Одним из видов проверок, которым могут подвергаться в своей деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели, является проверка трудовой инспекцией. Трудовая инспекция в лице своих государственных инспекторов осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч.1 первая ст. 353 ТК РФ).

Проверки могут быть плановые и внеплановые, то есть проводится по заранее утвержденному плану или по конкретной жалобе, например работника, и первые и вторые могут быть проведены в форме выездной или документарной. 

Разница между выездной проверкой и документарной состоит в том, что в первом случае инспектор будет исследовать только документы работодателя без выезда к нему, а во втором случае, проверка будет проходить по месту нахождения работодателя. Но в любом случае, трудовая инспекция проводит проверку на основании представленных работодателем документов и письменной информации.

В своей деятельности инспекции труда руководствуются положениями Трудового кодекса РФ, Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 октября 2012 г.

N 354н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» (далее по тексту «Административный регламент № 354н), а также Федеральным законом от 26 декабря 2008г. N 294-ФЗ»О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее по тексту «Закон № 294-ФЗ»).

АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

О проведении любой проверки работодатель должен быть уведомлен (способ уведомления может быть любым: заказное письмо с уведомлением, нарочный, факс и др.)

 Ему направляется копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки, составляемое по типовой форме, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 N 141 (ч. 1 ст.

14 Закона N 294-ФЗ, п. 44, п. 67 Административного регламента N 354н). Одновременно с этим документом направляется запрос о предоставлении документов, на основании которых инспекторы будут делать выводы о соблюдении работодателем трудового законодательства.

Если проверка документарная, то истребуемые документы работодателю необходимо представить в государственную инспекцию труда по месту её нахождения в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст.

11 Закона N 294-ФЗ). Если выездная, то работодатель представляет по месту своего нахождения оригиналы запрашиваемых документов инспектору для ознакомления, а также предоставляет их заверенные копии (ч. 5. ст. 12 Закона N 294-ФЗ, абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ).

СНИЖЕНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

При проведении плановой проверки, трудовая инспекция самостоятельно решает что, в каком объеме и на основании каких документов будет осуществляться надзор

Однако инспекторы не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки, нотариального заверения копий представляемых документов, а также изымать оригиналы таких документов (ч. 7 ст. 11, п. 3 ст. 15 Закона N 294-ФЗ, п. 51 Административного регламента N 354н).

Отступление от этого правила возможно, тогда, когда проверка проводится по жалобе конкретного работника с просьбой о соблюдении конфиденциальности.

В этом случае, инспекторы могут проверить не только документы, которые относятся к данному работнику, но и запросить документацию по другим работникам (тех же должностей, например).

БУХГАЛТЕРСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ С ROSCO!

Максимальный срок, в течение которого работодатель обязан подготовить и представить указанные в запросе документы и письменную информацию составляет 10 дней с момента со дня получения мотивированного запроса (ч. 5 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Данная норма усыновлена для проверок, проводимых в документарной форме, что касается выездных, то здесь такого требования законодателем не установлено, одна на практике применяется тот же срок в 10 дней. Как правило, при выездной проверке работодателю дается на это несколько дней. Конкретный срок и место представления указывается инспектором непосредственно в самом запросе. Если в указанный срок запрашиваемые документы не представлены либо представлены в неполном объеме или в искаженном виде, то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ст. 19.7 «Непредставление сведений (информации)» КоАП РФ. Ответственность установлена в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 рублей; на юридических лиц — от 3 000 до 5 000 тысяч рублей. 

Обращаем Ваше внимание, что в отличие от иных видов проверок, в отношении проверок трудовой инспекцией законодательство не устанавливает ограничений по временному периоду, за который инспекторы могут проверить документы работодателя

 Поэтому трудовые инспекторы вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе и в отношении уже уволившихся работников.

Однако, если срок хранения запрашиваемых документов в организации к моменту проведения проверки уже истек, то работодатель вправе такие документы не предоставлять.

Для инспектора необходимо будет подготовить письменные пояснения с указанием причин их отсутствия.

Для подтверждения своевременного и полного исполнения обязанности по предоставлению истребуемых документов работодателю следует составить сопроводительное письмо за подписью руководителя, в котором перечислить все передаваемые документы, а также изложить всю необходимую письменную информацию по запросу. Сопроводительное письмо составляется в двух экземплярах, первый экземпляр которого вручается инспектору труда вместе с документами, а на втором экземпляре инспектор ставит отметку об их получении.

Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению проверки, то в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 27.

2 КоАП РФ инспектором направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по части 1 ст. 19.4 КоАП РФ.

Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае представить их для проведения проверки все же придется.

Для справки укажем, что сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). 

ПЛАНОВЫЕ И ВНЕПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ: ПОРЯДОК НАЗНАЧЕНИЯ, ПРОВЕДЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ

Так, например, хранятся:

• заявления, не вошедшие в личное дело — 5 лет (п. 665 Перечня);
• заявления претендентов на замещение вакантных должностей — 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня);
• заявления лиц, не принятых на работу — 3 года (п. 663 Перечня);
• заявление о согласии на обработку персональных данных — 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п. 666 Перечня).

Как следует из п. 1.

2 Перечня, все указанные в нем правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности. Для документов акционерных обществ установлен специальный порядок хранения документов.

Он приведен в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс. Хранить документы можно как в организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

За нарушение архивного законодательства руководителя компании могут привлечь к административной ответственности

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Рассматриваемый нами порядок предоставления документов, не распространяется на расследования несчастных случаев на производстве (п. 5 ч. 3 ст. 1 Закона N 294-ФЗ).

Если поводом к проведению проверки послужило обращение работника о причинении вреда жизни и (или) здоровью граждан и при проведении проверки выявлены нарушения установленного порядка расследования несчастного случая, в том числе факты сокрытия работодателем несчастного случая на производстве, то инспектор вправе самостоятельно провести его расследование в порядке, установленном ст.ст. 229.2, 229.3 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73.

В этом случае работодатель обязан не только обеспечить доступ на свою территорию проводящих выездную проверку инспекторов и участвующих в ней экспертов, а также предоставить возможность ознакомиться непосредственно с оригиналами документов, которые связаны с целью, задачами и предметом проверки (ч. 5 ст. 12 Закона N 294-ФЗ). Кроме того работодатель обязан по требованию инспектора предоставить копии этих документов, заверенные печатью и подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) или его уполномоченного представителя, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки и они не были предоставлены ранее (абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ). Если предоставить документы в текущий момент не представляется возможным, инспектор вручает работодателю мотивированный запрос с требованием представить эти документы (оригиналы и копии). 

ТРУДОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ: ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРОК 

Срок предоставления документов законодательством не регламентирован, поэтому инспектор устанавливается его самостоятельно либо по согласованию с работодателем. Обычно работодателю дается на это несколько дней

Если работодатель в установленный срок документы не представит или будет препятствовать проведению проверки (например, не пустит инспектора на свою территорию), то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ч. 1 ст. 19.4 и ст. 19.

7 КоАП РФ. В целях составления протокола об административном правонарушении инспектор может направить запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя в служебное помещение органа внутренних дел (полиции) (п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ).

 

Кроме того, привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае работодателю придется представить их инспектору труда для проведения проверки. После того как работодателем будут представлены все необходимые документы и письменная информация и на их основании можно сделать объективные выводы по результатам проверки, инспектор вызывает руководителя (индивидуального предпринимателя) для составления акта проверки. Как и при документарной проверке, оформление результатов выездной проверки производится инспектором, как правило, в помещении государственной инспекции труда. Это связано с необходимостью оформления инспектором документов по результатам проверки посредством системы электронного документооборота АИС ГИТ (письмо Роструда от 30.04.2013 N ПГ/3526-3-2). Лишь в исключительных случаях акт проверки составляется непосредственно у работодателя.   

Какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства.

Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Привести их полный перечень не представляется возможным, так как при осуществлении надзорных и контрольных мероприятий инспекторы могут потребовать у работодателя предоставления любых документов, относящихся к предмету проверки. Далее отметим лишь основные из них.

Все кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, можно разделить на два вида:

• обязательные, наличие которых у работодателей прямо определено трудовым законодательством;
• факультативные, т.е. носящие рекомендательный характер.

