.
  2. Отсоединенная. В этом случае файл подписи сохранен отдельно (.sig) и содержит в себе не только открытый сертификат, но и мета-данные, отправляющие к подписанному документу.
  3. Интегрированная. ЭЦП в данном случае – неотъемлемая часть документа. После визирования бумаги таким форматом возможность внести в нее коррективы исчезает.

Зачастую, интегрированную ЭЦП используют для деловых бумаг, созданных в MS Office и Adobe Acrobat.

Для открытия документов, подписанных таким образом, следует использовать ту же программу, в которой он был создан, при этом в системе должен быть обязательно установлен сертификат удостоверяющего центра (УЦ).

Это общие сведения о типах электронных подписей, которые следует знать. Таким образом, основное отличие между прикрепленной и открепленной ЭВ – место нахождение самой ЭВ (в документе или отдельно).

Информацию же оба вида ЦП содержат одинаковую – ключ владельца подписи и сведения о нем, а также мета-тег завизированной бумаги.

Рассматривая юридический аспект, можно смело заявить о том, что все 3 вида ЭЦП наделены равной юридической силой.

Таким образом, каждый может сам выбрать комфортный для себя вид. Например, если с подписанным документом нужно будет ознакомится владельцу ПК, на котором не установлено специальное ПО (Крипто ПРО CSP), то следует отдать предпочтение отсоединенной ЦП.

Важно! Для просмотра документов, подписанных прикрепленной или интегрированной ЭЦП, на компьютере обязательно должно быть установлено средство криптошифрования.

Интересный материал: Продление ключей ЭЦП онлайн: продление и пошаговая инструкция.

Как выполняется подпись документов?

Присоединенная электронная подпись

При помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП) можно завизировать электронный объект любого формата – текстовый, рисунок, фото, видео.

При этом нужно понимать, что подпись должна быть подкреплена личным сертификатом владельца, выпущенным аккредитованным УЦ, именно это и наделяет ее юридической силой. УЦ не только выпускает сертификат ЭЦП, но и может приостановить его, возобновить или аннулировать.

Сам сертификат или файл отсоединенной электронной подписи необходимо установить на ПК. Далее появляется возможность создать открепленную ЭЦП. Для этого можно применять специальное ПО (Крипто АРМ, Крипто ПРО CSP) или интернет-сервисы.

Создание файла открепленной подписи

Бывают ситуации, когда для визирования файла необходимо использовать именно открепленную ЭЦП. При этом стоит учитывать, что есть несколько вариантов как сделать отсоединенную электронную подписьв зависимости от способа кодировки. Зачастую, для этого используется платформа КриптоАРМ.

Создание файла открепленной ЭЦП происходит так:

  • Кликнуть на значок документа, подлежащего подписи, правой кнопкой мышки.
  • Из открывшегося списка выбрать «КриптоАРМ».
  • Во всех всплывающих окнах необходимо нажимать «Далее», до момента пока не отобразиться пункт выбора вида подписи (стоит отметить, что таким образом можно завизировать сразу несколько файлов, а также создать архив, где будет сохранен файл ЭЦП).
  • Кликнуть «Сохранить подпись в отдельном файле».
  • Выбрать необходимый сертификат ЭВ.
  • Кликнуть на «Готово». В некоторых случаях программа запросит секретный код для создания ЭлП.

Если система, после нажатия кнопки «Готово», выбивает ошибку, значит либо на ПК не установлен сертификат УЦ, либо у пользователя недостаточно прав для совершения таких операций (следует зайти в систему как «Администратор»).

Чтобы проблем не возникало, необходимо придерживаться описанного выше алгоритма как создать файл открепленной подписи.

Проделав все манипуляции, рядом с файлом документа появится файл с именем der или base64 – это и есть открепленная ЭЦП. Чтобы просмотреть базовую информацию об этой ЦП, необходимо дважды кликнуть на файл левой кнопкой мыши.

Создание открепленной ЭЦП через командную строку

В случае если на ПК установлена программа Крипто ПРО CSP, но нет Крипто АРМ, то для создания открепленной ЦП можно использовать утилиту Crypt cp для создания через командную строку.

Базовая команда для утилиты выглядит так: [путь в проводнике]cryptcp [ []]. Полный же список команд можно найти в файле readme, установленном на ПК вместе с Крипто ПРОCSP.

Создавая ЭЦП таким способом, она сохраняется в формате pkcs 7. Для ее открытия необходимо будет ввести секретный код.

