В современном мире многие документы разрешено вести в электронном формате.

Возникает ряд вопросов: как внедрить необходимый функционал, потребуется ли электронная подпись (ЭП, ЭЦП), как официально обмениваться документами с дистанционными сотрудниками, можно ли подписать документы с сотрудником без ЭП и не нарушить закон. В статье разберем, как легально вести электронную документацию с офисными сотрудниками, удаленными работниками и самозанятыми.

Трудовой кодекс РФ позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника

Удаленная работа — наша новая реальность. В последнее время ряды удаленных сотрудников пополнились вчерашними обитателями офисов. Сейчас в России каждый третий сотрудник работает в удаленном или смешанном формате.

Дистанционный сотрудник – это работник, подписавший трудовой договор о дистанционной работе и имеющий удаленный доступ с информационной системе компании. Практически в каждой компании есть такие работники. Удаленная форма трудовой деятельности позволяет удобно организовать трудовой процесс для работников, которые территориально проживают в разных местах.

Как оформить дистанционного сотрудника

При оформлении на работу дистанционного сотрудника HR-отдел компании должен провести следующие действия:

1. Получить от сотрудника обязательную документацию. Список установлен статьей 65 ТК РФ:
   • паспорт или документ, удостоверяющий личность;
   • трудовая книжка, если у работника она есть в бумажном формате;
   • свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС);
   • документы воинского учета (для военнообязанных);
   • документ об образовании;
   • документ о квалификации;
   • документы, подтверждающие наличие специальных знаний.
2. Уведомить каждого сотрудника (ознакомить под подпись) о локальных нормативных актах вашей компании, которые регламентируют его работу. Эту документацию может заверить электронная подпись дистанционного работника либо можно подписать все необходимые акты в бумажном формате.
3. Заключить трудовой договор.
4. Выпустить приказ о приеме на работу.
5. Заполнить личную карточку работника по форме № Т-2.
6. Оформить трудовую книжку, если она заполнена в бумажном виде.

После оформления документации дистанционные работники зачисляются в штат компании наравне с обычными сотрудниками.

В связи со всем вышеперечисленным перед работодателем встает вопрос обмена документацией с такими работниками.

Обмен документацией для сотрудников на дистанционной работе

Обмен кадровыми документами с дистанционными сотрудниками может проводиться:

1. В привычном бумажном формате. Работники оформляют документацию в офисе и приносят все нужные для трудоустройства документы с собой. Собственноручно подписывают трудовой договор иили дополнительное соглашение.
2. Без визита сотрудника в офис. Вся необходимая документация подписывается и отправляется через курьерские службы иили Почту России.
3. В электронном формате. Обмениваются электронными документами через интернет, электронные сервисы и системы с применением почтовых отправлений, мессенджеров и прочих способов и средств взаимодействия.

С какими сотрудниками можно организовать электронный обмен документами

Трудовой кодекс позволяет организовать электронное взаимодействие с любым сотрудником компании. Однако есть правила такого взаимодействия, и они зависят от категории сотрудника.

Существует три категории сотрудников:

• Категория №1. Сотрудники, работающие по договору гражданско-правового характера, и самозанятые.
• Категория №2. Сотрудники, оформленные по трудовому договору на дистанционную работу.
• Категория №3. Сотрудники, работающие по трудовому договору.

Список документации для электронного обмена между сотрудниками и руководством, как и особенности такого обмена, зависят от категории сотрудника

Документы КЭДО для сотрудников категории №1: согласно части 2 статьи 160 и части 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, всю документацию с сотрудниками этой категории работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге.

Для категории №2. Согласно статьям 312.2-312.9 Трудового кодекса РФ, все кадровые документы с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается трех документов:

• копии приказа об увольнении;
• трудового договора иили дополнительного соглашения;
• бумажную трудовую книжку, если у работника она в бумажном виде.

Эту документацию работодатель обязан отправлять сотруднику в бумажном формате.

Принципы электронного взаимодействия должны быть закреплены трудовым договором, дополнительным соглашением, коллективным договором или иным локально-нормативным актом компании.

Главное, чтобы весь порядок был детально прописан, а обмен электронной документацией отражал факт получения сотрудником (работодателем) электронного документа или документа в электронном формате.

