Работаю по найму. Работодатель переходит на электронный кадровый документооборот и заодно предлагает отказаться от бумажной трудовой. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие несколько лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это сведения о трудовой деятельности работника, которые формируются с 1 января 2020 года и хранятся в цифровом виде в Социальном фонде России, СФР.

Все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в СФР отчет ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1. То есть электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников.

Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

ст. 66.1 ТК РФ

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация:

1. Фамилия, имя, отчество работника.
2. Место работы.
3. Должность, профессия, специальность, квалификация, код трудовой функции.
4. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
5. Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
6. Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
7. Сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора в случае мобилизации и демобилизации работника.
8. Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

п. 2.1 ст. 6, п. 4 ст. 11 закона о персонифицированном учете

В отличие от бумажной трудовой книжки в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в ЭТК нет информации о награждениях. Также в нее не вносят данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников.

Например, работодатель не передает в СФР информацию о том, что работник принят для вахтовой работы, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии.

В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

п. 2.4 основных положений о вахтовой работе

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время на портале госуслуг или сайте СФР. Выписка выдается по форме СТД-СФР и подписывается электронной подписью сотрудника фонда. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Получить выписку на сайте СФР

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал сведения.

При необходимости можно получить форму СТД-СФР на бумаге. Запросить ее можно в любой клиентской службе СФР или любом МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р. В ней отражают сведения только о работе в данной компании — в отличие от СТД-СФР, где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка. Но можно сделать это добровольно.

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в СФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, надо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

ст. 62 ТК РФ

Дистанционное оформление пенсий. СФР сможет оформить пенсию по данным индивидуального лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-СФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Может не быть информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки.

Несмотря на то что работодатель ежегодно подает в СФР сведения о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой.

То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах.

Подтверждать это работники привыкли записью в бумажной трудовой в разделе о награждениях. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя СФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных нельзя. А если оставить бумажную книжку, сведения в ней точно сохранятся.

https://www.youtube.com/watch?v=Jk9MkxAWY-o\u0026pp=YAHIAQHwAQGiBhUB1dn6O9KuduuuuWl6olM50P5Qm7E%3D

Также есть вероятность утечки персональных данных к злоумышленникам.

Несовпадение записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают.

Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую.

Но сейчас скрыть увольнение по статье сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-СФР или СТД-Р, в которой будут сведения о причинах увольнения.

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Все работники давно должны были определиться: сохранить бумажную книжку или перейти на ЭТК. Если вы решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?

Вячеслав Филиппов, юрист, эксперт по трудовому праву

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=WQdqRs8oMjM\u0026pp=ygVm0KfQtdC8INC-0YLQu9C40YfQsNC10YLRgdGPINGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdCw0Y8g0YLRgNGD0LTQvtCy0LDRjyDQutC90LjQttC60LAg0L7RgiDQsdGD0LzQsNC20L3QvtC5

А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

• повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);
• упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);
• снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).

До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

• в МФЦ;
• в отделении Пенсионного фонда;
• через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены.

Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале.

Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

https://www.youtube.com/watch?v=WQdqRs8oMjM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли.

Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет.

Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему.

То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день.

Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день.

Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

• Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.
• Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.
• Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.
• Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой — Российская газета

Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей «РГ» — в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, — электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое — минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе — исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР).

Третье — удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое — снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных.

Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=cg9HFPxXH2I\u0026pp=ygVm0KfQtdC8INC-0YLQu9C40YfQsNC10YLRgdGPINGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdCw0Y8g0YLRgNGD0LTQvtCy0LDRjyDQutC90LjQttC60LAg0L7RgiDQsdGD0LzQsNC20L3QvtC5

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном — заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился.

Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный.

Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку.

Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате.

Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Инфографика «РГ»/ Антон Переплетчиков/ Марина Грицюк

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь «утекают» данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник.

Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают — можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде.

Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР.

В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

https://www.youtube.com/watch?v=cg9HFPxXH2I\u0026pp=YAHIAQE%3D

Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Владимир Гердо / ТАСС

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам.

Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно.

Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания «Ветеран труда».

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды — грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне.

Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать.

Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, — все делается в общем порядке.