Следует отметить, что некоторые интернет-площадки требуют документы, завизированные открепленной ЭВ именно такого формата.Отсоединенная электронная подпись в формате pkcs 7 может быть использована по такой же схеме, как и обычная.

Таким образом, для создания отсоединенной ЦП можно использовать как Крипто АРМ, так и консольную утилиту Crypt cp. Крипто АРМ – это платное ПО.

Процесс создания ЭВ через Cryptcp немного сложнее, чем при помощи Крипто АРМ, однако функционал утилиты ни в чем не уступает возможностям платного ПО.

Отсоединенная ЭЦП, созданная любым доступным способом, будет содержать в себе информацию об открытом сертификате, а также мета-данные, ссылающиеся на завизированный файл.

Изучив вышеизложенную информацию, можно прийти к таким выводам:

  1. Открепленная печать отличается от присоединенной тем, что представляет из себя отдельный файл с данными открытого сертификата ЭВ и мета-данными подписанного документа.
  2. Завизированный отсоединенной печатью файл можно открыть, не используя (не устанавливая на ПК) специальное ПО.

Подпись осуществляется при помощи программ криптошифрования (КриптоАРМ, Крипто ПРО CSP) или веб-сервисов. ЭЦП – это удобно, практично и актуально.

Отсоединенная и присоединенная электронная подпись ЭЦП: в чем разница, как сделать, какой программой подписывать

Программные средства позволяют использовать такие форматы подписи:

Присоединенная. В этом случае документ (файл), а также ЭЦП объединится и «укладываются» в новый файл (как подписанное бумажное письмо в конверт). Такой файл можно пересылать, копировать, хранить на съемных носителях. Чтобы проверить подпись и извлечь содержимое, потребуется специальный софт для работы с ЭЦП. С его помощью вы сможете безопасно извлечь содержимое и подтвердить его подлинность. Любое самостоятельное редактирование подобного файла аннулирует электронную подпись.
Отсоединенная. Здесь к файлу, который вы подписываете, добавляется еще один файлик с таким же названием в формате .sig либо .sgn. В дальнейшем эти два файла работают в паре. Хранить потребуется оба. Для проверки подлинности документа в программу загружается также сразу два файла.
Интегрированная. Тут сертификат ЭЦП становится неразделимой частью документа. Редактирование таких файлов не допускается. Можно использоваться только на текстовых документах, сформированных с помощью Microsoft Office, либо же Adobe Acrobat. Подобные файлы открываются через специальные приложения. Нужно отметить, что проверить интегрированную ЭЦП вне приложения, с помощью которого она создавалась, проблематично.

Читайте также:  Какие сведения публикуются на федресурсе

Ключевые преимущества и недостатки каждого описанного выше формата электронной подписи отображены в таблице:

Формат подписиПреимуществаНедостатки
Присоединенная Формируется один общий файл, внутри которого находится документ и подпись. Его можно пересылать, хранить, копировать. Чтобы прочитать информацию, нужно специализированное ПО.
Отсоединенная Можно свободно просматривать информацию в пересылаемом (сохранённом) документе. Для этого не требуется никаких дополнительных программ. Формируется два взаимосвязанных файла. Подпись будет действительна только если загружать, пересылать, хранить два файла одновременно.
Интегрированная Подпись «вшивается» в сам документ. Файл не предусматривает его редактирование. Ограниченное количество приложений, с помощью которых можно сформировать, а дальше считать такую подпись.

Как читать документы с отсоединенной и присоединенной подписью

Стоит отметить, что чтение содержимого пересылаемого файла с определенным форматом подписи существенно отличается.

Чтобы знакомиться с информацией, подписанной прикрепленной ЭЦП, потребуется:

  • устанавливаем на компьютер программу КриптоАРМ (ка вариант загружаем файл на онлайн сервис типа Контур.Крипто);
  • загружаем в программу проверяемый файл (где содержится документ и ЭЦП);
  • извлекаем документ и работаем с ним.

Если же требуется получить доступ к информации, подписанной открепленной ЭЦП, то здесь все проще:

  • выберите файл с информацией и откройте его;
  • если в документ не вносить каких-либо изменений, ЭЦП не нарушится.

Помните, с точки зрения практичности и простоты, проще подписывать документы отсоединенной ЭЦП. Но здесь значительно возрастает риск потери сопровождающего файла ключа ЭЦП, либо случайного изменения файла, из-за чего подпись аннулируется.

В каких программах можно поставить отсоединенную и присоединенную подпись

Чтобы подписать документ сертификатом ЭЦП, необходимо устанавливать на компьютер специализированный программный продукт, либо дополнительный плагин для работы с электронной подписью.

Универсальной программой для работы с ЭЦП является КриптоАРМ. Чтобы с ее помощью выполнить подписание документа (как присоединенной, так и отсоединений подписью) потребуется сделать такие действия:

  • нажмите правой кнопкой мыши на окончательную версию документа, что нужно подписать с помощью ЭЦП;
  • в появившемся диалоговом окне выберите программу «КриптоАрм», а дальше позицию «Подписать»;

Присоединенная электронная подпись

  • после этого запуститься мастер создания ЭЦП, где требуется нажать «Далее»;
  • следуем появляющимся на экране подсказкам, выбираем файл для подписи, определяемся с форматом самой подписи, задаем ее параметры, определяемся с сертификатом подписанта (если их на устройстве несколько). На этом этапе выбирается отсоединенная, либо присоединенная подпись;
  • на последнем шаге нажимаем «Готово». Если все сделано правильно, система проинформирует об успешном формировании ЭЦП.

Если же на компьютере установлено программное обеспечение КриптоПро CSP, то потребуется расширение (плагин) КриптоПро Office Signature (для документов Word, Excel), либо же КриптоПро PDF (для формата PDF).

Для подписания документа электронной подписью с помощью этой программы потребуется выполнить такие шаги:

  • в окончательной версии документа переходят по цепочке «Файл», дальше «Сведения», после этого «Добавить ЭЦП». В документе формата PDF дополнительно требуется определить место, где будет размещаться ЭЦП;
  • в появившемся окне потребуется выбрать сертификат ЭЦП, которым будет подписан документ;
  • получить подтверждение об успешном завершении процедуры подписания.

Подписать документ можно также через онлайн сервис Крипто Контур. Подобное решение оптимально для тех, кто не работает с ЭЦП на постоянной основе, а пересылку документов с цифровой подписью осуществляет как разовую акцию, либо с незначительной периодичностью (например, раз в квартал, полугодие, год).

Сервис бесплатный. Для начала работы необходимо пройти несложную регистрацию. Также нужно учитывать, что он работает только с отсоединенной электронной подписью. Можно загружать для подписания документы в форматах .pdf, .xml, doc, xls. размером не более 100 МБ.

Для подписания документа потребуется выполнить такие действия:

  • зайти на сайт онлайн сервиса;
  • через специальное диалоговое окно выбрать файл, что необходимо подписать ЭЦП и нажать «Подписать»;
  • в вашем кабинете автоматически сформируется папка с указанным ранее названием и расширением .sig;
  • эту папку можно отправить по электронной почте, либо скачать на ПК. Учитывайте, что любое, даже минимальное изменение помещенного в папку документа влечет за собой аннуляцию ЭЦП.

Как подписать отсоединенной электронной подписью в формате pkcs 7

Электронная подпись формируется в формате pkcs 7 в случае подписания документа с использованием утилиты Crypt cp через командную строку. Для этого потребуется установить на устройство программу Крипто ПРО CSP.

Базовая последовательность команд будет такой:

  • путь в проводнике к утилите Crypt cp;
  • последовательность команда, дальше опции и файлы.

Чтобы получить полный список необходимых команд, откройте через Крипто ПРО CSP файл readme, что присутствует на вашем компьютере. Чтобы открыть файл, подписанный ЭП в формате pkcs 7, необходимо ввести секретный код.

Если электронные площадки требуют подписывать документы цифровым файлом в формате pkcs 7, это не означает, что нужно менять электронную подпись, либо искать специализированное программное обеспечение. Просто с помощью имеющихся у вас программ измените подход для формирования ЭЦП (сделайте это через командную строку).

Присоединенная электронная подпись | Отсоединенная ЭЦП

Электронная подпись может быть по-разному связана с подписанным документом. В статье рассмотрим три варианта, их отличия и особенности использования.

При создании присоединенной подписи создается новый файл, в который помещается подписываемый документ и подпись к нему. Этот процесс можно сравнить с запечатанным конвертом  с документом внутри. с подписанными данными. Этот файл можно копировать, пересылать по почте и т.п.