Дистанционный работник может получить копии всей документации, связанной со своим рабочим процессом в HR-отделе. Документация готовится в бумажном формате, и направляются сотруднику заказным письмом или в электронном формате в течение трех рабочих дней.

Для категории №3. Согласно статьям 22.1–22.3 ТК РФ всю кадровую документацию с сотрудниками работодатель может подписывать в электронном формате, без дублирования на бумаге. Но есть исключение! Оно касается пяти документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, а именно:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастном случае на производстве;
• журнал инструктажа по охране труда;
• бумажная трудовая книжка, если у сотрудника она в бумажном формате;
• сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Готова ли ваша компания к КЭДО? Бесплатный чек-лист для оценки своими силами

Как правильно организовать обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП

Существует два варианта организации электронного обмена документацией с удаленными сотрудниками:

1. Электронная почта. При обмене документами через электронную почту необходимо учитывать следующую особенность, которая прописана в части 3.4 статьи 312.3 ТК РФ, а именно: получатель электронной документации должен в ответ направить в электронном формате документ, подтверждающий получение документации в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. Например, работодатель отправил сотруднику трудовой договор, получил подтверждение от сотрудника о получении и только после этого получил подписанный договор.
2. Информационная система работодателя. Может использоваться как вариант обмена электронной документацией с удаленными сотрудниками.

Рис.1 Интерфейс сервиса Личный кабинет сотрудника от компании WiseAdvice-IT

В информационной системе (ИС) можно организовать отправку, получение, ознакомление, подписание документов без использования электронной подписи. Факт авторизации в системе является аутентификацией сотрудника, а подписание документации там приравнивается к подписанию простой электронной подписью (ПЭП).

При документообороте через ИС работодателя есть одна важная особенность – подписать в ней трудовой договор или дополнительное соглашение без применения ЭП нельзя. ПЭП для этих целей не подходит. Для такой документации потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.

Калькулятор стоимости внедрения цифрового кадрового самообслуживания сотрудников и КЭДО. Прямая интеграция с 1C

Калькулятор стоимости КЭДО. Скидки 50% на WA:Личный кабинет сотрудника. Интеграция с 1С, РвР и Госуслугами

Чтобы внедрить кадровый ЭДО с действующими сотрудниками необходимо:

1. Подписать Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Это необходимо оформить для всех дистанционных сотрудников, самозанятых и офисных работников.
2. Для офисных сотрудников кроме соглашения потребуется оформить положение о КЭДО, Приказ о переходе документации на электронную и согласие подписанное всеми сотрудниками.

Чтобы сделать электронный обмен документами с новыми работниками официальным вам потребуется:

1. Подписать Соглашение об электронном взаимодействии.
2. Положение о кадровом ЭДО.
3. Согласие нового сотрудника на ведение документов в электронном формате. По закону, работники, не имеющие трудового стажа до 31.12.2021 года, могут не подписывать согласие.

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

Возможность перехода на кадровый ЭДО остается за каждой компанией и несет за собой ряд дополнительных преимуществ. КЭДО упрощает оформление документации, повышает эффективность работы HR-службы, ускоряет подписание и проведение документов на всех этапах их оформления. А для сотрудников, работающих дистанционно, такое взаимодействие является единственным возможным и удобным.

Предыдущая статья Имеет ли право работодатель вести электронный документооборот Следующая статья 1С:УНФ для задач производства Электронный кадровый документооборот – законодательство Новые правила работы с электронной подписью в трудовых отношениях с 2022 года, изменения в 63‑ФЗ. Что делать, если на работе требуют электронную подпись. Кто оплачивает ЭП. Чем отличается ЭЦП работода… Цифровая трансформация в кадровой работе С 2022 года активно началась цифровая реформа в работе кадровика. Рассказываем об основных изменениях в законе 2021-2023, и как организовать кадровый ЭДО в компании. Электронный документооборот в сфере охраны труда Электронный документооборот по охране труда в 2023 году. Как вести ЭДО в сфере охраны труда, в каких программах. Пошаговый алгоритм по переходу на ЭДО по охране труда. Подробнее в блоге федерального 1… Подарки при приобретении ИТС уровня ПРОФ:

• Обновление дополнительной базы
• 3 часа работы специалистов
• 1 месяц консультаций *

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

• как правильно оформить дистанционных работников;
• что нужно знать об электронном обмене документами;
• какие новые обязанности появятся у работодателей;
• в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.