К обязательным документам относят:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки;
• штатные расписания;
• книги учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним);
• документы, которые устанавливают порядок обработки персональной информации работников, а также их правовой статус в этой области;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• графики отпусков;
• графики сменности;
• приказы по личному составу;
• личные карточки работников;
• табели учета рабочего времени;
• медицинские книжки.

Именно эти документы для трудовой инспекции являются основными. Их инспекторы проверяют в первую очередь.

К факультативным документам причисляют:

• положения о различных структурных подразделениях;
• положения об аттестации работников;
• должностные инструкции;
• положения о персонале и т.д.

Факультативные документы могут проверяться наравне с основными, если они относятся к предмету проверки.

Правила оформления основных документов по трудовым отношениям

Необходимо учитывать, что рано или поздно любого работодателя ожидает проверка трудовой инспекции. Документы для нее необходимо подготовить заблаговременно. Они должны соответствовать всем требованиям законодательных актов.

1. Содержание договора не должно противоречить положениям ст. 57 Трудового кодекса РФ. В текст обязательно включаются следующие условия:

   • место работы;
   • трудовая функция работника;
   • дата начала работы;
   • условия оплаты труда;
   • режим рабочего времени (времени отдыха);
   • условия, касающиеся обязательного социального страхования работника;
   • другие условия, согласно трудовому законодательству.

   Договор составляется в письменной форме и подписывается работником и работодателем (уполномоченным представителем), а также скрепляется печатью (при ее наличии).

2. Составляется ежегодно, с ним необходимо ознакомить всех работников под роспись. Иногда бывает, что сотрудникам отдых предоставляется не по установленному графику. В таком случае работодатель рискует получить наказание за нарушение трудового законодательства. Приказ об отпуске подписывается не позднее, чем за две недели до начала отпуска, сотрудник должен быть обязательно с ним ознакомлен.

3. Порядок ведения, а также хранения трудовых книжек установлен соответствующими Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ.

4. Документы, касающиеся выплаты заработной платы

Работодателю следует очень внимательно отнестись к вопросу выплаты заработной платы. Она должна выплачиваться работникам своевременно и в полном объеме. Выплаты должны фиксироваться в специальных документах (зарплатных ведомостях, расчетных листках и т.д.). При нарушении размеров и сроков выплат работодатель может быть привлечен к ответственности.

Документы, связанные с охраной труда

К ним относятся:

• инструкции по охране труда;
• журналы регистрации инструктажа;
• журналы регистрации несчастных случаев, произошедших на производстве;
• личные карточки средств защиты;
• графики медицинских осмотров;
• положения о порядке выдачи работникам средств защиты;
• другие документы.

Перечень таких документов индивидуален для каждого работодателя. Он зависит от специфики деятельности фирмы или частного предпринимателя. Инструкции по охране труда должны быть утверждены приказом; работников следует ознакомить с ними под подпись. Для этого можно завести специальный журнал. Ознакомление производится при принятии гражданина на работу либо после утверждения инструкции.

Таким образом, законодательство наделило Государственную инспекцию труда исключительными полномочиями по проверке разного рода документов работодателей. Однако при этом необходимо помнить, что закон запрещает инспекторам требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки.

По каким основаниям может быть инициирована внеплановая проверка?

В нашей стране трудовая инспекция представляет собой особую организацию, работа которой направлена на защиту прав граждан в профессиональной сфере. В полномочия этой инстанции входит проведение проверок, которые, в свою очередь, могут быть разделены на плановые и внеплановые мероприятия.

Если говорить именно о последних, можно отметить, что для их инициирования у уполномоченного лица должны иметься определенные основания. В большинстве случаев таким основанием является жалоба, которая была получена от гражданина.

Следует отметить, что право на подачу жалобы имеется у многих лиц, включая:

• текущих работников конкретной организации. Если служащий постоянно сталкивается с нарушением собственных прав со стороны работодателя, он всегда сможет подать официальную претензию в трудовую организацию;
• бывших работников тех или иных компаний. Следует отметить, что даже после увольнения у гражданина сохраняется законное право на подачу письменной жалобы. Это вполне справедливо, ведь работодатель может нарушить интересы сотрудника, например, во время непосредственной процедуры увольнения;
• другие лица, которые являются официальными представителями сотрудников либо работниками различных надзорных инстанций.