Нужно учесть, что без специальных криптографических программ невозможно прочитать содержимое подписанного файла. Точно так же, как нельзя извлечь содержимое конверта, не вскрыв его.

Если вы получаете такой  документ вне информационных систем, в которых уже есть механизмы проверки, нужно использовать программу, которая умеет проверять подпись и «извлекать» подписанный файл, чтобы его можно было прочитать. В программу нужно будет загрузить единый файл, который содержит и документ, и подпись.

Получите электронную подпись под свою задачу. В Контуре есть подписи для отчетности, торгов, ведения бизнеса и личных дел. Работаем с руководителями и сотрудниками. Быстро настраиваем компьютер, решаем технические сложности и консультируем в торгах.

Заказать

Отсоединенная электронная подпись

Отсоединенная подпись формируется в отдельном  от подписываемого документа файле. Файл подписи называется так же, как подписанный документ и имеет расширение .sig или .sgn. Хранить и пересылать нужно оба эти файла, переименовывать их нельзя.

При этом сам подписываемый файл достается доступным для чтения без криптографических программ. Они нужны, только чтобы проверить действительность подписи. Чтобы проверить подпись, нужно загрузить в программу и подписанный файл, и  файл с электронной подписью.

Электронная подпись внутри данных

Электронную подпись внутри документа можно создать только в определенном приложении, например Microsoft Word или Acrobat Reader. В этом случае подпись генерируется как метаданные и только по желанию владельца можно создать на документе поле с подписью.

Очень сложно проверить подлинность подписи вне приложения, в котором она была создана.

Если вам необходимо самостоятельно создать электронную подпись, уточните требования системы, которой вы подписываете документ. Например, чтобы отправить документы в Росреестр или Арбитраж, требует подписывать документы отсоединенной подписью в формате.sig.

Получите электронную подпись под свою задачу. В Контуре есть подписи для отчетности, торгов, ведения бизнеса и личных дел. Работаем с руководителями и сотрудниками. Быстро настраиваем компьютер, решаем технические сложности и консультируем в торгах.

Заказать

Отсоединенная электронная подпись (ЭЦП)

Что такое отсоединённая ЭЦП, с помощью какого программного обеспечения или сервиса можно подписать документ

Как человек может удостоверить свою личность в реальном мире? С помощью уникального номера и серии паспорта. Электронная подпись (ЭЦП) также содержит номер, сгенерированный и зашифрованный при помощи криптографического программного обеспечения. Ей можно подписывать цифровые документы или файлы.

В статье рассмотрим, что такое отсоединённая ЭЦП, а также с помощью какого программного обеспечения или сервиса можно подписать документ.

В зависимости от степени защиты, специалисты выделяют три вида электронной подписи:

Простая электронная подпись. Наличие такой ЭЦП на файле может говорить только о том, что файл был отправлен именно вами. Такая подпись может состоять из логина, пароля и СМС-сообщения, которые используются для входа в информационную систему.

Читайте также:  Окопф коммерческая организация

Усиленная неквалифицированная электронная подпись. Данная ЭЦП подтверждает, что документ был неизменным с момента заверения. Не подходит для работы с госорганами. Чтобы взаимодействовать с контрагентами, стороны должны заключить дополнительное соглашение.

Усиленная квалифицированная электронная подпись. Приравнивает электронный документ к бумажному. Даёт ему полную юридическую силу. С такой ЭЦП можно работать без дополнительных соглашений и взаимодействовать с государственными органами

Форматы электронной подписи

ЭЦП может формироваться в самом документе, отдельным файлом или интегрироваться в него. В зависимости от типа прикрепления их делят на три вида.

Присоединённая

После подписания электронная подпись содержится в самом документе. Формируется общий файл, где ЭЦП прикрепляется отдельным защищённым контейнером.

Подписанный документ можно загрузить на ПК, хранить, скопировать и переслать. Чтобы считывать информацию с такого файла, пользователю потребуется дополнительное программное обеспечение.

Если попытаться изменить содержимое документа, ЭЦП удалится

Отсоединённая

После подписания документа формируется два взаимосвязанных файла. Одним из которых является подписанный документ, а вторым — файл, имеющий расширение .sig.

Именно второй файл содержит ЭЦП и данные, относящиеся к подписанному документу. Чтобы просматривать информацию, не требуется дополнительное программное обеспечение.

Если загрузить, хранить или переслать эти файлы отдельно друг от друга, ЭЦП будет считаться недействительной.

Интегрированная

ЭЦП создаётся как нераздельная часть подписанного документа. Такой файл не подлежит редактированию. Такой способ подписания используют в программах Microsoft Office или Adobe Acrobat. Прочитать информацию с таких документов можно только при наличии установленного на компьютер сертификата ЭЦП.

В чём разница между присоединённой и отсоединённой эцп

Разница между ними состоит только в том, что первая отделена от подписываемого файла, а вторая является его частью. Приведём пример:

Допустим, у вас есть текстовый файл, который нужно заверить печатью. Вы делаете это с помощью специальной программы, выбирая свой личный сертификат и формат «присоединённая подпись». В этом случае вес текстового документа увеличится. К нему буквально будет прикреплена ваша ЭЦП.

Откреплённая подпись действует наоборот. Она создаётся отдельным .sig-файлом. Чтобы проверить её достоверность, нужны одновременно два файла: текстовый документ, который мы подписали, и откреплённая ЭЦП.

Чтение присоединённой и отсоединённой подписи

Ещё одно важное отличие отсоединённой и присоединённой подписи исходит оттого, что отсоединённая подпись не изменяет подписываемый документ. Это означает, что он будет доступен к чтению без специальных программ или сервисов.

Для чтения документа, который заверен присоединённой печатью, нужны специальные программы для работы с ЭЦП. Они должны проверить подпись и «извлечь» файл перед чтением.

Как подписываются документы

С помощью ЭЦП можно подписать какой угодно файл. Это может быть текстовый документ, изображение, pdf или даже видео. Ограничений по формату файлов практически нет.

Главное – наличие личного сертификата. Без него ваша электронная подпись не будет иметь юридической силы. В сертификате указана информация о сроке действия электронной подписи.

Именно через него осуществляется проверка подлинности ЭЦП.

Обратите внимание! Личный сертификат ЭЦП выдаётся в удостоверяющем центре. Центр удостоверяет вашу личность, выдаёт сертификат и управляет его жизненным циклом – приостанавливает, возобновляет и т. д.

Личный сертификат устанавливается на персональный компьютер с помощью сторонней программы. Позже можно создать откреплённую ЭП с помощью программы КриптоАРМ, плагинов КриптоПро или веб-сервисов.

Купить подходящую лицензию КриптоПро рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.

Как создать отсоединённую подпись

Добавить к документу отсоединённую ЭЦП проще, чем присоединённую. Она доступна по умолчанию в большинстве программ для электронного документооборота. Сравним по функционалу упомянутые выше программы:

Программа Плагины КриптоПРО КриптоАРМ
Присоединенная/отсоединенная подписи Допустимый формат файла Допустимый размер файла
Да PDF, Exel, Word Нет ограничений
Да Все Нет ограничений

По функционалу и доступности для подписи электронных документов лучше всего выбрать программу КриптоАРМ. Бесплатна только базовая версия – КриптоАРМ СТАРТ.

КриптоАРМ: как поставить отсоединённую подпись

Поставить отделённую подпись с помощью программы КриптоАРМ может даже человек, который буквально только что получил свой первый сертификат.

Давайте действовать поэтапно:

  • Скачайте и установите программу КриптоАРМ. На этом этапе на вашем компьютере уже должен быть установлен личный сертификат ЭЦП
  • Нажмите правой кнопкой мыши на файл, который хотите подписать. Выберите из контекстного меню «КриптоАРМ» и «Подписать…». Должен открыться «Мастер по созданию электронной подписи»
  • Ставим галочку на опции «Сохранить подпись в отдельном файле», чтобы сделать отсоединённую подпись
  • Жмём «далее», оставляя все настройки неизменными вплоть до окна «Параметры подписи»

Вот и всё. Дальше нам остаётся только выбрать личный сертификат, с помощью которого мы заверяем документ, и нажать на кнопку «Готово».

Как подписать отсоединённой электронной подписью в формате pkcs 7

Приложение cryptcp — это расширение для программы КриптоПро CSP в виде командной строки. С помощью неё пользователь может создавать запросы на сертификат, шифрование и расшифровку файла, проверять ЭЦП с использованием сертификатов открытых ключей, хеширования файлов. В этом случае формируется откреплённая электронная подпись в формате pkcs 7 в кодировке DER или BASE64.