3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части.

   Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

• работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
• работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

• Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
• Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
• создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

• Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:

• ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
• для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

• Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
• Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

1. Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
2. В локальном нормативном акте предусмотрите:

• какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
• порядок взаимодействия работника и работодателя;
• срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
• порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Курсы для кадровика. Онлайн-обучение

Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9 ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

• санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
• обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

1. По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя.

   Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).

2. Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

Расписание вебинаров

• Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
• Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

• Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
• Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
• Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника

Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что до пандемии малая часть компаний практиковала работу с дистанционными специалистами на постоянной основе, поэтому такой вид сотрудничества был плохо развит в России. С 1 января 2021 года действуют новые положения Трудового кодекса, которые регулируют дистанционный труд.

Всего определены несколько видов сотрудничества организации с удалёнными сотрудниками:

• На постоянной основе — заключается на весь срок действия трудового договора.
• На временной основе — действует до 6 месяцев.
• Периодическая удалёнка — человек исполняет обязанности дома или в офисе по заранее установленному графику.

Выбор того или иного вида удалённой работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально.

https://www.youtube.com/watch?v=7nqgcd4Y9SY\u0026pp=ygWSAdCj0YHQuNC70LXQvdC90LDRjyDQutCy0LDQu9C40YTQuNGG0LjRgNC-0LLQsNC90L3QsNGPINGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdCw0Y8g0L_QvtC00L_QuNGB0Ywg0LTQu9GPINC00LjRgdGC0LDQvdGG0LjQvtC90L3QvtCz0L4g0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCw

На практике начать трудовые отношения удалённо можно следующими способами:

• Заключить дополнительное соглашение с уже работающим офисным работником об удалённой работе.
• Заключить трудовой договор об удалённой работе для новых работников.

Теоретически с дистанционным работником можно заключить и договор о надомной работе, но он имеет ряд недостатков. Во-первых, не каждая профессиональная деятельность подойдёт под условия его заключения. Во-вторых, этот договор постепенно устаревает, а правки в него не вносились аж с 2014 года.

О том, как правильно составить стандартный трудовой договор, мы рассказывали здесь. Вместе с тем оформление трудового договора об удалённой работе идентично, за исключением нюансов, которые следует предусмотреть.

В трудовом договоре нужно обязательно зафиксировать, что сотрудник выполняет свои обязанности дистанционно. Татьяна Нечаева предлагает прописать это следующими фразами:

• Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
• Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Второй вариант в приоритете для работодателя, которому важно, откуда работает человек. Допустим, если выполнение обязанностей работника напрямую зависит от его нахождения в определённой местности. Дополнительно зафиксированный адрес сотрудника в трудовом договоре даёт работодателю понимание, где искать сотрудника в случае, если он долго не выходит на связь.

Когда сотрудник не присутствует в офисе, руководителю сложно оценить объём выполняемых им задач и его присутствие на рабочем месте. Татьяна Нечаева утверждает, что это может стать проблемой для работодателя, поэтому нужно подстраховать себя. Для этого в трудовом договоре стоит зафиксировать, каким образом:

• Сотруднику ставятся задачи. Например, посредством почты, корпоративных систем, мессенджеров и так далее.
• Работник обменивается с руководителем и коллегами файлами и документами.
• Специалист отчитывается за время, проведённое за работой. Можно использовать как отчёты в виде документов, так и системы подсчёта рабочего времени, установленные на рабочий компьютер специалиста.

Трудовой договор должен обязательно включать весь перечень оборудования, программного обеспечения и других средств, которые работник использует в работе. По закону работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы, даже канцелярией. При этом обеспечение работника этими средствами возможно тремя способами:

• Работодатель предоставляет всё необходимое на определённый срок, а сотрудник подписывает акт приёма-передачи средств и требования по охране труда компании.
• Работник использует своё оборудование с установленными порядком, сроком и размером компенсации за его использование.
• Сотрудник самостоятельно приобретает все необходимые средства для работы. Тогда работодатель либо компенсирует покупку и производит все те же действия, как при передаче оборудования сотруднику в пользование, либо выплачивает установленную компенсацию.

Между тем можно уточнить, какими именно программами следует пользоваться работнику. Допустим, если для компании важно, чтобы весь дизайн отрисовывался в Photoshop, а не в другой программе. В случае покупки сотрудником иного программного обеспечения работодатель не обязан его оплачивать.