Если говорить о непосредственных причинах подачи жалоб в трудовую инспекцию, сразу следует отметить, что они могут быть связаны с самыми различными нарушениями со стороны работодателя. К наиболее распространенным из них можно отнести следующие:

1. Задержку работодателем причитающейся сотрудникам заработной платы либо неправомерный отказ в начислении положенных денежных средств. Данную причину можно назвать наиболее распространенной. К сожалению, очень многие работодатели пытаются сэкономить на своих сотрудниках и всячески избегают исполнения своих финансовых обязательств.
2. Игнорирование работодателем ранее выданного трудовой инспекцией предписания. После каждой проверки, в случае обнаружения тех или иных нарушений в организации, работодателю может быть выдан данный документ. В большинстве случаев в него включаются сведения относительно точных сроков, в которые обнаруженные нарушения должны быть устранены. Выданное директору предписание является обязательным для исполнения.
3. Нарушение работодателем законных прав сотрудников на получение различных социальных гарантий. Сюда можно отнести, например, возможность регулярного оформления оплачиваемого отпуска, предоставление работодателем компенсации за период нахождения служащего на больничном и т.д.

При появлении хотя бы одного из вышеуказанных оснований у трудовой инспекции будет иметься законное право на инициирование внеплановой проверки. Однако необходимо помнить, что одного принятия такого решения будет недостаточно.

Прежде всего, уполномоченными лицами должно быть соблюдено правило относительно предупреждения работодателя о факте скорой проверки.

Сделать это инспектор обязан не позднее, чем за 24 часа до непосредственного начала проверочных мероприятий.

Плановая проверка трудовой инспекции

Как и следует из их названия, плановые проверки представляют собой особые мероприятия трудовых инспекций, которые проводятся в соответствии с заранее утвержденным графиком. То есть для инициирования такой проверки никаких особых оснований уполномоченному лицу не потребуется.

Проведение плановых проверок является возможным в отношении абсолютно любых организаций, вне зависимости от рода их деятельности, а также иных факторов. Стандартная периодичность таких мероприятий составляет один раз в три года.

Если говорить о главных основаниях, при наличии которых плановая проверка обязательно должна быть инициирована, к таковым можно отнести следующие:

1. Учреждение еще ни разу не проверялось, однако с момента его официального открытия уже прошло три года.
2. Закончился трехлетний период с момента последних проверочных мероприятий в конкретной организации.
3. Работодатель является бизнесменом и осуществляет свою предпринимательскую деятельность уже в течение 3 лет. Отсчет данного периода времени необходимо начинать с момента официальной постановки физического лица на учет в налоговой организации.

Необходимо помнить, что вышеуказанный перечень оснований является исчерпывающим. То есть плановая проверка не может быть инициирована уполномоченным лицом по каким-либо иным причинам.

Если же говорить об основных мероприятиях, которые входят в каждую проверку организации, их можно разделить на две главные разновидности:

• проверку различной кадровой документации внутри учреждения. Сюда можно включить самые различные материалы, имеющиеся в организации. Главное, чтобы все они имели прямое отношение к непосредственной деятельности компании;
• проверку безопасности работ, которые выполняются в организации. Сразу следует отметить, что здесь ход проверки, а также иные важные нюансы данного мероприятия напрямую будут зависеть от конкретной организации и направления ее деятельности.

Проверка документов по охране труда

Действующие законодательные нормы устанавливают, что в прямые обязанности абсолютно каждого работодателя входит предоставление своим сотрудникам максимально безопасных условий труда.

Все эти условия должны быть прописаны в специальных локальных документах организации. Именно на эти документы очень часто обращают свое внимание трудовые инспекторы.

Помимо этого, проверке подвергаются следующие особые условия, являющиеся неотъемлемой частью безопасного труда:

1. Грамотное проведение обучения новых сотрудников. Помимо этого, некоторые обучающие мероприятия могут периодически проводиться и для постоянных служащих, с целью обновления и проверки знаний. Все это должно фиксироваться в специальных журналах и иных внутренних документах компании.
2. Установленные меры безопасности при проведении тех или иных работ. В локальных актах организации также должна присутствовать вся важная информация относительно того, какие именно работы проводятся в данном учреждении, какие требования предъявляются к сотрудникам и т.д.
3. Информация относительно обеспечения работников средствами индивидуальной защиты. Они могут представлять собой специальную одежду, защитные маски, средства гигиены и т.д. Точный набор всегда зависит от особенностей работы сотрудников на конкретном предприятии.
4. Условия и особые правила по проведению аттестации рабочих мест. Она представляет собой особую процедуру, при которой происходит проверка важных условий труда на каждом месте. В случае наличия вредных или опасных факторов, все они фиксируются в специальном заключении, которое выдается на руки работодателю.