Когда в информационной системе или электронной площадке требуется подписать документ в формате pkcs 7, не нужно менять ЭЦП. Она добавляется к документу в командной строке с действующим сертификатом электронной подписи

Для подписания документа в системе последовательность команд следующая:

  • путь в проводнике к утилите Cryptcp;
  • последовательность команд, дальше опции и файлы.

Полный список команд доступен в документе readme программы КриптоПро CSP.

Подведём итоги

Ещё раз пройдёмся по информации выше, выделив основные тезисы, которые стоит запомнить:

  • отсоединённая ЭЦП отличается от присоединённой тем, что буквально хранится в отдельном файле;
  • документ, который заверен присоединённой ЭЦП, нельзя открыть без сторонних программ;
  • заверить документ можно с помощью плагинов КриптоПро, КриптоАРМ или бесплатных веб-сервисов;
  • электронный документооборот – это удобно, эффективно и просто.

Электронная подпись в системе электронном документообороте: использование | КЭП для ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — способ организации обмена документами как внутри компании, так и во взаимодействии с контрагентами и органами государственной власти.

Начните обмениваться электронными документами уже через несколько дней

Подключиться

ЭДО сокращает бумажный документооборот, а значит:

  • расходы на канцтовары, печать, отправку бумаг станут меньше;
  • для хранения данных не понадобится физический архив — нужное сохранится на серверах оператора. Доступ будет открыт круглосуточно, а поиск станет удобным благодаря фильтрам;
  • минимизирован риск порчи или потери договоров, актов, счетов-фактур и других документов;
  • отправить и получить документы можно за считанные секунды;
  • участники ЭДО могут видеть все этапы движения документа — от подачи до подписания всеми ответственными.

Также с электронным документооборотом вы сможете сохранять конфиденциальность данных, снизить количество ошибок, упростить взаимодействие с Федеральной налоговой службой и даже повысить лояльность партнеров.

Еще одно преимущество — оптимизация рабочих процессов. Свободные от бумажной волокиты сотрудники смогут направить силы на актуальные задачи.

Для обмена документами между компаниями или с госорганами понадобится только цифровой канал связи доверенного оператора ЭДО. Но чтобы документы были валидны, а сделки — законны, необходима электронная подпись (ЭП).

Документ, обладающий юридической силой, подтверждает факты или события. А значит, может служить в качестве доказательства в госорганах, включая суды. Для того чтобы юридическую силу получил электронный документ, применяется технология электронной подписи.

ЭП не только визирует документ и делает возможной проверку авторства подписи, но и гарантирует, что после подписания в итоговую версию документа не вносились изменения.

Электронный документооборот ведется через систему оператора ЭДО — например, СКБ Контур.

Он подтверждает достоверность подписи и грамотное, соответствующее требованиям законодательства оформление каждого документа, для которого ФНС утвержден формат.

При этом некоторые виды ЭП будут придавать электронным документам юридическую силу только при соблюдении конкретных условий. Они перечислены в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Федеральный закон № 63 определяет нюансы использования электронных подписей. В статье 5 этого нормативно-правового акта четко обозначены виды ЭП:

  • простая электронная подпись,
  • усиленная электронная подпись: неквалифицированная и квалифицированная.

Только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, без оговорок считается равнозначным собственноручно завизированному бумажному варианту. У остальных ЭП есть нюансы.

Читайте также:  Проверка достоверности сведений об адресе юридического лица

Переходите на юридически значимый ЭДО с Диадоком

Подключиться

Квалифицированная электронная подпись — самая защищенная из ЭП. Она представляет собой записанный на электронный носитель (токен) шифр и не только подтверждает, что документ был отправлен конкретным человеком, но и гарантирует, что после подписания не вносилось никаких изменений.

Безопасность достигается за счет того, что:

  • технология КЭП контролируется ФСБ — ведомство сертифицирует программное обеспечение и определяет строгую структуру сертификата;
  • подпись может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ);
  • ЭП работает только в связке со СКЗИ — средством криптографической защиты информации.

Квалифицированная электронная подпись позволяет адресату проверить, кто и когда подписал документ. Вдобавок ее файл включает в себя информацию о содержимом документа, следовательно, фальсификации невозможны. СКЗИ проверяет, совпадают ли данные в документе с данными в файле подписи. Если они идентичны, значит, изменения после визирования не вносились.