Работодателю сложно отследить, какие ресурсы посещает удалённый сотрудник в рабочее время, поэтому при малейшей ошибке может пострадать конфиденциальность данных компании.

Чтобы предотвратить утечку информации, компании устанавливают на компьютеры программы, которые отслеживают перемещения пользователя в сети и защищают данные организации.

В договоре следует прописать, какими программами для безопасности данных обязан пользоваться работник, и ограничить его доступ в сторонние ресурсы (сайты, социальные сети, мессенджеры) с компьютера в рабочее время.

https://www.youtube.com/watch?v=7nqgcd4Y9SY\u0026t=10s

В отношении офисных сотрудников работодатель обязан соблюдать требования по обеспечению безопасности персонала: устанавливать противопожарные системы, инструктировать по правилам безопасности, подготавливать к чрезвычайным ситуациям и прочее. Офисный сотрудник обязан ознакомиться со множеством локальных актов и подписать их.

Но при работе с удалёнными сотрудниками требования к охране труда не нужно так строго соблюдать. Обязанности работодателя следующие:

• Провести для сотрудника инструктаж по работе с техническим оборудованием при его наличии.
• Застраховать работника от несчастного случая при выполнении трудовых обязанностей и профзаболеваний, а также расследовать несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте.
• Платить взносы в Фонд социального страхования на травматизм.

График работы дистанционного сотрудника определяется индивидуально. Например, можно прописать, что работник должен выполнять трудовые обязанности и быть на связи с понедельник по пятницу с 9:00 до 18:00 с указанием часового пояса.

При этом в трудовом кодексе закреплено право подчинённого на отдых от работы. Работодатель самостоятельно устанавливает, какой промежуток времени в рабочее время человек может потратить на личные нужды: отдых, обед и так далее. По закону это время должно варьироваться от 30 минут до 2 часов в день. Кроме этого, сотрудник имеет право не выходить на связь в неустановленные часы работы.

В случае если удалённый сотрудник должен периодически появляться в офисе, но находится в другом регионе, или отправляться в командировки по рабочим вопросам, то поездки должны полностью оплачиваться работодателем.

Исключением являются развлекательные мероприятия, проводимые в рамках компании, — корпоративы, тимбилдинги и другие встречи, где присутствие всего коллектива необязательно. Работодатель сам решает, будет ли он оплачивать поездку работника или все затраты остаются на стороне подчинённого.

Увольнение дистанционного работника проводится по тому же порядку, что и офисного. Относительно удалённых сотрудников законом установлены внеочередные основания для увольнения. Среди таких:

• Если удалённый сотрудник не выходит на связь в течение двух дней.
• Если удалённый сотрудник уехал в другую местность, которая не позволяет ему выполнять его прямые обязанности.

Помимо прочего, на дистанционных работников действуют те же основания для увольнения, что и на офисных. Однако зафиксировать их зачастую намного сложнее.

Допустим, наказать за прогул дистанционного работника практически невозможно, так как он не появляется на территории работодателя для выполнения обязанностей.

В то же время, если сотрудник отсутствовал в рабочее время, Татьяна Нечаева советует запросить письменное объяснение того, где он находился в предполагаемый промежуток времени. Работник обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса.

Кроме того, помощниками в доказательстве неисполнения обязанностей сотрудником могут стать счётчик рабочего времени или свидетели — коллеги и клиенты, которые не получают ответ на письма и звонки от человека.

Организация также может обезопасить себя от филонства удалённого работника, прописав в договоре, что сотрудник обязан ответить на письмо в тот же день, если оно поступило до 15:00 того же дня, и на следующий день, если оно поступило после 15:00 предыдущего дня.

По мнению Татьяны Нечаевой, отдельную сложность в привлечении сотрудника к ответственности могут представлять неординарные ситуации, такие как нарушение конфиденциальности данных из-за нахождения в общественном месте или присутствие на рабочем месте в нетрезвом виде. Компаниям необходимо выработать стратегии, которые помогут предотвратить все нарушения, и зафиксировать их в договоре.

Поскольку пандемия сбавляет обороты, а большинство сотрудников и работодателей увидели выгоду от дистанционного формата, компании часто переходят на гибридный формат: когда человек работает несколько дней из офиса, а несколько дней из дома. Это позволяет комфортно продолжать рабочий процесс и сохранять корпоративную культуру.

Оформление гибридной работы регулируется в договоре об удалённой работе. Для этого нужно расписать график работы сотрудника. Как пример:

• С понедельника по среду сотрудник производит трудовую деятельность по месту нахождения работодателя по такому-то адресу, а с четверга по пятницу сотрудник производит трудовую деятельность вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Сверх этого можно прописать, что стороны заново согласовывают график работы каждый месяц: работодатель может изменить график работы специалиста в следующем месяце, и сотрудник обязан согласиться. Таким образом компания может гибко распределять ресурсы в зависимости от потребностей.

Отдельно стоит упомянуть, что при гибридном формате работы человек чаще перемещается между рабочими местами с техническими средствами: ноутбуком, мышкой, наушниками и прочим. При условии, что работник потерял или испортил имущество компании, возмещение ущерба определяется по ситуации, но чаще всего эта ответственность лежит на плечах сотрудника.

Если удалённый сотрудник находится в одном городе с работодателем, то личные встречи для подписания документов — не проблема. Совсем иная ситуация, если работник находится в другом регионе. Стандартный обмен документами по почте или через мессенджеры не будет иметь юридической силы и не заменит настоящую подпись.

У компании есть два способа коммуникации с дистанционным работником. Первый — обмен оригиналами документов для подписи с помощью курьерских услуг. А второй — подписание документов электронной подписью. О нём расскажем подробнее, поскольку есть особенности.

Согласно закону, работодатель и работник могут заключать договоры с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, а у сотрудника может быть один из трёх вариантов электронной подписи:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Получение такой подписи стоит денег, и, если компании принципиально, чтобы использовался этот вид подписи, работодатель обязан оплатить её. Такая подпись даёт максимальную степень защищённости документа от подделки.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет меньшую степень защищённости документа и возможностей, но подписывать кадровые бумаги ей допустимо. Оформление такой подписи обойдётся дешевле, и она тоже полностью оплачивается работодателем.
• Электронная подпись на портале «Работа в России». Работодатель должен сформировать ЭДО на портале и пригласить сотрудника присоединиться. Работнику нужно зарегистрироваться на сайте «Госуслуги», верифицировать учётную запись и присоединиться к ЭДО компании. Такая подпись бесплатна для обеих сторон.

Для найма удалённого сотрудника требуется тот же перечень документов, что при приёме в офис:

• паспорт;
• трудовая книжка (с 1 января 2020 года допустима электронная трудовая книжка);
• СНИЛС;
• военный билет и другие документы/справки по требованию.

Работник может предоставить все документы в виде сканов, скриншотов, файлов PDF, XML и так далее.

По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Документы, подписанные посредством электронной подписи, приравниваются к оригиналу. Главный бонус при работе с ЭДО — подписи невозможно подделать, а значит, в спорных ситуациях с сотрудником можно доказать, что он собственноручно подписывал документ.

Сегодня всё больше квалифицированных специалистов уезжают за пределы России, не прекращая сотрудничество с российскими компаниями. Согласно положению Минтруда РФ, заключить трудовой договор со специалистом, находящимся за рубежом, нельзя.

Причём вне зависимости от того, гражданином РФ или иностранцем он является. При данных обстоятельствах правительство советует заключать договор гражданско-правового характера.

Важно помнить, если гражданин России живёт за пределами РФ 183 дня и более в течение последних 12 месяцев, то его доходы не облагаются НДФЛ.

↩ К другим статьям

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Электронная цифровая подпись постепенно становится неотъемлемой частью ведения бизнеса.

Если еще 5-6 лет назад ее использование было прерогативой юридических лиц, то сейчас эта услуга стала доступной и обычным гражданам, кто хочет обратиться на портал государственных услуг, кому необходимо дистанционно заверить документы по недвижимости, оформить заявку на кредит, не выходя из дома и т.д. Однако наибольшую популярность 

ЭЦП приобретает в области дистанционной работы, что позволяет сотруднику и его работодателю беспрепятственно решать производственные задачи, обмениваться электронными документами и вести полноценное сотрудничество без нарушения трудового и налогового законодательства. Как это осуществляется на практике, настолько ли весомы плюсы от такой работы, существуют ли очевидные минусы – об это поговорим далее в нашей статье.