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

https://www.youtube.com/watch?v=5BLtHhYR8b4\u0026pp=ygVm0KfQtdC8INC-0YLQu9C40YfQsNC10YLRgdGPINGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdCw0Y8g0YLRgNGD0LTQvtCy0LDRjyDQutC90LjQttC60LAg0L7RgiDQsdGD0LzQsNC20L3QvtC5

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, — запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО «Русский пекарь»…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания.

Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке.

Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей.

Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать — в любой момент. Никита Митюнин

Личный вопрос

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть «личный кабинет», я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

1. Фамилия, имя и отчество.
2. Место его работы.
3. Должность, профессия, специальность или квалификация.
4. Структурное подразделение.
5. Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
6. Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
7. Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
8. Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

В нём работодатель указывает сведения:

1. О приёме на работу с указанием должности.
2. О переводе на другую должность.
3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
4. Об увольнении.

Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

• о сохранении бумажной трудовой книжки;
• о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки.

Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут.

Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе.

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме СТД-Р.

В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Кстати, решать задачи, связанные с мобильной связью, тоже можно онлайн. Следить за балансом номера, подключать и отключать услуги удобно через приложение Мой МТС.

Трудовая книжка: электронная или бумажная

Умный потребитель

/ 23 сентября 2022 09:10

Текст изменился / 14 сентября 2023

Мы редко видим свои трудовые книжки, но они хранят в себе немало важного. С 2020 года в качестве альтернативы бумажному документу появился электронный аналог. В чем их отличия и какой вариант лучше использовать, расскажем в статье.

Сотрудник сам может выбрать, какую трудовую книжку ему использовать

Если вы официально трудоустроены более трех лет, то наверняка в 2019 году работодатель спрашивал вас о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). С нововведением тогда можно было согласиться или отказаться, оставив все по-старому.

Для тех, кто начал свой профессиональный путь в 2021 году, вопрос и не стоял – для новоиспеченных работников автоматически заводят электронную версию.

Слово «деньги» произошло от тюркского «тенге». Его начали употреблять при Дмитрии Донском в 14-м веке.

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог привычного документа. Он также используется для учета стажа и расчета пенсии в будущем. Просто все записи хранятся не в физической книжечке, а в базе данных.

Информация в книжках одинаковая. Вкратце это: 

• данные о работнике;
• место работы с подразделением;
• запись о трудоустройстве, увольнении или переводе с датой и основанием;
• полные сведения о профессии и квалификации;
• данные о запрете на работу по решению суда.

Отличие в том, что ЭТК содержит СНИЛС работника, но не содержит данные о его наградах.

До 2020 года люди могли использовать только физический носитель. Его нужно было покупать, приносить новому работодателю для заполнения и оставлять у него.

В 2019 работникам предложили сделать выбор:

• перейти на электронную версию со следующего года,
• оставить все как есть.

Для тех, кто оказался готов к изменениям, стаж до 2020 года остался только на бумажном носителе, после 2020 – и в цифровом варианте, и на бумаге. Поэтому если вы задаетесь вопросом «нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку», – нужно! Она вам еще пригодится.

А вот новое поколение сотрудников, которое официально трудоустроилось с 2021, уже никогда не получит запись в серый документ из прошлого.

Важно: перейти на ЭТК можно в любой момент, но обратной дороги нет.

Так в каком виде лучше иметь трудовую книжку? 

В котором вам будет удобнее. Чтобы понять, в чем разница между электронной и бумажной трудовой книжкой, мы разберем преимущества и недостатки каждой. Тогда вы сами сможете сделать выбор.

Плюсы электронной трудовой книжки

• Легко найти, невозможно потерять и трудно забыть.

Явное преимущество цифрового варианта в его мобильности. У вас в любое время будет доступ к записям о стаже через портал Госуслуг или Пенсионный фонд России. Как его получить, мы пошагово расписали в отдельной статье. 

Облегченный доступ позволяет без проблем получить выписку, чтобы устроиться на подработку или оформить кредит.

Если вам нужно взять кредит на развитие бизнеса, покупку квартиры, авто или просто на личные цели, то вы всегда найдете выгодное решение в Совкомбанке. Мы выдаем кредиты до 5 млн рублей на срок до пяти лет, а комфортный ежемесячный платеж вы можете рассчитать на нашем кредитном калькуляторе.