КЭП сразу, без уточнения внутренним дополнительным соглашением, придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи. Поэтому такая подпись — основной вид ЭП, используемый для электронного документооборота, в том числе для:

  • сдачи отчетности в контролирующие органы;
  • участия в электронных торгах;
  • регистрации онлайн-кассы;
  • обмена договорами, соглашениями, счетами и иными документами с контрагентами и сотрудниками.

В ряде случаев КЭП и вовсе единственный возможный выбор. Речь о формализованных документах — счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (УПД), их корректировках. Электронный документооборот с государственными информационными системами и органами — Росреестром, ФСС, ПФР и другими — тоже возможен только с КЭП.

Оставьте заявку на подключение к Диадоку и выпуск КЭП

Подключиться

Эта электронная подпись тоже обладает серьезной защитой: как и в случае с КЭП, при ее создании используются криптографические алгоритмы.

Такая технология позволяет проверить личность подписанта и отсутствие изменений.

Однако ФСБ не контролирует технологию и не определяет структуру сертификата НЭП, а получить такую подпись можно в любом удостоверяющем центре, даже если у него нет аккредитации Минцифры.

Главные пользователи неквалифицированной электронной подписи — предприниматели и юридические лица со значительным объемом внутреннего или внешнего электронного документооборота. С помощью НЭП они могут:

  • подавать письменную аргументацию в арбитражный суд;
  • получать аккредитацию и участвовать в процедурах на электронных торговых площадках;
  • вести корпоративный ЭДО — подписывать договоры, платежные поручения, приказы;
  • обмениваться электронными данными с партнерами, контрагентами. Для этого понадобится лишь соглашение о взаимном признании НЭП равнозначной собственноручной.

При создании подписи пользователь получает два ключа — открытый и закрытый. С помощью последнего и генерируются ЭП, поэтому его нужно держать в тайне. Хранится он либо на специальном носителе, либо в компьютере пользователя.

Такая подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Это те самые СМС-коды от банка, созданные электронными системами пароли или связка «логин-пароль» в личных кабинетах. ПЭП:

  • создается без помощи криптошифрования и содержится в самом документе, поэтому степень защиты невысокая;
  • не требует установки дополнительного программного обеспечения;
  • не может использоваться для подписания документов, связанных с гостайной;
  • не подойдет для взаимодействия с ФНС и другими государственными структурами.

Получите КЭП и обменивайтесь юридически значимыми документами в Диадоке

Подключиться

Если простая электронная подпись нужна для ведения ЭДО с контрагентами, стороны должны договориться о признании ее равной собственноручной подписи. В противном случае юридическая значимость ПЭП признана не будет.

Также участники ЭДО должны заключить соглашение, в котором нужно прописать:

  • правила проверки подписи;
  • обязанность подписанта соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа (например, никому не сообщать код из СМС).

Чаще всего ПЭП применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, на портале госуслуг, внутри корпоративного электронного документооборота.

В работе организации могут применяться разные виды электронных цифровых подписей (ЭЦП). Это зависит от задач, если государством или федеральными органами госвласти не установлены требования к тем или иным документам.

Квалифицированная электронная подпись — наиболее совершенная, защищенная и универсальная. Ее можно использовать везде, поскольку документы, подписанные такой ЭП, признаются полностью равнозначными бумажным договорам, соглашениям, контрактам и т.д. Исключение возможно только одно — если в конкретном случае само законодательство допускает только бумажный формат документа.

Юридическую силу имеют и документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП. Но необходимо, чтобы это было оговорено в законодательстве или в отдельном соглашении между двумя сторонами — участниками электронного документооборота. В ином случае электронная подпись будет невалидная. Простые и неквалифицированные ЭП также не принимаются при сдаче отчетности в налоговую.

Если раньше электронная подпись была востребована лишь у нескольких категорий налогоплательщиков, то сегодня ее применение значительно шире. Так, ЭП необходима компаниям для сдачи определенной отчетности в:

  • Федеральную налоговую службу, если в организации работает более 100 человек;
  • Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования, если в компании трудится более 25 человек.

Также только электронная подпись позволит участвовать в торгах на федеральных и коммерческих торговых площадках, зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и заключить договор с оператором фискальных данных, проводить закупки по 44-ФЗ.

Поможем быстро получить КЭП и отправить ваш первый электронный документ

Подключиться

Для работы с КЭП пользователю нужно получить квалифицированный сертификат и два ключа — открытый и закрытый. Первый ключ и сертификат нужны для того, чтобы получатель мог проверить подпись, второй же генерирует подпись. Закрытый ключ известен только владельцу и должен сохраняться в тайне.