Следует отметить, что в права инспекторов будет входить не только осмотр стандартной документации, но и посещение всех помещений в организации. Более того, для прояснения тех или иных нюансов инспекторы вправе задать некоторые вопросы персоналу.

Как проходят проверки ГИТ и как к ним подготовиться

В прошлый раз мы рассказали, когда работодателю может грозить проверка Государственной инспекции труда (ГИТ). Из этой статьи вы узнаете, как проходят такие проверки с учётом изменений, вступивших в силу с 1 июля 2021 года, и как к ним подготовиться. Самый подробный гайд по проверкам ГИТ на Клерке!

Как вы узнаете о проверке

О проведении плановой проверки инспекторы предупредят заранее не менее чем за 3 рабочих дня заказным письмом или электронным документом, подписанным электронной подписью.

Про внеплановую проверку вам могут сообщить любым способом не позднее, чем за 24 часа до начала в следующих случаях:

• проверку проводят по заявлению работника;
• у вас уже прошла проверка, по результатам которой вам выдали предписание об устранении нарушений, но вы их не устранили и ГИТ назначил повторную проверку.

В остальных случаях о внеплановой проверке вас заранее не предупредят, то есть она будет внезапной.

Плановая и внеплановая проверка может быть документарной — по месту нахождения инспекции, или выездной — на территории работодателя.

Как долго длится проверка

С 1 июля 2021 года на документарную или выездную проверку отводится не более 10 рабочих дней. Для каждого филиала или обособленного подразделения срок считают отдельно. Максимальный срок проверки всей компании с обособленным подразделениями — 60 рабочих дней.

Для МСП действуют особые условия: малое предприятие проверяют не более 50 часов в год, а микропредприятие — не более 15 часов в год.

Что будут проверять

Внеплановая проверка. Обычно проводится по определённой теме, например, изучается своевременность выплаты заработной платы.

В таком случае инспекторы смогут запросить у вас только те документы, которые относятся к этой теме . Выходить за рамки темы они не имеют права.

Если же тема проверки — соблюдение трудового законодательства, то придётся предоставить практически все документы по учёту кадров и расчётов с персоналом.

Плановая проверка. Ведётся по проверочным листам. Это список контрольных вопросов по соблюдению законодательства.

В уведомлении о предстоящей проверке будут перечислены проверочные листы, которые вам нужно будет заполнить.

Обычно проверяют порядок приема на работу и увольнения, заключения, изменения и расторжения трудовых договоров; соблюдение права на отпуск, оплату труда, режим работы, как функционирует служба охраны труда.

Вы можете заранее оценить состояние своего кадрового учёта и посмотреть на него глазами инспектора с помощью сервиса «Электронный инспектор» на сайте Роструда.

Перечень документов, которые может запросить трудовой инспектор, ограничен.

Так, у вас могут запросить:

• коллективный договор;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• штатное расписание;
• заявления и уведомления работников;
• приказы;
• трудовые и гражданско-правовые договоры;
• должностные инструкции, трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности;
• личные карточки;
• договоры о полной материальной ответственности;
• табель учета рабочего времени, график отпусков;
• соглашение о разделении ежегодного отпуска на части;
• записка-расчёт при прекращении трудового договора;
• расчётные и платёжные ведомости;
• платёжные поручения на перечисление заработной платы и других выплат сотрудникам;
• расчётные листки;
• документы по охране труда, по защите персональных данных и т.д.

Большинство из этих документов составляют по унифицированной форме, бланки есть на сайте Роструда. При затруднениях в работе используйте памятки для решения наиболее распространённых трудовых ситуаций.

Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

практическое пособие для работодателя

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.

За какой период могут запросить документы и оштрафовать

Период не ограничен, но повторную проверку по одним и тем же обстоятельствам не проводят. То есть при плановой проверке у вас не могут запросить документы за период, который уже проверяли.