Правовое регулирование

В прошлом году мы уже писали несколько заметок о том, как могут и как должны взаимодействовать дистанционные сотрудники со своим работодателем, как принять меры по недопущению компрометации внутренних документов, где на то время подробно разобрали предписания ТК РФ по этому вопросу. Однако время не стоит на месте и поэтому наше динамично меняющееся законодательство дает нам новые решения для старых задач.

Если мы с вами говорим именно о дистанционной работе, т.е. той, где сотрудник не «приписан» к юридическому адресу организации и фактически выполняет свои должностные обязанности на дому, то эту форму трудовых взаимоотношений регулирует глава 49.1 ТК РФ.

В ней нас преимущественно интересует часть 1 статьи 312.

1 ТК РФ, на основании текста которой работник и его работодатель имеют возможность обмениваться документами посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. 

В рамках данного регламента, смеем предположить, обе стороны трудового договора могут исключить необходимость личных встреч друг с другом для решения производственных вопросов.

Далее обращает на себя внимание часть 4 статьи 312.1 ТК РФ, которая вещает нам о возможность сторон обмениваться электронными документами, не прибегая, например, к «физической» почте.

К слову сказать, еще несколько лет назад этот пункт отсутствовал в Трудовом кодексе, что в последствии становилось основанием для трудовых споров.

В силу различных обстоятельств работодатели часто требовали от своих дистанционных подчиненных необходимости передать готовую работу (к примеру, электронный макет здания) именно на физическом носителе (флешке, диске и т.д.). Доставить его работодателю можно было или посылкой, или же лично явиться в офис компании. 

Конечно, это создавало множество неудобств и недопонимание между сторонами. Благо, сейчас эта проблема решена. Помимо этого часть 4 статьи 312.1 ТК РФ предполагает необходимость сторон подписывать документы и локальные акты с помощью ЭЦП, а если выразиться более точно, то с помощью КЭП (квалифицированная электронная подпись).

Использование цифровой подписи при обмене электронными документами обязательно, однако стороны по обоюдному согласию могут продолжить работу в «классическом» формате путем подписания бумаг вручную. На основании этих данных можно сделать вывод, что правовое регулирование этого вопроса в России на сегодняшний день проработано в достаточной мере.

Необходимость «белого» оформления

Если говорить открыто, то ни для кого ни секрет, что большинство дистанционных сотрудников еще несколько лет назад работало «неофициально». Причин для этого было множество. 

• Во-первых, львиная доля работодателей намеренно приглашала фрилансеров для участия в проектах на внештатной основе с целью уклонения от уплаты налогов. 
• Во-вторых, сами фрилансеры не хотели обременять себя лишними обязательствами перед своими заказчиками и быть «подневольными», если так можно выразиться. 
• В-третьих, большинство предложений на рынке фриланса носит непостоянный, разовый характер, ввиду чего заниматься оформление документов для обеих сторон было делом весьма затруднительным. 
• В-четвертых, при условии официального оформления «дистанционщика» по трудовому договору или ГПХ, их бы приходилось регулярно «увольнять» каждый раз после завершения работы над очередным проектом. В общем, трудностей было предостаточно – об этом нам рассказали клиенты по услуге «Аренда 1С».

При этом нельзя сказать, что на сегодняшний день ситуация сильно изменилась. Да, по-прежнему очень много фрилансеров продолжает работать «в черную», но немалое число средних и крупных заказчиков вынуждены выводить их в правовое поле.

Мы писали о том, насколько велики шансы у малого бизнеса пережить проблемы с «обналом» и пришли к выводу, что большинство работников придется оформлять «по белому». Это правило касается и фрилансеров.

Собственно, поэтому знание правил получения и использования ЭЦП будут весьма кстати.

Совсем забыли сказать! Среди наших коллег бухгалтеров тоже много «дистанционщиков»! Удобный с точки зрения организации труда формат работы станет еще более комфортным с 1С Онлайн. Почему? Потому что с помощью своего логина и пароля можно получить доступ ко всем необходимым базам 1С для эффективного решения производственных задач. Зайдите, пожалуйста, и убедитесь сами.

Теперь рассмотрим способы получения электронной цифровой подписи…

Для того, чтобы иметь возможность подписывать документы цифровой подписью, работник должен самостоятельно принять меры по обеспечению себя ЭЦП. Данное правило не регулируется ни одним законом, но он, по сути, и не нужен.

Дело в том, что процесс оформления подписи достаточно строг и требует личного участия физического лица на всех тапах ее оформления.

Со своей стороны опишем последовательность действий, которую придется пройти каждому:

1. Первым делом необходимо обратиться в один из многочисленных центров, предлагающий услуги по оформлению ЭЦП.

   Если говорить не в масштабах всей страны, а в рамках даже одного города, то таких организаций будет большое множество.

   Среди различных вариантов лучше выбрать именно тот, который будет приемлем по цене (подпись одна и та же, почему различаются цены – не понятно. Может, берут больше за скорость оформления)?

2. Выбрав нужную организацию, можно по телефону или путем отправки электронного сообщения известить центр о своем намерении получить ЭЦП. При связи с менеджером желательно объяснить ему, для каких целей требуется подпись (на тот случай, если вы пока не знаете ее предназначения);

3. Далее менеджер отправляет счет на выбранный комплект, который желательно оплатить в максимально короткие сроки (можно даже отправить платежку – так будет еще быстрее). Дополнительно в письме менеджеры запрашивают сканы ИНН, СНИЛС, а также паспорта с фотографией;

4. После того, как оплата поступит на р/c юридического лица и сканы документов будут отправлены, может пройти около 8 часов. После этого клиенту будет отправлен бланк заявления на получение ЭЦП;

5. Бланк содержит в себе вводные сведения о физическом лице (ФИО, номер СНИЛС, ИНН, номер телефона и паспортные данные). Его необходимо прислать в хорошем качестве (как и предыдущие сканы);

6. Если все благополучно, спустя сутки на номер телефона должна прийти СМС с подтверждением того, что Удостоверяющий центр одобрил заявление и выпустил цифровую подпись. Далее нужно подъехать в офис компании с паспортом, СНИЛС и оригиналом заявления;

7. Непосредственно в офисе по факту предоставления вышеуказанных документов человеку будут переданы договор, акт выполненных работ и флеш-носитель (если сертификат подписи будет храниться на нем. Это обсуждается в ходе первичного разговора);

8. На этом этапе можно задать вопросы о том, как начать пользоваться подписью, как отправлять подписанные документы и прочие смежные вопросы.

9. Затем при первом использовании подписи необходимо настроить свой компьютер. Процедура достаточно проста – необходимо зайти в свой личный кабинет на сайте сервиса и следовать инструкциям. В итоге в браузере компьютера появятся необходимые расширения;

10. Важно помнить, что хранить сертификат подписи на флешке гораздо удобнее, чем на одном компьютере. С помощью носителя можно пользоваться подписью с любого устройства. Без нее процесс подписания документов на других устройствах может усложниться.

Плюсы и минусы использования ЭЦП

На первый взгляд может показать, что использование в работе цифровой подписи настолько совершенный процесс, что он не имеет никаких сложностей. Во многом, это соответствует действительности, но не во всем. 

• Во-первых, следует учитывать тот факт, что за ЭЦП приходится платить и не один раз. Самая простая КЭП для физического лица в зависимости от региона может стоить от 1000 до 4000 рублей при первичной оплате счета. Данная стоимость предполагает ее сопровождение центром в течение 12 месяцев.
• Во-вторых, сертификат подписи может утратиться (сломался компьютер, потерялась флешка). Да, его можно восстановить, но опять-таки, это деньги и потраченное время. В-третьих, не все цифровые подписи предполагают возможность визуального оформления на бумаге (на документе просто не будет видна отметка). Если в этом есть необходимость, можно обратиться в сервисный центр для консультации, но там посоветуют скачать специальное программное обеспечение – это тоже хлопоты.

С точки зрения работодателя, проблем меньше, но тоже есть. К примеру, в некоторых организациях типовая форма трудового договора с работниками не подразумевает правок. В том случае, если в ней не прописана возможность использования сторонами ЭЦП – это будет являться нарушением. Теоретически, договор можно исправлять, но у нас в стране бывает всякое…

Также есть случаи, когда ИФНС не признает использование цифровой подписи физическими лицами. Чем они руководствуются, не понятно. Да, свою правоту можно доказать, но опять-таки это хлопоты. Во всем же остальном применение электронных цифровых подписей можно назвать очень удобным решением.

Благодарим за внимание и до скорого!