Для получения подписи понадобится:

  • подготовить пакет документов — удостоверение личности, уставные документы организации;
  • подать заявление в аккредитованный удостоверяющий центр;
  • оплатить оформление сертификата;
  • дождаться обработки заявки и пройти проверку личности перед выпуском подписи.

Создать подпись можно несколькими способами. Проще всего получить в УЦ не только сертификат, но и уже готовую к дальнейшему применению пару ключей, записанных на USB-токен.

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭП, нужны:

  • финальная версия документа. Внести правки после подписания будет нельзя;
  • действующий сертификат;
  • необходимое программное обеспечение, а также оператор ЭДО.

ЭП в зависимости от прикрепления бывает двух видов — отсоединенная и присоединенная. В первом случае она будет сформирована в отдельном файле, во втором — объединена с подписанным документом.

В любом случае важно соблюдение правил информационной безопасности: закрытый ключ должен быть известен только владельцу, а на токене и компьютере должны стоять надежный пароль и антивирусная программа.

Важно: срок действия сертификата ЭП — один год, однако даже по истечении этого периода завизированные документы не потеряют юридической силы. Каждая печать сопровождается штампом времени, подтверждающим действие сертификата в момент визирования.

Сотрудники и руководители компаний используют разные типы электронных подписей. Руководители получают сертификат электронной подписи в ФНС или у ее доверенных лиц. Такую КЭП можно использовать только самостоятельно на одном компьютере, передавать подпись третьим лицам, например сотрудникам, запрещено.

С 1 сентября 2023 года работники компаний должны использовать сертификат электронной подписи физлица в паре с машиночитаемой доверенностью (МЧД). КЭП физлица не содержит данных об организации, в которой работает человек, поэтому для подтверждения полномочий необходима МЧД.

Подробно о машиночитаемых доверенностях мы рассказали в статье. О том, как выпустить сертификат физлица и электронную доверенность, — подготовили инструкцию. Все свежие новости о МЧД читайте в нашем телеграм-канале.

В системе электронного документооборота Контур.Диадок для ЭДО используется только квалифицированная электронная подпись. КЭП подойдет для самых разноплановых задач — будь то сдача отчетности в налоговую, получение финансовых услуг или взаимодействие с госорганами.

Диадок помог упростить бизнес-процессы свыше 1,5 млн компаний. С помощью КЭП они:

  • не тратят время и ресурсы на дополнительное соглашение с внешним контрагентом;
  • могут завизировать файл любого формата;
  • получают доступ ко всем опциям и ресурсам электронного документооборота.

Для оформления сертификата электронной подписи оставьте заявку. После оплаты счета, предоставления и проверки необходимых документов вы получите готовый токен и необходимое для работы программное обеспечение.

Специалисты Диадока помогут получить КЭП, подобрать интеграционное решение и подключиться к ЭДО

Подключиться

Кому нужна электронная подпись?

Электронная подпись нужна юридическому и физическому лицу, ИП, самозанятому для работы с электронными документами. Это цифровой аналог собственноручной подписи, ее используют в разных областях: подписание документов с контрагентами, подача отчетности, регистрация онлайн-кассы, участие в торгах, работа на госпорталах, кадровый документооборот.

Что такое квалифицированная электронная подпись?

КЭП — квалифицированная электронная подпись. Она заменяет собственноручную, дает документам юридическую силу без заключения дополнительных соглашений и обладает высоким уровнем защиты. КЭП используют в документообороте с контрагентами, госструктурами, в электронных торгах, для подачи отчетности.

Что такое неквалифицированная электронная подпись?

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — подпись, которая позволяет подписывать документы и выполнять другие действия при наличии соглашения между сторонами. Если соглашения нет, такой обмен не обладает юридической силой.

Какая электронная подпись используется в организации?

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписи: простую, неквалифицированную и квалифицированную.

В организациях могут использовать один из видов или сразу несколько в зависимости от потребностей.

Для ЭДО чаще всего выбирают квалифицированную подпись, так как она приравнена к собственноручной и дает документам юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. 

Что можно подписывать электронной подписью?

Квалифицированной электронной подписью (КЭП) можно подписывать практически все виды документов, которыми обмениваются контрагенты друг с другом, а также работодатель и сотрудники.

Исключения составляют документы, которые по закону могут быть оформлены только на бумаге, среди них акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.