Можно не предоставлять на проверку документы, по которым истёк срок хранения. Однако документы по зарплате и кадрам обычно хранятся долго. Сроки хранения определяйте в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом №236 от 20.12.2019г.

Срок давности по административным нарушениям ограничен одним годом со дня совершения. Если такое нарушение найдут после того, как прошёл год, наказать за них уже не смогут. Поэтому перед проверкой особое внимание уделите оформлению документов за последний год.

Пример 1.

Какие документы в первую очередь проверяет инспекция труда при плановой проверке

• ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации юристов » Трудовые споры » Какие документы в первую очередь проверяет инспекция труда при плановой проверке.
• Распечатать
• Вопрос:
• Какие документы в первую очередь проверяет инспекция труда при плановой проверке
• Ответ юриста

Государственные инспекторы труда при проведении плановых проверок работодателей (юридических лиц или индивидуальных предпринимателей) должны использовать проверочные листы, соответствующие предмету проверки (абз. 2 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда).

Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Проверочные листы — это списки контрольных вопросов, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении работодателем составляющих предмет проверки обязательных требований, требований, установленных муниципальными правовыми актами.

Проверочные листы утверждены Приказом Роструда от 10.11.2017 N 655.

Во время проверки инспектор вправе задавать только те вопросы, которые есть в проверочном листе по предмету проверки. Никаких иных вопросов, не относящихся к тематике конкретной проверки, инспектор задавать не может (абз. 4 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда).

1. Для проверки всех работодателей предназначены проверочные листы, тематика которых относится к общим обязательным требованиям, например:
2. — прекращение трудового договора (проверочный лист N 4);
3. — установление и выплата зарплаты (проверочный лист N 7);
4. — проведение специальной оценки условий труда (проверочный лист N 21);
5. — обучение по охране труда (проверочный лист N 28);
6. — оформление материальной ответственности (проверочный лист N 108);
7. — организация профобразования и обучения, дополнительного профобразования, повышения квалификации работников, заключение ученических договоров (проверочный лист N 113).
8. Когда применяются проверочные листы в области охраны труда

Государственные инспекторы труда при проведении плановых проверок работодателей в области охраны труда используют проверочные листы (абз. 2 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда, Приказ Роструда от 10.11.2017 N 655).

Проверочные листы по проверке требований охраны труда разделены по видам деятельности: проверочный лист N 23 применяется в отношении работ на высоте, N 39 — электросварочных работ, N 105 — работ по эксплуатации торговых складов, баз и холодильников и т.д.

• Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
• Что содержат проверочные листы для плановых проверок
• Проверочные листы представляют собой таблицы, содержащие следующие столбцы: вопрос, ссылка на нормативный акт, ответ.
• Каждый проверочный лист соответствует определенной тематике.
• Например, тематика проверочного листа N 1 — порядок оформления приема на работу.
• Этот лист содержит, в частности, такие вопросы:
• — наличие заключенного в письменной форме трудового договора;
• — соответствие приказов о приеме на работу условиям трудовых договоров;
• — ознакомление работников под подпись с внутренними документами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников;
• — объявление работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы приказа (распоряжения) о приеме на работу.
• Тематика проверочного листа N 14 — порядок и условия увольнения работника в связи с сокращением численности или штата. Он содержит, в частности, такие вопросы:
• — уведомление каждого работника в письменной форме под подпись не позднее чем за два месяца до увольнения;
• — предложение другой работы с учетом состояния здоровья и наличия вакансий;
• — наличие приказа о прекращении договора.

Работодатель может использовать проверочные листы для подготовки к проверке трудовой инспекцией. Нужно взять лист, тематика которого соответствует предмету плановой проверки, и ответить на все вопросы. Полный список проверочных листов размещен на сайте Роструда.

1. Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
2. Каких работодателей проверяют с помощью проверочных листов
3. Проверочные листы используются при проведении плановых проверок абсолютно всех работодателей независимо от численности штата, направления деятельности (отрасли), организационно-правовой формы.
4. Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
5. Какие кадровые документы являются обязательными

Законодательством не определено понятие «кадровые документы» и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учетом требований отдельных нормативных правовых актов и сложившейся практики в примерный перечень входят следующие документы.

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

2. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.

3. Трудовые книжки и книги по их учету.

4. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ.

5. Личная карточка работника. Данный документ необходим, в частности, в силу п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

6. Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ.

7. Обязательные локальные нормативные акты организации:

а) правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается включение в ПВТР, например, норм о защите персональных данных, оплате труда и премировании, а также других положений, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под подпись без утверждения отдельных положений о них.

Важно! Согласно ч. 5 ст. 189 ТК РФ для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами.

Если в отношении работников организации действуют такие уставы и положения, то ПВТР должны содержать аналогичные нормы для обязательного ознакомления с ними работников перед подписанием трудовых договоров. Уставы и положения непосредственно связаны с трудовой деятельностью работников.

б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.

в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии.

Так, Определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.

2010 N 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда и премировании работников, действующем у работодателя.

г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР.

д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

8. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Форма утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Данные выводы следуют из ч. 2 ст. 136 ТК РФ.

9. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.

10. Положение о филиале, представительстве. Согласно абз. 1 п. 3 ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства действуют на основании положений, утвержденных создавшим их юридическим лицом.

Соответственно, если в организации созданы филиалы или открыты представительства, то положения о них являются обязательными документами, которые работодатель должен иметь и в случае проверки контролирующими органами представить должностному лицу для ознакомления.

11. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала). Это следует из п. 4 ст. 8 Воздушного кодекса РФ.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

12. Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи.

Такой вывод следует из положений пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». В противном случае работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил коммерческую тайну, и уволить его по соответствующему основанию пп.

«в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Документы по установлению режима коммерческой тайны в организации (перечень сведений, положения и др.) имеют постоянный срок хранения (ст. 62 Перечня типовых управленческих архивных документов).

13. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:

— правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

— перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

— инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке: документы, сроки

Ежегодно трудинспекция составляет план проверок юридических лиц и предпринимателей. Для того, чтобы быть готовыми к плановой проверке, компания может отслеживать на сайте Роструда перечень компаний, попавших в план на будущий год. В статье рассмотрим что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке.

Проверки трудинспекции

С целью соблюдения трудового законодательства всеми работодателями, трудинспекция проводит проверки следующих видов: плановые и внеплановые (353 ТК РФ, 360 ТК РФ). Регламентируется порядок проведения таких проверок законом №294-ФЗ и Административным регламентом, утв. Приказом Минтруда №354н ( статью ⇒ Выполнение квоты приема на работу инвалидов).

Периодичность проверок

Важно! Плановые проверки проводятся не чаще, чем 1 раз в 3 года.

Некоторые работодатели от плановых проверок освобождены. Речь идет о компаниях и ИП, которые признаются субъектами малого предпринимательства. Такой мораторий установлен до конца 2018 года. Но для следующих субъектов малого бизнеса предусматриваются исключения:

• Если за работодателем числится административное наказание за нарушение КоАП в грубой форме, либо если были дисквалификация либо приостановление деятельности;
• По работодателю ранее принималось решение о приостановлении лицензии, либо ее аннулировании.

Проверять таких работодателей можно только в том случае, если с даты проверки компании, при котором были выявлены нарушения прошло менее 3х лет.

Помимо перечисленных под плановые проверки попадает малый бизнес, который ведет один из видов деятельности, указанных в Перечне, утв. Правительством РФ №994.

Какие компании включат в плановые проверки

На каждый год составляется план проверок, куда могут быть включены работодатели, если прошел срок в 3 года:

• С даты госрегистрации компании или ИП;
• С момента окончания последней проверки по плану инспекции;
• С даты начала осуществления некоторых видов деятельности, носящих уведомительный характер.

Разрабатываемый план ежегодных проверок включает в себя:

• Сведения по компании или ИП, попадающий под проверку;
• Цели проверки и основания для ее проведения;
• Сроки проверки с указанием начала и окончания;
• Наименование инспекции, которая проводит проверку.

Важно! План проверок является открытым, поэтому любой работодатель может выяснить включена ли его компания в план. Сделать это можно либо на сайте Роструда, либо на сайте Генпрокуратуры России.

Посмотреть такой план на сайте Генпрокуратуры можно до конца текущего года, а на Роструда – до 1 декабря. Помимо этого Генпрокуратура ведет реестр всех проверок (плановых и внеплановых) и их результатов на Едином реестре проверок.

Заявление в трудинспекцию

Когда руководители решают, что их компанию включили в план необоснованно, то они вправе подать заявление на исключение из этого плана. Форма такого заявления утверждена постановлением Правительства РФ №1268 от 26.10.2015. Это же постановление устанавливает перечень документов, прилагаемых к заявлению и порядок подачи заявления. К заявлению необходимо приложить:

• Выписку из реестра акционеров, если проверяемая компания является АО. Прилагается оригинал выписки;
• Отчет о финансовых результатах за один год из последних трех лет. Предоставляется копия отчета, которую заверяет руководитель или уполномоченный сотрудник. Если компания отчет не составляет, то можно приложить иной документ, содержащий сведения по выручке компании без учета НДС. Такие сведения также составляются за один год из последних трех лет;
• Сведения о среднесписочной численности. Среднесписочная предоставляется в виде копии документа, заверенного руководителем или уполномоченным сотрудником.

Подать заявление можно подать или в бумажном виде или в электронном. Заявление и копию направляют в то ведомство, которое составляло план.

 Заявление работодателя рассматривается не более 10 рабочих дней, после этого в течение трех дней в адрес работодателя направляется решение инспекции. Решением может быть исключение компании из плана проверок, либо отказ в просьбе работодателя.

Если в план организация не включена, то документы просто вернут работодателю. Если решение инспекции компанию не устраивает, она может обратиться в суд для его обжалования.

Срок проверки

Как правило срок проверки не должен превышать 20 рабочих дней. Для малых предприятий общий срок для плановых проверок в течение года не должен превышать:

• 15 часов – для микропредприятий;
• 50 часов – для малых.

Продляют продолжительность проверки только в исключительных случаях. При этом срок, на который проверка может быть продлена не должен превышать 20 рабочих дней, для малых компаний – 50 часов, а для микро – 15 часов. Необходимость в увеличении срока проверки возникает если:

• требуется проведение сложных и длительных исследований и/или испытаний;
• требуется проведение расследования и/или экспертизы.

Для каждого структурного подразделения компании срок для проведения проверки устанавливают отдельно.

Возможно также приостановление проверки, например, если им требуется получить документы путем взаимодействия между госорганами. Срок, на который может быть приостановлена проверка не должен превышать 10 рабочих дней. Приостановить проверку можно только один раз, повторно останавливать ее нельзя.

Важно! После окончания проверки инспектор оформляет результаты, после чего сообщает их проверяемой компании. Если с решением инспектора работодатель не согласен, либо с действиями инспектора при проверке, он имеет право обратиться в суд для их обжалования.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке?

Запрашивать трудинспекция при проверке может любые документы, которые требуются с целью контроля и за любой период времени. Если документы или информация к предмету проверки отношения не имеют, проверяющие инспекторы не вправе их запрашивать.

Не имеют право госинспекторы запрашивать и такие документы, которые уже имеются в электронной базе других госорганов. Они получают путем обмена между органами. Выделить один единственный перечень документов, который трудинспекция запрашивает при проверке невозможно.

Он определяется в зависимости от целей проверки для каждого конкретного случая индивидуально. Содержится этот перечень в приказе о проверке компании.

Рассмотрим, какие документы могут запрашивать трудинспекторы:

• Учредительные;
• Документы, подтверждающие полномочия руководителей;
• Договора с работниками;
• Личные карточки работников;
• Трудовые книжки, книгу их учета, приказ ответственного за их ведение;
• Штатное расписание;
• Кадровые приказы;
• Правила трудового распорядка;
• Нормативные акты компании (Положение об оплате, о премировании);
• Документы, подтверждающие отсутствие долгов по оплате труда;
• Другие документы по зарплате;
• Табель учета рабочего времени;
• Иные документы.

Все документы компании обязаны предоставить в трудинспекцию в срок до 10 рабочих дней. Оригиналы документов предоставлять не нужно, подают копии, заверенные подписью руководителя, либо уполномоченного лица, а также печатью компании. Документы также могут быть представлены в электронном виде, в этом случае порядок их передачи определяется законом №294-ФЗ.

Закон №294-ФЗ от 26.12.2008

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»