• И в огне не горит, и в воде не тонет.

ЭТК хранится в базах данных, а не в картотеке работодателя или дома. Это хранит ее в безопасности от стихийных бедствий, досадных недоразумений, домашних животных и детей.

• Можно и доверять, и проверять.

В записях нередко бывают опечатки, а это может повлечь за собой проблемы, когда дело дойдет до расчета пенсии. Исправлять ошибки прошлого спустя много лет сложно: компания может закрыться, человек — переехать в другой конец страны, записи о трудоустройстве могут не найти.

Благодаря постоянному доступу к ЭТК ее владелец может оперативно проверять информацию и просить исправить ошибки. 

Электронная трудовая книжка удобна для пользователей, но добавляет хлопот отделу кадров

• Издалека не долго – ЭТК доступна даже на удаленке.

Еще одно преимущество ЭТК – возможность быстро предоставить ее работодателю, где бы он ни находился. Если обычную трудовую приходится отправлять по почте либо оставлять себя без записанного стажа, то ЭТК доступна всем и везде.

Цифровизация позволяет государственным учреждениям получать доступ к информации без посредников. Взаимодействие органов становится быстрее, людям не нужно самим носить документы.

С ЭТК Пенсионный фонд будет всегда иметь доступ к свежей информации. А с Халвой у вас будет простой доступ к своим выплатам!

• Нет времени для размышлений.

Скорость внесения информации может сыграть для работника злую шутку. Записи в бумажный вариант вносят в течение пяти дней, а в электронный – за один.

Если новому работнику не понравятся условия и он решит уйти, трудовая будет испорчена. А это может не очень хорошо отразиться на карьере в будущем. 

• Вносить корректировки не просто.

Исправить ошибки в ЭТК пока может только работодатель. И тут снова возникает проблема с тем, что спустя годы компании может просто не существовать.

Лучше быть начеку и проверять сведения сразу же.

У цифровых систем есть одна особенность – чтобы довести ее до идеала, нужно время. ЭТК – сравнительно новый продукт, и его все еще «обкатывают». Поэтому недочеты и недоработки на данном этапе могут возникать часто.

• Привет из прошлого, от которого не избавиться.

Сведения о работе до 2020 года останутся на бумажном носителе. Получается, что придется хранить и обычную книжку, и следить за электронной.

Преимущество электронной трудовой книжки – в открытом доступе в режиме реального времени

• Бумажная версия хороша тем, что к ней все привыкли.
• Трудовые книги в России появились в начале XX века. Многие используют их почти всю жизнь, знают, как получить и что в них находится
• Отказываться от привычного в пользу новых технологий может быть непросто, особенно если для этого нет весомых причин.
• На бумаге хранится весь трудовой стаж, а в ЭТК только после 2020.

• Легко потерять, легко купить новую, легко сделать вид, что ничего не знаешь.

Если человек стесняется своих прошлых трудовых «заслуг», он может потерять обычную книжку и попросить завести новую. А вот стереть записи из ЭТК невозможно.

Минусы бумажной трудовой книжки

• Рукописи не горят, а трудовые книжки – очень даже.

Учитывая важность документа, доверять бумаге не очень разумно. Она легко может сгореть, сгнить, пропасть и быть потеряна навсегда вместе со всеми данными. 

ЭТК заводят и заполняют бесплатно. А вот ее аналог, во-первых, нужно купить. А во-вторых, за его заполнение могут взимать небольшую плату.

Ее трудно использовать, когда работаешь дистанционно, хочешь проверить или использовать свои данные. Все документы и процессы не просто так стараются перевести в онлайн – это в разы удобнее бумажной волокиты.

Приверженцы традиций до сих пор могут использовать бумажный вариант

Однозначного ответа на вопрос нет. Отказаться от нее навсегда вы все равно не сможете. А вот переход на ЭТК зависит от вашего желания.

Если дело близится к пенсии, можно оставить все как есть.А если вы только начинаете трудовой путь, можно перевести документацию в онлайн.

Выбирайте, что вам удобнее – действовать по старинке или идти в ногу со временем?

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме